Automatiser la saisie et la classification des leads dans Inmovilla transforme efficacement une demande reçue depuis un portail immobilier en une demande structurée et gérable, facilitant une réponse initiale rapide et un suivi centralisé. Ce processus vise à optimiser le temps de l'équipe commerciale, en minimisant les tâches manuelles pour qu'elle puisse se concentrer sur les contacts à plus fort potentiel et ainsi maximiser les opportunités commerciales.

Ce flux automatisé est particulièrement précieux pour les agences immobilières qui reçoivent un volume élevé de demandes depuis différents portails et souhaitent éviter que l'information ne soit reléguée uniquement à une boîte mail ou se perde parmi de nombreux messages non traités.

Fonctions automatisables dans la gestion des leads

Avec une configuration adéquate, le parcours d'une demande dans Inmovilla peut suivre un processus continu et efficace :

Le prospect contacte via une annonce publiée sur un portail immobilier.
La demande est reçue directement dans la messagerie interne d'Inmovilla.
Le système crée automatiquement le profil du client et la demande correspondante.
Une réponse initiale est envoyée via un modèle d'email ou directement depuis Inbox.
Le qualificateur de leads initie un dialogue pour approfondir l'intérêt du contact et recueillir des informations pertinentes.
Toutes les informations et interactions sont enregistrées dans la fiche client pour un suivi ordonné et accessible.

Il est important de souligner que cette automatisation ne remplace pas le travail commercial, mais fournit à l'équipe des données structurées et un contexte préalable pour prioriser et traiter plus efficacement les leads les plus qualifiés.

Prérequis pour activer les automatisations

Avant de configurer des réponses automatiques, la création de demandes ou des processus de qualification, il est essentiel de vérifier que les demandes sont correctement reçues dans l'environnement Inmovilla. Si les leads arrivent uniquement sur une adresse mail externe, le flux automatisé ne pourra pas être lancé depuis la plateforme.

1. Configuration de la messagerie interne sur chaque portail

Accédez à la section Portails et vérifiez la configuration du portail depuis lequel les demandes sont reçues. L'adresse mail de contact associée à l'annonce doit être dirigée vers l'email interne d'Inmovilla.

Il est possible d'utiliser l'email interne lié à l'agence ou à l'agent concerné. L'essentiel est que le message entrant soit reçu par Inmovilla, car cette adresse sert de point de départ à l'automatisation.

2. Vérification de la transmission correcte des données par le portail

Pour que la demande soit créée automatiquement, la demande doit inclure des données fondamentales tant du prospect que du bien immobilier consulté. Il est nécessaire de vérifier que le message contient au minimum :

Nom ou identification du contact.
Numéro de téléphone.
Adresse email.
Référence ou identification du bien immobilier d'intérêt.

De plus, le bien consulté doit être enregistré dans la base de données d'Inmovilla. Si le portail ne fournit pas l'email du contact ou si le bien ne peut être identifié, la création automatique de la demande pourrait ne pas s'effectuer correctement.

Activation de la création automatique de clients et de demandes

La fonctionnalité clé pour convertir les emails entrants en opportunités gérables se trouve dans la configuration de l'automatisation. Depuis le menu latéral, accédez à Paramètres, puis à Options et localisez la section Automatisation.

Dans cette section, vous pourrez configurer l'envoi automatique de réponses aux prospects et la génération automatique de demandes basées sur les emails reçus.

Écran des paramètres d'automatisation avec options de réponse automatique

En activant cette fonction, il est recommandé de vérifier les options disponibles pour définir comment les nouveaux contacts seront assignés dans le système.

Le processus d'automatisation peut prendre quelques secondes : d'abord l'email est reçu, puis la demande est créée et, si activé, le processus de qualification démarre via Inbox. Il est donc conseillé de valider le flux complet avec des tests avant de le déployer sur tous les portails.

Utilisation d'Inbox pour répondre et qualifier les leads

Inbox offre une plateforme centralisée pour gérer les conversations et ajouter une couche supplémentaire de qualification dans le processus de captation. Si l'agence dispose d'Inbox, elle peut activer le qualificateur de leads depuis la configuration spécifique de cet outil.

Ce assistant automatisé peut initier une conversation avec le contact, posant des questions clés pour identifier, par exemple, si le prospect souhaite organiser une visite ou préfère résoudre des questions préalables. Les réponses obtenues fournissent des informations précieuses pour évaluer le niveau d'intérêt et définir la prochaine action commerciale.

Inbox affichant une conversation de lead avec messages et panneau de données

Activation et personnalisation du qualificateur de leads

Dans la configuration d'Inbox, localisez l'option Qualificateur de leads et activez-la. L'outil inclut un ensemble de questions prédéfinies, mais permet aussi d'ajouter des questions personnalisées pour s'adapter au style de travail et aux besoins spécifiques de l'agence.

Avant d'ajouter des questions supplémentaires, il est fondamental de définir quelles informations sont réellement nécessaires pour que l'équipe commerciale prenne des décisions éclairées sur les étapes suivantes. Un formulaire conversationnel trop long peut décourager le contact, il est donc recommandé de prioriser les questions permettant de différencier une demande d'information, une demande de visite ou une opportunité nécessitant un suivi immédiat.

Une séquence efficace peut se concentrer sur les aspects suivants :

Confirmer si le prospect maintient son intérêt pour le bien.
Détecter s'il souhaite organiser une visite.
Identifier d'éventuels doutes ou obstacles bloquant l'avancement du processus.
Recueillir les informations nécessaires pour que le commercial puisse poursuivre la conversation avec un contexte complet.

Informations enregistrées après la qualification du lead

Un des principaux avantages de centraliser la communication dans Inbox est que toute l'activité est intégrée dans Inmovilla, évitant la dispersion sur des canaux externes. À la fin du processus de qualification, Inmovilla enregistre automatiquement les suivis associés au lead et met à jour la fiche avec le résultat de la qualification.

Inbox affichant une conversation de lead avec messages et panneau de données

Cela facilite l'accès de l'équipe commerciale au contexte complet sans avoir à reconstituer l'historique à partir d'emails ou de messages dispersés. La fiche client et la demande deviennent le point de référence central pour connaître le bien d'intérêt, les interactions tenues et les actions commerciales en attente.

Erreurs courantes lors de l'automatisation des demandes dans Inmovilla

Le lead n'arrive pas dans la messagerie interne

C'est le problème le plus fréquent. Si le portail envoie les demandes à une adresse mail autre que celle interne d'Inmovilla, aucun message ne sera généré pour déclencher l'automatisation. Il est essentiel de vérifier et confirmer l'adresse mail configurée sur chaque portail, pas seulement dans la configuration générale de l'agence.

Absence d'email ou de téléphone du prospect

Une demande incomplète peut empêcher la création automatique de la demande. Certains portails limitent les informations visibles dans certains cas. Avant de supposer que l'automatisation présente des défauts, vérifiez les informations concrètes incluses dans le message reçu.

Le bien n'est pas identifié dans la base de données

Pour créer une demande correctement liée, il est indispensable que la propriété consultée existe dans la base de données d'Inmovilla et que le contenu du message permette son identification précise.

L'automatisation des prospects n'est pas activée

Recevoir un email dans Inmovilla ne garantit pas la création automatique de la demande. Il est nécessaire d'activer explicitement l'option de création et de réponse automatique dans Paramètres > Options > Automatisation.

Confusion entre création de demande et processus de qualification

Bien que les deux processus soient liés, ils sont indépendants. La demande est générée à partir de l'email entrant, tandis que la qualification des leads nécessite l'activation et l'utilisation d'Inbox. L'existence d'une demande n'implique pas nécessairement que la conversation de qualification ait commencé.

Conclusion

L'automatisation des demandes dans Inmovilla commence par une condition fondamentale : que les leads provenant des portails immobiliers soient correctement dirigés vers la messagerie interne de la plateforme. À partir de ce point, la création automatique des demandes, l'envoi de réponses via des modèles et le qualificateur de leads d'Inbox permettent de structurer et d'optimiser le processus dès le premier contact.

Une configuration adéquate facilite des réponses rapides, maintient l'historique centralisé et fournit à l'équipe commerciale des informations pertinentes et contextualisées avant d'intervenir. Pour garantir une mise en œuvre réussie, il est recommandé de valider le parcours complet via une demande test et d'ajuster les données ou configurations pouvant entraver la bonne création et classification des leads.