Question 1

Prospects in Inmovilla

Accepted Answer

How to manage real estate prospects and convert them into properties

A real estate prospect is a fundamental tool for recording capture opportunities at an early stage, even before having all the necessary information for marketing. It is a highly flexible working file that allows storing initial data, advancing in the property investigation, and completing the capture without the need to immediately create a publishable property.

In this detailed guide, we will explain the key differences between a prospect and a property, what essential information should be included from the start, how to take advantage of data import from Idealista listings, and when it is advisable to convert a prospect into a marketable property.

What is a real estate prospect?

A prospect represents the preliminary record of a property with potential to be captured. It can originate from various sources, such as a property detected on the street, a private listing, a recommendation, or any opportunity for which formal authorization for marketing has not yet been obtained.

Essentially, it functions as a draft or workspace for capture, allowing the opportunity to be preserved even when fundamental data such as the owner's contact, legal documentation, or final sale or rental conditions are missing.

Differences between prospect and property

The main distinction lies in the maturity and completeness level of the recorded information:

• Prospect: opportunity in the initial investigation or contact phase. It may contain partial or incomplete information and is not enabled for publication.
• Property: fully prepared property for commercial management, with all mandatory data completed and the necessary authorization for marketing.

Although both files share a similar structure, the prospect file allows certain fields to remain incomplete, which in the property file are strictly mandatory to ensure the quality and legality of commercial management.

When to create a prospect

It is advisable to create a prospect as soon as an opportunity with capture potential is identified. Delaying this record until all data is available may cause the loss of valuable information or the opportunity to be excluded from systematic commercial follow-up.

Common scenarios for creating a prospect include:

• Detecting a sale sign on a property, with only the approximate location known.
• Identifying a listing published by a private individual without having established direct contact yet.
• An owner expressing interest, although the marketing assignment has not been formalized.
• The existence of a property reference with incomplete information about area, price, conditions, or ownership.
• The need to analyze a possible capture before adding it to the active property catalogue.

The fundamental premise is clear: register first, progressively complete, and market only when the opportunity is validated and authorized.

How to access the prospect list

The area dedicated to prospect management is located in the left sidebar of the application, just below the demands section. From this panel, it is possible to consult the complete list of registered opportunities and access each prospect's individual file to review or expand the available information.

List of real estate prospects with side filters and property files

This list centralizes all pending capture opportunities and is a key tool to organize prospecting work, facilitating the retrieval and follow-up of properties that are not yet ready to become active commercial properties.

What information to include in a prospect file

Although the nature of the prospect allows incomplete data, it is advisable to record all available information from the first moment. This not only facilitates other team members to continue follow-up without interruptions but also minimizes the risk of duplicates and improves the quality of the record.

Priority data for initial capture

• Location: exact address, area, municipality, or any geographic reference that clearly identifies the property.
• Type of operation: sale, rent, or other applicable modality.
• Property type: flat, house, commercial premises, or other recognized typology.
• Approximate area: available square meters, even if estimated.
• Possible price: indicated amount, estimated range, or data extracted from the initial listing.
• Origin of the opportunity: sign, listing, private contact, professional, or previous reference.
• Follow-up notes: any relevant information that facilitates progress in the capture.

It is important to highlight that, at this initial stage, it is not essential to have the owner's information. For example, in the case of properties detected through listings or signs, it is common not to yet have contact details or formal permission for publication.

How the prospect file is organized

The prospect file maintains a structure very similar to that of a property, facilitating the transition when it becomes a property. On the left side, the most relevant opportunity data is presented, such as location, area, and estimated price. The main section groups different sections that allow progressively expanding and detailing the information.

Manageable fields include location, type of operation, property typology, valuation, and documentation. It is also possible to configure options related to publication and sharing, although these will only have commercial effect once the prospect becomes a property.

Real estate prospect file with main data and property fields

This file functions as a dynamic repository that allows incorporating and updating data as the capture process advances.

Importing an Idealista listing to a prospect

A notable feature in prospect management is the ability to import data directly from an Idealista listing. This option speeds up the creation or enrichment of a prospect file from the listing URL, avoiding manual entry of already published information and ensuring greater accuracy.

The import is done from the Property summary section. When this field is empty, hovering the cursor shows the option to import data from an Idealista listing.

Steps to import data

• Open the prospect file you want to complete.
• Go to the Property summary section.
• Locate and select the option to import listing from Idealista.
• Paste the full URL of the corresponding listing.
• Confirm the import to incorporate the available data into the file.
• Carefully review the imported information and complete any pending fields with additional data obtained during capture.

This feature is specially designed for the prospecting phase and is not part of an already created property file. It is especially useful when working with private listings and requires quick and efficient follow-up initiation.

How to convert a prospect into a property

The conversion of a prospect into a property should be done when the opportunity is fully prepared for marketing. Before making this change, it is essential to verify that all necessary information and formal authorization to manage the property are available.

To carry out the conversion, open the prospect file and access Property summary. At the top, within Main data, select the Property option instead of prospect.

What happens when converting

When changing the file type from prospect to property, the system performs an automatic validation of the mandatory fields corresponding to a property. If any data that was not required during the prospecting phase is missing, its completion will be requested before confirming the conversion.

This control ensures that no file enters the commercial catalogue with essential information incomplete, preserving the quality and legality of the process.

Checklist before converting a prospect into a property

• Confirm that formal authorization to market the property is obtained.
• Complete all mandatory data required for commercial management.
• Thoroughly review location, area, typology, and type of operation.
• Validate the available price or valuation to ensure accuracy.
• Incorporate the owner's information when available and confirmed.
• Review and adjust documentation, publication, and sharing options before activating them.

Capture tools available in prospects

From the prospect list, it is possible to access specialized capture tools such as Captación Residelia or Casafari, provided they are contracted and enabled. These platforms facilitate the search and detection of opportunities from both private individuals and professionals, integrating them directly into the prospecting process.

The added value of these tools lies in expanding the origin of opportunities, centralizing detected properties, initial data, and necessary actions to advance towards effective capture in a single workflow.

Common mistakes when managing prospects

Waiting to have all data before registering

A prospect is designed to manage partial and preliminary information. If an opportunity is relevant, it is crucial to register it as soon as possible and progressively complete it as more information is obtained.

Treating a prospect as if it were already publishable

Registering an opportunity does not imply having permission for marketing. Publication and sharing options should only be activated once the file has been converted into a property and all legal and administrative requirements have been met.

Not reviewing imported information

Importing from an Idealista URL speeds up the process but does not replace manual verification. It is essential to review and complement imported data to ensure accuracy and completeness.

Converting the file too early

Transforming a prospect into a property before having all mandatory data causes interruptions and rework in the process. It is more efficient to use the prospect as a workspace until the capture is sufficiently consolidated.

Frequently asked questions about real estate prospects

Can a prospect be created without an owner?

Yes, it is common that in the initial prospecting phase the owner's information is not available. Therefore, this data is not mandatory when creating a prospect.

Can a prospect be published?

Publication and sharing options can be configured in the prospect file, but effective commercial management and public publication are only activated when converting the prospect into a property.

What data is imported from an Idealista listing?

By entering the listing URL from the property summary, the available data in that listing is incorporated, such as location, features, price, and photographs. Subsequently, it is advisable to review and complete the information to ensure accuracy.

Does a prospect have the same file as a property?

The structure of both files is practically identical. The difference lies in that the prospect allows incomplete fields, as it is in a preliminary capture phase, while the property file requires complete filling of mandatory data for marketing.

Conclusion

Effective management of real estate prospects is key to not losing valuable opportunities due to lack of initial information. Registering each possible capture from the first moment, incorporating all available data, taking advantage of listing import when appropriate, and converting the file into a property only when it is fully prepared for marketing ensures an orderly and efficient process.

This approach allows keeping opportunities in the investigation phase separate from active properties, facilitating a clear workflow that optimizes capture and commercial management.

Question 2

Portals Tool

Accepted Answer

Complete Guide to Portals in Inmovilla: Activation, Configuration, and Publication Tracking

The Inmovilla Portals functionality is designed to centralize and optimize the management of real estate listings across multiple portals, allowing thorough control over which ads are sent and facilitating quick identification of issues preventing a property from being published.

This tool is especially valuable for real estate agencies operating with various portals, managing contractual ad limits, or needing to verify publication criteria without reviewing each property record individually within their portfolio.

Main Features of the Portals Tool

By accessing the Portals section from the Inmovilla side menu, users can view the complete catalog of available portals and manage the connection and integration with each one.

The main interface displays each portal as a card, with advanced filtering options that allow organizing the list by status or portal type, enabling quick and efficient management:

• All: shows the full list of accessible portals.
• Premium: groups portals that require prior contracting or have specific usage conditions.
• Freemium: includes portals with both free and paid modes.
• Free: identifies channels available at no cost to the agency.
• Active: displays only portals with operational and active connections.
• Disabled: allows detecting connections that are configured but currently inactive.

This organizational system provides a clear and quick overview of the portfolio distribution and highlights portals requiring activation actions or configuration adjustments.

Inmovilla panel with cards of different real estate portals

Each card summarizes the current status and key options for the individual management of each portal.

Procedure to Activate a Real Estate Portal

When a portal is pending activation, the corresponding card includes a button or link to start the process. The activation method may vary depending on the type of integration and the specific conditions of each portal.

The standard procedure to activate a portal is as follows:

• Locate the desired portal in the All tab or using the available filters.
• Click Activate from the portal card.
• Carefully follow the instructions provided by Inmovilla during the process.
• Enter verification codes or complete additional data if the portal requires it, and contact technical support if there are doubts or problems.
• Confirm that the portal appears in the Active portals section after activation.

Before activating a paid portal, it is advisable to carefully review the number of ads included in the contract, as this limit will determine the maximum number of properties that can be published simultaneously.

Detailed Information on Each Portal Card

The cards for each portal not only allow access to configuration but also provide key information to monitor the distribution and status of listings:

• Indication if the portal is premium type.
• Country or region where the portal operates.
• Maximum number of contracted publications.
• Number of properties currently marked for sending.
• Date and time of the last submission made.
• Direct access to details and results of the most recent submission.
• Menu with options to configure or disable the connection as needed.

It is important to interpret the last submission data according to the type of integration: portals connected via API usually update listings in real time or almost immediately, while those based on XML files generally process submissions once a day, usually overnight, which may cause a delay in displaying recent changes.

How to Diagnose Why a Property Is Not Published

If a property does not appear published on a specific portal, it is not necessary to manually check each record. The Check Reference function allows a direct analysis from the Portals area to quickly identify the causes of the problem.

To use this diagnostic tool:

• Access the Check Reference option.
• Enter the internal reference of the property in question.
• Select the portal where you want to validate the publication.
• Run the check to obtain a detailed report.
• Review the indicated requirements and update or correct missing data in the property record as needed.

The checker evaluates all necessary criteria for the submission to be valid, possibly indicating, for example, that the property is not marked for publication on portals or lacks mandatory documents such as the energy certificate when required by the agency's configuration.

Side panel for reference check with results and error warning

The reference check function precisely identifies pending requirements or errors preventing publication.

Detailed Review of Submissions to Resolve Issues

The View Submission section is an essential tool to diagnose and solve problems related to publication. From here, you can consult the complete list of properties included in each transmission and analyze the individual result of each one.

When examining the submission details, you can clearly distinguish properties sent correctly from those discarded or with errors, with the possibility to access the specific explanation for each issue.

Common errors include properties discarded due to lack of energy certificate or not meeting the publication conditions established by the agency.

Recommended sequence to resolve publication errors

• Verify that the portal is active and operational.
• Confirm that the property is properly prepared for publication on portals.
• Validate that all mandatory fields indicated in the error are complete and correct.
• Check that the property is marked for that portal if the configuration requires it.
• For XML-based connections, wait for the next submission cycle for changes to be reflected.
• Review the submission details again to confirm the error has been corrected.

This systematic approach avoids arbitrary modifications and allows most issues to be resolved directly from internal property management.

Automatic Publication of the Entire Active Portfolio

On portals other than Idealista, an option may be available to send the entire active portfolio of properties without needing to select each ad individually in the corresponding record.

This functionality is especially useful for agencies without limitations on the number of contracted ads or those seeking to simplify daily management of their property portfolio.

Before activating this option, it is essential to review the following aspects:

• Ensure that only properties that should actually be published are active.
• Verify that all records contain the information required by the portal for correct publication.
• Confirm that there are no contractual or budgetary restrictions related to the number of allowed ads.
• Evaluate whether the agency's commercial policy allows mass publication on that specific channel.

If there is a contracted limit, automatic selection of all properties may generate uncontrolled distribution. In these cases, it is more efficient to manually select the ads that will occupy the available slots.

Special Features of the Integration with Idealista

Idealista has a particularity within the Portals tool. While for most portals it is necessary to individually mark each property for sending—unless automatic publication of the entire portfolio is activated—Idealista offers two publication modes:

• Paid publication: where the property occupies one of the contracted slots for active ads on the portal.
• Online office: the property is sent to the agency's private area on Idealista without consuming a paid publication slot.

For example, an agency with a limit of 20 ads can select 20 properties for paid publication. Prepared properties not selected can be sent to the online office, provided this function is enabled.

The online office allows keeping properties available internally without them counting towards the paid ad quota. If this option is disabled, Idealista will function as a conventional portal, where only properties marked for publication will be sent.

Custom Advanced Configuration for Each Portal

The options menu available on each active portal card allows precise adjustment of how information is sent to that channel. Although specific options vary by portal, the configuration usually includes criteria related to data visibility, contact details, and parameters specific to the technical integration.

Management of the Property Address

For example, an agency can establish a general policy so that the full address, such as the street, is not shown by default in ads sent to a specific portal. However, this general setting can be overridden individually in a property record, allowing the address to be shown when necessary.

This flexibility helps maintain a consistent privacy policy without losing the ability to adapt information for specific properties.

Configuration of Contact Data in the Ad

Likewise, it is possible to define which contact information will be shown on each portal, choosing between the agency's general data or details of a specific agent.

It is important to especially review the following elements:

• Trade name that will appear in the ad.
• Contact phone number.
• Email address.
• Consistency of the information sent with the agency's commercial attention strategy.

Portal-Specific Parameters and Instructions

Some portals include particular sections with indications, requirements, or fields related to their integration process. Although it is not always necessary to modify them, it is essential to review them when the portal requests special activation, an initial upload, or configuration of specific parameters.

Common Errors in Real Estate Publication Management

Most detected issues are not due to technical failures of the portal but to incomplete or misunderstood requirements and incorrect expectations about update times:

• Expecting immediate updates on portals with XML integration: these portals process submissions once a day, so changes may take until the next cycle to be reflected.
• Not correctly marking the property for publication: except for exceptions like automatic publications or Idealista's particularity, it is essential that the property is selected for each channel.
• Ignoring mandatory fields: the absence of documents such as the energy certificate or information required by the agency can prevent submission.
• Confusing sent properties with visible properties: an ad may have been sent correctly but be pending review or subject to portal rules that delay its publication.
• Exceeding or not controlling the contracted ad limit: on paid portals, it is vital to carefully prioritize which properties are published.
• Disabling the online office without assessing its impact: on Idealista, this action changes the destination of properties not selected for paid publication, affecting internal visibility.

Essential Checklist for Effective Portal Management in an Agency

Performing periodic reviews helps anticipate and solve problems that may affect property visibility:

• Verify which portals are active and which remain pending activation.
• Check publication limits on contracted premium portals.
• Check the date and time of the last submission, as well as the type of integration used.
• Review errors reported in the View Submission section.
• Use the Check Reference function to investigate any property not appearing published.
• Validate that all certificates and other requirements are correctly completed.
• Review the policy applied regarding the address and contact data sent to each portal.
• Confirm the configuration and status of the online office on Idealista.
• Evaluate whether to activate automatic publication of the entire active portfolio or manually select properties to publish.

Conclusion

The Inmovilla Portals tool is a comprehensive solution that centralizes activation, configuration, and monitoring of real estate ads sent to different channels, combining a global view of active portals with powerful diagnostic tools based on individual references and detailed submission analysis.

To maximize effectiveness and avoid unpublished properties, it is recommended to follow an orderly process: first verify the portal status, then review the requirements and property record data, and finally consult the detailed submission result. This method allows most issues to be identified and corrected quickly and efficiently, ensuring professional and optimized management of the real estate portfolio.

Question 3

Canal de Denúncias no Website

Accepted Answer

📢 O que é o Canal de Denúncias

Trata-se de um espaço no qual tanto os funcionários de uma determinada empresa como pessoas externas à mesma podem denunciar práticas irregulares que possam estar a ocorrer na empresa.

⚖️ Obrigatoriedade legal: Este espaço é obrigatório para qualquer empresa, uma vez que é regido por uma nova diretiva sobre a nova Lei de Proteção ao Denunciante.

O canal de denúncias é obrigatório para as imobiliárias, uma vez que são um dos sujeitos afetados pela Lei de Prevenção ao Branqueamento de Capitais.

🔧 Como ativar este espaço no Website

No Inmovilla, celebrámos um acordo com um fornecedor para poder adicionar um separador ao website e inserir este canal de denúncias.

Contratação no Marketplace

Para ativarmos este serviço, é necessário contratá-lo previamente no Marketplace.

Contrataríamos um plano anual desde 100 € + IVA.

E-mail Recebido após Contratação

Assim que o contratarmos, receberemos um e-mail com informações importantes para a configuração.

📧 E-mail - Contratação: Confirmação da contratação do serviço.

🌐 Como inserir a URL no Website

Para inserirmos essa URL no nosso website, precisamos criar um separador no qual vamos inserir a URL fornecida.

📋 Passos para inserir no website

Aceder ao Editor web no CRM
Entrar no módulo de Menu de Navegação
Na configuração, clicar no botão "+Adicionar botão"
Dar o nome ao botão
Inserir a URL fornecida
Ativar a visibilidade

Criamos um novo separador a partir da opção Menu de Navegação.

Colocamos o nome do botão, neste caso, colocamos Canal de Denúncias e introduzimos o link que nos foi fornecido.

E ativamos a visibilidade a partir do botão ativar.

✅ Resultado final: Feito isso, já teremos o nosso canal de denúncias no nosso website.

📝 Como é gerida uma Denúncia

No momento em que um cliente preenche este formulário do canal de denúncias, essa denúncia chega ao prestador do serviço, que a analisa e verifica a sua veracidade.

📬 Receber notificações: Se a agência desejar receber cópias dessas denúncias ou notificações, deverá notificar o Inmovilla para poderem configurar o sistema.

Nesse caso, a agência receberá uma notificação sobre a apresentação da denúncia, permitindo um acompanhamento adequado.

🔄 Processo de gestão

Cliente preenche o formulário no website
Denúncia é recebida pelo prestador do serviço
Análise e verificação da veracidade
Notificação à agência (se configurado)
Acompanhamento e resolução adequada

Question 4

Documento SEPA

Accepted Answer

Alterar a autorização de débito direto no Immovilla e preencher o documento SEPA

Se precisar de alterar o número de conta no Immovilla, há um ponto importante que convém esclarecer desde o início: para a autorização de débito direto, é obrigatório preencher e anexar o documento SEPA.

O processo é, na verdade, bastante simples se for feito no local correto. Além disso, vale a pena verificar primeiro qual a modalidade de pagamento que tem ativa, porque nem todas se alteram da mesma forma.

Antes de mais nada: quais são as opções de pagamento disponíveis

No Immovilla, existem várias formas de pagamento, e cada uma funciona de maneira diferente.

Pagamento com cartão: a renovação é efetuada automaticamente.
Alteração do cartão: o número do cartão atual não é substituído diretamente. Nesse caso, é necessário cancelar o pagamento e voltar a efetuá-lo com o novo cartão, ou utilizar a opção de forma de pagamento disponível no Marketplace.
Transferência bancária: em cada ciclo, é enviado um e-mail com o número da conta para que possa efetuar a transferência.
Débito direto: neste caso, é necessário o formulário SEPA para processar a alteração da conta.

Se o que pretende é alterar a conta bancária de uma cobrança automática, o procedimento correto passa pelo formulário SEPA.

Onde se encontra o formulário SEPA no Immovilla?

A forma mais prática de gerir isto é a partir da opção A minha Agência.

Esse acesso encontra-se no canto superior direito, no avatar ou na foto do utilizador. Ao clicar nele, abre-se o painel com os diferentes separadores disponíveis para o seu utilizador.

Dentro desse painel, aparece a secção relacionada com o formulário SEPA.

Como preencher o documento SEPA passo a passo

Não há aqui grande mistério, mas há vários campos que devem ser bem verificados para evitar erros.

O mais importante é que o titular que consta no Immovilla coincida com o titular da conta bancária. Se esse dado não corresponder, a alteração pode causar problemas na validação ou no processamento posterior.

Os dados que normalmente terá de preencher são os seguintes:

Nome ou razão social
Rua e número
Localidade
País
Conta bancária
Tipo de pagamento

Na secção relativa ao tipo de pagamento, se se tratar de uma prestação mensal por débito direto, o normal é assinalá-la como pagamento recorrente.

Além disso, antes de gerar o documento, é necessário aceitar os termos e condições.

Importante em relação ao número de conta

O formulário segue determinados padrões de validação. Ou seja, não aceita qualquer formato.

Por exemplo, numa conta portuguesa, o prefixo PT faz parte do IBAN. Se for eliminado, o sistema deteta-o como incorreto. Essa verificação ajuda a evitar erros básicos ao preencher o documento.

O que acontece depois de preencher o formulário

Assim que todos os dados estiverem preenchidos corretamente, o sistema descarrega o PDF preenchido com as informações introduzidas.

Esse PDF já vem pronto, mas ainda falta um passo fundamental: assiná-lo.

O procedimento correto seria o seguinte:

Preencher todos os campos do formulário SEPA
Aceitar as condições
Descarregar o PDF gerado
Assinar o documento
Anexá-lo novamente na mesma secção, já assinado.

Ou seja, não basta gerar o PDF. Para que a mudança de conta possa ser processada, o documento deve ser devolvido assinado e carregado no sistema.

Como anexar o SEPA assinado

Depois de assinar o PDF, volte à secção do formulário e utilize a opção para carregar ou anexar o ficheiro.

Quando o ficheiro for carregado com sucesso, o documento já é considerado como tendo sido apresentado da sua parte.

O que acontece depois de enviar o documento

Quando o SEPA é anexado, o sistema envia um aviso por e-mail para que se verifique o pedido.

Nessa verificação, verifica-se, sobretudo, o seguinte:

Se os dados alterados estão corretos
Se o documento está devidamente assinado
Se está tudo pronto para proceder à alteração do número de conta

Uma vez validado, a alteração da autorização de débito direto é processada.

Se não vir o formulário SEPA na Minha Agência

Pode acontecer que, ao aceder à Minha Agência, o campo do formulário SEPA não apareça ativado ou esteja diretamente bloqueado.

Isto não significa que haja um erro no sistema. Normalmente, deve-se à falta uma permissão do utilizador.

Essa autorização pode, geralmente, ser ativada pelo gestor ou por quem tiver acesso à configuração de utilizadores.

Como ativar a permissão do formulário SEPA

Se tiver permissões para gerir utilizadores, o caminho é o seguinte:

Definições
Utilizadores
Aceder ao utilizador em questão
Ir para Permissões avançadas
Procurar a permissão relacionada com A Minha Agência
Selecionar a opção Formulário SEPA

Se a permissão não estiver marcada, é necessário ativá-la e guardar as alterações.

Depois disso, é aconselhável seguir esta sequência para que as alterações sejam refletidas corretamente:

Guardar
Sair da sessão
Iniciar sessão novamente
Verificar novamente a opção Minha Agência

Com isso, o formulário SEPA já deverá estar visível e pronto a ser utilizado.

Resumo prático do processo

Se quiser fazer isto sem perder tempo, siga este guia rápido:

Verifique primeiro se a sua forma de pagamento atual é por débito direto.
Aceda à Minha Agência a partir do avatar no canto superior direito.
Abra o formulário SEPA.
Preencha todos os dados, certificando-se de que o titular corresponde ao da conta bancária.
Selecione pagamento recorrente se se tratar de uma mensalidade cobrada por débito direto.
Aceite as condições.
Descarregue o PDF gerado.
Assine o documento.
Volte a anexá-lo na mesma secção.
Aguarde a revisão para concluir a alteração da conta.

E se o formulário não aparecer, verifique as autorizações em Definições > Utilizadores > Permissões avaçadas.

Com isto, a alteração da cobrança por débito direto no Immovilla deverá ficar resolvida de forma simples e sem complicações.

Question 5

How to Access Inmovilla and Manage Your Access Data

Accepted Answer

If you are starting your experience with Inmovilla, it is essential to understand from the beginning how to correctly access the CRM and which data you can manage independently within the platform.

The access process is simple, but it is crucial to become familiar with the meaning of each field, understand the information we provide when creating your account, and distinguish which modifications you can make yourself and which require support team intervention.

Inmovilla access screen with office, user, and password fields

Official URL to Access Inmovilla

To enter the Inmovilla CRM system, you must go to the following web address:

crm.inmovilla.com

Upon accessing, you will find the login screen where you must enter three essential pieces of information to authenticate correctly.

Credentials Required to Log In

Before accessing, you will have received an email with your credentials. The essential data for login are:

Office key
User
Password

These three elements form the basis for secure system access.

Language Options Available on the Access Screen

At the top of the login screen, you have the option to select the interface language. Usually, the main options are shown through flag icons. When you choose your preferred language, the screen will automatically update to the selected language.

For example, you can choose:

Spanish
English
Portuguese

What is the Office Key?

The office key is an identifier assigned by default when your account is created. Generally, it is a short word related to the name of your real estate agency.

This value is set by our team during account registration and, although it is possible to request its change, it cannot be modified directly by the user from the platform.

If you wish to change the office key, you must send a request by email to soporte@inmovilla.com. Our team will evaluate the availability of the proposed key, and if it is already in use, it cannot be applied.

The office key cannot be changed from settings
The change must be requested from support
Approval depends on the availability of the new key

User and Password Management

Unlike the office key, the user and password can be modified directly from the application, provided you have the necessary permissions (accessing Settings > Users).

By default, we assign an initial user, usually linked to the office, but this data is fully editable and you can update it anytime from the settings section.

Procedure to Recover a Forgotten Password

If you have forgotten your password, the recovery process is simple and integrated into the access screen.

You only need to provide two pieces of information:

Office key (as explained above).
User

After entering this information, you will receive an email with instructions to reset your password and regain access securely.

Access recovery form with office and user fields and send button

What You Will Find Upon Entering Inmovilla

Once inside the system, you will access the main CRM environment, where the control panel with your indicators and key functionalities is displayed.

In the upper right corner, you will see the user avatar, which acts as a direct access to various options related to managing your office and your personal profile.

Main Inmovilla panel with indicators and top user menu

How to Modify Your Office’s Main Data

To update your agency’s general information, follow these steps:

Click on the user avatar located at the top right.
Select the My Office option.
Edit the available fields in the configuration.

From this panel, you can modify relevant public data of the agency, such as:

Physical address of the agency
Contact phone number
Public email address

This public email is the one used, for example, in publications and communications visible to clients and users.

Data That Cannot Be Modified from the My Office Section

It is important to distinguish between the agency’s operational data and administrative data.

While public data can be adjusted from My Office, any modification related to billing data must be managed through the corresponding department.

To change billing data, send your request by email to facturacion@inmovilla.com.

In summary:

Agency public data: editable from My Office.
Billing data: must be requested by email to the billing department.

How to Update User and Password from Settings

If you need to change your username or password, the procedure is done from the left sidebar, in the Settings section.

The detailed process is as follows:

Access Settings.
Select Users.
Choose the user you want to edit.
Modify the username if necessary.
Enter the new password.
Confirm the password.
Save the changes to apply them.

It is essential to have the appropriate permissions to access this section and make modifications.

Important: Steps for the Password Change to Take Effect

Saving the new password is an essential step, but for the change to apply correctly, you must:

Log out of the platform.
Log in again with the new password.

If you do not perform this logout and new login, it may seem that the change has not yet been implemented.

Summary: What You Can Modify Yourself and What You Must Request

To avoid confusion, here is a clear summary of the modifications you can make directly and those that require external intervention:

User: editable from Settings > Users.
Password: editable from Settings > Users.
Office public data: modifiable from My Office.
Office key: must be requested from the support team.
Billing data: must be managed through the billing area.

Quick Guide to Access Inmovilla

Go to crm.inmovilla.com.
Enter your office key, user, and password.
If needed, change the language from the top of the screen.
If you have forgotten your password, use the recovery option by providing the office key and user.
Once inside, use My Office to update your agency’s public data.
To change user and password, go to Settings > Users.
After changing the password, remember to log out and log in again for the changes to take effect.

With this information, you will have complete control over basic access to Inmovilla and know exactly where to make each type of modification, avoiding wasting time on options that do not apply.

Question 6

Register Prospect from App

Accepted Answer

How can we register a prospect from the App?

In the Inmovilla mobile application, we have a very practical feature that allows us to quickly and easily register a prospect directly from our mobile device. This option is especially useful for real estate agents who are on the field, as it facilitates the immediate capture of relevant information without the need to return to the office or use a computer.

To start, from the app's main menu, we select the “Register Prospect” option. Upon accessing this function, a form is presented where we must enter the basic details of the property we want to register. Among the most important data is the contact phone number shown on the sale or rental sign, as this number will be key to establishing communication with the owner or interested party.

This tool is especially valuable when we are in front of a building or house with a visible sign from a private individual who wishes to sell or rent their property. Instead of taking notes by hand or trying to remember the information, we can directly enter all the details into the app, ensuring that no prospecting opportunity is lost. In this way, the information is securely stored in the system and can be consulted and managed later from any device linked to our account.

For example, imagine you are visiting a new area and see a sign on the facade of an apartment that is for sale by a private individual. Thanks to this feature, you only need to open the app, select “Register Prospect” and quickly record the phone number and other relevant property details, such as the address, main features, and any additional observations. This facilitates follow-up and improves contact and opportunity management.

Additionally, the app allows attaching photos of the property directly from the mobile camera, enriching the recorded information and helping to have a clear visual reference. This feature is essential to maintain a complete and organized record that facilitates commercial work and closing deals.

Once we access the register prospect option, we will have to add the property details, registering the phone number shown on the sign. This step is fundamental, as it will allow us to contact the owner or advertiser directly to advance the negotiation or arrange a visit.

Correctly registering this information not only speeds up the commercial process but also helps maintain an updated and organized database, which is key for efficient management of prospects and clients.

In summary, the register prospect function from the Inmovilla app is an essential tool for real estate agents looking to optimize their time and maximize their business opportunities, allowing them to capture key information immediately and from anywhere.

Question 7

Envio de propriedade por WhatsApp e email

Accepted Answer

Envio de informações sobre o imóvel por WhatsApp e e-mail

Esta opção difere das restantes na medida em que, se enviarmos o link para um colaborador, o logótipo da minha agência não irá aparecer na ficha, nem os cabeçalhos, nem o e-mail e o telefone da nossa agência, uma vez que, como referimos, o envio é dirigido a um colaborador e não a um cliente. Portanto, se quisermos utilizar esta opção, teremos de selecionar o link para colaborador tanto no WhatsApp como no e-mail. Encontramos esta opção precisamente na função de copiar o link; se abrirmos o menu suspenso, irá aparecer a opção «para colaborador».

Se formos utilizar o WhatsApp:

Em primeiro lugar, temos de abrir no navegador a página https://web.whatsapp.com/

Assim que a tivermos aberta, teremos duas opções para enviar a informação pelo WhatsApp:

- A partir do menu Oportunidades:

- Dentro da ficha de Oportunidades:

Em ambas as opções, temos a possibilidade de enviar um e-mail. Faremos exatamente o mesmo e será aberta a secção de e-mail com o link adicionado ao corpo do texto.

Associar o imóvel ao envio pelo WhatsApp

Assim que clicarmos na opção de enviar pelo WhatsApp (se este botão não estiver visível, talvez seja necessário diminuir o zoom do ecrã e deslocar a página para baixo), irá ser apresentada a seguinte janela, na qual, como mostramos, é possível associar um imóvel:

Também podemos utilizar parâmetros para substituir nos modelos ou nos comentários que escrevemos antes de enviar a mensagem no WhatsApp:

Como fazer com que o link enviado seja destinado a um colaborador?

Por predefinição, se não alterarmos nada, enviamos o link normal, com os dados da nossa agência e o logótipo, mas, por vezes, isso não nos interessa, pelo que teremos de utilizar a seguinte opção antes de clicar em «Enviar»:

Partilha de um imóvel a partir do menu Imóveis

Partilhar um imóvel a partir deste menu é muito semelhante à partilha a partir do menu de Oportunidades. Neste caso, iriamos aceder à lista de imóveis e iriamos partilhar através do botão, selecionando e-mail ou WhatsApp:

Ao selecionar o meio de comunicação, será ativada a opção de escolher se pretende enviá-lo com os dados do comercial responsável pelo imóvel ou com os do remetente do e-mail:

É importante ter em conta que, no momento em que associamos uma Oportunidade ao contacto, a opção de mostrar os dados de quem envia o imóvel na ficha não estará disponível. Só é possível se não houver nenhuma Oportunidade associada.

Se, no momento em que enviarmos o imóvel por e-mail, não tivermos o endereço de e-mail registado na base de dados, irá aparecer um aviso a indicar essa situação e a oferecer a opção de criar a Oportunidade com os dados do imóvel, podendo introduzir os dados do comercial que enviou o e-mail na ficha do imóvel que estamos a enviar:

Question 8

Demand Registration

Accepted Answer

How to create a demand in Inmovilla: a complete step-by-step guide with all options

Registering a demand in Inmovilla is essential to document the interest of a potential client in a property or specific references within the real estate catalog. This action can be performed through different methods: manually from the main panel or the demand list, quickly during a phone call, and in some cases, from a lead received by email.

Selecting the most appropriate method from the start ensures that the contact data, the responsible agent, and the consulted reference are correctly linked, avoiding duplicate information and facilitating efficient and organized management.

What is a demand in Inmovilla?

A demand is the formal record that documents the request or real estate interest expressed by a client. For example, when a user inquires about a specific property, contacts the agency by phone, or sends an email related to a specific reference.

When creating a demand, it is essential to correctly identify both the contact and the source of the inquiry. In situations where the demand is generated from a phone call or a lead linked to a reference, Inmovilla allows using that reference as a basis to speed up creation and ensure data accuracy.

Ways to create a new demand

Inmovilla offers multiple ways to register demands. The choice of method will depend on the moment the inquiry is received and the information available at that time.

Create a demand from the Create new button

From the main screen, there is a shortcut to create new items, including demands. This method is ideal when you need to open a demand record without previously navigating to the full list.

Access the Home or main screen.
Click the yellow Create new button located at the top right corner.
Select the Demand option from the dropdown menu.
Complete the form with all available contact and reference information.

This access is especially useful for registering new inquiries that do not originate from calls or emails managed within the platform.

Create a demand from the Demands section

Another option is to create the demand directly from the specific demands area, which is recommended when you are already working on reviewing or managing the list of existing requests.

Access Demands from the system sidebar.
Press the New demand button located at the top right.
Fill in all the fields of the form with the relevant information.
Save the demand once the data has been verified.

This method opens a blank form, so all necessary information must be entered manually.

Create a demand during a phone call

Creating a demand from a call is one of the fastest and most efficient ways to record the interest of a client who contacts the agency directly. It is especially suitable for face-to-face or telephone inquiries related to a specific property.

The process starts from the call button located at the top of the real estate panel. From there, the essential contact data is entered and the type of call is defined.

Access the Call option.
Enter the first name and last name of the interested party.
Provide a contact method, either phone or email.
Verify the assigned agent for managing the demand.
In the Call type field, select New demand.
Search for and select the reference related to the inquiry.
Save the information to generate the demand automatically.

By default, the assigned agent corresponds to the person managing the call, but it is advisable to confirm this before saving to ensure the demand is correctly attributed.

Importance of selecting the appropriate reference

By specifying that it is a new demand, a reference searcher is activated that allows associating the demand directly with the property or consulted reference. This step is crucial to create an accurate record and avoid starting from scratch.

For example, if a client visits the office asking about a particular property, registering the call with that reference facilitates the immediate creation of the demand linked to that specific property.

Create a demand from a lead received by email

When a lead is received by email and automatic demand creation is not enabled, it is possible to generate the demand directly from the lead.

Open the email or lead received in Inmovilla.
Select the Create contact from email option.
Verify and correct, if necessary, the sender's data.
Associate the reference linked to the inquiry, if applicable.
Generate the demand with the collected information.

This flow is similar to the phone call: if the contact is not registered, the platform allows registering it using the available information and associating the demand with the reference that motivated the contact.

How to enable automatic demand creation

To optimize the process and reduce manual workload, Inmovilla offers the possibility to configure automatic demand creation from leads received by the real estate agency. This function is especially useful when the agency receives inquiries regularly and wants to speed up management.

The configuration is done in the automation area by following these steps:

Access Settings.
Go to the Options section.
Locate the Automation section.
Enable the automatic demand creation option for incoming leads.

Before enabling this automation, it is advisable to verify that the received leads contain complete data and correctly identified references, ensuring that automatically generated demands are accurate and useful for subsequent management.

Which method is best to use in each situation?

Method	When to use it	Main advantage
Create new from Home	To register a demand from scratch, without prior data.	Quick and immediate access from the main screen.
New demand from Demands	When managing the list of active requests.	Allows centralized and organized administration.
From call	When the client contacts by phone or visits the office.	Associates the inquiry to a reference quickly and directly.
From email or lead	When the inquiry arrives by email and is not created automatically.	Utilizes already received data to speed up registration.
Automatic creation	When leads are received regularly and consistently.	Minimizes manual work and improves efficiency.

Key data to review before saving a demand

A complete and correct demand record facilitates follow-up and subsequent management. Before finalizing the registration, it is essential to carefully review the following data:

First and last name: to clearly identify the interested party.
Phone and email: ensure effective contact channels.
Assigned agent: confirms who will be responsible for managing the demand.
Call type: make sure to select New demand if registering from a call.
Consulted reference: links the demand with the property that generated the interest.

Common mistakes when creating demands and how to avoid them

Not selecting “New demand” during call registration

If the call type is not set as “New demand,” the system will not activate the specific flow to correctly create and associate the demand. Always verify this selection before continuing.

Omitting the consulted property reference

The reference is a critical piece of data when the contact asks about a specific property. Without it, the demand cannot be generated based on the property that originated the inquiry, making follow-up difficult.

Leaving contact data incomplete

Whenever possible, register at least a phone number or email, in addition to the full name. This prevents the demand from lacking a clear way to re-establish contact with the client.

Not reviewing the assigned agent

The system assigns by default the agent managing the call. If another professional should handle the demand, it is essential to adjust this information before saving to ensure correct assignment.

Summary: the fastest and most efficient way to register a demand

For occasional inquiries, manual creation from Create new or from the Demands section is appropriate and accessible. When the client makes a call or visits the office asking about a specific reference, registering the demand from the Call option allows a faster and more precise process.

In agencies that manage a regular volume of leads, automatic demand creation through configuration in the Automation area is the most efficient alternative, provided that contact data and references are correctly integrated from the start.

Question 9

Agenda no Inmovilla

Accepted Answer

Como utilizar a agenda do Inmovilla para gerir compromissos, tarefas e acompanhamentos de forma eficiente

A agenda do Inmovilla posiciona-se como o núcleo central para a organização diária de consultores e equipas imobiliárias. Esta ferramenta integral permite registar, consultar e gerir compromissos, visitas, chamadas pendentes, notas e acompanhamentos a partir de uma única interface intuitiva. Uma configuração ótima da agenda facilita a priorização de atividades comerciais, minimiza o risco de esquecimentos e proporciona uma visão clara e atualizada tanto da atividade individual como, quando as permissões o permitem, do trabalho de outros consultores dentro da equipa.

Nesta guia detalhada, encontrará instruções práticas para maximizar o aproveitamento da agenda do Inmovilla: desde selecionar a vista mais adequada, aplicar filtros precisos, criar e gerir tarefas, até coordenar de forma eficaz a atividade coletiva da equipa.

Que tipos de atividades se devem registar na agenda do Inmovilla

A agenda deve ir além do simples registo de visitas a imóveis. O seu verdadeiro potencial revela-se quando é utilizada para centralizar todos os compromissos comerciais e operacionais que requerem acompanhamento ou ação posterior.

Compromissos e visitas: reuniões com proprietários, compradores, inquilinos e colaboradores-chave.
Chamadas de acompanhamento: contactos programados para realizar em datas específicas, assegurando a manutenção de relações e oportunidades.
Tarefas comerciais: ações ligadas a pedidos, imóveis ou oportunidades concretas que requerem acompanhamento ativo.
Lembretes: gestões internas, documentação pendente ou trâmites relevantes que devem ficar registados dentro do CRM para evitar perdas de informação.
Notas e anotações: informação contextual que enriquece o planeamento diário e facilita a tomada de decisões.

O objetivo fundamental é que a agenda atue como a fonte única e fiável para conhecer o que deve ser realizado, quando e por quem. Evitar a dispersão de tarefas em múltiplos canais é crucial para garantir um acompanhamento rigoroso e evitar que ações importantes fiquem por atender.

Acesso e personalização da vista da agenda

O acesso à Agenda encontra-se convenientemente localizado na barra lateral esquerda do Inmovilla. Uma vez dentro, é recomendável adaptar a visualização para que se ajuste às necessidades e estilo de trabalho de cada utilizador.

A plataforma oferece flexibilidade para mudar entre vistas diárias, semanais e mensais, além de uma vista comparativa desenhada para supervisionar a carga de trabalho da equipa comercial.

Seleção entre vista diária, semanal ou mensal

Vista diária: ideal para focar-se nas tarefas imediatas, organizar o dia com precisão e gerir horários detalhadamente.
Vista semanal: facilita a distribuição equilibrada de visitas, chamadas e acompanhamentos a curto prazo, otimizando o planeamento semanal.
Vista mensal: permite identificar semanas com alta carga, planear campanhas estratégicas e rever compromissos futuros com antecedência.
Vista comparativa comercial: apresenta a agenda em formato de colunas por consultor, disponível em vista diária, ideal para coordenadores que precisam monitorizar e redistribuir a atividade da equipa.

É importante considerar que a vista comparativa pode requerer um tempo de carregamento maior devido à consolidação de múltiplas agendas, mas a sua utilidade para a gestão e coordenação da equipa é indiscutível.

Os filtros situados na parte superior permitem adaptar a visualização do calendário para se centrar exclusivamente na atividade relevante em cada momento.

Guardar a configuração personalizada da agenda

Na parte direita do painel de controlo da agenda, encontrará um ícone de cadeado que permite definir se o Inmovilla deve recordar as preferências e filtros aplicados ao voltar a entrar.

Cadeado ativado: mantém a configuração atual, incluindo a vista selecionada, consultores visíveis e tipos de tarefas filtradas.
Cadeado desativado: impede que estas preferências sejam guardadas como configuração predefinida, facilitando a flexibilidade em consultas variadas.

Para consultores que trabalham principalmente com as suas próprias tarefas ativas, guardar esta configuração habitual reduz passos e otimiza o fluxo de trabalho diário. Em contraste, para utilizadores que revisam múltiplas agendas ou períodos, pode ser mais conveniente não fixar uma configuração padrão.

Como aplicar filtros eficazes na agenda do Inmovilla

Os filtros são ferramentas essenciais para transformar uma agenda com grande volume de informação numa lista manejável e focada nas ações prioritárias. Antes de modificar a visualização, é fundamental definir claramente que tipo de atividade se deseja analisar: própria, da equipa, tarefas manuais ou acompanhamentos destacados.

Filtragem por consultor

Por defeito, a agenda mostra a informação associada ao utilizador que iniciou sessão. No entanto, se o perfil contar com as permissões adequadas, é possível aceder às agendas de outros consultores.

Este filtro é especialmente útil em dois contextos:

Trabalho individual: permite focar-se nas tarefas próprias para uma execução eficiente do dia a dia.
Gestão de equipa: facilita a supervisão e coordenação das atividades de um ou vários consultores, otimizando a atribuição de visitas e acompanhamentos.

A visibilidade sobre as tarefas e acompanhamentos de outros consultores está condicionada pelas permissões estabelecidas para cada utilizador, garantindo a confidencialidade e segurança da informação.

Filtragem por etiquetas e importância

As etiquetas são uma ferramenta poderosa para categorizar acompanhamentos segundo critérios definidos pela agência, tais como prioridades, tipos de contacto ou fases do processo comercial.

Aplicar filtros por etiquetas permite visualizar apenas as anotações que partilham uma classificação específica, desde que a equipa mantenha uma aplicação coerente e uniforme das mesmas. Sem essa consistência, o filtro perde eficácia e pode gerar confusão.

As etiquetas permitem segmentar acompanhamentos segundo prioridades ou critérios estabelecidos, facilitando uma gestão mais ordenada e eficiente.

Filtrar por tipo e estado de acompanhamento

A agenda oferece opções para ajustar a visibilidade de diferentes tipos de registos, entre os quais se destacam:

Tarefas ativas: ações pendentes que requerem atenção imediata.
Tarefas finalizadas: registos de atividades concluídas que permitem rever o trabalho realizado.
Tarefas automáticas: registos gerados automaticamente, como os ligados à criação de pedidos ou processos internos.
Notas: anotações informativas que aportam contexto mas que podem não implicar uma ação direta.

Para a revisão diária, é recomendável mostrar principalmente as tarefas ativas e ocultar as automáticas ou notas se estas gerarem distrações visuais. Em análises históricas ou relatórios, incluir tarefas finalizadas e notas pode aportar uma visão mais completa.

Excluir dias não laborais da visualização

Se a operação habitual do escritório não contempla atividade durante fins de semana, é possível excluir sábados e domingos da vista da agenda. Esta configuração oferece um calendário mais limpo e focado nos dias laborais, melhorando a legibilidade e gestão do tempo.

No entanto, é fundamental ajustar esta opção à realidade específica de cada negócio, pois em alguns casos programam-se visitas e atividades durante o fim de semana, e excluir esses dias poderia ocultar compromissos relevantes.

Interpretação das cores nos acompanhamentos

Os acompanhamentos distinguem-se mediante um sistema de cores que facilita a identificação rápida de cada tipo de anotação ou estado. Contudo, o significado exato destas cores depende da configuração personalizada nas listagens do Inmovilla.

Por isso, é imprescindível não assumir interpretações gerais sem antes consultar a configuração vigente na conta. Contar com uma nomenclatura clara e partilhada por toda a equipa permite reconhecer de imediato as ações que requerem atenção prioritária.

Criação ágil de tarefas ou acompanhamentos desde a agenda

A agenda permite registar novas tarefas diretamente a partir do calendário, oferecendo uma forma rápida e eficiente de programar acompanhamentos no momento em que surgem necessidades.

Seleciona o dia específico no calendário onde deseja adicionar a tarefa.
Clica no botão mais que aparece para criar uma tarefa nessa data, ou utiliza a opção de adicionar tarefas situada na parte superior direita.
Completa os dados necessários no formulário de criação de acompanhamento que se abrirá.
Guarda a tarefa para a incorporar imediatamente na agenda.

É recomendável rever cuidadosamente a data, o consultor responsável e a informação complementar antes de guardar, para assegurar que a ação fique corretamente definida e seja facilmente compreendida no momento da sua execução.

O formulário de acompanhamento integrado na agenda facilita a programação rápida e precisa de novas tarefas.

Consulta e gestão de tarefas pendentes e acompanhamentos

A partir do menu de Mais ações na agenda, os utilizadores podem atualizar a informação, aceder às tarefas pendentes, gerir acompanhamentos e exportar os dados disponíveis para análises externas ou relatórios.

Vista especializada de tarefas pendentes

As tarefas pendentes, embora ligadas ao calendário, apresentam-se numa visualização tipo funil que facilita a identificação de agrupamentos, bloqueios ou acumulações. Esta perspetiva é especialmente útil para realizar revisões no início ou no final do dia, permitindo priorizar as ações que ainda requerem atenção.

Acesso direto ao módulo de acompanhamentos

A opção de acompanhamentos conduz a uma secção específica onde se centralizam estes registos, ideal para quem precisa consultar o historial completo ou informação detalhada para além do âmbito temporal do calendário.

Exportação de dados da agenda

A funcionalidade de exportação permite extrair os acompanhamentos e anotações registados, facilitando a sua análise externa ou a geração de relatórios. Recomenda-se aplicar previamente filtros adequados para que a exportação contenha apenas a informação relevante, evitando a inclusão de dados desnecessários.

Por exemplo, é possível filtrar por consultor, período ou tipo de tarefa antes de gerar o ficheiro de exportação, otimizando assim a utilidade do documento resultante.

Sincronização do Inmovilla com o Google Calendar

O Inmovilla oferece a possibilidade de ligar a sua agenda ao Google Calendar através das definições individuais de cada utilizador. Esta integração realiza-se mediante as contas de correio do G Suite configuradas para o utilizador.

Antes de ativar esta sincronização, é fundamental verificar que calendário e conta Google serão utilizados, para evitar confusões ou perda de informação ao trabalhar com agendas diferentes ou descoordenadas.

Boas práticas para manter uma agenda imobiliária organizada e eficaz

O verdadeiro valor da agenda maximiza-se quando é acompanhada de uma rotina disciplinada e um uso coerente por parte de toda a equipa. Não basta criar numerosas tarefas; é imprescindível mantê-las atualizadas e garantir que todos os membros interpretam a informação de forma uniforme.

Regista cada ação imediatamente após acordá-la: evita adiar a anotação de visitas, chamadas ou compromissos para não perder informação crítica.
Estabelece etiquetas comuns e uniformes: definir e consensuar o significado das etiquetas evita classificações inconsistentes e melhora a comunicação interna.
Prioriza a revisão de tarefas ativas: focar-se no que está pendente é a forma mais eficaz de avançar na execução diária.
Realiza revisões regulares e sistemáticas da agenda: um controlo diário evita a acumulação de pendentes e facilita o planeamento.
Utiliza a vista comparativa com objetivos claros: é uma ferramenta valiosa para a coordenação, mas pode não ser a mais adequada para o trabalho individual.
Ajusta os filtros conforme o teu papel e responsabilidades: um consultor, um responsável comercial e um coordenador não precisam visualizar exatamente a mesma informação.

Erros comuns na gestão de tarefas com o Inmovilla e como evitá-los

Omitir chamadas e lembretes na agenda

Registar apenas as visitas distorce a verdadeira carga de trabalho. É fundamental anotar também chamadas, acompanhamentos e gestões para manter um controlo completo e evitar depender exclusivamente da memória.

Mostrar todas as tarefas sem aplicar filtros

Incluir tarefas finalizadas, automáticas, notas e atividades de múltiplos consultores sem filtrar pode gerar saturação visual e dificultar a leitura. Aplicar filtros não elimina informação, mas organiza-a para que seja acessível e útil conforme o objetivo do utilizador.

Não rever corretamente as permissões do utilizador

A capacidade para visualizar tarefas e acompanhamentos de outros consultores

depende das permissões atribuídas. Se uma agenda ou função esperada não está disponível, é recomendável verificar a configuração de permissões antes de assumir que falta informação.

Utilizar etiquetas sem critérios claros e consensuados

As etiquetas só aportam valor se forem aplicadas de forma consistente e com um significado partilhado. Estabelecer normas simples e uniformes melhora a qualidade da filtragem e fortalece a coordenação interna.

Resumo: uma agenda configurada para otimizar a tomada de decisões diárias

A agenda do Inmovilla é uma ferramenta essencial para centralizar a gestão de compromissos, visitas, tarefas e acompanhamentos, transformando a atividade comercial numa planificação visível, organizada e manejável. O sucesso reside em registar cada compromisso com precisão, selecionar a vista adequada, filtrar a informação relevante e realizar revisões periódicas das tarefas pendentes.

Uma configuração simples, que inclua filtros guardados, etiquetas coerentes e uma revisão diária focada nas ações ativas, converte a agenda num instrumento estratégico para a execução eficaz e não simplesmente num calendário de consulta.

Question 10

Portals with direct gateway in Inmovilla

Accepted Answer

Real estate portals compatible with Inmovilla: complete list and publication modes

Inmovilla offers an advanced publication gateway that allows the dissemination of properties on a total of 83 real estate portals integrated into its platform. The options are classified into three main categories: premium portals, freemium, and free, each with specific features and conditions.

Understanding the differences between these modes is essential for real estate agencies to make informed decisions about where to publish their properties, what procedures can be carried out directly from Inmovilla, and when it is necessary to establish a contract or direct communication with each portal.

How publication on portals through Inmovilla works

Inmovilla's publication gateway facilitates the agile and centralized sending of real estate listings to the portals available on the platform. However, the activation and management process varies according to the business model of each portal:

Premium portals: these are paid platforms that require a prior and direct contract with the portal before being able to use the gateway.
Freemium portals: they offer a free mode that can be activated from Inmovilla, while paid options must be managed directly with the corresponding portal.
Free portals: they allow registration and start publishing properties directly from Inmovilla, without the need for additional contracts.

Before activating any channel, it is advisable to analyze the type of property to promote, the agency's target geographic market, and the specific commercial conditions of each portal to optimize return on investment and visibility.

Premium portals available in Inmovilla

Premium portals are paid platforms that require a direct contract with the provider before being able to use Inmovilla's gateway for listing publication.

Currently, Inmovilla integrates a list of 41 premium portals, among which stand out:

idealista
A Place in the Sun
Api.cat
Aquimicasa
Arkadia
Casa Portugal
Custo Justo
Domaza
Fotocasa
Globaliza
Green-Acres
HáTudo
HispaCasas
Hogaria.net
HomeOverSeas
Immovario
Imovirtual
Imovirtual Primary Market
Indomio
Kyero
Live on Riviera
LuxuryEstate PT
Maresme
Mer et Demeures
Miracasa
MisOficinas.es
MoveAgain
Pisos.com
PisosAd
PisosenCantabria.es
PisosEnElche
Rightmove
SingularesS
Spainhouse
Supercasa/CasaSapo
Terrenos.es
ThinkSpain
Tranio
Tucasa
Wikicasa
Zoopla

When to choose premium portals

This category is ideal for agencies that already maintain an active contractual relationship with the portal or that want to incorporate high visibility and international reach channels into their acquisition and marketing strategy. Integration through Inmovilla simplifies the distribution and updating of listings once the commercial relationship is established.

Freemium portals compatible with Inmovilla

Freemium portals combine free functionalities with paid premium options. The initial activation for the free mode is conveniently done from Inmovilla, while to access additional services or paid publication modes it is necessary to contact the portal directly.

Currently, Inmovilla has 18 freemium portals integrated, among which are:

1001Portales
Casa Certa
cocampo
CoStar
Creditocasa
GlobImmo
Habitar Portugal
JamesEdition
LuxuryEstate
NovaEstate API
Properstar
Quatru
TheBarcelona Real Estate
TodoPisos
Trovimap
UrbaMarkt
UrbanHouses
Vivados

Key considerations for freemium portals

Check carefully which features are included in the free mode.
Consult if the portal offers additional visibility or publication services through payment.
Contact the portal directly to expand or modify the usage conditions if necessary.
Always keep the information and graphic material of each property updated before activating its dissemination.

This mode is especially useful to expand the reach of the real estate portfolio without incurring initial costs or complex contractual processes.

Free real estate portals in Inmovilla

Free portals allow agencies to register and start publishing their properties directly from Inmovilla, without the need for prior contracts or additional costs.

The gateway integrates a total of 24 free portals, including:

BolsaDePisos
BuscaInmobiliarias
CasiNuevo
CostaNova
Doopla
DuplexPisos
Facilitea Casa
fincalista
GranManzana
InmoMap
Jubenial
Listanza
MadridVivienda
NovaEstate
PisoCasas
PonLocal Ponferrada
SoloCasa
Tuad
VaDeVender
VenderYa
Vivegreen
Vizzit
WallaPisos
YPisos

Guide to selecting the ideal portals to publish your properties

Publishing on a large number of portals does not replace a carefully designed strategy. Selection should be based on the typology of the real estate portfolio and the channels that best suit its characteristics and objectives.

Identify the type of portal: clearly differentiate between premium, freemium, and free portals before proceeding with registration.
Review current contracts: if the agency already has agreements with premium portals, consider their activation through the gateway.
Take advantage of free registrations: free portals and the no-cost modes of freemium are excellent to expand dissemination without additional costs.
Consider the property's destination: select portals oriented to local, national, or international markets as appropriate.
Verify the publication: after registration, ensure that listings, images, and data are being transmitted correctly to each portal.
Keep information updated: regularly update price, availability, features, and graphic material to avoid obsolete listings.

Common mistakes to avoid when activating real estate portals

Confusing the publication gateway with contracting: the availability of a portal in Inmovilla does not exempt compliance with the commercial conditions of premium portals.
Assuming a freemium portal is completely free: initial activation may be free, but advanced services usually require additional contracting.
Not differentiating between NovaEstate and NovaEstate API: both appear as distinct options in the free and freemium categories and have specific conditions.
Activating channels without evaluating portfolio suitability: prioritize portals that fit the property's profile and target market to maximize results.
Forgetting to verify periodic updates: portal availability and conditions may vary over time, so regular review is necessary.

Summary of the portal list in Inmovilla

Inmovilla's publication gateway integrates a total of 83 real estate portals, distributed in 41 premium portals, 18 freemium, and 24 free. Premium portals require prior direct contracting; freemium allow free registration from Inmovilla for their no-cost mode, with advanced services managed directly with the portal; and free portals can be activated and managed entirely from the platform.

This list reflects the information current as of August 2026 and is subject to periodic updates. To confirm registration conditions, availability, or specific requirements of any portal, we recommend consulting the most recent information available in Inmovilla.

Question 11

Email in Inmovilla

Accepted Answer

Complete guide to email in Inmovilla: comprehensive management of leads, inboxes, and sending

The integrated email system in Inmovilla centralizes and optimizes all communication of a real estate agency. From receiving leads from real estate portals to managing messages addressed to owners, demands, contacts, and collaborators, this tool facilitates thorough and efficient control. With proper configuration, it allows precise identification of the origin of each inquiry, automatic assignment to the corresponding sales agents, and constant tracking within the CRM.

It functions as a fully integrated email manager within the platform. It is easily accessed from the Email option in the sidebar, where unread messages are notified to ensure quick and organized attention.

Key features of Inmovilla email

The email inbox is designed so that the sales team can manage all their communication without leaving Inmovilla. Beyond simple email reception and sending, it offers advanced tools to classify conversations and act on each message quickly and effectively.

• Centrally consult received, sent, and unread messages.
• Access a specific inbox for leads, facilitating focused management of new opportunities.
• Archive, delete, mark as read or unread, and apply custom labels for precise organization.
• Transfer conversations to other users with the possibility to add internal comments to contextualize the assignment.
• Postpone messages to resume them at a later date, optimizing follow-up and prioritization.
• Schedule email sending for specific dates and times, adapting to the sales strategy.
• Filter messages by date, user, and other advanced criteria for efficient searching.
• Consult corporate office emails, provided the user has the necessary permissions.

This comprehensive approach eliminates dependence on external email accounts and avoids lead dispersion across multiple tools, ensuring a more coherent and productive workflow.

Internal email addresses: office and agents

It is important to highlight that, although the internal email address may appear in a technical unfriendly format (for example, i.crminmovilla.413@inmovilla.com), the final recipient receives an email with a public and professional address, such as support@inmovilla.com, thanks to an intelligent masking system.

Inmovilla automatically generates internal addresses both for the central office and for each sales agent. The office address is identified by the agency's unique code, while the individual address incorporates the Email ID assigned to each user.

The identifier of each agent can be consulted in Settings > Users, accessing the corresponding profile, where the Email ID field that forms part of their internal address is displayed.

For an agent to use this internal address and receive emails, it is essential that they have logged in with their credentials at least once. Until then, their internal email will remain inactive.

Sender configuration: office or agent email

The agency has the flexibility to decide which address appears as the sender when sending an email from an agent. This setting is crucial to personalize communication and ensure that replies are directed to the appropriate sales agent.

If this option is activated, the recipient will see the email registered in the user's profile, as the system masks the internal address to display it in a professional format.

To adjust this preference, go to Settings > Options > General within the application options. The option to show the agent's email replaces the office's general address with the internal address of the user sending the message.

• If the option is disabled, recipients will see the office's general corporate email.
• If enabled, the sender will be the email of the sales agent sending the message, personalizing communication.
• After making changes to permissions or options, it is necessary to log out and log back in for the configuration to take effect.

Access to settings, options, and user management is restricted to profiles with manager or administrator permissions, ensuring security and control.

Efficient inbox organization

The email inbox is structured into multiple folders that segment messages according to their status and purpose, facilitating orderly management. Among the most relevant folders are: Received, Sent, Unread, Leads, Reservations, GDPR, Postponed, Scheduled, Spam, Deleted, and Archived.

For the daily activity of the sales team, the Leads inbox is especially critical. Although leads may also appear in the received folder, this specific view allows focusing on reviewing and managing requests coming from real estate portals.

Inmovilla email inbox with message list and color labels

Color labels in the inbox facilitate prioritization and visual classification of requests, improving team productivity.

Hovering over a message in the list reveals quick actions that allow tasks to be performed without opening each conversation, optimizing workflow.

• Archive messages already managed to keep the inbox clean.
• Delete emails or mark as spam for effective mailbox control.
• Change status between read and unread to organize pending attention.
• Postpone messages to resume them at a more convenient time.
• Transfer emails to another sales agent with internal comments to facilitate collaboration.
• Consult related items when available for additional context.

Assigning emails to other users

The transfer functionality allows easily assigning a conversation to another team member directly from the inbox. When selecting this option, the recipient user is chosen and an internal comment can be added to provide context or additional instructions.

All assigned messages are recorded in the View transfers section, facilitating tracking and review of responsibilities within the team.

Advanced message search and filtering

At the top of the inbox are search tools and filters that allow narrowing emails by date range, user, status, and other custom criteria. The user filter is especially useful to quickly locate emails assigned to a sales agent or evaluate the individual activity of each agent.

When users have a photo or avatar in their profile, Inmovilla shows them alongside their filtered emails, improving visual identification. In the absence of an image, their initials are used to facilitate distinction among team members.

Management of corporate and agent emails

The general office mailbox centralizes all communications arriving through the official corporate address. Access to these emails is conditioned on a specific permission that enables their viewing.

Users with this permission can enable or disable viewing office emails from the inbox itself, allowing sales agents to focus exclusively on their personal messages or include the general mailbox for a complete view of agency activity.

Visual identification of lead origin from real estate portals

To improve lead management and classification, Inmovilla allows displaying the icon of the portal from which each contact originates, provided that this medium is configured in Lists > Media. This visual representation facilitates immediate recognition of the origin of each lead within the inbox.

This functionality is especially useful to segment requests coming from different portals and maintain more organized control of the digital capture process.

Automatic creation of demands from received emails

When the agency activates this option, leads arriving by email can automatically generate demands in Inmovilla, provided the message contains the necessary information to validate and register the request.

• Associated property reference.
• Valid contact medium, such as email or phone.
• Full name of the interested client.

The labels applied in the inbox indicate the status of the process:

Created: the demand has been successfully generated automatically thanks to the received information.
No reference: the lead lacks a property reference, preventing automatic creation of the demand.
Already exists: the contact is already registered in the database, avoiding duplicates.

If the Inbox functionality is enabled, a lead qualifier can also be activated that collects additional information to assess the contact's level of interest, thus optimizing opportunity prioritization.

Process to compose and send emails in Inmovilla

The composing form is uniform, whether initiated from the inbox, a property profile, or a demand. By clicking the New email button, an integrated window opens to prepare the sending.

Inmovilla email composing panel with recipient, subject, and content fields

This panel gathers in a single space the list of recipients, attachments, templates, and advanced sending options, facilitating the creation of complete and personalized emails.

To compose an effective email, it is recommended to follow these steps:

• Click New email to open the composing form.
• Add recipients manually or select directly from linked records such as demands, owners, or contacts.
• Indicate if the email is addressed to a collaborator; in this case, the message will be sent without including the corporate logo.
• Decide whether to send the email with or without corporate header, depending on the type of communication.
• Attach necessary files to complement the message.
• Apply a pre-designed template if you want to start from predefined content and save time.
• Write the subject and body of the message clearly and professionally.
• Send the email immediately or schedule its sending for a future date and time.

When selecting recipients from Inmovilla, it is advisable to verify that each contact is correctly included in the corresponding field before confirming sending to avoid errors.

Advanced features: scheduling sending and postponing conversations

Scheduling and postponing functions, although different, complement each other to improve workflow management.

Schedule email sending

Once the message is composed, you can select a specific date and time for sending. Scheduled emails are stored in the Scheduled inbox, from where they can be easily consulted and managed.

Postpone review of received emails

From an open conversation, the clock option allows selecting when you want the message to reappear in your main inbox. After confirming the date, the email moves to the Postponed inbox, helping organize follow-ups without saturating the active inbox.

This function is ideal to maintain orderly control of messages requiring attention at later times.

GDPR consent control before sending

Inmovilla incorporates an alert system to ensure GDPR compliance. When attempting to send an email to a contact who has not explicitly accepted receiving electronic communications, the platform shows a prior warning, allowing the user to decide whether to continue or cancel sending.

This mechanism provides an additional level of security and compliance in communications with contacts whose authorization is not registered.

Recommended routine for effective lead management via email

To maintain an orderly and efficient process, it is recommended to adopt the following daily routine:

• Prioritize reviewing unread emails and new leads in the specific Leads inbox.
• Identify the portal origin of each lead when configured as a medium, using visual icons.
• Verify that the lead includes property reference and complete contact details to facilitate automatic creation of demands.
• Check labels indicating if the demand was created automatically or if the contact already exists in the database.
• Assign the conversation to the appropriate sales agent through transfer when necessary.
• Postpone it for follow-up if it requires later attention.
• Archive resolved messages to keep the active inbox clean and organized.

Conclusion

Inmovilla email goes far beyond a simple system for sending and receiving messages. It is a comprehensive commercial management tool that centralizes lead capture and tracking, automates demand creation when information is sufficient, effectively distributes conversations among the team, and keeps pending follow-ups visible.

Proper configuration of users, permissions, sender addresses, and corporate mailboxes establishes a solid foundation for each email to be managed efficiently within the agency's commercial process, enhancing productivity and service quality.

Question 12

Plasmic

Accepted Answer

Montar páginas en Plasmic

Por dónde empezar cuando montas una página y qué componente elegir en cada situación. No hace falta saber programar: cada componente tiene además su propia ayuda dentro del editor.

Índice

Conceptos en un minuto
La regla de oro: qué componente elegir
Quiero X → usa Y
Montar una página nueva
Editar un componente ya colocado
Errores frecuentes
Dónde mirar más

1. Conceptos en un minuto

Página — cada URL del sitio (la portada, "Contacto", "Servicios"…). En Plasmic, una página es una pila de componentes de arriba abajo.
Componente — cada bloque que arrastras a la página: un header, una cabecera con foto, una rejilla de propiedades… Los nuestros aparecen en el panel de inserción con nombre propio, como GenericHero o GenericContainer.
Componentes de configuración ("Config. …") — componentes invisibles: no pintan nada, pero activan cosas en todo el sitio (idiomas, monedas, Google Reviews, textos legales…). No los borres: si desaparecen, deja de funcionar lo que gobiernan.
Configuración de la agencia vs. página — algunos contenidos no se guardan en la página sino en la configuración compartida de la agencia. Por eso, cambiar el menú del header o los textos del Hero de portada desde una página lo cambia en todas. Cada componente avisa de esto en su documentación.
Clave de página — algunos componentes (como GenericHero) piden una "clave" al colocarlos: el nombre interno con el que se guardan sus textos y su fondo, para que cada página tenga los suyos sin pisarse con las demás.

2. La regla de oro: qué componente elegir

Cuando vayas a añadir un bloque, sigue este orden. Cuanto más arriba elijas, menos trabajo tendrás después y más consistente quedará el sitio.

1º

¿Existe un componente hecho para esa sección?

Si la sección ya tiene componente propio, úsalo: trae el contenido, el diseño y las traducciones resueltas.

Ejemplos: HeroAboutUs para "Quiénes somos", HeroBlogPost para el blog, ComercialSection para "Nuestro equipo", FeaturedPropertiesSection para propiedades destacadas, TestimonialSection para reseñas, ServicesContainer para servicios.

2º

Si no, usa un componente genérico nuestro

Son las piezas pensadas para montar bloques nuevos:

ComponenteQué hace GenericHeroCabecera con fondo, título y subtítulo propios de cada página (por clave de página). GenericContainerRejilla de datos reales: propiedades, promociones, zonas, testimonios, equipo, FAQs… GenericContainerSlideLo mismo pero en carrusel deslizante. TitleSectionTítulo y subtítulo de sección con el estilo del sitio. StyledBackgroundContenedor de fondo (color del tema, imagen…) para envolver lo que montes a mano. TextInternationalizableTexto libre que se traduce según el idioma del visitante. ImageImagen gestionada desde el CMS, guardada por clave.

3º

Los elementos básicos de Plasmic, solo para rematar

Los box, text e image de Plasmic sirven para espaciar, agrupar o decorar. No los uses para contenido real:

Un text de Plasmic no se traduce: se ve igual en todos los idiomas. Para textos visibles usa TextInternationalizable (salvo nombres propios o teléfonos, que no cambian).
Un box con color a mano no sigue la paleta del sitio: si mañana cambia el diseño, ese bloque se queda descolgado. Usa StyledBackground, que toma los colores del tema.
Una image de Plasmic no se puede cambiar desde el CMS. Con nuestro componente Image, sí.

3. Quiero X → usa Y

Quiero…Usa… Cabecera de portada con buscadorHero Cabecera de una página interior (contacto, servicios…)GenericHero Cabecera de "Quiénes somos" / del blogHeroAboutUs / HeroBlogPost Rejilla de propiedades, zonas, equipo, FAQs…GenericContainer Carrusel de propiedades, testimonios, equipo…GenericContainerSlide Título de sección con el estilo del sitioTitleSection Un párrafo o texto suelto traducibleTextInternationalizable Fondo de color o imagen para un bloque propioStyledBackground Una imagen editable desde el CMSImage Incrustar un widget externo (mapa, reseñas de terceros…)RenderHTML Formulario de contacto con imagenForm with Image Preguntas frecuentesFAQAcordion Botón flotante de WhatsAppWhatsApp Widget

¿No encuentras lo que buscas? El índice completo de componentes (hay más de ochenta) está en la guía de componentes, dentro del propio editor.

4. Montar una página nueva

No necesitas a nadie del equipo técnico: todo se hace desde el editor de Plasmic.

1

Crea la página

Pulsa el selector de páginas (arriba a la izquierda, junto al nombre de la página actual).
Pulsa "Nuevo" y elige "Nueva página".
Escribe un nombre y pulsa "Crear página".

2

Revisa la Ruta URL

Con la página abierta, ve al panel derecho, pestaña "Datos de página". Ahí está la Ruta URL (por ejemplo /test-page):

Es la dirección real con la que se verá la página en la web.
Es la ruta que usarás en el paso 4 para enlazarla desde el menú.

Elige una ruta corta, en minúsculas y descriptiva (/servicios, /contacto…). Puedes cambiarla en ese mismo campo.

3

Monta el contenido

El esqueleto recomendado de cualquier página es:

Header como primer elemento (uno solo por página).
Una cabecera: GenericHero con su clave de página en las interiores; Hero solo en la portada.
Las secciones de contenido, siguiendo la regla de oro.
Footer como último elemento.

4

Enlázala en el menú del header

Para que los visitantes lleguen a la página nueva, añádela al menú de navegación:

Ve a la página HomePage y selecciona el componente Header.
En el panel derecho, abre "Enlace de header y logo" y pulsa editar.
Añade una ruta nueva con:
- Ruta: exactamente la Ruta URL del paso 2 (por ejemplo /test-page).
- Texto por idioma: el nombre del enlace en cada idioma del sitio. Un enlace sin traducción en ningún idioma visible no se muestra.
- Orden y visibilidad: posición en el menú y si se ve o no.
Guarda el modal.

⚠️ El menú es único para todo el sitio. Aunque lo edites desde la HomePage, el enlace nuevo aparece en el header de todas las páginas — no hace falta repetirlo en cada una. Y ojo: el modal no guarda si falta la Ruta inicial (a dónde lleva el logo; normalmente /).

5

Publica

Pulsa "Publish" (arriba a la derecha) para que la página y el menú se vean en la web real. Hasta entonces, los cambios solo existen en el editor.

Dos consejos

Copia antes que crear de cero. Si ya existe una página parecida, duplícala y cambia el contenido: heredas estructura y ajustes que ya funcionan.
Mira la página cambiando de idioma. Antes de darla por buena, cámbiala de idioma en la vista previa: los textos que no cambien están puestos con texto plano y hay que pasarlos a TextInternationalizable.

5. Editar un componente ya colocado

Al hacer clic sobre una sección en el lienzo, muchas veces no se selecciona el componente de verdad, sino el contenedor visual que lo envuelve (una "pila"). El panel derecho muestra entonces opciones de diseño genéricas y no aparecen las propiedades del componente (Tipo de datos, Columnas, filtros…).

Para llegar a las propiedades reales, usa el árbol de capas (Outline):

Abre Outline en la barra lateral izquierda (icono de lista, arriba).
En el árbol, busca la sección que quieres editar (por ejemplo "Latest Properties").
Despliégala y entra en Slot: "children".
Dentro, despliega la pila (por ejemplo "pila vertical").
Haz clic en el componente (por ejemplo GenericContainer).

Ahora el panel derecho muestra sus propiedades de verdad — y su botón Docs → "Ver" con la ayuda del componente.

💡 Vale para cualquier componente anidado. Containers, tarjetas dentro de un carrusel, etc. Si el panel derecho no muestra las opciones que esperas, casi siempre tienes seleccionado el envoltorio y no el componente: míralo en Outline.

6. Errores frecuentes

SíntomaCausa y solución Hacer clic en una sección y no encontrar sus opciones.Tienes seleccionado el envoltorio, no el componente. Búscalo en Outline. Escribir textos con el text normal de Plasmic.No se traducen. Usa TextInternationalizable. Editar el Hero de portada (o el menú del header) creyendo que solo cambia esa página.Esos contenidos viven en la configuración de la agencia: el cambio afecta a todo el sitio. Colocar un GenericHero y no ver ninguna opción.El panel está bloqueado hasta rellenar la Clave de página (el primer campo). Ponle un nombre y se desbloquea el resto. Reutilizar una clave de página que ya usa otra página.Las dos páginas compartirán título y fondo, y se pisarán al editarlas. Cada página, su clave. Cambiar el título de un TitleSection sin saber que es compartido.Los títulos de sección se guardan por sección, no por página: todas las páginas que muestren esa sección lo heredan. Borrar un componente "Config. …" porque "no se ve nada".Son invisibles a propósito; borrarlos rompe lo que configuran (idiomas, monedas, reseñas…). Poner colores a mano.Un color elegido a dedo no cambiará cuando cambie la paleta del sitio. Usa los componentes del tema (StyledBackground, variantes de diseño). Dos Header o dos Footer en la misma página.Uno de cada, al principio y al final.

7. Dónde mirar más

Dentro del editor: cada componente documentado tiene arriba una propiedad Documentación con el botón "📖 Ver documentación", que abre su página de ayuda con todas las propiedades explicadas.
Guía de componentes: índice completo con la descripción de cada componente, accesible desde ese mismo botón.
Si algo no funciona como esperas, puede ser un problema conocido: pregunta al equipo antes de rehacer el bloque.

Question 13

Centro de Ajuda Inmovilla

Accepted Answer

Centro de Ajuda da Inmovilla: suporte integral, formação especializada e novidades atualizadas

O Centro de Ajuda da Inmovilla é um espaço centralizado concebido para satisfazer todas as necessidades operacionais e formativas das agências imobiliárias que utilizam o nosso CRM. Aqui concentram-se recursos chave para resolver incidências técnicas, capacitar os utilizadores e manter-se informado sobre as últimas atualizações.

A partir desta plataforma, os utilizadores podem contactar a equipa de suporte, aceder a programas formativos, consultar documentação detalhada, rever as novidades do sistema e seguir os canais oficiais da comunidade. O seu propósito fundamental é eliminar a dispersão na procura de ajuda, facilitando um acesso rápido e eficiente ao recurso mais adequado conforme cada necessidade.

Localização e acesso ao Centro de Ajuda na Inmovilla

O Centro de Ajuda encontra-se localizado na barra lateral esquerda da interface da Inmovilla, na parte inferior do menu principal. Ao expandi-lo, apresentam-se as diferentes secções organizadas para otimizar a experiência do utilizador dentro da agência imobiliária.

Para uma utilização eficaz, é recomendável identificar previamente o tipo de assistência requerida, tais como:

Resolução de problemas técnicos ou esclarecimento de dúvidas operacionais.
Pedido de assistência remota para suporte especializado.
Aprendizagem detalhada sobre funcionalidades específicas do CRM.
Consulta de alterações recentes e atualizações implementadas.
Acompanhamento de comunicações oficiais e acesso a versões beta da plataforma.

Estrutura e conteúdo do Centro de Ajuda

O Centro de Ajuda está cuidadosamente organizado em cinco áreas principais que cobrem as necessidades essenciais do dia a dia numa agência imobiliária: Suporte, Formação, Novidades e Comunidade. Cada secção está desenhada para oferecer soluções específicas e eficientes.

1. Suporte: comunicação direta através de chat, WhatsApp e assistência remota

A secção de suporte facilita o contacto imediato com a nossa equipa de atendimento ao cliente através de diversos canais, sendo a opção recomendada para a resolução de incidências, dúvidas sobre o manuseamento de ferramentas ou dificuldades operacionais dentro do CRM.

Os canais disponíveis incluem:

Chat de suporte: atendimento em tempo real desde a própria plataforma da Inmovilla.
WhatsApp: comunicação direta através do número oficial habilitado para suporte.
Suporte remoto: assistência técnica avançada que permite rever configurações, acessos e comportamentos do sistema diretamente no equipamento do utilizador.
Suporte remoto Externo: O suporte remoto integrado é a opção mais ágil quando se tem acesso à plataforma. Em casos onde o acesso está restringido, como problemas de início de sessão, pode utilizar-se o endereço externo:
- Team viewer: para descarregar o TeamViewer. Além disso, está disponível suporte remoto alternativo através do Google para situações específicas.
- Ambiente de Trabalho Remoto Google : Para poderes ligar-te através da conta Google

Guia para selecionar o canal de suporte adequado

Utiliza o chat para consultas habituais relacionadas com processos, configurações ou funcionalidades.
Prefere o WhatsApp para comunicações rápidas ou quando este canal for mais conveniente.
Solicita suporte remoto quando o problema exigir intervenção direta no equipamento ou configuração técnica.
Acede à URL externa de suporte remoto apenas se não conseguires iniciar sessão na Inmovilla.

Formação na Inmovilla: Campus e Academy, recursos complementares para a aprendizagem

A formação contínua é chave não só para resolver dúvidas pontuais, mas para maximizar o aproveitamento das funcionalidades do CRM e fomentar processos internos homogéneos e eficientes na agência.

O Centro de Ajuda agrupa dois recursos formativos que se complementam entre si:

Campus de formação

O Campus oferece cursos estruturados ministrados por Fernando Picado, orientados a proporcionar um conhecimento profundo e sistemático das diferentes áreas e funcionalidades da Inmovilla.

Inmovilla Academy

A Academy reúne uma extensa coleção de documentos, guias e tutoriais que permitem consultar de forma rápida e precisa o funcionamento de funcionalidades específicas, ideal para resolver dúvidas sem necessidade de contactar o suporte.

Recomendações para aproveitar ambos os recursos:

Consulta a Academy para obter instruções detalhadas sobre funções concretas.
Utiliza o Campus para adquirir uma visão integral ou para formar novos membros da equipa.
Dirige-te ao suporte se a documentação não resolver problemas específicos ou comportamentos particulares da tua conta.

Novidades e atualizações: mantém-te informado sobre a evolução do CRM imobiliário

A secção de Novidades centraliza toda a informação referente às atualizações, melhorias e alterações relevantes implementadas na Inmovilla. Consultá-la periodicamente é fundamental para aproveitar novas funcionalidades, entender modificações e manter a operação da agência alinhada com as últimas versões do software.

Recomenda-se rever esta secção especialmente quando:

É atualizada alguma janela, processo ou função do CRM.
Desejas conhecer as melhorias incorporadas para otimizar o teu trabalho.
Precisas informar a tua equipa acerca de alterações que possam afetar a rotina diária.
Queres explorar oportunidades para testar funcionalidades em fase beta.

Comunidade Inmovilla: canais oficiais no WhatsApp e Telegram

A secção Comunidade fornece ligações diretas aos grupos oficiais de WhatsApp e Telegram, onde as agências podem manter-se informadas sobre novidades, comunicados importantes e oportunidades exclusivas.

Estes canais também permitem o acesso antecipado a funcionalidades em versão beta, facilitando a participação em testes e a contribuição de feedback antes do seu lançamento oficial.

A comunidade é especialmente valiosa para:

Receber comunicações oficiais e atualizações em tempo real.
Conhecer alterações que impactam a operação diária da agência.
Aceder a funcionalidades em fase de teste e apresentar sugestões.
Complementar a informação disponível na secção de Novidades do CRM.

Erros comuns ao procurar ajuda na Inmovilla e como evitá-los

Uso inadequado dos recursos disponíveis

Nem todas as consultas requerem abrir um ticket técnico. Para dúvidas relacionadas com a aprendizagem ou uso de funções, é mais eficiente começar pela Academy ou pelo Campus. Em caso de incidências ou problemas de acesso, a prioridade deve ser contactar o suporte.

Solicitar suporte remoto quando não é necessário

A assistência remota é uma ferramenta poderosa para resolver problemas complexos, mas não substitui a formação nem a consulta de documentação. Para perguntas gerais, explorar primeiro os recursos disponíveis pode poupar tempo e agilizar a resolução..

Ignorar as novidades e atualizações

As melhorias implementadas podem resolver problemas existentes ou acrescentar funcionalidades valiosas. Consultar regularmente a secção de Novidades e participar nos canais da Comunidade evita perder informação chave.

Guia rápido: o que fazer conforme a tua necessidade?

Incidência ou consulta urgente: contacta o Suporte via chat, WhatsApp ou assistência remota.
Problemas para iniciar sessão: utiliza a alternativa externa de suporte remoto em s.inmovilla.com.
Aprender a utilizar uma função: acede à Academy ou ao Campus de formação.
Conhecer alterações recentes: revê a secção de Novidades.
Propor uma melhoria: cria uma sugestão ou vota na lista de desejos.
Receber comunicações e aceder a betas: junta-te à Comunidade através do WhatsApp ou Telegram.

Conclusão

O Centro de Ajuda da Inmovilla é uma ferramenta integral que facilita o acesso a suporte técnico, formação especializada, documentação atualizada, novidades e a participação ativa no desenvolvimento da plataforma. Conhecer e utilizar eficazmente as suas 4 secções permite às agências imobiliárias otimizar a sua operação diária, resolver dúvidas com rapidez e aproveitar ao máximo as capacidades do CRM.

Question 14

Tarefas

Accepted Answer

Como gerir tarefas no Inmovilla: guia completo para otimizar o painel de tarefas

A ferramenta de gestão de tarefas do Inmovilla está concebida para centralizar e organizar todos os acompanhamentos pendentes numa única vista, priorizada segundo datas. Esta funcionalidade é especialmente valiosa para agências imobiliárias que necessitam de um controlo rigoroso sobre as ações atrasadas, as programadas para o dia atual e as planeadas para os dias seguintes.

Em vez de rever cada acompanhamento de forma isolada, o painel consolida as tarefas num formato visual intuitivo e dinâmico. A partir desta interface, é possível filtrar, reagendar, completar, anular e consultar em detalhe cada ação vinculada a uma propriedade ou pedido, facilitando uma gestão eficiente e ordenada.

O que é a ferramenta de tarefas do Inmovilla?

A secção de tarefas constitui um espaço específico dedicado à revisão e gestão integral dos acompanhamentos comerciais. O seu principal objetivo é otimizar o planeamento diário e garantir que nenhuma ação pendente fique desatendida.

O acesso realiza-se a partir da barra lateral esquerda do Inmovilla, logo abaixo da agenda. Ao entrar, as tarefas apresentam-se numa vista predefinida tipo funil, onde se agrupam segundo a sua data prevista:

Atrasadas: ações cujo prazo expirou e ainda estão pendentes de realização.
Hoje: tarefas programadas para o dia atual.
Amanhã: atividades planeadas para o dia seguinte.
Próximo: acompanhamentos previstos para datas posteriores.

Esta classificação facilita a identificação imediata de prioridades. Por exemplo, uma chamada de captação não realizada ontem aparecerá na coluna de tarefas atrasadas, enquanto uma visita agendada para dias futuros manter-se-á na sua coluna correspondente.

A vista tipo funil segmenta as tarefas segundo a data prevista, facilitando uma priorização clara e eficaz.

Vantagens de gerir as tarefas a partir deste painel

A principal vantagem de utilizar o painel de tarefas é a visibilidade integral que oferece. Permite a qualquer agência imobiliária avaliar em segundos o volume total de trabalho pendente e detetar quais ações requerem atenção imediata.

Além disso, o painel contribui para transformar o acompanhamento comercial numa rotina organizada e sistemática. Em vez de depender de notas dispersas, lembretes externos ou revisões manuais, cada tarefa fica contextualizada e vinculada dentro do ecossistema do Inmovilla.

Identificação rápida: deteta com facilidade os acompanhamentos vencidos para agir sem atrasos.
Planeamento diário: prepara o dia com uma visão clara das tarefas previstas para hoje.
Antecipação: permite prever a carga de trabalho para amanhã e os dias seguintes, facilitando a organização.
Supervisão eficiente: possibilita a monitorização de tarefas por comercial, sempre que as permissões de utilizador o permitam.
Gestão simplificada: evita a necessidade de aceder a cada acompanhamento para completar ações simples, poupando tempo e esforço.

Como filtrar tarefas por comercial, tipo e etiqueta

Na parte superior do painel encontram-se os filtros, ferramentas essenciais para segmentar a lista de tarefas e focar a revisão na informação mais relevante em cada momento.

Filtrar por comercial

O filtro por comercial permite visualizar exclusivamente as tarefas atribuídas a um membro específico da equipa. Esta função é especialmente útil para supervisionar o estado dos acompanhamentos de cada agente, distribuir prioridades de forma equitativa e detetar acumulações de tarefas.

A visibilidade das tarefas está sujeita à configuração de permissões de utilizador; portanto, se um utilizador não tem autorização para aceder a certos dados, essas tarefas não serão visíveis através do filtro.

Filtrar por tipo de acompanhamento

É possível selecionar tarefas segundo o tipo de acompanhamento associado, o que facilita concentrar-se numa categoria específica de ação comercial antes de abordar outras responsabilidades pendentes.

Filtrar por etiqueta

As etiquetas funcionam como um sistema de classificação interna personalizado. Cada agência pode definir e utilizar etiquetas de acordo com as suas necessidades operacionais, otimizando assim o controlo e a supervisão das tarefas.

Uma estratégia eficaz consiste em estabelecer etiquetas coerentes que diferenciem as tarefas por prioridade, fase do processo ou necessidade de revisão. É fundamental que toda a equipa adote um critério uniforme para que os filtros sejam realmente eficazes.

Atualizar ou repor filtros

Quando se aplicam múltiplos filtros, é recomendável verificar que a vista não está a ocultar tarefas relevantes. A opção de atualizar refresca a informação mostrada, enquanto a opção de repor elimina todos os filtros ativos para regressar à vista geral.

Vista funil ou vista tabela: quando utilizar cada formato

O Inmovilla oferece dois modos para consultar as tarefas: vista funil e vista tabela.

A vista funil, predefinida, agrupa as tarefas segundo a sua data prevista, facilitando a gestão diária ao destacar claramente as tarefas atrasadas e as próximas a realizar.

Por outro lado, a vista tabela apresenta a informação em formato de lista estruturada, semelhante à secção de acompanhamentos. Esta opção é ideal quando se requer rever um grande volume de tarefas de forma ordenada e comparar os seus dados em linhas.

Utiliza o modo funil para priorizar, reorganizar e deslocar tarefas entre datas de forma visual e intuitiva.
Emprega o modo tabela quando necessitares de uma análise detalhada e estruturada de múltiplas tarefas simultaneamente.

A vista tabela organiza as tarefas numa lista detalhada para facilitar uma revisão exaustiva e comparativa.

Procedimento para reagendar uma tarefa atrasada

Uma das funcionalidades mais práticas do painel é a possibilidade de mover um cartão de uma coluna para outra, o que permite reagendar uma tarefa pendente sem necessidade de a criar novamente.

Por exemplo, se uma ação aparece na coluna de atrasadas e vai ser realizada hoje, pode arrastar-se diretamente para a coluna “Hoje”. Ao fazê-lo, o Inmovilla solicitará os dados necessários para concretizar o novo planeamento.

Localiza o cartão da tarefa pendente na coluna de atrasadas.
Arrasta-o para a coluna correspondente à nova data, como “Hoje” ou “Amanhã”.
Indica a hora prevista para a realização da tarefa.
Define a duração estimada da ação.
Confirma a alteração para guardar o novo planeamento.

Uma vez confirmado, a tarefa mostrará na coluna selecionada, ajudando a manter um calendário de trabalho realista e evitando a acumulação indefinida de tarefas vencidas.

Ao mover uma tarefa, é possível definir com precisão a hora e duração para um planeamento eficaz.

Informação chave que mostra cada cartão de tarefa

Cada cartão inclui informação essencial para identificar rapidamente a ação sem necessidade de abrir registos adicionais. Entre os dados visíveis destacam-se:

A data programada da tarefa.
O tipo de acompanhamento associado.
O elemento relacionado, seja uma propriedade ou um pedido.

Esta contextualização é fundamental para compreender de imediato sobre que contacto, imóvel ou necessidade comercial se deve agir.

Ações disponíveis diretamente em cada cartão

Ao posicionar o cursor sobre um cartão, são exibidos acessos rápidos para gerir a tarefa, agilizando as operações mais comuns.

Ver detalhe: abre a informação completa da tarefa para uma revisão exaustiva.
Anular: permite cancelar a tarefa de forma imediata se já não for necessária.
Finalizar: marca a tarefa como concluída sem necessidade de aceder à secção de acompanhamentos.

Completar uma tarefa no momento adequado garante que o painel reflete com precisão a carga de trabalho real. Anular tarefas desnecessárias evita que permaneçam como pendentes que distorcem o planeamento.

Como adicionar uma nova tarefa a partir do painel

O painel inclui uma opção para criar novas tarefas, que abre a janela de criação de um acompanhamento dentro do Inmovilla.

Antes de guardar uma tarefa nova, é fundamental assegurar que inclui uma data e um planeamento adequados, para que fique localizada corretamente na coluna correspondente e possa ser atendida pontualmente.

Como recomendação operacional, cada nova tarefa deve corresponder a uma ação concreta e específica. Uma tarefa clara e bem definida facilita a sua execução e conclusão, ao contrário de lembretes genéricos ou ambíguos.

Finalização massiva de tarefas: uso responsável e recomendações

Na parte superior do painel existe uma função para finalizar tarefas de forma massiva. Esta ferramenta destina-se a situações em que se acumulou um volume elevado de pendentes e é necessário pôr o painel em dia antes de continuar com a operação habitual.

Esta ação requer confirmação prévia e o encerramento é efetuado a partir da secção de acompanhamentos, acessível através de um link direto.

Recomenda-se usar esta função com precaução. Finalizar múltiplas tarefas simultaneamente pode ser útil para eliminar acumulações históricas, mas não deve substituir uma revisão detalhada daquelas ações que ainda sejam relevantes.

Recomendações antes de realizar um encerramento massivo

Revisa cuidadosamente se entre as tarefas atrasadas existem contactos, propriedades ou pedidos que ainda necessitem de acompanhamento.
Reagenda previamente as tarefas que devam manter-se ativas para evitar perdas de informação.
Confirma que as tarefas que vais encerrar já não necessitam de atenção adicional.
Utiliza o acesso direto à secção de acompanhamentos para executar corretamente o encerramento massivo.

Erros comuns ao gerir tarefas imobiliárias e como evitá-los

Ignorar a revisão periódica de tarefas atrasadas

Uma coluna de tarefas atrasadas cada vez mais extensa dificulta a priorização eficaz. A solução não é fechar todas automaticamente, mas avaliar que ações devem realizar-se, quais reagendar-se e quais anular-se.

Não atribuir hora e duração ao reagendar tarefas

Ao mover uma tarefa para outra data, definir com precisão a hora e duração contribui para integrá-la adequadamente no planeamento diário, evitando que se dilua entre outras prioridades.

Esquecer repor filtros após a sua aplicação

Os filtros são ferramentas potentes para a análise, mas podem gerar a impressão de que faltam tarefas se não forem repostos. Se não localizares uma tarefa esperada, verifica os filtros ativos ou repõe a vista geral.

Uso inconsistente de etiquetas

As etiquetas aportam grande valor quando aplicadas com um critério comum e coerente. Se cada utilizador etiqueta de forma diferente, a eficácia do filtro e da supervisão interna fica comprometida.

Não fechar as tarefas uma vez concluídas

Uma tarefa terminada que permanece como pendente afeta negativamente a precisão do painel. Completá-la diretamente desde o seu cartão mantém o funil atualizado e evita duplicidades no trabalho.

Rotina recomendada para manter o painel de tarefas sempre atualizado

Uma gestão constante e ordenada é mais eficiente do que limpezas esporádicas de grandes acumulações. A seguinte rotina pode servir como referência para uma gestão eficaz:

Inicia o dia a rever a coluna de tarefas atrasadas.
Decide para cada tarefa se deves finalizá-la, anulá-la ou reagendá-la para uma data posterior.
Organiza mentalmente as tarefas previstas para hoje segundo a sua urgência e prioridade.
Consulta as colunas de amanhã e próximo para antecipar a carga de trabalho futura.
Aplica filtros por comercial, tipo de acompanhamento ou etiqueta quando precisares de analisar grupos específicos de tarefas.
Finaliza ou anula cada tarefa assim que o seu estado mudar para manter o painel atualizado.

Conclusão

O painel de tarefas do Inmovilla centraliza os acompanhamentos pendentes numa interface clara e organizada, com colunas diferenciadas para tarefas atrasadas, de hoje, amanhã e próximas. O seu valor reside em facilitar a tomada de decisões rápidas: atender uma ação, reagendá-la com hora e duração, completá-la, anulá-la ou rever o seu detalhe.

Para maximizar a sua utilidade, é fundamental manter as tarefas atualizadas, aplicar filtros com critério e rever regularmente as tarefas atrasadas. Desta forma, o painel torna-se numa ferramenta indispensável para organizar e otimizar o acompanhamento comercial diário em qualquer agência imobiliária.

Question 15

Círculos no Inmovilla

Accepted Answer

Como utilizar os círculos MLS de Inmovilla para partilhar imóveis entre agências imobiliárias

Os círculos MLS de Inmovilla constituem uma plataforma avançada para estabelecer redes de colaboração imobiliária entre múltiplas agências, facilitando a troca de propriedades sob um conjunto de normas claras e consensuais. Esta ferramenta é especialmente valiosa quando três ou mais agências desejam ampliar a sua carteira de imóveis, otimizando a gestão conjunta e definindo com precisão que propriedades podem ser partilhadas e sob que condições específicas.

Diferentemente dos acordos bilaterais tradicionais, que se estabelecem entre duas agências, os círculos MLS permitem integrar numerosos membros dentro de uma estrutura comum. Cada círculo tem a capacidade de configurar as suas próprias políticas quanto a zonas geográficas, tipos de imóveis, documentação requerida, critérios de convite e normas para a publicação em portais imobiliários.

O que é um círculo MLS em Inmovilla?

Um círculo MLS é uma associação formal de agências imobiliárias desenhada para simplificar e potenciar a troca de imóveis entre os seus membros. Ao incorporar-se a um círculo, as agências acedem a um repositório centralizado onde podem consultar e gerir as propriedades partilhadas pelo resto dos participantes, tudo dentro do ambiente seguro e eficiente de Inmovilla.

A principal vantagem desta modalidade é a centralização da colaboração, eliminando a necessidade de gerir múltiplos acordos individuais. Assim, o círculo estabelece um quadro comum que regula a interação entre todas as agências envolvidas, assegurando coerência e transparência.

Diferenças chave entre um círculo MLS e um acordo de colaboração

Acordo de colaboração: desenhado para relações diretas entre duas agências.
Círculo MLS: permite a integração e colaboração simultânea de três ou mais agências.
Regras unificadas: o círculo consolida todas as condições de partilha numa única configuração global.
Gestão centralizada: os administradores podem supervisionar membros, requisitos e permissões desde um painel de controlo específico do círculo.

Por isso, os círculos MLS são especialmente adequados para redes imobiliárias locais, agrupamentos profissionais ou equipas que operam regularmente dentro da mesma área geográfica, favorecendo uma colaboração eficiente e estruturada.

Tipos de círculos MLS disponíveis em Inmovilla

Desde a secção Círculos, localizada na barra lateral esquerda de Inmovilla, as agências podem explorar diferentes grupos conforme a sua relação com eles:

Os teus círculos MLS: mostra os círculos a que a agência já pertence e nos quais pode operar ativamente.
Círculos MLS Top: reúne círculos destacados ou reconhecidos que estão disponíveis para solicitar acesso.
Círculos certificados: identifica associações oficiais que contam com denominações reconhecidas e padrões validados.
Novos círculos: permite descobrir associações recentemente criadas que podem ser do interesse.

Para a gestão diária, Os teus círculos MLS é a secção fundamental, pois concentra todas as redes em que a agência tem participação ativa e pode interagir diretamente.

Listado de círculos MLS com logótipos de distintas associações imobiliárias

Esta lista permite identificar rapidamente os círculos disponíveis e aceder a cada rede de colaboração para consultar ou gerir propriedades.

Procedimento para solicitar acesso a um círculo MLS

Se uma agência identificar um círculo MLS ao qual deseja aderir, pode iniciar o pedido de acesso diretamente na ficha informativa do círculo através da opção solicitar acesso. Este pedido é enviado automaticamente por correio eletrónico ao responsável designado dessa associação.

A aceitação ou rejeição da incorporação fica a critério do responsável do círculo, que avaliará o pedido conforme os requisitos estabelecidos. É importante destacar que tais requisitos nem sempre são detalhados no ecrã de pedido, pelo que a comunicação direta com o contacto responsável será necessária para clarificar as condições de ingresso.

Passos para aderir a um círculo MLS

Aceder à secção Círculos no menu lateral de Inmovilla.
Explorar os círculos disponíveis, incluindo destacados, certificados e recém-criados.
Selecionar o círculo de interesse para consultar a sua ficha informativa.
Utilizar a opção de solicitar acesso para enviar o pedido de incorporação.
Aguardar a resposta do responsável do círculo, que comunicará a resolução e, se for o caso, os requisitos adicionais para a incorporação.

Informação detalhada na ficha de um círculo MLS

Uma vez que a agência faz parte de um círculo, pode aceder a uma ficha completa que fornece informação relevante sobre a atividade do grupo e seus participantes. Esta vista integral facilita o acompanhamento da colaboração sem necessidade de rever cada propriedade individualmente.

Quadro e histórico de propriedades partilhadas

O quadro de anúncios mostra os imóveis partilhados dentro do círculo, incluindo comentários, localidades e possíveis avisos pendentes. É fundamental interpretar esta informação com critério: o histórico de partilha não necessariamente se apresenta em ordem cronológica. Portanto, uma propriedade que aparece em primeiro lugar não implica que seja a mais recente.

Recomenda-se utilizar o histórico como uma referência global da atividade, complementando sempre com a revisão detalhada de cada imóvel antes de tomar decisões comerciais estratégicas.

Lista de agências participantes e área de comentários

A secção dedicada às agências permite identificar os membros ativos do círculo através dos seus logótipos oficiais. Além disso, pode incluir um espaço para comentários ou comunicações internas, semelhante a um mural colaborativo, onde as agências trocam informação e novidades relacionadas com a rede.

Indicadores de carteira e visualização geográfica

A ficha também pode integrar indicadores estatísticos sobre a carteira partilhada, como as categorias de imóveis predominantes, junto com um mapa interativo ou visualização geográfica das propriedades disponíveis. Esta informação é chave para avaliar se o círculo está alinhado com a zona de interesse e o perfil de produto que a agência deseja gerir.

Painel de um círculo com lista de propriedades, gráfico circular e mapa

A ficha do círculo integra imóveis partilhados, indicadores de carteira e uma referência geográfica para facilitar a tomada de decisões.

Como aceder às propriedades partilhadas por outros membros do círculo

Ao incorporar-se a um círculo, uma agência pode consultar as propriedades partilhadas pelas demais agências dentro da área de propriedades. A lista dispõe de um filtro suspenso que permite selecionar a origem dos imóveis a visualizar:

As minhas propriedades: imóveis próprios da agência.
Propriedades de círculos: imóveis partilhados pelos membros dos círculos MLS em que a agência participa.
Propriedades de colaboradores: imóveis provenientes de colaborações externas disponíveis no sistema.

Este filtro é essencial para evitar confusões entre inventário próprio e carteira colaborativa. Antes de gerir uma oportunidade, é recomendável verificar a que círculo ou colaboração pertence o imóvel e rever as regras vigentes que regulam a sua gestão.

Criação de um círculo MLS próprio

Uma agência ou um grupo de agências pode criar o seu próprio círculo MLS desde o ecrã principal de Círculos, utilizando a opção Criar o teu círculo. É fundamental que, antes da sua ativação, os participantes acordem as regras de negócio para assegurar que a configuração reflita fielmente o funcionamento real da colaboração.

Informação básica requerida para a criação de um círculo

Nome do círculo: uma denominação clara e representativa que identifique o grupo para todos os seus membros.
Descrição: um texto explicativo que detalhe o propósito, alcance e objetivos da associação.
Correio eletrónico do responsável: morada de contacto principal para a gestão administrativa e comunicação oficial relacionada com o círculo.

É especialmente importante que o correio eletrónico do responsável esteja atualizado e seja utilizado como canal oficial para todas as gestões administrativas. Os pedidos ou comunicações que não provierem desta morada não serão consideradas válidas para a administração do círculo.

Configuração detalhada das regras para partilhar imóveis

A administração do círculo permite estabelecer critérios precisos sobre que imóveis podem ser partilhados e sob que condições. Esta configuração é essencial para garantir que só se incluam propriedades que cumpram os padrões de qualidade, documentação e âmbito geográfico acordados, evitando assim conflitos e mal-entendidos.

Ecrã de administração de um círculo com campos e opções de configuração

O painel de administração centraliza todas as condições que regulam a colaboração entre agências dentro do círculo.

Tipos de imóveis permitidos

As regras podem limitar a troca a determinados tipos de propriedades e operações. Entre os critérios configuráveis incluem-se as tipologias de imóvel (habitações, espaços comerciais, terrenos, etc.) e as operações permitidas (venda, arrendamento, etc.). Isto permite adaptar o círculo ao perfil comercial e operativo das agências participantes.

Exclusividade e documentação requerida

O círculo pode estabelecer que só se admitam imóveis em regime de exclusividade, garantindo assim a qualidade e a fiabilidade da carteira partilhada. Além disso, pode exigir documentação obrigatória, como certificados energéticos ou contratos de exclusividade assinados. Definir estes requisitos desde o início minimiza incidentes e assegura uma carteira homogénea e profissional.

Delimitação geográfica

É possível definir as zonas geográficas válidas para os imóveis partilhados. Esta delimitação é crucial em redes locais ou provinciais, onde partilhar propriedades fora da área de influência pode ser contraproducente. Uma delimitação clara melhora a relevância e utilidade da carteira, assegurando que todos os membros trabalhem com expectativas alinhadas.

Permissões e autorizações entre membros

O administrador tem a faculdade de configurar que ações estão permitidas dentro do círculo, tais como:

Permitir ou restringir que os membros enviem convites a outras agências.
Autorizar ou limitar a duplicação de imóveis entre agências participantes.
Permitir ou bloquear a publicação de propriedades em portais externos às agências originárias.

Estas decisões devem basear-se em acordos prévios entre os membros, pois não existe uma configuração universal aplicável a todos os círculos. Cada associação deve definir as suas próprias políticas em função dos seus objetivos comerciais e operativos.

Painel avançado de círculos: funcionalidades e uso

Além da gestão básica, Inmovilla oferece um painel avançado acessível desde a secção principal de Círculos. Este painel fornece informação detalhada e analítica sobre a atividade de partilha entre agências.

A sua função é complementar a gestão operativa, permitindo uma análise profunda da colaboração. Recomenda-se diferenciar claramente entre dois tipos de ações:

Gestão do círculo: configuração de membros, regras, zonas e permissões.
Consulta do painel avançado: revisão e análise de dados sobre a partilha de imóveis entre agências.

Boas práticas para uma gestão eficiente de um círculo imobiliário

Embora a tecnologia facilite a troca de carteira, o sucesso de uma MLS depende em grande medida de que as agências estabeleçam regras claras e as apliquem de forma rigorosa e constante.

Checklist prévia à criação ou incorporação a um círculo

Definir claramente que agências poderão participar e designar uma pessoa responsável pela gestão do círculo.
Estabelecer a zona geográfica que cobrirá a colaboração para assegurar relevância e coerência.
Determinar as tipologias de imóveis e operações que serão admitidas dentro do círculo.
Decidir se a colaboração requererá trabalhar exclusivamente com imóveis em exclusividade.
Especificar que documentação será obrigatória para cada propriedade partilhada.
Clarificar se será permitida a incorporação de novos membros mediante convites.
Confirmar as regras relativas à duplicação de imóveis e publicação em portais externos.
Realizar revisões periódicas de avisos pendentes, comentários e propriedades partilhadas para manter a qualidade e atualização da carteira.

Erros comuns ao trabalhar com círculos MLS e como evitá-los

Confundir um círculo MLS com um acordo bilateral

Um acordo de colaboração está desenhado para duas agências. Quando participam três ou mais, e se requerem normas comuns, a estrutura ideal é um círculo MLS.

Assumir que o histórico de partilhas está ordenado cronologicamente

O quadro de partilhas não garante uma ordem temporal. Para identificar novidades, é imprescindível rever a informação detalhada de cada imóvel e não basear-se apenas na posição na lista.

Falta de delimitação geográfica clara

Permitir imóveis de qualquer localização pode gerar uma carteira dispersa e pouco útil para os membros. Definir o âmbito geográfico assegura que as propriedades partilhadas sejam relevantes e coerentes com as áreas de operação.

Não estabelecer requisitos documentais específicos

Se o círculo exigir exclusividade, certificado energético ou outra documentação, estes critérios devem refletir-se explicitamente na configuração. Deixar à interpretação pode derivar em inconsistências e perda de confiança.

Uso incorreto do correio eletrónico do responsável

O email do responsável é o canal oficial para as gestões administrativas do círculo. Manter esta morada atualizada e utilizá-la corretamente evita bloqueios e facilita a validação de pedidos e comunicações.

Conclusão

Os círculos MLS de Inmovilla representam uma solução integral para transformar a colaboração entre múltiplas agências imobiliárias num processo eficiente, estruturado e transparente. O seu valor reside em combinar o acesso a uma carteira partilhada com regras claras sobre imóveis, documentação, delimitação geográfica e permissões operativas.

Para assegurar o sucesso e a sustentabilidade de um círculo, é fundamental priorizar o acordo prévio de condições e manter uma administração coerente e ativa. Deste modo, cada agência pode maximizar os benefícios da colaboração sem perder o controlo sobre a gestão e partilha da sua carteira imobiliária.

Question 16

Guia do assistente virtual do Inmovilla

Accepted Answer

Assistente virtual

O assistente virtual do Inmovilla foi concebido para atender a uma necessidade muito concreta e quotidiana: o comercial que está em mobilidade e necessita de aceder a informações precisas de forma imediata, sem a necessidade de abrir a plataforma, navegar entre fichas ou realizar pesquisas manuais extensas na agenda.

O seu conceito é simples mas eficaz. Permite interagir através do WhatsApp para solicitar exatamente o que se precisa naquele instante, desde consultar uma reunião até localizar um imóvel, criar um contacto ou registar uma prospeção, tudo com uma comunicação ágil e direta.

Embora esta funcionalidade continue em desenvolvimento e esteja a ser progressivamente enriquecida, atualmente facilita a realização de múltiplas tarefas essenciais do dia a dia, otimizando significativamente o tempo e a eficiência do comercial.

Aplicações atuais do assistente virtual

No seu estado atual, as funções do assistente estão orientadas para consultas e gestões rápidas, que incluem:

Localizar um imóvel específico
Consultar detalhes relevantes de um imóvel, como preço, localização e características principais
Rever e gerir a sua agenda
Adicionar novas reuniões
Procurar contactos
Criar novos contactos
Registar potenciais clientes
Incorporar informação adicional a contactos criados recentemente com esta função.

A filosofia que guia este assistente é clara: fornecer soluções rápidas e eficazes sem sair do ambiente familiar do WhatsApp. Não pretende substituir o trabalho exaustivo dentro do Inmovilla, mas agiliza significativamente as consultas pontuais e operações imediatas.

Requisitos para começar a usá-lo

1. Dispor de créditos de IA

Para aceder a este serviço é imprescindível possuir créditos de inteligência artificial, os quais se adquirem através do Marketplace do Inmovilla, localizado no canto superior direito da plataforma.

Uma vez dentro do Marketplace, basta procurar o termo “créditos” para encontrar e contratar os créditos de IA necessários.

2. Associar o número de telefone do utilizador

Uma vez que dispõe de créditos, o passo seguinte é vincular o número de telefone do utilizador a partir do qual se manterá a comunicação com o assistente.

Como a interação se realiza através do WhatsApp, o processo é simples: só é necessário iniciar uma conversa com o número do assistente virtual:

+351 962 980 957

Ao enviar uma mensagem para este número, o sistema identifica o utilizador conforme o telefone a partir do qual a mensagem é enviada, permitindo aceder à informação e permissões associadas à sua conta de forma segura e personalizada.

Como iniciar uma conversa com o assistente

Uma forma eficaz de começar é formulando uma pergunta aberta, por exemplo:

“Em que me podes ajudar?”

Com esta consulta, o assistente responde com um resumo claro das funções disponíveis, que incluem a pesquisa de imóveis, consulta de preços, revisão de localização e características, gestão de reuniões, criação de potenciais clientes, pesquisa e criação de contactos, bem como acesso a detalhes de imóveis mediante a sua referência.

Isto significa que não é necessário memorizar comandos complexos, pois a interação pode ser bastante natural. No entanto, em certos casos convém ser mais específico para garantir que o pedido seja interpretado corretamente.

Consultar a agenda diretamente a partir do WhatsApp

Uma das funcionalidades mais úteis é a consulta da agenda. Se estiver fora do escritório e precisar de conhecer os seus compromissos para hoje ou para a semana, pode solicitá-lo de forma rápida e simples.

Exemplo: consultar uma reunião do dia

Uma consulta típica poderia ser:

“Preciso que me digas a reunião de hoje, a que horas é?”

O assistente responderá com detalhes completos da reunião, incluindo:

Data
Hora
Título ou assunto da reunião
Cliente relacionado
Descrição ou motivo

Por exemplo, pode recuperar uma reunião marcada para o 23 de abril às 11:00, com o assunto “chamada proprietário” e o cliente associado correspondente.

Exemplo: consultar todas as reuniões da semana

Também pode solicitar uma visão mais ampla, por exemplo:

“Podes dizer-me todas as reuniões desta semana?”

O assistente devolverá uma lista completa das reuniões registadas nesse período, facilitando a revisão rápida da sua planificação semanal sem necessidade de aceder manualmente à agenda.

Criar reuniões através do assistente virtual

Além de consultar, o assistente já permite adicionar novas reuniões. Atualmente, esta função está focada exclusivamente na criação de reuniões.

Por exemplo, pode solicitar algo como:

“Preciso que me cries uma reunião às 14:30 com o assunto "chamada com a proprietária Beatriz.”

Um aspeto fundamental é que, se o assistente detetar que faltam dados para completar o pedido, solicitará a informação adicional necessária. Neste caso, poderá pedir confirmação sobre:

A hora exata da reunião original
O assunto ou título da reunião

Uma vez fornecidos os detalhes, por exemplo:

“A reunião é para 14 de maio às 14:30, chamada proprietário, com a cliente Beatriz.”

o assistente procederá a criar a nova reunião corretamente.

Este comportamento demonstra que o assistente não assume nem inventa informação perante instruções ambíguas, mas procura esclarecimentos antes de registar qualquer dado, garantindo a precisão e fiabilidade da gestão.

Gestão de contactos: criação e pesquisa

Outra função já disponível é a gestão básica de contactos, que permite tanto procurar como criar novos contactos a partir do WhatsApp.

O que acontece se tentar criar um contacto duplicado?

Se tentar criar um contacto com um número de telefone que já está registado, o sistema detetará a duplicidade e informá-lo-á imediatamente.

O assistente oferecerá opções como:

Utilizar o contacto existente
Criar um novo contacto com dados diferentes
Cancelar a operação

Este controlo é essencial para evitar duplicidades desnecessárias, desde que a configuração da conta tenha esta restrição ativada.

No exemplo, ao tentar criar um contacto chamado “Beatriz” com um telefone já registado, o assistente deteta o conflito e comunica a situação de forma clara.

Quando a duplicidade está bloqueada

Se a configuração do ambiente impedir criar contactos duplicados, o sistema não permitirá registar um novo contacto com o mesmo número. Nesse cenário, pode optar por:

Criar o contacto com outros dados válidos
Modificar posteriormente a ficha na medida em que o assistente permitir

Por exemplo, pode criar um contacto chamado simplesmente “assistente virtual” e depois adicionar um email ou outros detalhes.

É importante salientar que a edição de fichas não está completamente aberta. Atualmente, o assistente pode adicionar informação a contactos criados recentemente, mas não permite a modificação livre de fichas antigas.

Pesquisa de imóveis e obtenção de dados chave

Uma função especialmente prática é a possibilidade de localizar imóveis e solicitar informação essencial de forma imediata.

Por exemplo, pode pedir o preço de venda de um imóvel fornecendo os dados necessários para a sua identificação. Uma vez localizada, o assistente fornecerá a informação relevante, incluindo:

Preço
Localização
Características destacadas

Num exemplo real, o sistema encontrou o imóvel e respondeu com um preço de 500.000 €, juntamente com os dados identificativos correspondentes.

Esta funcionalidade é especialmente valiosa quando está em contacto com um cliente, visitando uma zona ou simplesmente precisa confirmar dados sem aceder à ficha completa do imóvel.

Criação de prospeção a partir do WhatsApp

O assistente também facilita a criação de prospeção, embora seja fundamental fornecer informação estruturada e completa para que possa processar o pedido corretamente.

Se a instrução for demasiado genérica, por exemplo, criar uma prospeção “com os mesmos dados deste imóvel”, o assistente não poderá completá-la diretamente, pois requer dados específicos para registar uma prospeção.

Os dados necessários incluem:

Contacto proprietário ou contacto associado (dado obrigatório)
Nome e apelidos
Tipo de operação
Tipo de imóvel
Preço
Cidade
Zona

Exemplo prático de criação de prospeção

Um pedido mais completo poderia ser:

“Preciso que me cries uma prospeção associada ao proprietário com nome Beatriz…”

Posteriormente, adicionam-se detalhes adicionais como:

Email
Tipo de imóvel, por exemplo, apartamento
Rua ou localização
Tipo de operação, como venda
Preço, por exemplo, 156.000 €

Se o assistente identificar um contacto existente que possa atuar como proprietário, indicá-lo-á e solicitará confirmação para o utilizar. A seguir, pedirá os dados que ainda faltam, como cidade e zona.

No exemplo, ao adicionar Marquês de Pombal e venda, a prospeção é criado corretamente.

Embora em alguns momentos o sistema possa referir-se a este processo como “imóvel”, na prática está a ser criada uma prospeção. Posteriormente, esta poderá ser revista e, se for o caso, convertida em imóvel definitivo seguindo o fluxo habitual de trabalho.

Limitações atuais do assistente virtual

Embora o assistente virtual seja uma ferramenta valiosa, é importante ter em conta que ainda se encontra em fase de evolução. Entre as suas limitações atuais destacam-se:

Funções inicialmente limitadas, embora em constante ampliação
Na gestão da agenda, foca-se exclusivamente em reuniões
Nem sempre consegue inserir dados incompletos, pelo que frequentemente solicitará confirmações adicionais
A edição de contactos não é completa, só modificará contactos recentemente criados por este meio
Pode adicionar informação apenas a contactos criados recentemente, mas não modificar fichas antigas livremente

Estas limitações não representam um obstáculo, mas sim uma orientação para otimizar o seu uso: quanto mais clara, precisa e estruturada for o pedido, mais eficiente e acertada será a resposta do assistente.

Cenários onde o assistente virtual aporta maior valor

O assistente é especialmente útil em situações de mobilidade, tais como:

Antes de começar uma visita, para confirmar rapidamente uma reunião
Quando um cliente solicita informação imediata sobre o preço de um imóvel específico
Após captar um dado relevante e querer criar um contacto ou uma prospeção de imediato
Para rever a planificação semanal sem aceder ao CRM completo

Em suma, funciona como um canal ágil e eficaz para consultas e ações rápidas, pensado para o comercial que não está frente ao computador mas precisa resolver o urgente em questão de segundos, diretamente a partir do WhatsApp.

Resumo das funções disponíveis atualmente

Para uma visão rápida, estas são as capacidades atuais do assistente virtual do Inmovilla através do WhatsApp:

Consultar a agenda
Adicionar reuniões
Encontrar imóveis
Ver detalhes de imóveis
Criar potenciais clientes
Procurar contactos
Criar contactos
Adicionar informação a contactos recentes

Esta base funcional é muito promissora e continua a ser aperfeiçoada. Por isso, o uso ativo e o feedback dos utilizadores são fundamentais para impulsionar melhorias e ampliar as opções disponíveis.

Se o seu trabalho se desenvolve maioritariamente fora do escritório, este assistente virtual pode tornar-se numa ferramenta indispensável para gerir o urgente de forma rápida e eficaz, sem sair do WhatsApp.

Question 17

Dashboard de KPI's dos comerciais

Accepted Answer

Cartão de desempenho comercial – Dashboard do Inmovilla

Contexto do produto

Cartão com uma visualização clara e centralizada dos principais indicadores comerciais no painel de controlo.

O objetivo deste cartão é oferecer uma visão executiva do desempenho, permitindo analisar a atividade, as negociações, os fechos e o impacto económico sem necessidade de navegar por diferentes relatórios.

Não se trata apenas de apresentar dados, mas sim de facilitar a tomada de decisões diárias, tanto a nível da direção como da equipa comercial.

Necessidade que satisfaz

Atualmente, os indicadores-chave estão disponíveis no sistema, mas não agrupados numa visão sintética e prática.

Os gestores e os comerciais precisam de:

Uma visão geral rápida da situação comercial.
Controlo sobre a atividade realizada num determinado período.
Capacidade de avaliar o desempenho sem sair do painel de controlo.
Comparação clara entre o desempenho global e individual.

Este cartão responde a essa necessidade, reunindo os principais KPIs num único bloco visual.

Âmbito funcional

A funcionalidade inclui dois níveis de análise:

Visão geral do escritório

Mostra os dados agregados de todo o escritório no período selecionado.

Visualização individual por comercial

Apresenta os mesmos indicadores filtrados por utilizador, permitindo avaliar o desempenho individual e realizar comparações internas.

Ambas as visualizações partilham exatamente as mesmas métricas; apenas o âmbito do cálculo varia

Indicadores incluídos

Atividade

Tarefas pendentes
Número de ações que ainda temos de realizar.

Ofertas processadas
Número de propostas de preço tratadas durante o período.

Nível de dinamismo da carteira ativa

Rácio de visitas
Relação entre as visitas realizadas no período e o total de imóveis ativos.

Fórmula:
Visitas no período / Total de imóveis ativos

Permite medir a movimentação do stock disponível.

Rácio de propostas elaboradas
Relação entre as propostas de preço apresentadas e o total de imóveis ativos.

Fórmula:
Propostas de preço / Total de imóveis ativos

Indica o nível real de negociação da carteira.

Operações concluídas

Vendas
Processos judiciais com acordo concluído no período.

Vendas concretizadas
Imóveis cuja venda foi concluída durante o período.

Impacto económico

Faturamento

Total de comissões geradas pelas operações concluídas (vendas e angariações concretizadas) no período selecionado.

Comportamento esperado

O cartão deve estar associado ao seletor de período do painel.
Deve distinguir claramente entre dados globais e dados por comercial.
As métricas devem estar em consonância com os relatórios oficiais do sistema.
Os rácios são calculados com base no total de imóveis ativos.

Valor para o utilizador

Para o endereço:

Controlo imediato do desempenho do escritório.
Identificação rápida de desvios.
Base para a tomada de decisões operacionais.

Para a equipa comercial:

Acompanhamento da produtividade.
Maior visibilidade dos resultados.
Incentivos baseados em dados objetivos.

Question 18

Registo de imóveis no Inmovilla

Accepted Answer

Como criar um imóvel no Inmovilla: todas as formas disponíveis para a registar

A ficha do imóvel é uma das ferramentas mais utilizadas no dia a dia dentro do Inmovilla. Por isso, o sistema oferece a flexibilidade de criar um imóvel a partir de diferentes pontos de acesso, adaptando-se ao fluxo de trabalho e ao contexto em que te encontres.

Se precisares de abrir uma ficha nova e começar a introduzir dados, apresentamos-te a seguir todas as opções disponíveis para o fazer de forma rápida e eficiente.

1. Criar um imóvel a partir do ecrã principal

A forma mais direta para iniciar a criação de um imóvel é a partir do ecrã principal do sistema. No canto superior direito do menu superior encontrarás o botão amarelo, de “Criar”.

Ao carregar neste botão, é exibido um menu com várias opções:

Imóvel
Oportunidade
Prospeção
Contacto
Tarefa

Selecionando “Criar imóvel”, o Inmovilla levar-te-á diretamente a uma ficha em branco para começares a preencher toda a informação relevante do imóvel.

Esta opção é especialmente prática quando acedes ao sistema com a intenção clara de registar uma nova captação sem necessidade de passar por outras secções previamente.

2. Criar um imóvel a partir do menu Imóveis

Outra via habitual para registar um imóvel é aceder diretamente à opção Imóveis no menu lateral esquerdo.

Este separador está estrategicamente situado em primeiro lugar devido à sua elevada frequência de uso. Tê-lo sempre acessível facilita a gestão eficiente do inventário imobiliário.

No interior da secção, na parte superior direita, encontrarás um botão azul denominado “Novo imóvel”.

Ao clicar neste botão, abrir-se-á uma ficha vazia onde poderás ir introduzindo todos os dados necessários para o registo do imóvel.

Este método é ideal quando já estás a trabalhar dentro da lista de imóveis e desejas adicionar um novo imóvel sem sair desse ambiente.

3. Criar um imóvel a partir de um contacto existente

Também é possível criar um imóvel a partir de um contacto já registado no sistema.

Esta opção é muito útil quando primeiro introduziste os dados de uma pessoa e posteriormente desejas associar-lhe um imóvel. Alguns exemplos comuns incluem:

Um proprietário com dados básicos registados, embora ainda não tenha sido concluída a angariação do imóvel.
Um comerical associado a um imóvel específico.
Um contacto sem imóveis vinculados, a partir cuja ficha queres iniciar o registo de um imóvel.

No interior da ficha do contacto, na área de relações ou fichas vinculadas, encontrarás a opção de criar imóvel diretamente, evitando assim sair do perfil do contacto para iniciar o registo do imóvel.

Esta funcionalidade é especialmente valiosa quando o teu fluxo de trabalho começa pela gestão de pessoas e não pelo imóvel.

4. Converter uma prospeção em imóvel

Uma alternativa muito prática é transformar uma prospeção em imóvel.

Este processo é ideal quando começaste com uma ficha preliminar e, chegado o momento, precisas formalizá-la como um imóvel completo dentro do sistema.

O procedimento é simples e consta dos seguintes passos:

Acede a Prospeções no menu lateral.
Abre a ficha da prospeção correspondente.
Clica em Editar, localizado na parte superior direita.
No primeiro separador, onde se mostra a informação geral e o resumo, encontrarás duas caixas: Prospeção e Imóvel.
A caixa de prospeção estará assinalada, refletindo o estado atual da ficha.
Assinala também a caixa de Imóvel para proceder à conversão.

Ao guardar a ficha, se faltarem dados obrigatórios, o sistema indicar-te-á através de um aviso detalhado, apontando exatamente que informação adicional é necessária para completar o registo do imóvel corretamente.

Este mecanismo é fundamental, pois um imóvel requer um conjunto de dados mais completo do que uma prospeção, que costuma ser uma ficha inicial e mais leve.

Gestão da referência ao converter uma prospeção em imóvel

Uma vez guardada a ficha como imóvel, será gerada automaticamente a referência correspondente, desde que a tua configuração contemple este processo de forma automatizada.

Em caso contrário, se a referência for gerida manualmente, deverás introduzi-la tu próprio.

Este detalhe, embora pequeno, é crucial para completar o registo definitivo do imóvel.

Qual é a melhor forma de criar um imóvel no Inmovilla?

A escolha do método mais adequado depende do contexto e do ponto a partir do qual estás a trabalhar dentro do Inmovilla.

O sistema não limita o teu fluxo a uma única rota, mas oferece múltiplas alternativas para se adaptar às tuas necessidades:

A partir do Página Inicial, utilizando o botão “Criar novo”.
A partir do menu Imóveis, através do botão “Novo imóvel”.
A partir da ficha de um contacto, criando o imóvel vinculado diretamente.
A partir de uma prospeção, assinalando-o também como imóvel e completando a informação requerida.

A vantagem de ter várias vias de acesso é que podes manter o teu fluxo de trabalho sem interrupções. Se estás na Página Inicial, podes criar o imóvel a partir daí; se estás a gerir imóveis, a partir dessa secção; e se trabalhas com contactos ou prospeções, podes continuar a partir dessas mesmas fichas.

Resumo rápido das opções disponíveis

Para facilitar a consulta, aqui tens um resumo com todas as formas de criar um imóvel no Inmovilla:

A partir de Criar novo na página principal.
A partir de Imóveis > Novo imóvel.
A partir da ficha de um contacto.
Convertendo uma prospeção em imóvel.

Conhecer e dominar estas rotas permitir-te-á poupar tempo, evitar pesquisas desnecessárias e optimizar a gestão diária dos teus imóveis, pois os imóveis constituem o núcleo fundamental do teu trabalho no Inmovilla.

Question 19

Utilities in Inmovilla

Accepted Answer

Inmovilla Utilities: comprehensive guide to tools for real estate agencies

The Inmovilla Utilities section groups a strategic selection of complementary tools designed to optimize the commercial, documental, financial, and operational management of any real estate agency. Its fundamental purpose is to centralize practical resources within the CRM, facilitating a more efficient workflow by avoiding the need to constantly switch between multiple external platforms.

The functionalities are structured into three main areas: Idealista, Resources, and Sections. Each agency can choose and adapt the use of these utilities according to its working methodology, specific requirements, and the active services in its operational environment.

Location and access to the Utilities section

Access to Utilities is conveniently located in the left sidebar of Inmovilla. Upon entering, clearly differentiated tabs group the tools according to their type of use and integration, facilitating agile and results-oriented navigation.

This intelligent organization allows users to quickly locate functionalities related to acquisition, valuation, document management, communication, follow-up control, and detailed analysis of the office's commercial activity.

Inmovilla panel with left sidebar and utilities menu expanded

Detailed description of the three Utilities tabs in Inmovilla

1. Idealista: advanced integration for real estate acquisition and valuation

The Idealista tab concentrates tools directly linked to Idealista services, one of the leading platforms in the real estate sector. To take advantage of these functionalities, it is essential to establish the connection with the Idealista identifier corresponding to the agency.

This integration allows access to key functions without leaving the Inmovilla environment, optimizing comprehensive management. Highlighted utilities include:

• Acquisition map: strategic tool aimed at identifying and managing acquisition opportunities in the market.
• Insurance: direct access to functionalities related to real estate insurance, facilitating the offer of complementary products.
• BDMI: resource included in the integration for advanced management of real estate databases.
• Valuation: specialized support to perform and consult precise property valuations, essential for professional advice.
• Mortgages: tools linked to mortgage financing options, facilitating comprehensive financial advice.

Centralizing these functions in a single CRM provides significant added value, especially for agencies that combine acquisition, valuation, and financial advice, maintaining constant and efficient management of contacts and properties.

2. Resources: versatile set of tools for daily operations

The Resources tab offers a wide range of practical tools designed to support various daily tasks within the agency. Some of these tools address specific needs, such as link shortening or currency conversion, while others are oriented towards more complex and complete real estate processes.

Among the utilities available in this section are:

• URL shortener: functionality that allows transforming long links into shorter, more manageable addresses, facilitating their dissemination.
• ACM: specialized resource within the utilities area for specific tasks.
• Property valuation: advanced tool to support the analysis and determination of property values.
• Shortcuts: configurable quick accesses to frequently used functions, optimizing productivity.
• Document comparator: essential resource for efficient review and comparison of documentation, especially in feasibility processes.
• Calculators: set of calculation tools to solve financial and operational needs.
• Survey consultation: direct access to results and reports derived from conducted surveys, facilitating decision-making.
• Digital signature: integrated solution to streamline electronic signature processes, ensuring security and legality.
• Predefined phrases: prepared texts to speed up communications and repetitive tasks, improving customer service efficiency.
• Meetings: module for organizing and managing internal or client meetings.
• Follow-up supervision: tool to monitor and control follow-up actions performed, ensuring continuous and quality service.
• Cross-checker: utility for reviewing and analyzing real estate cross-checks, optimizing opportunity management.
• Building prospecting: functionality aimed at prospecting properties or specific contacts in a given building.
• Direct WhatsApp link: quick access to facilitate instant and direct communication with clients or collaborators.
• Virtual app: integrated access to the agency's virtual application for mobile and flexible management.
• eCard: digital resource for managing and sending electronic cards.
• Okify: available integration to optimize processes when the agency has this service.
• Currency converter: precise tool to calculate equivalences between different currencies, essential for international operations.
• Microphone: option for audio capture within the resources, facilitating note-taking or recordings.

3. Sections: strategic accesses for comprehensive operational management

The Sections tab compiles key areas related to the daily operation of the real estate office. This space is especially valuable for teams that need to supervise commercial activity in real time, manage documentation, analyze sales funnels, control promotions, and access internal information, all from the CRM.

Among the available sections are:

• Accounting panel: module for financial and accounting monitoring of the agency.
• Cross-checks: access to management and analysis of real estate cross-checks.
• New development promotions: space dedicated to managing and monitoring real estate promotions in development phase.
• Funnels: tools for analyzing and optimizing sales and acquisition processes.
• Follow-ups: detailed control of follow-up actions performed with clients and prospects.
• Dashboard viewer: graphical tool to visualize key performance indicators.
• Drafts: access to documents and communications in review or editing state.
• Office mailbox: space for centralized management of internal and external communications.
• History: complete record of activities, interactions, and modifications performed.
• Recruitment document templates: predefined resources to streamline personnel onboarding processes.

These sections act as shortcuts to critical information and recurring operations, facilitating the commercial and administrative routine of the real estate agency with a high degree of organization and control.

How to select the most suitable utilities for your real estate agency

Not all real estate agencies need to activate or consult the same tools; the choice must be aligned with the company's specific operating model and the tasks the team performs most frequently.

To effectively prioritize the use of utilities, it is recommended to follow these steps:

Identify repetitive tasks: analyze and detect those actions that consume the most time, such as sharing links, preparing documents, or recording follow-ups.
Relate each task to a specific resource: for example, use predefined phrases for recurring communications or the document comparator for feasibility processes, thus optimizing times.
Verify available integrations: confirm that the agency has access to services such as Idealista, Marketplace, or other essential platforms for its operation.
Define the appropriate users for each tool: determine which resources will be most useful for acquisition agents, advisors, office managers, or administrative staff, ensuring efficient use.
Incorporate utilities into the daily workflow: a tool provides maximum value when it is coherently and systematically integrated within the agency's usual procedures.

Tools requiring contracting through Marketplace

Some utilities available in Inmovilla depend on external services that must be contracted through Marketplace. In these cases, having access does not automatically guarantee that the tool is active for the agency.

The general process to activate these tools is as follows:

Contract the corresponding service or integration in Marketplace.
Verify the availability and activation of the service in the agency's account.
Activate the utility from the specific section within Inmovilla when appropriate.
Integrate its use within the team's usual workflow to maximize its impact.

Summary: the strategic value of Utilities in Inmovilla

The Utilities section of Inmovilla acts as a nerve center that brings together essential tools for modern real estate management. It combines integrations with Idealista, versatile operational resources, and consultation and control sections that facilitate the agency's daily work.

To make the most of this section, it is essential to select those functions that align with the team's actual processes, ensure integrations are active, and use each resource as part of a structured and efficient operation within the CRM.

Question 20

Contacts in Inmovilla

Accepted Answer

How to Manage Contacts in Inmovilla: A Practical and Detailed Guide

In Inmovilla, contacts form the central core of any real estate agency's agenda. Each contact record stores essential information about individuals or companies, integrating their links with commercial activity, such as properties, demands, prospects, communications, and associated documents.

Effective management of this information is crucial to avoid duplicates, facilitate consultation of each relationship's history, and keep both clients and external collaborators organized, thus optimizing internal processes and service quality.

Definition and Scope of a Contact in Inmovilla

A contact represents the base record for a person, company, or professional linked to the real estate agency. This can range from owners, demanders, and prospects to suppliers, photographers, and any collaborator whose information is relevant to keep for daily operations.

It is crucial to clearly differentiate between contact, demand, and property for proper database management:

Contact: stores identification and communication data of a person or entity.
Demand: represents a specific need for purchase or rental and must always be linked to a contact.
Property: corresponds to a real estate asset and can be associated with its owner contact.

Therefore, creating a demand necessarily requires an associated contact, while a contact can exist independently of having active demands. This flexibility is key to maintaining a complete database including both clients and collaborators and suppliers.

When to Create a Contact and When to Work from Demand or Property

The contact record functions as a central node connecting different elements, although daily commercial management is usually carried out mainly from demand or property records.

For example, if a client is looking for a home, the contact records their personal data and communication channels, while the demand specifies the criteria and characteristics of the search. Similarly, if a person owns a property, the contact record identifies the owner and the property record concentrates all information about the real estate asset.

It is recommended to create or maintain a contact in the following situations:

• Registration of a new purchase or rental demand.
• Addition of a property to the real estate portfolio.
• Preservation of potential prospect data.
• Management of suppliers or external collaborators, such as photographers or technicians.
• Sending communication campaigns directed to a contact base.

Accessing the Contact List in Inmovilla

The contacts module is available from the main Inmovilla panel, located in the left sidebar under the prospects section.

Access the main Inmovilla panel.
Locate the left sidebar menu.
Select Contacts, located just below Prospects.
Consult the complete list to locate and open the desired record.

Contact list in Inmovilla with record rows

The contact list functions as an operational agenda that facilitates locating and accessing each individual record.

From this list, it is possible to select any record to consult its detailed information and the relationships it maintains with other database elements, ensuring a comprehensive view.

Content and Structure of a Contact Record

When accessing a contact record, the information is presented in a structured way, with the main data visible and editable fields organized to facilitate updating. The record is divided into several tabs that allow consulting the complete history and linked commercial relationships.

The available tabs include:

Records: shows properties, prospects, and demands linked to the contact.
Information: gathers the essential data of the person or entity.
Follow-ups: allows reviewing commercial activity and recorded follow-up actions.
Communications: centralizes interactions made, such as calls and emails.
Campaigns: contains email marketing campaigns associated with the contact.
Documents: facilitates organization and access to related files.
Related: allows consulting links with other contacts, such as family members or partners.

Contact record in Inmovilla with personal data and a related property

The record centralizes all relevant information of the contact and its commercial relationships, facilitating agile and complete management.

Consulting Related Properties, Demands, and Prospects

The Records tab is fundamental to understanding the complete context of each contact. From here, related records can be quickly identified, such as properties in the portfolio, active demands, or prospects under follow-up.

This integrated linkage prevents duplication in searches and ensures that if a contact is an owner and also has an active demand, both records are interconnected in a single record.

Before creating a new record, it is advisable to verify if the contact already exists to minimize duplicate creation and maintain database integrity.

Follow-ups and Communications: Preserving the Complete History

Activity history is key to ensuring continuity and coherence in commercial management. Follow-ups recorded in a demand can also be viewed from the contact record, keeping all relevant information connected and accessible.

From the contact record, it is possible to carry out direct communications, such as phone calls or sending emails, recording each interaction for orderly and efficient follow-up.

Follow-ups tab of a contact record with activity logs

Follow-ups allow detailed review of the activity history linked to the contact, facilitating personalized and efficient attention.

To keep a contact record truly useful and updated, it is recommended to follow these operational guidelines:

Record each relevant call or email in the history.
Consult previous follow-ups before establishing new contact.
Verify the existence of linked demands, properties, or prospects.
Continuously update contact data and communication channels.

Campaigns: An Exclusive and Strategic Function for Contacts

The Campaigns tab is designed exclusively to manage contacts. Unlike demands and properties, email marketing campaigns are administered only from contact records.

A campaign consists of a segmented list of emails scheduled to be sent progressively and personalized. Therefore, having correctly identified and updated contacts is essential before including them in any communication action.

Campaigns are especially valuable for real estate agencies that want to maintain an active database, manage periodic communications, and carry out efficient follow-ups via email.

Actions Available from the Contact Record

The Actions option within the record allows initiating various tasks and establishing relationships without leaving the current record. Among the most notable actions are:

Create a new linked property.
Create an associated prospect.
Generate a related demand.
Link the contact with another existing contact.
Send a WhatsApp message directly.
Send a personalized email.
Schedule an appointment or meeting.
Merge duplicate records to consolidate information.
Request a review or rating.
Access the idealista BDMI option, especially oriented to demands.

Contact record with actions menu open at top right

The actions menu offers quick access to create related records and facilitate direct communication from the contact record.

Strategies to Avoid Duplicate Contacts

The existence of duplicate contacts can complicate commercial follow-up, disperse information, and generate repeated communications that affect the professional image. The Inmovilla unification function allows consolidating records when the same person appears in multiple records.

To minimize duplicate creation, it is recommended to apply the following checks before adding a new contact:

Carry out a thorough search by name and available contact data.
Verify if there is already a demand or property linked to that person.
If duplicate records are found, use the unification option to consolidate the records.
Review related contacts before creating new links or records.

Common Errors in Contact Management in Inmovilla

Creating a Demand Without Verifying the Contact's Prior Existence

A demand must always be associated with an existing contact. Creating a new contact without checking the agenda can cause duplicates and fragment history and previous communications.

Confusing Contact with Demand

The contact stores identity and communication data. Managing specific purchase or rental needs must be done through the associated demand record, not replacing it with the contact.

Forgetting to Register Collaborators and Suppliers

Not all contacts are clients. Keeping an updated record of photographers, suppliers, and other external collaborators facilitates their location and communication when necessary.

Not Taking Advantage of Campaigns from the Contact Record

Campaigns are an exclusive feature of contacts. Having a well-organized database allows using this tool without depending on the contact having active properties or demands.

Checklist for an Efficient and Well-Organized Contact Record

Main data correctly registered and updated.
Prior verification to avoid duplicate records.
Properties, demands, and prospects correctly linked.
Relevant follow-ups and communications recorded and accessible.
Necessary documents linked to the contact.
Contact prepared to be included in communication campaigns when appropriate.

Conclusion

Contacts in Inmovilla constitute the fundamental base for an organized and efficient real estate agenda. Their main function is to uniquely identify each person or entity, connecting them with demands, properties, prospects, communications, documents, and campaigns.

Best practice consists of maintaining a single record per contact, ensuring constant updating of their data, and leveraging available relationships to centralize all commercial information, thus facilitating smooth, comprehensive, and professional management.

Question 21

Plasmic Questions and Answers

Accepted Answer

1. Pages and Features

1. Is it possible to create new internal pages with custom URLs from Plasmic? Yes. Plasmic allows the creation of new pages with fully customizable routes and URLs, thus facilitating the expansion and personalization of the website according to the agency's specific needs.

2. Will we be able to develop a specific page for Services? Technically, yes. Plasmic offers the necessary flexibility to design and deploy a page dedicated exclusively to Services, adapting it to the particular content and design requirements.

3. Does the new template include a general News or Blog section? The standard template we provide does not include a News or Blog section by default; however, it is perfectly feasible to incorporate this functionality directly from Plasmic, allowing dynamic management of current content.

4. Will the five current news items, including images and content, be migrated? Since the current template does not include a specific tab or section for news, automatic migration of these contents is not planned. Incorporating these elements would require additional development.

5. Is there an alert or property search request form connected with Inmovilla? Yes. In the detailed information of each property, there is a form that users can complete to send requests or alerts, which are received directly in Inmovilla's internal email, ensuring efficient management of inquiries.

6. Where are the links to Instagram, Facebook, LinkedIn, and YouTube configured? On websites managed by Inmovilla, the agency's data, including social media links, are usually configured from the CRM panel, not from Plasmic, thus centralizing the management of corporate information.

7. Do the forms include CAPTCHA or other anti-spam protection? Currently, the forms do not have CAPTCHA or integrated anti-spam protection systems. It is advisable to consider including these measures to improve security and prevent unwanted submissions.

8. Will properties, forms, and contacts remain correctly connected to the CRM after editing the design in Plasmic? Inmovilla's architecture clearly separates the design managed in Plasmic from the data stored in the CRM. Therefore, design modifications should not affect the correct connection or data flow between both systems.

2. Access and Editing in Plasmic

9. What level of access will be provided: editing, administration, or project ownership? Advanced access with administrative permissions will be provided, allowing management and modification of the project with full control over its functionalities.

10. Which pages, components, and elements can be modified? From the Plasmic web editor, users can create, duplicate, edit, and delete pages autonomously, defining for each its URL route, structure, and content without the need for technical intervention. Additionally, there are more than eighty proprietary components properly documented, including:

Headers, body, and footer.
Grids and carousels fed in real-time from the CRM (properties, new developments, areas, testimonials, team).
Specific sections such as featured, services, FAQs, reviews, and metrics.
Detail sheets, searchers, maps, forms, and translatable text and image blocks.

Within each component, it is possible to edit texts by language, images, columns, filters, order, visibility, and design variants, ensuring deep and market-adapted customization. Additionally, the editor includes global configuration panels that allow managing fundamental aspects of the site, such as theme and color palette, languages, currencies, services, frequently asked questions, blog, legal texts, search filters, Google Analytics, Google Reviews, WhatsApp, and SEO.

It is important to highlight two clarifications: certain contents — such as the navigation menu, Hero texts on the homepage, and section titles — are managed from the agency's central configuration and their editing affects the entire site. On the other hand, legal pages, the 404 page, and the maintenance page are code pages that remain outside the reach of the visual editor.

11. Will we be able to create, duplicate, and delete pages? Yes, these functionalities are fully available to the user from the web editor.

12. Can previous versions be recovered in case of error? Yes, Plasmic includes a version history that allows restoring any previous version of the project. This functionality is standard on the platform, although recovery must be requested via authorized email to Inmovilla.

13. Will modifications made in Plasmic be preserved after a template update by Inmovilla? Yes, template updates are designed to respect and preserve user-made changes, avoiding loss of content or design.

14. Are access, maintenance, and support for Plasmic included in the service? No. Necessary access will be provided, but technical support and specific maintenance for Plasmic are not included. Therefore, it is recommended that the responsible team has prior knowledge of handling the platform.

15. Is there specific training or documentation to edit this template? Currently, we do not have specific documentation for editing this template in Plasmic.

16. What modifications must necessarily be made by Inmovilla? Inmovilla can supervise modifications made from the CRM web editor. However, all changes made directly in Plasmic are the agency's responsibility, and no additional interventions by Inmovilla are required for web editing.

3. SEO and Migration

17. What technical improvements support the claim that the new website has better positioning? Our websites are developed and optimized for SEO and are fully responsive. Technical improvements implemented in modern platforms based on Next.js/React with Plasmic include:

Server-side rendering (SSR/SSG), which improves loading speed and indexability.
Significant improvements in Core Web Vitals, optimizing user experience.
Advanced semantic structure that facilitates crawling and understanding by search engines.

For concrete data, metrics such as PageSpeed score, details about SSR or CSR, and real benchmarks evidencing these improvements can be requested. For example, SEO performance measured by PageSpeed on websites created with this technology reaches 100%.

18. Will we be able to edit the URL, SEO title, meta description, and share image on each page? Yes. The URL is fully editable per page from the editor. The SEO title and meta description can be configured through the SEO panel, where it is possible to register any route and complete these metadata for each language available on the site. Texts support dynamic variables resolved in real-time, such as {agencyName} or geographic variables {inCountry}, {throughoutCountry}, ensuring precise and adapted writing without the need to duplicate templates.

The share image is generated automatically, using the first photograph of the property, the article image, or the agent's photo, with the agency's logo as a backdrop. Currently, there is no field to manually edit og:title, og:description, or Twitter/X cards.

19. Will we be able to configure H1, H2, H3, alternative image texts, and internal links? Yes, Plasmic allows editing header hierarchy and alt attributes of images directly from the visual editor, thus facilitating exhaustive control over content structure and accessibility.

20. Does the new website generate XML sitemap and robots.txt file? Yes, both are generated dynamically on the server. The robots.txt file authorizes crawling and specifies the sitemap location, automatically applying Disallow: / rules on demonstration and development domains. The sitemap.xml is issued in standard format including loc, lastmod, changefreq, and priority tags.

Currently, the sitemap includes the general pages of the site but does not yet automatically incorporate property sheets, new development promotions, blog articles, agents, or language variants. The evolution towards a dynamic sitemap fed from the CRM is identified as a priority and can be planned jointly.

21. Does it include canonical tags, structured data, and hreflang tags for Spanish and English? Yes, JSON-LD structured data generated on the server is injected, including RealEstateListing for property sheets (with price, currency, address, coordinates, area, rooms, bathrooms, year built), Organization and RealEstateAgent with contact data, Review for testimonials, and City/Place for areas.

Regarding canonical and hreflang tags, currently rel="canonical" and rel="alternate" hreflang are not issued, although the multilingual infrastructure supports language routing with URL prefix, language selector, and translated content. The implementation of these tags is planned as a limited scope improvement.

22. Is the content rendered correctly so that Google can crawl and index it? Yes, thanks to server-side rendering, the content arrives complete and structured to facilitate crawling and indexing by Google and other search engines.

23. How will Google Analytics and connection with Google Search Console be managed? Inmovilla allows integration of Google Analytics for metrics tracking, while configuration and management in Google Search Console can be done jointly with Inmovilla.

24. Will the currently indexed URLs be preserved? No. Accumulated positioning will be lost if existing URLs are changed, so it is recommended to carefully plan the migration to minimize negative impacts.

25. If URLs change, will Inmovilla configure all necessary 301 redirects? Yes. The system has a permanent redirect engine that manages requests through a pattern table configurable by the agency. This engine works by patterns, allowing the use of wildcards for segments, transferring property references to new URLs, matches on query parameters, and normalization of usual .html suffixes in previous websites.

The agency is requested to provide a complete inventory of old URLs, preferably exported from Search Console and the previous sitemap. Pattern configuration and coordination with Search Console are carried out jointly with Inmovilla to ensure an optimal transition.

26. How will the positioning of the five current news items and the Services page be preserved? Positioning preservation will depend on three key factors: maintaining original URLs, correctly migrating content, and configuring appropriate redirects. Without these conditions, the positioning of these pages will be lost. It is recommended to request a concrete plan to address this migration.

27. What SEO treatment do dynamic property sheets have? The sheets are fully server-rendered, delivering complete HTML to the crawler without relying on JavaScript to display indexable content. Each sheet has a clean and stable URL, its own reflecting the property title, meta description extracted from the description, multilingual support with fallback to the main language when translation is missing, share image, and complete RealEstateListing structured markup. The same treatment applies to new development promotions, agent sheets, and blog articles, ensuring optimal visibility and SEO positioning. <h2>4. Publishing and Responsibility</h2> 28. Who will review that the website works correctly on desktop and mobile before connecting it to the domain? A temporary domain will be provided so the team can thoroughly review functionality on different devices before making the definitive switch to the main domain. 29. Who will check forms, links, properties, languages, Analytics, and indexing? If modifications are made to the base Plasmic template, Inmovilla does not assume responsibility for such modifications. Therefore, it is advisable that the agency conducts thorough testing to ensure the proper operation of all elements. 30. Is there a testing environment and backup before publishing? Yes, Plasmic allows publishing first in a staging environment to perform tests and validations before moving to production, thus ensuring site security and stability. 31. In case of an incident after migration, can the previous website be temporarily restored? Yes, the old website will remain active and will not be deleted until express confirmation is received from the agency, allowing a quick rollback in case of incidents.

Question 22

Receba as leads do Meta por e-mail no Inmovilla

Accepted Answer

Caso não seja possível introduzir diretamente no Meta um e-mail para rececionar as leads, é necessário usar uma ferramenta intermediária — Zapier ou Make — para que as leads da sua página cheguem automaticamente ao e-mail/CRM do Inmovilla.

Como funciona, em poucas palavras

Sempre que alguém preenche o formulário de um anúncio na sua página de Facebook ou Instagram, os dados dessa pessoa são enviados automaticamente para o e-mail/CRM interno do Inmovilla. Ninguém precisa de ir ao Meta verificar leads manualmente — o e-mail chega sozinho, e a lead fica registada no CRM.

PORQUE É PRECISO ESTA FERRAMENTA INTERMEDIÁRIA

Se não for possível configurar diretamente no Meta um e-mail para onde enviar as leads, a alternativa é usar um sistema autorizado (como o Zapier ou o Make) que descarrega as leads em tempo real. É por isso que se usa uma destas ferramentas como ponte entre a sua página e o e-mail do Inmovilla.

O que precisa de ter antes de começar

A sua página de Facebook/Instagram, com o anúncio de leads
Autorização para aceder às leads dessa página: Tem de dar acesso, no Meta Business Suite, para que o Inmovilla — ou diretamente o Zapier/Make — possa ver e receber as leads.
Um formulário de leads já criado nesse anúncio: O formulário que aparece quando alguém clica no seu anúncio.
Uma conta Zapier ou Make: É a ferramenta que faz a ligação entre a sua página e o e-mail do Inmovilla.
O e-mail interno do Inmovilla / CRM que vai receber as leads: O endereço para onde tudo isto deve chegar, para que a lead fique registada no CRM.

Dar acesso à sua página

Antes de ligar o Zapier ou o Make, é preciso autorizar o acesso às leads da sua página.

Normalmente isto é feito assim, dentro do seu Meta Business Suite:

Aceda ao seu Meta Business Suite: Em business.facebook.com, com a conta que tem controlo total do seu negócio.
Abra as Definições do negócio: Clique no ícone de engrenagem ⚙️ junto ao nome do negócio.
Vá a "Integrações" → "Acesso a clientes potenciais": É aqui que se controla quem pode receber as leads dos formulários dessa página.
Ative e conceda o acesso: Se aparecer um botão "Personalizar acesso", clique nele e confirme. Depois, dê acesso à pessoa ou à conta (Inmovilla, Zapier ou Make) que vai fazer a ligação.

Estes menus por vezes mudam de nome. Se não encontrar exatamente estes textos, procure por algo como "Leads" ou "Acesso a leads" dentro das definições do seu negócio.

Página oficial do Meta: Dar acesso às leads no Business Suite

Escolher a ferramenta: Zapier ou Make

Ambas fazem exatamente a mesma coisa: ligar a sua página ao e-mail do Inmovilla, sem necessidade de programar.

Criar a automação — com o Zapier

Entre no Zapier e crie uma nova automação: Clique em Create → Zap
Escolha "Facebook Lead Ads": Isto diz ao Zapier: "quero começar sempre que houver uma lead nova nesta página".
Ligue a conta com acesso à sua página: Vai abrir uma janela do Facebook a pedir autorização — use a conta à qual deu acesso anteriormente.
Escolha a sua página e o formulário: Selecione a sua página de Facebook e o formulário do anúncio em questão.
Faça um teste: Clique em "Testar" — o Zapier mostra os dados de uma lead (nome, e-mail, telefone) para confirmar que está tudo a funcionar.
Escolha "enviar e-mail" como próximo passo: Procure por "Email" e escolha a opção de enviar um e-mail.

Páginas oficiais do Zapier:

Como ligar o Facebook Lead Ads

Enviar e-mails numa automação

Onde colocar o e-mail do Inmovilla

No passo de "enviar e-mail" (Zapier) ou "criar um e-mail" (Make), há um campo chamado "To" (Para). É exatamente aí, e só aí, que se coloca o e-mail interno/CRM do Inmovilla — nunca o seu próprio e-mail:

CAMPO "TO" — ZAPIER / MAKE

[E-MAIL INTERNO DO INMOVILLA]

O seu e-mail interno do Inmovilla é visível no painel "Minha agência" > "Informação".

Exemplo:

Neste caso de exemplo, o e-mail a configurar seria:

i.crminmovillaportugal.11597@inmovilla.com

Depois, preencha só mais dois campos simples:

Assunto

Escreva algo como:

"Nova lead recebida — META"

Mensagem

Clique nos campos que a ferramenta mostra (nome, e-mail, telefone, respostas do formulário) para os inserir automaticamente — não precisa de escrever nada à mão, só clicar para inserir cada dado.

Para que o Inmovilla consiga interpretar automaticamente estes dados e criar a oportunidade, o corpo do e-mail tem de seguir esta estrutura:

Email: contacto@exemplo.com

Nome: nome do cliente

Telefone: +351 910000000

Ref: (referência do imóvel pelo qual se interessou)

Origem: Campanha META

Também pode adicionar o comentário que a pessoa deixou no formulário, caso exista.

A referência (Ref) é obrigatória

Sem a referência do imóvel, o e-mail é recebido no Inmovilla mas não é guardado automaticamente como oportunidade.

Importante

Para que a oportunidade seja criada automaticamente a partir deste e-mail, é preciso ter esta opção configurada no Inmovilla. Veja como ativar em: Como ativar a criação de oportunidades de forma automática

Não se esqueça

Assim que receber o primeiro e-mail no Inmovilla, avise a equipa do Inmovilla para que possam informar os técnicos e estes formalizem a criação automática.

Testar e ativar

Envie um e-mail de teste: Clique em "Test step" no passo de e-mail e confirme que chega bem ao e-mail do Inmovilla — nome, telefone e mensagem devem aparecer corretamente. Verifique também a pasta de spam.
Clique em "Publish": Isto liga a automação em definitivo — a partir daqui, todas as leads novas da sua página são enviadas automaticamente para o Inmovilla.
Confirme que está "On": Na lista de automações, deve ver esta automação marcada como ativa.

Exemplo de como o e-mail vai chegar:

Alternativa: fazer o mesmo com o Make

Os passos são equivalentes, apenas com nomes diferentes:

Crie um novo "Scenario": No Make, um "scenario" é o equivalente a um "Zap".
Escolha "Facebook Lead Ads" → "Watch Leads": É o módulo que fica à espera de novas leads na sua página.
Ligue a conta com acesso à sua página e escolha a página/formulário: Igual ao passo 3–4 do Zapier.
Adicione o módulo "Email" → "Send an Email": E preencha o campo "To" com [E-MAIL INTERNO DO INMOVILLA]
Teste e ative o "scenario": O botão para ativar chama-se apenas interruptor "On/Off", normalmente no canto inferior esquerdo do ecrã.

Página oficial do Make:

Integração com o Facebook Lead Ads

Guia verificado em setembro de 2026. Como o Facebook, o Zapier e o Make atualizam os seus ecrãs com frequência, os nomes exatos dos botões podem variar ligeiramente — mas os passos gerais mantêm-se os mesmos.

Question 23

Client Demand Area

Accepted Answer

Inmovilla Client Area: efficient management of interest in each demand

The Inmovilla Client Area is a private and personalized space designed for buyers, which orderly centralizes all the properties sent by the real estate agency. From this exclusive panel, each client can easily access their real estate matches, explore detailed property sheets, save favourites, request visits, make offers, and review or update their search preferences.

This tool optimizes communication between the agency and each demand, allowing the real estate agency to receive clear and precise signals about the properties that truly spark interest, thus improving the efficiency of the commercial process.

What is the Client Area and what is its purpose?

The Client Area acts as a personal space linked to a specific real estate demand. It gathers all the properties shared with the buyer, facilitating the classification and tracking of their responses to each proposal received.

Access to this panel is generated automatically when creating a demand and is sent along with each property match. This way, the client has a unique and permanent link to consult at any time the properties they have received.

Its purpose is twofold:

For the client: to provide an organized and accessible platform to review all properties that match their search criteria.
For the real estate agency: to obtain detailed information about which properties have been viewed, which generate interest, and what actions the buyer wishes to take, facilitating personalised and effective follow-up.

Access and sharing of the Client Area from a demand

Access to the Client Area is made from the specific demand record within Inmovilla, available in the actions area of that record.

To facilitate access for the buyer, the panel link can be shared through various channels, adapting to the communication preference of the agency and the client:

Email: ideal for sending the link accompanied by detailed explanations or new property matches.
WhatsApp: perfect for quick and immediate communications with the client.
Copied link (URL): allows pasting the link in any other contact channel used by the agency, ensuring flexibility.

It is always recommended to use the specific link associated with each demand to ensure that the buyer exclusively views the properties and conditions linked to their personalised search.

Client Area panel with categories of received properties and interest actions

The panel organises the properties sent according to the level of interest shown by the buyer, facilitating clear and structured tracking.

Information available to the buyer

Upon accessing their private area, the buyer will find a complete summary of their contact details, including a representative image of the demand when available.

The panel can display the following relevant information:

Contact details: email, landline, and mobile phone registered in the demand.
Received properties: list of properties sent as matches for that specific demand.
Property status: intuitive classification differentiating between properties pending review and those that already generate a decision or concrete action.
Search conditions: details about the type of property and features requested by the buyer.

Organisation of the properties sent

Real estate matches are presented categorised to facilitate the buyer’s consultation and tracking of each property, avoiding proposals getting lost among messages or scattered conversations.

Received properties

This section lists all the properties the agency has shared with the client. Each record allows clear identification of the property and access to detailed information to make informed decisions.

I want to visit

This category groups properties for which the buyer has expressed interest in making an in-person visit. It is a priority signal for the real estate agency, which can focus its commercial efforts on these higher-potential options.

Visited

The panel records properties already visited, providing a history that avoids duplicates and offers context for future recommendations.

Favourites

Properties marked as favourites are grouped in this section, allowing the buyer to create a shortlist to compare, reassess, or evaluate before advancing in the process.

Discarded

Discarded properties are kept separate, allowing the history of proposals to be preserved without losing clarity about options that do not fit the client’s preferences.

Actions available to the client from a property record

When consulting a property record, the buyer can use various actions to communicate their interest, making the Client Area an interactive and efficient channel between the demand and the real estate agency.

View the property record: access all detailed and updated information about the property.
Save to favourites: mark preferred properties to facilitate their tracking and comparison.
Request a visit: express interest in seeing the property in person, speeding up coordination with the agency.
Propose a price: send an economic offer directly to the real estate agency to start negotiations.

Each time the buyer requests a visit or makes a price proposal, the real estate agency receives an immediate notification in their Inmovilla email, allowing quick and effective management by the commercial team.

Property record with location map and energy certificate

Each property record concentrates key information, such as location on a map, main features, and energy certificate, so the buyer can properly evaluate before requesting a visit.

Consultation and updating of search preferences

Besides showing the properties sent, the Client Area allows the buyer to review the characteristics that define their demand, including the type of property and specific requirements selected.

Among the visible conditions, preferences such as the following may be found:

Desired property type.
Minimum number of bathrooms.
Presence of a swimming pool.
Availability of a balcony.
Other specific features included in the demand.

If the buyer wishes to modify any of these preferences, the request is not applied directly in the record. Instead, an email is automatically sent to the real estate agency, which can review and adjust the search in a personalised manner from their management system.

Mortgage simulator and purchase capacity calculation

The panel incorporates advanced calculation tools to support the buyer’s decision-making. Among them, a mortgage simulator and a financial capacity calculator allow estimating the maximum amount accessible according to the personal economic situation.

These functionalities are a useful complement to assess the economic viability of a property, although they do not replace the formal evaluation of financial conditions offered by banking entities.

Optimising demand tracking through the Client Area

For the real estate agency, the Client Area represents a strategic tool that turns each real estate match into an orderly and documented interaction. While the buyer reviews proposals at their own pace, the agency obtains valuable information to prioritise and personalise contact.

A recommended methodology to integrate this functionality into the commercial process includes:

Create a demand with clear and precise criteria: define property type and essential features to guarantee relevance in matches.
Share access to the Client Area: send the personalised link via email, WhatsApp, or any other preferred channel.
Regularly update matches: keep the selection of properties aligned with the demand and the buyer’s current preferences.
Analyse received responses: promptly attend to visit requests and economic proposals received in the Inmovilla email.
Adapt the demand according to changes in needs: update the record after receiving modification requests to refine the search.

A centralized and efficient management of the properties sent

The Inmovilla Client Area centralizes in a single place all the real estate matches sent to each buyer, along with their favourite properties, discarded properties, and expressed interest actions. This centralisation not only facilitates consultation and tracking for the client but also provides the real estate agency with clear and detailed control over the progress of each demand.

By using this link as the exclusive reference for all shared properties, the agency can quickly identify priority options, efficiently coordinate visits, and adjust the selection of properties according to the buyer’s real and current preferences.

Question 24

Mi oficina en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo acceder y qué información puedes consultar en Mi Oficina

Mi Oficina es el espacio exclusivo dentro de Inmovilla diseñado para centralizar toda la información relevante de la agencia, así como las herramientas vinculadas a los servicios contratados. Desde esta plataforma, podrás acceder fácilmente a apartados clave como facturas, gestión de webs y dominios, entre otros. Las secciones disponibles para cada usuario dependerán de los permisos asignados, garantizando un acceso seguro y personalizado.

Pasos para acceder a Mi Oficina

Haz clic en la imagen de tu usuario, ubicada en la esquina superior derecha de la plataforma Inmovilla. En caso de no haber subido una foto, aparecerá un avatar predeterminado.
En el menú desplegable, selecciona la opción Mi Oficina.
Una vez dentro, utiliza las pestañas situadas en la parte superior para navegar hacia el apartado que necesites consultar o gestionar.

Al acceder a Mi Oficina, la sección inicial que se visualiza es Información, donde se muestran los datos públicos de la agencia, como su página web, correo electrónico, teléfono y dirección física, facilitando un acceso rápido y directo a estos datos esenciales.

Panel de Mi Oficina con pestañas superiores, datos de la agencia y un mapa

Secciones principales de Mi Oficina

Además de la sección Información, Mi Oficina integra diversas áreas que conviene conocer para optimizar tu experiencia y facilitar las gestiones según tus necesidades:

Formulario: espacio dedicado a los formularios específicos de la agencia, facilitando la recopilación y gestión de datos.
Facturas: sección donde puedes consultar todas las facturas emitidas por Inmovilla, ideal para llevar un control detallado y actualizado de los cargos mensuales.
Dominios y webs: aquí podrás gestionar y consultar los servicios relacionados con dominios y páginas web. Si la agencia dispone de una web, esta sección ofrece opciones para realizar modificaciones específicas y mantenerla actualizada.
Migraciones: área destinada a la información sobre transferencias de datos realizadas desde otros CRM, facilitando el seguimiento y control de estos procesos.
Formulario SEPA y formulario de titularidad: apartados disponibles para realizar gestiones administrativas específicas vinculadas a pagos y titularidad.

Si bien no todas estas secciones requieren visitas frecuentes, su principal valor radica en centralizar todas las consultas y trámites relacionados con los servicios contratados, optimizando la gestión y el acceso a la información.

Motivos por los que algunas pestañas pueden estar bloqueadas

Cuando una pestaña aparece bloqueada, significa que el usuario no dispone aún de los permisos necesarios para acceder a esa sección. La configuración de estos accesos se realiza en Ajustes Usuarios, dentro del apartado Permisos avanzados, donde se determinan las opciones específicas de Mi Oficina que cada usuario puede visualizar y gestionar.

La sección Información contiene datos públicos de la agencia y, por lo general, está disponible para todo el equipo. En cambio, las demás secciones, especialmente aquellas relacionadas con facturación y servicios contratados, deben asignarse cuidadosamente según las responsabilidades y roles de cada persona para garantizar la seguridad y confidencialidad.

Consejos prácticos para sacar el máximo provecho a Mi Oficina

Para consultar los datos de contacto de la agencia: accede directamente a la sección Información.
Para revisar y controlar los cargos recibidos: visita periódicamente la sección Facturas para mantener un seguimiento detallado.
Para verificar el estado y gestión de servicios digitales: consulta las secciones Dominios o Webs, según la información que necesites.
Si encuentras una pestaña inaccesible: contacta con el administrador de usuarios para que revise y actualice tus permisos avanzados.

En definitiva, Mi Oficina actúa como un punto de consulta centralizado, accesible desde tu avatar. Selecciona la sección adecuada y asegúrate de contar con los permisos necesarios para realizar cualquier gestión de manera eficiente y segura.

Question 25

Definições do Inmovilla

Accepted Answer

O menu Definições, disponível no canto inferior esquerdo do Inmovilla, é o centro de personalização e controlo da plataforma. É aqui que se define a forma como a agência trabalha no sistema, desde os campos disponíveis na ficha de imóvel até às permissões dos utilizadores, automatizações, relatórios e processos internos.

Este menu está organizado em dois grandes submenus: Configuração e Gestão. A Configuração permite adaptar o Inmovilla ao funcionamento diário da agência. A Gestão concentra as ferramentas de acompanhamento, análise e controlo operacional.

Principais conclusões

As características e listas permitem adaptar o Inmovilla à realidade operacional da agência.
Os custos publicitários ajudam a calcular o custo por lead recebido através dos portais.
As opções, modelos automáticos e permissões definem comunicações, automatizações e acessos dos utilizadores.
Funis, estatísticas e processos facilitam o controlo comercial e a consistência da equipa.

Configuração: adaptar o Inmovilla à forma de trabalhar da agência

A área de Configuração reúne os parâmetros que definem aquilo que aparece no sistema, como se organizam os dados e que automatizações ficam disponíveis. É uma área muito importante para evitar informação desnecessária e criar uma utilização mais simples para cada consultor.

Características dos imóveis

As Características são os elementos que podem ser apresentados na ficha de cada imóvel. Podem ser usados para descrever propriedades, organizar a carteira ou facilitar pesquisas na listagem de imóveis.

Cada característica pode ser configurada para diferentes finalidades:

Ficar visível na ficha do imóvel.
Ser utilizada como filtro na listagem de imóveis.
Servir apenas para gestão interna.
Não ser exportada para portais imobiliários ou para o website.

Quando for necessário criar um novo campo, basta utilizar a opção Nova Característica, no canto superior direito. Esta flexibilidade permite que a ficha do imóvel acompanhe a realidade da agência, sem obrigar todos os utilizadores a trabalharem com campos que não utilizam.

Comissões por comercial e nível de vendas

Na secção de Comissões, é possível configurar regras de comissão por tipo de comercial e por nível de comissão. Existe também uma lista de comerciais que permite acompanhar o nível de vendas, o rendimento e as comissões atribuídas a cada pessoa.

Esta área ajuda a centralizar a informação comercial e a manter uma leitura mais clara do desempenho da equipa.

Textos complementares para descrições de imóveis

Os textos complementares evitam que se tenha de escrever repetidamente a mesma informação nas fichas de imóveis. São blocos de texto pré-definidos que podem ser adicionados à descrição quando fizer sentido.

Um exemplo comum é um texto de exclusividade. Sempre que entra um imóvel em regime de exclusividade, o consultor pode inserir o texto previamente preparado, sem voltar a redigir a mesma explicação. Isto melhora a consistência das publicações e reduz tempo em tarefas repetitivas.

Custos publicitários e custo por lead

Configurar os custos publicitários é essencial para perceber o retorno dos investimentos realizados nos portais. Se uma agência recebe leads através do Idealista, por exemplo, pode indicar no Inmovilla o custo suportado com esse portal.

A partir daí, o sistema consegue calcular o custo por lead recebido e associá-lo a cada imóvel. Se entrarem diariamente centenas de leads por um canal, deixa de ser necessário fazer esse cálculo manualmente para perceber quanto está efetivamente a custar cada contacto.

Esta é uma forma prática de ligar o investimento em divulgação à origem das oportunidades e tomar decisões com mais informação.

Grupos habitacionais e idiomas

Os grupos habitacionais correspondem aos tipos de imóveis disponíveis na ficha, como apartamento, moradia ou outros formatos utilizados pela agência.

O Inmovilla permite consultar e editar estas designações nos vários idiomas disponíveis. Caso seja necessário alterar um nome predefinido, é possível fazê-lo diretamente nesta configuração.

Listas: menos ruído, mais organização

A secção Listas permite personalizar várias classificações usadas no dia a dia, incluindo tipos de seguimento de tarefas e notas.

Ao criar uma tarefa na agenda, existem diferentes tipos de seguimento disponíveis. Se a agência trabalha, por exemplo, com arrendamento para férias, pode criar um tipo de tarefa específico para a entrada de alojamento. Da mesma forma, pode ocultar tipos já existentes que não sejam usados.

Esta limpeza é particularmente importante quando os consultores encontram demasiadas opções que não fazem parte do seu trabalho. Em vez de deixar uma lista longa e confusa, é possível esconder cada tipo através do respetivo botão e criar outros através de Novo Tipo.

Nas listas também se podem gerir vários outros parâmetros, como:

Etiquetas de documentos, aplicáveis a imóveis, oportunidades e contactos.
Carpintaria exterior, uma característica presente nas fichas de imóveis que pode ser renomeada, ampliada ou simplificada.
Tipos de cliente, como proprietário, investidor ou bancário.

Em todos estes casos, é possível adicionar novas opções ou ocultar as que não fazem sentido para a agência. É precisamente nesta capacidade de adaptação que se percebe o quanto o Inmovilla é personalizável.

Lista de opções configuráveis aberta numa tabela do Imovilla

As listas permitem manter apenas as classificações realmente úteis para a equipa.

Opções gerais e personalizadas

A área de Opções é uma das mais completas dentro do Inmovilla. É aqui que se definem configurações gerais e personalizadas que determinam, na prática, como a plataforma deve funcionar.

Para facilitar a consulta, existe um manual de instruções associado a esta área, onde é possível verificar o significado de cada parâmetro disponível.

As opções incluem configurações relacionadas com:

Definições gerais do programa.
RGPD para envio de emails e mensagens por WhatsApp a clientes.
Automatizações.
Colaborações.
Comunicação e branding.
Armazenamento disponível no Inmovilla.

Como esta secção reúne muitos parâmetros, vale a pena analisá-la com cuidado. Uma alteração aqui pode influenciar diretamente o comportamento de processos, comunicações e dados em toda a agência.

Página de opções gerais do Imovilla com várias definições organizadas em secções

As opções gerais concentram as definições que orientam o funcionamento diário do sistema.

Modelos automáticos de email

Os modelos automáticos permitem editar emails que são enviados automaticamente pelo Inmovilla. Um dos exemplos mais utilizados é a resposta automática para um interessado.

Quando uma lead entra diretamente no email associado ao Inmovilla, pode ser enviada uma resposta automática ao cliente. O conteúdo dessa mensagem pode ser personalizado e adaptado aos vários idiomas, garantindo uma comunicação mais rápida e coerente desde o primeiro contacto.

Editor de modelo automático de email com campo de assunto e área de texto

Um modelo bem preparado assegura uma resposta inicial imediata quando entra uma nova lead.

Utilizadores, acessos e permissões

A área de Utilizadores permite gerir as pessoas que trabalham no Inmovilla. Aqui é possível criar novos utilizadores, eliminar os existentes e editar os seus dados de contacto.

Mais importante ainda, é nesta área que se determina o que cada consultor pode fazer, visualizar e editar. Uma configuração correta de permissões ajuda a proteger a informação da agência e assegura que cada pessoa trabalha apenas com os recursos adequados à sua função.

Conversor de áreas

O conversor de áreas deve ser utilizado quando existirem áreas por reatribuir. É uma ferramenta específica para este tipo de necessidade, não sendo algo que tenha de ser usado regularmente em todas as operações.

Gestão: acompanhar atividade, resultados e processos

O submenu Gestão reúne ferramentas orientadas para supervisão, controlo de equipa, análise de dados e organização dos processos internos da agência.

Acessos dos utilizadores

Na gestão de acessos, é possível verificar a última vez que cada utilizador entrou no sistema, bem como o endereço IP e o dispositivo utilizado. Esta informação permite acompanhar os acessos à plataforma e reforçar o controlo operacional.

Controlo de comerciais

O controlo de comerciais permite perceber o que cada consultor está a fazer no Inmovilla. É possível acompanhar ações como criar, modificar ou consultar imóveis, oportunidades e contactos.

Não se trata apenas de controlar atividade. Esta funcionalidade também ajuda a identificar padrões de utilização, perceber onde existem dificuldades e garantir que os processos estão a ser cumpridos de forma consistente.

Gestão de funis

Na Gestão de Funis, pode criar um funil, definir o seu nome, escolher o tipo e estabelecer as respetivas etapas. Isto permite estruturar processos comerciais de acordo com a forma de trabalhar da agência.

Um funil bem definido torna mais simples acompanhar a evolução de uma oportunidade e perceber em que fase se encontra cada contacto ou negócio.

Janela de edição de funil com lista de etapas e ícones de ações

Os funis organizam as etapas comerciais e tornam o progresso das oportunidades mais claro.

Questionários em vários idiomas

O Inmovilla inclui questionários predefinidos, incluindo opções disponíveis em cinco idiomas diferentes. Estes questionários podem ser editados para se adaptarem às necessidades da agência e também é possível criar novos questionários.

Tal como acontece com os funis, a existência de modelos predefinidos acelera a implementação, sem retirar liberdade de personalização.

Estatísticas e exportação de dados

A área de Estatísticas permite consultar dados sobre vários aspetos da atividade imobiliária, incluindo:

Imóveis.
Oportunidades.
Preços por metro quadrado.
Origem dos contactos.
Agenda.
Visitas.

Os dados podem ser consultados diretamente, apresentados em formato de gráfico ou exportados para Excel. Também é possível aplicar filtros por período e por comercial, o que facilita análises mais específicas.

Existe ainda a possibilidade de consultar fichas eliminadas pelos consultores, mantendo maior visibilidade sobre alterações realizadas na base de dados.

Importar contactos

A ferramenta de importação disponível nesta área serve apenas para contactos. Não substitui a importação completa de uma base de dados proveniente de outro CRM.

É uma opção útil quando existem contactos que precisam de ser adicionados ao Inmovilla sem que isso implique uma migração global de dados.

Painel de controlo e dashboards personalizados

O Inmovilla disponibiliza um dashboard predefinido com vários painéis criados pela equipa. No entanto, o Painel de Controlo permite criar novos painéis com estatísticas adicionais.

Desta forma, cada agência pode organizar os indicadores que considera mais relevantes e criar uma leitura rápida do desempenho operacional.

Processos como guia para a equipa

Na área de Processos, é possível criar processos, definir os respetivos dados e indicar que tarefas devem ser realizadas em cada um.

Um processo é, essencialmente, um conjunto organizado de tarefas. Serve para dar aos consultores um guia prático, passo a passo, sobre o que deve ser feito em determinada situação.

Esta estrutura ajuda a reduzir falhas, facilita a integração de novos elementos e promove uma forma de trabalho mais consistente em toda a agência.

SMTP para gestão de envio de emails

Por fim, a ferramenta SMTP serve para configurar a gestão e o envio de emails a partir do Inmovilla. Esta configuração é relevante para garantir que as comunicações enviadas pelo sistema utilizam os parâmetros de email adequados à agência.

Uma configuração pensada para a operação real

O menu Definições não é apenas uma área técnica. É o local onde a agência transforma o Inmovilla numa ferramenta ajustada à sua equipa, carteira, processos comerciais e forma de comunicar.

Ao configurar características, listas, permissões, automatizações, funis e painéis de controlo, torna-se possível reduzir tarefas repetitivas, simplificar o trabalho dos consultores e acompanhar melhor os resultados. O mais importante é começar pelas configurações que têm impacto direto na operação diária e evoluir a personalização à medida que a agência cresce.

Question 26

Multimédia no Inmovilla: como gerir num imóvel

Accepted Answer

Gestão de Multimédia no Inmovilla: Como Administrar Conteúdos num imóvel

Para incorporar fotografias, tours virtuais, vídeos ou plantas num imóvel dentro do Inmovilla, tudo se centraliza num único módulo: o separador de Multimédia dentro da ficha do imóvel.

Este sistema está desenhado para ser intuitivo, mas é fundamental compreender em profundidade o funcionamento de cada separador, pois nem todos os conteúdos se gerem nem se mostram da mesma forma. Alguns destinam-se exclusivamente a portais imobiliários, outros são visíveis apenas no próprio website e certos formatos adaptam-se a ferramentas específicas, como o Idealista.

A seguir, oferecemos-te um guia passo a passo para que possas aproveitar ao máximo cada opção e entender quando e como utilizar cada tipo de conteúdo multimédia.

Acesso à Ficha do Imóvel

Para começar do zero, acede ao menu lateral esquerdo e seleciona a opção Imóveis, que geralmente é a primeira do menu. De seguida, abre a ficha do imóvel em que desejas adicionar ou rever conteúdo multimédia.

Dentro da ficha, não é necessário clicar em editar o imóvel. Na parte esquerda, vais encontrar a pré-visualização da primeira imagem carregada. A partir daí, podes aceder diretamente a Editar multimédia.

Ao aceder ao separador multimédia, abre-se uma janela com várias abas diferenciadas:

Fotos
Antes e depois
Fotos 360º
Tour virtual
Vídeo
Planta

Analisaremos cada uma delas detalhadamente, dado que cada separador cumpre uma função específica e tem as suas próprias particularidades.

Fotos: O Pilar Fundamental do Separador Multimédia

O separador de Fotos é essencial, pois muitas publicações não podem ser divulgadas sem imagens que suportem o imóvel.

Se um imóvel já conta com imagens carregadas, estas aparecerão automaticamente nesta secção. Para adicionar novas, simplesmente utiliza o botão azul Adicionar fotos.

Processo para Carregar Fotos

Ao clicar em Selecionar, vai abrir-se o explorador de ficheiros do teu computador para que escolhas as imagens desejadas. Podes selecionar uma ou várias simultaneamente.

Por exemplo, se dispões de 15 fotografias, podes carregá-las todas de uma vez e decidir depois se preferes:

Priorizar a velocidade máxima, para que o carregamento se realize o mais rápido possível.
Priorizar a ordem, para manter a sequência exata em que selecionaste as imagens.

Uma vez que as imagens estejam carregadas na janela, podes subi-las uma a uma ou clicar diretamente em Subir para enviá-las todas simultaneamente.

Gestão Massiva de Fotos

Logo ao lado do botão para adicionar imagens, encontrarás o menu de Ações massivas, que permite administrar várias fotos simultaneamente.

As opções disponíveis incluem:

Eliminar todas as fotos
Eliminar apenas as selecionadas
Inserir marca de água
Descarregar as fotos
Ordená-las
Autoetiquetado

É importante destacar que a autoetiquetado requer uma contratação prévia através do Marketplace, pelo que nem sempre estará disponível de forma imediata.

Como Ordenar as Fotos

A ordem das imagens é crucial, pois a primeira foto será a que se mostrará como imagem principal na ficha do imóvel.

Ao clicar em Ordenar, abrir-se-á a galeria completa, permitindo-te reorganizar as fotos através de arrastar e largar até definir a sequência desejada. Não te esqueças de guardar as alterações uma vez finalizada a ordenação.

Eliminação de Imagens Individuais ou Múltiplas

Se alguma fotografia não corresponder às tuas expectativas ou foi carregada por engano, podes eliminá-la facilmente selecionando-a e utilizando a opção Eliminar selecionadas. Só tens de confirmar a ação e as imagens serão removidas.

Esta função é especialmente útil para retirar plantas que tenham sido carregadas erroneamente na galeria geral ou para limpar a coleção antes de publicar.

Marca de Água: Recomendações e Precauções

A inserção de marcas de água pode ser feita de forma massiva a todas as imagens ou individualmente em cada foto.

Se decidires aplicar a marca de água de forma massiva, acede a Ações massivas > Inserir marca de água, o que adicionará a marca a todas as fotos simultaneamente. Alternativamente, podes experimentar primeiro numa imagem específica através do menu de três pontos que aparece por baixo de cada foto, selecionando Colocar marca de água.

É fundamental ter em conta que uma vez aplicada a marca de água, a imagem fica modificada de forma permanente no sistema e não pode ser revertida a partir desta ferramenta. Caso queiras eliminá-la, será necessário voltar a carregar a imagem original sem marca.

Por isso, recomendamos realizar um teste inicial com uma só fotografia antes de aplicar a marca de água a toda a galeria.

Posicionamento da Marca de Água

Além disso, podes definir a localização exata da marca de água na imagem. A opção Posicionar marca de água abre a fotografia e permite selecionar a zona onde será colocada, assegurando uma integração visual adequada.

A marca que se aplica por defeito corresponde à configurada em Definições > Opções > Comunicação e Branding >Imagem corporativa.

Etiquetas para Fotos

Cada imagem pode ser atribuída a uma etiqueta, o que é especialmente útil para identificar plantas ou outros conteúdos específicos, pois certas etiquetas transferem-se automaticamente para os portais imobiliários.

Estas etiquetas estão pré-definidas pelo sistema e não podem ser modificadas nem criadas novas etiquetas personalizadas. Estão alinhadas com as exigências e padrões do Idealista.

Antes e Depois: Visualização de Alterações e Reformas em Espaços

O separador Antes e depois está desenhado para mostrar uma comparação visual entre uma imagem antiga e outra atualizada, geralmente após uma reforma ou melhoria significativa do imóvel.

O procedimento correto é o seguinte:

Primeiro, certifica-te de que tens carregada na galeria geral a fotografia atualizada, ou seja, a imagem do depois.
Desde o separador Antes e depois, carrega a fotografia antiga correspondente.
Seleciona a imagem final, que já deve estar na tua galeria de fotos.
Guarda as alterações e poderás pré-visualizar a comparação visual entre ambas as imagens.

Uma vez guardada, a plataforma mostrará uma transição interativa entre ambas as fotos para facilitar a visualização da mudança.

É importante destacar que esta funcionalidade está disponível exclusivamente no website do Inmovilla e não é enviada a portais nem a outros destinos externos. É uma ferramenta interna para melhorar a apresentação no teu próprio website.

Fotos 360º: Base para a Criação do Tour Virtual

As fotos 360º carregam-se de forma semelhante às fotografias convencionais: selecionas os ficheiros a partir do teu computador, clicas em subir e armazenam-se no separador correspondente.

No entanto, é crucial não confundir esta secção com uma galeria adicional para o público, pois estas imagens não são enviadas para portais nem se mostram de forma independente na ficha pública.

O seu único propósito é servir como base para a criação do tour virtual.

Se durante o carregamento detetares que algumas imagens não se carregam corretamente ou faltam, verifica a configuração de cookies do navegador e habilita-os para assegurar um funcionamento ótimo.

Tour Virtual: Criação e Gestão no Inmovilla

Uma vez que as fotos 360º estão carregadas, podes aceder ao separador Tour virtual.

Se já existir um tour criado, daqui poderás:

Visualizá-lo
Copiar o link
Eliminá-lo

Em caso de não haver nenhum tour, apresentam-se duas opções:

Criar um tour no Inmovilla
Carregar um tour externo

Opção 1: Carregar um Tour Externo

Se já utilizas uma plataforma externa, como Matterport ou outra ferramenta de visitas virtuais, simplesmente cola a URL do tour e ficará ligada dentro do Inmovilla.

Opção 2: Criar o Tour Diretamente no Inmovilla

Se preferires construir o tour virtual dentro do Inmovilla, o sistema utilizará as fotos 360 previamente carregadas. A partir daí, só tens de configurar as cenas e estabelecer as ligações entre elas.

Por exemplo, podes:

Atribuir nomes descritivos a cada cena, como miradouro, salão ou corredor.
Entrar numa cena concreta e definir para que outra cena deve dirigir-se o utilizador.
Fazer duplo clique no ponto de transição, selecionar a cena de destino e guardar as alterações.

Com estes passos, o tour ficará configurado. Embora o exemplo mais básico possa incluir apenas duas cenas, o habitual é criar um percurso completo com múltiplas divisões e transições.

Este processo é bastante simples uma vez que compreendes a lógica: carregar as fotos 360, nomear as cenas e ligá-las entre si.

Vídeo: Formatos e Requisitos conforme Destino

Nesta secção é especialmente importante parar, pois o tratamento do vídeo varia conforme o portal ou destino de publicação.

O Inmovilla oferece duas opções principais para gerir vídeos:

Vídeo Carregado Diretamente do PC

Este método é imprescindível para cumprir os requisitos do Idealista. Se desejas enviar vídeo para este portal, deves carregar o ficheiro diretamente do teu computador para o separador de vídeo da propriedade.

Link do YouTube

Para outros portais, para envios via XML ou integrações com o website via API, utiliza-se o link do vídeo alojado no YouTube.

Pantalla completa de Vídeo en Inmovilla con subida desde dispositivo y carga por enlace de YouTube

Uma forma prática e eficiente de trabalhar, especialmente se publicas no Idealista, é a seguinte:

Carrega o vídeo original a partir do PC para cumprir os requisitos específicos do Idealista.
Carrega esse mesmo vídeo no YouTube.
Cola o link do YouTube no campo correspondente para que esteja disponível noutros destinos.

Desta forma, cobres ambas as necessidades sem complicações adicionais.

Planta: Preparação e Etiquetagem para Idealista

O separador de Planta está especialmente desenhado para gerir plantas orientadas ao Idealista.

O Inmovilla guia o processo com os seguintes passos:

Descarregar o modelo oficial para a planta.
Realizar a planta seguindo as instruções fornecidas.
Guardar a planta como imagem em formato JPG.
Carregar a imagem da planta na secção de fotos da propriedade.
Etiquetar essa imagem como planta para que seja reconhecida corretamente.

É fundamental destacar que não basta carregar o ficheiro; a correta etiquetagem é imprescindível para que o sistema e os portais externos reconheçam a imagem como planta.

Visualização Rápida do Conteúdo Multimédia na Ficha do Imóvel

Ao sair do separador multimédia e regressar à ficha do imóvel, a pré-visualização permite identificar de um olhar se o imóvel dispõe de:

Fotos
Vídeo
Tour virtual

Além disso, esta mesma área funciona como acesso direto ao separador multimédia, facilitando uma navegação rápida sem passos adicionais.

Existe também um caminho alternativo de acesso através de Mais ações > Multimédia.

Esta via adicional oferece a vantagem prática de permitir o download direto de fotos sem necessidade de aceder ao detalhe completo do separador multimédia.

Resumo Prático de Cada Separador

Fotos: essenciais para publicar e gerir a galeria principal do imóvel.
Antes e depois: permite uma comparação visual para o website do Inmovilla, sem envio a portais externos.
Fotos 360: constituem o material base para a criação do tour virtual.
Tour virtual: pode ser interno, criado no Inmovilla, ou externo mediante URL.
Vídeo: ficheiro direto para o Idealista e link do YouTube para outros destinos.
Planta: orientado ao Idealista e deve estar corretamente etiquetado como planta.

Compreender a função específica de cada separador converte o separador multimédia num módulo manejável e eficiente. A chave reside em saber que conteúdo se está a carregar, onde será visível e se será enviado ou não a portais externos.

Com este conhecimento, a gestão da ficha da propriedade no Inmovilla torna-se muito mais ágil e profissional.

Question 27

Company in accounting panel

Accepted Answer

How to create and configure companies in the Inmovilla accounting panel

The Companies section within the Inmovilla accounting panel centralizes all the essential tax, contact, and document customization information necessary for the efficient and professional issuance of invoices, receipts, credit notes, and quotes. An accurate and complete initial setup ensures that each generated document reflects the corporate identity, personalized texts, and specific numbering that characterize each company.

It is essential to have at least one company created and activated before starting any accounting record, as this configuration forms the basis on which all subsequent billing and accounting documentation will be managed.

Purpose and functions of the Companies section

In the accounting panel, a company represents the legal entity responsible for issuing commercial and accounting documents. Its profile gathers both the mandatory identification data and the graphic and textual elements that will appear in the official documentation.

From this section, users can:

• Create new issuing companies with all necessary data.
• Consult, edit, and update information of previously registered companies.
• Define the trade name, legal name, and CIF precisely.
• Establish the fiscal address and official contact details.
• Activate or deactivate companies according to their operational status, facilitating the management of multiple entities.
• Upload and configure logos, determining in which types of documents they will be displayed to maintain visual consistency.
• Customize titles and footers of invoices, receipts, credit notes, and quotes, adapting them to the identity and needs of each company.
• Manage numbering series with specific prefixes or suffixes to differentiate document types and facilitate administrative control.

Accessing the Companies section in the accounting panel

To access the Companies module, follow this intuitive path from the platform's side navigation:

• Open the left side menu.
• Select Utilities.
• Access Accounting.
• Click on the first option: Companies.

Upon entering, a complete list of all registered companies will be displayed, where you can select any to review or modify its configuration, or choose to create a new company using the New company button.

List of companies in the accounting panel with active statuses

This list facilitates quick location of companies and direct access to their detailed configuration.

Procedure to create a new company

Creating a company is an essential step before issuing invoices, receipts, or credit notes. By clicking New company, a detailed form opens where identification data must be entered and specific document options configured.

Identification and tax data

The company profile allows registering key information that identifies the issuing entity. It is essential to complete these fields accurately, as they will form the basis for document and legal management:

Trade name: the name by which the company is publicly identified.
Legal name: the registered legal name of the entity.
CIF: the official tax identification code.
Fiscal address: complete address of the main office.
Postal code: for administrative location.
City and province: geographic data for precise identification.
Landline and mobile phone: direct contact numbers.
Email: address for official communications.

Once these data are completed and saved, the company will be enabled for use in all accounting operations within the panel.

Company operational status: active or deactivated

Each profile shows the current status of the company along with the activation date. It is essential to keep the company active while documents are being issued.

The deactivation option is especially useful when an entity ceases operations but its document history and data need to be preserved for future reference. This action is easily performed from the button located at the top of the profile.

Uploading and managing the logo in documents

The company profile allows uploading an image file that will serve as the corporate logo. Besides uploading it, you can select in which types of documents it will be displayed, ensuring a consistent and professional image across all issued documentation.

Display options include:

• Invoices.
• Receipts.
• Credit notes.
• Quotes.

This functionality automates the inclusion of the logo, avoiding the need to add it manually to each document and ensuring visual uniformity in all official communications of the real estate agency.

The profile centralizes all tax, contact data, and logo configuration for comprehensive management.

Advanced customization of titles and footers in documents

Within each company's configuration, it is possible to define personalized texts that will appear in the titles and footers of accounting documents, allowing the written communication to be adapted to the specific needs and corporate style of each entity.

Document titles

Unique titles can be set for each document type, such as:

• Invoices.
• Receipts.
• Credit notes.
• Quotes.

For example, the title of an invoice can reflect the nature of the service provided or align with the company's commercial nomenclature, strengthening identity and professionalism.

Customized footers

Similarly, specific texts can be configured for the footer of each document type, facilitating the inclusion of additional relevant information, such as commercial terms, legal messages, or complementary contact details.

This information is saved in the company profile, ensuring that all future documents maintain the defined coherence and style.

Preview of configured documents

When the company has generated documents, the profile includes an option to preview them. This function is especially valuable to verify how tax data, personalized texts, and visual identity are reflected in each document type.

It is recommended to use this view after making changes to the logo or texts to ensure that all changes are correctly applied in invoices, receipts, credit notes, and quotes.

Advanced management of numbering series for invoices and credit notes

Series allow assigning identifying prefixes or suffixes to the numbering of issued documents, facilitating the organization and differentiation of invoices and credit notes according to internal or legal criteria.

This management is done directly from the company's configuration and allows establishing different series for each document type, optimizing administrative and accounting control.

Steps to create a new document series

To add a custom series, follow these steps:

• Access the corresponding company profile.
• Select the Manage series option.
• Review existing series and click the button to add a new one.
• Enter the identifier to be used as a prefix or suffix in the numbering.
• Select the document type to which the series will apply, for example, invoice or credit note.
• Save the configuration to activate the new series.

For example, a series configured with the identifier IN for invoices will cause all invoices issued under this series to include that code in their numbering. Similarly, a differentiated series can be established for credit notes, such as NC, to facilitate their identification and tracking.

Series management allows clear differentiation of invoice and credit note numbering through custom identifiers.

Recommended order for initial configuration of the accounting panel

To ensure efficient organization in the accounting management of a real estate agency, it is recommended to follow this logical sequence when configuring the panel:

• Create the issuing company that will manage the documents.
• Complete tax data, address, and contact details thoroughly.
• Upload the corporate logo if you want it to appear on documents.
• Select in which document types the logo will be shown to ensure visual consistency.
• Define customized titles and footers for invoices, receipts, credit notes, and quotes.
• Configure the necessary numbering series to correctly identify each document type.
• Keep the company active to be able to use it in all accounting operations.

Summary

The Companies section is the fundamental pillar for billing management within the Inmovilla accounting panel. Through a single profile, all information of the issuing entity, its operational status, corporate image, personalized texts for documents, and numbering series are managed comprehensively.

With the company properly created and configured, the panel is fully prepared to efficiently and professionally manage the issuance of invoices, receipts, credit notes, and other associated accounting documents, facilitating daily operations and ensuring regulatory compliance.

Question 28

Agenda in Advanced Circles Panel

Accepted Answer

How to Use the MLS Circles Agenda in Inmovilla

The MLS Circles agenda is a tool designed to facilitate the organization and communication of shared tasks among agencies that are part of the same MLS circle. Its main objective is to centralize relevant notices and reminders for real estate collaboration, avoiding mixing with the internal tasks of each agent or agency.

This resource is essential for publishing notifications, coordinating joint actions within the MLS, and keeping all participating agencies informed about key dates, deadlines, and common activities that require joint follow-up.

What is the MLS Circles agenda?

The agenda is integrated within the advanced Circles panel in Inmovilla. Although it shares similarities with a traditional agency agenda, it has a key distinguishing feature: it only shows specific MLS-type tasks.

This means that personal tasks of agents or internal tasks managed in each agency's CRM are not reflected in this agenda. The content is strictly focused on the management, coordination, and monitoring of activities within the selected MLS circle.

Among the most notable features of this agenda are:

Efficient communication of deadlines and relevant dates for all agencies in the circle.
Clear reminders about shared actions and processes that require joint attention.
Timely information about meetings, communications, and procedures related to the MLS.
Publication of tasks exclusive to circle administrators, facilitating internal management.
Quick and visual consultation of common notices through an intuitive calendar view.

Accessing the Circles agenda in Inmovilla

To access the shared agenda, you must first enter the advanced panel of the corresponding circle by following these steps:

Go to Circles from the left sidebar in Inmovilla.
Locate and select the Advanced Panel button located at the top.
Enter the advanced panel.
Select the MLS you want to work with from the dropdown located at the top right corner.
Click on Agenda within the set of tools available for the circle.

It is important to highlight that the MLS selector is essential when an agency belongs to several circles, as it allows viewing tasks independently for each of them, ensuring orderly and specific management.

Advanced Circles Panel with MLS tool icons

Interpreting the MLS tasks calendar

The agenda offers a monthly view that facilitates the visualization of tasks distributed throughout the month. Each notice is associated with a day or a date range defined at the time of creation, allowing clear and orderly planning.

The operation is simple: the calendar is consulted to identify active shared actions and their attention dates. When a task has been created for all agencies in the circle, it will be visible in their agendas as long as users have the necessary permission to view MLS tasks.

Monthly MLS agenda calendar with shared tasks

Procedure to create a new task in the MLS agenda

Task creation is done directly from the calendar or through the add option located at the top of the agenda. It is not necessary to select a specific category, as all new entries are automatically registered as MLS tasks.

Ways to start a new task

From a specific day: click the plus icon that appears in the box corresponding to the desired day.
From the top bar: use the Add task option to open the creation form.

Key information to complete in the form

When opening the creation form, it is essential to provide the necessary data to ensure the notice is clear, precise, and reaches the appropriate audience:

Start date of the notice: indicate the date from which the task should be visible and active.
End date: set the last day the task will remain active in the agenda.
Recipients: select whether the task will be available only to circle administrators or to all participating agencies.
Subject: use a concise and descriptive title that allows quick identification of the task's nature.
Remarks: add additional details, instructions, or context that facilitate the correct execution of the task.

Side form to add a task in the MLS agenda

Visibility and recipients of a shared task

The visibility of each task depends on the configuration selected during its creation:

Circle administrators only: the notice will be directed exclusively to those managing the MLS circle, restricting access to other agencies.
All agencies: the task will be visible in the agenda of all member agencies, provided users have the necessary permissions to view MLS tasks.

Before publishing a task, it is advisable to carefully evaluate its scope. For example, operational or internal management notices are more suitable for administrators, while general communications or deadlines should be directed to all agencies to ensure proper dissemination.

Best practices for managing shared tasks

To maximise the effectiveness of the shared agenda, it is essential to follow certain guidelines that ensure clarity and relevance in the notices:

Write clear and specific subjects: avoid generic titles like “Important” or “Pending” that do not provide immediate information.
Define a realistic period: correctly set the start and end dates so that notices remain active for the necessary time without causing confusion.
Describe the expected action: use the remarks field to detail what is expected from each agency or user.
Properly select the target audience: reserve internal tasks for administrators and share only truly relevant information with all agencies.
Avoid creating duplicates: check beforehand if there is already an active task on the same subject to keep the agenda organised and avoid confusion.

Additional functions available in the MLS agenda

Besides consulting and adding tasks, the agenda has a More actions menu that allows access to complementary functionalities to improve management:

Refresh agenda: updates the information visible in the calendar to show the most recent changes.
Pending tasks: facilitates reviewing tasks that are still open and require follow-up.
Follow-ups: provides access to detailed management of follow-ups linked to MLS tasks.
Export data: allows extracting the information contained in the agenda for analysis or external archiving.

Common mistakes when using the Circles agenda

Confusing the MLS agenda with the agency's internal agenda

It is important to remember that the Circles agenda is designed exclusively to show shared MLS-type tasks. Internal or personal tasks of each agent should be managed from the agency's usual agenda to maintain proper order and clarity.

Assigning a task to the wrong recipient

Setting a task only for administrators when it should be visible to all agencies, or vice versa, can cause lack of communication or unnecessary information for certain users. Correctly choosing the target audience is key for effective dissemination.

Using unclear or vague subjects

An ambiguous title makes quick calendar consultation difficult and can cause confusion among agencies. It is essential that subjects allow immediate identification of each task's purpose without needing to open the details.

Not verifying consultation permissions

Publishing a task for all agencies does not guarantee that all users will see it. It is essential that each user has the necessary permissions enabled to view MLS tasks in their profile.

Summary

The MLS Circles agenda in Inmovilla is an essential tool for effective coordination among agencies collaborating within the same MLS circle. It allows creating and managing notices with defined dates, clear subjects, detailed remarks, and a specific scope, whether directed to administrators or all participating agencies.

To make the most of it, it is crucial to keep internal tasks separate from shared ones, write clear and precise notices, review users' access permissions, and use the calendar as the central point for consulting and monitoring common actions within the MLS.

Question 29

Change from Prospect to Property

Accepted Answer

Complete guide to converting a prospect into a property step by step

When a lead evolves from a simple initial opportunity to a record with sufficient information for its management, it is essential to proceed to convert the prospect into a property. This process is carried out directly from the existing record, avoiding the need to create a new entry or duplicate data, which ensures efficiency and accuracy in management.

The key procedure consists of changing the record type, completing the mandatory fields specific to properties, and verifying the assigned status after saving the changes.

Differences between a prospect and a property

Although prospects and properties share a similar structure in their records, the main distinction lies in their classification within the system and the level of detail required for effective management as a property.

Both can have different statuses. For example, a prospect may initially be in a free status, while upon becoming a property, the system automatically assigns the status in process.

This differentiation allows clear identification of properties still in the acquisition process versus those ready for comprehensive management and subsequent marketing.

Aspects to review before converting a record

Before starting the edit, make sure the record corresponds to the correct acquisition and that you have the basic necessary information to complete the entry. When changing the classification, the system will perform additional validations that were not mandatory at the prospect stage.

At a minimum, it is essential to have the following data:

Zone where the property is located.
User or responsible person assigned in the managed by field.
Person in charge of acquisition in the captured by field.
Address or full address of the property.

Having this information from the start avoids interruptions due to validation errors during the conversion.

Detailed procedure to transform a prospect into a property

1. Access the list of prospects

Go to the Prospects section in the sidebar and locate the record you want to convert. Open the record to review its information and verify its current status.

2. Edit the prospect record

In the record, select the Edit option located in the upper right corner. This will allow you to modify the classification and complete all mandatory fields required for the property.

3. Change the classification to property

Within the property information and summary section, you will find two classification options:

Prospect, which will be selected by default.
Property, which you must select to proceed with the conversion.

When selecting Property, the system will display a notice informing that the status will be automatically updated to in process. Confirm this action to continue.

Confirmation notice when changing a record from prospect to property

This action sets the property initially to the in process status.

4. Save and check for validation errors

After saving, the system will identify any incomplete mandatory fields and display specific alerts, indicating the errors and facilitating navigation between them with a Next control. This speeds up correction without needing to manually search for each field.

5. Complete all required fields

During validation, essential data will be requested such as:

The zone corresponding to the property's location.
The user assigned in managed by.
The person responsible for acquisition in captured by.
The full address of the property, essential for its correct geolocation on the associated map.

Property form with alerts for pending mandatory fields

The alerts facilitate the identification and correction of essential information before completing the conversion.

6. Save the conversion definitively

Once all fields are complete and error-free, save the record again. The system will update the classification, moving the record to the properties area as a fully manageable property.

After saving, verify the following key aspects:

That the Property option is selected, replacing Prospect.
That an automatic reference has been assigned if this functionality is enabled in the settings.

Saved property record with property data and location map

The record is registered as a property, showing all the necessary information for efficient management.

Property status after conversion

When converting a prospect into a property, the system automatically assigns the in process status, reflecting that the property is in the formalization process.

If the property is fully ready for active management, it is necessary to manually update the status to free. This adjustment is made directly on the property record, not on the original prospect.

Common errors during conversion and how to avoid them

Saving without completing mandatory data

Selecting the property option is not enough. It is essential that the record includes all required data, such as zone, responsible persons, and address. Otherwise, the system will prevent saving until omissions are corrected.

Not reviewing or updating the final property status

After conversion, the default status is in process. If the workflow requires the property to be free, it must be manually changed to avoid confusion in later stages.

Confusing classification with status

It is important to distinguish that Prospect and Property are record classifications, while free and in process are statuses within the management process. Both concepts must be updated independently and as appropriate.

Omitting verification of the automatic reference

When the system configuration includes automatic references, the record must show an assigned reference after conversion. Verifying that this has been correctly generated is essential to maintain traceability and inventory organisation.

Final checklist for a successful conversion

The correct record has been opened from the Prospect list.
The Property option has been selected to change the classification.
The notice about changing the status to in process has been confirmed.
All mandatory fields have been completed: zone, managed by, captured by, and address.
The record has been saved without validation errors.
The correct assignment of the automatic reference has been verified, if enabled.
The final property status has been reviewed and updated, changing it to free if applicable.

Conclusion

The conversion of a prospect into a property is an essential process that consists of updating the record classification and completing the mandatory data for professional and efficient management. Thanks to the alerts and controls incorporated in the system, the process becomes a guided and controlled flow: from changing to property, through validation of each required field, to the final review of the status and assigned reference. This method guarantees information integrity and facilitates subsequent property management.

Question 30

Demand Record Information

Accepted Answer

How to consult and update the information of a demand in Inmovilla

The demand record in Inmovilla centralizes all essential information to effectively manage each client and monitor the progress of their real estate search. Within this record, the Information section offers a detailed view of the demand's status history and, in edit mode, allows precise and controlled updates of its status.

This functionality is key to maintaining a structured and transparent follow-up of each demand, facilitating the identification of the exact point it is at and allowing clear review of changes made over time.

What is the Information section of a demand?

The Information section is an integral part of each individual demand record, which is organized into multiple tabs to facilitate navigation between the available sections.

This section mainly displays the status history, a chronological record that documents the complete evolution of the demand, providing essential context to understand its journey within the commercial process.

How to access a demand record

To consult the details of a specific demand in Inmovilla, follow these steps:

Access the Demands section from the left side menu.
Locate and select the demand you want to review.
Use the tabs within the record to navigate to the Information section.

When opening the record, you will find both a clear summary of the contact details and the complete history associated with the demand, providing a comprehensive and quick overview.

Consulting the status history

The status history is an essential tool to review all the changes a demand has undergone since its creation. This record allows precise knowledge of the current situation and prevents loss of context, especially when multiple agents are involved in its management.

In view mode, the section shows the main information, highlighting active statuses in green to facilitate their quick identification within the history.

Importance of reviewing the history

Allows understanding the complete evolution of the demand without relying on external notes or informal communications.
Facilitates clear identification of the active status at any given time.
Ensures continuity and coherence in management, especially when resuming a previously worked demand.
Keeps a detailed and transparent record of all status changes made.

Editing the status of a demand

The record can be viewed in read-only mode or opened in edit mode. Although the history can be consulted in both modes, the status of the demand can only be modified in edit mode.

Each status update is automatically recorded in the history, so it is essential to make changes only when they accurately reflect the current situation of the demand to maintain the integrity of the follow-up.

To update the status of a demand, follow these steps:

Open the corresponding demand record.
Activate edit mode by clicking the Edit button located at the top right.
Locate the option to change the status within the Information section.
Select the status that best represents the current situation of the demand.
Review the history to confirm that the change has been correctly recorded.

Information in the record's side panel

Besides the history, the record includes a left side panel that offers a concise summary of the most relevant data associated with the demand. This panel allows quick access to key information without the need to browse all sections.

Among the data that can be consulted are:

Contact's full name.
Current call status, for example, if contact is pending.
Qualification status of the demand.
Email address.
Type of need, whether purchase or sale.
Information related to the desired price range.
Geographical area of interest.

This summary facilitates a quick review to ensure that the client's essential data is complete and that the demand is properly contextualized before continuing with its management.

Best practices for managing a demand record

An updated and well-managed record helps work with clear information and avoids confusion during follow-up. Before modifying the status or advancing in the management of a demand, it is advisable to verify the following aspects:

Confirm that the name, email, and other contact details are correct and up to date.
Check if the demand is pending a call or action before proceeding with new steps.
Verify if the demand corresponds to a purchase or sale need.
Ensure that the price and area reflect the client's current conditions and requirements.
Consult the status history before making any changes to maintain consistency in follow-up.
Update the status only when there is a real and verifiable change in the demand's situation.

Common mistakes when consulting demand information

Confusing view mode with edit mode

View mode is designed exclusively to consult the history and existing data. To modify the status or any information in the record, it is essential to activate edit mode.

Not reviewing the history before updating a status

The history provides fundamental context about previous changes. Consulting it before any modification ensures an adequate understanding of the situation and maintains an orderly and coherent record.

Ignoring the side panel data

The summarized data in the side panel, such as area, price, qualification, or specific need (purchase or sale), are essential to correctly interpret the demand. Not reviewing them can lead to working with incomplete or outdated information.

Summary

The Information section within the demand record in Inmovilla integrates the complete status history and enables status updates when working in edit mode. Together with the main data side panel, it offers a quick and clear view of the contact's situation, their real estate need, and the demand's evolution.

Keeping this data updated and using the history as a constant reference contributes to a more organized, efficient, and professional management of each real estate demand.

Question 31

Contact Information

Accepted Answer

How to manage contact information in Inmovilla

Having a complete and properly managed contact record is essential for a real estate agency to operate efficiently, improve communication with its clients, and respect each person's individual preferences. In Inmovilla, the Information section centralizes the essential data of each contact, organizing it into clearly differentiated and fully editable blocks to facilitate updating and consultation.

This detailed guide offers a thorough explanation of what type of information can be recorded, how to properly use each field, and what criteria to apply to maintain a coherent, useful database that respects the privacy of contacts.

What the contact record includes in Inmovilla

When accessing a contact record from the Contacts area, a side view is presented with the main data and various tabs that organize the rest of the information. Among these tabs are records, information, follow-ups, communications, campaigns, documents, and related items, allowing comprehensive and orderly management.

The Information tab is exclusively intended for recording and updating the contact's data. Within this section, fields are usually grouped into the following categories:

Personal information
Contact details
Additional information
Address and IBAN
GDPR
Custom fields

This segmentation prevents key data, such as the preferred contact channel or consent for communications, from being scattered in general notes, thus ensuring quick and orderly access to relevant information.

How to edit contact data

To modify or update the information contained in a contact record, follow these detailed steps:

Access the Contacts section from the main sidebar of Inmovilla.
Select and open the contact record you wish to review or update.
Go to the Information tab to view the organized data.
Activate the edit option located at the top right corner to enable field modification.
Carefully review and complete each data block before saving changes to ensure the integrity and accuracy of the information.

Personal information form of a contact in Inmovilla

Personal information: precise identification and classification of the contact

The personal information block is key to clearly identifying the person and defining their role within the agency's operations. It is essential to complete these fields with consistent criteria to facilitate orderly management and avoid duplicates or confusion.

First name, last name, and date of birth

The full first name and last name must be recorded to avoid duplicates or errors in managing contacts with similar data. The date of birth is valuable data that can be used for automations, such as sending personalized birthday greetings, provided the contact has automatic emails enabled.

Contact language

Language is essential especially when using templates or automated communications. Registering the correct language ensures messages are sent in the contact's preferred language, improving the experience and communication effectiveness.

Profile or contact type

Assigning a clear profile allows classifying the contact according to their role, whether buyer, seller, collaborator, or supplier. This categorization optimizes database organization and facilitates commercial management and segmentation.

Visibility for all agents

The visible to all option determines the access level other agents in the office will have to the record. It is especially important in environments where certain users have limited permissions to consult only their own contacts.

Before activating this option, it is advisable to evaluate whether the contact should be available to the entire team. This setting is usually appropriate for collaborators, suppliers, or clients managed as a team.

Contact details and communication preferences

Registering only a phone number or email is not enough for personalized and efficient service. It is essential to include contact preferences, specifying when and by which means the contact prefers to be reached.

This section can store multiple email addresses and phone numbers, including mobile and landline. Additionally, specific preferences can be defined such as:

Preferred time slot: morning, afternoon, or any time of day.
Preferred medium: phone, email, or WhatsApp.
Registered emails: email addresses available for communication.
Registered phones: mobile, landline, or conventional phone numbers.

These preferences allow agents to optimize their contact attempts, avoiding untimely communications and adapting follow-up to each client's specific needs.

Form with phones, emails, and contact preferences in Inmovilla

Time and channel preferences allow personalised and efficient communication with each contact.

Additional information for effective commercial follow-up

This block collects operational data that facilitate understanding the origin of the contact and its management within the agency, providing clarity and responsibility in commercial follow-up.

Capturer, manager, and origin

Assigning the capturer and the manager allows identifying who added and who manages the relationship with the contact. Likewise, recording the origin indicates the channel through which the contact arrived at the agency.

These data are essential to maintain clear responsibility control and to analyze the effectiveness of different acquisition channels.

Internal notes

The observations field offers space to record relevant information in free format. It is recommended to use this field for details that do not fit in other sections but are useful for daily work, such as special circumstances or practical instructions for future management.

For observations to be effective, they must be clear, concise, and regularly updated.

Important alerts in the record

The important alert function allows displaying a pop-up message when entering the record, ideal for highlighting critical information that should not be overlooked before performing any management.

Moderate use of this tool is recommended, as an excess of irrelevant alerts may cause the team to ignore them.

Address and IBAN: criteria for inclusion

The record allows registering the contact's full postal address, including street, number, floor, postal code, city, and country. This information is useful for postal communications or as a location reference.

Additionally, the IBAN can be included when it is necessary to store bank data associated with the contact.

Address and IBAN fields in the Inmovilla contact record

Since these are sensitive data, it is essential to apply a necessity criterion, completing only the information indispensable for the specific management and ensuring its continuous updating.

GDPR consent management in contacts

The GDPR section is designed to record whether the contact has given consent to receive communications through different channels, such as email, WhatsApp, or newsletters. Recording these consents is key to ensuring legal compliance and clearly identifying what types of messages can be sent to each person.

Before sending any commercial or automated communication, it is essential to verify that the record reflects the appropriate consent. Likewise, it is fundamental to update this record upon any changes in the contact's authorizations.

Best practices for the GDPR section

Always verify consent before using channels such as email, WhatsApp, or newsletters.
Clearly differentiate between having a contact detail and having authorization for commercial communications.
Keep the record updated upon any modification in the contact's preferences.
Avoid recording irrelevant or unnecessary information in privacy-related fields.

Custom fields for specific agency needs

Custom fields allow adapting the contact record to internal requirements not covered by the standard CRM fields. They are exclusive tools for internal use, ideal for recording classification or management criteria that facilitate daily operations.

This functionality is especially useful when the agency handles specific information that must be consulted in an orderly manner and does not have a predetermined field for it.

Data stored in these fields are private and not shared with other agencies, allowing internal information to be organised without overloading the observations field.

When to create a custom field

It is recommended to create a custom field only if it meets at least one of the following criteria:

The data repeats in numerous contacts and is relevant.
The team requires consistent and periodic consultation of it.
There is no suitable standard field to record that information.
The field has a clear and defined internal purpose for the agency.

For occasional notes or exceptional details, it is usually more appropriate to use the observations field.

Common mistakes when completing contact records

Not registering contact preferences

Limiting the record to a phone number or email significantly reduces the usefulness of the record. It is essential to include the preferred channel and time to make timely and effective contacts.

Assigning too broad visibility

Marking a contact as visible to all without necessity may expose sensitive information to users who should not access it. It is important to review this option according to the organisation and permissions established in the office.

Using observations for all information

Observations are a valuable resource but do not replace structured fields. Data such as language, profile, origin, phone, or consent must be recorded in their specific sections to ensure order and accessibility.

Forgetting GDPR consents

Email, WhatsApp, and newsletter communications must be strictly managed according to the consents recorded in the record. This aspect requires periodic reviews to ensure regulatory compliance.

Creating custom fields without a common criterion

If each user creates custom fields with different names or formats, the database loses consistency and becomes difficult to manage. Before implementing new fields, clearly define their purpose and establish guidelines for their proper use by the team.

Checklist to review a contact record

First and last names correctly written and complete.
Contact profile clearly defined.
Language indicated, especially if automatic templates are used.
Email and phones updated and complete.
Preferred time and contact channel properly recorded.
Capturer, manager, and origin completed when applicable.
Observations clear, relevant, and updated.
Important alert active only when necessary and justified.
Address and IBAN included only if essential for management.
GDPR consents reviewed and updated.
Custom fields used with defined and consistent internal criteria.

Conclusion

Effective management of contact information in Inmovilla allows centralising personal data, communication preferences, assigned managers, postal address, banking information, GDPR consents, and specific internal criteria. Completing each block accurately and orderly not only facilitates commercial follow-up and improves team coordination but also ensures responsible and secure handling of private information, contributing to regulatory compliance and quality personalised service.

Question 32

Características no Inmovilla

Accepted Answer

Como gerir as características dos imóveis no Inmovilla?

As características permitem tornar cada ficha de imóvel mais completa, organizada e útil para a gestão diária da agência. Além de apresentarem informações relevantes sobre um imóvel, como a existência de espaços infantis, também podem ser usadas para criar filtros e controlar o que é publicado no website e nos portais imobiliários.

Onde encontrar as características dos imóveis

No menu inferior esquerdo, aceda a Definições e, em seguida, a Características. Nesta área encontra a lista de todas as características disponíveis nas fichas dos seus imóveis.

Aqui estão reunidas tanto as características que já vêm pré-definidas como aquelas que a própria agência pode criar e adaptar às suas necessidades.

Tabela de características de imóveis na área de definições do Inmovilla

A lista de características centraliza os campos disponíveis para configurar as fichas dos imóveis.

Editar uma característica existente

Para alterar uma característica, selecione-a na lista e clique em Editar, no topo do ecrã. Por exemplo, pode editar a característica “Espaços infantis” para ajustar o seu nome, a tradução ou a forma como será utilizada pela agência.

Uma das vantagens desta configuração é poder definir a designação da característica em vários idiomas. Isto ajuda a manter a informação coerente quando os imóveis são divulgados para diferentes públicos ou mercados.

Ocultar uma característica

A opção Ocultar serve para retirar uma característica da ficha do imóvel. Isto é útil quando existe um campo que a agência já não utiliza, mas que não pretende eliminar definitivamente.

Ao ocultá-la, a característica deixa de surgir durante o preenchimento e edição dos imóveis.

Usar a característica como filtro

Ao ativar a opção Filtrar imóveis, essa característica passa a estar disponível na listagem de imóveis como critério de pesquisa.

Por exemplo, se a agência quiser encontrar rapidamente imóveis com espaços infantis, basta ativar esta opção para poder fazer essa filtragem internamente.

Definir uma característica para gestão interna

A opção Gestão interna determina que aquela informação será exclusiva da agência. Neste caso, a característica não é exportada para o website nem para os portais imobiliários.

Esta configuração é especialmente importante para dados que ajudam a equipa a gerir a carteira, mas que não devem ser apresentados publicamente.

Ocultar: remove a característica da ficha do imóvel.
Filtrar imóveis: permite pesquisar imóveis por essa característica na listagem.
Gestão interna: mantém a informação apenas para uso da agência, sem exportação externa.

Depois de fazer os ajustes necessários, clique em Guardar para aplicar as alterações. Se não quiser avançar, pode cancelar a operação. Também existe a possibilidade de eliminar uma característica quando ela já não fizer sentido na configuração da agência.

Como criar uma nova característica

Além de editar os campos existentes, também pode adicionar novas características para adaptar as fichas de imóvel à realidade da sua agência.

Ao criar uma nova característica, indique o respetivo nome nos idiomas disponíveis. É importante preencher corretamente cada designação para que a informação seja apresentada de forma consistente.

No caso de uma agência portuguesa, a designação em português deve ser sempre indicada, mesmo que o mesmo nome já tenha sido introduzido noutro campo ou idioma. Se o texto for igual, deve ainda assim preenchê-lo no campo correspondente a português.

Configurações a decidir ao criar o campo

Depois de definir o nome da nova característica, escolha como ela será utilizada:

Ative a filtragem se quiser pesquisar imóveis por esse campo.
Marque como gestão interna se a informação não deve ser enviada para o website ou portais.
Mantenha a característica visível quando ela fizer parte da informação necessária na ficha do imóvel.

Organize as fichas de imóvel com intenção

Uma boa configuração de características evita campos desnecessários, melhora a pesquisa interna e ajuda a controlar a informação divulgada em cada canal.

Antes de criar novos campos, vale a pena definir se aquela informação deve ser preenchida pela equipa, se será usada para encontrar imóveis mais depressa e se deve ou não ficar visível para o público. Com estas três decisões claras, a gestão das fichas torna-se muito mais simples.

Question 33

Support Form

Accepted Answer

How to Request Changes from Support

The Inmovilla management form is a tool integrated into the CRM that allows agencies to request modifications directly from the My Office panel. These requests are automatically sent to the support department for processing.

To access and use this form, it is essential that the user has the specific permission called Management Form. This permission ensures that the requests received are officially authorised by the agency, thus speeding up their processing.

Objectives and functionalities of the management form

Changes affecting the configuration or management of an agency require approval from the person responsible or from individuals with express authorisation. When these requests are made by email, support verifies that they come from authorised addresses to guarantee the legitimacy of the request.

The management form offers a secure and centralised channel within Inmovilla to make these requests, avoiding the need to initiate external procedures. Its purpose is to facilitate communication with support while maintaining the required authorisation standards.

Among the tasks that can be requested through this form are:

Updating the agency's physical address.
Modifying email addresses linked to the agency.
Updating or resetting access passwords, including those of specific users.
Activating or deactivating users within the system.
Other requests related to changes or specific queries that require support intervention.

It is important to highlight that this form functions as a channel to request support intervention, not as a tool that automatically makes changes after submitting the request.

Access to the form: who should have it and how to enable it

Access to the form should be reserved exclusively for the person responsible for the agency or for authorised individuals to make this type of request. Having general access to the CRM is not enough; the specific permission to submit management requests is required.

To enable this permission, follow these steps in the user settings:

Go to Settings > Users.
Select the user to whom you want to assign the permission.
Enter the Advanced Permissions section.
Expand the My Office section to view its available options.
Activate the Management Form option for that user.

Within My Office it is possible to manage access to its different tabs, with Management Form being the option that enables the ability to send formal requests to support.

User permissions screen with My Office options expanded

Importance of the permission: authorisation implications

The support department processes requests sent through the form assuming that the sender is duly authorised to represent the agency. Therefore, granting this permission not only means allowing access to a section of the CRM but also empowering the user to issue formal instructions that can affect the agency's configuration and operations.

For example, in cases such as reactivating a previously deactivated user, support requires explicit confirmation from the person responsible to proceed. A request sent by unauthorised personnel does not replace this essential authorisation.

Accessing the form through My Office

Once the permission has been granted, the user can access the form by following this path from the Inmovilla interface:

Click on your profile picture or avatar, located in the upper right corner.
Select the My Office panel from the dropdown menu.
Go to the Form tab.
Complete the management form with the request details and send it to the support department.

My Office panel open on the Form tab, with a text editor and a send button

Recommendations for writing clear and effective requests

To facilitate efficient processing by support, it is essential that requests are precise and detailed. Below are guidelines for writing clear messages:

Define the required action: indicate whether it is to modify data, change a password, activate or deactivate a user, among others.
Identify the affected element: clearly specify which user, address, or data should be modified.
Describe the expected outcome: in change requests, differentiate between the current data and the new value you wish to set.
Provide the necessary context: especially in cases that impact user access or permissions within the CRM.

For example, for an agency email update, specify which address should be replaced and what the new address to be registered is. In activation or deactivation requests, clearly identify the user and specify the requested action.

Receipt and follow-up of support responses

Requests sent through the form are received directly by the Inmovilla support department. The response is sent to the registered email of the user who made the request, with a copy to the authorised agency email.

Thus, the form allows the process to be initiated from the CRM, while follow-up and resolution communication is maintained through the email channel.

Summary: key steps to request a change

Before submitting a request, ensure that the person in charge is duly authorised and has the Management Form permission. Then, go to My Office > Form, write the request clearly, and send it. The response will be sent to the support email of the requesting user, with a copy to the authorised agency email, thus ensuring transparent and secure management.

Question 34

Extrair dados de um anúncio do Idealista

Accepted Answer

Como extrair dados de um anúncio do Idealista para criar uma prospeção em segundos

Se trabalha angariando imóveis, há uma tarefa que se repete várias vezes: copiar dados de um anúncio e transferi-los manualmente para uma prospeção. Endereço, áreas, tipo de operação, descrição, foto, contacto... tudo isso leva tempo.

A boa notícia é que já existe uma forma muito mais rápida de fazer isso. Com esta ferramenta, pode colar a URL de um anúncio do Idealista e deixar que o sistema complete automaticamente grande parte das informações da prospeção.

O objetivo é muito claro: economizar tempo e retirar trabalho repetitivo.

O que exatamente esta ferramenta faz

Foi pensada para preencher facilmente os dados de uma prospeção usando um anúncio do Idealista. Em vez de digitar tudo manualmente, o sistema analisa o anúncio e prepara os dados para importação.

Não se trata de uma importação cega. Antes de confirmar, pode rever o que foi detectado e decidir quais informações deseja colocar e quais não.

Onde é utilizado

O processo é feito no menu de prospeção. Tem duas opções:

Criar uma prospeção nova
Editar uma que já tenha criado

Em qualquer dos casos, a lógica é a mesma: cole a URL do anúncio e use o botão com o símbolo de IA para que o sistema leia o conteúdo do anúncio.

Como importar os dados de um anúncio do Idealista passo a passo

1. Cole a URL do anúncio

Dentro da prospeção, verá o campo onde pode inserir a URL do anúncio. É aí que cola o link do Idealista que deseja usar como base.

2. Clique no ícone de IA

Depois de colar a URL, clique no símbolo de IA. O sistema avisará que vai analisar o anúncio, preencher automaticamente os dados e perguntar se quer importá-los.

Basta aceitar para continuar.

3. Espere o sistema analisar o anúncio

O processo leva um momento. Durante esse tempo, a ferramenta irá rever o conteúdo do anúncio para identificar os campos que pode transferir para a prospeção.

Aqui está uma das chaves do sistema: não importa tudo sem controle, mas apresenta uma proposta para que reveja antes.

4. Reveja os dados detectados

Após a análise, aparecem os dados que serão importados. Entre eles podem estar:

A foto principal do anúncio
O título
A descrição
O tipo de operação, por exemplo venda
A origem de contato, que neste caso é indicado como Idealista
O endereço, se aparecer no anúncio
A área e outros dados relevantes do imóvel

Há um detalhe importante: apenas a foto principal que aparece no anúncio do Idealista é importada. O restante das imagens não são incorporadas automaticamente.

5. Marque ou desmarque o que quiser importar

Nem sempre tudo o que é detectado pode interessar-lhe. Pode haver informações que não se encaixam totalmente ou que prefere ajustar manualmente.

Por isso, antes de importar, pode rever as marcações e decidir o que incorporar e o que não.

Por exemplo, se vir alguma característica que não coincide exatamente com o imóvel, pode removê-la. Ou, ao contrário, deixar marcada se estiver correta. Essa pequena revisão prévia evita erros e permite que mantenha o controlo.

6. Importe os dados para a prospeção

Quando já estiver revisto, basta clicar em importar os dados.

Nesse momento, a prospeção é preenchida com as informações selecionadas. A referência, por se tratar de uma prospeção, é gerada automaticamente. Além disso, terá campos como tipo de operação, parte do endereço e outros dados básicos extraídos do anúncio já carregados.

O que é recomendável rever antes de guardar

Embora a ferramenta economize muito trabalho, existem alguns campos que é recomendável ajustar antes de guardar definitivamente.

Um exemplo muito claro é a localização. Se o anúncio não traz bem definida o concelho ou a freguesia, o sistema nem sempre pode completar esses dados com precisão. Nesse caso, é necessário rever e corrigir.

Também pode aparecer o aviso de que é preciso geolocalizar a prospeção. Isso faz parte do trabalho final de ajuste que é recomendável fazer para deixar a prospeção correta.

Com outras palavras: a ferramenta faz o trabalho mais dificil, mas a sua última revisão continua a ser importante.

Quais dados são preenchidos automaticamente e quais não

Para ter expectativas claras, esta é a ideia geral do que o sistema faz:

Sim, preenche automaticamente os dados principais do anúncio que pode identificar claramente.
Sim, incorpora a foto principal do anúncio.
Não incorpora o restante das fotografias.
Não substitui a revisão humana de dados como concelho, freguesia ou geolocalização quando estiverem a faltar ou incompletos.

Esse equilíbrio faz sentido: automatiza grande parte do trabalho, mas deixa margem para ajustar os detalhes que requerem critério.

Por que essa função economiza tanto tempo

A grande vantagem é evidente. Se já tem a URL do anúncio, pode gerar uma prospeção com uma base bastante completa em muito pouco tempo.

Isso significa menos tarefas manuais, menos copiar e colar, e mais agilidade no dia a dia.

Em vez de começar do zero, parte de uma ficha já criada, com as informações essenciais do imóvel prontas a rever e guardar.

E quando esse processo se repete várias vezes ao dia, a economia de tempo é muito notável.

Recomendação prática para usar corretamente

A forma mais útil de aproveitar esta ferramenta é muito simples:

Consiga a URL do anúncio do Idealista.
Cole-a na prospeção.
Use o botão de IA para analisá-la.
Reveja os campos detectados.
Ajuste concelho, freguesia e geolocalização se necessário.
Guarde as alterações.

Com esse fluxo, transforma um processo tedioso num muito mais ágil e organizado.

Uma ferramenta pensada para eliminar trabalho repetitivo

No fim, é disto que se trata. Se pode criar uma prospeção a partir de um anúncio do Idealista sem ter que preencher tudo manualmente, está a ganhar tempo para tarefas mais importantes.

É preciso rever, sim. É preciso ajustar alguns dados, também. Mas ainda assim, o avanço é enorme porque elimina uma parte muito mecânica do trabalho.

E se já tem diretamente a URL do anúncio, o processo fica ainda mais rápido.

Em resumo: uma função simples, prática e muito útil para extrair dados de um anúncio do Idealista e incorporá-los às suas prospeções com muito menos esforço.

Question 35

Internal Demand Data

Accepted Answer

Advanced management of internal data in a demand record in Inmovilla

Internal data of a demand in Inmovilla is a fundamental tool to structure and optimize commercial follow-up without altering the main client information. This section allows precise identification of who captured and who manages the demand, knowing its exact origin, consulting key dates, establishing priority levels, and reviewing or adjusting its qualification.

These fields are especially valuable for real estate teams managing multiple contacts coming from portals, advertising campaigns, recommendations, or external collaborators, as they facilitate the adoption of a homogeneous criterion to efficiently address each commercial opportunity.

Definition and purpose of internal data in a demand

Internal data groups organizational information within the demand record. Its main function is to facilitate responsible assignment, control of the contact origin, and strategic prioritization of commercial actions.

Unlike the specific search requirements of the interested party, this data offers a clear view of how the demand was generated, who is responsible for its management, and what its current qualification status is.

Access and navigation in Inmovilla's internal data

To consult this information, you must first access the corresponding demand record from the demands area in Inmovilla.

• Go to the left side menu.
• Select the Demands section.
• Locate and open the demand you want to review.
• Navigate through the tabs of the record to the block called Internal Data.

The record can be viewed in read-only or edit mode. Although the information shown is identical in both cases, modifications can only be made in edit mode.

Demand record in Immobilia with internal information sections

Main fields and their relevance in internal data

This section groups various fields that guarantee clear and effective traceability in managing each demand. It is advisable to review them from the moment of registration and update their content as the commercial situation evolves.

Managed by

This field identifies the person responsible for the active management of the demand. It is key to assigning responsibilities, ensuring proper follow-up, responding effectively to the contact, and advancing the commercial process within the team.

Captured by

This field indicates the person who initially entered the demand into the system. It is common for the captor and the manager to be different, especially when one team member receives the contact and another assumes its subsequent follow-up.

Differentiating both roles prevents confusion and maintains a clear record of the internal origin of the opportunity.

Contact medium

The contact medium documents the channel or source from which the lead or initial interest was received. It may correspond to a real estate portal, an advertising campaign, a recommendation, or any other channel used by the agency.

Typical examples include:

• Idealista.
• Fotocasa.
• Specific advertising campaigns.
• External collaborators.
• Referred clients.

Accurately recording this data allows analysis of the entry routes of demands and consulting their origin directly from the record, facilitating reports and commercial strategies.

Registration date and update date

The registration date indicates when the demand was created in the system. The update date reflects the last time the record was modified.

Both dates are essential to identify recent demands and detect those that may require review or additional follow-up.

Priority

This field allows ordering and managing commercial work efficiently. It is recommended that the team defines and maintains a common criterion to assign priorities, ensuring that demands with greater potential or urgency receive preferential attention.

Title and referenced consultations

The title summarises the needs or interests of the interested party. Additionally, a reference to a specific property of interest may be linked.

This information provides quick and useful context before establishing contact or evaluating the client's needs.

AI automatic qualification: meaning and management

The AI qualification is linked to the automatic lead qualification system available through the inbox. This mechanism asks questions to the interested party to evaluate and categorise the level of interest and potential of the contact.

When this functionality is used, the platform automatically assigns a qualification, although manual adjustments are also possible when the team has additional or updated information about the demand.

The available qualification categories are:

• Hot: contacts with high interest and conversion probability.
• Warm: demands with medium interest or under evaluation.
• Cold: contacts with low commercial priority or limited interest.
• Discarded: when the demand is no longer valid or interest is lost.

Open qualification dropdown menu in the internal data of a demand

The qualification can be manually modified to more accurately reflect the interest and real situation of the contact.

Importance of the automatic qualification date

It is essential to distinguish between the value of the qualification and the date associated with it. Although the category can be changed manually, the qualification date is automatically recorded when the automatic qualification system issues an evaluation.

This provides an accurate temporal reference on when the automatic evaluation was made, helping to maintain a reliable and orderly history.

Advanced customization of internal data fields

Inmovilla offers flexibility to adapt the display and management of internal data according to the specific needs of each organisation. From the configuration module, it is possible to select which fields are shown in the record and create new custom fields.

• Open a demand record and access the internal data block.
• Click on the Configure option.
• Hide fields that are not relevant to your team.
• Add new custom fields to collect additional organisational information if necessary.

Custom fields are designed to optimise internal management, allowing each agency to adapt the record to their workflow without including irrelevant or redundant data.

Sidebar panel to create a new internal field in a demand record

Adding custom fields helps adapt the record to the specific organisational needs of each team.

Recommendations to maintain orderly and effective demand management

The usefulness and effectiveness of internal data depend directly on the consistency and accuracy with which they are completed. Incomplete or inconsistent records can hinder follow-up and clear assignment of responsibilities.

• Always assign a responsible manager for each active demand.
• Clearly distinguish between captor and manager when they are different people.
• Accurately record the original channel or contact medium, especially if it comes from portals, advertising, or referrals.
• Establish uniform internal criteria for assigning priority and qualification.
• Periodically review update dates to identify records that require attention or follow-up.
• Hide fields that are not used to simplify viewing and avoid confusion.
• Create custom fields only if they will be used consistently and add real value to the process.

Common mistakes in handling internal data and how to avoid them

Confusion between the contact origin and the responsible person

It is essential to understand that the contact medium indicates the source from which the demand arrived, while the capture and management fields identify the responsible persons within the organisation. These data are complementary and should not be interchanged or confused.

Applying priority without clear and shared criteria

If each team member interprets priority differently, this field loses its operational usefulness. It is essential to define and internally agree on when a demand should be considered a priority.

Modifying qualification without sufficient context

Manual qualification must faithfully reflect the real situation of the contact. Before making changes, it is advisable to analyse all the information obtained during contact and follow-up to avoid erroneous decisions.

Excessive creation of custom fields

Adding too many unnecessary fields can complicate record consultation and hinder the team's work. Each new field must respond to a clear need and be understandable to all users.

Summary: key elements to review in each demand record

Before considering a record complete, make sure to verify the following aspects:

• Assigned manager responsible for the demand.
• Captor person, if different from the manager.
• Original contact medium correctly recorded.
• Registration and last update dates up to date.
• Priority assigned according to internal criteria.
• AI or manual qualification adjusted to the contact's reality.
• Descriptive search title and linked references.
• Additional internal fields necessary for organisational management.

A well-structured and updated demand record facilitates efficient work assignment, preserves the commercial context of each contact, and allows the team to quickly access essential internal information for effective follow-up.

Question 36

Members within each circle

Accepted Answer

How to consult and manage the members of an MLS circle in Inmovilla

The Members section within the advanced Circles panel in Inmovilla offers a comprehensive view of the agencies that make up an MLS circle. This space centralizes public contact data, the corporate logo, and, when the configuration allows, the information of agents associated with each agency.

This tool is essential for quickly and accurately identifying all circle members, verifying the accuracy of the visible information, and facilitating effective communication among participating agencies.

What the Members section of an MLS circle shows

An MLS circle consists of the agencies that are active members of the network. The members section collects and presents all public information registered in Inmovilla for each of these agencies, ensuring quick and organized access to their essential data.

The data available for each member includes, among others:

• Agency number assigned in Inmovilla, which allows unique identification.
• Official name of the agency.
• Physical address of the main office.
• Contact phone number, facilitating direct communication.
• Corporate website for more information.
• Public contact email.
• Identifying logo of the agency, which contributes to visual recognition.
• Access to the View agents function, available when the users' public data is properly configured.

It is important to highlight that the information for each agency is extracted directly from the database registered at the time of registration. Therefore, this section mainly functions as a repository for consulting public data, and not as a space to manually create or modify agency records.

How to access the members list

To consult the agencies that are part of an MLS, you need to enter the advanced panel of the corresponding circle by following these steps:

• In the left sidebar of Inmovilla, select the Circles option.
• Click the Advanced panel button, located at the top of the screen.
• Access the MLS circle you want to manage.
• If your user has access to multiple circles, use the dropdown in the upper right corner to select the appropriate circle.
• Within the tools available for the MLS circle, select the Members tab.

How to select the appropriate MLS circle

Before reviewing the members list, it is crucial to confirm that the active circle corresponds to the one you want to consult. The same user or agency can belong to several MLS circles, each containing a different set of participating agencies.

The selector located at the top right of the advanced panel allows switching between circles without leaving the interface. Make sure the name of the selected circle matches the MLS you want to manage before consulting sensitive data such as phone numbers, emails, or associated agents.

Details of the information shown for each agency

Identification and contact data

Each member record presents key information to facilitate the identification and location of the agency within the MLS network. The agency number is a unique identifier in Inmovilla, while the name, address, phone, website, and email provide multiple channels for public contact.

This data comes directly from the information registered during the agency's registration. If outdated or incomplete data is detected, it is advisable to review and update the agency's general configuration, as the Members section reflects the official information stored in the database.

Agency logo

The list includes the official logo of each agency, which facilitates immediate visual recognition. This is especially useful when the circle includes several offices with similar names or when managing different MLS circles simultaneously.

Access to associated agents

Below the logo, the View agents option may appear, allowing consultation of agents linked to each participating agency, provided their public data is correctly configured.

It is important to highlight that the availability of this information does not depend solely on the existence of the agent user, but on their public profile being properly configured for viewing in the context of the MLS circle.

List of member agencies in a table from the Inmovilla panel

How to enable agent visibility in Members

For agents associated with an agency to be visible in the Members section of the MLS circle, it is necessary to correctly configure their data in the users area of Inmovilla. The process is as follows:

• Access Settings and select Users.
• Locate the user or agent you want to display.
• Open that user's configuration.
• Go to the Public Data and MLS section.
• Complete and update the necessary information for their profile to be visible in the circle.
• Save the changes and return to the Members section of the MLS circle to verify that the information has been updated correctly.

Keep in mind that access to user management requires specific permissions. If you cannot access Settings > Users or modify this data, a user with appropriate permissions will need to make the necessary updates.

Public data and MLS settings screen of a user in Inmovilla

The visibility of agents within the MLS circle depends directly on the configuration of Public Data and MLS in the user's profile.

Best practices to maintain an organized and efficient MLS

To ensure maximum usefulness and accuracy of the Members section, it is essential that agencies and their users keep the information shared in the MLS network up to date. Periodic reviews are recommended to prevent other members from encountering obsolete or incomplete data, which could hinder communication and collaboration.

• Verify that the address, phone, website, and email of each agency are updated and correct.
• Ensure that the logo corresponds to the agency's current visual identity.
• Check that the agents who should appear in the circle have their Public Data and MLS properly completed.
• Confirm that you are consulting the correct MLS circle to avoid confusion in data interpretation.
• Make sure you have the necessary permissions before attempting to modify any user or agency information.

Common errors when consulting MLS circle members

Absence of agents linked to an agency

The most frequent cause is that the user's public and MLS data are not complete or properly configured. The existence of a user does not guarantee that their information will be displayed in the Members section.

To solve this, review the user's record in Settings > Users and ensure that the Public Data and MLS configuration is complete. Also confirm that you have the necessary permissions to access and modify this information.

Incorrect or outdated contact data in the agency

The Members section shows the public information registered at the time of the agency's registration. If data such as phone, address, website, or email are incorrect, it is necessary to update the agency's official record to reflect the current information.

Viewing a list of agencies different from expected

This problem usually occurs because a different MLS circle has been selected in the dropdown located in the upper right corner of the advanced panel. If you have access to multiple circles, the members list will change according to the selected circle.

Summary

The Members section of MLS Circles in Inmovilla offers a centralized platform to consult participating agencies and their public contact information. To access this section, go to Circles, open the Advanced panel, select the corresponding MLS circle, and click on Members.

If you want the associated agents to be visible in this list, it is essential to review and update each user's configuration in Settings > Users > Public Data and MLS. Keeping this data updated contributes to a more transparent, organized, and efficient MLS network, benefiting all agencies involved.

Question 37

Communications in Contact

Accepted Answer

Efficient Management of a Contact's Communications in Immovilla

The Communications section within the contact record in Immovilla offers a comprehensive tool to view the complete history of emails linked to a person, as well as to compose and send new messages without the need to manually enter their email address. This functionality is essential to centralize and optimize the follow-up of each contact within the real estate CRM, facilitating agile and organized communication.

In this detailed guide, we will explain how to locate the communications section, access and review previously recorded emails, and how to start a new communication directly from the contact record, maximizing efficiency in managing relationships with clients and prospects.

What is the Communications section of a contact?

Each contact record in Immovilla is structured into several tabs that group relevant information about that person. Among them, the Communications tab is exclusively dedicated to storing and displaying email messages directly related to the selected contact.

This section is clearly distinguished from other email histories that may be associated with specific demands or properties. Its main focus is to maintain a detailed and accessible record of communication interactions with each individual contact, allowing quick consultation of the latest exchanges and maintaining consistency in conversations before sending new emails.

How to access a contact's communications

To consult a contact's communication history, follow these steps:

• In Immovilla's left sidebar, select Contacts.
• Locate and open the desired contact's record.
• Ensure the record is in view mode, not in edit mode.
• Click on the Communications tab.

It is important to remember that the communication history is only available in view mode. If the record is accessed in edit mode to modify data, this section will not be accessible.

Immovilla contact record with the communications tab open and a communication row

The Communications tab concentrates recent messages associated with the contact record, offering a clear and organized view.

How to consult the email history

In the block called latest communications, a list is presented with all registered messages that have been sent or received by the contact. This list facilitates quick identification of each email for consultation or follow-up.

To review the content of a specific email, follow these steps:

• Locate the desired communication within the list.
• Click on the corresponding record.
• A window will open displaying the full content of the email for reading.

Consulting this history before replying or sending a new message is key to maintaining consistency in the conversation, avoiding redundancies, and ensuring personalised and effective communication.

How to create a new communication from the contact record

Immovilla allows you to start a new email directly from the contact record, without the need to leave the platform or search for the address manually. When selecting this option, the compose window opens automatically with the recipient already set, thus facilitating speed and accuracy in sending.

The procedure is as follows:

• Access the Communications tab within the contact record in view mode.
• Click the Create communication button.
• Verify that the contact's email address has been correctly loaded in the recipient field.
• Compose the message content with the relevant information.
• Send the email directly from the compose window.

Immovilla email compose window open over a contact record

When creating a new communication, the compose window opens with the contact selected as the recipient, speeding up the process.

Recommendations before sending an email

Although Immovilla automatically loads the recipient's address when creating a new communication, it is advisable to perform the following checks to ensure the accuracy and effectiveness of the message:

• Confirm you are working on the correct contact record.
• Verify that the loaded email address is correct and up to date.
• Review the latest communications to recover context and avoid duplicates or contradictions.
• Compose the message clearly, adapting it to the contact's situation and needs.

Common mistakes when managing communications

Accessing the communication history in edit mode

One of the most frequent mistakes is trying to view the communication history while in edit mode of the record. To access emails correctly, it is essential to switch to the contact's view mode.

Confusing the contact's communications with those associated with demands or properties

Immovilla clearly distinguishes between communications related to a specific contact and those linked to demands or properties. It is important to access the communications tab within the contact record to consult their personal messages, avoiding confusion with other histories.

Not properly opening a communication from the list

The latest communications list functions as an index to access the full content of each email. To read a message in detail, it is necessary to click on its corresponding record; simply viewing the list does not display the content.

Summary

The Communications section in the Immovilla contact record is a key tool to centrally and efficiently manage each person's email history, as well as to send new messages with the address already preconfigured. To take advantage of this functionality, access Contacts, open the record in view mode, go to the Communications tab, and use both the history to consult previous messages and the option to create a new communication according to your needs.

Question 38

Check invoice issued by Inmovilla

Accepted Answer

Complete guide to check and download Inmovilla invoices for your agency

Invoices issued by Inmovilla to your agency are available in the My office > Invoices section. From this area, you can view the documents in PDF format, easily download them, and quickly and securely verify all registered billing details.

It is important to highlight that access to these invoices is restricted by a specific permission assigned to each user. Therefore, not all office agents automatically have this functionality.

Permission required to access invoices

To be able to check the billing, the user must have the Invoices option enabled within the permissions of the My office panel. This setting is managed individually, so enabling this permission for a user will allow them to access the corresponding documents.

To activate this permission, follow these detailed steps:

Go to Settings from the main menu.
Select the Users section and choose the user you want to grant access to.
Go to the Advanced permissions section of that user.
Locate the permissions related to the My office Panel.
Check the box corresponding to Invoices to enable access.

If you need to check invoices from another account within the agency, verify that this account also has this permission enabled. Access by one agent does not imply that other users can view these invoices.

Exact location to check Inmovilla invoices

Once the permission is activated, you can access the invoices by following this simple path from the profile menu, located at the top right corner of the Inmovilla platform:

Click on the avatar or user photo.
Select the My office option.
Go to the Invoices tab.

In this section, you will find a complete list of all invoices issued by Inmovilla to your agency, from where you can open or download each document according to your needs.

Inmovilla My office panel with the Invoices tab and a list of documents

Procedure to open or download an invoice in PDF format

From the invoice list, you have the option to view the PDF directly or download the document to save it locally. Viewing allows you to review the content without leaving the platform, while downloading makes it easier to keep a copy for administrative management.

View an invoice in PDF

Locate the invoice you want to check in the Invoices tab.
Click on the option to view the document.
The document will open in an integrated PDF viewer, where you can examine all the details.

Inmovilla PDF viewer with an open invoice and a document thumbnail on the left

Download a specific invoice

The download option is found within the action menu of each invoice, identified by a three dots icon to the right of each document.

Locate the invoice you want to download in the list.
Click on the three dots menu located to the right of that invoice.
Select the Download option to get a copy on your device.

For example, if you only need to review the content, viewing the PDF is sufficient. If you need to keep a file for accounting or internal management, use the download option.

Billing information accessible in the system

Besides the invoices, the section shows the billing details registered by Inmovilla for your agency. You can verify the following key information:

Agency identification data and its VAT number.
Registered billing address.
Contact phone number associated with billing.
Email address linked to invoice management.
Agency corporate logo.

This information is essential to ensure that billing records are up to date and correct. Both checking this data and opening or downloading invoices are done from the same section, thus centralising administrative management.

Quick access for future checks

To speed up future reviews, remember the direct path: User avatar > My office > Invoices. From here, you can open any invoice to check its PDF or use the three dots menu to download the document. Remember that it is essential to have the Invoices permission enabled in the user's advanced permissions to access this functionality.

Question 39

Informação numa ficha de imóvel

Accepted Answer

Dentro da categoria de imóvel, um dos blocos fundamentais em qualquer ficha é a secção de informação. Este espaço concentra os dados essenciais do imóvel: estado atual, localização precisa, detalhes de venda ou arrendamento, documentação legal, referências de registo e outros campos-chave para a publicação e a gestão interna eficiente.

O objetivo principal desta secção não é preencher todos os campos de forma indiscriminada, mas compreender quais são realmente imprescindíveis, quais podem ser opcionais e como aproveitar cada um para garantir uma ficha sólida e bem estruturada desde o início.

Interface ao aceder a uma ficha de imóvel

Ao entrar numa ficha, o ecrã divide-se em duas áreas claramente diferenciadas.

No painel esquerdo mostra-se uma pré-visualização rápida do imóvel, onde se visualiza a foto principal, um título conciso e dados básicos relevantes como:

Preço
Número de quartos
Casas de banho
Andar ou piso
Presença ou não de elevador

Na parte direita encontram-se as diversas secções de gestão: informação, características, publicação, seguimentos, documentos, entre outras. Neste artigo vamos focar-nos na secção de informação.

Funcionalidade do ícone do “olhinho” para proteger informação sensível

Antes de aprofundar, é importante destacar uma função muito útil: o ícone do olho localizado na parte superior da ficha, mesmo acima da foto principal.

Este botão permite mostrar ou ocultar campos sensíveis. Se estiveres numa reunião com um cliente e desejares proteger certos dados confidenciais, podes ativar esta opção para que a informação apareça desfocada através de um efeito blur.

Embora possa parecer um pormenor menor, no dia a dia esta funcionalidade é essencial para gerir com segurança fichas que contêm dados internos que não devem ser expostos.

Histórico de estados e gestão ágil de alterações

O primeiro elemento que aparece dentro da secção de informação costuma ser o histórico de estados. Este registo reflete as diferentes etapas pelas quais o imóvel passou ao longo do processo comercial.

Ter este histórico permite obter uma visão clara e rápida da evolução da ficha e da sua situação atual dentro do ciclo de gestão.

Além disso, a alteração de estado pode ser feita sem necessidade de entrar em modo de edição. Esta característica é especialmente prática porque, muitas vezes, só é necessário atualizar o estado sem modificar o resto dos dados.

Na vista de visualização, basta clicar em mudar o estado para abrir uma janela específica que permite realizar esta ação de forma rápida e independente da edição completa da ficha.

Secção de cruzamentos: ligação a pedidos reais

Outro bloco destacado dentro da secção de informação é o de cruzamentos.

Nesta área podes consultar:

O total de cruzamentos realizados
Os cruzamentos pendentes de envio
Os cruzamentos já enviados
Os cruzamentos oferecidos

Ao aceder a esta secção, o sistema apresenta um detalhe com os pedidos associados ao imóvel, mostrando a correspondência entre o inventário disponível e as necessidades específicas dos clientes.

Para a gestão comercial, esta funcionalidade é especialmente valiosa, pois liga diretamente a ficha do imóvel a oportunidades reais e concretas de negócio.

Resumo geral e dados-chave de gestão

Mais abaixo na secção de informação encontra-se um resumo geral que inclui dados internos fundamentais para a correta administração do imóvel.

Entre estes dados destacam-se:

Origem do contacto: canal através do qual se originou o anúncio ou a angariação
Angariado por: pessoa responsável pela obtenção do imóvel
Gerido por: profissional encarregado da gestão comercial, que pode ser diferente do angariador

É relevante diferenciar entre angariador e gestor, pois em muitas agências estas funções estão atribuídas a pessoas distintas, e refletir isso corretamente na ficha é crucial para uma gestão eficiente.

Além disso, apresentam-se outros dados úteis como:

Data de registo do imóvel no sistema
Última modificação realizada
Indicação se o imóvel está partilhado através de MLS

Este último dado costuma ser representado através de um check visível à direita e é chave para conhecer o alcance da colaboração e distribuição do imóvel.

Localização precisa do imóvel

Um dos blocos mais relevantes é o de localização, onde se recolhe toda a informação relacionada com a morada: rua, número, código postal e outros dados associados.

Esta secção não deve ser subestimada, pois a informação aqui introduzida é utilizada tanto para portais como para o website e processos internos, pelo que deve estar perfeitamente validada.

Ao registar um imóvel novo, este campo atua como um validador de moradas, assegurando que a morada introduzida é correta e é transmitida adequadamente a todos os destinos.

O processo de validação é simples:

Introduz a morada.
O sistema oferece sugestões baseadas na entrada.
Seleciona a morada correta entre as opções propostas.
Os campos relacionados preenchem-se automaticamente.

Habitualmente preenchem-se dados como:

Morada completa
Número
Código postal
Cidade
Zona ou bairro

Este sistema reduz erros tipográficos e garante que a informação enviada a portais e ao website esteja normalizada e seja precisa.

Dados complementares do imóvel

Dentro do bloco de informação incluem-se também campos adicionais relacionados com a situação jurídica e administrativa do imóvel.

Entre estes dados destacam-se:

CMI
Caderneta Predial Urbana

Documentação técnica e estado legal do imóvel

Nesta mesma secção podes registar informação sobre a documentação técnica e legal relacionada com o imóvel.

Por exemplo, podes indicar a disponibilidade de:

Certificado de habitabilidade
Relatórios técnicos correspondentes
Certificados de aptidão

A recomendação geral é clara: quanto mais informação documental estiver registada, melhor. Embora alguns campos não sejam obrigatórios, manter registo da documentação disponível facilita a gestão posterior, aporta transparência e minimiza incertezas.

Dados de venda: campos essenciais para a comercialização

Dentro da secção de informação, um dos segmentos mais críticos é o dedicado aos dados de venda.

Nesta secção incluem-se campos como:

Preço a consultar
Preço anterior de venda
Preço atual de venda
Preço solicitado pelo proprietário
Transmissão (se aplicável)
Avaliação comercial
Avaliação fiscal
Comissão da agência
IVA correspondente
Custos associados
IMI
Despesas de condomínio
Periodicidade de pagamento do condomínio
Indicador se o imóvel está em exclusivo
Data de renovação da exclusividade
Estado de partilha com outras agências

Alguns destes campos, como comissão, exclusivo e partilha, têm um impacto direto na operação diária e na estratégia comercial, pelo que é fundamental geri-los com especial atenção.

Funcionamento do campo “preço a consultar”

O campo preço a consultar cumpre uma função muito específica: permite que o preço fique registado internamente no sistema, mas que não seja mostrado publicamente em determinados canais de publicação.

Esta opção é especialmente útil no website próprio, onde se deseja controlar a visibilidade do preço sem perder o dado dentro da ficha. O comportamento é o seguinte:

O preço é armazenado e fica disponível internamente.
Ativa-se o check de “preço a consultar”.
O website ou portal de destino oculta o preço para os visitantes externos.

Desta forma, evita-se a exposição pública do valor, mantendo o controlo sobre a informação comercial.

Dados de arrendamento e condições económicas específicas

Se o imóvel estiver destinado a arrendamento, dentro da mesma secção habilitam-se campos específicos para este tipo de operação.

Entre os dados económicos e condições contratuais que podem ser registados incluem-se:

Caução exigida
Defesa jurídica contratada
Aval bancário exigido
Referências do arrendatário
Permissão para animais
Permissão para crianças
Disponibilidade de casa de banho privada

Estes detalhes são fundamentais para uma publicação clara e transparente do arrendamento, facilitando tanto a gestão interna como a comunicação com potenciais inquilinos.

Avaliação interna do imóvel

A ficha dispõe também de um espaço para registar uma avaliação interna do imóvel, entendida como uma apreciação subjetiva do ponto de vista comercial.

Este campo pode ser usado para refletir se o preço é adequado, a motivação do proprietário ou qualquer outro aspeto que aporte contexto para a tomada de decisões.

Não se trata de um dado técnico, mas de uma ferramenta que ajuda a interpretar melhor a ficha e a orientar a estratégia comercial com maior conhecimento.

Modo edição: modificações e atualizações

Todos os dados descritos podem ser consultados em modo visualização, mas para os modificar é necessário aceder ao modo edição. Esta opção encontra-se num botão azul localizado na parte superior direita do ecrã.

A dinâmica geral é a seguinte:

Em modo visualização podes rever toda a informação.
A alteração de estado realiza-se sem necessidade de editar a ficha.
Em modo edição podes modificar, completar ou atualizar os campos conforme as necessidades.

A estrutura e lógica da secção mantêm-se, mas em edição dispões de todas as ferramentas para assegurar que a ficha esteja sempre atualizada e completa.

Imóveis: que campos convém preencher primeiro

A secção de informação inclui numerosos campos, e nem todos são usados sempre. Isto é habitual e compreensível.

No entanto, é fundamental identificar quais são os dados básicos e prioritários desde o início para construir uma ficha funcional e eficiente.

Recomenda-se prestar especial atenção a:

Estado atual e histórico do imóvel
Localização validada e precisa
Meio de contacto
Angariado por e gerido por
Dados-chave de venda ou arrendamento
Comissões
Exclusividade
Partilha com outras agências
CMI e Caderneta Predial Urbana, na medida em que estejam disponíveis

Com esta base sólida, o resto dos campos pode ser preenchido progressivamente para enriquecer a ficha e dotá-la de maior detalhe e precisão.

Conclusão: a importância de uma ficha bem informada desde o início

A secção de informação não é simplesmente um ecrã com campos para preencher. Constitui o núcleo fundamental da ficha do imóvel.

Uma ficha bem trabalhada e corretamente preenchida facilita enormemente a publicação, a gestão comercial, a coordenação interna e o controlo documental.

Além disso, ao aproveitar funcionalidades como a validação de moradas ou o ocultamento de dados sensíveis, consegue-se um fluxo de trabalho mais limpo, seguro e eficiente.

A melhor prática consiste em preencher com rigor os dados essenciais, completar aqueles que aportem valor real e manter a ficha atualizada regularmente. Assim, a propriedade estará perfeitamente preparada para ser gerida com critério desde o primeiro momento.

Question 40

Income in Inmovilla

Accepted Answer

How to register and manage income in the Inmovilla accounting panel

The Income module within the Inmovilla accounting panel is designed to facilitate thorough recording and efficient management of all real estate transactions. This section allows you to document each transaction, specify its payment status, and keep the economic, commercial, and contact data associated with each deal organized and linked.

This powerful tool is essential for clearly and accessibly centralizing both collected and pending income, enabling quick location of movements through precise filters by date, responsible party, or status, and offering immediate access to all relevant information related to each operation.

How to access the income section

Access to the accounting panel is easily done from the Inmovilla side menu, following this structured path:

Go to Utilities in the left sidebar.
Select the Sections option.
Enter the Accounting section.
Finally, click on Income.

Upon entering, a complete list with all previously registered income will be displayed. From this screen, it is possible not only to review and update existing records but also to filter information to narrow results and quickly and easily create new operations.

Income list from the accounting panel with columns and top filters

This list centralizes all registered income, facilitating review and management through powerful top filters.

What can be consulted in the income list

The list view functions as the main control point for all recorded movements. Each row represents a specific income and allows access to its detailed record to review or modify the associated information.

To efficiently locate a specific operation, the panel offers a series of advanced filters that allow refining the list according to multiple criteria:

Date from and date to: to consult income within a specific time range.
Commercial: to identify operations managed by a particular person.
Type of income: to classify movements according to their category or nature.
Company: especially useful when managing multiple companies within the system.
Client: to locate income linked to a specific contact.
Payment status: to differentiate between income already collected and those pending.

Quick access by status

In addition to the detailed filters, the interface includes quick accesses that allow consulting groups of records according to their payment status, improving tracking efficiency:

All income: shows the complete set of movements.
Pending income: filters exclusively those not yet collected.
Registered or completed income: groups operations already confirmed and collected.

This classification facilitates prioritizing the follow-up of pending amounts without losing the overall view of accounting activity.

Available actions on the list

The actions menu offers various options to operate directly on the information visible on screen, optimizing daily management:

Reset filters: to remove all applied criteria and return to the full list view.
Mark selected records: allows selecting multiple income entries simultaneously to apply joint actions.
Export: enables downloading the list data in compatible formats for external analysis or archiving.

How to create a new income in Inmovilla

To register a new operation, use the New income button located at the top right of the section. Clicking it will open a detailed form containing all the necessary fields to document the income completely and accurately.

Before starting the registration, it is essential to verify that the corresponding company has been previously created in the companies section, as the income form requires selecting an existing company to correctly associate the operation.

The creation process can be followed step by step as follows:

Click on New income.
Select the company linked to the operation.
Verify the creation date, which is set automatically.
Indicate the type of income and the related closed deal.
Assign the commercial responsible for the management.
Enter the income date and specify its payment status.
Complete the economic amounts associated with the operation.
Add relevant observations, identify the participants, and link owner, property, or demand when appropriate.
Save the record as a draft or confirm the final save to complete the process.

Income creation form with economic fields and operation information

The income form integrates all economic information and operational links into a single record, facilitating complete and contextualized management.

Economic fields of an income

The form includes various fields to accurately reflect the key figures of each operation. It is essential to complete each one according to the details of the closed deal:

Price paid by the client: total amount paid.
Real estate agency fee: commission or fee assigned to the agency.
Agent's commission: percentage or amount corresponding to the responsible agent.
Actual income: net amount received.

Additionally, it is possible to mark the income as pending if the payment has not yet been made. This indication allows the movement to be highlighted when consulting pending income in the list, facilitating its tracking.

Linking the income with owner, property, or demand

To provide commercial context and facilitate future consultations, an income can be linked to the key participants in the operation. The form allows quick and easy searching and selecting of the associated owner.

Once the owner is selected, it is possible to directly access the related property's record through the corresponding option, avoiding additional searches and speeding up data review.

Likewise, the form enables linking a related demand, automatically incorporating relevant information into the accounting record.

Some fields, such as commercial or city, can be automatically completed based on existing references, although it is recommended to review all information before confirming the save to ensure accuracy.

Use of observations and participants

The observations field is intended for internal notes that provide additional details about the operation, especially those aspects that do not fit into the economic or relational fields.

The participants in the operation section allows clearly identifying all persons linked to the deal, providing complete context along with the owner, property, and demand, which facilitates subsequent review and follow-up.

Save, cancel, or delete an income

During the completion of the form, the record can be saved as a draft, allowing the information entered to be preserved when the operation is still in process and not ready to be closed.

Once all data is completed, the available actions are:

Save: to confirm and definitively register the income.
Cancel: to exit editing without saving the changes made.
Delete: to permanently remove the record.

After saving, the income becomes available in the general list, from where it can be opened to consult or modify its details at any time.

Practical routine to control pending income

A recommended methodology to optimize the use of the accounting panel consists of registering the income at the moment of formalizing the deal, marking it as pending if the payment has not yet been received. Later, when the payment is made, it can be easily located through the quick access for pending income, its record opened, and its status updated.

This practice ensures an orderly and clear management, keeping collected income separate from those requiring additional follow-up:

Register the income when closing or documenting the operation.
Link company, commercial, client, owner, property, or demand as appropriate.
Enter the economic amounts and necessary observations.
Mark the income as pending if payment has not yet been made.
Filter the list by status to identify and review pending records.
Access the corresponding record to update and save data when payment is confirmed.

Summary

The Inmovilla income module offers a comprehensive solution that brings together in a single record all essential elements of a real estate operation: company, commercial, economic amounts, payment status, and links with owners, properties, and demands. The strategic use of filters, quick accesses, and tracking of pending statuses allows maintaining rigorous and transparent control of all movements recorded in the accounting panel, facilitating the management and optimisation of real estate activity.

Question 41

Textos complementares

Accepted Answer

Os textos complementares permitem adicionar informações recorrentes aos anúncios de imóveis sem ter de as escrever manualmente, anúncio após anúncio. É uma funcionalidade especialmente útil para manter a comunicação comercial consistente e garantir que informações importantes acompanham as publicações no website e nos portais imobiliários.

Podem ser utilizados para avisos legais obrigatórios, condições de comissão, esclarecimentos comerciais, informação sobre exclusividade ou mensagens específicas para imóveis em venda e arrendamento.

O que são textos complementares?

Um texto complementar é um modelo de texto reutilizável que pode ser associado aos imóveis. Em vez de repetir a mesma informação na descrição de cada imóvel, cria-se o texto uma única vez e aplica-se sempre que for necessário.

Por exemplo, pode criar modelos para:

Informação sobre contratos de exclusividade.
Avisos legais exigidos nas publicações.
Condições ou percentagens de comissão.
Notas importantes sobre a comercialização do imóvel.
Mensagens específicas para imóveis em arrendamento.

Esta abordagem reduz o trabalho administrativo e ajuda a evitar falhas em anúncios que precisam de incluir a mesma informação.

Onde encontrar os textos complementares no Inmovilla

A funcionalidade encontra-se nas Definições, no canto inferior esquerdo da plataforma. Depois, selecione Texto complementar.

Ao entrar nesta área, poderá já encontrar um modelo criado, como um texto de exclusividade. Se ainda não tiver criado nenhum texto complementar, a página surgirá vazia.

Painel lateral de criação de um novo modelo de texto complementar

Cada modelo reúne o nome, a configuração de aplicação e os textos por idioma.

Como criar um novo modelo de texto complementar

Para criar um modelo, clique em Novo modelo, no canto superior direito. A partir daí, basta configurar os elementos essenciais.

1. Defina um nome claro para o modelo

Comece por atribuir um nome que permita identificar rapidamente a finalidade do texto. Pode utilizar designações como:

Exclusividade.
Informação importante sobre comercialização.
Comissão de mediação.
Condições de arrendamento.

O nome é interno, por isso deve ser prático para a equipa distinguir os vários modelos disponíveis.

2. Escolha se o modelo será pré-definido

O primeiro modelo criado fica automaticamente configurado como pré-definido. Depois de existir mais do que um modelo, passa a ser possível escolher qual deles será o modelo padrão.

Existem duas utilizações principais:

Modelo pré-definido: destinado, por exemplo, aos imóveis para venda.
Modelo pré-definido para arrendamentos: aplicado aos imóveis cuja operação é arrendamento.

Assim, é possível ter um texto de exclusividade como padrão para imóveis em venda e outro texto específico para arrendamentos. Estes modelos podem ser alterados mais tarde, bastando editar a configuração e escolher qual deve assumir cada função.

Os exemplos de textos devem ser sempre adaptados à realidade da sua agência, às condições comerciais aplicáveis e às obrigações legais em vigor.

3. Escreva o texto em português e noutros idiomas

Insira a informação que pretende acrescentar aos anúncios em português. Caso publique imóveis noutros idiomas, pode também preencher as respetivas traduções.

Quando necessário, é possível recorrer às ferramentas de tradução assistida por inteligência artificial disponíveis no Chrome para traduzir o conteúdo para os idiomas pretendidos. Ainda assim, convém confirmar sempre a tradução antes de guardar, sobretudo quando o texto inclui informação comercial ou legal.

Formulário aberto com campos de texto complementar e tradução por idioma

O mesmo modelo pode reunir versões do texto em vários idiomas para acompanhar as publicações internacionais.

4. Guarde o modelo

Depois de preencher o nome, definir a utilização e inserir os textos necessários, clique em Guardar. O modelo ficará disponível na lista de textos complementares.

Nessa lista, terá sempre opções para editar ou eliminar cada modelo. Isto permite corrigir um texto, trocar o modelo pré-definido ou remover conteúdos que já não fazem sentido utilizar.

Como ativar a inserção automática dos textos

Criar um modelo não significa, por si só, que ele seja automaticamente colocado nos imóveis. Para ativar essa inserção, é necessário ir novamente às definições.

Siga este caminho:

Aceda a Definições.
Entre em Opções.
No menu principal, selecione Geral.
Localize a opção Configuração de textos complementares.
Clique em Editar.
Selecione Sim para ativar os textos complementares.

Página de opções gerais com configuração de textos complementares destacada

A ativação global define se os modelos pré-definidos passam a ser inseridos automaticamente.

Existe um ponto importante nesta configuração: ao ativá-la, será forçada uma republicação automática de todos os imóveis associados. Isto pode afetar publicações que já estejam ativas nos portais imobiliários.

Antes de confirmar, reveja os modelos pré-definidos e confirme que o texto está correto para os imóveis abrangidos. Uma configuração global deve ser tratada com atenção precisamente porque influencia anúncios já publicados.

Saia e volte a entrar no Inmovilla

Sempre que adicionar ou alterar opções de configuração do sistema, incluindo os textos complementares, deve sair e voltar a entrar no Inmovilla.

Este passo garante que a informação é recarregada corretamente e que as novas definições ficam disponíveis durante a gestão dos imóveis.

Como inserir um texto complementar manualmente num imóvel

Mesmo que a inserção automática não esteja ativada, continua a poder usar os modelos manualmente em cada imóvel.

Ao editar um imóvel, encontrará a opção de escolher o texto complementar pretendido, como um modelo de exclusividade ou uma informação importante sobre comercialização. Basta selecionar o modelo em vez de voltar a escrever todo o conteúdo.

Esta é uma boa solução quando o texto só se aplica a alguns imóveis ou quando quer ter controlo individual sobre cada publicação.

O texto complementar não altera a descrição principal

Ao selecionar um texto complementar, esse conteúdo não passa a fazer parte do campo de descrição principal do imóvel. A descrição mantém-se tal como foi redigida.

Mas, depois de guardar as alterações, o texto complementar será incluído na descrição apresentada nas publicações do imóvel, incluindo portais e website, quando o imóvel estiver publicado.

Página de edição de imóvel com texto complementar visível na secção de descrição

O texto complementar é selecionado no imóvel sem obrigar a reescrever a descrição principal.

Boas práticas para organizar os modelos

Para tirar o máximo partido desta funcionalidade, mantenha os modelos simples, objetivos e fáceis de identificar.

Use nomes específicos para evitar selecionar o texto errado.
Crie modelos separados para venda e arrendamento quando a informação for diferente.
Reserve os textos pré-definidos para conteúdos que devem acompanhar consistentemente uma operação.
Utilize a inserção manual para exceções ou casos particulares.
Reveja os textos antes de ativar a publicação automática, devido à republicação dos imóveis associados.
Confirme todas as versões em outros idiomas antes de as utilizar em anúncios publicados.

Com os textos complementares bem configurados, torna-se muito mais simples padronizar a informação publicada, poupar tempo no registo dos imóveis e assegurar que cada anúncio inclui os esclarecimentos necessários.

Question 42

Follow-ups in contact

Accepted Answer

How to consult and filter follow-ups in a contact's record

The follow-ups section in a contact's record is a fundamental tool to thoroughly review the complete history of interactions, tasks, notes, and recorded actions. This section offers a clear and structured view that makes it easier to understand what actions have been taken with a client, who carried them out, and the specific context of each activity.

In addition to showing the most recent records, the system allows access to the full history, including follow-ups linked to other related elements, and applying advanced filters that speed up the search for specific and relevant information.

What information the follow-up history shows

In a contact's record, the follow-ups area gathers all records associated with that person. Each follow-up presents key data that allows precise interpretation of the actions performed:

• Type of follow-up: classifies the nature of the action, such as an appointment, a contract, a call, or any other type of communication.
• Assigned agent: identifies the person responsible who recorded or managed the action.
• Subject: provides a concise summary of the main reason for the follow-up.
• Content: provides the full detail of the action, conversation, or management performed.

This combination of information facilitates a comprehensive analysis of the contact's journey without needing to consult multiple sections individually.

How to access a contact's follow-ups

To consult the follow-ups, it is necessary to access an existing contact record in the system. The steps are as follows:

• Enter the Contacts module from the main sidebar.
• Open the record of the contact you want to review.
• Verify that the record is in view mode, as the consultation is done from this view.
• Select the Follow-ups section to display the information.

Initially, the most recent follow-ups are shown. If there is a larger volume of records, use the see more option to access the full history and browse all available records.

Follow-up history window with records and filters

The history centralizes all recorded follow-ups to facilitate detailed consultation of the contact's activity.

Consult the full history and related follow-ups

The expanded view of the history allows an in-depth review of all follow-ups from their start to the current date. This functionality is especially valuable when a contact has been managed over a long period or accumulates a large number of interactions.

By default, the related follow-ups option is activated. This means the list is not limited only to follow-ups generated directly in the contact's record but also includes those linked to other elements associated with the same client.

For example, if the contact is related to a claim, the system will show both the contact's own follow-ups and those of the claim, providing a more complete and detailed perspective of the commercial or administrative relationship.

When to uncheck related follow-ups

It is recommended to deactivate this option when you need to analyze exclusively the follow-ups created in the current contact's record, thus avoiding the inclusion of records from linked records. This practice is useful to confirm specific actions or for detailed audits.

• Keep the option activated to obtain a global and consolidated view of the client.
• Deactivate it to isolate and review only the activity of the selected contact.

How to filter follow-ups

When the history includes a large number of records, filters are essential to quickly locate precise information. Filters can be applied according to the following criteria:

• Type: to view exclusively appointments, contracts, communications, or other specific types of follow-up.
• Agent: to identify the actions performed by a specific agent.
• Subject: to search follow-ups based on the known title or topic.
• Content: to find specific text included in the follow-up description.

To maximize search effectiveness, it is recommended to start by applying the most specific filter available, such as agent or type of action, and then refine the query with subject or content as needed.

Dropdown filter by type within follow-up history

The type filter allows limiting the history to the specific management category you want to review, thus optimizing the consultation process.

Create a task or note from follow-ups

From the same follow-ups window, it is possible to create tasks and notes, two complementary tools that allow recording relevant information but with different objectives.

Task

A task includes an assigned date, making it the ideal option to manage pending actions that must be carried out at a specific time, such as following up, preparing documentation, or managing an appointment.

Note

A note is recorded with the creation date but does not require a future execution date. It is especially useful to document information, agreements, observations, or communication results without needing to assign a deadline.

• Create a task when there is a next pending step with a defined date.
• Create a note when you need to keep a relevant fact or comment in the history without linking it to a specific date.

Common mistakes when reviewing follow-ups

• Confusing own records with related ones: if unexpected actions appear, check if the related follow-ups option is activated.
• Not using filters in extensive histories: manually searching through numerous records can considerably slow down the consultation.
• Using a note for a pending action: if there is an execution date, it is preferable to create a task to clearly reflect the planning.
• Searching follow-ups in edit mode: this information should be consulted in view mode, as it is not available during record editing.

Practical summary

The follow-up history centralizes all activity related to a contact, also allowing expanding the consultation to linked records and applying filters by type, agent, subject, and content to optimize management. To maintain an orderly and effective follow-up, use tasks when there is an action with a defined date and notes to record relevant information without associated deadlines.

Question 43

Mudança de Titularidade no Inmovilla

Accepted Answer

Mudança de titularidade: como proceder, passo a passo

A ideia desta ferramenta é, precisamente, permitir que as agências possam tratar deste processo de forma mais automatizada, mais organizada e bastante mais simples.

Se, em algum momento, precisar de transferir a titularidade da conta do Inmovilla para outra pessoa ou entidade, este é o procedimento que deve seguir e a documentação que lhe será solicitada para que o pedido possa ser processado corretamente.

Onde pode encontrar o formulário de titularidade?

A gestão é efetuada a partir do painel A Minha Agência. Para aceder, deve dirigir-se ao canto superior direito, onde aparece o avatar ou a fotografia do utilizador, e, a partir daí, aceder a essa secção.

Uma vez lá dentro, irá encontrar a opção Formulário de titularidade.

Panel lateral de mi oficina con el formulario de titularidad abierto

Quem pode realizar este procedimento

Por defeito, este formulário não está disponível para todos os utilizadores. A sua disponibilidade depende de uma autorização específica nas definições de utilizadores.

Para poder utilizá-lo, deve estar ativado em:

• Definições dos utilizadores
• Permissões avançadas
• Ativação do formulário de titularidade no painel A Minha Agência

Na prática, o normal é que essa autorização seja detida pelo gestor ou pela pessoa responsável pela agência. Se a opção não aparecer, a primeira coisa a verificar é precisamente esse ponto.

Como funciona o processo completo

O próprio painel apresenta a mudança de titularidade como um processo muito claro. Basicamente, divide-se em quatro passos:

• Preencher os dados do novo titular ou cessionário
• Descarregar o PDF já preparado com esses dados
• Assinar o documento fora da aplicação
• Carregar o contrato assinado juntamente com a documentação comprovativa

Embora o procedimento seja simples, é necessário preencher corretamente cada parte para evitar atrasos.

Quais os dados que aparecem automaticamente e quais os que deve preencher

Quando abre o formulário, parte da informação já aparece preenchida por predefinição. Esses dados correspondem ao cedente, ou seja, ao atual titular da conta.

Por outras palavras, o sistema retira a informação que já consta na plataforma e utiliza-a como base para o processo.

Com base nisso, é necessário preencher os dados que faltam:

• Dados do representante
• Número de Identificação Pessoal do representante (Cartão de Cidadão)
• Dados do novo titular, que seria o cessionário
• Restantes campos obrigatórios do formulário

Formulario de titularidad con campos de cedente, representante y cesionario

A lógica aqui é simples: o atual titular já está identificado com as informações armazenadas na conta, e o que é necessário introduzir são todas as informações necessárias relativas à parte que vai assumir a titularidade.

Instruções passo a passo para preencher o formulário

Se quiser fazer isto sem se perder, esta seria a ordem recomendada:

Aceda a A Minha Agência e abra o Formulário de titularidade.
Verifique os dados do cedente que aparecem preenchidos automaticamente.
Preencha os dados do representante.
Introduza o documento de identificação do representante.
Preencha todos os dados do cessionário ou novo titular.
Aceite a política de privacidade.
Descarregue o PDF pré-preenchido.

Na demonstração são utilizados dados fictícios, mas o funcionamento real é exatamente o mesmo. O importante é que toda a informação esteja completa e seja coerente com a documentação que irá anexar posteriormente.

Descarregar o PDF pré-preenchido

Depois de preencher os campos e aceitar a política de privacidade, o sistema gera um contrato em PDF com os dados já inseridos.

Isto poupa tempo, pois evita ter de preparar o documento manualmente do zero. O ficheiro fica pronto para ser revisto, impresso e assinado.

Documento PDF del contrato de cambio de titularidad abierto en pantalla

Esse PDF inclui as informações que acabou de introduzir, por isso é aconselhável verificar se está tudo correto antes de prosseguir.

O que fazer depois de descarregar o contrato

O passo seguinte já não é realizado dentro da aplicação. O documento deve:

• Imprimir
• Assinar nas partes correspondentes
• Preparar para posterior carregamento no sistema

Enquanto esse contrato não estiver assinado, o processo não estará pronto para ser enviado.

Nota: Ter em atenção que quando o documento está assinado é para se carregar na caixa que indica "Documento assinado". Não confundir com a caixa da Documentção Corporativa do Cessionário.

A documentação comprovativa do cessionário

Para além do contrato assinado, é necessário anexar documentação que comprove que a pessoa ou entidade que vai assumir a titularidade tem capacidade para o fazer.

Este ponto é fundamental. Não se trata apenas de identificar o novo titular, mas sim de comprovar que este pode, de facto, assinar e assumir essa alteração.

A documentação pode incluir, consoante o caso:

• Escrituras
• Procurações
• Documentação social
• Documentação de identificação
• Qualquer outro documento de acreditação válido que seja aplicável

Sección del formulario para subir documentación acreditativa del cesionario

Nessa mesma secção, são também apresentados os termos e condições de contratação e a política de privacidade, para que todo o processo fique devidamente documentado.

Como carregar os ficheiros

Quando já tiver o contrato assinado e a documentação comprovativa preparada, basta carregar ambos os ficheiros no formulário.

A sequência seria a seguinte:

Anexar o contrato assinado.
Anexar a documentação comprovativa da identidade do cessionário.
Selecionar a opção para carregar a documentação.

É importante verificar, antes do envio, se os ficheiros estão corretos e se são legíveis. Se a documentação não permitir verificar adequadamente a identidade ou a capacidade de representação, o processo poderá demorar mais tempo.

Formulario de titularidad con confirmación visual tras subir la documentación

O que acontece depois de enviar o pedido

Depois de carregada a documentação, o sistema envia uma notificação por e-mail para o suporte com o pedido de alteração de titularidade.

A partir daí, entra-se em contacto com a outra parte e são realizadas as verificações necessárias para efetuar a alteração corretamente.

Ou seja, a ferramenta automatiza a recolha de dados e documentos, mas continua a existir uma validação posterior para garantir que tudo está em ordem antes de alterar a titularidade da conta.

Dicas para que o processo corra bem à primeira tentativa

Embora o procedimento tenha sido concebido para simplificar o trabalho, há vários pormenores que valem a pena verificar antes de enviar qualquer coisa:

• Verifique se o utilizador tem ativada a autorização do formulário de titularidade.
• Verifique os dados do cedente que vêm preenchidos por predefinição.
• Verifique se o representante e o cessionário estão corretamente identificados.
• Certifique-se de que aceita a política de privacidade antes de descarregar o PDF.
• Assine o documento fora da aplicação antes de o carregar.
• Anexe documentação comprovativa suficiente e legível.

Um processo simples e semelhante a outros formulários da plataforma

Na prática, este fluxo é muito semelhante a outros processamentos documentais já conhecidos na ferramenta, como o formulário SEPA. A diferença é que, neste caso, tudo está orientado para a mudança de titularidade da conta imobiliária.

A vantagem é clara: menor dependência de apoio para dar início ao processo, maior autonomia para a agência e um fluxo muito mais organizado para reunir toda a documentação necessária.

Se a autorização estiver ativa e os documentos estiverem preparados, o processo pode ser concluído sem complicações.

Question 44

Agency Map in Circles

Accepted Answer

How to Use the Agency Map of an MLS in Inmovilla

The agency map is a strategic visual tool that allows immediate analysis of the geographical distribution of the agencies that make up an MLS (Multiple Listing Service). This feature facilitates understanding the territorial reach of the network, identifies areas with the highest concentration of offices, and offers a clear perspective on the regional or national coverage of the MLS.

Located within Circles MLS, in the advanced panel of Inmovilla, the map dynamically adapts to the geographical scope of the selected MLS, whether it operates in a specific city, covers several provinces, or has a national presence.

What Information Does the Agency Map Provide?

The map accurately represents the location and territorial density of the agencies associated with the active MLS, allowing quick visualization of the points where the network has the greatest presence. This geographical representation is an essential reference for understanding the distribution and concentration of agencies within the network.

For example, a nationally scoped MLS may show prominent clusters in specific autonomous communities or provinces, while a local MLS will focus on its usual area of activity.

This territorial view offers multiple advantages, including:

Understanding the real reach and geographical structure of the MLS.
Identifying the areas of highest concentration of participating agencies.
Exploring the network by geographical levels such as city, province, or autonomous community.
Evaluating territorial distribution before using other tools or establishing contact with the network.

Accessing the Agency Map: Step-by-Step Guide

To access this feature in Inmovilla, follow this procedure:

From the left sidebar, select the Circles option.
Click the button that opens the Advanced Panel, located at the top right.
Choose the MLS you want to work with from the available list.
Locate the block called Circles MLS Tools.
Click on Agency Map to display the interactive geographical visualization.

Map of Spain and Portugal with blue agency markers

This interactive map allows you to locate and analyze the territorial presence of the agencies that are part of the selected MLS.

Importance of Selecting the Appropriate MLS Before Consulting the Map

The accuracy of the displayed data depends directly on the selected MLS. If an agency belongs to several MLSs, you will have a dropdown menu at the top right to switch between them. It is essential to verify this selection to correctly interpret the geographical distribution of the agencies.

If the agency is affiliated with only one MLS, the system will automatically load the corresponding information, eliminating the need for manual selection.

Reasons Behind the Change in the Initial Map Area

The initial map view adjusts according to the territorial extent of the selected MLS. For example, a network operating exclusively in a city or province will open the map centred on that area, while an MLS with broader coverage, spanning multiple autonomous communities or even the entire country, will show a more general framing.

It is important to highlight that this initial framing does not imply that one area is more relevant than another; its main objective is to provide a consultation experience aligned with the scope and size of the MLS.

Interpreting Agency Density on the Map

Areas with a higher concentration of markers indicate a significant clustering of MLS agencies in that specific location. This territorial pattern allows quick identification of zones with high presence without needing to analyse each agency individually.

For correct interpretation, it is important to differentiate between:

High concentration: a greater number of agencies located in a specific area.
Wide coverage: dispersed presence of the MLS over a large territory.

A high concentration does not necessarily translate into a higher volume of transactions, number of properties, or better commercial results. The map is designed to offer a clear view of the geographical distribution of agencies and not to evaluate their individual performance.

Tools Available for Detailed Map Exploration

The agency map includes advanced cartographic navigation features that allow in-depth territory analysis:

Zoom in to closely examine specific cities, regions, or provinces.
Zoom out to get a broad perspective of the network and its general distribution.
Mapping options to facilitate orientation by streets, municipalities, and regions.
Integration with Street View to visually contextualize specific locations.
Density display adjustment that improves comparison between areas with variable agency presence.

These tools enrich the user experience, allowing easy transition from a global view to a localized analysis.

Common Mistakes When Using the Agency Map and How to Avoid Them

To make the most of this tool, it is essential to understand its purpose and avoid frequent misinterpretations:

Confusion about the active MLS: if you belong to multiple networks, make sure to correctly select the MLS before analysing the map.
Interpreting markers as a hierarchical ranking: geographical location does not reflect the level or quality of agencies.
Confusing concentration with commercial success: an area with more agencies indicates territorial density, not necessarily a higher business volume.
Limiting yourself to the initial view: use zoom and navigation tools to explore areas of interest in detail.
Expecting homogeneous reach across all MLSs: each network has a different territorial scope, ranging from a city to the entire country.

Key Moments to Use the Agency Map

The agency map is especially valuable in situations such as:

When joining an MLS, to become familiar with its territorial distribution.
When working with multiple networks and needing to compare their coverage.
To obtain a quick and clear view of the professional community available in a specific area.

Additionally, this tool allows verifying the presence of the MLS in specific areas and understanding how its coverage is distributed, facilitating efficient work planning and collaboration.

To maximise the usefulness of the map, carefully select the appropriate MLS, analyse the initial reach, and use zoom and navigation functions to focus on the areas most relevant to your objectives.

Conclusion

The Inmovilla agency map offers a detailed and dynamic geographical representation of the agencies that make up an MLS. It is accessed through Circles, within the Advanced Panel, and in the Circles MLS Tools. This tool is essential for obtaining a clear and precise reading of the territorial distribution and concentration of the selected network, facilitating informed decision-making and optimising real estate activity management.

Question 45

Follow-ups on the Demand

Accepted Answer

How to manage demand follow-ups in Inmovilla

Demand follow-ups in Inmovilla allow you to gather in one place the history of contacts, tasks, notes, and visits related to a buyer or tenant client. Recording each interaction makes it easier for the team to know the exact stage of the process, avoid duplications, and continue each opportunity.

This guide explains where to check follow-ups, how to create new records, when to use templates, how to filter the history, and the proper way to manage a visit linked to a demand and a property.

What are follow-ups in Inmovilla

A follow-up is a record linked to a specific file. Inmovilla has follow-up sections in the contacts, demands, and properties files. Each keeps its own history, so relevant information remains associated with the corresponding client or property.

In a demand file, this history can include actions such as calls, reminders, internal communications, pending tasks, or scheduled visits. Its main function is to provide clear traceability of the commercial work done with that real estate need.

Follow-ups in a file versus the general list

There are two main ways to consult follow-ups:

• From the demand file: shows only actions related to that demand. It is the most useful option to continue managing a specific client.
• From Utilities > Follow-ups: allows locating records from the entire agency after applying filters. It is practical for supervising activity, reviewing work done, or finding an action whose origin is not remembered.

To work on a specific demand, it is advisable to use its own follow-up section. This way, the full client context is maintained while reviewing or creating actions.

Where to see the follow-up history of a demand

Access starts from the Inmovilla side menu. Once the desired demand is opened, the file shows its different sections and allows entering Follow-ups from the viewing mode.

• In the side menu, go to Demands.
• Open the client or real estate need file you want to manage.
• Locate the Follow-ups section within the file.
• Review recent records or access the full history if the demand has extensive activity.

The history allows checking what has been done previously and which actions are pending. This is especially important in demands active for a long time, where numerous contacts and processes may accumulate.

Demand file with the follow-ups tab and a list of records

The follow-ups section concentrates the activity history associated with a demand.

How to consult all follow-ups of a demand

The initial view shows part of the file's activity. When there is a long history, use the option to view all follow-ups. This way, a more complete list is accessed, useful for reviewing the commercial evolution of the demand.

It is also possible to browse the records in historical format by scrolling. This view helps to understand the sequence of actions: what was done, when it was done, and what type of follow-up was recorded.

Historical view or table view

The choice of display depends on the task to be performed:

• Historical view: suitable for reading activity in order and understanding the context of each management.
• Table view: more useful for locating, comparing, and reviewing several records in an orderly manner.

The table view is particularly useful when many actions are registered and it is necessary to quickly identify follow-up types, dates, or descriptions.

How to filter follow-ups by type

Filtering avoids having to review all demand records one by one. From the follow-up list, you can select a follow-up type to show only the activity of interest.

For example, if you need to check registered appointments or locate previous visits, select the corresponding type in the filters. This practice speeds up the review of a file with many accumulated movements.

• Access the complete list of demand follow-ups.
• Switch to table view if you need a more structured query.
• Open the follow-up type filter.
• Select the type you want to review, such as appointment or visit.
• Check the results and remove or modify the filter when you need to retrieve the full history.

Follow-up filters window with a dropdown menu of types

The type filter helps reduce the history to actions relevant to the query.

Create a new follow-up in a demand

From the follow-ups section of the file, new actions can be created without leaving the demand. This ensures that the record is correctly linked to the client and becomes part of their history.

When creating a follow-up, choose the format that meets the real need of the management. The main options are:

• Task: used when the action requires a notification or reminder date.
• Note: used to leave recorded information without scheduling a notification.
• Visit: a specific follow-up for a management linking a demand with a property.

Difference between a task and a note

The key difference is the notification. A task includes a notification date, allowing a future action to be remembered. A note does not include a notification and is used as an informational record.

A task can serve to remind a follow-up call after sending a selection of properties. A note, on the other hand, can record a preference expressed by the client or the result of a conversation already held.

Best practices when recording an action

• Describe the result of the management clearly and briefly.
• Use a task when there is a future action that must not be forgotten.
• Record a note when it is only necessary to keep contextual information.
• Review the history before creating a follow-up to avoid repeating an already noted action.
• Keep the follow-up type consistent so filters are truly useful.

Use follow-up templates to save time

Follow-up templates allow creating common records without manually filling in the same data each time. They are useful for repetitive actions within the commercial process.

For example, a template associated with key delivery allows creating that follow-up directly. This approach reduces administrative tasks and encourages the team to record managements uniformly.

Templates are more effective when applied to frequent and clearly defined procedures. Before using a template, confirm that the content fits the specific case and that the action should be linked to that demand.

How to manage visits linked to a demand

A visit is a type of follow-up with specific treatment. Unlike a generic note or task, it must always be related to both the demand and the property to be shown.

Although it is part of the follow-up activity, the visit is managed as a particular action due to its direct relationship between client and property. Within the demand file, it can be located by filtering follow-ups by the Visit type.

The most practical way to create a visit

When a property matches the demand criteria, the most direct way to schedule the visit is to use the Matches section. From there, Inmovilla already identifies the two involved files: the demand and the property.

• Access the demand matches and locate the suitable property.
• Select the option to create a visit.
• Verify that the linked demand and property are correct.
• Indicate the date of the visit.
• Manage the follow-up of the visit and the necessary confirmations.

Creating the visit from matches reduces linking errors because the relevant files are already selected. Afterwards, the activity will be available within the demand's follow-up history.

Common mistakes when using demand follow-ups

• Recording a note when a task is needed: if a reminder is needed, the action must include a notification date.
• Looking for a visit in a separate demand section: visits in the demand are consulted from Follow-ups using the corresponding filter.
• Creating a visit without checking the linkage: a visit must be associated with a demand and a property.
• Not consulting the history before contacting: this may cause repeated calls or communications and lack of continuity in management.
• Using the global list for all queries: the general list is useful for supervision and global search, but the demand file offers the most precise context to work with a specific client.

Frequently asked questions about follow-ups in Inmovilla

Where are all the agency's follow-ups?

The general list is found in Utilities > Follow-ups, accessible from the side bar. Before consulting results, filtering is necessary. This section gathers follow-ups carried out throughout the agency.

Can I see only the visits of a demand?

Yes. Access the Follow-ups section of the demand file and filter by the Visit type. This way, you can limit the history to those specific actions.

When should I create a task instead of a note?

Create a task when you need a notification date to perform a later action. Use a note when you only want to record information, conversation, or result without a reminder.

What are follow-up templates for?

They serve to quickly create recurring actions with predefined data. They are especially useful in repetitive procedures, such as certain administrative or commercial phases.

What is the best way to schedule a visit?

When the visit arises from a match between a demand and a property, use Matches and create the visit from the corresponding property. This way, the two necessary files are linked from the start.

Summary: commercial management with complete history

The follow-ups section of a demand in Inmovilla allows centralizing all activity related to a client. Consulting the history, filtering by type, using tasks with notifications, recording useful notes, and creating visits from Matches helps maintain an orderly and traceable management.

The most effective guideline is simple: record each relevant action in the appropriate file, use the correct follow-up type, and review the history before making the next contact.

Question 46

Localização do imóvel

Accepted Answer

Guia completo da secção de localização na ficha do imóvel

A secção de localização dentro da ficha de umm imóvel pode parecer uma secção simples, mas a sua relevância vai muito além do que inicialmente se percebe. Esta secção não só permite verificar internamente a localização exata do imóvel, como também desempenha um papel fundamental na correta transmissão da morada aos portais imobiliários e na geolocalização precisa.

Um preenchimento correto desta secção desde o início é chave para evitar uma grande quantidade de erros posteriores. Pelo contrário, um registo deficiente costuma derivar em problemas comuns como imóveis mal localizadas, moradas inconsistentes ou anúncios que não aparecem na zona correta.

Localização da secção de localização na ficha

Dentro da ficha de cada imóvel, no bloco de informação, encontra-se a secção de localização. Mesmo sem necessidade de entrar em modo de edição, é possível visualizar os dados principais e o alfinete que marca a posição no mapa.

É fundamental compreender que ter a morada completa na ficha não implica que essa morada seja publicada tal como está nos portais. São processos diferenciados.

A secção de localização está desenhada principalmente para facilitar um trabalho interno eficiente, permitindo verificar que o imóvel está corretamente posicionado e explorar o entorno imediato diretamente no mapa.

Funcionalidades disponíveis na vista de localização

Desde este bloco interativo, pode manipular o mapa para examinar em detalhe a zona circundante. Conforme a integração do sistema, podem realizar-se as seguintes ações:

Ampliar ou reduzir o nível de zoom do mapa.
Navegar pela zona para validar com precisão a localização exata do imóvel.
Abrir a localização diretamente no Google Maps para uma análise mais completa.
Aceder ao Street View quando for necessário verificar visualmente a rua ou o entorno imediato.

Estas ferramentas são especialmente úteis para resolver dúvidas sobre se o imóvel está corretamente situado no terreno, rua ou troço correspondente.

Importância crítica do campo localização ao criar um novo imóvel

Ao registar um imóvel, preencher a secção de localização não é uma mera formalidade, mas uma obrigação prática. Embora a morada nem sempre seja mostrada publicamente, é imprescindível introduzi-la corretamente para assegurar uma correta divulgação.

Isto deve-se ao facto de cada portal imobiliário utilizar diferentes métodos para localizar os imóveis:

Alguns portais baseiam-se na morada textual fornecida.
Outros priorizam a posição geográfica ou coordenadas exatas para situar o imóvel.

Por isso, é fundamental considerar a localização como um dado estratégico e não como um simples processo administrativo.

Uso obrigatório do validador de moradas

Um aspeto chave que deve ficar claro é que o uso do validador de moradas é imprescindível para garantir a qualidade da localização. Este processo deve ser realizado sempre.

O funcionamento é intuitivo: começa-se por introduzir a morada no campo correspondente e o sistema apresenta sugestões automáticas conforme se escreve. Assim que aparece a opção correta, seleciona-se para continuar.

Após selecionar a morada validada, o sistema inicia a validação.

Processo para registar imóveis localizadas fora de Portugal

Quando o imóvel se encontra fora de Portugal, o procedimento apresenta algumas variações. Neste caso, é necessário dirigir-se ao campo de cidade e, dentro do menu suspenso, selecionar a opção de mais populações.

Esta opção abre uma janela ou painel que permite procurar e selecionar a estrutura geográfica correspondente a outros países.

Se o país, cidade ou zona já estiverem registados no sistema, simplesmente selecionam-se e continua-se com o processo habitual.

O desafio surge quando o país ou a cidade ainda não estão mapeados na plataforma. Fora de Portugal, a informação pré-carregada pode ser limitada, pelo que nestes casos é necessário solicitar o registo através do suporte técnico.

Informação recomendada para enviar ao suporte em caso de localizações internacionais

Quando faltar uma localização internacional, aconselha-se enviar um email para suporte@inmovilla.com com toda a informação relevante para que a equipa possa mapear corretamente esse literal geográfico.

Os dados mais úteis para facilitar o processo costumam incluir:

País,
Província ou região,
Cidade,
Zona específica,
Área ou subdivisão correspondente,
Qualquer referência adicional que ajude a localizar com precisão essa localidade.

Quanto mais organizada e completa for a informação fornecida, mais eficiente será a incorporação para futuros imóveis.

Diferenciação entre morada interna e morada publicada

Este aspeto costuma gerar confusão, pelo que merece uma explicação detalhada. A morada que se introduz na secção de localização nem sempre coincide com a que é mostrada na publicação do imóvel.

É possível ter uma morada completa e detalhada dentro da ficha, mas configurar que nos portais:

Não se mostre a rua completa,
Apenas se mostre a rua,
Ou se aplique a regra geral definida pelo portal ou pelo escritório imobiliário.

A maioria dos portais permite este nível de controlo, e é habitual definir regras gerais do tipo: todas os imóveis devem mostrar a rua ou, pelo contrário, não a mostrar.

Por isso, preencher corretamente a localização não compromete necessariamente a privacidade da morada publicada. Trata-se de camadas diferentes dentro do processo de gestão.

Principais erros de localização em portais como o Idealista

Quando um imóvel não se localiza corretamente num portal, a causa nem sempre reside na posição do alfinete no mapa. Em muitos casos, o problema está em como está escrita a morada ou a rua.

Um exemplo claro é o Idealista, que frequentemente baseia a localização em como o Google reconhece a morada. Isto implica que o texto da rua deve ajustar-se ao formato que o Google espera.

Pequenos detalhes que parecem insignificantes podem fazer a diferença:

Uso de abreviaturas, como Av em vez de Avenida,
Ordem exata dos nomes,
Colocação de artigos no início ou no fim,
Variantes que, embora pareçam equivalentes, o Google interpreta de forma distinta.

Por exemplo, nem sempre é o mesmo escrever o nome de uma rua de forma natural e extensa do que fazê-lo exatamente como aparece no Google Maps. Se o Google regista uma abreviatura específica, convém usar essa mesma versão para otimizar a publicação no portal.

Estas diferenças subtis podem provocar que um imóvel apareça numa zona incorreta ou que a localização seja errada.

Passos recomendados para corrigir um imóvel mal localizado

Se um imóvel não se posiciona corretamente, é aconselhável realizar a seguinte verificação sistemática:

Verificar que a morada foi validada corretamente através do validador de moradas.
Confirmar que o alfinete está situado no ponto exato no mapa.
Determinar se o portal utiliza o endereço escrito ou as coordenadas geográficas para localizar o imóvel.
Comparar o nome da rua com a forma como aparece no Google Maps.
Se necessário, ajustar o texto da morada e voltar a publicar o anúncio.

Com frequência, o erro não reside na posição do mapa, mas numa mínima diferença no literal da rua.

Resumo e recomendações chave para otimizar a secção de localização

Utiliza sempre o validador de moradas para garantir a precisão da localização.
Diferencia claramente entre a morada interna e a morada visível nos portais para proteger a privacidade quando necessário.
Para imóveis internacionais, utiliza a opção de mais localidades e, se não encontrares a localização, solicita o registo ao suporte técnico.
Se um portal localizar incorretamente o imóvel, revê e ajusta o formato exato da rua conforme o Google Maps.

Em suma, embora a secção de localização não apresente funcionalidades complexas, a sua correta gestão tem um impacto decisivo na qualidade dos dados, na precisão nos portais imobiliários e na prevenção de erros que podem complicar a publicação final. Uma localização bem configurada facilita o trabalho e melhora significativamente a experiência tanto interna como externa.

Question 47

Expenses in Inmovilla

Accepted Answer

How to register and manage expenses in the Inmovilla accounting panel

The Expenses section within the Inmovilla accounting panel is designed to facilitate the recording and thorough control of all costs associated with real estate activity. This functionality allows not only entering new financial transactions but also consulting and locating them efficiently through powerful filters. It is an essential tool for organising commissions, payments, and other disbursements within a comprehensive and orderly management.

From this section, users can create new expense records, assign them to a specific company and agent, set their payment status, and detail all corresponding tax amounts, including taxable base, VAT, IRPF, and total, ensuring precise and transparent management.

Accessing the expenses section of Inmovilla

Expense management is integrated into the set of utilities offered by Inmovilla. To access this functionality, follow the path below:

From the left sidebar, go to Utilities.
Locate and click on the Accounting section.
Within the accounting panel, select the Expenses tab to view and manage financial transactions.

Besides expenses, the accounting panel includes modules for managing companies and income, centralising all relevant financial information in an intuitive and accessible environment.

What the expenses list shows

Upon entering the Expenses section, a detailed table with all recorded transactions is presented. This list allows thorough review of each issued expense and consultation of its information in a structured and orderly manner.

At the top of the list are controls to apply filters and execute general actions, while the button to create a new expense is located at the top right corner.

Expenses list from the Inmovilla accounting panel with filters at the top

This list centralises all recorded expenses and offers advanced tools for their consultation and efficient management.

Filter expenses by date, type, agent or company

The available filters are essential to segment and analyse the expenses list according to different specific criteria, facilitating the review of specific periods, types of commissions, or transactions associated with particular agents or companies.

Filtering criteria include:

Date from and to: Allows delimiting the time range of expenses to consult.
Expense type: Facilitates selecting the category that best describes the financial transaction.
Agent: Shows only expenses generated or linked to a specific agent.
Company: Allows consulting expenses associated with a particular company.

Among the available expense types are acquisition commission, rental commission, bank commission, transfer commission, and sales commission, among others. Once the criteria are defined, use the search function to apply the filters and obtain precise results.

The list also includes an indicator of the total accumulated expenses and a checkbox to select individual or multiple records, allowing mass actions on the selected transactions.

Available actions in expense management

Besides consultation, the accounting panel offers various actions to keep information organised and optimise its use:

Reset filters: Removes all applied search criteria to return to the general list view.
Work with selected: Allows operations on expenses marked in the list, facilitating mass management.
Export: Provides the possibility to download or export the consulted data for external analysis or reports.

These functionalities are especially useful at the close of accounting periods, during internal audits, or to consolidate information related to a particular agent or company.

How to create a new expense in Inmovilla

To register a new expense, click the New expense button located at the top right of the expenses panel. A detailed form will unfold where you must complete all economic and administrative information of the transaction.

Click New expense.
Select the expense type that corresponds to the financial transaction you wish to record.
Indicate the agent who has generated the expense.
Associate the expense with the corresponding company, which must be previously registered in the system.
Verify and set the expense date.
If applicable, add the name of the person or entity to whom the payment was made using the free text field.
Mark the expense as pending if the payment has not yet been made.
Enter the amounts corresponding to taxable base, VAT, IRPF, and the final total.
Write a clear and descriptive concept that facilitates future identification of the expense.

It is essential that the company linked to the expense is previously created in the corresponding module of the accounting panel to ensure correct association.

New expense form in Inmovilla with the expense type menu expanded

The form integrates all key elements: category, involved parties, payment status, and breakdown of tax amounts.

Economic information recorded in each expense

Correct entry of amounts is fundamental to accurately reflect the financial detail of each transaction. The form includes specific fields for:

Total base: base amount on which the expense is calculated.
Total VAT: amount corresponding to Value Added Tax.
Total IRPF: amount of tax withholding, if applicable.
Total amount: final sum representing the total cost of the expense.

Additionally, the expense concept field provides additional context that facilitates later identification and classification of each record within the list.

Pending expenses and payment control

The system allows marking an expense as pending when the payment has not yet been made, facilitating tracking and control of outstanding financial obligations.

The free text field intended to specify to whom the payment was made serves as an additional useful administrative reference. Together with the company, agent, and concept, this information ensures each record is easily locatable without relying solely on the amount.

Saving an expense as a draft

Sometimes, not all necessary information is available to complete an expense at the moment of creation. For these cases, Inmovilla offers the option to Save as draft.

The draft stores the partial information entered, allowing the record to be retrieved later from:

Utilities
Drafts

Once all required data is available, simply retrieve the draft, review and complete the information, and save the expense so it is formally incorporated into the accounting panel's transaction list.

Recommended process to keep expenses organised

To ensure consistency and facilitate record consultation, it is recommended to follow the sequence below:

Pre-create the companies that will be used to associate expenses.
Select an expense type that faithfully reflects the nature of the commission or recorded transaction.
Link the expense to both the agent and the corresponding company.
Enter tax amounts separately in their respective fields.
Use a descriptive and identifiable concept for each expense.
Mark as pending any payment not yet completed.
Save as draft those records requiring additional information before confirmation.
Apply filters by dates, type, agent, or company to review and analyse transactions when necessary.

Summary of expense management in Inmovilla

The Expenses module of Inmovilla offers a complete solution to record commissions and other costs associated with real estate activity, allowing their association to companies and agents, tracking their payment status, and detailed breakdown of taxable base, VAT, IRPF, and total amount. Advanced filtering functionalities, multiple selection, data export, and draft management contribute to thorough and organised control of accounting information, facilitating efficient and transparent administration.

Question 48

Custos Publicitários

Accepted Answer

Investir em portais imobiliários, flyers e outras fontes de divulgação é fundamental para gerar contactos. Mas gerar leads não chega. É preciso perceber quanto está realmente a pagar por cada contacto recebido e quais as origens que trazem melhores resultados.

Com a funcionalidade de Custos Publicitários, consegue associar os contratos de divulgação às respetivas origens de contacto e acompanhar automaticamente o custo por lead de cada imóvel e da agência como um todo.

O que vai aprender

Configure custos por portal, flyer ou qualquer outra origem de contacto paga.
Registe datas, valor e anúncios de cada contrato para cálculos mais rigorosos.
Consulte o custo por lead em cada imóvel ou em toda a carteira.
Compare origens para identificar os canais com mais leads e melhor eficiência.

Onde configurar os custos publicitários

A configuração está disponível no menu Definições, no canto inferior esquerdo, através da opção Custos Publicitários.

É nesta área que pode definir o custo associado a cada origem de contacto. Na maioria dos casos, estas origens serão portais imobiliários, como o idealista. Ainda assim, pode configurar qualquer canal que represente um investimento para a agência, incluindo campanhas de flyers ou outras ações de divulgação.

Ao associar um custo a uma origem, cada lead que entrar por esse canal passa a contribuir para o cálculo do custo por contacto. Assim, deixa de analisar apenas o número de leads e passa a perceber o retorno do investimento feito em cada canal.

Página de custos publicitários com uma tabela de origens de contacto

A área de Custos Publicitários reúne as origens de contacto e os contratos associados.

Como adicionar um contrato de divulgação

Para adicionar um custo, localize a origem de contacto pretendida e clique no botão de Definições. Depois, selecione Adicionar custo.

Ao criar o registo, deve indicar as condições reais do contrato:

Data de início do contrato
Data de fim do contrato
Valor total pago pelo período contratado
Número de anúncios incluídos nesse pacote

Por exemplo, se contratou um pacote de 500 € para determinado período e esse pacote inclui um número específico de anúncios, estes dados devem ficar registados no custo publicitário da respetiva origem.

Janela de configuração de custo publicitário com campos de contrato

Registe as datas, o valor e a quantidade de anúncios para o cálculo refletir o contrato contratado.

Registe todos os contratos, incluindo os anteriores

Se já teve vários contratos com o mesmo portal, mas com datas, valores ou condições diferentes, deve adicionar cada contrato individualmente.

Este detalhe é importante porque o custo por lead depende do período em que a lead foi recebida. Ao manter o histórico contratual completo, o sistema consegue aplicar o custo mais adequado a cada contacto e apresentar uma análise mais rigorosa.

Não precisa de limitar este controlo aos portais. Sempre que uma origem de contacto tenha um custo conhecido, faz sentido configurá-la. Dessa forma, consegue comparar o desempenho de campanhas digitais, materiais impressos, contactos diretos pela agência e outras iniciativas de captação.

Consultar o custo por lead em cada imóvel

Depois de configurar os custos, pode analisar o desempenho diretamente na ficha de cada imóvel.

Imagine um imóvel com sete leads: cinco vieram de uma origem e duas de outra. Se não existir um custo configurado para essas origens, o sistema mostra os contactos recebidos, mas não consegue apresentar o respetivo custo por lead.

Agora considere outro imóvel com dez leads, incluindo contactos provenientes de um portal cujo pacote publicitário já foi registado. Neste caso, o cálculo passa a ser automático.

Para consultar os contactos de um imóvel, utilize o botão Ver leads. A janela apresenta as leads associadas, as suas origens e, quando aplicável, o custo por lead calculado para cada uma.

Janela de leads de um imóvel com tabela de contactos e custos

A consulta por imóvel permite relacionar as leads recebidas com a origem e o respetivo investimento.

Como é feito o cálculo

O sistema utiliza o valor do pacote, o número de anúncios contratados e o período definido para distribuir o investimento e calcular o valor associado às leads recebidas.

No exemplo configurado, existia um pacote de 1.000 € para 15 anúncios. A partir dessa configuração, foi possível apurar um custo de cerca de 91 € por lead para um determinado imóvel. Este valor é apenas ilustrativo, mas mostra o tipo de informação que passa a estar disponível quando o contrato é corretamente preenchido.

O grande objetivo é transformar um custo publicitário total num indicador prático: quanto custa, em média, cada oportunidade de contacto que chegou até si.

Análise individual ou global das leads

A análise pode ser feita a dois níveis:

Individualmente, dentro da ficha de um imóvel específico
Globalmente, considerando todos os imóveis da agência

A consulta individual ajuda a perceber quais os imóveis que estão a captar mais interesse e qual o investimento associado a esses contactos. Já a análise global permite observar a eficiência das origens de contacto em toda a carteira.

Esta distinção é útil porque um portal pode trazer muitos contactos para alguns imóveis e poucos para outros. Ao consultar as duas perspetivas, consegue avaliar tanto a performance do imóvel como a performance geral do canal.

Consultar a tabela de leads

Na área inferior da consulta encontra uma tabela com as leads registadas. A partir daí, pode aceder diretamente a cada contacto visível para aprofundar a informação e acompanhar o respetivo processo comercial.

Esta ligação entre investimento, origem e lead ajuda a tomar decisões mais informadas. Em vez de olhar apenas para o volume de contactos, passa a conseguir relacionar os resultados com o custo necessário para os gerar.

Comparar portais e outras origens de contacto

Os gráficos comparativos tornam esta análise ainda mais simples. É possível consultar um gráfico com o total de leads recebidas por origem de contacto, incluindo portais imobiliários e outras fontes que tenha identificado.

Pode, por exemplo, comparar leads provenientes de:

Portais imobiliários
Flyers e campanhas físicas
Contactos diretos pela agência
Outras origens configuradas no sistema

Existe também um gráfico específico de custo por lead por portal. Apenas surgem neste gráfico as origens para as quais já foram definidos custos publicitários. Por isso, quanto mais completa estiver a configuração, mais útil será a comparação.

Janela de leads com tabela de contactos e gráfico de barras na parte inferior

Os gráficos ajudam a comparar o volume de contactos e o custo por lead entre as diferentes origens.

Tomar melhores decisões sobre o investimento publicitário

O portal que gera mais leads nem sempre é o mais eficiente. Um canal pode trazer um volume elevado de contactos, mas ter um custo por lead demasiado alto. Outro pode gerar menos leads, mas com um custo significativamente mais baixo.

Ao registar os contratos e analisar os gráficos, consegue responder a perguntas essenciais:

Que portal está a gerar mais leads?
Qual é o custo por lead de cada origem?
Que imóveis estão a beneficiar mais de cada canal?
Onde faz sentido manter, reforçar ou rever o investimento?

Acompanhar estes dados permite gerir a publicidade imobiliária com mais critério. Em vez de decidir apenas com base na perceção, passa a ter uma visão clara da relação entre investimento e contactos recebidos.

Question 49

Features of a property in Inmovilla

Accepted Answer

Features of a property in Inmovilla: complete guide to accurately and professionally filling out the form

The Features section is one of the most crucial elements within a property form in Inmovilla. This section gathers a wide variety of technical and descriptive information that defines the property and is essential both for the agency's internal management and for its correct publication on the main real estate portals.

From this tab, it is possible to manage numerous fields, ranging from the energy certificate to the associated documentation, including details about surfaces, room distribution, garage, qualities, and services. The more thorough and detailed the entered information, the higher the quality of the form and the smoother the publication process, avoiding alerts and pending fields.

Access and navigation in the Features section

To start filling out this section, first create a new property by clicking the Create new button located at the top right corner of the main screen, then selecting Properties. If the property is already registered, access the Properties section and select the corresponding reference to edit it.

Once inside the property form, use the top tabs to navigate to Features. This space groups all the technical and descriptive data of the property, starting with the energy certificate and ending with the area dedicated to document management.

Property form with the features form visible

Energy certificate: an essential and priority requirement

The energy certificate deserves special attention within the form, as its inclusion is increasingly common and, in many cases, mandatory for property publication, especially those intended for sale.

In situations where the property is exempt from this certificate, such as land or other specific cases, it is essential to explicitly mark the exempt condition. Otherwise, if this field is left empty and the agency has configured this requirement as mandatory, the system will issue an alert that will prevent publication until it is resolved.

Advanced configuration of the energy certificate requirement

Inmovilla offers a specific setting to control the publication of properties without an energy certificate, a function that requires user permissions and is located in the lower left sidebar, within Settings, following the path Settings > Options.

In the publication options section, under Options > General, a filter can be activated to allow publishing only those properties that have the energy certificate properly informed.

Portals only: requires including the certificate to send the property to external portals.
Web only: requires the certificate for direct publication on the website.
Web and portals: applies the requirement on both channels, being the most coherent and recommended option.
Do not publish: this option is not practical for this control.

This configuration ensures that properties without the required energy certificate are not published, avoiding errors and penalties. In cases of exempt properties, remember to select the corresponding option to avoid unnecessary alerts.

Publication options screen with configuration fields

Construction data and general condition of the property

After the energy certificate, there are fields related to the construction characteristics and the general condition of the property. These data are especially relevant for marketing properties for sale, as they provide essential information about the quality and age of the construction.

Year of construction: indicates the year the property was built.
Condition of conservation: describes the current maintenance level of the property.
New build or new property condition: specifies if it is a recent construction or a project in development.
Facade type: details the material or exterior finish of the building.
Views: describes the visual perspectives offered by the property.
Floor type: indicates the predominant material in the flooring.
Exterior and interior carpentry: specifies the type and quality of doors and windows.

In the case of new build developments, it is essential to carefully review the chosen publication mode. Some portals, such as Idealista, may require specific conditions for publication via gateway, so it is advisable to complete these fields precisely and consult the particular requirements of each portal.

Garage and parking: details that make a difference

The features section also allows detailed description of the parking associated with the property. It is not enough to simply indicate the existence of a garage; it is possible to specify multiple aspects that provide clarity and value to the publication.

Indicate whether the property has a garage or not.
Specify if the garage is included in the sale price.
Indicate if the garage is offered as an additional option.
Number of available parking spaces.
Identify the specific parking space number, if applicable.
Indicate the price of the garage when sold separately.

Completing this section accurately avoids confusion and clearly differentiates between an included space and an optional garage, facilitating transparent communication with potential buyers or tenants.

Surfaces: exhaustive detail of available square meters

Surfaces are one of the most essential blocks within the form. Here, usable, built, plot, and buildable square meters can be recorded, as well as breaking down the specific surfaces of the different areas of the dwelling.

Among the available fields to complete are:

Usable square meters.
Built square meters.
Plot surface.
Buildable surface.
Square meters of kitchen.
Square meters of dining room.
Square meters of living room.
Any other specific surface you wish to reflect.

These data are highly valued by real estate portals. Also, if a portal requires the inclusion of a specific surface, Inmovilla can issue an alert when selecting that portal, reminding to complete pending fields before proceeding with publication.

Rooms, bedrooms, bathrooms, and toilets: reflecting the real distribution of the property

The number of rooms and bathrooms is one of the most visible and consulted data in any real estate listing. Within the Features section, it is possible to detail the number of bedrooms, bathrooms, and toilets, including the distinction between double and single bedrooms.

Although not all portals differentiate between double and single bedrooms, some do require it. Therefore, it is recommended to complete both categories whenever precise information about the property's distribution is available.

How to add a custom room to reflect unique spaces

If a specific room is missing from the predefined list, it is possible to use the room editor to create it manually. This functionality is especially useful to describe unique areas that add value to the property.

For example, to add a gallery, follow these steps:

Enter the name of the room, for example “Gallery”.
Record the corresponding square meters.
Indicate if it is an exterior room.
Include, if applicable, the year of the last renovation.
Select the type of flooring and associated carpentry.
Complete the relevant qualities for that room.
Save the changes to incorporate the room into the property form.

Side panel of the room editor open over the property form

Once saved, the new room is linked to the property and will be displayed alongside the other features, allowing the form to more faithfully reflect the reality and uniqueness of the space.

Overall qualities and services: elements that enhance commercial value

At the bottom of the section are the overall qualities and services sections. By default, only the options already assigned to the property are shown, but it is possible to add any other element that adds value or relevant detail.

If a quality or service does not appear, it simply means it has not yet been indicated. From this area, new features can be easily added.

Some notable examples include:

Air conditioning through split system.
Nearby services, such as train stations or public transport.
Other amenities and equipment that contribute to improving the comfort and appeal of the property.

It is possible to be as detailed as desired, adding a wide range of qualities, services, and rooms. Although it is not always necessary to complete all fields, it is recommended to include those aspects that truly differentiate the property and faithfully describe its competitive advantages.

Side panel with list of qualities and services to add to the property

Mandatory fields and specific alerts from real estate portals

There are fields that gain special relevance depending on the real estate portal selected for publication. For example, Idealista may require certain essential data to accept a listing.

When selecting a portal that requires additional information, Inmovilla will show a warning detailing which fields are missing. This functionality facilitates prior correction and avoids errors in the publication process.

As a reference, it is advisable to especially review the following points before publishing:

Energy certificate or exempt condition.
Usable and built square meters.
Number of bedrooms.
Bathrooms and toilets.
Condition of conservation and year of construction.
Data related to garage, if the property has one.
Qualities and services that add commercial and differential value.

The importance of a complete form for a successful publication

The Features section is much more than a simple set of fields: it is the fundamental basis to build a solid, accurate property form prepared for publication both on the web and on real estate portals.

If prioritising, data related to the energy certificate, surfaces, number of bedrooms, and bathrooms are essential and should not be left pending. From there, the incorporation of custom rooms, qualities, and services allows refining the presentation and accurately reflecting all the particularities and advantages of the property.

Question 50

Documents on Demand

Accepted Answer

How to Manage Documents in an Inmovilla Demand

The record of a demand in Inmovilla is an essential tool that allows centralizing all documentation linked to a specific real estate need. From this space, users can upload files, consult them, classify them, and keep them efficiently organized, thus facilitating the tracking and management of each request.

This document management system prevents the dispersion of files in different locations, such as the office mailbox, personal documents, or various areas of the platform, contributing to a more orderly and professional administration of information related to clients and business processes.

Where are documents stored in Inmovilla?

Inmovilla has multiple spaces dedicated to document management. Among them are the utilities and the office mailbox, the personalized document area of each agent, and the general office documents.

Additionally, some records have their own document section, such as the records of contacts, properties, and demands. Documents added from the demand record are exclusively linked to that demand, so it is advisable to use this space to store the files that need to be consulted during the tracking and management of the request.

How to access the documents of a demand

To consult the documentation associated with a demand, you must access the corresponding record from the viewing mode. The steps are as follows:

In the Inmovilla side menu, select the Demands section.
Locate and open the demand you want to manage.
Go to the Documents tab.

If no file has been attached yet, the document area will appear empty. This is normal and simply indicates that there are no documents associated with that demand at that moment.

How to upload a document to a demand record

To add files to a demand, use the Manage Documents option located on the right side of the document section. The procedure is as follows:

Open the demand and access the Documents tab.
Click on Manage Documents.
Select the desired file from the file explorer or drag it directly to the upload area if you have the folder open.
Wait for the file to upload and appear in the list or icon view.

Once the upload is complete, the document will be available within the demand's document manager. For example, a PDF file will be displayed with its characteristic icon, facilitating its visual identification.

Document manager of a demand with a loaded PDF file

The uploaded file is shown within the demand's document manager, ready for consultation and management.

What can be done with an uploaded document

Uploading a file is only the first step within the document manager. When opening a document from the record, Inmovilla offers various functionalities that optimize its identification and consultation:

Open the document: allows viewing the content directly from the record without the need to download it.
Add tags: facilitates cataloguing the file according to the specific criteria of the office or project.
Change the name: enables renaming files with clear and descriptive titles, improving future location.
Manage organization: offers tools to keep the document set orderly, such as moving files or classifying them within folders.

The use of tags and descriptive names is especially valuable when a demand contains multiple documents. A file with a clear name is much easier to locate than one that retains the automatic name generated by downloading or scanning.

Preview of an open PDF document in the document manager

When opening the file, you can consult its content and access advanced document management options.

How to organize the documents of a demand

The Inmovilla document manager offers multiple options to facilitate the organization and visualization of files, adapting to the user's needs:

Sort documents: allows classifying files according to different criteria, such as size, upload date, type, or owner.
Refresh the view: updates the list to show the most recent changes or newly added files.
Create folders: enables grouping documents into specific folders, ideal for separating different types of documentation within the same demand.
Switch between icons and list: offers the choice between a more intuitive visual view through icons or a detailed list format that facilitates reviewing additional information.

The icon view is especially useful for quickly identifying the file type, while the list view is ideal for analyzing and comparing details of several documents simultaneously.

Important: documents are consulted in viewing mode, not editing

It is essential to keep in mind that the documents tab is only available when the demand record is in viewing mode. During editing mode, this option is not accessible.

If the documents tab does not appear when modifying the information of a demand, it is necessary to exit editing mode and return to the record in viewing mode to access the document area and manage the associated files again.

Good practices to keep documentation organized

Adopting a clear and coherent document structure is key to optimizing time and efficiency in managing demands. Below are some essential recommendations:

Use clear and specific names: ensure the file name reflects its content without needing to open it.
Apply consistent tags: maintain uniform classification criteria across all demands to facilitate search and organization.
Separate files into folders when necessary: this practice is especially useful when accumulating documents of diverse nature or categories.
Verify the file after uploading: confirm that the document has been correctly uploaded and appears in the document manager.
Always consult from viewing mode: remember that access to the document section is not available during record editing.

Common mistakes when managing documents in Inmovilla

I can't find the Documents tab

The most common cause is that the record is open in editing mode. Switch to viewing mode to access the documents tab.

I uploaded a file, but I don't see it

Use the refresh function to update the document manager view. Then, check if the file appears in icon view or list view.

The document name is not identifiable

Open the file from the manager and change its name to be descriptive and easy to recognize. Also, add tags to improve its classification and search.

There are too many files in the same demand

Organize the documents by creating folders and choosing the viewing mode that best suits your needs. You can also sort files by different criteria to facilitate their location.

Summary

To manage documents in an Inmovilla demand, access Demands, open the corresponding record in viewing mode, and go to the Documents tab. From Manage Documents you can upload files, drag them from a folder, open them, tag them, rename them, and organize them efficiently.

Remember that document management is carried out exclusively from the record's viewing mode, not from editing mode.

Question 51

Density Map in Circles

Accepted Answer

How to Use the Property Density Map in Inmovilla

The property density map in Inmovilla is an advanced tool designed to quickly and accurately visualize areas with the highest concentration of properties within a circle or MLS. This feature shows the geographic distribution of the inventory shared by the agencies that make up the network, facilitating a much more intuitive territorial understanding than traditional analysis based on individual listings.

With this map, users can transform an extensive property catalog into a clear and strategic visual representation, easily identifying the points where the real estate supply accumulates within the selected scope.

What Information Does the Property Density Map Offer?

The density function is presented through a heat map that reflects the concentration of properties in different geographic areas. Areas with higher color intensity indicate a high presence of properties registered in the selected circle or MLS.

The data is generated exclusively from the inventory provided by the member agencies of the chosen MLS or circle, so the map faithfully reflects the distribution of the available inventory within that network, without necessarily covering the entire external real estate market.

Main Applications of the Density Map

Quick identification of areas with high supply: allows effective location of points where a greater number of properties are concentrated.
Analysis of the geographic coverage of an MLS: facilitates visualization of the territorial reach and presence of participating agencies in different regions.
Detailed exploration of inventory by area: enables focusing the search on provinces, cities, or specific zones for a deeper analysis of the local market.
Obtaining a global perspective: especially useful when the circle operates in extensive territories, even at a national level.

Location and Access to the Density Tool in Inmovilla

The density map is accessible from the Circles area within Inmovilla, integrated into the Advanced Panel for quick and efficient access. The path to reach this feature is as follows:

Access the Circles section from the left sidebar.
Open the Advanced Panel using the button located at the top of the screen.
Locate the circle tools section.
Select the Property Density option to load the heat map corresponding to the selected circle.

When opened, the map will show the geographic distribution of the properties belonging to the agencies that are part of the selected MLS.

Map of Spain and the Mediterranean shown in the Immovilla panel

How to Interpret a Real Estate Heat Map

The fundamental interpretation of the map is straightforward: a higher visual concentration corresponds to a greater number of properties registered within the network in that specific area. In MLS with national coverage, it is common to see that coastal areas, large cities, or strategic regions stand out for their density, reflecting the activity and presence of associated agencies.

It is important to understand that this map functions as a tool showing the distribution of the inventory, but it should not be confused with indicators of demand, prices, profitability, or quality of the properties. Its value lies in offering a clear view of where properties are geographically clustered within the circle.

Practical Interpretation Example

If an MLS groups agencies from different regions of Spain, the map may reveal a significant concentration of properties on the Mediterranean coast, as well as in other areas where member agencies have greater activity. This information is key to understanding the real distribution of the shared inventory and designing commercial strategies based on geographic data.

Navigation Options and Map Features

The density tool in Inmovilla incorporates various navigation options that allow adapting the exploration of the territory according to the user's needs:

Zoom in and zoom out: to switch between a panoramic view and a detailed focus on specific areas.
Conventional map view: which offers clear references of streets, municipalities, and geographic elements to facilitate orientation.
Integration with Street View: available when a real visual context of the environment is required.
Direct access to Google Maps: to expand the query and take advantage of external functionalities if necessary.
Activation and deactivation of the density layer: to toggle between the visualization of property concentration and the standard cartographic view.

Recommendations to Maximize the Use of the Density Map

To extract the maximum value from this tool, it is advisable to adopt a progressive and analytical approach:

Start with a broad perspective: quickly identify the areas of greatest concentration within the entire circle.
Zoom in on key points: delve into the areas that stand out to obtain more specific details.
Relate density to the presence of agencies: consider that active areas usually correspond to the usual operational scopes of member agencies.
Use the map as a starting point: complement the analysis with additional tools to examine individual properties and carry out specific management tasks.

Common Mistakes to Avoid When Analyzing Real Estate Density

Confusing property density with market demand: the map reflects supply concentration, not buyer interest or sales speed.
Assuming the map represents the entire real estate market: it only includes inventory shared by agencies that are part of the circle or MLS.
Drawing conclusions without adjusting the zoom level: a national view is useful for detecting general trends but may hide important local variations.
Interpreting territorial distribution without considering the network structure: property concentration depends directly on the location and activity of participating agencies.

Conclusion

The property density map in Inmovilla is an essential cartographic tool for real estate professionals seeking to visually and strategically understand the distribution of inventory within an MLS or circle. Accessible from Circles, within the Advanced Panel and the circle tools, this feature allows quick identification of areas with the highest concentration of properties and facilitates informed decision-making.

Combined with the available navigation options, the map optimizes territorial exploration and enhances efficiency in the management and analysis of the shared real estate market.

Question 52

Invoices in Inmovilla Accounting

Accepted Answer

How to create and activate invoices in Inmovilla: complete guide for real estate agencies

The invoicing module of Inmovilla offers real estate agencies a robust and efficient tool for creating, managing, and controlling invoices addressed to their clients. This system allows automatic integration of previously registered data in the records, facilitating accuracy and consistency of each document before its final activation. The entire process is managed from the accounting area, where a clear distinction is made between draft invoices and activated invoices, ensuring rigorous control at every stage.

This distinction is fundamental: while an invoice remains in draft status, it is fully editable; however, once activated, the document becomes unmodifiable. Therefore, it is essential to conduct a thorough review before proceeding with its final activation.

Location and access to invoices in Inmovilla

To access the invoicing module within Inmovilla, follow the path below from the application's side menu, ensuring quick and organized access:

• Select Utilities in the left sidebar.
• Enter the Accounting section.
• Click on Invoices.

This section will display a complete list of all issued or in-process invoices. The status column allows immediate identification of whether each invoice is activated or remains in draft, pending review.

Invoice list with filters in Inmovilla accounting module

How to locate invoices using advanced filters

When an agency handles multiple operations simultaneously, locating a specific invoice can be complex. To optimize this search, Inmovilla provides detailed filters that allow finding documents quickly without manually reviewing the entire list. Available search criteria include:

• Issuing company associated with the invoice.
• Registration, issuance, or payment date, with the option to define a time range.
• Specific invoice series and number.
• Client name or identification.
• Client's tax ID (CIF).
• Fiscal status of the invoice.
• Invoice status, differentiating between draft or activated.

Additionally, the Actions menu offers functionalities to manage selected invoices, reset applied filters, and export results for analysis or reports.

Prerequisites for issuing an invoice

Before starting to create quotes, expenses, credits, or invoices, it is essential to have a company configured in Inmovilla. The company configuration will determine the available invoicing series and ensure the correct issuance of documents according to current regulations.

Likewise, it is crucial to verify that the contact associated with the invoice is correctly registered in the system. When selecting a contact, Inmovilla automatically retrieves the data stored in their record, avoiding repetitive manual entry and preventing duplicates in the database.

Key data that must be reviewed before issuing

• Client's fiscal and contact information.
• Company responsible for invoicing.
• Assigned invoicing series.
• Issue date and expected payment date.
• Application of IRPF withholding, if applicable.
• Detail of concepts, amounts, discounts, and applicable VAT on each line.

Detailed procedure to create an invoice in Inmovilla

Generating a new invoice starts from the New Invoice button, located at the top right of the list. The form offers the flexibility to associate the invoice with existing data in the system or create new information as needed.

• Click on New Invoice.
• Select the data source: Contact, Owner, Demand, or Create New.
• If choosing an existing contact, search by name or phone and confirm the correct record.
• Complete any additional data required for the invoice.
• Select the issuing company and the corresponding invoicing series.
• Review and adjust the issue date, payment date, IRPF withholding, and add relevant observations.
• Save the invoice before proceeding to add or review the detail lines.

The invoice number will be generated automatically based on the selected series, which depends on the previously established configuration for the company.

Contact search and selection window in Inmovilla

Complete and verify client and invoice data

Linking to an existing contact allows automatic reuse of the information available in Inmovilla, speeding up the process and minimizing errors. If the record does not contain all necessary data, the form provides options to manually complete the required invoicing information.

In the general data section, the agency must specify the company responsible for issuance and confirm the assigned series. Additionally, it is essential to correctly establish key dates, apply IRPF withholding when applicable, and include any observations that provide context or additional details to the document.

The invoice must contain all complete and verified information before proceeding to its activation, as once activated it will not be possible to make direct modifications.

Detailed addition of lines in the invoice

Saving the invoice header is only the first step. For the invoice to be valid and accurately reflect the operation, it is essential to add lines specifying in detail each invoiced concept. This includes services, expenses, or any other charged item, with the corresponding amount and tax treatment.

When adding a line, the following fields must be completed:

Precise detail or description of the concept.
Corresponding quantity.
Applicable unit price.
Discount, if applicable, expressed as a percentage.
VAT according to current regulations.

For example, an agency can break down concepts related to an operation, such as document preparation or specific managed services, ensuring transparency and clarity in the final invoice. The total amount is calculated automatically by summing all entered lines.

Sidebar panel to consult and manage invoice lines

Invoice statuses: draft and activated, meaning and differences

The status of an invoice determines the possible actions on it and the appropriate time to make modifications or confirmations.

Draft invoice

An invoice in draft status is a fully editable document. At this stage, it is possible to modify all aspects related to the client, dates, series, IRPF withholding, observations, and invoicing lines.

This status is ideal for detailed checks and ensuring that amounts, taxes, and descriptions are correct before formalizing the document.

Activated invoice

Once the invoice has been reviewed and all data is accurate, it can be activated using the Activate option. This action makes the document final and automatically sends it to the Tax Authorities according to the invoicing flow established in the system.

It is important to highlight that an activated invoice cannot be modified. In the list, its status will clearly appear as activated, reflecting its final nature.

Invoice form with general data and draft status

Thorough review before activating an invoice

Activation represents the final step in the invoicing process and must be approached with special attention to ensure the integrity and accuracy of the document. The following checks are recommended:

• Confirm that the selected contact exactly matches the invoiced client.
• Verify that the fiscal and invoicing data in the record are complete and up to date.
• Review the issuing company and the series assigned to the invoice.
• Check that the generated invoice number is correct and follows the established sequence.
• Validate the issue and payment dates to ensure consistency with the operation.
• Verify the correct application of IRPF and VAT withholdings.
• Ensure each line accurately reflects the concept, quantity, and corresponding amount.
• Confirm that the total matches the amount to be invoiced.

Procedure for errors in already activated invoices

Once an invoice is activated, direct modification of the original document is not allowed to preserve its validity and legal traceability. If any error or incorrect data is detected after activation, the agency must issue a credit note or corrective invoice linked to the affected invoice.

This procedure ensures regulatory compliance and maintains a clear and transparent record of all operations performed.

Summary of the complete invoicing process in Inmovilla

To issue an invoice efficiently and in compliance with regulations from Inmovilla, follow these key steps:

• Pre-configure the company and necessary invoicing series.
• Access Utilities > Accounting > Invoices.
• Generate a new invoice and associate or complete client data.
• Add detailed lines with concepts, amounts, and corresponding taxes.
• Save the invoice in draft status to review all information.
• Perform a thorough review and, once accuracy is confirmed, activate the invoice.
• If corrections are needed after activation, issue the corresponding corrective document or credit note to maintain traceability and legal compliance.

Question 53

Documents in Contacts

Accepted Answer

How to Manage Documents in a Contact's Record

The related documents section within a contact's record offers a comprehensive solution to centralize and organize all files linked to a specific person. This functionality ensures that documentary information remains directly associated with the contact, facilitating quick and efficient consultation from their own record whenever necessary.

This feature is part of the platform's document management system, which is also available in other areas such as demands, properties, utilities, or agents' own documentation. However, files added from the contact's record are exclusively associated with that entry, ensuring clear and segmented management.

What is the purpose of the documents section in a contact's record?

The main objective of this section is to consolidate all relevant files of each contact in a single accessible space. Instead of searching for documents scattered in external folders or different sections of the platform, users can locate them directly from the corresponding contact's record, thus optimizing workflow and information management.

The contact record is structured into two key areas:

• Left panel: displays the essential and fixed data of the contact.
• Right area: organizes various work sections through tabs, including general information, follow-ups, communications, campaigns, and, of course, related documents.

The documents tab is the designated space to consult, add, and manage all files linked to that contact in an orderly and accessible manner.

How to access a contact's related documents

To access the document manager associated with a contact, follow these steps within the application:

• Go to the Contacts section from the left sidebar.
• Select the contact whose document set you want to review or update.
• In the main area, locate the available tabs within the contact's record.
• Click on the Related Documents tab to open the document manager.

Upon entering, a complete view of the files already associated with the contact will be displayed. If no documents have been uploaded, the section will appear empty, offering the immediate option to attach new files.

Document management window with files shown as icons

The document manager centralizes all files linked to the contact in a clear and accessible interface.

Procedure to add a document to a contact's record

Adding new files is done directly from the document manager, following a simple and quick process:

• Within the documents tab, press the Add Document button or access Manage Documents if files have already been uploaded.
• In the management pop-up window, select the Files option located at the top right.
• Your computer's file explorer will open.
• Locate the desired file in the corresponding folders and select it to add it to the system.

Once the upload is complete, the file will be permanently associated with the selected contact's record. It is essential to ensure you are working on the correct record before uploading any document to maintain consistency and accuracy in document management.

Management and organization of already uploaded files

When a contact has linked documents, the Manage Documents button opens a specific window designed to facilitate the organization, viewing, and consultation of those files. Initially, documents are presented as icons, a visual option that allows quick identification of each file.

Additionally, it is possible to switch to a detail or list view, which offers a more structured and orderly presentation. This mode is especially useful for reviewing multiple documents associated with the same contact, allowing more efficient management.

Document management window showing files in list view

The list view facilitates the review and management of multiple documents associated with the same record.

Open and view a document

To access the content of a file, simply double-click on the corresponding icon within the document manager. This action allows viewing the document without leaving the contact's record, maintaining workflow fluidity.

Using tags for advanced organization

The document manager offers the possibility to add tags to files, facilitating their classification and search when a record contains numerous documents. This function allows establishing clear and uniform criteria for internal organization.

To maintain a coherent structure, it is recommended to use tags with consistent names and avoid creating similar tags with different names for documents of the same category.

Best practices to keep documentation organized and accessible

The documents section reaches its full potential when kept up to date and used systematically. Below are some key recommendations to avoid errors and optimize its use:

• Upload each file from the correct record: this ensures it is linked to the appropriate contact.
• Verify before attaching: make sure the selected document is correct before confirming the upload.
• Use tags to classify multiple documents: this simplifies organization and facilitates future searches.
• Switch between icon and list views as needed: the icon view is ideal for quick review, while the list is more efficient for managing several files.
• Consult documents directly from the record: opening them from the manager ensures they are correctly associated with the contact.

Common errors in contact document management and how to avoid them

Confusion between contact documentation and other modules

The platform has specific document sections for different areas. It is important to distinguish that a document added in a contact's record relates exclusively to that contact, while documents for properties, demands, utilities, or agents belong to their respective modules.

Before attaching or searching for a file, make sure to correctly identify the record or module to which the document should belong to avoid disorganization.

Empty documents tab

An empty documents tab does not necessarily indicate an error or failure. It may simply mean that no documentation has been uploaded for that contact yet. In this case, use the add document option to start incorporating relevant files.

Trying to manage documents outside the specific manager

Viewing, opening, and tagging document functions must be performed from the Manage Documents window. To change the view or modify existing files, always open this interface first to ensure proper management.

Summary: centralization and accessibility of documentation from each contact record

Managing documents in a contact's record involves accessing the Contacts section, selecting the desired entry, and using the Related Documents tab. From this section, users can add files from their device, open existing documents, switch between icon and list views, and apply tags for efficient organization.

Centralizing files in the corresponding record ensures that documentation is always associated with the correct contact, simplifying consultation and improving efficiency in daily management.

Question 54

Grupos Habitacionais

Accepted Answer

Como gerir grupos habitacionais e tipos de imóvel?

Uma boa organização dos tipos de imóvel torna o preenchimento das fichas mais rápido, mantém a informação consistente e ajuda a apresentar os imóveis corretamente no website. É exatamente para isso que servem os grupos habitacionais.

Esta funcionalidade permite consultar os grupos existentes, alterar a respetiva designação, gerir os tipos incluídos em cada grupo, definir traduções por idioma e controlar o que fica, ou não, disponível para publicação no website.

O que vai aprender

Os grupos habitacionais organizam vários tipos de imóvel numa mesma categoria.
A designação e as traduções de cada grupo refletem-se na ficha de imóvel.
É possível adicionar, remover e ocultar tipos de imóvel conforme as necessidades da agência.
Novos grupos, como Garagens, podem ser criados e configurados para publicação no website.

Onde encontrar os grupos habitacionais

Os grupos habitacionais estão disponíveis no menu de Definições, localizado no canto inferior esquerdo da área de imóveis.

Nesta secção é possível consultar todos os grupos já criados e criar novos sempre que a estrutura atual não responder às necessidades da agência. Cada grupo reúne vários tipos de imóvel relacionados entre si.

Por exemplo, o grupo Casa rústica pode incluir vários tipos de imóveis pertencentes a esta categoria. Ao abrir o grupo, fica visível a lista de opções associadas e as definições que podem ser ajustadas.

Página de definições com lista de grupos habitacionais e opções de edição

A área de grupos habitacionais centraliza a organização das categorias e tipos de imóvel.

Alterar a designação de um grupo

Um grupo habitacional pode ser editado sempre que for necessário adaptar a terminologia utilizada pela agência. Se a designação atual for “Casa rústica”, por exemplo, é possível substituí-la por outra expressão mais alinhada com a classificação interna ou com a comunicação comercial.

Para isso, basta selecionar o grupo e clicar em Editar. A alteração não fica limitada à área de definições: passa a refletir-se no campo Tipo de imóvel quando se cria uma nova ficha ou se edita um imóvel existente.

Na prática, se o nome do grupo mudar, essa será a designação apresentada nas opções de classificação do imóvel. Isto ajuda a uniformizar o trabalho da equipa e evita que sejam escolhidos termos diferentes para a mesma categoria.

Gerir as traduções por idioma

Também é possível ajustar a tradução da designação em cada idioma disponível. Isto é particularmente importante quando os imóveis são apresentados a públicos internacionais.

Se for definida uma tradução específica em inglês, essa será a designação apresentada quando a ficha de imóvel estiver configurada nesse idioma. Assim, a classificação mantém-se clara e adequada ao mercado em que está a ser comunicada.

Vale a pena rever estas traduções com atenção. Uma designação interna pode funcionar muito bem em português, mas não ser a mais natural para a versão inglesa do imóvel.

Adicionar ou remover tipos de imóvel de um grupo

Cada grupo habitacional pode ter vários tipos associados. A gestão é feita na mesma área de definições, selecionando o grupo pretendido e ajustando as opções disponíveis.

No caso de uma categoria como “Casa rústica”, é possível:

Adicionar tipos que devem ficar disponíveis nas fichas de imóvel.
Manter apenas as opções relevantes para a operação da agência.
Eliminar tipos que deixaram de ser utilizados ou que não fazem sentido para aquele grupo.

Depois de adicionados, estes tipos passam a estar visíveis no momento de preencher o tipo de imóvel. Isto permite criar uma estrutura adaptada ao portefólio real, em vez de trabalhar com uma lista genérica de classificações.

Ficha de imóvel com menu suspenso aberto para selecionar o tipo de imóvel

Os tipos configurados no grupo passam a estar disponíveis diretamente na ficha do imóvel.

Controlar a publicação dos tipos no website

Nem todas as categorias usadas na gestão interna precisam de ser apresentadas no website. Por isso, cada grupo pode ser configurado para não ser publicado.

Se existirem imóveis classificados como “Casa rústica”, mas não se pretender mostrar essa tipologia no website, basta ativar a opção Não publicar no website.

Esta definição permite separar a organização operacional da apresentação pública. A equipa mantém a classificação necessária dentro do sistema, enquanto o website mostra apenas as categorias que fazem sentido para a estratégia comercial.

Criar um novo grupo habitacional

Quando a lista de grupos existentes não inclui uma categoria necessária, é possível criar um grupo novo. O processo começa ao clicar em Novo grupo.

Imagine que a agência pretende organizar especificamente os imóveis destinados a estacionamento. Pode criar um grupo chamado Garagens e, em seguida, adicionar os tipos que devem pertencer a essa categoria.

Alguns exemplos de tipos que podem ficar associados ao grupo Garagens são:

Box
Garagem dupla
Garagem para mota
Garagem para carro

Depois de criar o grupo e incluir os respetivos tipos, estas opções ficam disponíveis nas fichas de imóvel. Tal como nos grupos já existentes, também é possível definir se a categoria deve ou não ser publicada no website.

Uma estrutura simples para manter os imóveis organizados

Os grupos habitacionais dão flexibilidade para adaptar a classificação dos imóveis à forma como a agência trabalha. Em vez de depender de nomenclaturas fixas, é possível ajustar nomes, traduções, tipos disponíveis e regras de publicação.

Antes de criar muitas categorias, convém pensar numa estrutura clara e fácil de usar. Cada grupo deve representar uma família de imóveis, e cada tipo deve ser suficientemente específico para facilitar o registo e a pesquisa sem complicar o preenchimento das fichas.

Com grupos bem configurados, a equipa ganha consistência no registo dos imóveis e maior controlo sobre aquilo que é apresentado em cada idioma e no website.

Question 55

Communications on Demand

Accepted Answer

How to Effectively Manage Communications in the Inmovilla Demand Record

The Communications tab within the demand record is an essential tool that allows access to the complete history of emails linked to a potential client, as well as sending new messages without leaving the record. This functionality facilitates the centralization and control of all commercial activity, integrating both received messages and inquiries related to properties, which optimizes the follow-up and personalised management of each demand.

In this detailed guide, you will discover how to locate the communications tab, what type of information is presented in this section, and the steps to draft and send an email with the demand already associated, ensuring an efficient and organised workflow.

Definition and Scope of Communications in a Demand

At Inmovilla, the concept of communications focuses primarily on emails related to each demand record. Although there is a general email manager, each individual record has its own space to gather and view all specific communication activity linked to that client.

This organisation allows quick access to the full context of a specific demand, avoiding the need to manually search through all agency messages. From this section, it is possible to clearly identify sent emails, received automatic replies, and contacts generated from the interest shown by the client in certain properties.

The communications tab is especially valuable for:

• Reviewing the complete history of messages sent to a requester.
• Confirming the existence of automatic emails or linked responses.
• Detecting leads and specific inquiries related to properties.
• Sending new emails with the demand recipient already predefined.
• Maintaining an orderly and centralised commercial follow-up within the same file.

Access and Location of the Communications Tab

To access the Communications tab, it is necessary to enter a specific demand record. Once the record is open in view mode, the different sections of the record are organised by tabs located at the top of the screen.

Follow these steps to consult the history of emails associated with a demand:

• Access the general list of demands.
• Select the demand you want to review.
• Open the record in view mode.
• Locate and select the Communications tab in the top menu.
• View the complete activity of emails linked to that demand.

Inmovilla demand record with top tabs and contact details

The demand record organises information in tabs, facilitating consultation of each area without altering the original record.

Content and Details Offered by the Communications Tab

The communications screen shows the set of email interactions related to the selected demand. Depending on the level of previous activity, it may contain different types of records reflecting the communication maintained.

Sent Emails

This section collects all messages sent to the email registered in the demand. This history is fundamental to verify what information has been provided, including details about properties, commercial proposals, and follow-ups carried out.

Automatically Received Emails

Additionally, the section may include messages received automatically, allowing a complete overview of the interaction without leaving the demand record.

Leads and Property Inquiries

When the interested client makes an inquiry about a specific property, this interaction is reflected in the communications tab, provided that the receipt of such notifications is correctly configured in the Inmovilla email system.

This functionality is key to linking each inquiry with its corresponding requester, facilitating more precise tracking of the real interest in the properties.

Interpreting an Empty Tab

If the tab appears empty, it does not imply a system error, but simply that there are no communications registered for that particular demand. This is common in new contacts or records without previous activity.

Process to Send an Email from the Demand Record

One of the most notable advantages of this tab is the ability to draft and send an email directly from the demand record, with the client's email already preconfigured as the recipient. This speeds up communication and ensures that the message is correctly associated with the file.

The procedure to send an email is as follows:

• Open the demand record in view mode.
• Access the Communications tab.
• Select the option to create a new email.
• Verify that the recipient is correctly assigned.
• Complete the subject and draft the message content.
• Attach files, apply templates, or schedule the sending as needed.
• Review the final settings before proceeding to send.

Side panel for email drafting open in a demand record

Drafting the email from the record ensures that the communication is directly linked to the selected demand.

Advanced Functions Available When Drafting an Email

The email sending system from the demand record retains all the main functionalities of the general Inmovilla manager, with the additional advantage of having the corresponding recipient already assigned. Among the available options are:

Templates and predefined phrases: facilitate the quick creation of standard responses, ensuring consistency and professionalism in communication.
Attachments: allow incorporation of documents, images, or other relevant files to complement the message.
Additional recipients: enable including other email addresses when the communication requires it, expanding the message's reach.
Email without header: option intended for collaborators who prefer to omit agency information in the sent email.
Scheduled sending: function that allows planning the email to be sent at a later time, facilitating time management and contact strategy.

Differences Between View Mode and Edit Mode in the Record

It is important to highlight that the Communications tab is only available when the demand record is opened in view mode. If the record is accessed in edit mode, this tab will not be visible.

This limitation has a practical reason: managing and consulting emails does not require modifying the demand data. Therefore, to review the history or send an email, it is recommended to always use view mode.

Recommendations for Effective Demand Follow-up

Centralising communications adds significant value only if used in an orderly and strategic manner. Before sending any message, it is advisable to review the history to avoid duplicates and ensure the relevance of the communication.

• Check if there is already a recent email related to the same property or subject to avoid redundancies.
• Make sure the recipient associated with the demand is correct before sending the message.
• Use templates for recurring messages, always adapting the content to the specific interest of the demand.
• Attach documents only when strictly necessary and confirm they have been correctly uploaded.
• Schedule sendings if it is necessary to respect an optimal moment for client contact.
• Review associated leads to identify which properties have generated interest and better guide the follow-up.

Common Mistakes When Managing Communications in a Demand

Not Finding the Communications Tab When Editing the Record

If the tab does not appear, it is most likely that the record is open in edit mode. Exit this mode and open the record in view mode to access communications.

Confusing an Empty Tab with a System Failure

A section without records simply indicates that there are no emails or interactions associated with that demand, which is common in recent contacts or without prior activity.

Sending Emails Without Reviewing Additional Recipients

Although the main demand email is assigned automatically, it is essential to review any additional recipients before sending to avoid sending errors.

Forgetting to Configure Lead Reception

Inquiries about properties will only appear in the record if the receipt of notifications is correctly configured in the Inmovilla email system. If you expect to see an inquiry and it does not appear, check this configuration to ensure proper functioning.

Frequently Asked Questions About Communications in a Demand Record

Can I consult the emails of a demand from its record?

Yes. The Communications tab shows all emails related to the demand, including sent messages and received automatic communications, when available.

Is it possible to send an email without opening the general email manager?

Yes. From the Communications tab of the demand record, you can draft and send an email directly, with the associated recipient already automatically included.

Can I use templates when drafting an email from a demand?

Of course. The email editor in this section includes all the main functionalities of the general manager, such as templates, predefined phrases, attachments, additional recipients, and scheduled sending.

Why don’t I see the Communications tab when modifying a demand?

Because this tab is only available in view mode. To consult or send emails, you must open the record outside of edit mode.

Conclusion

The Communications tab in the Inmovilla demand record is a strategic tool that allows managing and consulting all email interactions within the specific context of each interested client. Using this feature in view mode facilitates quick message location, detection of leads related to properties, and agile sending of emails with the correctly associated recipient, optimising time and improving efficiency in commercial follow-up.

Question 56

Publishing a Property on the Website and Real Estate Portals

Accepted Answer

How to Set Up the Publication of a Property on the Website and Real Estate Portals

The publication tab within a property record is essential for determining the final presentation of the listing, distribution channels, and the information visible on each portal. Accurate configuration ensures that texts are complete and consistent, character limits are respected, and sensitive aspects such as the exact visibility of the address are controlled.

In this detailed guide, you will learn how to review and optimise each element before publishing a property both on the agency's website and on prominent real estate portals such as Idealista. Additionally, we explain how to manage effective translations and avoid common mistakes that could prevent the correct dissemination of the listing on the selected channels.

Key Elements in the Property Publication Section

Within each property record, the publication section groups all elements that directly influence the visibility and content of the public listing. Common components include:

Listing title: main descriptive text that identifies the property and serves as the basis for its presentation.
Description: detailed commercial content highlighting the features and benefits of the property.
Languages and translations: versions of the title and description adapted to different markets and audiences.
Supplementary texts: additional templates, legal notices, or recurring messages automatically incorporated into the main text.
Publication destination: selection of the channel or channels where it will be published (website, portals, or both).
Specific portals: choice of active portals to which the property will be sent.
Location privacy: specific rules to control the visibility of the street and number, protecting privacy when necessary.
Featured options for the website: visual and positioning elements applicable exclusively to the agency's website template.

To access this configuration, navigate to the Properties list, select the desired property record, and go to the Publication tab.

Property record with title, description, and publication options fields

How to Write an Effective Title for a Real Estate Listing

The title is the first reference to identify the property within the record and can be especially useful on the agency's website. However, it is important not to rely exclusively on it to control the final headline that will appear on external portals.

Many real estate portals automatically generate or modify the title, combining data such as the type of property, location, or highlighted features. Therefore, a customised title may not be reflected identically across all channels.

Best Practices for Writing the Title

Describe the property accurately and clearly: highlight the most relevant aspects avoiding ambiguities or generic phrases.
Avoid including unverifiable information: the text must align with the real and confirmed data in the record.
Do not excessively repeat information: reserve specific details for the full description.
Check how the title appears on each channel: keep in mind that portals may adjust the text according to their own rules.

Some platforms offer AI-based tools to generate or improve titles. Although this option can be an excellent starting point, it is always essential to review and adapt the result to ensure it faithfully reflects the property's characteristics.

Property Description: Managing Characters, Additional Texts, and Limits

The description is one of the most critical elements in publishing a property. It must provide a clear and complete explanation of the main features, allowing potential buyers or tenants to understand the offer in detail.

The system usually includes a character counter to facilitate compliance with the specific requirements of each portal, especially those imposing maximum or minimum text limits.

The 4,000 Character Limit on Idealista

As an operational reference, the description intended for Idealista should be kept within a maximum of 4,000 characters. This calculation includes not only the visible text written for the property but also the supplementary texts that are added automatically.

If this limit is exceeded and the portal is selected for publication, the system will alert the user and will not allow saving the record until the content is adjusted.

What Are Supplementary Texts?

Supplementary texts are additional templates integrated into the main content, such as legal notices, common clauses, or agency-specific footers. Although they may not always be visible in the main field of the record, their characters are added to the total of the listing.

The default template is configured from the Supplementary Texts settings. In the individual record, it is advisable to focus on the specific content of the property to avoid redundancies.

Checklist Before Saving the Description

Ensure all essential property data is complete and up to date.
Check the total character count, including supplementary texts.
Consider the legal notices and default footers that will be added automatically.
Avoid including generic texts that do not add value or relevant information.
Review each version in the selected languages before activating international publication.

Managing Translations for Title and Description in Other Languages

A property can be published in multiple languages to reach different markets. There are two common methods to create these versions: automatic translation using artificial intelligence or manual content incorporation.

Automatic Translation with Artificial Intelligence

The AI tool can generate quick translations and store them in the record. Usually, the default language is included at no cost, while additional translations may require credits or specific contracts.

Before confirming an automatic translation, it is essential to especially review:

Proper names of areas, streets, and developments.
Units of measurement, prices, and currencies.
Key real estate terminology, such as floor, terrace, storage room, or garage.
Commercial conditions and relevant legal aspects.

Manual Incorporation of Translations

It is also possible to add translations manually by copying and pasting content prepared externally by professional translators. This method does not consume AI tool credits and allows for better adjustment of commercial tone and local terminology.

Manual translation is ideal when exhaustive editorial control is required or when previously reviewed versions are reused.

Publication Options: Website, Portals, or Both Channels

Selecting a portal alone does not guarantee that the listing will be sent to that channel. It is essential to correctly configure the general publication destination to ensure effective distribution.

The commonly available options are:

Publish only on the website: the property will appear exclusively on the agency's page.
Publish only on portals: the listing will be sent to the selected portals, without appearing on the agency's website.
Publish on website and portals: the property will be distributed simultaneously on both platforms.
Do not publish: the listing will remain inactive on all channels.

For example, if Idealista is selected as a portal but the general destination is set only to the website, the property will not be sent to Idealista. To publish on both channels, it is necessary to select the website and portals option and check the corresponding portal.

Active Portals and Their Visibility in the Record

Only portals previously activated in the general settings will appear in a property record. If only Idealista is enabled, it will be the only portal available for selection.

Activating each portal may require meeting certain requirements, such as providing an agency number or specific identification data. Portal management is done from the Portals section, located in the left sidebar of Inmovilla.

Managing the Publication Limit on Idealista

Idealista may set a contractual limit on the number of active listings. When this limit is exceeded, properties not marked for active publication are sent to the portal's online office, where they are available for management but do not occupy an active slot.

This functionality allows maintaining orderly control without losing administrative access to the properties.

To manage this situation, it is recommended to:

Mark Idealista only when you want to occupy an active slot with the listing.
Check the publication status if there are contractual limits.
Consult the online office to locate properties sent but not actively published.

Controlling Address Visibility: How to Hide or Show the Street

The exact address is a particularly sensitive piece of data in real estate listings. Although the portal's general configuration establishes a default behaviour, the individual record of each property can set exceptions that override the global rule.

Available options usually include:

Do not show the street.
Show only the street.
Show street and full number.

For example, if the general setting indicates to show the street, but for a specific property do not show the street is selected, the choice made in that record will prevail. This flexibility is essential to protect privacy in exclusive, inhabited properties or those whose exact location should not be public.

Featured Listings and Stars: Application and Scope

The options for featuring or assigning stars in the record affect exclusively the agency's own real estate website, linked to the web template offered by Inmovilla. They should not be confused with paid promotions or positioning on external portals.

Before activating a featured listing, it is recommended to:

Confirm that the property is published on the website.
Verify that the agency's web design incorporates this type of visual marks.
Ensure the property has complete and quality information, photographs, and description.

Improving Listing Quality on Idealista

Idealista offers a visual quality indicator for the listing based on the information available in the record. This indicator helps identify pending or incomplete fields that may negatively affect the perception and positioning of the listing.

For example, the absence of the energy certificate will be reflected as a deficiency that can reduce the overall rating. Completing all relevant data significantly improves the listing's level and minimises the possibility of important omissions.

Publication panel with circular listing quality indicator

Key Aspects to Review Before Sending a Listing

Complete description adjusted to the established character limit.
Supplementary texts correctly reviewed and updated.
Main language saved and necessary translations available and reviewed.
Publication channel or channels correctly selected.
Active and appropriate portals checked for publication.
Address privacy settings confirmed and appropriate.
Mandatory data complete, including the energy certificate when applicable.

Common Mistakes When Publishing Properties on Real Estate Portals

Selecting a Portal but Configuring Only Website Publication

This is one of the most frequent mistakes. Even if a portal is checked, if the general destination is limited to the website, the listing will not be sent to the selected portal.

Exceeding the Character Limit Due to Automatic Supplementary Texts

A description that seems correct may exceed the allowed limit when supplementary texts are added. It is always recommended to check the final counter that includes all concatenated texts.

Trusting That the Title Will Appear Identical on All Portals

Portals usually apply their own rules to construct the final title. Therefore, it must be assumed that the presentation may vary and ensure the base title is clear and representative.

Modifying the Global Configuration to Solve a Particular Case

If only one property needs to hide the street, the individual exception in the record should be used. Changing the general rule may affect multiple listings and cause inadvertent problems.

Publishing Without Checking the Quality and Completeness of the Record

Incomplete fields or missing data reduce the quality of the listing and may affect its visibility. It is essential to review system alerts and complete all required information before publishing.

Recommended Process to Publish a Property Effectively

Following a structured routine minimises distribution errors and ensures each listing reaches the appropriate channel with optimal information.

1. Locate the property through the property list or using its specific reference.
2. Access the Publication tab within the property record.
3. Write and review the title, bearing in mind it may be modified by portals.
4. Complete the description and confirm that the total characters comply with the established limits.
5. Review the supplementary texts that will be added automatically to the listing.
6. Create the necessary translations, either with artificial intelligence or manually.
7. Select the publication destination: website, portals, or both.
8. Check the active portals where you want the property to appear.
9. Define the address privacy for that particular property.
10. Verify the listing quality and correct any pending fields.
11. Save the changes before closing the record to ensure the configuration is correctly applied.

Conclusion

Effective publication of a property goes far beyond selecting a portal. It requires meticulous coordination between text writing, language management, compliance with character limits, incorporation of automatic texts, correct definition of the publication destination, and protection of location privacy.

A complete record and coherent configuration between the agency's website and portals help minimise incidents, improve the quality and appeal of the listing, and manage each property with precision and professionalism.

Question 57

Contact Campaigns

Accepted Answer

How to create and manage automatic email campaigns for contacts

Automated email campaigns allow you to schedule a structured sequence of communications directed at a specific contact. These campaigns are essential to optimize commercial follow-up, inform about relevant progress, or support management processes without the need to send each message manually, thus ensuring smooth and timely communication.

In this tool, a campaign consists of multiple mailings organized chronologically. Each mailing includes a defined subject, personalized content, and a time interval set in relation to the previous email or the campaign activation date. Additionally, it is possible to incorporate strategic pauses so that the responsible agent can evaluate the situation before continuing with the sequence.

What is an email campaign and what is it for

An email campaign is a chain of automated emails triggered directly from a contact's record. Instead of generating individual reminders, a predetermined path of messages is designed to be sent following a preset schedule, thus facilitating coherent and orderly communication.

For example, in a real estate marketing campaign, the sequence could include:

• A first email presenting the proposal in detail.
• A second message informing about the expected publication date of the property.
• A subsequent notice to request additional documentation, confirm progress, or resume the conversation with the client.

The main purpose is to maintain continuity in commercial communication, ensuring that each contact receives relevant and contextualized information at every stage of the process.

Assigning campaigns to individual contacts

Campaigns are linked directly from each contact's individual record. Although the platform allows configuring multiple campaigns, the assignment is not done en masse from this flow, but contact by contact.

This implies the need to verify that the selected campaign is appropriate according to the specific case, the commercial phase the contact is in, and the message they should receive to maximize its effectiveness.

Before creating a campaign: plan the sequence

To facilitate the creation of emails in the platform, it is advisable to define beforehand the function and purpose of each mailing within the campaign. Having a clear and well-structured sequence avoids message duplication, sets reasonable deadlines, and ensures that emails are sent at times that provide real value to the contact.

Use this basic guide to design the sequence:

• Objective: determine what you want to achieve with the campaign, such as presenting a proposal, communicating a milestone, or requesting information.
• Recipient: identify the profile or type of contact to whom the campaign will be directed.
• Order: establish which message will open the communication and which will follow to maintain a coherent narrative.
• Interval: define the number of days that must pass between each mailing to avoid overwhelming the recipient.
• Human intervention: indicate points in the sequence where the agent must perform a manual review before continuing.

Remember that a campaign does not need to be extensive; two well-designed messages can be sufficient for punctual and effective management.

How to create a campaign from a contact's record

The process starts in the Contacts area. Locate the previously created contact and open their record. This view shows the contact's general information along with various management tabs, including the Campaigns tab.

If the campaigns area is empty, it means the contact does not yet have any associated campaign.

• Access the contact's record from the general list.
• Go to the Campaigns tab.
• Select the option to create a new campaign.
• Decide whether you want to create a custom campaign from scratch or apply a predefined template.
• Complete the initial configuration fields and save the changes to continue.

New campaign form with configuration fields

The initial configuration includes the campaign name, recurrence, responsible agent, and activation date, key parameters for efficient management.

Essential fields when configuring a custom campaign

When creating a campaign from scratch, it is essential to establish the main parameters before adding the mailings that will compose the sequence:

• Campaign name: choose a clear and descriptive name that facilitates its identification, such as “Real Estate Marketing Property A” or “Client X Proposal Follow-up”.
• Repetition: define whether the campaign will be one-time or recurring, with options including annual, semiannual, quarterly, bimonthly, or monthly periodicities, depending on the nature of the process.
• Responsible agent: assign the person in charge of supervising and managing the campaign to ensure personalized follow-up.
• Activation date: set the exact moment when the campaign will start sending the scheduled emails.
• Notes: include internal notes that provide additional context about the purpose and specific characteristics of the campaign.

Commercial campaigns linked to specific actions are usually configured as one-time, while periodic communications can benefit from a recurring configuration to maintain regularity.

How to add automatic mailings to the campaign

Creating the campaign is only the first step; for the emails to be sent automatically, it is necessary to add the mailings that will compose the sequence. Each mailing corresponds to an individual message and occupies a specific position within the campaign.

• Click on New mailing within the created campaign.
• Assign an internal name that allows easy identification of the purpose of this mailing.
• Define the number of days that must pass since the previous mailing or since activation in the case of the first email.
• Decide whether the campaign should pause after sending this message to allow a manual review.
• Add the subject and write the email content, or select a previously created template.
• Save the mailing and repeat the process to configure all necessary messages.

How to calculate the margin days between mailings

The time margin determines the waiting interval between each mailing. For the first email, the period is counted from the campaign activation date. In subsequent mailings, the calculation is made in relation to the immediately previous email.

For example, a sequence could establish:

• Mailing 1: proposal presentation, 1 day after activation.
• Mailing 2: communication with the expected publication date, 3 days after the first mailing.

With this configuration, if the campaign is activated tomorrow, the first email will be sent the next day and the second three days after the first, ensuring an appropriate cadence.

When it is advisable to pause a campaign

The pause function allows introducing a manual review between two automated messages. When activating this option after a mailing, the responsible agent receives a notification to evaluate the progress of the management before continuing with the sequence.

This functionality is especially useful when the next step depends on a response from the contact, an internal approval, or an action external to the platform.

It is recommended to activate the pause in situations where:

• A response or confirmation from the contact is expected.
• The agent must make a call, meeting, or specific task before proceeding.
• The content of the next email must be adapted based on the outcome of a previous management.

Use of templates and email personalization

If you have predefined messages in template format, you can associate them directly with the mailings to speed up creation and maintain uniform and professional communication. Templates also allow incorporating dynamic parameters that are automatically replaced by specific data from each contact, such as name or company.

For example, a personalized greeting can include a parameter that inserts the client's name, avoiding generic greetings and improving the recipient's experience.

Email editor with template selector and subject field

Each mailing allows selecting a template or writing a personalized email with adapted subject and content.

Before saving an email, carefully review the following aspects:

• That the subject clearly reflects the purpose of the message.
• That the tone is appropriate for the stage of the commercial relationship.
• That the dynamic parameters correspond with the available and updated information in the contact's record.
• That the text does not assume progress or decisions that have not yet been confirmed.
• That the call to action is clear and specific about the next step the contact should take, if applicable.

How to convert a campaign into a reusable template

When an email sequence is designed to be used frequently with multiple contacts, it is advisable to convert it into a campaign template. This allows applying the complete structure without the need to recreate each mailing from scratch, saving time and ensuring consistency in communications.

This functionality is especially useful for repetitive processes, such as marketing communications, regular follow-ups, or periodic notices.

Before converting a campaign into a template, make sure it is general and adaptable enough:

• Remove specific references to particular cases or contacts.
• Replace names, dates, and particular data with dynamic parameters whenever possible.
• Verify that the intervals between mailings are suitable for most scenarios.
• Confirm that the responsible agent can be assigned or modified when applying the template to new campaigns.

Activation and monitoring of a campaign's status

After creating a campaign, it may remain in a pending activation state. The general campaigns view allows consulting its current status, scheduled activation date, name, number of configured mailings, indication if it is a template, and the last mailing sent.

To start the campaign, it is necessary to change its status from pending activation to activated and confirm the action. Once activated, the contact's record will show the associated campaign as active and automatic sending will begin according to the established sequence.

Side panel with campaign list and status and mailings columns

The general list offers a complete overview of the status and configuration of each campaign, facilitating control and efficient management.

It is essential to verify the status before expecting email sending, as a created but not activated campaign will not start its mailing schedule.

How to filter contacts by their campaign status

The contact list includes specific filters for campaigns, allowing you to quickly locate those contacts with activated campaigns, pending campaigns, or other defined statuses.

• Access the general contact list.
• Open the available filters panel.
• Activate the Show campaign filters option.
• Expand the campaign status filter.
• Select the status you want to consult, for example, activated campaigns.

This filtering facilitates the supervision of the contact portfolio without needing to open record by record, allowing more agile and effective management of active communications and those requiring immediate attention.

Common errors when configuring campaigns and how to avoid them

Creating the campaign without adding mailings

Configuring the name, recurrence, and activation date does not automatically generate emails. It is essential to add and save each mailing for the sequence to function correctly.

Confusing a pending campaign with an active one

A campaign in pending status is not yet running. It is important to confirm that the final status is activated for the sequence to start.

Ignoring the correct calculation of days between mailings

Margin days must be calculated in relation to the preceding email. Before activating the campaign, review the entire sequence to ensure that the sending dates are coherent and appropriate for each contact.

Not using pauses when management requires manual review

If the next message depends on a response or external commercial action, automating the sending without pause can generate out-of-context communications. In these cases, it is preferable to include pauses to allow proper review and decision-making.

Saving a template that is too specific

A campaign intended to be reused must be adaptable to different contacts. Avoid including dates, names, or particular circumstances that limit its application. First convert the campaign into a general structure before offering it as a template.

Essential checklist before activating an email campaign

• Verify that the correct contact has the appropriate campaign assigned.
• Ensure that the campaign name clearly reflects its objective.
• Confirm that the activation date is correct and timely.
• Check that all necessary mailings are created, configured, and saved.
• Review that the margin days establish the expected mailing schedule.
• Validate that subjects and contents are correctly written and adapted.
• Confirm that templates and dynamic parameters show the appropriate information.
• Ensure that pauses are configured at points requiring human follow-up.
• Change the campaign status to activated to start the sequence.

Conclusion

Automated email campaigns are an essential tool to structure and optimize the follow-up of each contact through scheduled and coherent communication sequences. To make the most of them, it is fundamental to define a clear objective, design each mailing with its respective deadlines, incorporate pauses for key commercial decisions, and confirm the campaign activation.

Additionally, using templates allows standardizing repeatable processes, while filtering by campaign status facilitates continuous control and supervision of active communications, ensuring more efficient and professional commercial management.

Question 58

Statistics in Circles

Accepted Answer

What can be measured with MLS statistics

The statistics area centralizes the main activity carried out within an MLS Circle. It is not limited to counting closed transactions, but also makes it possible to observe the commercial and sharing activity generated among participating agencies.
The data is organized into four main blocks:

Transactions: transactions carried out by collaborator or by office.
Visits: visits received and visits carried out by each office.
Sharing: properties, additions, removals, and demands shared within the circle.
Other: sold properties, associates, and agencies that do not have exclusive listings.

Reviewing these indicators together provides a more complete view than relying on a single metric. For example, an office may have carried out many visits even though it has not completed any transactions during the selected period. This may indicate ongoing commercial activity, not necessarily a lack of collaboration.

How to access MLS Circle statistics

Access is available through the advanced circle management area in Inmovilla. If an agency belongs to more than one MLS, it is important to first select the specific MLS whose data you want to view.

Go to the Circles section from the Inmovilla sidebar.
Open Advanced Panel.
Select the MLS you want to manage using the selector located in the upper-right corner.
Select the Statistics section.
Define the date range in the calendar before interpreting the results.

Selecting the period is an essential step. The data depends entirely on the chosen dates, so it is advisable to compare equivalent periods when analyzing trends, such as one month versus the previous month.

How to choose a useful analysis period

The calendar allows you to define the start and end dates for the results displayed. Choosing the right range helps avoid incorrect conclusions, especially during months with lower commercial activity or in areas with pronounced seasonality.
A practical guideline for using the date filter is as follows:

Monthly tracking: useful for reviewing recent activity, visits, and property changes.
Quarterly comparison: helps identify agencies with consistent or irregular participation.
Annual review: makes it possible to assess the overall evolution of the circle and its geographical areas.
Campaign analysis: useful when you want to study a commercial initiative or a specific period.

A low volume of transactions within a specific period should not be analyzed in isolation. It is advisable to compare it with visits, sharing activity, and property additions or removals to understand the actual context of the activity.

Analyzing transactions by collaborator and by office

The Transactions block offers two ways to view activity: by collaborator and by office. Although both show transactions related to the circle, they serve different needs.

Transactions carried out by collaborator

This view identifies the specific individuals who have taken part in collaborations. It is useful for recognizing who is generating activity within an agency and for analyzing individual performance in greater detail.
The table may include information such as:

Agency name.
Transaction type: rental, sale, or sale and rental.
Data related to globally shared exclusive listings.
Total activity and percentage breakdown within the MLS.

By selecting an agency, you can access an additional level of detail, including its distribution by municipalities or collaborators. It is also possible to open an agency's details to review the areas in which it is operating.

Transactions carried out by office

The office view shows the aggregated result for the entire agency. In other words, it combines the activity of all the people working from that office.
The difference is straightforward:

By collaborator: shows who participated individually.
By office: shows the agency's overall performance.

Both perspectives complement each other. The office view helps compare the level of collaboration between agencies, while the collaborator detail helps identify the specific source of that activity.
The data view makes it possible to compare agency activity and explore each record in greater detail.

Tabla de estadísticas con agencias y columnas de operaciones

Visit statistics: received and carried out

Visits are one of the most valuable indicators for measuring commercial collaboration before a transaction is closed. The section distinguishes between visits an office receives and those it carries out.

Visits received by office

This report shows the visits received by an office in relation to properties and collaboration within the MLS. By opening the details of each record, you can review the area or province associated with that activity.

Visits carried out by office

This option shows the activity from the opposite perspective: visits carried out by the office. Comparing both views makes it possible to identify relevant patterns.

An office with many visits carried out may be actively working on shared opportunities.
An office with many visits received may have properties that are generating interest within the circle.
A sustained imbalance between the two figures is worth reviewing, while always considering the type of portfolio and the period being analyzed.

The results can be viewed as tabular data or through charts. Charts make it easier to quickly understand how activity is distributed when many agencies, provinces, or municipalities are involved.

Sharing: properties, additions, removals, and demands

The Sharing section shows how real estate inventory moves within the MLS. It is a key section for understanding whether agencies are keeping their shared portfolio active and whether the circle is generating real collaboration opportunities.

Properties currently shared

This report allows you to view the properties that are shared at the time of the query. The breakdown may include data by province and transaction type.
Available columns may include:

Rental.
Sale.
Sale or rental.
Rent-to-own.
Exclusive listings.
Globally shared properties.
Geolocated properties.
Total.

Opening a province allows you to drill down to the city or municipality level. This breakdown helps identify where shared inventory is concentrated and which areas show greater activity within the network.

Shared additions and removals

Shared additions reflect properties being added to the collaborative environment. Removals show properties being withdrawn from sharing. Analyzing them together makes it possible to understand the pace at which the portfolio is being renewed.
A high number of additions does not automatically guarantee a more active MLS. It is advisable to relate this figure to visits, transactions, and removals to determine whether the new inventory is generating commercial activity or merely increasing the available inventory.

Shared demand profiles

Shared demands show the client profiles that agencies have enabled so they can work with properties within the circle. This feature allows a demand to be shared with the full set of properties available in the MLS.
In addition to active demands, the panel records related activity such as additions, removals, and price changes. These changes generate notifications for agencies within the circle, so they also reflect how frequently properties and shared opportunities are being updated.
Charts help identify peaks in sharing activity by area or category at a glance.

Gráfico de barras multicolor con actividad distribuida por categorías

Other metrics available in MLS statistics

The Other block brings together additional indicators to complete the MLS assessment:

Sold properties: shows properties sold within the selected period.
Associates: allows you to review the geographical distribution of associates.
Agencies without exclusive listings: identifies agencies that do not have exclusive listings.

Information about agencies without exclusive listings is especially useful for circle managers. It can help identify participants who need support in acquiring exclusive inventory or serve as a reminder of the MLS's internal operating criteria.

Exporting data and charts for reports

The data does not have to remain within the panel. Charts can be exported as images, printed, or downloaded together with the data in Excel format.
Exporting makes it easier to prepare internal reports, follow-up meetings, and comparisons between periods. To keep these reports consistent, it is advisable to maintain the same date criteria and clearly separate indicators by office, collaborator, and area.
An organized way to prepare a collaboration report is:

Select a closed and comparable period.
Export transactions by office to obtain an overview.
Review transactions by collaborator when more detailed information is needed.
Add visits received and carried out to provide context for the transactions.
Include additions, removals, and shared properties to measure the health of the portfolio.
Note agencies without exclusive listings to define follow-up actions.

Common mistakes when interpreting MLS Circle statistics

Statistics are most useful when interpreted as a whole. These are some important precautions:

Do not analyze a period that is too short: a specific month may have less activity due to seasonal or commercial circumstances.
Do not confuse office and collaborator: an office result is an aggregated total, while a collaborator represents individual participation.
Do not assess sales alone: visits, demands, and sharing activity often anticipate future opportunities.
Do not ignore the geographical breakdown: an agency may be very active in certain municipalities even if its overall result appears moderate.
Do not interpret a removal as negative by default: it may be the result of a sale, a change in strategy, or a portfolio update.
Do not mix MLSs in the analysis: if you belong to several circles, make sure the correct MLS is selected before exporting or comparing figures.

Conclusion: using statistics to boost real estate collaboration

MLS Circle statistics in Inmovilla make it possible to measure collaboration from different perspectives: transactions, visits, shared inventory, demands, and the composition of participating agencies. Their greatest value lies in combining this data to understand which offices and areas generate activity, where opportunities exist, and which aspects require follow-up.
Regular reviews by circle managers help maintain a more active MLS, with up-to-date information and more visible collaboration among the agencies that make up the network.

Question 59

Credit Note in Inmovilla Accounting Panel

Accepted Answer

How to create a credit note in Inmovilla using a corrective invoice

In Inmovilla, the generation of a credit note is done exclusively through a corrective invoice. It is not possible to create a credit note directly from the credit notes list; the procedure must start from the original invoice that requires correction, and must be completed before proceeding with the final activation of the document.

This detailed guide will provide you with precise instructions to consult credit notes, locate specific invoices, issue a corrective invoice in credit note format, and carefully verify all relevant data before activating the document in the Inmovilla accounting panel.

Definition and function of a credit note in Inmovilla

A credit note is a document that allows correcting or adjusting the amounts reflected in an already issued and activated invoice. It is used when it is necessary to modify invoiced items, quantities, prices, or the total amount of an invoice that has already been validated.

In Inmovilla, the credit note is linked to a corrective invoice and is subsequently displayed in the Credit Notes section within the accounting panel. Therefore, the credit notes list is designed to consult, filter, and manage existing records, but not for the direct creation of new credit notes.

Pre-check: status of the original invoice

The method to perform the correction will depend on the status of the original invoice:

Draft invoice: still editable. In this case, it is not necessary to issue a credit note; you can modify its lines, dates, or amounts directly.
Activated invoice: can no longer be edited as a draft. To correct this invoice, it is essential to initiate a corrective invoice and select the credit note option when appropriate.

Activation is a critical step, as both invoices and activated credit notes are recorded with the Tax Authorities. Therefore, it is essential to thoroughly review all fields before confirming activation.

Access and consultation of the credit notes list

To access the complete history of credit notes in Inmovilla, follow this path:

In the left sidebar, select Utilities.
Access the Accounting section.
Select the Credit Notes option within the tools available in the accounting panel.

Upon entering, a detailed list of all generated credit notes will be displayed. From this screen, you can consult each record and access its file to review tax information, client data, total amount, and document status.

List of accounting documents with filters and statuses in Imovilla

The credit notes list facilitates locating and reviewing already issued documents, optimizing accounting management.

How to efficiently locate an existing credit note

When managing multiple documents, the filters incorporated in the list allow finding the appropriate credit note without needing to review each file individually.

Available search criteria include:

Billing company associated with the credit note.
Registration date, collection date, or issue date, with the possibility to define time ranges.
Series number and invoice number.
Client or Tax ID.
Tax status of the document.

Additionally, the actions menu allows saving the applied filter selection, resetting them, or exporting the results for analysis or external reporting.

Detailed data in a credit note file

When accessing a credit note file, you will find organized information that facilitates precise identification of the document and its recipient, with a structure similar to that of an invoice.

Client information

Full name.
Tax ID or NIF.
Nationality.
City, address, and postal code.
Province and country.

Accounting and tax data of the credit note

Company or billing field.
Series assigned to the document.
Credit note number, generated automatically.
Issue date.
Collection date.
IRPF withholding and total applied.
Total amount of the document.
Current status of the credit note.

Detailed procedure to create a credit note in Inmovilla

The correct process to generate a credit note involves opening an activated invoice, correcting it, and completing the new file with negative amounts in the lines to be adjusted.

1. Access the Invoices section and locate the original invoice

Go to the Invoices section and search for the activated invoice that requires correction. Verify that it is the correct document, as the credit note will be linked to this invoice.

2. Initiate the correction from the Actions menu

Within the invoice file, open the Actions menu located at the top right corner and select the Correct invoice option.

By doing so, Inmovilla will display a warning about the implications of this operation: the original invoice will be marked as invalid and a new invoice linked to the original will be generated.

Confirmation window to correct an invoice in Imovilla

The confirmation highlights that the original invoice will be cancelled and a linked corrective document will be created.

3. Select the credit note option and confirm creation

During the correction process, indicate that the type of correction corresponds to a credit note and confirm the creation of the corrective invoice. The new document's file will open automatically to complete the necessary data.

This step is fundamental: although the credit note will later be displayed in the credit notes list, its creation is always done from the original invoice through the correction action.

4. Verify and complete company, series, and dates

Fill in or review the main data of the new document:

Select the corresponding billing company.
Choose the appropriate series for the credit note.
Indicate the issue date.
Set the collection date.
Check the percentage and total of IRPF, if applicable.

It is important that the series used is previously configured in the company administration. Therefore, before issuing the credit note, ensure that the company and its billing series are correctly configured.

5. Edit the credit note lines with negative amounts

After saving the general data, access the line details to add or modify the line to be credited. Enter the quantity, price, discount (if applicable), and applicable taxes.

The credit note lines must reflect negative amounts to represent the correction. For example, to cancel 100 euros of an invoice, the line must be entered with a total of -100, not a positive amount.

Include a clear description justifying the reason for the credit note, such as an amount correction or an error detected in the original invoice.

6. Save and activate the credit note after thorough review

Once all client, company, series, dates, withholdings, and amounts data are confirmed, save the credit note. Carefully review the total and details before proceeding with activation.

Activation concludes the process, making the document available for consultation in the credit notes list within the accounting panel.

Practical example: creation of a partial credit note

Suppose an active invoice includes a service invoiced for 500 euros, but it is necessary to refund or correct 100 euros. The procedure to follow would be:

Locate and open the activated invoice for 500 euros.
Select Actions and then Correct invoice.
Create the document as a credit note.
Complete company, series, dates, and IRPF data as appropriate.
Add a line with the correction reflected as a total amount of -100 euros.
Save, verify that the result is negative, and activate the document after confirming all information is correct.

It is important to highlight that the credit note does not directly modify the original invoice. Instead, it maintains traceability and accounting history by generating a corrective document linked to the corrected invoice.

Summary of the workflow for credit notes in Inmovilla

To manage credit notes efficiently and in compliance with regulations, follow this sequence:

Edit an invoice directly only if it is in draft status.
If the invoice is activated, generate a correction from its actions menu.
Select the correction type corresponding to a credit note.
Properly configure the company, series, dates, and taxes.
Enter lines with negative amounts reflecting the correction.
Thoroughly review all information before activating the document.
Finally, consult and filter credit notes from Utilities > Accounting > Credit Notes.

Question 60

Listas no Inmovilla

Accepted Answer

As listas no Inmovilla permitem adaptar o CRM à forma como a sua equipa trabalha. Em vez de navegar por opções que nunca utiliza, pode ocultá-las, mudar os nomes apresentados, criar novos estados e definir regras específicas para cada tipo de seguimento.

Esta configuração é particularmente útil para manter fichas de imóveis, contactos, tarefas, oportunidades e processos de recrutamento mais claros e consistentes.

Onde encontrar as listas no Inmovilla

O acesso é feito através do menu Definições, no canto inferior esquerdo, e depois na secção Listas.

É aqui que se encontram muitas das opções apresentadas nos vários campos do Inmovilla. Por exemplo, quando está a preencher uma ficha de imóvel e seleciona o tipo de aquecimento ou o estado de conservação, as opções disponíveis nesses campos vêm destas listas.

Página de listas nas definições do Imovilla com uma tabela de opções

As listas concentram as opções que surgem nos campos do CRM e ajudam a manter a operação organizada.

Em cada lista, é possível consultar informações como:

O nome de cada opção.
Se a opção é interna.
Se está visível ou oculta.
O ícone associado, quando aplicável.

Esta centralização facilita a manutenção do CRM sem ser necessário alterar cada ficha individualmente.

Ocultar opções que a equipa não utiliza

Uma das dúvidas mais frequentes está relacionada com os tipos de seguimento de tarefa e nota. É normal encontrar tipos predefinidos que não fazem sentido para todos os negócios.

Se, por exemplo, nunca utiliza o seguimento “entrada de alojamento”, não precisa de o eliminar. Basta encontrá-lo na lista, clicar em Editar e ocultar esse tipo de seguimento.

Depois de ocultado, esse tipo deixa de aparecer quando criar um seguimento a partir de:

Agenda.
Ficha de imóvel.
Ficha de contacto.

É uma forma simples de reduzir ruído visual e evitar que a equipa selecione opções erradas por engano. O objetivo não é ter o máximo de opções possível, mas sim ter as opções certas para o vosso processo.

Editar nomes e idiomas dos seguimentos

Além de ocultar uma opção, também pode alterar o seu nome visível. Se uma designação predefinida não corresponde à linguagem usada pela sua agência, edite-a para que faça sentido no dia a dia.

Esta alteração pode também ser feita nos diferentes idiomas disponíveis. É importante garantir que os nomes são preenchidos corretamente em cada idioma relevante para a conta.

O idioma original do CRM é o castelhano. Por isso, quando criar ou editar uma opção destinada a aparecer em português, preencha igualmente o campo em português. Caso contrário, a opção poderá não ficar traduzida como pretende.

Controlar a integração dos seguimentos com o Google Calendar

O Inmovilla permite integrar a agenda com o Google Calendar. No entanto, nem todos os tipos de tarefa precisam de ser enviados para o calendário externo.

Ao editar um tipo de seguimento, pode indicar que esse tipo não deve ser integrado com o Google Calendar. Assim, uma tarefa interna criada no Inmovilla mantém-se apenas no CRM, sem ocupar espaço no calendário sincronizado.

Esta definição é útil para separar:

Tarefas administrativas internas.
Lembretes que não precisam de sincronização externa.
Compromissos que exigem visibilidade no Google Calendar.

Definir quando um seguimento é uma visita

Outra configuração importante é definir se determinado tipo de seguimento deve ser gerido como visita.

Uma tarefa marcada como visita tem um comportamento próprio no Inmovilla. A partir dela, pode criar um relatório de visita e recolher a assinatura digital nesse relatório. Estes recursos não estão disponíveis para um seguimento normal que não esteja classificado como visita.

Janela de criação de seguimento na agenda do Imovilla com campos de tarefa

Classificar corretamente um seguimento como visita permite utilizar os recursos próprios de relatórios e assinaturas.

Por isso, ao configurar os tipos de tarefa, vale a pena distinguir claramente as visitas de outros contactos ou atividades, como chamadas, reuniões internas, pedidos de documentação ou ações de acompanhamento.

Use ícones e cores para identificar rapidamente cada tarefa

Na edição de um tipo de seguimento, também pode escolher um ícone e definir uma cor para esse evento no calendário.

Esta pequena configuração faz uma diferença grande na leitura da agenda. Ao olhar para o calendário, consegue identificar rapidamente o tipo de seguimento através da cor, sem precisar de abrir cada evento.

Uma agenda visualmente consistente torna mais fácil perceber onde estão as visitas, os contactos de acompanhamento e as tarefas internas.

Outras listas que pode personalizar

As listas não servem apenas para tarefas. Existem várias áreas do Inmovilla onde pode personalizar opções para refletir os processos da agência.

Relações entre contactos

Quando relaciona um contacto com outro, pode precisar de opções que não existem na configuração inicial. Através das listas, é possível criar novas relações entre contactos ou ocultar relações que não quer apresentar.

Isto ajuda a registar com mais rigor ligações como familiares, sócios ou outras relações relevantes para a gestão comercial.

Situação de candidatos em recrutamento

Se utiliza o Inmovilla para processos de recrutamento, pode criar e organizar os estados dos candidatos. Desta forma, o processo acompanha a realidade da equipa, em vez de ficar limitado a estados genéricos.

Também pode ocultar estados que deixaram de ser utilizados, mantendo o funil de recrutamento simples e atualizado.

Estados de prospeções e oportunidades

Nos estados de prospeções e oportunidades, pode adicionar opções novas ou ocultar as que já não fazem parte do vosso processo comercial.

Estes estados devem representar as etapas que realmente ajudam a equipa a acompanhar o negócio. Quando as etapas são claras, torna-se mais fácil perceber o que está pendente, o que está parado e o que já foi ganho.

Como criar um novo tipo numa lista

Para criar uma nova opção, siga estes passos:

Aceda a Definições e abra Listas.
Selecione a lista em que pretende criar a nova opção.
Clique em Novo tipo, no canto superior direito.
Preencha o nome no idioma original e em português.
Configure as opções adicionais que surgirem para essa lista.
Clique em Guardar.

Tabela de opções de uma lista no Imovilla com botão Novo tipo no canto superior direito

A criação de uma opção começa pela escolha da lista certa e pelo botão Novo tipo.

As opções adicionais variam conforme a lista que está a editar. Ao criar um estado para prospeções, por exemplo, surgem classificações que não aparecem em listas mais simples.

Estados indisponíveis e estados ganhos

Ao adicionar um estado para prospeções, pode indicar se esse estado é indisponível ou se é um estado de ganho.

Esta classificação afeta a forma como o estado é apresentado e organizado no CRM. Quando alterar o estado de uma prospeção, os estados disponíveis podem estar agrupados de acordo com a sua classificação, como inativo ou ganho.

Por isso, não escolha estas opções apenas pelo nome. Pense no significado operacional do estado:

Use um estado indisponível quando a prospeção deixa de estar disponível para avançar.
Use um estado de ganho quando a etapa representa um resultado positivo concluído.

Uma boa configuração destes estados melhora a leitura do funil e evita classificações inconsistentes entre utilizadores.

Guardar, atualizar e editar listas

Depois de criar ou alterar uma opção, clique sempre em Guardar. Se decidir não avançar com a alteração, utilize a opção Cancelar.

Há ainda um passo importante: para ver uma lista atualizada no Inmovilla, é necessário sair da plataforma e voltar a entrar. Guardar a alteração é essencial, mas reiniciar a sessão garante que as novas opções ficam disponíveis corretamente.

Se mais tarde precisar de mudar o nome, a visibilidade, o ícone, a cor ou outra configuração, não é necessário criar tudo de novo. Basta voltar à lista, localizar a opção e clicar em Editar.

Organize o CRM à volta do processo real da sua agência

As listas são uma das formas mais práticas de personalizar o Inmovilla. Permitem eliminar opções desnecessárias da experiência diária, criar estados mais úteis e tornar a agenda mais fácil de interpretar.

Comece pelas listas que a equipa usa com maior frequência, especialmente os tipos de seguimento, os estados de prospeção e as relações de contacto. Pequenos ajustes nestes pontos tornam o CRM mais claro, mais rápido e muito mais alinhado com a operação.

Question 61

Demand Crossings Configuration

Accepted Answer

How to Configure Demand Crossings in Inmovilla

Configuring demand crossings in Inmovilla is essential to precisely define which properties can be associated with each buyer or tenant client. This configuration represents a key strategic decision that allows controlling the source of opportunities and ensuring that demands receive properties aligned with the agency's commercial policy. Available sources include own properties, properties shared through professional circles or MLS, specific collaborators, and the CRM pool.

Proper configuration not only optimizes the quality of proposals sent but also prevents saturation with unwanted or irrelevant properties, thereby improving the client experience and the efficiency of the sales team.

What Are Demand Crossings

A demand crossing is the match between the criteria and requirements registered in a specific demand and the properties available in the system. Demand configuration determines from which sources those matching properties will be drawn, directly influencing the variety and quality of the opportunities presented.

For example, a demand may be limited exclusively to the agency's own inventory or, alternatively, expanded to include properties shared by collaborators, professional circles, MLS networks, and the CRM pool, depending on the client's needs and commercial strategy.

Where to Configure the Source of Crossings

The source configuration of crossings is done from the individual record of each demand. The general procedure is as follows:

• Access the Demands section from the Inmovilla side menu.
• Open the record of the client whose demand you want to review or modify.
• Go to the Crossings Configuration section, also accessible from the top navigation within the record.
• Review the current configuration in view mode to evaluate active sources.
• Click Edit to adjust property sources, select exclusive collaborators, or modify automatic sending options.

In view mode, it is possible to quickly verify if a demand is configured to receive only own properties or if it includes other sources.

Inmovilla demand record with the crossings configuration dropdown open

The dropdown facilitates selecting the scope of properties that can be crossed with a demand, optimizing management according to specific needs.

Available Options to Perform Crossings with Properties

The Perform crossings with field determines the general scope of matches and must be selected carefully, considering the client type, current collaboration agreements, and the level of control the agency wants to maintain over proposals.

My properties without automatic sending

This option restricts matches exclusively to the agency's own properties but disables automatic sending for that demand, even if the agency has this sending enabled by default.

It is especially useful when the client prefers the selection to be manually reviewed before receiving proposals or when the demand is in an initial qualification phase.

My properties

The demand crosses only with the agency's internal inventory. In this case, automatic proposal sending will depend on the general configuration set at the agency level.

This alternative is ideal to prioritise exclusively the own portfolio, ensuring strict control over the properties offered.

My properties and my MLS circles

This option expands matches to include both own properties and those available through the MLS circles or associations in which the agency participates.

It allows increasing alternatives without yet incorporating all external collaborators, facilitating more controlled and strategic management.

My properties, my MLS circles, and collaborators

In addition to own properties and MLS circles, this configuration includes the inventory of specific collaborating agencies. It is especially useful when there are bilateral or multilateral agreements outside formal circles.

My properties, circles, collaborators, and CRM pool

This is the broadest option and covers own properties, those shared in circles, collaborators' properties, and those published in the CRM pool.

The CRM pool groups properties available to all Inmovilla agencies without restrictions or prior controls on each listing. Therefore, before selecting this alternative, it is advisable to evaluate whether such a broad scope fits the demand and the agency's commercial strategy.

How to Choose the Best Property Source for Each Client

Not all demands require the same level of openness or access to external sources. A practical way to decide is to relate the scope of crossings to the client's maturity level and the desired control over the proposals sent.

• Client in validation phase: it is recommended to use own properties without automatic sending, to manually review options before sharing them.
• Very specific demand: it is advisable to expand to MLS circles or collaborators if the internal inventory does not offer enough alternatives.
• Client with high urgency or open search: the broadest scope can be considered, including the CRM pool, provided that the selection and validation of proposals can be properly managed.
• Preferred commercial relationship: combine a limited configuration with specific collaborators that are especially relevant for that particular demand.

The main goal is not to maximise the number of matches but to ensure that the options presented are commercially viable and aligned with the agency's strategy.

How to Include Properties from a Specific Collaborator

Inmovilla allows defining exclusive crossings with properties from specific collaborators. This feature facilitates adding specific collaborators to a demand without enabling the entire network of available collaborators.

For example, it is possible to configure a demand to cross only with own properties and, additionally, with the inventory of a selected collaborating agency.

To apply this configuration:

• Access the demand record and activate edit mode.
• Locate the field exclusive crossings with collaborator properties.
• Search for and select the collaborator you want to include.
• Save the changes made in the record.

This functionality allows working selectively and strategically, avoiding incorporating the entire collaborator network in each demand.

How to Attach a Consulted Property to a Demand

A demand can also include specific properties that the client has previously consulted. This option is especially useful when the client mentions a specific reference, has requested information about an agency property, or wants their interest formally recorded.

When attaching a property from the property searcher, it is linked as consulted within the demand, functioning as a forced crossing. This means it is added directly, even if it does not meet the usual automatic matching criteria.

To register a consulted property, follow these steps:

• Open the corresponding demand.
• Access the crossings configuration in edit mode.
• Select the option to attach consulted properties.
• Search for the property by its reference or other available criteria.
• Select the property and confirm the action.
• Verify that the reference is correctly recorded in the demand.

How to Prevent a Demand from Receiving Properties Automatically

The selector Do not send properties automatically prevents matches generated by the demand from being sent automatically to the client.

This option is a priority when the agency has an automatic sending system enabled by default but wants certain demands to be managed personally.

Situations where it is advisable to use this option include:

• Clients who do not want to receive properties automatically.
• Demands pending completion of information or validation of requirements.
• Cases where only a specific property consulted by the client is to be managed.
• When the sales team needs to review and approve each proposal before sending it.

Disabling automatic sending does not prevent demand management or match registration; it simply avoids proposals being sent without prior supervision.

Set the Default Value for New Demands

The source of crossings that appears by default when creating a new demand can be configured globally for the entire agency. This feature is especially useful to maintain a homogeneous policy and minimise the need for repetitive manual adjustments.

To access this configuration, go to the Settings area, within Options and in the Automation section. Access to these options depends on the permissions assigned to each user.

The process to modify the default value is as follows:

• Access Settings from the side menu.
• Enter Options.
• Locate the automation section related to the properties offered by default to demanders.
• Select the default scope: own properties, circles, collaborators, CRM pool, or any available combination.
• Save the configuration made.
• Log out and log back in for the changes to apply correctly.

Inmovilla options page with an automation dropdown menu open

The automation option determines the initial scope of crossings when creating new demands, facilitating consistent and efficient management.

After saving and restarting the session, all manually created demands will adopt this initial configuration, although each record can be adjusted individually according to particular needs.

Common Errors When Configuring Crossings in Inmovilla

Leaving the Default Option Without Reviewing It

By default, the system usually works only with own properties. If the intention is to include circles, collaborators, or the CRM pool, it is essential to explicitly modify this configuration in each demand or in the general settings to avoid unwanted limitations.

Confusing the Source of Crossings with Automatic Sending

These are two related but distinct settings. The source of crossings defines which properties can generate matches, while automatic sending determines if those matches are sent directly to the client without prior intervention.

Opening All Sources Without Evaluating Proposal Quality

A broader scope can generate more opportunities but also implies a greater commercial review workload. The CRM pool, being the most extensive source, should only be selected when its inclusion is consistent with the client's profile and the agency's working method.

Forgetting Strategic Collaborators

When a demand requires properties from a specific collaborator, it is not necessary to enable the entire collaborator network. Exclusive selection allows incorporating only those collaborators who add real value to the demand.

Not Saving or Restarting the Session After Changing Automation

When modifying default automation values, it is crucial to save the configuration and restart the session for changes to be properly reflected in new demands.

Checklist Before Saving a Demand

• Should the client receive only own properties or also shared properties?
• Is it advisable to include MLS circles, collaborators, or the CRM pool?
• Is there any specific collaborator that should participate in the crossings?
• Is there any property already consulted that should be attached to the demand?
• Does the client accept automatic sending or prefer manual validation of proposals?
• Is the selected configuration aligned with the agency's default policy?

Conclusion

Demand crossings configuration in Inmovilla offers detailed control over the sources of properties associated with each client, allowing the offer to be adapted to the specific characteristics and needs of each demand.

By properly adjusting sources, selecting strategic collaborators, registering consulted properties, and managing automatic sending, a more orderly, efficient, and relevant commercial management is achieved.

Reviewing this configuration in each demand from its creation maximises the use of available opportunities without losing control over the properties proposed and ensuring an optimal experience for the client and the sales team.

Question 62

Related Contacts

Accepted Answer

How to add related contacts in a client record

Related contacts are an essential tool for establishing and visualizing links between people registered in the client directory. This functionality facilitates the quick and efficient identification of family, personal, or shared household or management connections, avoiding the need to search for each contact individually and scattered.

For example, a client record can be linked to a close friend, a spouse, a direct relative, or a tenant. When consulting the record, all these connections are grouped in a single space, providing a comprehensive and enriched context about the client's network of relationships.

What related contacts are and what they are for

A related contact represents a direct association between two existing contacts in the database. This function does not alter or replace the main information of the record, nor does it create a new client; it simply adds a reference that allows understanding the nature of the relationship between both people.

This section is designed to keep the directory organized and facilitate quick consultation of relevant relationships. Its most common applications include:

• Linking members of the same family unit.
• Registering couple or spouse relationships.
• Associating trusted friends or personal contacts.
• Identifying tenants or renters linked to a client.
• Adding clarifications about work relationships or other relevant circumstances.

Where to consult a client's relationships

Management and consultation of relationships is done from the Contacts module. To access it, you need to open the record of a contact already registered in the database.

The record is structured into two main areas:

• A side panel containing the most stable and basic contact information.
• A main area organized in tabs or sections that allow navigation between different types of information.

The Related tab is located within the contact record and shows all the relationships that have been registered. If no relationships exist, this section will appear empty.

Contact record with the related tab and an empty list section

The related section centralizes all registered links for a contact, facilitating quick and orderly consultation.

How to add a related contact step by step

To create a relationship between contacts, it is essential that the person to be associated is already registered in the directory. The process consists of opening the main contact's record, selecting the appropriate type of link, and locating the contact to be associated.

• Access Contacts from the side navigation bar.
• Open the record of the client to whom you want to add a relationship.
• Go to the Related tab.
• Select the option to add a new relationship.
• If you consider it appropriate, include an image to facilitate the visual identification of the related contact.
• Choose the type of relationship that best describes the link.
• Search for and select the existing contact you want to link.
• Add a note to provide additional context, if necessary.
• Save the changes to complete the process.

Choosing the correct type of relationship

The type of relationship is fundamental so that the link is easily identifiable and understandable at first glance. Available categories include options such as friend, spouse, tenant, and relative.

It is recommended to select the category that accurately reflects the real nature of the link. Maintaining consistent nomenclature is crucial, especially when the directory is managed by multiple users, as this avoids ambiguities and optimizes the usefulness of the list.

Side panel to create a relationship with the relationship type menu expanded

The selector allows precise classification of the link before associating the related contact.

Searching for the contact to be linked

The selection of the related contact is done through an efficient search within the directory. You can locate the person by entering their full name, phone number, or other relevant available data.

This method avoids duplicate records, ensuring that each person is registered only once in the database. Once the correct contact is identified, simply add them to the link you are creating.

Search window with a table of available contacts to select

The search function facilitates the precise selection of an existing contact in the database.

How to add notes to a relationship

In addition to defining the type of link, it is possible to add a note or observation that provides additional relevant information. This field is especially useful when the selected category does not fully describe the context or specific nature of the relationship.

For example, if two contacts are related as friends but also maintain a professional connection, a brief note can clarify this dual dimension. It is recommended that observations be concise, clear, and accessible to anyone consulting the record.

Best practices for writing observations:

• Include only the information necessary to understand the link.
• Use brief, direct, and objective sentences.
• Avoid repeating data already present in the main record.
• Update or delete the observation if the relationship changes or ceases to be relevant.

How to verify that the relationship has been saved

Once the new relationship is saved, return to the Related tab within the record. The linked contact should appear reflected in the list, along with all the registered information.

This consultation is done in the view mode of the record, designed to offer quick access to data without needing to enter edit mode.

Contact record in view mode with a related contact row at the bottom

After saving, the link becomes immediately visible and accessible in the related section, ensuring correct linking.

Common mistakes when managing related contacts

Trying to create the relationship from a record in edit mode

The related tab is only available in view mode. If it does not appear while you are editing the general data, you need to exit edit mode and access the record in view mode to manage relationships.

Searching for a contact that does not exist in the directory

Relationships can only be established between existing contacts. If the search yields no results, check for possible variations in the name or alternative phone numbers. If the contact is not registered, you must first create their record before linking them.

Selecting a category that is too generic

Choosing a precise category such as relative, spouse, friend, or tenant significantly improves the clarity and usefulness of the list. If no category fully covers the relationship, always complement with a clear and detailed observation.

Not verifying the result after saving

After saving, it is essential to confirm that the contact appears correctly in the corresponding section. This simple check helps avoid errors and ensures the integrity of the information before continuing with other tasks.

Checklist for registering relationships between clients

• Verify that both contacts exist and are up to date in the database.
• Open the main contact's record from the directory.
• Access the related section in view mode.
• Select a type of relationship that accurately describes the link.
• Search for the related contact by name, phone, or other identifying data.
• Add an observation only if it provides relevant additional context.
• Save the changes and verify that the relationship appears in the list.

Conclusion

Registering related contacts transforms a conventional directory into an interconnected and much more valuable source of information. By correctly selecting the relationship category, precisely locating the associated contact, and adding observations when necessary, each record will offer a complete and orderly view of relevant connections, optimizing the management and consultation of information.

Question 63

Circles Mailbox

Accepted Answer

Document Mailbox in Inmovilla: Complete Guide to Sharing Files in an MLS

The document mailbox available in the advanced Circles panel within Inmovilla is an essential tool to centralize and manage files among agencies that are part of an MLS (Multiple Listing Service). Its design responds to the need to optimize document distribution, avoiding the individual and repetitive sending of the same files to each network member.

This shared space allows all participating agencies to quickly and securely access the documentation uploaded to the general mailbox, facilitating smooth and efficient collaboration within the MLS.

What is the Circles Document Mailbox?

The document mailbox is a specialised area within the Circles and MLS environment in Inmovilla, intended for uploading, storing, and consulting files of common interest for agencies that belong to the same MLS.

It is important to distinguish this mailbox from other document sections available in Inmovilla, such as those linked to properties, demands, contacts, or the office panel. While these spaces are aimed at internal or specific management, the Circles mailbox focuses exclusively on documentation shared among members of a real estate network, thus ensuring structured and coherent document communication.

Main Benefits and Uses

Efficient centralisation: groups all common documents in a single repository accessible to all agencies.
Agile distribution: eliminates the need to repeatedly send the same file to each member, saving time and resources.
Simplified access: allows any agency within the MLS to consult and download documentation at any time.
Collaborative organisation: keeps relevant information directly linked to the corresponding MLS, promoting orderly and transparent document management.

Authorized Users to Use the Mailbox

This functionality is designed exclusively for agencies that are part of an MLS managed from Circles. The mailbox functions as a closed and secure space, reserved for members of the real estate network, so it is essential to select the correct MLS before uploading or consulting any file.

If an account participates in multiple MLSs, it is imperative to verify which one is active before performing any document action. This ensures that each file is associated with the mailbox of the appropriate organisation, avoiding confusion and ensuring a proper flow of information.

Steps to Access the Document Mailbox in Inmovilla

To access the document mailbox, follow these steps from the Inmovilla side menu and the advanced Circles panel:

Go to the Circles section located on the left sidebar.
Enter the Advanced Panel to manage the MLS advanced tools.
Select the MLS you want to manage.
If you manage several MLSs, use the dropdown at the top right to choose the corresponding network.
Look for the Circles and MLS Tools section.
Click on the icon or option Mailbox to open the document management space.

Inmovilla panel with document mailbox side window open

Once opened, the mailbox shows a file upload space associated with the selected MLS, ready to manage common documentation.

Instructions to Upload Documents to the MLS Mailbox

Upon accessing the mailbox, an intuitive window for file upload is displayed. The process is simple and similar to other document modules in Inmovilla, offering various options to add documents.

Available Ways to Upload Files

Upload button: use the button located at the top right to select a file from your device.
Drag and drop: drag the file directly from your computer and drop it in the central upload area.
Click on the central area: clicking opens the file explorer on your device so you can locate and select the desired document.

Once uploaded, the file is immediately available in the MLS general mailbox, allowing consultation and download by all member agencies.

Recommendations for Sharing Documentation in an MLS

To maximise the mailbox's effectiveness, it is essential to follow certain best practices that ensure orderly and useful document management for all network members:

Always verify the selected MLS before uploading any file, especially if you manage multiple real estate networks.
Upload only documents of collective interest, avoiding including files intended for contacts, properties, or specific demands that do not require general distribution.
Avoid duplicate submissions: if a document must be available to all members, use the centralised mailbox instead of sending it individually.
Maintain a coherent document structure: use the mailbox as a reference point for all common MLS information, facilitating its location and updating.

Common Mistakes When Using the Mailbox and How to Avoid Them

Confusion Between the Circles Mailbox and Other Inmovilla Documents

Inmovilla has different areas to attach and store files. It is crucial to understand that the Circles mailbox does not replace documents linked to properties, demands, or specific contacts. Its exclusive purpose is to facilitate file exchange among agencies belonging to an MLS.

Uploading Documents to the Wrong MLS

When managing several MLSs, proper selection in the dropdown is a key step. Uploading a file without confirming the active MLS may cause the document to be shared in a different network than intended, generating confusion and loss of information.

Sending the Same Document Multiple Times Individually

Repeatedly distributing the same file to each agency adds unnecessary workload and can cause disorganisation. The centralised mailbox is designed to consolidate this process into a single action, optimising document management.

Summary

The Circles document mailbox in Inmovilla is a comprehensive solution to share files centrally and efficiently within an MLS. It is accessed through Circles > Advanced Panel > Circles and MLS Tools > Mailbox, after selecting the network to manage.

Documents can be uploaded via the upload button, dragging them to the central area, or selecting them from the device. This tool significantly simplifies the distribution of common information among member agencies, promoting more agile, organised, and effective collaboration.

Question 64

Corrective Invoice

Accepted Answer

How to issue a corrective invoice in Inmovilla

In Inmovilla, an invoice that has already been activated cannot be modified directly. When it is necessary to correct recipient data or adjust amounts, the proper procedure is to generate a corrective invoice linked to the original document, thus ensuring traceability and legal compliance.

This detailed guide will show you how to locate existing corrective invoices, when to choose to issue a corrective credit note or a corrective invoice, and how to correctly complete the correction process starting from the original invoice that requires adjustments.

Concept and function of a corrective invoice in Inmovilla

A corrective invoice is an official document that allows correcting a previously activated invoice without altering the original document. The original invoice remains as an unalterable reference, while the corrective invoice is associated with it, thus preserving the documentary relationship and facilitating auditing and accounting tracking.

Inmovilla includes a specific section in the accounting panel called Correctives, which allows you to consult all issued corrective invoices. In this list, you can verify the status of each document, distinguishing between drafts and active invoices.

It is important to highlight that the creation of a corrective invoice is not done from this list, but must be initiated from the record of the original invoice that requires correction.

Pre-verification: check the status of the original invoice

Before proceeding to issue a corrective invoice, it is essential to confirm the status of the original invoice:

Invoice in draft: It can be edited directly without the need to issue a corrective invoice.
Active invoice: To modify it, it is essential to use the correction function, as the original document is not editable after activation.

Activation is a crucial step, since once invoices, credit notes, and corrective invoices are activated, they are automatically sent to the Tax Agency from Inmovilla. Therefore, modifying the original document after this process is not allowed.

It is recommended to thoroughly review all data before activating a corrective invoice, including contact information, invoice lines, quantities, prices, and total amounts, to avoid later errors.

Location and consultation of corrective invoices

To access and review already issued corrective invoices, follow this path within the Inmovilla accounting panel:

Access Utilities in the left sidebar.
Select the Accounting option.
Click on Correctives.

This space will allow you to locate all existing corrective invoices and check their current status. It is worth noting that this view is designed exclusively for control and monitoring, not for initiating new corrections.

Invoice list in the Inmovilla accounting panel

To start a correction, you must open the active invoice that needs to be corrected.

Detailed procedure to create a corrective invoice

The creation of a corrective invoice is done directly from the original active invoice that requires correction. Follow these precise steps to complete the process:

Access the Invoices section within the accounting panel.
Locate and open the active invoice containing the data or amount that must be corrected.
Click on Actions, located at the top right of the record.
Select the Correct invoice option.
Carefully read the informational notice that will appear and choose the appropriate document type: credit note or corrective invoice.
Complete or modify the necessary data in the generated corrective document.
Save the corrective invoice.
Carefully review the lines and amounts, confirm that the link with the original invoice is correct, and activate the corrective invoice only when all data is accurate.

When selecting the correction action, Inmovilla will display a notice explaining the scope of the correction and the available alternatives. This confirmation is essential to differentiate between a simple amount adjustment and a broader correction that also affects other data.

Warning window to choose the type of invoice correction

Before continuing, Inmovilla requests selecting between a credit note and a corrective invoice, depending on the nature of the correction.

Credit note or corrective invoice: criteria for proper selection

The choice between issuing a credit note or a corrective invoice will depend on the type of correction you want to make regarding the original invoice.

When to use a credit note

The credit note is the appropriate option when it is necessary to decrease the originally invoiced amount. It is suitable for corrections involving a reduction in quantity or invoiced value, reflecting a return or subsequent discount.

When to use a corrective invoice

The corrective invoice is more versatile, as it allows correcting both recipient data and adjusting amounts. When the correction involves a decrease in quantities, the corresponding lines must be recorded with negative amounts to properly reflect the adjustment.

For example, if an invoice was issued to an incorrect contact, a corrective invoice must be generated to select the correct contact and complete the necessary information for that new recipient.

Procedure to correct the invoiced contact

One of the most frequent uses of the corrective invoice is to modify the contact associated with an active invoice. After creating the corrective document, select the correct contact and complete the necessary data if the record is incomplete.

Verify that the new contact is the correct and authorized recipient.
Thoroughly review the required information in the contact record.
Save the changes made before continuing with the editing of the corrective invoice lines.

Side panel for editing contact in an Inmovilla invoice

The contact can be reviewed and updated directly within the corrective document before saving changes.

How to enter negative lines and amounts in the corrective invoice

When the corrective invoice involves a reduction of the original amount, it is essential to enter lines with negative values to properly reflect the accounting adjustment. In each line, fields such as quantity and unit price must be specified.

For example, to adjust one unit valued at 200 euros, the data would be entered as follows:

Quantity: 1.
Price: -200.

With this information, Inmovilla will automatically calculate the total base of the corrective invoice. Before activating the document, it is essential to review that the total amount is consistent with the required adjustment.

Verification of the link with the original invoice

Once the corrective invoice is created, it is essential to check in the corrective data section that the document is correctly linked to the original invoice. This association ensures that the correction has been made on the appropriate document and that the relationship between both is recorded and visible in the accounting panel.

Side panel with details of a corrective invoice and its lines

The complete detail of the corrective invoice allows reviewing all lines and associated information before proceeding to activation.

Considerations if the invoice already has a corrective invoice

When an original invoice already has a corrective invoice issued, Inmovilla disables the option to correct that original invoice again to avoid inconsistencies. If an additional correction is necessary, it must be made on the previously issued corrective invoice, not on the original invoice.

Final activation of the corrective invoice

After saving the corrective document, it may remain in draft status for review and additional adjustments. Only when it has been verified that all data, lines, and amounts are correct should the corrective invoice be activated.

Activation means that the corrective invoice is officially issued and linked to the original invoice. Keep in mind that once activated, the corrective invoice cannot be edited. Therefore, it is recommended to perform the following checks before activation:

Confirm that the selected document type is correct.
Verify that the contact and its data are complete and accurate.
Review that negative amounts are correctly reflected in the corresponding lines.
Validate that the calculated total base corresponds to the desired adjustment.
Ensure that the link with the original invoice appears correctly in the corrective data.

Summary of the procedure to issue a corrective invoice in Inmovilla

To issue a corrective invoice in Inmovilla, open the active invoice that requires correction, access the Actions menu, and select Correct invoice. Choose between the credit note or corrective invoice option, update the necessary data or amounts, save the document, check the link with the original invoice, and activate the corrective invoice only after a thorough review.

Perguntas frequentes