Comment gérer les contacts dans Inmovilla : guide pratique et détaillé

Dans Inmovilla, les contacts constituent le noyau central de l'agenda de toute agence immobilière. Chaque fiche contact stocke des informations essentielles sur des personnes ou des entreprises, intégrant leurs liens avec l'activité commerciale, tels que propriétés, demandes, prospects, communications et documents associés.

Une gestion efficace de ces informations est fondamentale pour éviter les doublons, faciliter la consultation de l'historique de chaque relation et maintenir organisés à la fois les clients et les collaborateurs externes, optimisant ainsi les processus internes et la qualité du service.

Définition et portée d'un contact dans Inmovilla

Un contact représente l'enregistrement de base pour une personne, une entreprise ou un professionnel lié à l'agence immobilière. Cela peut inclure des propriétaires, demandeurs, prospects, fournisseurs, photographes et tout collaborateur dont les informations sont importantes à conserver pour l'opération quotidienne.

Il est crucial de différencier clairement entre contact, demande et propriété pour une gestion correcte de la base de données :

Contact : stocke les données d'identification et de communication d'une personne ou entité.
Demande : représente un besoin spécifique d'achat ou de location et doit toujours être liée à un contact.
Propriété : correspond à un bien immobilier et peut être associée à son contact propriétaire.

Par conséquent, la création d'une demande nécessite obligatoirement un contact associé, tandis qu'un contact peut exister indépendamment de la présence de demandes actives. Cette flexibilité est clé pour maintenir une base de données complète incluant clients, collaborateurs et fournisseurs.

Quand créer un contact et quand travailler depuis une demande ou une propriété

La fiche contact fonctionne comme un nœud central qui connecte différents éléments, bien que la gestion commerciale quotidienne s'effectue principalement depuis les fiches demande ou propriété.

Par exemple, si un client recherche un logement, le contact enregistre ses données personnelles et canaux de communication, tandis que la demande spécifie les critères et caractéristiques de la recherche. De même, si une personne est propriétaire d'un bien immobilier, la fiche contact identifie le propriétaire et la fiche propriété concentre toutes les informations de l'actif immobilier.

Il est recommandé de créer ou maintenir un contact dans les situations suivantes :

• Enregistrement d'une nouvelle demande d'achat ou de location.
• Ajout d'une propriété au portefeuille immobilier.
• Conservation des données de prospects potentiels.
• Gestion des fournisseurs ou collaborateurs externes, tels que photographes ou techniciens.
• Envoi de campagnes de communication destinées à une base de contacts.

Accès à la liste des contacts dans Inmovilla

Le module contacts est disponible depuis le panneau principal d'Inmovilla, situé dans la barre latérale gauche sous la section prospects.

Accédez au panneau principal d'Inmovilla.
Repérez le menu latéral gauche.
Sélectionnez Contacts, situé juste en dessous de Prospects.
Consultez la liste complète pour localiser et ouvrir la fiche souhaitée.

Liste des contacts dans Inmovilla avec des lignes d'enregistrements

La liste des contacts fonctionne comme un agenda opérationnel facilitant la localisation et l'accès à chaque fiche individuelle.

Depuis cette liste, il est possible de sélectionner n'importe quel enregistrement pour consulter en détail ses informations et les relations qu'il entretient avec d'autres éléments de la base de données, garantissant une vision globale.

Contenu et structure d'une fiche contact

En accédant à une fiche contact, les informations sont présentées de manière structurée, avec les données principales visibles et des champs éditables organisés pour faciliter leur mise à jour. La fiche est divisée en plusieurs onglets permettant de consulter l'historique complet et les relations commerciales associées.

Les onglets disponibles incluent :

Fiches : affiche les propriétés, prospects et demandes liées au contact.
Informations : regroupe les données essentielles de la personne ou entité.
Suivis : permet de revoir l'activité commerciale et les actions de suivi enregistrées.
Communications : centralise les interactions réalisées, telles que appels et courriels.
Campagnes : contient les campagnes d'email marketing associées au contact.
Documents : facilite l'organisation et l'accès aux fichiers liés.
Liés : permet de consulter les liens avec d'autres contacts, comme des membres de la famille ou associés.

Fiche contact dans Inmovilla avec données personnelles et une propriété liée

La fiche centralise toutes les informations pertinentes du contact et ses relations commerciales, facilitant une gestion rapide et complète.

Consultation des propriétés, demandes et prospects liés

L'onglet Fiches est fondamental pour comprendre le contexte complet de chaque contact. Depuis cet onglet, il est possible d'identifier rapidement les enregistrements liés, tels que propriétés en portefeuille, demandes actives ou prospects en suivi.

Cette liaison intégrée évite les doublons dans la recherche et garantit que, si un contact est propriétaire et a également une demande active, les deux enregistrements soient interconnectés dans une seule fiche.

Avant de créer un nouvel enregistrement, il est conseillé de vérifier si le contact existe déjà afin de minimiser la création de doublons et maintenir l'intégrité de la base de données.

Suivis et communications : préserver l'historique complet

L'historique d'activité est clé pour assurer la continuité et la cohérence dans la gestion commerciale. Les suivis enregistrés dans une demande peuvent également être visualisés depuis la fiche contact, maintenant toutes les informations pertinentes connectées et accessibles.

Depuis la fiche contact, il est possible d'effectuer des communications directes, telles que des appels téléphoniques ou l'envoi d'emails, enregistrant chaque interaction pour un suivi ordonné et efficace.

Onglet suivis d'une fiche contact avec enregistrements d'activité

Les suivis permettent de consulter en détail l'historique d'activité lié au contact, facilitant une attention personnalisée et efficace.

Pour maintenir une fiche contact réellement utile et à jour, il est recommandé de suivre ces bonnes pratiques opérationnelles :

Enregistrer chaque appel ou email pertinent dans l'historique.
Consulter les suivis précédents avant d'établir un nouveau contact.
Vérifier l'existence de demandes, propriétés ou prospects liés.
Mettre continuellement à jour les données de contact et les canaux de communication.

Campagnes : une fonction exclusive et stratégique pour les contacts

L'onglet Campagnes est conçu exclusivement pour gérer les contacts. Contrairement aux demandes et propriétés, les campagnes d'email marketing sont administrées uniquement depuis les fiches contact.

Une campagne consiste en une liste segmentée d'emails programmés pour être envoyés de manière progressive et personnalisée. Ainsi, disposer de contacts correctement identifiés et à jour est fondamental avant de les inclure dans toute action de communication.

Les campagnes sont particulièrement précieuses pour les agences immobilières souhaitant maintenir une base de données active, gérer des communications périodiques et réaliser des suivis efficaces par email.

Actions disponibles depuis la fiche contact

L'option Actions dans la fiche permet de lancer diverses tâches et d'établir des relations sans quitter l'enregistrement actuel. Parmi les actions les plus remarquables figurent :

Créer une nouvelle propriété liée.
Créer un prospect associé.
Générer une demande liée.
Relier le contact à un autre contact existant.
Envoyer un message WhatsApp directement.
Envoyer un email personnalisé.
Planifier un rendez-vous ou une réunion.
Fusionner des enregistrements en double pour consolider les informations.
Demander un avis ou une évaluation.
Accéder à l'option BDMI d'idealista, spécialement orientée vers les demandes.

Fiche contact avec menu actions ouvert en haut à droite

Le menu actions offre un accès rapide pour créer des enregistrements liés et faciliter la communication directe depuis la fiche contact.

Stratégies pour éviter les contacts en double

La présence de contacts en double peut compliquer le suivi commercial, disperser l'information et générer des communications répétées qui nuisent à l'image professionnelle. La fonction de fusion d'Inmovilla permet de consolider les enregistrements lorsqu'une même personne apparaît dans plusieurs fiches.

Pour minimiser la création de doublons, il est recommandé d'appliquer les vérifications suivantes avant d'ajouter un nouveau contact :

Effectuer une recherche approfondie par nom et données de contact disponibles.
Vérifier s'il existe déjà une demande ou une propriété liée à cette personne.
En cas de fiches en double, utiliser l'option de fusion pour consolider les enregistrements.
Examiner les contacts liés avant de créer de nouveaux liens ou enregistrements.

Erreurs courantes dans la gestion des contacts dans Inmovilla

Créer une demande sans vérifier l'existence préalable du contact

Une demande doit toujours être associée à un contact existant. Créer un nouveau contact sans vérifier l'agenda peut engendrer des doublons et fragmenter l'historique ainsi que les communications précédentes.

Confondre le contact avec la demande

Le contact stocke l'identité et les données de communication. La gestion des besoins spécifiques d'achat ou de location doit se faire via la fiche demande associée, sans la remplacer par le contact.

Oublier d'enregistrer les collaborateurs et fournisseurs

Tous les contacts ne sont pas des clients. Maintenir un enregistrement à jour des photographes, fournisseurs et autres collaborateurs externes facilite leur localisation et communication lorsque nécessaire.

Ne pas exploiter les campagnes depuis la fiche contact

Les campagnes sont une fonctionnalité exclusive aux contacts. Disposer d'une base de données bien organisée permet d'utiliser cet outil sans dépendre du fait que le contact ait des propriétés ou demandes actives.

Checklist pour une fiche contact efficace et bien organisée

Données principales enregistrées et mises à jour correctement.
Vérification préalable évitant l'existence de fiches en double.
Propriétés, demandes et prospects correctement liés.
Suivis et communications pertinentes enregistrés et accessibles.
Documents nécessaires liés au contact.
Contact prêt à être intégré dans des campagnes de communication le cas échéant.

Conclusion

Les contacts dans Inmovilla constituent la base fondamentale pour un agenda immobilier organisé et efficace. Leur fonction principale est d'identifier de manière unique chaque personne ou entité, en la connectant aux demandes, propriétés, prospects, communications, documents et campagnes.

La meilleure pratique consiste à maintenir une fiche unique par contact, assurer la mise à jour constante de ses données et exploiter les relations disponibles pour centraliser toutes les informations commerciales, facilitant ainsi une gestion fluide, intégrale et professionnelle.