Comment configurer les options générales d'Inmovilla

La configuration initiale correcte d'Inmovilla est essentielle pour optimiser la gestion intégrale d'une agence immobilière, couvrant les contacts, les biens, les demandes, les communications et les publications. Dans la section Paramètres > Configuration > Options se concentrent des décisions stratégiques qui impactent toute l'équipe, il est donc indispensable de les revoir et de les adapter soigneusement avant de commencer l'activité quotidienne.

Ce guide se concentre sur l'onglet Général, où sont configurés les aspects techniques, de sécurité, la visibilité des données, la gestion commerciale et les critères de publication des biens. L'objectif n'est pas d'activer toutes les options de manière indiscriminée, mais d'adapter chaque paramètre aux processus réels et aux besoins spécifiques de l'agence.

Accès aux options de configuration

Pour accéder à ce module dans Inmovilla, suivez le chemin suivant :

• Dans la barre latérale gauche, sélectionnez Paramètres.
• Rendez-vous à l'onglet Configuration.
• Accédez à Options.

L'accès est restreint aux utilisateurs ayant des droits d'édition sur les paramètres. Si vous ne voyez pas cette section ou ne pouvez pas enregistrer les modifications, il est nécessaire de vérifier et de mettre à jour les permissions attribuées à l'utilisateur.

En plus de l'onglet Général, la zone des options comprend des sections spécifiques pour RGPD, automatisation, collaborations, communication et branding, ainsi que stockage. L'onglet Général constitue le noyau opérationnel et administratif de l'agence.

Page des options de configuration d'Inmovilla avec une liste de paramètres généraux

Considérations avant la modification de la configuration globale

Les paramètres globaux influencent directement le comportement de tous les utilisateurs et les enregistrements futurs, il est donc recommandé d'établir au préalable des critères internes clairs concernant l'identité commerciale, la propriété des contacts, la clôture des opérations et les politiques de publication sur les portails.

• Définissez si les emails doivent être envoyés avec l'identité corporative du bureau ou celle de l'agent individuel.
• Déterminez quelles données internes peuvent apparaître dans les communications externes afin de garantir cohérence et protection des informations.
• Établissez les règles pour l'attribution et la conservation des apporteurs, agents et gestionnaires dans les différentes phases du processus commercial.
• Identifiez quels champs doivent être obligatoires lors de la clôture d'une opération pour assurer l'intégrité et la qualité des données.
• Alignez les politiques de publication avec la documentation disponible pour chaque bien, garantissant la conformité réglementaire et la transparence.

Configuration avancée des emails et communications

Afficher l'email de l'agent dans les envois

Configurer pour que les emails soient envoyés avec l'adresse email de l'agent au lieu de celle corporative du bureau.

Par défaut, les emails envoyés depuis Inmovilla affichent l'email public de l'agence. Activer cette option permet que les messages partent depuis l'adresse enregistrée dans le profil de l'agent commercial responsable.

Cette décision impacte la relation avec les clients :

Email du bureau : centralise les réponses et renforce l'image corporative de l'agence.
Email de l'agent : favorise une communication plus directe, personnalisée et proche avec chaque client.

Si l'on opte pour l'email de l'agent, il est impératif que tous les profils contiennent une adresse valide et à jour pour éviter les problèmes de communication.

Cacher le numéro interne de demande dans l'objet des emails

Exclure le numéro d'identification interne de la demande dans l'objet des emails envoyés manuellement au demandeur. Pour les emails automatiques, cette configuration doit être ajustée dans les Modèles Auto.

Les demandes disposent d'un numéro d'identification interne qui peut ne pas être pertinent pour le destinataire externe. Cette option permet de garder l'objet des emails plus propre et professionnel, tout en préservant la confidentialité des données internes.

Si l'équipe a besoin d'utiliser cette référence pour identifier facilement les conversations, elle peut la maintenir visible selon les besoins opérationnels.

Gestion de l'adresse du bien dans les confirmations de visite

Décider si l'adresse complète de la propriété est affichée dans les confirmations de visite envoyées aux clients.

Inmovilla permet de configurer si l'adresse du bien apparaît dans les emails de confirmation de visites. La décision doit être basée sur le protocole interne de l'agence pour partager les informations sensibles et protéger la vie privée des propriétaires.

Inclure ou exclure l'en-tête corporatif dans les emails manuels

Déterminer si les emails envoyés manuellement incluent l'en-tête avec les coordonnées de l'agence.

Les emails manuels peuvent incorporer un en-tête avec des informations institutionnelles telles que téléphone, adresse et email de l'agence. Désactiver cette option peut être utile lorsque des modèles incluent déjà ces données ou pour des communications plus personnalisées.

Maintenir l'en-tête apporte uniformité et renforce l'image corporative dans toutes les communications.

Notifications de visite au commercial créateur

Éviter d'envoyer des notifications de visite au commercial qui crée la visite si celui-ci est aussi le propriétaire de la demande associée.

Cette configuration réduit le volume de notifications inutiles, garantissant que le commercial ne reçoive pas d'avis en double sans affecter la communication avec les autres participants impliqués dans l'opération.

Affichage des données du gestionnaire dans les fiches partagées

Afficher l'agent gestionnaire dans les panneaux de propriétés et croisements partagés, au lieu des données corporatives.

Dans les communications de fiches partagées, les données publiques de l'agence sont généralement affichées. Activer cette option permet au destinataire de contacter directement l'agent gestionnaire assigné, facilitant une attention plus personnalisée.

Si la gestion se fait depuis un bureau central ou via un standard téléphonique, il peut être préférable de conserver les données corporatives pour uniformité et contrôle.

Gestion des prix, dates et contrôle des enregistrements

Calcul des honoraires basé sur le prix final de l'agence

Définir que le calcul du pourcentage des honoraires se fasse sur le prix final de l'agence et non sur le prix initial du propriétaire.

Pour garantir la précision des montants publiés et éviter les divergences, il est conseillé que les honoraires soient calculés à partir du prix définitif qui sera affiché sur le site web et les portails.

Cette méthode évite des résultats avec des montants peu arrondis et permet à l'agence de définir le prix final exact avant la publication.

Permettre la modification des dates d'inscription

Autoriser l'édition des dates d'inscription sur les propriétés, clients et suivis.

Cette option offre de la flexibilité pour enregistrer des informations avec des dates différentes de la date actuelle, ce qui est utile pour intégrer des données historiques ou corriger des enregistrements précédents. Cependant, pour un contrôle chronologique rigoureux, il est recommandé de conserver la date réelle de création.

Éviter les références cadastrales dupliquées

Empêcher la création ou l'enregistrement de biens avec des références cadastrales dupliquées dans la base de données.

Activer cette restriction aide à maintenir l'intégrité et la propreté du portefeuille, évitant les duplications qui peuvent générer confusion ou erreurs dans la gestion.

Avant de mettre en œuvre cette mesure, il est important de vérifier comment sont gérés les cas où une même référence peut être liée à plusieurs fiches, en adaptant la configuration au modèle opérationnel de l'agence.

Définir les types par défaut pour notes et tâches

Sélectionner le type par défaut lors de la création de notes et tâches pour accélérer l'enregistrement quotidien.

Configurer ces valeurs par défaut facilite l'organisation et le suivi des gestions de l'équipe, surtout lorsque la majorité des activités suivent des schémas communs et récurrents.

Gestion des utilisateurs, contacts et propriété commerciale des données

Afficher ou cacher les utilisateurs désactivés

Décider si les utilisateurs (agents) désactivés apparaissent dans les listes et menus déroulants des utilisateurs.

Cacher les utilisateurs désactivés simplifie l'interface et améliore l'ergonomie au quotidien. Cependant, les garder visibles peut être nécessaire pour des consultations historiques, des analyses d'assignations passées ou pour la gestion d'informations liées à d'anciens membres de l'équipe.

Conservation de l'apporteur ou agent associé au contact

Éviter de remplacer l'apporteur ou agent associé à un contact lorsqu'il est lié à une demande ou propriété avec un autre responsable.

Cette configuration protège la relation commerciale originale établie avec le contact, assurant que l'association initiale ne soit pas modifiée par de nouvelles demandes captées par d'autres agents.

Elle est particulièrement importante pour les agences qui attribuent la propriété commerciale du contact dès le premier enregistrement, garantissant la continuité et la traçabilité de la gestion.

Gestion et unification des contacts dupliqués

Configurer le système pour bloquer ou permettre la création et modification de contacts dupliqués, et fusionner les fiches lorsque nécessaire.

Une base de données sans doublons améliore la traçabilité des appels, demandes, visites et communications. Avant de fusionner des enregistrements, il faut vérifier qu'ils correspondent à la même personne et que les données associées sont cohérentes afin d'éviter la perte d'informations importantes.

États des biens, demandes et clôture des opérations

Contrôler la mise à jour automatique des demandes associées

Décider si, en marquant un bien ou une demande comme "Gagné", l'état de l'enregistrement associé est automatiquement mis à jour.

Cette fonction peut simplifier le flux de travail si l'on souhaite que la clôture d'une opération soit reflétée simultanément dans la demande liée.

Cependant, si l'équipe doit revoir ou valider chaque état séparément, il est recommandé de désactiver cette automatisation pour maintenir un contrôle détaillé.

Obligation de données lors de la clôture des opérations

Exiger la complétion des données obligatoires (motifs, âges, etc.) lors de la clôture d'une opération.

Mettre en place cette règle améliore la qualité et la complétude des informations commerciales, assurant que tous les champs pertinents soient remplis avant de clôturer un état comme gagné.

Il est fondamental que la procédure interne garantisse la collecte de ces données pour éviter des blocages lors de la clôture par manque d'informations.

Demander des commentaires lors des changements d'état

Configurer si le système doit demander des commentaires lors de la modification de l'état d'un enregistrement.

Désactiver cette demande supprime une obligation d'enregistrement qui peut accélérer le processus, tandis que la maintenir active contribue à générer un historique détaillé des décisions et motifs associés à chaque changement d'état.

Contenu partagé et vidéos des collaborateurs

Inclure des vidéos de collaborateurs dans les envois de propriétés.

Par défaut, les vidéos fournies par des collaborateurs externes ne sont pas incluses dans les communications des propriétés. Cette option permet de les incorporer dans les emails ou messages WhatsApp, enrichissant la présentation du bien.

Il est recommandé d'activer cette fonction uniquement si elle fait partie de la stratégie commerciale et de collaboration définie par l'agence.

Attribution automatique des références pour les biens

Configurer l'attribution automatique des références avec suffixes, préfixes et compteur initial personnalisé.

L'automatisation dans la génération des références garantit une nomenclature uniforme et cohérente pour tout le portefeuille, facilitant la localisation rapide des biens et l'intégration entre CRM, documentation et publications.

Par exemple, une structure comme INM-001, INM-002, etc., aide à maintenir un ordre systématique. Pour modifier la configuration, il est nécessaire de désactiver temporairement la fonction, enregistrer les modifications, se déconnecter, se reconnecter, appliquer la modification et réactiver la fonction.

Personnalisation des champs pour documents et modèles

Inclure des paramètres personnalisables dans les documents, pieds de page et modèles pour s'adapter aux besoins spécifiques de l'agence.

Ces champs permettent de recueillir et d'afficher des informations pertinentes, telles que :

• Mode de paiement.
• Informations supplémentaires pertinentes.
• Période de validité.
• Conditions particulières liées à des documents spécifiques.

Il est fondamental de définir des noms clairs et de confirmer l'utilité de chaque donnée pour l'équipe ou les destinataires avant de les intégrer à la configuration.

Formulaire de configuration avec champs déroulants et zone de texte pour paramètres personnalisables

Options de publication des biens

Exiger un certificat énergétique pour publier

Restreindre la publication sur le web et les portails uniquement aux propriétés disposant d'un certificat énergétique valide.

Cette configuration assure le respect de la réglementation en vigueur et la qualité du portefeuille publié. Lorsqu'elle est activée, un bien sans certificat énergétique ne pourra pas être envoyé pour publication, affichant un avertissement indiquant le non-respect.

Il est impératif que le processus de captation garantisse l'intégration du certificat avant de commencer la diffusion du bien.

Pré-sélection de la publication lors de la création des propriétés

Configurer pour que, lors de la création d'une nouvelle propriété, l'option de publication sur le web soit cochée par défaut.

Cette préférence réduit les tâches administratives répétitives lorsque la majorité des biens sont habituellement publiés. Cependant, il est recommandé de vérifier individuellement chaque propriété avant sa publication définitive.

Configuration des pays d'opération et conversion des devises

Définir les pays où l'agence opère et les devises utilisées pour faciliter les conversions.

Cette configuration est particulièrement pertinente pour les agences ayant une activité internationale, car elle permet d'adapter les fonctions et données spécifiques à chaque marché.

Il est conseillé d'activer uniquement les devises pertinentes pour l'activité commerciale afin de maintenir la simplicité et la précision des conversions.

Sécurité, intégrations et exigences d'information

Gestion du token pour les clients

Si un token est nécessaire pour connecter des services externes ou s'intégrer avec d'autres CRM, cette information est gérée depuis les options générales. Étant un élément sensible d'accès, il doit être géré exclusivement par des utilisateurs autorisés.

Activation de l'authentification à deux facteurs

L'authentification à deux facteurs ajoute une couche supplémentaire de sécurité en demandant un code de vérification, notamment lors de l'accès depuis des appareils non reconnus. Activer cette fonction renforce la protection des comptes et réduit le risque d'accès non autorisés et d'attaques de phishing.

Textes complémentaires dans les publications

Les publications des biens doivent inclure les informations complémentaires exigées par la réglementation applicable. Cette section permet de configurer des textes spécifiques qui seront ajoutés automatiquement aux annonces sur le web et les portails.

Il est fondamental de revoir périodiquement ces textes pour garantir qu'ils sont à jour et respectent les obligations d'information de l'agence.

Checklist pour la révision finale de la configuration générale

Avant de finaliser la configuration initiale, assurez-vous de vérifier les aspects clés suivants :

• Identité d'envoi définie pour les emails du bureau et des agents.
• Configuration du numéro de demande, adresse et en-têtes conformément au protocole de communication établi.
• Calcul des honoraires basé sur le prix final de l'agence.
• Politiques claires sur les dates d'inscription et contrôle des références cadastrales dupliquées.
• Visibilité des utilisateurs désactivés ajustée aux besoins historiques et opérationnels.
• Critères définis pour la conservation de l'apporteur, gestionnaire et agent associés.
• Gestion active et revue des doublons dans la base de données des contacts.
• Automatisation des états et exigences de clôture alignées avec le processus commercial.
• Configuration adéquate des références automatiques et paramètres personnalisés dans les documents.
• Règles de publication, certificat énergétique, pays et devises vérifiés et mis à jour.
• Activation de l'authentification à deux facteurs et textes complémentaires selon le cas.

Configuration générale : la base pour un travail quotidien efficace et cohérent

Les options générales d'Inmovilla vont au-delà de simples préférences visuelles. Elles établissent les règles sur quelles informations sont partagées, comment les données commerciales sont gérées, ce qui se passe lors de la clôture d'une opération et sous quelles conditions les biens sont publiés.

Une configuration solide et cohérente minimise les tâches manuelles, améliore la qualité et la fiabilité de la base de données et assure que tous les utilisateurs opèrent selon des critères uniformes. Il est recommandé de revoir cette configuration tant au démarrage de l'activité de l'agence qu'en cas de changement dans les processus internes, l'équipe ou la stratégie de publication.

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