O painel Minha Agência reúne informações e opções importantes para a gestão da vossa agência imobiliária: os contactos públicos, o logótipo, o número AMI, os pedidos ao suporte, o website e os formulários para atualizar dados bancários e fiscais.

O primeiro cuidado é confirmar que a informação está correta. Muitos destes dados aparecem no vosso website e nos materiais que enviam aos clientes. Depois, devem definir quem pode aceder a cada secção, sobretudo quando esse acesso permite fazer pedidos com custos adicionais.

Índice

Como aceder ao painel Minha Agência

No canto superior direito do CRM, cliquem na vossa fotografia e escolham Minha Agência, a terceira opção do menu. Abre-se um painel com várias secções, cuja disponibilidade depende das permissões do utilizador.

A primeira secção é Informação. É aqui que podem consultar os dados públicos e privados associados à agência, incluindo:

Nome da agência e logótipo.
Número AMI.
Morada, telefone e email.
Mapa com a localização da agência.
Endereço do website.
Emails internos da agência e do comercial.
Licença de utilização e processamento de dados.

Painel Minha Agência com separadores, dados da agência à esquerda e mapa à direita

Comecem por confirmar os dados da agência e a localização apresentada no mapa.

Alterar o nome, a morada e os contactos da agência

Embora os dados sejam apresentados em Informação, a alteração do nome da agência, da morada, do telefone e do email é feita na secção Configuração, no final dos separadores do painel.

Abram o painel Minha Agência.
Entrem em Configuração.
Editem os dados que pretendem corrigir.
Cliquem em Guardar alterações.
Voltem à secção Informação para confirmar a atualização.

Se guardarem os novos dados e continuarem a ver a informação antiga, terminem a sessão no CRM e voltem a entrar. Depois, consultem novamente o painel.

Separador Configuração com campos de identificação e contacto e botão Guardar alterações

Na Configuração podem editar os dados de contacto e guardar as alterações.

Não têm acesso à Configuração?

O acesso a esta secção depende da opção Sou um gerente, disponível na ficha do utilizador. Se essa opção não estiver ativa, a secção Configuração não fica acessível.

Para a ativar, quem tem autorização para gerir utilizadores deve seguir estes passos:

Aceder a Definições > Utilizadores.
Abrir a ficha do utilizador em questão.
Na secção Dados de contacto, clicar em Editar Utilizador.
Marcar a opção Sou um gerente e guardar.
Terminar a sessão desse utilizador e voltar a entrar.

Ao regressarem ao painel Minha Agência, já poderão aceder à Configuração. Nesta mesma secção também está disponível a opção para pedir o cancelamento da subscrição.

Atualizar o logótipo e a imagem corporativa

O logótipo aparece na secção Informação, mas a sua substituição é feita nas opções de comunicação e branding.

Acedam a Definições > Opções.
Entrem em Comunicação e Branding.
Desçam até à área Imagem Corporativa.
Cliquem em Editar.
Cliquem na área do logótipo para carregar o ficheiro ou arrastem a imagem para esse espaço.
Guardem as alterações, terminem a sessão e voltem a entrar.

Área Imagem Corporativa nas opções de Comunicação e Branding com espaços para logótipos

A substituição de um logótipo existente é feita na área Imagem Corporativa.

Há uma diferença importante entre carregar o primeiro logótipo e substituir um que já existe. Se ainda não têm nenhum logótipo configurado, devem enviar o ficheiro ao suporte para que seja feito o primeiro carregamento. Se já existe um logótipo e apenas o querem alterar, podem fazê-lo através desta opção.

Esta imagem não fica limitada ao painel Minha Agência. O logótipo também é utilizado nos materiais criados através do CRM, como folhas de montra e questionários, nos emails automáticos e manuais enviados aos clientes e no website que têm com a plataforma.

Corrigir o mapa, o número AMI e o endereço do website

Nem todos os elementos da secção Informação são corrigidos diretamente na Configuração. Para o mapa, o número AMI e o endereço do website, devem recorrer ao suporte.

Quando o mapa não corresponde à morada

Se a morada escrita está correta, mas o mapa apresenta outra localização, peçam ao suporte que atualize o mapa de acordo com a morada indicada no painel.

Podem enviar o pedido através do email autorizado da agência ou utilizar o formulário de gestão disponível no próprio painel.

Quando falta o número AMI

Se o campo AMI estiver vazio, enviem o vosso número ao suporte com prioridade, através do email autorizado ou do formulário de gestão.

O número AMI é obrigatório para a atividade de mediação imobiliária em Portugal e deve estar exposto no vosso website. No website associado à plataforma, este número aparece também no rodapé. Para informação oficial sobre o licenciamento da atividade, podem consultar o IMPIC, Instituto dos Mercados Públicos, do Imobiliário e da Construção.

Quando o endereço do website está errado

Se o website apresentado em Informação não corresponde ao vosso endereço correto, comuniquem também essa situação ao suporte. Utilizem um dos mesmos canais autorizados para solicitar a correção.

Consultar os emails internos e descarregar a licença

A secção Informação apresenta o email interno da agência e o email interno do comercial. Estes endereços permitem enviar e receber mensagens através do CRM.

No canto inferior direito encontram ainda a licença de utilização e processamento de dados. Basta clicar no respetivo botão para descarregar o documento em PDF para o vosso computador.

Utilizar o formulário de gestão com as permissões certas

O separador Formulário permite enviar pedidos diretamente ao suporte. O ponto essencial é este: um pedido enviado por este formulário é tratado no pressuposto de que a pessoa tem autorização para o fazer.

Por isso, dar acesso ao formulário não significa apenas permitir o envio de dúvidas. Um utilizador com essa permissão pode solicitar, por exemplo:

Aumento do número de utilizadores do pack contratado.
Aumento do espaço de armazenamento do email.
Aumento do número de contas de email.
Criação de uma nova conta de email.

Alguns destes pedidos têm um custo adicional na faturação mensal ou anual. Se não pretendem que um consultor possa solicitar essas alterações, não lhe devem atribuir acesso ao formulário de gestão.

Como dar ou retirar acesso ao formulário

Acedam a Definições > Utilizadores.
Escolham o utilizador.
Entrem em Permissões avançadas e ativem a edição.
Procurem Permissões painel Minha Agência.
Deem ou retirem acesso ao Formulário de gestão.
Guardem as alterações.

Permissões avançadas do utilizador com a lista de permissões do painel Minha Agência aberta

Atribuam a cada utilizador apenas as secções necessárias às suas funções.

Para pedir uma nova conta de email, devem utilizar o email autorizado ou este formulário. Assim, um administrativo responsável por esses pedidos pode fazê-los a partir do painel, desde que tenha a permissão correspondente.

Consultar os domínios e gerir o website

Domínios registados

A secção Domínios apresenta os domínios que têm registados com o serviço. Trata-se de um painel informativo, não de uma área para efetuar alterações ao domínio.

Edição do website e acesso aos filtros

No separador Website, podem aceder à edição do vosso website e aos respetivos filtros. Esta é a secção relevante para quem tem a responsabilidade de manter o site da agência.

Ligação a um website externo

Se utilizam um website externo, nesta área fica disponível a integração escolhida, como API, XML ou iframe, conforme a solução acordada. O suporte prepara os elementos necessários e disponibiliza-os no painel.

Quando forem necessários ficheiros para o website externo, devem descarregá-los nesta secção e carregá-los nesse website. Este passo permite que as ligações entre o CRM e o site funcionem.

Consultar migrações e transferir dados entre agências

A secção Migrações permite consultar o histórico de migrações de outros programas para o CRM e de dados provenientes de outras agências da mesma plataforma.

Tal como Domínios, Migrações é um painel informativo. Serve para consultar informação, não para executar alterações diretamente nessa secção.

Existe também uma área de Transferências de dados. Se anteriormente tinham uma agência na plataforma e criaram uma nova, podem transferir dados da agência antiga para a atual. É nessa secção que encontram a informação relativa a esse processo.

Atualizar os dados bancários e fiscais

Para estas alterações, é importante escolher o formulário certo. Os dados bancários são tratados no formulário SEPA; os dados fiscais são corrigidos no formulário de titularidade.

Formulário SEPA: alteração dos dados bancários

O formulário SEPA permite atualizar os vossos dados bancários. Se tiverem dúvidas sobre o preenchimento, podem consultar a FAQ de ajuda dedicada a este formulário.

Formulário de titularidade: correção dos dados fiscais

Se as faturas apresentam dados incorretos, devem utilizar o formulário de titularidade. Isto aplica-se, por exemplo, ao nome, à razão social, à sede, ao NIF ou a outros elementos fiscais.

O departamento de faturação recebe o documento com os novos dados e atualiza a informação fiscal na plataforma.

Tenham especial atenção à razão social: além de constar nas faturas, também aparece no rodapé do vosso website. Se estiver errada, a correção deve ser pedida através do formulário de titularidade, para atualizar tanto a informação do site como a faturação.

Distribuir o acesso de acordo com as funções da equipa

As permissões avançadas permitem escolher a que secções do painel Minha Agência cada utilizador pode aceder. Não precisam de dar acesso a tudo para permitir uma tarefa específica.

Imaginem que têm uma pessoa responsável pelo marketing e pela edição do website. Podem dar-lhe acesso à secção Website sem disponibilizar os restantes formulários. Também podem permitir a consulta de Domínios e Migrações, que são áreas informativas.

Já um administrativo que precisa de solicitar aumentos do pack ou novas contas de email pode ter acesso ao formulário de gestão. Nesse caso, devem ter presente que os pedidos enviados serão considerados autorizados.

Para ajustar estes acessos, regressem a Definições > Utilizadores > Permissões avançadas > Permissões painel Minha Agência, selecionem as secções adequadas e guardem.

O que devem confirmar antes de terminar

Depois de conhecerem as secções, façam uma revisão do painel e do vosso website. O essencial é garantir que a informação pública está correta e que cada pessoa da equipa tem apenas os acessos de que necessita.

Identificação e contactos: confirmem o nome da agência, a morada, o telefone e o email.
Imagem corporativa: verifiquem se o logótipo corresponde à identidade atual da agência.
Localização: confirmem se o mapa coincide com a morada.
AMI: verifiquem se o número está preenchido e aparece no website.
Dados fiscais: confirmem a razão social nas faturas e no rodapé do site.
Permissões: revejam quem pode editar o website e enviar pedidos ao suporte.

Com esta verificação, mantêm os dados da agência coerentes nos diferentes pontos em que são utilizados e deixam as responsabilidades da equipa bem definidas.