Question 1

Owner

Accepted Answer

Complete guide to assigning owners in a property record

In each property record, the owner is incorporated as an essential related contact or client. When creating a property and registering its owner, that contact is automatically linked to the property record. Conversely, from the contact record, it will be possible to consult the associated property at any time.

This bidirectional link allows all information to be kept organized and accessible within the agency: from the property data and its owner, to demands and other elements linked to each contact, facilitating comprehensive and efficient management.

The owner: an internal and strictly protected data

Information regarding the owner is considered sensitive and is handled with the highest level of confidentiality. It will only be visible to the agency and agents with the appropriate permissions.

Owner data is not transmitted to external platforms.
It is not shared with other agencies within an MLS.
When consulting a property belonging to another agency, in the owner section only the data of the agency itself will appear, without revealing the real identity of the property holder.

This protection is fundamental to guarantee privacy and compliance with current data protection regulations.

Management of owners in properties and prospects

Owner management works similarly both in the record of a property and in that of a prospect, with the main difference being the level of field mandatory requirements.

In the record of a property, assigning the owner is a mandatory and essential data for marketing. In contrast, a prospect is considered a preliminary draft, not yet in active marketing process, so it may not have owner information from the start. In these cases, completing this data is neither a priority nor mandatory.

Property record with photo, main data and information tabs

Access to the owners section

To assign an owner, first access the Properties module located in the left sidebar. From this module, you can open any previously created property or prospect.

Upon entering the record in view mode, you will find the Owners tab at the top. By selecting it, you will directly access the information of the contacts linked as owners.

If it is a prospect without an assigned owner, the section will appear empty. To add one, you will need to edit the record using the edit option located in the upper right corner.

Two methods to add an owner

When editing the property record, the system offers two alternatives to assign an owner: associate an existing contact or create a new contact directly from the record.

1. Associate an existing contact

This option is ideal when the owner is already registered as a client in the system.

Edit the property record.
Access the owners section.
Select Add existing.
Search and select the corresponding contact.
Save the record to confirm the link.

The search tool allows locating contacts by various criteria, such as name, email, or phone. For example, by entering “Pepe”, all contacts whose name contains that text will appear to facilitate correct selection.

Search window with contact list to select an existing owner

Once the main contact is selected, it is also possible to add a co-owner following the same process. You can choose another already registered contact or create a new one if it is not yet in the database.

2. Create a new owner

If the owner is not registered in the system, they can be created directly from the property or prospect record.

Edit the property record.
Access the owners section.
Select the option to create a new contact.
Complete the form with the contact's data.
Save the new contact and then also save the property record.

When creating the owner from this section, their contact record is automatically generated and immediately linked to the property.

Sidebar panel with form to create a new owner contact

Importance of saving the property record

It is essential to keep in mind that selecting or creating a contact alone is not enough. After assigning the owner, you must save the property record so that the relationship is definitively registered.

If this action is not performed, the owner will not be associated with the property or prospect. Once the record is saved, when returning to the owners tab, the assigned contact will be correctly reflected.

Owners section of a property record with an associated contact

Bidirectional linking in the contact record

The relationship between owner and property is bidirectional and reflected in both records. From the property record, you can access the owner’s record, even opening it in a new tab to facilitate consultation.

Likewise, from the contact record, all properties or prospects where they are linked as owner will be displayed.

For example, if a contact had associated demands and is also assigned as owner of a prospect, both relationships will appear centralized in their record. This allows comprehensive management and complete tracking of the activity linked to each client.

Demands associated with the contact.
Linked prospects.
Properties related as owner.

Contact record with a related property shown at the bottom

Summary of owner management

The owners section facilitates linking one or more contacts to a property record, either by associating an existing client or creating a new one. This connection is reflected both in the property record and in the contact record, promoting organized, transparent, and efficient management.

Remember two key aspects: in properties, the owner is mandatory data to advance marketing, while in prospects it can be completed in later stages. Additionally, owner data is always kept protected as internal information exclusive to the agency, ensuring privacy and information security.

Question 2

Filtrar oportunidades

Accepted Answer

Como localizar e gerir rapidamente os estados de uma oportunidade e de um imóvel

Ter controlados os estados pelos quais passa uma oportunidade ou um imóvel é fundamental para qualquer processo comercial numa imobiliária. Aqui encontrarás um guia prático para filtrar oportunidades, editar o seu estado, rever o histórico e aplicar o mesmo aos imóveis.

Tudo explicado passo a passo e com recomendações para não perder a rastreabilidade.

Filtrar oportunidades e encontrar o que precisas

O primeiro é conseguir localizar rapidamente as oportunidades filtrando por critérios como situação (ativas, fechadas, etc.). Usar a barra de pesquisa e os filtros permite ver apenas as oportunidades que te interessam em cada momento e poupar tempo.

Editar uma ficha de oportunidade e mudar o seu estado

Uma vez localizada a oportunidade, entra na sua ficha para ver o detalhe. Se a oportunidade não passou por nenhum estado, normalmente aparecerá como cliente portal (por exemplo, oportunidades criadas automaticamente).

Para mudar o estado segue estes passos:

Clica em editar a ficha.
Seleciona o novo estado no menu suspenso (por exemplo, ganha ou vendido).
Adiciona uma nota breve se for o caso, por exemplo: cliente comprou.
Decide se queres associar o imóvel ou não. Se não for o caso, omite os processos, funis ou a associação do imóvel.
Aceita e guarda as alterações.

Exemplo prático: marcar um cliente como vendido

No exemplo, muda-se o estado para vendido, adiciona-se a observação de que o cliente comprou e guarda-se sem associar o imóvel para evitar confusões contabilísticas. Após guardar verás a oportunidade com o novo estado refletido na lista.

Recuperar uma oportunidade e passar para “à procura”

Se mais tarde precisares de reativar ou recuperar a oportunidade porque o cliente volta a procurar (por exemplo, um arrendamento), podes voltar a editá-la e mudar o estado para à procura. Nem sempre é necessário vincular processos ou funis.

Usar a linha temporal para acompanhamento detalhado

Cada ficha inclui uma linha temporal com o histórico de estados. Ao passar o cursor sobre cada entrada verás:

A data em que foi feita a alteração.
O agente que realizou a modificação.

Esta rastreabilidade facilita saber quando e quem atualizou a demanda ou propriedade.

Histórico de estados na ficha do imóvel

O mesmo princípio aplica-se aos imóveis. Na ficha do imóvel encontrarás a linha temporal que mostra todos os estados pelos quais o imóvel passou. Por convenção, quando o estado é ativo costuma ser marcado a verde, o que facilita a sua identificação rápida.

Conselhos práticos para manter um histórico útil

Regista sempre uma nota breve quando mudares um estado: aporta contexto e evita confusões.
Não associes imóveis se a mudança de estado não corresponder a uma transação real ou puder gerar entradas contabilísticas erradas.
Revê a linha temporal antes de tomar decisões para entender o percurso do cliente ou da propriedade.
Usa filtros para gerar listas por estado (clientes procurando, vendidos, portal) e dar prioridade à gestão diária.

Manter bem documentados os estados e o seu histórico melhora a eficiência comercial e a coordenação entre comerciais. Com as ferramentas adequadas e procedimentos claros, localizar e atualizar estados torna-se uma tarefa rápida e fiável.

Question 3

Painel de Contabilidade

Accepted Answer

Se gere uma agência, sabe que a contabilidade não é uma tarefa ocasional, mas sim um processo constante e meticuloso que requer atenção diária. Registar receitas, controlar despesas, emitir faturas, gerir abonos e elaborar orçamentos são atividades essenciais que devem ser integradas de forma fluida para facilitar o controlo financeiro sem necessidade de alternar entre múltiplas ferramentas.

No Inmovilla desenvolvemos um painel de contabilidade concebido especificamente para centralizar e simplificar todas estas gestões. A partir de um único espaço, pode criar e administrar as empresas com as quais trabalha, bem como gerir de forma integral o fluxo contabilístico da sua atividade diária.

Acesso ao painel de contabilidade no Inmovilla

Para aceder ao painel de contabilidade, siga estes passos simples:

Dirija-se à barra lateral esquerda dentro do Inmovilla.
Selecione a menu Utilitários e, dentro do menu Secções, clique em Contabilidade.

Uma vez dentro, encontrará um conjunto de funcionalidades organizadas para que possa gerir todas as tarefas contabilísticas a partir de um único local, otimizando o seu fluxo de trabalho.

Primeiro passo: criação da empresa com a qual vai trabalhar

O ponto de partida fundamental é a criação da empresa com a qual vai faturar ou gerir as suas operações contabilísticas.

A partir do painel, pode registar a entidade com a qual:

Emitirá faturas.
Gerirá abonos.
Realizará operações recorrentes de forma organizada.

Uma vez criada a empresa, terá acesso completo a todas as funcionalidades do painel para manter um controlo contínuo e eficiente dos seus processos contabilísticos.

Gestões disponíveis no painel contabilístico

O painel contabilístico da Inmovilla integra uma variedade de funções essenciais para que possa administrar a contabilidade da sua agência sem necessidade de mudar de ecrã ou ferramenta.

As principais opções que encontrará são:

Receitas
Despesas
Orçamentos
Faturas
Abonos
Faturas retificativas
Recibos

Esta estrutura permite-lhe gerir todo o ciclo contabilístico de forma ordenada: desde a estimativa inicial através de orçamentos, até à emissão e ajuste de faturas, incluindo a gestão de abonos e faturas retificativas, bem como o acompanhamento dos recebimentos através de recibos.

Painel contabilístico da Inmovilla com acessos a orçamentos, faturas, abonos, faturas retificativas e recibos

Faturas: integração próxima com Verifactu

Uma das funcionalidades mais destacadas do painel é a próxima integração do módulo de faturas com Verifactu, uma plataforma líder na gestão de faturação eletrónica.

Esta integração tem como objetivo otimizar e agilizar o processo de faturação, permitindo-lhe manter todo o fluxo de trabalho dentro da Inmovilla, sem necessidade de alternar entre diferentes sistemas.

O que significa “sem sair da imobiliária”?

Quando falamos em realizar estas gestões “sem sair da imobiliária”, referimo-nos a que pode executar todas as operações contabilísticas diretamente a partir da Inmovilla, num ambiente integrado e homogéneo. Isto elimina a necessidade de mudar de aplicação ou ecrã, facilitando um acesso rápido e constante às ferramentas que utiliza com maior frequência.

Benefícios chave de uma contabilidade integrada

Para além das funcionalidades individuais, o verdadeiro valor do painel contabilístico reside em como melhora a organização e eficiência do trabalho diário:

Ordem e rastreabilidade: todos os documentos e movimentos contabilísticos centralizados num único painel para um acompanhamento claro e transparente.
Redução de atritos operacionais: minimiza as mudanças entre sistemas, facilitando o registo de receitas, despesas e documentos de forma ágil.
Gestão contínua e coerente: transita facilmente de orçamentos para faturas, e daí para abonos ou faturas retificativas quando necessário.
Suporte efetivo ao recebimento: a inclusão de recibos permite um controlo real e prático dos processos de administração e cobrança.

Conclusão

O painel contabilístico da Inmovilla está concebido para que as agências possam gerir todas as suas operações contabilísticas a partir de uma única plataforma: desde a criação de empresas, passando pela administração de receitas e despesas, até à geração de orçamentos, emissão e ajuste de faturas, gestão de abonos e faturas retificativas, e controlo de recibos.

Com a próxima integração para vincular faturas com Verifactu, a Inmovilla continua a avançar na oferta de uma solução integral que otimiza a contabilidade e faturação, facilitando um fluxo de trabalho mais eficiente e adaptado às necessidades diárias da sua agência.

Question 4

Extrair dados de um anúncio do Idealista

Accepted Answer

Como extrair dados de um anúncio do Idealista para criar uma prospeção em segundos

Se trabalha angariando imóveis, há uma tarefa que se repete várias vezes: copiar dados de um anúncio e transferi-los manualmente para uma prospeção. Endereço, áreas, tipo de operação, descrição, foto, contacto... tudo isso leva tempo.

A boa notícia é que já existe uma forma muito mais rápida de fazer isso. Com esta ferramenta, pode colar a URL de um anúncio do Idealista e deixar que o sistema complete automaticamente grande parte das informações da prospeção.

O objetivo é muito claro: economizar tempo e retirar trabalho repetitivo.

O que exatamente esta ferramenta faz

Foi pensada para preencher facilmente os dados de uma prospeção usando um anúncio do Idealista. Em vez de digitar tudo manualmente, o sistema analisa o anúncio e prepara os dados para importação.

Não se trata de uma importação cega. Antes de confirmar, pode rever o que foi detectado e decidir quais informações deseja colocar e quais não.

Onde é utilizado

O processo é feito no menu de prospeção. Tem duas opções:

Criar uma prospeção nova
Editar uma que já tenha criado

Em qualquer dos casos, a lógica é a mesma: cole a URL do anúncio e use o botão com o símbolo de IA para que o sistema leia o conteúdo do anúncio.

Como importar os dados de um anúncio do Idealista passo a passo

1. Cole a URL do anúncio

Dentro da prospeção, verá o campo onde pode inserir a URL do anúncio. É aí que cola o link do Idealista que deseja usar como base.

2. Clique no ícone de IA

Depois de colar a URL, clique no símbolo de IA. O sistema avisará que vai analisar o anúncio, preencher automaticamente os dados e perguntar se quer importá-los.

Basta aceitar para continuar.

3. Espere o sistema analisar o anúncio

O processo leva um momento. Durante esse tempo, a ferramenta irá rever o conteúdo do anúncio para identificar os campos que pode transferir para a prospeção.

Aqui está uma das chaves do sistema: não importa tudo sem controle, mas apresenta uma proposta para que reveja antes.

4. Reveja os dados detectados

Após a análise, aparecem os dados que serão importados. Entre eles podem estar:

A foto principal do anúncio
O título
A descrição
O tipo de operação, por exemplo venda
A origem de contato, que neste caso é indicado como Idealista
O endereço, se aparecer no anúncio
A área e outros dados relevantes do imóvel

Há um detalhe importante: apenas a foto principal que aparece no anúncio do Idealista é importada. O restante das imagens não são incorporadas automaticamente.

5. Marque ou desmarque o que quiser importar

Nem sempre tudo o que é detectado pode interessar-lhe. Pode haver informações que não se encaixam totalmente ou que prefere ajustar manualmente.

Por isso, antes de importar, pode rever as marcações e decidir o que incorporar e o que não.

Por exemplo, se vir alguma característica que não coincide exatamente com o imóvel, pode removê-la. Ou, ao contrário, deixar marcada se estiver correta. Essa pequena revisão prévia evita erros e permite que mantenha o controlo.

6. Importe os dados para a prospeção

Quando já estiver revisto, basta clicar em importar os dados.

Nesse momento, a prospeção é preenchida com as informações selecionadas. A referência, por se tratar de uma prospeção, é gerada automaticamente. Além disso, terá campos como tipo de operação, parte do endereço e outros dados básicos extraídos do anúncio já carregados.

O que é recomendável rever antes de guardar

Embora a ferramenta economize muito trabalho, existem alguns campos que é recomendável ajustar antes de guardar definitivamente.

Um exemplo muito claro é a localização. Se o anúncio não traz bem definida o concelho ou a freguesia, o sistema nem sempre pode completar esses dados com precisão. Nesse caso, é necessário rever e corrigir.

Também pode aparecer o aviso de que é preciso geolocalizar a prospeção. Isso faz parte do trabalho final de ajuste que é recomendável fazer para deixar a prospeção correta.

Com outras palavras: a ferramenta faz o trabalho mais dificil, mas a sua última revisão continua a ser importante.

Quais dados são preenchidos automaticamente e quais não

Para ter expectativas claras, esta é a ideia geral do que o sistema faz:

Sim, preenche automaticamente os dados principais do anúncio que pode identificar claramente.
Sim, incorpora a foto principal do anúncio.
Não incorpora o restante das fotografias.
Não substitui a revisão humana de dados como concelho, freguesia ou geolocalização quando estiverem a faltar ou incompletos.

Esse equilíbrio faz sentido: automatiza grande parte do trabalho, mas deixa margem para ajustar os detalhes que requerem critério.

Por que essa função economiza tanto tempo

A grande vantagem é evidente. Se já tem a URL do anúncio, pode gerar uma prospeção com uma base bastante completa em muito pouco tempo.

Isso significa menos tarefas manuais, menos copiar e colar, e mais agilidade no dia a dia.

Em vez de começar do zero, parte de uma ficha já criada, com as informações essenciais do imóvel prontas a rever e guardar.

E quando esse processo se repete várias vezes ao dia, a economia de tempo é muito notável.

Recomendação prática para usar corretamente

A forma mais útil de aproveitar esta ferramenta é muito simples:

Consiga a URL do anúncio do Idealista.
Cole-a na prospeção.
Use o botão de IA para analisá-la.
Reveja os campos detectados.
Ajuste concelho, freguesia e geolocalização se necessário.
Guarde as alterações.

Com esse fluxo, transforma um processo tedioso num muito mais ágil e organizado.

Uma ferramenta pensada para eliminar trabalho repetitivo

No fim, é disto que se trata. Se pode criar uma prospeção a partir de um anúncio do Idealista sem ter que preencher tudo manualmente, está a ganhar tempo para tarefas mais importantes.

É preciso rever, sim. É preciso ajustar alguns dados, também. Mas ainda assim, o avanço é enorme porque elimina uma parte muito mecânica do trabalho.

E se já tem diretamente a URL do anúncio, o processo fica ainda mais rápido.

Em resumo: uma função simples, prática e muito útil para extrair dados de um anúncio do Idealista e incorporá-los às suas prospeções com muito menos esforço.

Question 5

Canal de Denúncias no Website

Accepted Answer

📢 O que é o Canal de Denúncias

Trata-se de um espaço no qual tanto os funcionários de uma determinada empresa como pessoas externas à mesma podem denunciar práticas irregulares que possam estar a ocorrer na empresa.

⚖️ Obrigatoriedade legal: Este espaço é obrigatório para qualquer empresa, uma vez que é regido por uma nova diretiva sobre a nova Lei de Proteção ao Denunciante.

O canal de denúncias é obrigatório para as imobiliárias, uma vez que são um dos sujeitos afetados pela Lei de Prevenção ao Branqueamento de Capitais.

🔧 Como ativar este espaço no Website

No Inmovilla, celebrámos um acordo com um fornecedor para poder adicionar um separador ao website e inserir este canal de denúncias.

Contratação no Marketplace

Para ativarmos este serviço, é necessário contratá-lo previamente no Marketplace.

Contrataríamos um plano anual desde 100 € + IVA.

E-mail Recebido após Contratação

Assim que o contratarmos, receberemos um e-mail com informações importantes para a configuração.

📧 E-mail - Contratação: Confirmação da contratação do serviço.

🌐 Como inserir a URL no Website

Para inserirmos essa URL no nosso website, precisamos criar um separador no qual vamos inserir a URL fornecida.

📋 Passos para inserir no website

Aceder ao Editor web no CRM
Entrar no módulo de Menu de Navegação
Na configuração, clicar no botão "+Adicionar botão"
Dar o nome ao botão
Inserir a URL fornecida
Ativar a visibilidade

Criamos um novo separador a partir da opção Menu de Navegação.

Colocamos o nome do botão, neste caso, colocamos Canal de Denúncias e introduzimos o link que nos foi fornecido.

E ativamos a visibilidade a partir do botão ativar.

✅ Resultado final: Feito isso, já teremos o nosso canal de denúncias no nosso website.

📝 Como é gerida uma Denúncia

No momento em que um cliente preenche este formulário do canal de denúncias, essa denúncia chega ao prestador do serviço, que a analisa e verifica a sua veracidade.

📬 Receber notificações: Se a agência desejar receber cópias dessas denúncias ou notificações, deverá notificar o Inmovilla para poderem configurar o sistema.

Nesse caso, a agência receberá uma notificação sobre a apresentação da denúncia, permitindo um acompanhamento adequado.

🔄 Processo de gestão

Cliente preenche o formulário no website
Denúncia é recebida pelo prestador do serviço
Análise e verificação da veracidade
Notificação à agência (se configurado)
Acompanhamento e resolução adequada

Question 6

Seguimientos en Inmueble

Accepted Answer

Cómo gestionar los seguimientos de una propiedad en Inmovilla

Los seguimientos de una propiedad en Inmovilla constituyen una herramienta fundamental para registrar y organizar cada acción relevante durante su proceso de comercialización. Esto incluye llamadas, gestión documental, solicitudes, tareas pendientes, contactos vinculados y recordatorios asociados. Mantener este historial exhaustivamente actualizado proporciona a la agencia una visión integral y detallada de cada inmueble, lo que facilita una atención más eficiente, ordenada y personalizada tanto para propietarios como para potenciales compradores.

Esta guía detallada explica cómo acceder y consultar los seguimientos, cómo crear notas o tareas, vincularlas con demandas y contactos, y controlar la visibilidad de la información para los propietarios.

¿Qué son los seguimientos y por qué están vinculados a una ficha?

Un seguimiento es un registro asociado a una ficha específica dentro del CRM, pudiendo estar relacionado con una propiedad, contacto, demanda o prospecto. No se almacenan seguimientos sin una relación directa con algún registro, ya que su valor radica en conservar el contexto completo de la gestión realizada.

En la ficha de una propiedad, los seguimientos conforman una cronología precisa de la actividad comercial y operativa, permitiendo documentar, por ejemplo:

Las llamadas realizadas al propietario para solicitar documentación.
Las reuniones con fotógrafos para actualizar las imágenes del inmueble.
Las solicitudes de notas simples o procesos de firma digital.
La programación de tareas para revisar o ajustar el precio de publicación en fechas concretas.
La asociación de demandas interesadas con acciones específicas realizadas sobre la propiedad.

Este método asegura que toda la información relevante quede centralizada en la ficha correspondiente, facilitando su recuperación y análisis cuando sea necesario.

Dónde consultar todos los seguimientos de la agencia

Inmovilla dispone de una herramienta centralizada en Utilidades > Seguimientos que permite visualizar los seguimientos asociados a diferentes fichas desde un único punto. Esta sección ofrece filtros avanzados para localizar rápidamente la información requerida.

La visibilidad de los resultados está condicionada por los permisos asignados a cada usuario. Por ejemplo, un comercial con acceso restringido solo podrá ver las notas y seguimientos que haya creado o que estén disponibles para él.

Cómo aplicar filtros en el listado general

Para optimizar la carga y la búsqueda, es recomendable definir filtros antes de consultar grandes volúmenes de datos. Entre los criterios más útiles se encuentran:

Comercial responsable.
Tipo de seguimiento.
Etiqueta asignada.
Ficha relacionada.
Periodo o fecha de creación.

Este buscador global es especialmente valioso para la supervisión comercial, el control de tareas y la revisión de acciones pendientes dentro de un equipo.

Cómo consultar los seguimientos dentro de una propiedad

Para acceder al historial específico de una propiedad, debe abrirse la ficha correspondiente desde el apartado de propiedades en el menú lateral. Inicialmente, la ficha se presenta en modo visualización y cuenta con una pestaña denominada Seguimientos.

En esta pestaña se despliegan todos los registros asociados a la propiedad, proporcionando una visión clara de las acciones realizadas, sus fechas y las tareas que aún permanecen pendientes.

Ficha de una propiedad con tabla de seguimientos

Diferenciando seguimientos generales de visitas

La ficha distingue entre seguimientos generales y visitas. Aunque ambas categorías forman parte del seguimiento comercial de un inmueble, las visitas cuentan con un tratamiento específico debido a su importancia en la operativa inmobiliaria.

Por tanto, para una gestión óptima:

Consulte la pestaña de Seguimientos para registrar llamadas, tareas, notas, gestiones documentales y otros movimientos.
Utilice el apartado de Visitas para monitorizar la actividad relacionada exclusivamente con las visitas al inmueble.

Formas de visualizar y localizar un seguimiento

Dentro del listado de seguimientos de una propiedad, se puede alternar entre una vista visual y una vista en formato tabla, según las necesidades y preferencias del usuario. La vista en tabla facilita la comparación simultánea de varios registros, mientras que la presentación visual agiliza la lectura y comprensión del historial.

Para localizar un seguimiento específico, es recomendable aplicar filtros por tipo de seguimiento, por ejemplo, seleccionando únicamente las operaciones de firma digital para ocultar el resto.

Al consultar el detalle de una acción, puede abrirse mediante el icono de visualización, lo que permite revisar toda la información y opciones asociadas a ese seguimiento.

Opciones disponibles en el detalle de un seguimiento

Un seguimiento no se limita a un texto breve; dependiendo de la gestión realizada, puede incluir diversos elementos que facilitan la organización, supervisión y comunicación efectiva.

Etiquetas para clasificación y supervisión

Las etiquetas son herramientas clave para identificar seguimientos según temas, prioridades o procesos específicos. Resultan especialmente útiles al revisar grandes volúmenes de registros desde la herramienta general, ya que permiten filtrar la información con precisión.

Es recomendable que la agencia establezca un sistema coherente de etiquetas para distinguir, por ejemplo, documentación, captación, firma digital, fotografías, incidencias o llamadas pendientes. Mantener un criterio común garantiza que los filtros sean efectivos para todo el equipo.

Archivos adjuntos

Cuando una gestión requiere documentación complementaria, los seguimientos pueden incluir archivos adjuntos. Esto garantiza que toda la información relevante permanezca centralizada junto al registro de la propiedad, evitando dispersión en múltiples canales.

Configuración de visibilidad para el propietario

La configuración de visibilidad es esencial al compartir estadísticas o información con el propietario. Un seguimiento puede configurarse con tres niveles de acceso:

Público: el propietario puede consultar el contenido completo del seguimiento.
Solo asunto público: el propietario visualiza únicamente el título o tema, sin acceso al contenido detallado.
No público: el seguimiento está disponible exclusivamente para uso interno de la agencia.

Antes de marcar un seguimiento como público, es fundamental revisar que el contenido sea adecuado para compartir, evitando incluir observaciones internas, datos sensibles o valoraciones dirigidas únicamente al equipo.

Seguimientos automáticos, manuales y plantillas

Inmovilla puede generar seguimientos automáticos basados en diversas acciones o procesos, como la creación de leads, nuevas demandas, solicitudes documentales o gestiones de firma digital. Estos registros automáticos contribuyen a mantener un historial completo sin necesidad de anotación manual para cada evento generado por el sistema.

No obstante, muchas interacciones requieren un seguimiento manual, como una llamada telefónica, una reunión, la gestión de incidencias o decisiones tomadas con el propietario.

Utilización de plantillas para seguimientos recurrentes

Las plantillas facilitan la creación rápida de seguimientos habituales con pocos clics. Son especialmente útiles para registrar situaciones comunes, como una llamada en la que no se ha logrado contactar con una persona.

Esta funcionalidad acelera el trabajo sin sacrificar la trazabilidad, constituyendo una modalidad de registro semiautomático: el usuario decide crear el seguimiento, pero el contenido base se incorpora desde una plantilla previamente configurada.

Las plantillas son recomendables para equipos que repiten frecuentemente el mismo tipo de anotación. Sin embargo, siempre es conveniente ajustar el asunto y el contenido para añadir contexto específico cuando sea necesario.

Duplicar un seguimiento existente

Cuando se requiere crear un seguimiento muy similar a uno anterior, se puede acceder al detalle del registro y utilizar la opción de duplicar desde el menú de acciones. Esta opción resulta práctica para tareas o comunicaciones que comparten estructura y formato.

Tras duplicar, es imprescindible revisar y actualizar los campos antes de guardar para evitar conservar fechas, asuntos, destinatarios o contenidos incorrectos o desactualizados.

Diferencias entre nota y tarea

Seleccionar correctamente entre nota y tarea es crucial para asegurar el correcto funcionamiento de la agenda y los avisos.

Nota: se utiliza para registrar información o acciones ya realizadas y no requiere fecha de aviso.
Tarea: representa una acción pendiente y necesita obligatoriamente una fecha de aviso para su creación.

Utilice una nota para documentar hechos ya ocurridos, como una conversación mantenida con el propietario. Use una tarea para compromisos futuros, como confirmar citas, solicitar documentación o coordinar sesiones fotográficas.

Cómo crear una tarea de seguimiento para una propiedad

La creación de una tarea permite centralizar en un único registro la información operativa, las relaciones con otras fichas y la planificación de avisos y recordatorios.

El proceso puede desarrollarse siguiendo estos pasos:

Acceda a los seguimientos de la propiedad. Abra el menú de acciones y seleccione la opción para crear un nuevo seguimiento.
Elija entre nota o tarea. Si la acción requiere aviso o debe aparecer como pendiente, seleccione tarea.
Defina etiqueta y tipo. Clasifique el seguimiento para facilitar búsquedas y supervisión.
Indique fecha y hora de aviso. Este dato es obligatorio para las tareas.
Escriba un asunto claro y descriptivo. Debe permitir identificar la acción de forma inmediata.
Añada el contenido detallado. Incluya objetivos, datos relevantes y próximos pasos a seguir.
Relacione demandas o contactos. Vincule las fichas comerciales u operativas implicadas.
Configure repetición, duración y recordatorios. Utilice estas opciones cuando la tarea sea recurrente, tenga una duración estimada o requiera avisos adicionales.

Formulario lateral para crear un seguimiento en una propiedad

Ejemplo práctico: reunión con fotógrafo

Una tarea habitual puede ser la coordinación de una reunión para actualizar las fotografías de una propiedad. El asunto debe reflejar claramente el objetivo, por ejemplo: Reunión para actualizar fotografías de la propiedad.

En el contenido se pueden detallar los trabajos previstos. Si el fotógrafo está registrado como contacto, es recomendable asociarlo a la tarea para establecer una conexión directa entre la propiedad y el profesional responsable.

Cómo asociar una demanda o un contacto a un seguimiento

Un seguimiento puede vincularse a múltiples fichas. Al asociar una demanda a una gestión sobre una propiedad, el registro será accesible tanto desde la ficha de la propiedad como desde la demanda vinculada.

Esta práctica evita la duplicación de anotaciones y garantiza que el historial comercial mantenga coherencia y consistencia en todos los puntos relevantes.

Para asociar demandas o contactos:

Localice el campo correspondiente a demanda o contacto en el formulario de creación o edición del seguimiento.
Utilice el buscador para identificar la ficha correcta.
Seleccione la demanda, cliente o profesional relacionado.
Verifique la asociación antes de guardar el seguimiento.

Es recomendable vincular únicamente aquellas fichas que estén directamente implicadas en la gestión para evitar sobrecargar el historial y dificultar su lectura.

Repeticiones, duración y gestión en agenda

Las tareas pueden programarse con periodicidad definida. Si una acción debe repetirse regularmente, se puede configurar para generarse diariamente, semanalmente o con otra frecuencia establecida. Estas tareas aparecerán reflejadas en la agenda.

Además, es posible indicar la duración estimada de cada tarea, lo que resulta especialmente útil para reservar bloques de tiempo, como en el caso de una reunión con el fotógrafo prevista para una hora.

Estas funcionalidades convierten el seguimiento en una herramienta integral de planificación, más allá de ser un simple historial de notas.

Configuración de recordatorios y alertas

Los recordatorios permiten recibir avisos anticipados antes de la fecha y hora programadas para una tarea. Se pueden configurar con la antelación deseada, por ejemplo, dos o tres horas antes de una reunión.

Además del aviso en la agenda, es posible enviar alertas por correo electrónico a contactos relacionados, propietarios u otros destinatarios relevantes.

Para configurar un recordatorio eficaz:

Establezca primero la fecha y hora de aviso de la tarea.
Agregue el recordatorio definiendo la antelación necesaria.
Seleccione los contactos o direcciones de correo electrónico que deben recibir la alerta.
Si dispone de plantillas de correo en el gestor de email, cárguelas para agilizar el envío.
En ausencia de plantilla, redacte un mensaje breve, claro y específico, indicando hora y objetivo de la reunión o tarea.

Una vez configurado, el aviso aparecerá en la agenda y el mensaje quedará listo para su envío conforme a la programación establecida.

Errores comunes al gestionar seguimientos de propiedades

Una herramienta de seguimiento solo es efectiva si los registros son claros, precisos y se programan correctamente. Evite los siguientes errores frecuentes:

Utilizar notas para acciones pendientes. Si precisa un aviso futuro, cree una tarea con fecha y hora de aviso.
Escribir asuntos poco descriptivos. Un título genérico como “Llamada” aporta poco contexto; es preferible especificar a quién se llamó y con qué propósito.
Olvidar asociar demandas relevantes. Si la acción afecta a una demanda concreta, vincúlela para que el historial sea accesible desde ambas fichas.
Marcar como público contenido interno. Revise siempre la visibilidad antes de compartir información con el propietario.
Crear tareas repetitivas manualmente. Para acciones recurrentes, utilice la función de repetición automática.
No emplear etiquetas. Sin una clasificación consistente, localizar información en listados extensos se vuelve más lento y complejo.
Duplicar registros sin ajustar datos. Siempre revise y actualice fechas, destinatarios y contenidos antes de guardar duplicados.

Checklist para un seguimiento de propiedad correctamente registrado

Antes de guardar un seguimiento importante, asegúrese de que:

La propiedad vinculada es la correcta.
Ha seleccionado adecuadamente entre nota y tarea.
El asunto identifica claramente la acción.
El contenido incluye todos los datos relevantes para otros miembros del equipo.
La etiqueta y el tipo de seguimiento facilitan su posterior filtrado.
Las demandas y contactos relacionados están correctamente asociados.
La visibilidad es adecuada para la información contenida.
Si es una tarea, la fecha, duración y recordatorios están correctamente configurados.

Conclusión

Los seguimientos en la ficha de una propiedad son una herramienta esencial para centralizar y optimizar la gestión comercial y operativa del inmueble. La combinación de notas para documentar el historial, tareas con avisos para acciones pendientes, la vinculación con demandas y contactos, el uso de etiquetas, adjuntos y recordatorios, contribuye a mantener un proceso de trabajo ordenado, eficiente y transparente.

El objetivo final es que cada propiedad disponga de un registro completo, claro y actualizado de todas las gestiones relevantes, desde una simple llamada hasta una reunión, una acción documental o una comunicación programada con el propietario, facilitando así una gestión profesional y efectiva.

Question 7

Internal data in property sheet

Accepted Answer

How to use internal data in a real estate property sheet

Internal data of a property sheet is an essential tool to optimize the daily management of a real estate agency, allowing the organisation of operational processes without affecting the commercial information visible of the property. This data facilitates the control of key aspects such as key management, coordination with collaborators, important notices, instructions for visits, internal observations, and administrative tasks that only the team should know.

The main advantage of this section lies in the clear segregation between private information intended exclusively for the agency and the public data shown in descriptions, portals, or shared with other professionals. Having a complete and well-structured sheet minimises errors, reduces unnecessary calls, and ensures that any team member can intervene in the management of the property with the appropriate context.

Definition of internal data in a property sheet

Internal data are fields designed exclusively for the internal administration of the agency within the property sheet. They are not intended for commercial publication nor to be part of the property's title or description.

Generally, this section is located within the property sheet, in additional options or under the More menu. From there, it is possible to consult the registered information as well as edit it to complete or update it when necessary.

The fundamental rule is clear: if a piece of data is useful for the team but should not be public, it must be registered as internal information.

Internal data form open within a property sheet

Recommended information to include in the internal data of a property

It is essential to use each field with a clear and specific purpose, which guarantees that the sheet remains organised and that the team can quickly locate relevant information.

Key and keyring management

Keyring management is one of the most critical internal data. It allows knowing if the agency has the key and associating the property with a specific keyring.

• Register the assigned keyring when the key is under the agency's custody.
• Use manual assignment to select a specific keyring when necessary.
• Use automatic assignment so the system efficiently assigns an available keyring.
• Add detailed observations if the key is not available, must be requested in advance, or there are special conditions for access.

An accurate record avoids unnecessary trips and ensures visits are prepared adequately and efficiently.

Collaborator and collaborator reference

When a property comes from an external collaborator, it is advisable to link it to that contact and register their corresponding reference. For this, the collaborator must be previously registered as a contact with a specific collaborator profile.

The reference is especially useful to identify the origin of duplicate sheets or to relate a property to its initial registration, thus maintaining the traceability of the acquisition without mixing it with the public data of the listing.

Important notices for the team

Internal notices highlight critical information through visible alerts when accessing the sheet. They are ideal for communicating situations that require immediate attention before performing any action on the property.

For example, they can be used to remind about visit confirmation, key request from the administrator, define a meeting point, or follow specific prior instructions.

Shared important notices

It is essential to differentiate between internal notices exclusive to the agency and shared important notices. The former are only visible to the internal team, while shared notices can be viewed by other agencies within collaboration circles.

Before entering information in a shared field, ensure the content is appropriate for third parties and avoid including data that should remain confidential to your team.

Notes for visits

Visit observations should contain practical and operational instructions to access or show the property. These notes differ from the commercial description and focus on logistical aspects.

• Indicate the meeting point with the client.
• Specify whom to notify before arriving.
• Inform if the property does not have a key at the office.
• Detail if the key must be requested from an administrator or responsible person.
• Include any relevant indication to organise the visit efficiently.

Private property observations

This field is intended to store relevant contextual information for internal management that should not appear in the title or public description of the property. It may include follow-up notes, operational reminders, or important comments for the team.

It is essential to avoid turning this space into commercial text. If the content adds value to the client and must be published, it should be registered in the corresponding public fields. If it is only useful for internal management, it should remain in private observations.

Internal management and control markers

Internal management allows classifying and organising properties according to actions or states that the agency needs to control. For example, it is possible to mark properties that have a sign, are part of a visit plan, or other specific operational states.

These markers are also useful for managing internal marketing processes, facilitating the identification and filtering of properties selected for campaigns or specific actions.

Step-by-step procedure to complete internal data

To ensure consistency in property sheets, it is recommended to complete the internal data at the time of creating the property and review them after each significant change.

• Access the Properties list from the sidebar.
• Open the sheet of the property you want to manage.
• Locate the additional options within the sheet and select Internal data.
• Click Edit to enable the corresponding fields.
• Assign the keyring, collaborator, and collaborator reference when relevant.
• Add an important notice if there is any instruction that should be highlighted when opening the sheet.
• Use the shared notice only if the information can be consulted by collaborating agencies.
• Register instructions for visits, internal observations, and operational markers.
• Save the changes and verify that the notices are displayed correctly when reopening the sheet.

Custom fields for internal management

In addition to standard fields, the platform allows creating custom fields to adapt the property sheet to the specific needs of the agency. This functionality is especially useful to classify properties according to criteria not contemplated by default.

For example, an agency can create an internal quality called Gallery to identify properties included in specific content campaigns. If the filtering option is activated, it will be possible to easily locate these properties using this tag.

Internal management section and classification options in a property sheet

Steps to create a custom internal field

Creating new internal qualities is done from the platform settings, in the Qualities section. The process consists of the following steps:

• Access Settings.
• Enter Configuration and locate the Qualities section.
• Create a new quality with a clear and functional name for the team.
• Define if this quality will allow filtering properties in the lists.
• Mark the option to treat it as an internal management.
• Save the configuration and wait for the update to apply.

Once created, the new quality will appear among the available custom fields in the sheet. Being an internal management, this information will not be sent to real estate portals nor shown on the public website.

Privacy: what information is shared and what remains confidential

Privacy is a fundamental aspect in handling internal data. The information registered in this section is intended exclusively for the internal use of the agency and is not shared as commercial content of the property.

However, there is an important exception: shared important notices can be visible to collaborating agencies with which the property is shared within a collaboration circle.

• Standard internal data: visible only to the owning agency.
• Internal custom fields: not published on portals or the public website.
• Shared notices: accessible to collaborating agencies linked to the property.

This differentiation facilitates the correct placement of each type of information and minimises the risk of sharing confidential data by mistake.

Common mistakes in internal information management

Using internal notes as commercial description

Confusing internal observations with the commercial description makes it difficult to keep the sheet updated and complicates locating relevant data. It is essential to keep these contents separate to ensure clarity and accuracy.

Not updating visit instructions

Obsolete access instructions can cause failed or poorly coordinated visits. It is essential to review and update this field whenever key availability, responsible contact, or entry procedure changes.

Including sensitive information in shared notices

Before registering data in a shared notice, confirm that this information can be consulted by external agencies. Strictly confidential information must remain in non-shared internal fields.

Creating an excess of custom fields

Custom fields are useful only if used consistently and orderly. Creating numerous ambiguous tags can complicate classification and filtering. It is advisable to define a limited number of clear qualities with a well-established usage criterion.

Omitting the origin registration in duplicate sheets

When duplicate sheets exist, registering the collaborator reference or origin is fundamental to maintain traceability and facilitate subsequent follow-up. Not doing so can cause confusion and hinder management.

Pre-visit management checklist

Before confirming a visit or delegating property management, verify the following aspects:

• Does the property have a key and is the keyring correctly assigned?
• Is there any important notice visible when opening the sheet?
• Are the visit instructions updated and valid?
• Is the meeting point or contact person clearly indicated?
• Does the sheet come from a collaborator and is their reference registered?
• Are there relevant internal observations the agent should know?
• Are internal markers, such as sign or visit part, correctly updated?

Conclusion

Internal data in a property sheet constitute an organised and efficient system to centralise the operational information of the real estate agency. Proper management of the keyring, collaborators, notices, visits, and custom fields allows maintaining rigorous control of each property without compromising information confidentiality or affecting commercial presentation.

The main recommendation is to complete these fields from the start of the process, use notices only for highly relevant matters, and review the sheet after each change in the property's operation, thus ensuring professional and effective management.

Question 8

Desvio da Oportunidade

Accepted Answer

Resumo rápido

O desvio da oportunidade é uma ferramenta avançada que permite estabelecer uma margem de variação dentro da qual as correspondências entre imóveis e oportunidade são consideradas válidas. Sua aplicação é fundamental nas seções de tipo, localização e preço, pois otimiza a precisão dos cruzamentos ao permitir uma faixa flexível entre o preço mínimo e máximo definido.

O que significa exatamente “desvio da oportunidade”?

Imagine que define uma faixa de preço para comprar ou vender um produto ou serviço. O desvio atua como um ajuste adicional que determina até que ponto está disposto a aceitar variações dentro dessa faixa para que ocorra um cruzamento. Essencialmente, funciona como uma margem dinâmica que amplia ou restringe as possibilidades de encontrar uma contraparte compatível, facilitando assim operações mais adaptadas às suas necessidades.

Onde configurar

A configuração do desvio é feita na secção de oportunidade, especificamente na seção de tipo, localização e preço. Aqui poderá definir desde qual quantidade está disposto a aportar até um máximo, e adicionar o desvio correspondente para cada intervalo de preço, ajustando com precisão a flexibilidade dos cruzamentos.

Que efeito tem sobre os cruzamentos

O desvio influencia diretamente os cruzamentos entre ordens, que são os pontos onde a oporutnidade e o imóvel coincidem para executar uma operação efetiva.

Maior precisão: A aplicação de um desvio permite que o sistema identifique cruzamentos mais relevantes, considerando uma margem aceitável entre os preços estabelecidos.
Redução de cruzamentos com intervalos pequenos: Ao configurar um intervalo de desvio reduzido, diminui-se a quantidade de correspondências automáticas, pois a faixa aceitável é mais estrita e seletiva.

Opções de visualização e controle

Além de configurar o desvio, a plataforma oferece opções para controlar como os cruzamentos gerados por esse parâmetro são visualizados. Entre as possibilidades destacam-se:

Visualizar todos os cruzamentos, incluindo aqueles originados pelo desvio aplicado.
Excluir os cruzamentos derivados do desvio, baseando a correspondência apenas no preço mínimo e máximo do intervalo original.

Essas opções são especialmente úteis para auditar a atividade real dentro de uma faixa estrita ou para explorar oportunidades ampliadas que o desvio facilita, permitindo uma gestão mais informada e estratégica.

Como decidir o tamanho do intervalo

Não existe um valor universal para o intervalo de desvio, mas estas recomendações ajudarão a determinar o ajuste ótimo conforme os seus objetivos:

Se a sua prioridade é máxima precisão e minimizar execuções automáticas indesejadas, opte por intervalos pequenos e estritos.
Se procura maior volume de oportunidades de cruzamento e prefere priorizar a execução sobre a exatidão do preço, aumente o desvio para ampliar a faixa aceitável.
Acompanhe o histórico de cruzamentos para avaliar como as diferentes configurações de desvio afetam os seus resultados e ajuste os parâmetros com base nesses dados.

Casos práticos e considerações

Um intervalo excessivamente amplo pode gerar cruzamentos que não correspondem às suas expectativas de preço, embora aumentem a probabilidade de execução.
Um intervalo muito estreito pode deixar ordens sem executar, mesmo quando existe oportunidade próxima que difere apenas por uma pequena fração no preço.
Aproveite a função de mostrar ou ocultar cruzamentos com desvio para analisar o impacto antes de aplicar mudanças definitivas na sua configuração.

Checklist rápido antes de aplicar desvio

Definiu corretamente o preço mínimo e máximo do intervalo para sua oportunidade?
Qual é seu objetivo principal: execução rápida ou preservação do preço ótimo?
Testou inicialmente com um intervalo pequeno e depois fez ajustes progressivos conforme os resultados obtidos?
Reviu a visualização dos cruzamentos para garantir que o desvio está a gerar o efeito desejado?

Conclusão

O desvio da oportunidade é uma ferramenta estratégica chave para equilibrar precisão e oportunidade nos cruzamentos de ordens. O seu ajuste cuidadoso, combinado com as opções de visualização disponíveis, permite otimizar as execuções conforme as suas prioridades, seja proteger o preço alvo ou maximizar a probabilidade de encontrar uma contraparte efetiva.

Question 9

Documento SEPA

Accepted Answer

Alterar a autorização de débito direto no Immovilla e preencher o documento SEPA

Se precisar de alterar o número de conta no Immovilla, há um ponto importante que convém esclarecer desde o início: para a autorização de débito direto, é obrigatório preencher e anexar o documento SEPA.

O processo é, na verdade, bastante simples se for feito no local correto. Além disso, vale a pena verificar primeiro qual a modalidade de pagamento que tem ativa, porque nem todas se alteram da mesma forma.

Antes de mais nada: quais são as opções de pagamento disponíveis

No Immovilla, existem várias formas de pagamento, e cada uma funciona de maneira diferente.

Pagamento com cartão: a renovação é efetuada automaticamente.
Alteração do cartão: o número do cartão atual não é substituído diretamente. Nesse caso, é necessário cancelar o pagamento e voltar a efetuá-lo com o novo cartão, ou utilizar a opção de forma de pagamento disponível no Marketplace.
Transferência bancária: em cada ciclo, é enviado um e-mail com o número da conta para que possa efetuar a transferência.
Débito direto: neste caso, é necessário o formulário SEPA para processar a alteração da conta.

Se o que pretende é alterar a conta bancária de uma cobrança automática, o procedimento correto passa pelo formulário SEPA.

Onde se encontra o formulário SEPA no Immovilla?

A forma mais prática de gerir isto é a partir da opção A minha Agência.

Esse acesso encontra-se no canto superior direito, no avatar ou na foto do utilizador. Ao clicar nele, abre-se o painel com os diferentes separadores disponíveis para o seu utilizador.

Dentro desse painel, aparece a secção relacionada com o formulário SEPA.

Como preencher o documento SEPA passo a passo

Não há aqui grande mistério, mas há vários campos que devem ser bem verificados para evitar erros.

O mais importante é que o titular que consta no Immovilla coincida com o titular da conta bancária. Se esse dado não corresponder, a alteração pode causar problemas na validação ou no processamento posterior.

Os dados que normalmente terá de preencher são os seguintes:

Nome ou razão social
Rua e número
Localidade
País
Conta bancária
Tipo de pagamento

Na secção relativa ao tipo de pagamento, se se tratar de uma prestação mensal por débito direto, o normal é assinalá-la como pagamento recorrente.

Além disso, antes de gerar o documento, é necessário aceitar os termos e condições.

Importante em relação ao número de conta

O formulário segue determinados padrões de validação. Ou seja, não aceita qualquer formato.

Por exemplo, numa conta portuguesa, o prefixo PT faz parte do IBAN. Se for eliminado, o sistema deteta-o como incorreto. Essa verificação ajuda a evitar erros básicos ao preencher o documento.

O que acontece depois de preencher o formulário

Assim que todos os dados estiverem preenchidos corretamente, o sistema descarrega o PDF preenchido com as informações introduzidas.

Esse PDF já vem pronto, mas ainda falta um passo fundamental: assiná-lo.

O procedimento correto seria o seguinte:

Preencher todos os campos do formulário SEPA
Aceitar as condições
Descarregar o PDF gerado
Assinar o documento
Anexá-lo novamente na mesma secção, já assinado.

Ou seja, não basta gerar o PDF. Para que a mudança de conta possa ser processada, o documento deve ser devolvido assinado e carregado no sistema.

Como anexar o SEPA assinado

Depois de assinar o PDF, volte à secção do formulário e utilize a opção para carregar ou anexar o ficheiro.

Quando o ficheiro for carregado com sucesso, o documento já é considerado como tendo sido apresentado da sua parte.

O que acontece depois de enviar o documento

Quando o SEPA é anexado, o sistema envia um aviso por e-mail para que se verifique o pedido.

Nessa verificação, verifica-se, sobretudo, o seguinte:

Se os dados alterados estão corretos
Se o documento está devidamente assinado
Se está tudo pronto para proceder à alteração do número de conta

Uma vez validado, a alteração da autorização de débito direto é processada.

Se não vir o formulário SEPA na Minha Agência

Pode acontecer que, ao aceder à Minha Agência, o campo do formulário SEPA não apareça ativado ou esteja diretamente bloqueado.

Isto não significa que haja um erro no sistema. Normalmente, deve-se à falta uma permissão do utilizador.

Essa autorização pode, geralmente, ser ativada pelo gestor ou por quem tiver acesso à configuração de utilizadores.

Como ativar a permissão do formulário SEPA

Se tiver permissões para gerir utilizadores, o caminho é o seguinte:

Definições
Utilizadores
Aceder ao utilizador em questão
Ir para Permissões avançadas
Procurar a permissão relacionada com A Minha Agência
Selecionar a opção Formulário SEPA

Se a permissão não estiver marcada, é necessário ativá-la e guardar as alterações.

Depois disso, é aconselhável seguir esta sequência para que as alterações sejam refletidas corretamente:

Guardar
Sair da sessão
Iniciar sessão novamente
Verificar novamente a opção Minha Agência

Com isso, o formulário SEPA já deverá estar visível e pronto a ser utilizado.

Resumo prático do processo

Se quiser fazer isto sem perder tempo, siga este guia rápido:

Verifique primeiro se a sua forma de pagamento atual é por débito direto.
Aceda à Minha Agência a partir do avatar no canto superior direito.
Abra o formulário SEPA.
Preencha todos os dados, certificando-se de que o titular corresponde ao da conta bancária.
Selecione pagamento recorrente se se tratar de uma mensalidade cobrada por débito direto.
Aceite as condições.
Descarregue o PDF gerado.
Assine o documento.
Volte a anexá-lo na mesma secção.
Aguarde a revisão para concluir a alteração da conta.

E se o formulário não aparecer, verifique as autorizações em Definições > Utilizadores > Permissões avaçadas.

Com isto, a alteração da cobrança por débito direto no Immovilla deverá ficar resolvida de forma simples e sem complicações.

Question 10

How to Access Inmovilla and Manage Your Access Data

Accepted Answer

If you are starting your experience with Inmovilla, it is essential to understand from the beginning how to correctly access the CRM and which data you can manage independently within the platform.

The access process is simple, but it is crucial to become familiar with the meaning of each field, understand the information we provide when creating your account, and distinguish which modifications you can make yourself and which require support team intervention.

Inmovilla access screen with office, user, and password fields

Official URL to Access Inmovilla

To enter the Inmovilla CRM system, you must go to the following web address:

crm.inmovilla.com

Upon accessing, you will find the login screen where you must enter three essential pieces of information to authenticate correctly.

Credentials Required to Log In

Before accessing, you will have received an email with your credentials. The essential data for login are:

Office key
User
Password

These three elements form the basis for secure system access.

Language Options Available on the Access Screen

At the top of the login screen, you have the option to select the interface language. Usually, the main options are shown through flag icons. When you choose your preferred language, the screen will automatically update to the selected language.

For example, you can choose:

Spanish
English
Portuguese

What is the Office Key?

The office key is an identifier assigned by default when your account is created. Generally, it is a short word related to the name of your real estate agency.

This value is set by our team during account registration and, although it is possible to request its change, it cannot be modified directly by the user from the platform.

If you wish to change the office key, you must send a request by email to soporte@inmovilla.com. Our team will evaluate the availability of the proposed key, and if it is already in use, it cannot be applied.

The office key cannot be changed from settings
The change must be requested from support
Approval depends on the availability of the new key

User and Password Management

Unlike the office key, the user and password can be modified directly from the application, provided you have the necessary permissions (accessing Settings > Users).

By default, we assign an initial user, usually linked to the office, but this data is fully editable and you can update it anytime from the settings section.

Procedure to Recover a Forgotten Password

If you have forgotten your password, the recovery process is simple and integrated into the access screen.

You only need to provide two pieces of information:

Office key (as explained above).
User

After entering this information, you will receive an email with instructions to reset your password and regain access securely.

Access recovery form with office and user fields and send button

What You Will Find Upon Entering Inmovilla

Once inside the system, you will access the main CRM environment, where the control panel with your indicators and key functionalities is displayed.

In the upper right corner, you will see the user avatar, which acts as a direct access to various options related to managing your office and your personal profile.

Main Inmovilla panel with indicators and top user menu

How to Modify Your Office’s Main Data

To update your agency’s general information, follow these steps:

Click on the user avatar located at the top right.
Select the My Office option.
Edit the available fields in the configuration.

From this panel, you can modify relevant public data of the agency, such as:

Physical address of the agency
Contact phone number
Public email address

This public email is the one used, for example, in publications and communications visible to clients and users.

Data That Cannot Be Modified from the My Office Section

It is important to distinguish between the agency’s operational data and administrative data.

While public data can be adjusted from My Office, any modification related to billing data must be managed through the corresponding department.

To change billing data, send your request by email to facturacion@inmovilla.com.

In summary:

Agency public data: editable from My Office.
Billing data: must be requested by email to the billing department.

How to Update User and Password from Settings

If you need to change your username or password, the procedure is done from the left sidebar, in the Settings section.

The detailed process is as follows:

Access Settings.
Select Users.
Choose the user you want to edit.
Modify the username if necessary.
Enter the new password.
Confirm the password.
Save the changes to apply them.

It is essential to have the appropriate permissions to access this section and make modifications.

Important: Steps for the Password Change to Take Effect

Saving the new password is an essential step, but for the change to apply correctly, you must:

Log out of the platform.
Log in again with the new password.

If you do not perform this logout and new login, it may seem that the change has not yet been implemented.

Summary: What You Can Modify Yourself and What You Must Request

To avoid confusion, here is a clear summary of the modifications you can make directly and those that require external intervention:

User: editable from Settings > Users.
Password: editable from Settings > Users.
Office public data: modifiable from My Office.
Office key: must be requested from the support team.
Billing data: must be managed through the billing area.

Quick Guide to Access Inmovilla

Go to crm.inmovilla.com.
Enter your office key, user, and password.
If needed, change the language from the top of the screen.
If you have forgotten your password, use the recovery option by providing the office key and user.
Once inside, use My Office to update your agency’s public data.
To change user and password, go to Settings > Users.
After changing the password, remember to log out and log in again for the changes to take effect.

With this information, you will have complete control over basic access to Inmovilla and know exactly where to make each type of modification, avoiding wasting time on options that do not apply.

Question 11

Custom Fields in Property/Prospect

Accepted Answer

How to create and filter custom fields in property records

Custom fields are an essential tool to tailor a property or prospect record to the specific processes and needs of each real estate agency. Their usefulness lies in the ability to record internal information not included in standard fields, optimizing the organization of the record and facilitating the location of properties through specific and custom filters.

This guide provides a detailed explanation of what custom fields are, how to configure them correctly, what types of data can be stored in each, and how to use them effectively to filter and segment the property listing.

What are custom fields for a property?

A custom field is additional data added to a property or prospect record, designed to cover specific internal needs of the real estate team that are not included in the system's default fields.

For example, it can be used to indicate whether a property has a gallery, record relevant operational observations, assign internal numerical classifications, or store particular features essential for daily management and decision-making.

Important: custom fields are intended exclusively for internal management. These fields are not automatically sent to real estate portals nor published on external websites.

Properties and prospects: managing custom fields

Property and prospect records share a similar structure, differing mainly in the status of the record and certain specific requirements when registering each type of property.

Therefore, the configuration and management of custom fields is done directly from the corresponding record. To access it, simply open a property or prospect and locate the section dedicated to custom fields within the available tabs or sections.

In some cases, the Custom Fields section may be hidden by default. To activate it, use the add sections button, usually identified with the + symbol, and select this option to make it visible.

Property record with side panel of available fields

The customization panel allows selecting which fields are shown and in what order within the record.

Hide standard fields that are not relevant to the team

Customizing a record is not only about adding new data but also simplifying its structure by removing unnecessary elements. This helps the team complete important information more quickly and efficiently.

From the field display or customization option, it is possible to hide those standard fields that are not usually used in daily operations. Once hidden, these fields no longer appear by default in all property records.

When is it advisable to hide a field

• When the field does not provide relevant information for acquisition, marketing, or administration.
• When the information it contains is duplicated in another section of the record.
• When it complicates the record, making it less quick and easy to complete.
• When it corresponds to processes the team does not use in their usual workflow.

Hiding fields improves visual clarity and usability, but it is advisable to agree on this decision with the team before applying it broadly, as a seemingly secondary field could be essential for certain specific operations.

How to create a new custom field

Once the custom fields section is activated, you can access the manage fields option to create a new one. The configuration of this field will define the type of data it will store, its position in the record, and its functionality in searches and filters.

• Open a property or prospect record.
• Activate the Custom Fields section if it is not visible.
• Access the field management or administration.
• Select the option to create a new custom field.
• Assign a clear, descriptive, and easily recognizable name for the field.
• Choose the most appropriate data type according to the information to be recorded.
• Define the order in which it will appear within the record to facilitate consultation.
• Activate the filtering option if you want this field to serve as a search criterion.
• Save or confirm the changes made.

After completing these steps, the new field will be available in the custom fields section of the record, ready to be used.

Selecting the appropriate field type

Choosing the field type is fundamental to ensure the consistency and usefulness of the recorded information. An incorrect type can generate inconsistent data and hinder the application of efficient filters.

Below are the most common field types and their recommended uses:

Field type	When to use it	Example use
Text	For brief notes	Internal label or complementary reference
Long text	For detailed explanations or comments	Internal observations about the property
Number	For integer values	Internal classification or quantity
Decimal number	For values with decimals	Precise quantitative data
Yes or no	For binary conditions	Gallery available: yes or no

In particular, for simple binary answers, the yes or no field is especially efficient, as it appears as a checkbox that facilitates both data entry and subsequent filtering.

Side form to create a custom field with type selector

The selection of the data type should be based on the nature of the information the team needs to record and consult.

Configure the order of custom fields

The order in which fields are presented within the record is key to improving user experience and management efficiency. Establishing a logical priority allows the most relevant and consulted data to appear first, avoiding the need for the team to navigate through extensive sections.

It is recommended to organize fields following this practical criterion:

• First, the data that must be completed in most properties.
• Next, the features that contribute to internal classification.
• Finally, observations or data that apply only in specific cases.

For example, if a field called Gallery is relevant for reviewing and publishing listings, it is advisable to place it in a prominent position so it is easily visible when editing the record.

How to filter properties using custom fields

Custom fields can become key criteria to segment and locate properties within the general listing. For this, it is essential that the field is configured as filterable during its creation or editing.

Once this function is activated, the field will appear in the smart search and in the filters available in the property listing, allowing identification of specific groups of properties without the need to review each record individually.

Practical example: filter by the "Gallery" field

Suppose a custom field of type yes or no called Gallery has been created. By enabling the filtering option, the listing can segment properties according to whether or not they have this feature checked.

• Create the Gallery field with yes or no format.
• Activate the filter option for this field.
• Check the corresponding box in records that have a gallery.
• Access the property or prospect listing.
• Search for the Gallery criterion in the smart search or filter panel.
• Select the desired condition, for example, with gallery or without gallery.

The system will only show records that meet the selected condition. If a property does not have the field checked, it can be included when applying the filter corresponding to the absence of that feature.

Property listing with custom filter applied in side panel

Activating custom filters allows segmenting the listing according to the values stored in each record, improving search accuracy.

Best practices for creating effective custom fields

Before adding a new custom field, it is essential to review whether the information to be recorded is already covered by a standard field to avoid duplications that may cause confusion and contradictory data.

• Use clear, concise, and easily understandable names for the entire team.
• Create fields only for information that will be actively consulted or used.
• Select a data format consistent with the expected type of response.
• Activate the filtering option only on fields that add value for segmenting properties.
• Define a logical order, prioritizing the visibility of the most important fields.
• Avoid using custom fields for information that requires publication on portals or external websites.

Common mistakes in custom field configuration

Creating fields thinking they will be published automatically

It is crucial to understand that custom fields are for internal use and should not replace official fields intended for publication on real estate portals or websites.

Choosing text when a binary response suffices

For simple yes or no answers, using a yes or no field is clearer and more efficient, as it avoids variations in data entry and facilitates filter application.

Not enabling the filter when creating the field

If the field is intended to serve as a search criterion, it is essential to activate the filtering option during its configuration so it can be used in the listing.

Accumulating too many custom fields

An overloaded record can slow down the management process. It is advisable to keep only fields that provide real value and hide or delete those that are not part of daily operations.

Checklist before saving a new custom field

• Is the data not already covered by a standard field?
• Is the name clear and easily understandable without additional explanations?
• Does the selected data type correspond with the expected response?
• Does the field's position make sense in the context of the record?
• Will the team need to filter properties using this data?
• Is this information exclusively for internal management?

Conclusion

Custom fields are a powerful tool to adapt property and prospect records to the specific needs of each real estate agency. They allow adding relevant internal information, simplifying the record by hiding unnecessary fields, and creating precise filters that facilitate the location and segmentation of properties.

The key to maximizing their usefulness lies in maintaining a simple and functional structure: create only essential fields, select the appropriate data type for each case, and activate filtering only when the data will be used to efficiently organize and search properties.

Question 12

Mudança de Titularidade no Inmovilla

Accepted Answer

Mudança de titularidade: como proceder, passo a passo

A ideia desta ferramenta é, precisamente, permitir que as agências possam tratar deste processo de forma mais automatizada, mais organizada e bastante mais simples.

Se, em algum momento, precisar de transferir a titularidade da conta do Inmovilla para outra pessoa ou entidade, este é o procedimento que deve seguir e a documentação que lhe será solicitada para que o pedido possa ser processado corretamente.

Onde pode encontrar o formulário de titularidade?

A gestão é efetuada a partir do painel A Minha Agência. Para aceder, deve dirigir-se ao canto superior direito, onde aparece o avatar ou a fotografia do utilizador, e, a partir daí, aceder a essa secção.

Uma vez lá dentro, irá encontrar a opção Formulário de titularidade.

Panel lateral de mi oficina con el formulario de titularidad abierto

Quem pode realizar este procedimento

Por defeito, este formulário não está disponível para todos os utilizadores. A sua disponibilidade depende de uma autorização específica nas definições de utilizadores.

Para poder utilizá-lo, deve estar ativado em:

• Definições dos utilizadores
• Permissões avançadas
• Ativação do formulário de titularidade no painel A Minha Agência

Na prática, o normal é que essa autorização seja detida pelo gestor ou pela pessoa responsável pela agência. Se a opção não aparecer, a primeira coisa a verificar é precisamente esse ponto.

Como funciona o processo completo

O próprio painel apresenta a mudança de titularidade como um processo muito claro. Basicamente, divide-se em quatro passos:

• Preencher os dados do novo titular ou cessionário
• Descarregar o PDF já preparado com esses dados
• Assinar o documento fora da aplicação
• Carregar o contrato assinado juntamente com a documentação comprovativa

Embora o procedimento seja simples, é necessário preencher corretamente cada parte para evitar atrasos.

Quais os dados que aparecem automaticamente e quais os que deve preencher

Quando abre o formulário, parte da informação já aparece preenchida por predefinição. Esses dados correspondem ao cedente, ou seja, ao atual titular da conta.

Por outras palavras, o sistema retira a informação que já consta na plataforma e utiliza-a como base para o processo.

Com base nisso, é necessário preencher os dados que faltam:

• Dados do representante
• Número de Identificação Pessoal do representante (Cartão de Cidadão)
• Dados do novo titular, que seria o cessionário
• Restantes campos obrigatórios do formulário

Formulario de titularidad con campos de cedente, representante y cesionario

A lógica aqui é simples: o atual titular já está identificado com as informações armazenadas na conta, e o que é necessário introduzir são todas as informações necessárias relativas à parte que vai assumir a titularidade.

Instruções passo a passo para preencher o formulário

Se quiser fazer isto sem se perder, esta seria a ordem recomendada:

Aceda a A Minha Agência e abra o Formulário de titularidade.
Verifique os dados do cedente que aparecem preenchidos automaticamente.
Preencha os dados do representante.
Introduza o documento de identificação do representante.
Preencha todos os dados do cessionário ou novo titular.
Aceite a política de privacidade.
Descarregue o PDF pré-preenchido.

Na demonstração são utilizados dados fictícios, mas o funcionamento real é exatamente o mesmo. O importante é que toda a informação esteja completa e seja coerente com a documentação que irá anexar posteriormente.

Descarregar o PDF pré-preenchido

Depois de preencher os campos e aceitar a política de privacidade, o sistema gera um contrato em PDF com os dados já inseridos.

Isto poupa tempo, pois evita ter de preparar o documento manualmente do zero. O ficheiro fica pronto para ser revisto, impresso e assinado.

Documento PDF del contrato de cambio de titularidad abierto en pantalla

Esse PDF inclui as informações que acabou de introduzir, por isso é aconselhável verificar se está tudo correto antes de prosseguir.

O que fazer depois de descarregar o contrato

O passo seguinte já não é realizado dentro da aplicação. O documento deve:

• Imprimir
• Assinar nas partes correspondentes
• Preparar para posterior carregamento no sistema

Enquanto esse contrato não estiver assinado, o processo não estará pronto para ser enviado.

Nota: Ter em atenção que quando o documento está assinado é para se carregar na caixa que indica "Documento assinado". Não confundir com a caixa da Documentção Corporativa do Cessionário.

A documentação comprovativa do cessionário

Para além do contrato assinado, é necessário anexar documentação que comprove que a pessoa ou entidade que vai assumir a titularidade tem capacidade para o fazer.

Este ponto é fundamental. Não se trata apenas de identificar o novo titular, mas sim de comprovar que este pode, de facto, assinar e assumir essa alteração.

A documentação pode incluir, consoante o caso:

• Escrituras
• Procurações
• Documentação social
• Documentação de identificação
• Qualquer outro documento de acreditação válido que seja aplicável

Sección del formulario para subir documentación acreditativa del cesionario

Nessa mesma secção, são também apresentados os termos e condições de contratação e a política de privacidade, para que todo o processo fique devidamente documentado.

Como carregar os ficheiros

Quando já tiver o contrato assinado e a documentação comprovativa preparada, basta carregar ambos os ficheiros no formulário.

A sequência seria a seguinte:

Anexar o contrato assinado.
Anexar a documentação comprovativa da identidade do cessionário.
Selecionar a opção para carregar a documentação.

É importante verificar, antes do envio, se os ficheiros estão corretos e se são legíveis. Se a documentação não permitir verificar adequadamente a identidade ou a capacidade de representação, o processo poderá demorar mais tempo.

Formulario de titularidad con confirmación visual tras subir la documentación

O que acontece depois de enviar o pedido

Depois de carregada a documentação, o sistema envia uma notificação por e-mail para o suporte com o pedido de alteração de titularidade.

A partir daí, entra-se em contacto com a outra parte e são realizadas as verificações necessárias para efetuar a alteração corretamente.

Ou seja, a ferramenta automatiza a recolha de dados e documentos, mas continua a existir uma validação posterior para garantir que tudo está em ordem antes de alterar a titularidade da conta.

Dicas para que o processo corra bem à primeira tentativa

Embora o procedimento tenha sido concebido para simplificar o trabalho, há vários pormenores que valem a pena verificar antes de enviar qualquer coisa:

• Verifique se o utilizador tem ativada a autorização do formulário de titularidade.
• Verifique os dados do cedente que vêm preenchidos por predefinição.
• Verifique se o representante e o cessionário estão corretamente identificados.
• Certifique-se de que aceita a política de privacidade antes de descarregar o PDF.
• Assine o documento fora da aplicação antes de o carregar.
• Anexe documentação comprovativa suficiente e legível.

Um processo simples e semelhante a outros formulários da plataforma

Na prática, este fluxo é muito semelhante a outros processamentos documentais já conhecidos na ferramenta, como o formulário SEPA. A diferença é que, neste caso, tudo está orientado para a mudança de titularidade da conta imobiliária.

A vantagem é clara: menor dependência de apoio para dar início ao processo, maior autonomia para a agência e um fluxo muito mais organizado para reunir toda a documentação necessária.

Se a autorização estiver ativa e os documentos estiverem preparados, o processo pode ser concluído sem complicações.

Question 13

Envio de propriedade por WhatsApp e email

Accepted Answer

Envio de informações sobre o imóvel por WhatsApp e e-mail

Esta opção difere das restantes na medida em que, se enviarmos o link para um colaborador, o logótipo da minha agência não irá aparecer na ficha, nem os cabeçalhos, nem o e-mail e o telefone da nossa agência, uma vez que, como referimos, o envio é dirigido a um colaborador e não a um cliente. Portanto, se quisermos utilizar esta opção, teremos de selecionar o link para colaborador tanto no WhatsApp como no e-mail. Encontramos esta opção precisamente na função de copiar o link; se abrirmos o menu suspenso, irá aparecer a opção «para colaborador».

Se formos utilizar o WhatsApp:

Em primeiro lugar, temos de abrir no navegador a página https://web.whatsapp.com/

Assim que a tivermos aberta, teremos duas opções para enviar a informação pelo WhatsApp:

- A partir do menu Oportunidades:

- Dentro da ficha de Oportunidades:

Em ambas as opções, temos a possibilidade de enviar um e-mail. Faremos exatamente o mesmo e será aberta a secção de e-mail com o link adicionado ao corpo do texto.

Associar o imóvel ao envio pelo WhatsApp

Assim que clicarmos na opção de enviar pelo WhatsApp (se este botão não estiver visível, talvez seja necessário diminuir o zoom do ecrã e deslocar a página para baixo), irá ser apresentada a seguinte janela, na qual, como mostramos, é possível associar um imóvel:

Também podemos utilizar parâmetros para substituir nos modelos ou nos comentários que escrevemos antes de enviar a mensagem no WhatsApp:

Como fazer com que o link enviado seja destinado a um colaborador?

Por predefinição, se não alterarmos nada, enviamos o link normal, com os dados da nossa agência e o logótipo, mas, por vezes, isso não nos interessa, pelo que teremos de utilizar a seguinte opção antes de clicar em «Enviar»:

Partilha de um imóvel a partir do menu Imóveis

Partilhar um imóvel a partir deste menu é muito semelhante à partilha a partir do menu de Oportunidades. Neste caso, iriamos aceder à lista de imóveis e iriamos partilhar através do botão, selecionando e-mail ou WhatsApp:

Ao selecionar o meio de comunicação, será ativada a opção de escolher se pretende enviá-lo com os dados do comercial responsável pelo imóvel ou com os do remetente do e-mail:

É importante ter em conta que, no momento em que associamos uma Oportunidade ao contacto, a opção de mostrar os dados de quem envia o imóvel na ficha não estará disponível. Só é possível se não houver nenhuma Oportunidade associada.

Se, no momento em que enviarmos o imóvel por e-mail, não tivermos o endereço de e-mail registado na base de dados, irá aparecer um aviso a indicar essa situação e a oferecer a opção de criar a Oportunidade com os dados do imóvel, podendo introduzir os dados do comercial que enviou o e-mail na ficha do imóvel que estamos a enviar:

Question 14

verificação do WhatsApp para clientes com Inbox

Accepted Answer

Se tens o Inbox contratado e configurado, esta nova funcionalidade resolve um problema muito comum no dia a dia: confirmar se o número de WhatsApp dos teus clientes está correto e ativo antes de enviar mensagens.

O sistema permite-te verificar a validade do número e, com um simples indicador, saber se o contacto está pronto para receber envios pelo Inbox. Assim evitas tentativas falhadas e melhoras a continuidade com os teus clientes.

O que faz a verificação do WhatsApp

A plataforma adiciona uma opção que verifica se o número de WhatsApp é correto ou não. O objetivo é claro: que possas enviar pelo Inbox apenas aos clientes que têm o WhatsApp ativo e validado.

O processo baseia-se numa verificação visual e prática:

Na lista de Contactos, os números não verificados aparecem em cinzento.
Quando o número está verificado e ativo, aparece em verde.
Se o telefone não é válido, o sistema indica-te, aparece em vermelho e não é possível enviar um WhatsApp.

Em Contactos é onde se vê o estado da verificação: um número em cinzento ainda não foi confirmado, e o verde confirma atividade no WhatsApp.

Como verificar a partir dos “Contactos”

A verificação pode ser feita diretamente na secção de Contactos. Para isso:

Entra em Contactos.
Procura o cliente cujo telefone está cinzento (não verificado).
Clica no telefone do contacto para executar a verificação.
Se o estado passar para verde, o cliente fica habilitado para envios no Inbox.

Além disso, a verificação fica guardada. Ou seja, uma vez feita, o cliente já não aparece como pendente, a não ser que o telefone seja desvinculado do inbox ou alterado. Se saíres e voltares a entrar, a verificação mantém-se.

O contacto fica com a verificação feita, para que possas trabalhar com segurança e sem repetir o processo.

Verificação também ao enviar a partir de uma ficha de imóvel

Não é necessário fazer apenas a partir dos Contactos. Também podes verificar o estado do telefone quando estás no fluxo de trabalho real: por exemplo, ao querer enviar uma ficha de um imóvel.

O funcionamento é semelhante:

Entras na ficha de um imóvel.
Escolhes enviar por WhatsApp a ficha ao cliente.
A plataforma mostra-te se o telefone está verificado ou se é inválido.

Se o número não for válido, o sistema avisa-te e indica que não é possível enviar um WhatsApp. Isto serve como um travão de segurança para não perderes tempo nem enviares mensagens que não vão chegar.

Quando queres enviar a ficha de um imóvel por WhatsApp, a plataforma informa-te do estado do telefone: verificado ou inválido.

Para quem está disponível esta função?

Esta melhoria é exclusiva para os casos em que:

O cliente tem Inbox contratado.
O Inbox está configurado.
Existe um telefone de contacto vinculado à conta.

Em outras palavras: é uma funcionalidade pensada para que o Inbox funcione com precisão no contexto real das tuas campanhas e automatizações.

Por que é importante: contacto contínuo e envios automáticos mais fiáveis

Na prática, esta verificação ajuda-te a manter um contacto contínuo com o cliente. E se o teu trabalho inclui automatizações, ainda mais: quando o WhatsApp está verificado, podes enviar mensagens automaticamente com muito mais tranquilidade.

O ponto chave é que não dependes de suposições. Sabes quais números estão prontos e quais não, e ages em conformidade.

Guia rápida: estados e ações

Telefone em cinzento (não verificado): clica e realiza a verificação a partir dos Contactos.
Telefone em verde (verificado e ativo): o cliente fica habilitado para envios pelo Inbox.
Telefone vermelho inválido: o sistema bloqueia o envio por WhatsApp e indica antes de perderes tempo.

Resumo

A verificação do WhatsApp para clientes com Inbox contratado e configurado é uma melhoria focada em eficiência e fiabilidade. Permite-te:

Verificar se o número de WhatsApp é correto ou não.
Identificar rapidamente contactos verificados (em verde) e não verificados (em cinzento).
Evitar tentativas de envio quando o telefone é inválido.
Guardar a verificação, para não teres de repetir o processo.

Se geres imóveis e comunicação por WhatsApp, esta função encaixa exatamente onde mais importa: quando precisas que a mensagem saia bem à primeira e que a automatização esteja bem suportada.

Question 15

Automatic Demand Creation

Accepted Answer

Complete guide to setting up automatic demand creation in Inmovilla

Manual demand creation in Inmovilla is a simple process; however, when the real estate agency starts receiving a significant volume of leads from real estate portals, performing this task manually can become inefficient, consume valuable time, and add unnecessary steps to daily management. For this reason, enabling the automatic demand creation feature becomes an essential configuration to optimize and streamline the workflow within the real estate agency.

Thanks to this automation, whenever a user requests information about a listed property, Inmovilla automatically generates a demand reflecting a profile similar to the consulted property. This way, the contact is recorded immediately, the corresponding search need is created, and the demand is ready for matching and follow-up from the very beginning, facilitating orderly and efficient management.

Concept of demand and manual creation process

A demand represents the interest of a potential client in finding a property that meets certain criteria. When manually creating a demand in Inmovilla, the system automatically generates a contact linked to that demand, thus ensuring the necessary relationship between both elements.

It is essential to understand that every demand must be associated with a contact, just as properties are always linked to their corresponding owner contact. However, a contact can exist in the database without necessarily being linked to a demand or a property.

If it is ever necessary to create a demand manually, there are two main ways to do so:

• From the main panel, by clicking the yellow Create new button located in the upper right corner, and selecting the option to create a demand.
• Accessing the left side menu, within the Demands section, and clicking the New demand button also located at the top right.

These options are ideal for occasional cases, but when leads come from real estate portals, automating this process is much more practical and efficient.

Prerequisite: ensuring lead reception from portals in Inmovilla

Automatic demand creation depends directly on receiving emails generated by leads. Therefore, before configuring this automation, it is essential to verify that leads coming from real estate portals are correctly arriving at the email associated with Inmovilla.

For example, if you have a property listed on Idealista and an interested user makes an inquiry from the property sheet, this request must reach Inmovilla as a registered lead. To do this, follow these steps to review and adjust the portal configuration:

• Access the side menu and select the Portals section.
• Locate the portal you want to configure, such as Idealista.
• Enter the card corresponding to the portal and click on Options (gear icon).
• Verify that the email configured for receiving leads is Inmovilla's, ensuring all incoming messages are correctly directed.

Side panel of options for a real estate portal

Once correctly configured, each inquiry received from a property sheet will appear in the mail section within Inmovilla. When automation is enabled, these emails will display a specific label indicating that the corresponding demand has been created automatically.

In summary, the complete process unfolds as follows:

• You publish a property on a real estate portal.
• An interested user makes an information request from the listing.
• The generated lead arrives at Inmovilla's email.
• Inmovilla automatically creates a linked demand with a profile related to the consulted property.

Path to activate automatic demand creation

The configuration to activate this functionality is found within Inmovilla's general settings. It is important to highlight that access to this section depends on the permissions assigned to the user; if access is not possible, it will be necessary to review and adjust authorizations within the user management module.

To reach the configuration, follow this detailed path:

• Enter Settings from the bottom of the left side menu.
• Select the Options option.
• Go to the Automation tab.
• Scroll to the section titled Automatically respond to interested parties.
• Click Edit, located in the upper right corner, to modify the configuration parameters.

In this section, you will find all the necessary controls to define when demands should be created, which zone will be assigned to each demand, and which agent will be responsible for its management.

Activation of automatic demand creation from received emails

The most relevant parameter in this configuration is the first dropdown, called Create demands from received emails.

This option enables that, whenever a client requests information about a property, a demand is automatically generated with characteristics reflecting the profile of the consulted property. The demand takes into account key aspects such as geographic area, price range, and specific property features.

From this dropdown menu, you can select under which circumstances you want to activate the automation:

• Create demands only for properties for sale.
• Create demands only for properties for rent.
• Create demands for properties both for sale and rent.
• Do not create demands automatically, opting for complete manual management.

If you decide not to activate automatic creation, all demands must be registered manually, which can significantly increase administrative work and the risk that some leads remain unregistered or without proper follow-up, especially in agencies with a high volume of inquiries.

Precise definition of the zone for automatic demands

The next setting allows you to establish the geographic zone that will be assigned to automatically generated demands. There is no single correct option, as this decision will depend on how you manage zones within your agency and the level of precision you want to apply in matching demands and properties.

The available options include:

• The specific zone where the consulted property is located.
• The upper or general zone relative to the property's specific location.
• A circular area with a radius of 200 meters around the property.
• A circular area with a radius of 500 meters around the property.

For example, if a user has consulted a property located in the Carrús neighbourhood or the Pirulí area of Elche, selecting the specific area will associate the demand specifically with that neighbourhood. Conversely, choosing the upper area would expand the search range to the entire city of Elche.

A broader zone facilitates generating matches with a greater number of properties, which is beneficial when the client is open to considering nearby alternatives. On the other hand, if your strategy requires a very segmented approach, it is advisable to keep the specific zone of the consulted property for greater precision.

Dropdown open to select the area of a demand

Automatic assignment of a manager to each generated demand

It is possible to automatically define the person responsible assigned to each demand created through this automation. This configuration is crucial to ensure that no lead goes unattended and that the workload distribution among the sales team is carried out according to the agency's internal policies.

The available alternatives are:

• Assign all demands to a single manager. Ideal for situations where one person centralizes the reception and initial qualification of leads.
• Assign the demand to the manager responsible for the consulted property. Recommended when each agent manages their own property portfolio and must directly attend related inquiries.
• Do not assign an agent automatically. The demand is created without assignment, allowing the team to distribute manually later.

Choosing this option appropriately avoids duplication in management, reduces response times, and clearly establishes from the start who should follow up with each interested party.

Key advantages of activating automatic demand creation

Automating demand generation frees the team from repetitive and administrative tasks, focusing their efforts on strategic aspects such as personalised attention, qualification of interested parties, and searching for real estate options that fit their needs.

Main benefits include:

• Automatic creation of demands without the need to enter data manually.
• Immediate linking of each portal inquiry to a contact and a specific search need.
• Personalized assignment of zone, operation type, and manager according to the rules defined by the agency.
• Significant reduction of administrative steps, speeding up daily lead management.
• Facilitates subsequent matching between properties and demands, improving commercial efficiency.

Additionally, if you have the Inbox module, management is further enhanced. Upon receiving a lead, the demand is automatically created and the lead qualifier is activated, allowing detailed information to be collected from the first contact and managing each opportunity with greater speed and accuracy.

Configuring this functionality once can represent considerable time and effort savings in daily operations. If you already receive inquiries from portals like Idealista or others in Inmovilla, activating automatic demand creation is a direct and effective strategy to transform each incoming contact into an organised and professionally managed commercial opportunity.

Question 16

Guia do assistente virtual do Inmovilla

Accepted Answer

Assistente virtual

O assistente virtual do Inmovilla foi concebido para atender a uma necessidade muito concreta e quotidiana: o comercial que está em mobilidade e necessita de aceder a informações precisas de forma imediata, sem a necessidade de abrir a plataforma, navegar entre fichas ou realizar pesquisas manuais extensas na agenda.

O seu conceito é simples mas eficaz. Permite interagir através do WhatsApp para solicitar exatamente o que se precisa naquele instante, desde consultar uma reunião até localizar um imóvel, criar um contacto ou registar uma prospeção, tudo com uma comunicação ágil e direta.

Embora esta funcionalidade continue em desenvolvimento e esteja a ser progressivamente enriquecida, atualmente facilita a realização de múltiplas tarefas essenciais do dia a dia, otimizando significativamente o tempo e a eficiência do comercial.

Aplicações atuais do assistente virtual

No seu estado atual, as funções do assistente estão orientadas para consultas e gestões rápidas, que incluem:

Localizar um imóvel específico
Consultar detalhes relevantes de um imóvel, como preço, localização e características principais
Rever e gerir a sua agenda
Adicionar novas reuniões
Procurar contactos
Criar novos contactos
Registar potenciais clientes
Incorporar informação adicional a contactos criados recentemente com esta função.

A filosofia que guia este assistente é clara: fornecer soluções rápidas e eficazes sem sair do ambiente familiar do WhatsApp. Não pretende substituir o trabalho exaustivo dentro do Inmovilla, mas agiliza significativamente as consultas pontuais e operações imediatas.

Requisitos para começar a usá-lo

1. Dispor de créditos de IA

Para aceder a este serviço é imprescindível possuir créditos de inteligência artificial, os quais se adquirem através do Marketplace do Inmovilla, localizado no canto superior direito da plataforma.

Uma vez dentro do Marketplace, basta procurar o termo “créditos” para encontrar e contratar os créditos de IA necessários.

2. Associar o número de telefone do utilizador

Uma vez que dispõe de créditos, o passo seguinte é vincular o número de telefone do utilizador a partir do qual se manterá a comunicação com o assistente.

Como a interação se realiza através do WhatsApp, o processo é simples: só é necessário iniciar uma conversa com o número do assistente virtual:

+351 962 980 957

Ao enviar uma mensagem para este número, o sistema identifica o utilizador conforme o telefone a partir do qual a mensagem é enviada, permitindo aceder à informação e permissões associadas à sua conta de forma segura e personalizada.

Como iniciar uma conversa com o assistente

Uma forma eficaz de começar é formulando uma pergunta aberta, por exemplo:

“Em que me podes ajudar?”

Com esta consulta, o assistente responde com um resumo claro das funções disponíveis, que incluem a pesquisa de imóveis, consulta de preços, revisão de localização e características, gestão de reuniões, criação de potenciais clientes, pesquisa e criação de contactos, bem como acesso a detalhes de imóveis mediante a sua referência.

Isto significa que não é necessário memorizar comandos complexos, pois a interação pode ser bastante natural. No entanto, em certos casos convém ser mais específico para garantir que o pedido seja interpretado corretamente.

Consultar a agenda diretamente a partir do WhatsApp

Uma das funcionalidades mais úteis é a consulta da agenda. Se estiver fora do escritório e precisar de conhecer os seus compromissos para hoje ou para a semana, pode solicitá-lo de forma rápida e simples.

Exemplo: consultar uma reunião do dia

Uma consulta típica poderia ser:

“Preciso que me digas a reunião de hoje, a que horas é?”

O assistente responderá com detalhes completos da reunião, incluindo:

Data
Hora
Título ou assunto da reunião
Cliente relacionado
Descrição ou motivo

Por exemplo, pode recuperar uma reunião marcada para o 23 de abril às 11:00, com o assunto “chamada proprietário” e o cliente associado correspondente.

Exemplo: consultar todas as reuniões da semana

Também pode solicitar uma visão mais ampla, por exemplo:

“Podes dizer-me todas as reuniões desta semana?”

O assistente devolverá uma lista completa das reuniões registadas nesse período, facilitando a revisão rápida da sua planificação semanal sem necessidade de aceder manualmente à agenda.

Criar reuniões através do assistente virtual

Além de consultar, o assistente já permite adicionar novas reuniões. Atualmente, esta função está focada exclusivamente na criação de reuniões.

Por exemplo, pode solicitar algo como:

“Preciso que me cries uma reunião às 14:30 com o assunto "chamada com a proprietária Beatriz.”

Um aspeto fundamental é que, se o assistente detetar que faltam dados para completar o pedido, solicitará a informação adicional necessária. Neste caso, poderá pedir confirmação sobre:

A hora exata da reunião original
O assunto ou título da reunião

Uma vez fornecidos os detalhes, por exemplo:

“A reunião é para 14 de maio às 14:30, chamada proprietário, com a cliente Beatriz.”

o assistente procederá a criar a nova reunião corretamente.

Este comportamento demonstra que o assistente não assume nem inventa informação perante instruções ambíguas, mas procura esclarecimentos antes de registar qualquer dado, garantindo a precisão e fiabilidade da gestão.

Gestão de contactos: criação e pesquisa

Outra função já disponível é a gestão básica de contactos, que permite tanto procurar como criar novos contactos a partir do WhatsApp.

O que acontece se tentar criar um contacto duplicado?

Se tentar criar um contacto com um número de telefone que já está registado, o sistema detetará a duplicidade e informá-lo-á imediatamente.

O assistente oferecerá opções como:

Utilizar o contacto existente
Criar um novo contacto com dados diferentes
Cancelar a operação

Este controlo é essencial para evitar duplicidades desnecessárias, desde que a configuração da conta tenha esta restrição ativada.

No exemplo, ao tentar criar um contacto chamado “Beatriz” com um telefone já registado, o assistente deteta o conflito e comunica a situação de forma clara.

Quando a duplicidade está bloqueada

Se a configuração do ambiente impedir criar contactos duplicados, o sistema não permitirá registar um novo contacto com o mesmo número. Nesse cenário, pode optar por:

Criar o contacto com outros dados válidos
Modificar posteriormente a ficha na medida em que o assistente permitir

Por exemplo, pode criar um contacto chamado simplesmente “assistente virtual” e depois adicionar um email ou outros detalhes.

É importante salientar que a edição de fichas não está completamente aberta. Atualmente, o assistente pode adicionar informação a contactos criados recentemente, mas não permite a modificação livre de fichas antigas.

Pesquisa de imóveis e obtenção de dados chave

Uma função especialmente prática é a possibilidade de localizar imóveis e solicitar informação essencial de forma imediata.

Por exemplo, pode pedir o preço de venda de um imóvel fornecendo os dados necessários para a sua identificação. Uma vez localizada, o assistente fornecerá a informação relevante, incluindo:

Preço
Localização
Características destacadas

Num exemplo real, o sistema encontrou o imóvel e respondeu com um preço de 500.000 €, juntamente com os dados identificativos correspondentes.

Esta funcionalidade é especialmente valiosa quando está em contacto com um cliente, visitando uma zona ou simplesmente precisa confirmar dados sem aceder à ficha completa do imóvel.

Criação de prospeção a partir do WhatsApp

O assistente também facilita a criação de prospeção, embora seja fundamental fornecer informação estruturada e completa para que possa processar o pedido corretamente.

Se a instrução for demasiado genérica, por exemplo, criar uma prospeção “com os mesmos dados deste imóvel”, o assistente não poderá completá-la diretamente, pois requer dados específicos para registar uma prospeção.

Os dados necessários incluem:

Contacto proprietário ou contacto associado (dado obrigatório)
Nome e apelidos
Tipo de operação
Tipo de imóvel
Preço
Cidade
Zona

Exemplo prático de criação de prospeção

Um pedido mais completo poderia ser:

“Preciso que me cries uma prospeção associada ao proprietário com nome Beatriz…”

Posteriormente, adicionam-se detalhes adicionais como:

Email
Tipo de imóvel, por exemplo, apartamento
Rua ou localização
Tipo de operação, como venda
Preço, por exemplo, 156.000 €

Se o assistente identificar um contacto existente que possa atuar como proprietário, indicá-lo-á e solicitará confirmação para o utilizar. A seguir, pedirá os dados que ainda faltam, como cidade e zona.

No exemplo, ao adicionar Marquês de Pombal e venda, a prospeção é criado corretamente.

Embora em alguns momentos o sistema possa referir-se a este processo como “imóvel”, na prática está a ser criada uma prospeção. Posteriormente, esta poderá ser revista e, se for o caso, convertida em imóvel definitivo seguindo o fluxo habitual de trabalho.

Limitações atuais do assistente virtual

Embora o assistente virtual seja uma ferramenta valiosa, é importante ter em conta que ainda se encontra em fase de evolução. Entre as suas limitações atuais destacam-se:

Funções inicialmente limitadas, embora em constante ampliação
Na gestão da agenda, foca-se exclusivamente em reuniões
Nem sempre consegue inserir dados incompletos, pelo que frequentemente solicitará confirmações adicionais
A edição de contactos não é completa, só modificará contactos recentemente criados por este meio
Pode adicionar informação apenas a contactos criados recentemente, mas não modificar fichas antigas livremente

Estas limitações não representam um obstáculo, mas sim uma orientação para otimizar o seu uso: quanto mais clara, precisa e estruturada for o pedido, mais eficiente e acertada será a resposta do assistente.

Cenários onde o assistente virtual aporta maior valor

O assistente é especialmente útil em situações de mobilidade, tais como:

Antes de começar uma visita, para confirmar rapidamente uma reunião
Quando um cliente solicita informação imediata sobre o preço de um imóvel específico
Após captar um dado relevante e querer criar um contacto ou uma prospeção de imediato
Para rever a planificação semanal sem aceder ao CRM completo

Em suma, funciona como um canal ágil e eficaz para consultas e ações rápidas, pensado para o comercial que não está frente ao computador mas precisa resolver o urgente em questão de segundos, diretamente a partir do WhatsApp.

Resumo das funções disponíveis atualmente

Para uma visão rápida, estas são as capacidades atuais do assistente virtual do Inmovilla através do WhatsApp:

Consultar a agenda
Adicionar reuniões
Encontrar imóveis
Ver detalhes de imóveis
Criar potenciais clientes
Procurar contactos
Criar contactos
Adicionar informação a contactos recentes

Esta base funcional é muito promissora e continua a ser aperfeiçoada. Por isso, o uso ativo e o feedback dos utilizadores são fundamentais para impulsionar melhorias e ampliar as opções disponíveis.

Se o seu trabalho se desenvolve maioritariamente fora do escritório, este assistente virtual pode tornar-se numa ferramenta indispensável para gerir o urgente de forma rápida e eficaz, sem sair do WhatsApp.

Question 17

Property Documents

Accepted Answer

Complete guide for efficient document management in a property's record in Inmovilla

The property record in Inmovilla serves as an essential tool to centralize and organize all relevant documentation related to the property. From the cadastral record to contracts, occupancy certificates, energy certificates, or exclusivity documents, everything can be stored in an orderly and accessible manner in one place, facilitating consultation and management.

Success in document management lies in knowing precisely where to upload each file, how to label it correctly, and what actions are available for each document, especially when the property is shared through an MLS (Multiple Listing Service).

Document storage spaces in Inmovilla

Before delving into the specific document management of properties, it is essential to understand that Inmovilla has different spaces to store documents, each with distinct characteristics and access:

User documents: each user has a private space where they can save personal files that only they can view.
General document mailbox: accessible to the entire office, located in the Utilities section, ideal for documents shared at an organizational level.
Documents within records: demand, contact, and property records include a specific section to host documents directly linked to each entry.

This guide focuses on document management within property records, where organization and control are especially critical.

Accessing documents associated with a property

To manage a property's documents, you first need to access the property's viewing record:

From the left sidebar, select Properties.
Open the record of the property you want to work on.
Within the record, locate and access the Documents tab.

It is important to note that the documents section is not available during record editing. To manage files, you must enter the consultation or viewing mode, ensuring secure and orderly management.

Property record with the documents tab open

Differentiation between General Documents and MLS Documents

Within the property record, documents are organized into two clearly differentiated sections:

Documents: this is where all general files linked to the property are stored, such as reports, plans, or contracts not specific to MLS.
MLS Documents: this section is exclusively for documentation required for sharing the property through an MLS.

This distinction is fundamental because MLS documents can be reviewed by the MLS itself and, depending on its regulations, some may be mandatory to allow the dissemination and sharing of the property.

A common example is the exclusivity document. It may also be necessary to attach energy certificates or other documents according to the specific requirements of each MLS. Therefore, it is essential to verify that all required documentation is correctly uploaded and labelled before sharing the property.

Procedure to upload files to the property record

To add a new document, access the corresponding section — either Documents or MLS Documents — and open the file upload area.

There are two main methods to add documents:

Select from device: click on the upload files option and browse to locate the desired document on your device.
Drag and drop: with the upload area active, drag the file directly from your device to the designated space.

Once the upload is complete, the document will be available in the record, appearing alongside previously attached files for centralized and efficient management.

Documents panel with two files shown as icons

Display options: icon view versus list view

To facilitate consultation and management, documents can be viewed in two ways, adapting to the user's needs:

Icon view: each file is shown as a visual card, facilitating quick identification through icons or thumbnails.
Detailed view: presents documents in a list format, with columns allowing review of additional information, ideal when handling large volumes of files.

The user can freely switch between both views using the controls available in the documents section, without affecting the stored content.

Documents panel in list format with information columns

Importance of labelling documents for precise identification

Proper document labelling is a key practice, especially for MLS documents. Labels allow classification and quick recognition of the type of attached file, facilitating management and regulatory compliance.

Common label examples include:

Cadastral record
Occupancy certificate
Energy certificate
Exclusivity document

To add or modify a label, simply open the document with a double click and select the appropriate document type. This functionality is especially useful to identify the exclusivity, one of the most common and critical files in properties shared through MLS.

If the necessary label is not available, you can use the Manage labels option, which provides access to a list to create new custom labels according to the specific needs of the office.

Open PDF document with side panel of labels

Renaming documents and options for web publication

Besides assigning labels, Inmovilla allows renaming documents to maintain clear and consistent nomenclature, which facilitates identification without needing to open each file.

It is recommended to use descriptive and uniform names that clearly reflect the content and the property they belong to, thus improving organization and quick access.

Additionally, the platform offers the option to publish documents on the web. Through templates provided by Inmovilla, certain files can be publicly displayed alongside the property record, providing transparency and added value in the presentation.

Not all documents require publication. For example, an energy certificate may not be necessary on the web, while other files may be essential depending on the configuration and specific characteristics of the property.

Available actions for document management within the record

When selecting a document within the documents section, various actions are enabled that allow comprehensive management without leaving the record:

Rename: modify the file name for better identification.
Digital signature: send the document for electronic signature, speeding up procedures and processes.
Send by email: share the file directly via email from the platform.
Sort: organize documents in the order that best suits your needs.
Create folders: structure files into folders to maintain a clean and efficient document environment.
Refresh files: update the content of the document manager to view recent changes.
Toggle view: switch between icon view and detailed view for a personalised experience.
Download: save a local copy of the file on the device for external use.
Delete: remove selected documents, always verifying that they are not critical files such as exclusivity or mandatory MLS documents.

It is essential to review carefully before deleting any file to avoid loss of relevant information.

The importance of organised document management for sharing properties

Managing documentation in a property record goes beyond simply uploading files. It is essential to maintain a clear separation between general documents and MLS documents, label each file accurately, and use consistent and descriptive nomenclature.

For offices working with MLS, this organisation becomes even more relevant, as documents such as exclusivity and other requirements must be correctly located and labelled to ensure the proper sharing of the property without issues.

A well-structured and maintained document record ensures that all relevant property information is always located, ready to be consulted, sent, signed, downloaded, or shared at any time, thus optimising real estate management and improving operational efficiency.

Question 18

Dashboard de KPI's dos comerciais

Accepted Answer

Cartão de desempenho comercial – Dashboard do Inmovilla

Contexto do produto

Cartão com uma visualização clara e centralizada dos principais indicadores comerciais no painel de controlo.

O objetivo deste cartão é oferecer uma visão executiva do desempenho, permitindo analisar a atividade, as negociações, os fechos e o impacto económico sem necessidade de navegar por diferentes relatórios.

Não se trata apenas de apresentar dados, mas sim de facilitar a tomada de decisões diárias, tanto a nível da direção como da equipa comercial.

Necessidade que satisfaz

Atualmente, os indicadores-chave estão disponíveis no sistema, mas não agrupados numa visão sintética e prática.

Os gestores e os comerciais precisam de:

Uma visão geral rápida da situação comercial.
Controlo sobre a atividade realizada num determinado período.
Capacidade de avaliar o desempenho sem sair do painel de controlo.
Comparação clara entre o desempenho global e individual.

Este cartão responde a essa necessidade, reunindo os principais KPIs num único bloco visual.

Âmbito funcional

A funcionalidade inclui dois níveis de análise:

Visão geral do escritório

Mostra os dados agregados de todo o escritório no período selecionado.

Visualização individual por comercial

Apresenta os mesmos indicadores filtrados por utilizador, permitindo avaliar o desempenho individual e realizar comparações internas.

Ambas as visualizações partilham exatamente as mesmas métricas; apenas o âmbito do cálculo varia

Indicadores incluídos

Atividade

Tarefas pendentes
Número de ações que ainda temos de realizar.

Ofertas processadas
Número de propostas de preço tratadas durante o período.

Nível de dinamismo da carteira ativa

Rácio de visitas
Relação entre as visitas realizadas no período e o total de imóveis ativos.

Fórmula:
Visitas no período / Total de imóveis ativos

Permite medir a movimentação do stock disponível.

Rácio de propostas elaboradas
Relação entre as propostas de preço apresentadas e o total de imóveis ativos.

Fórmula:
Propostas de preço / Total de imóveis ativos

Indica o nível real de negociação da carteira.

Operações concluídas

Vendas
Processos judiciais com acordo concluído no período.

Vendas concretizadas
Imóveis cuja venda foi concluída durante o período.

Impacto económico

Faturamento

Total de comissões geradas pelas operações concluídas (vendas e angariações concretizadas) no período selecionado.

Comportamento esperado

O cartão deve estar associado ao seletor de período do painel.
Deve distinguir claramente entre dados globais e dados por comercial.
As métricas devem estar em consonância com os relatórios oficiais do sistema.
Os rácios são calculados com base no total de imóveis ativos.

Valor para o utilizador

Para o endereço:

Controlo imediato do desempenho do escritório.
Identificação rápida de desvios.
Base para a tomada de decisões operacionais.

Para a equipa comercial:

Acompanhamento da produtividade.
Maior visibilidade dos resultados.
Incentivos baseados em dados objetivos.

Question 19

Registo de imóveis no Inmovilla

Accepted Answer

Como criar um imóvel no Inmovilla: todas as formas disponíveis para a registar

A ficha do imóvel é uma das ferramentas mais utilizadas no dia a dia dentro do Inmovilla. Por isso, o sistema oferece a flexibilidade de criar um imóvel a partir de diferentes pontos de acesso, adaptando-se ao fluxo de trabalho e ao contexto em que te encontres.

Se precisares de abrir uma ficha nova e começar a introduzir dados, apresentamos-te a seguir todas as opções disponíveis para o fazer de forma rápida e eficiente.

1. Criar um imóvel a partir do ecrã principal

A forma mais direta para iniciar a criação de um imóvel é a partir do ecrã principal do sistema. No canto superior direito do menu superior encontrarás o botão amarelo, de “Criar”.

Ao carregar neste botão, é exibido um menu com várias opções:

Imóvel
Oportunidade
Prospeção
Contacto
Tarefa

Selecionando “Criar imóvel”, o Inmovilla levar-te-á diretamente a uma ficha em branco para começares a preencher toda a informação relevante do imóvel.

Esta opção é especialmente prática quando acedes ao sistema com a intenção clara de registar uma nova captação sem necessidade de passar por outras secções previamente.

2. Criar um imóvel a partir do menu Imóveis

Outra via habitual para registar um imóvel é aceder diretamente à opção Imóveis no menu lateral esquerdo.

Este separador está estrategicamente situado em primeiro lugar devido à sua elevada frequência de uso. Tê-lo sempre acessível facilita a gestão eficiente do inventário imobiliário.

No interior da secção, na parte superior direita, encontrarás um botão azul denominado “Novo imóvel”.

Ao clicar neste botão, abrir-se-á uma ficha vazia onde poderás ir introduzindo todos os dados necessários para o registo do imóvel.

Este método é ideal quando já estás a trabalhar dentro da lista de imóveis e desejas adicionar um novo imóvel sem sair desse ambiente.

3. Criar um imóvel a partir de um contacto existente

Também é possível criar um imóvel a partir de um contacto já registado no sistema.

Esta opção é muito útil quando primeiro introduziste os dados de uma pessoa e posteriormente desejas associar-lhe um imóvel. Alguns exemplos comuns incluem:

Um proprietário com dados básicos registados, embora ainda não tenha sido concluída a angariação do imóvel.
Um comerical associado a um imóvel específico.
Um contacto sem imóveis vinculados, a partir cuja ficha queres iniciar o registo de um imóvel.

No interior da ficha do contacto, na área de relações ou fichas vinculadas, encontrarás a opção de criar imóvel diretamente, evitando assim sair do perfil do contacto para iniciar o registo do imóvel.

Esta funcionalidade é especialmente valiosa quando o teu fluxo de trabalho começa pela gestão de pessoas e não pelo imóvel.

4. Converter uma prospeção em imóvel

Uma alternativa muito prática é transformar uma prospeção em imóvel.

Este processo é ideal quando começaste com uma ficha preliminar e, chegado o momento, precisas formalizá-la como um imóvel completo dentro do sistema.

O procedimento é simples e consta dos seguintes passos:

Acede a Prospeções no menu lateral.
Abre a ficha da prospeção correspondente.
Clica em Editar, localizado na parte superior direita.
No primeiro separador, onde se mostra a informação geral e o resumo, encontrarás duas caixas: Prospeção e Imóvel.
A caixa de prospeção estará assinalada, refletindo o estado atual da ficha.
Assinala também a caixa de Imóvel para proceder à conversão.

Ao guardar a ficha, se faltarem dados obrigatórios, o sistema indicar-te-á através de um aviso detalhado, apontando exatamente que informação adicional é necessária para completar o registo do imóvel corretamente.

Este mecanismo é fundamental, pois um imóvel requer um conjunto de dados mais completo do que uma prospeção, que costuma ser uma ficha inicial e mais leve.

Gestão da referência ao converter uma prospeção em imóvel

Uma vez guardada a ficha como imóvel, será gerada automaticamente a referência correspondente, desde que a tua configuração contemple este processo de forma automatizada.

Em caso contrário, se a referência for gerida manualmente, deverás introduzi-la tu próprio.

Este detalhe, embora pequeno, é crucial para completar o registo definitivo do imóvel.

Qual é a melhor forma de criar um imóvel no Inmovilla?

A escolha do método mais adequado depende do contexto e do ponto a partir do qual estás a trabalhar dentro do Inmovilla.

O sistema não limita o teu fluxo a uma única rota, mas oferece múltiplas alternativas para se adaptar às tuas necessidades:

A partir do Página Inicial, utilizando o botão “Criar novo”.
A partir do menu Imóveis, através do botão “Novo imóvel”.
A partir da ficha de um contacto, criando o imóvel vinculado diretamente.
A partir de uma prospeção, assinalando-o também como imóvel e completando a informação requerida.

A vantagem de ter várias vias de acesso é que podes manter o teu fluxo de trabalho sem interrupções. Se estás na Página Inicial, podes criar o imóvel a partir daí; se estás a gerir imóveis, a partir dessa secção; e se trabalhas com contactos ou prospeções, podes continuar a partir dessas mesmas fichas.

Resumo rápido das opções disponíveis

Para facilitar a consulta, aqui tens um resumo com todas as formas de criar um imóvel no Inmovilla:

A partir de Criar novo na página principal.
A partir de Imóveis > Novo imóvel.
A partir da ficha de um contacto.
Convertendo uma prospeção em imóvel.

Conhecer e dominar estas rotas permitir-te-á poupar tempo, evitar pesquisas desnecessárias e optimizar a gestão diária dos teus imóveis, pois os imóveis constituem o núcleo fundamental do teu trabalho no Inmovilla.

Question 20

Textos Complementares

Accepted Answer

Como utilizar os textos complementares no Immovilla para adicionar menções legais e modelos predefinidos

A ferramenta de textos complementares do Immovilla foi concebida para um objetivo muito específico e útil: adicionar automaticamente aqueles textos extra de que muitas vezes precisamos nas publicações.

Normalmente, é utilizada para avisos legais, esclarecimentos sobre comissões ou qualquer texto obrigatório que deva constar consoante a zona geográfica ou o tipo de publicação.

A ideia é simples. Em vez de ter de adicionar sempre o mesmo texto, imóvel a imóvel, criam-se modelos que podem depois ser aplicados por predefinição nos portais e no website.

Para que serve exatamente esta ferramenta?

Este sistema permite manter um critério uniforme em todas as publicações e evitar omissões. Se houver uma nota legal que deva acompanhar cada anúncio, o mais prático é configurá-la uma vez e deixar que o sistema a adicione quando for necessário.

As utilizações mais comuns são as seguintes:

• Adicionar avisos legais obrigatórios.
• Incluir textos sobre comissões.
• Aplicar esclarecimentos comerciais comuns.
• Manter um formato coerente nos portais e no website.

Onde são criados os modelos de textos complementares

Os modelos são criados no menu Definições, que se encontra na parte inferior esquerda do Immovilla. Nesse menu, existe um submenu específico chamado Modelos automáticos.

É aí que se podem criar todos os modelos necessários. Não é preciso limitar-se a um único. É possível preparar vários para diferentes cenários e, posteriormente, decidir qual será o modelo principal.

Pantalla de textos complementarios con una plantilla listada y acciones a la derecha

Isto revela-se especialmente prático quando se lida com diferentes requisitos legais ou comerciais. Por exemplo, um modelo pode incluir uma cláusula final geral e outro pode ter sido concebido para um caso específico.

O modelo predefinido é obrigatório

Aqui há um ponto fundamental: deve existir sempre um modelo predefinido.

A ferramenta necessita desse modelo principal para poder aplicar automaticamente o texto complementar quando não tiver sido selecionado um modelo específico na ficha de um imóvel.

Se se tentar ativar a funcionalidade sem ter criado previamente um modelo, o sistema não irá permitir que isso seja feito corretamente.

Como ativar o texto legal

Depois de criar pelo menos um modelo, a ativação é feita em Definições > Opções, no separador Geral. É aí que aparecem as configurações relacionadas com os textos complementares.

Nessa secção, decide-se se a nota legal vai estar ativa ou não.

Pantalla de opciones generales con el apartado de configuración de textos complementarios

O funcionamento é o seguinte:

• Se não existir nenhum modelo criado, não será possível ativar esta opção.
• Se já existir um modelo predefinido, a nota legal poderá ser ativada.
• Ao ativá-la, a alteração irá afetar tanto as novas publicações como as que já existiam.

Importante: o texto complementar aumenta o número de caracteres dos anúncios

Este é provavelmente o ponto mais importante de todos.

Quando a nota legal está ativa, o texto do modelo é adicionado aos anúncios. Isso significa que o número total de caracteres do anúncio aumenta.

E esse aumento pode causar problemas em alguns portais imobiliários que têm um limite máximo de caracteres permitidos.

Por exemplo, se um imóvel já estiver muito próximo do limite permitido num portal e, posteriormente, a nota legal for ativada, esse imóvel pode ultrapassar o máximo e acabar por ser rejeitado.

No caso apresentado, é mencionado especificamente um limite de 4 000 caracteres no Idealista. Se uma descrição já estiver a atingir esse máximo, adicionar o texto complementar pode fazer com que o portal rejeite a publicação por exceder o comprimento permitido.

O que verificar antes de ativar a opção

Antes de ativar o texto legal de forma global, é aconselhável verificar vários pontos:

• Qual é o tamanho do texto complementar.
• Se existem imóveis com descrições muito longas.
• Quais são os limites de caracteres dos portais onde é publicado.
• Se já existem anúncios ativos que possam ser afetados pela atualização.

Isto evita rejeições inesperadas e poupa bastante tempo na revisão posterior.

Como funciona na ficha de um imóvel

Ao aceder a um imóvel e abrir a secção Publicação, é possível verificar como este sistema funciona na prática.

Se a nota legal estiver ativada e não tiver sido atribuído nenhum texto específico nessa ficha, o Immovilla irá utilizar automaticamente o modelo marcado como predefinido.

Ficha de una propiedad en la pestaña de publicación con un cuadro de texto descriptivo y contador

Isso significa que, embora aparentemente nada tenha sido selecionado manualmente, o anúncio já pode estar a enviar esse texto adicional em segundo plano.

É por isso que é tão importante prestar atenção ao contador de caracteres. Se o texto visível for apagado ou se forem feitas alterações, o anúncio pode continuar a ser afetado pelo modelo predefinido que está ativo no sistema.

E quanto aos imóveis já publicados?

Não são apenas os novos anúncios que são afetados. Os que já estavam publicados anteriormente também sofrem alterações.

Na prática, ao ativar a nota legal:

• As novas publicações já serão apresentadas com esse texto adicionado.
• As publicações antigas também irão receber esses caracteres adicionais.
• Se alguma publicação estiver no limite de caracteres num portal, poderá acabar por ser rejeitada quando for reenviada ou atualizada.

Por isso, é aconselhável ativar esta função com cuidado e tendo em conta o impacto que terá no stock atual.

Como alterar o modelo predefinido

No menu Modelos Automáticos, é possível criar todos os modelos necessários e, quando for necessário, alterar qual deles será o predefinido.

O processo é simples:

• Aceda a Definições > Modelos Automáticos.
• Localize o modelo que pretende utilizar como principal.
• Marque-o como predefinido.
• Guarde a alteração.

Listado de textos complementarios con varias plantillas y opciones de edición a la derecha

A partir desse momento, esse será o modelo que será enviado automaticamente em todos os imóveis em que não tenha sido atribuído outro manualmente.

Há um passo obrigatório após criar ou alterar modelos

Este pormenor não deve ser ignorado: depois de criar um modelo ou alterar o modelo predefinido, é necessário sair do CRM e voltar a iniciar sessão.

Este reinício da sessão é necessário para que a alteração seja guardada e aplicada corretamente.

Se isso não for feito, pode parecer que a configuração não foi totalmente atualizada.

Resumo prático para o configurar corretamente

Se quiser que os textos complementares funcionem corretamente no Immovilla, esta seria a sequência recomendada:

• Criar pelo menos um modelo em Definições > Modelos Automáticos.
• Definir um modelo como predefinido.
• Guardar.
• Sair do CRM e voltar a entrar.
• Aceder a Definições > Opções > Geral.
• Ativar o texto legal, se for o caso.
• Verificar o impacto no número de caracteres dos imóveis publicados.
• Verificar especialmente os anúncios que se encontram próximos dos limites dos portais.

A ideia fundamental que convém ter em mente

A ferramenta é muito útil para automatizar textos jurídicos e manter a consistência nas publicações, mas é preciso utilizá-la com sensatez.

A sua vantagem é clara: evita esquecimentos e poupa trabalho manual.

O seu ponto delicado também é claro: acrescenta caracteres aos anúncios, o que pode ter um impacto direto na publicação em portais imobiliários.

Se for bem configurada, com um modelo predefinido adequado e verificando os limites de caracteres, é uma funcionalidade muito prática para trabalhar com segurança e organização.

Question 21

Creation and Management of Visits in the Property Sheet

Accepted Answer

This comprehensive and detailed guide will walk you step by step through the process of creating and managing visits within the real estate system, focusing specifically on the functionalities accessible from the property sheet. You will discover how to schedule visits efficiently, properly link demands, and take advantage of all available tools to optimize the management and follow-up of each meeting.

Introduction to Visit Tracking

Visits are an essential element within real estate tracking. Although the system allows generating visits from different modules, such as the agenda, demand tracking, or the crosses section, this guide focuses on the direct procedure from the property sheet, ensuring precise and organized control.

Creating a Visit from the Property Sheet

To start the process, access the properties module within the system.

Access the Properties Module: On the left sidebar, locate and select the "Properties" option.
Select the Property: Search for and choose the specific property for which you want to schedule a visit. You can opt for an existing property or one that has crosses to follow the complete and detailed process.

Navigation within the Property Sheet

Once inside the property sheet, you will find a set of tabs at the top that facilitate navigation between different relevant sections.

Top Tabs: These include sections such as tracking, history, among others, allowing quick access to key information.
Direct Access to Visits: Although visits are a type of tracking, the system places them in a separate tab due to their frequent use, allowing faster and more efficient access. Click on the "Visits" tab.

Scheduling a New Visit

In the property's visits section, if there are no scheduled visits, the system will show you the option to create a new one.

Start New Visit: Click the "New Visit" button to begin the process.
Initial Configuration:
- Tagging: Optionally, you can assign tags to the visit for better organization and classification.
- Agent: Assign the agent responsible for managing the visit, ensuring clear and direct assignment.
- Date and Time: Select precisely the scheduled date and time for the visit, for example, a Thursday at 12:30 PM.

Association of Property and Demand

It is essential to understand that every visit must be obligatorily linked to a demand and a property. It is not possible to create a visit only with a contact or collaborator without this association.

Property Automatically Associated: When generating the visit from the property sheet, it is automatically linked, avoiding errors and speeding up the process.
Search and Selection of Demand: The next step is to associate the corresponding demand.
1. Use the search field to view existing demands in the system.
2. Filter demands by number or name to facilitate location, for example, search for "Test in area".
3. Select the appropriate demand from the displayed results.

Confirmation and Saving of the Visit

Once the demand and property are correctly linked, you can finalize the creation of the visit.

Observations: Add any comments or relevant details about the visit in the designated field, contributing to better follow-up.
Save: Press the "Save" button to register the visit in the system. Upon returning to the visits section, you will see the new entry reflected in the list.

Advanced Visit Management Options

Once the visit is created, the system offers multiple advanced functionalities for comprehensive and personalized management.

Duplicate Visit

The option to duplicate an existing visit allows copying the same demand and property, facilitating the quick scheduling of similar visits by only adjusting the date and time.

Functions within the Visit

By selecting a specific visit in the list, you will access its details and a set of advanced tools for its management.

Reminders: Set custom alerts, for example, a notification one hour before, to ensure punctuality and preparation of the agent and clients.
Digital Signature: Start the electronic signature process for documents related to the visit, such as the visit report, simplifying formalization and registration.
Visit Confirmation: Send communications via email or WhatsApp to both the demand and the owner, facilitating visit confirmation through a direct link.

Documentation and Statistics

Visit Report: Access the official "Visit Report" document and its URL, ideal for performing the digital signature directly from a tablet during the meeting.
Statistics for the Owner: You can indicate if this visit should be included in the statistical reports periodically sent to the owner, providing transparency and detailed tracking.

Cancellation and Completion

Cancel Visit: In case of cancellation, the visit can be annulled from this section, keeping the history updated and avoiding confusion [→].
Complete Visit: Once the visit has taken place, mark it as completed to correctly reflect the status and close the process [→].

More Management Options

Surveys: Send predefined surveys to participants to collect valuable feedback that helps improve the service.
Comments via Email/WhatsApp: Send specific and personalized comments to the owner or demand via email or WhatsApp, facilitating direct and effective communication.

Generate Visit from Crosses: The Most Efficient Option

The fastest and recommended way to create a visit is to do it directly from the crosses section, especially when you already have identified interested demands, thus optimizing the workflow.

Access Crosses: From the property sheet, navigate to the "Crosses" tab.
Identify Interested Demands: View the list of demands that meet the established criteria for the property.
Create Visit Directly: Select the desired demand and click the "Create Visit" option.
Simplified Configuration: When generating the visit from crosses, both the property and demand are automatically associated, requiring only that you select the date and time to complete the scheduling.

Conclusion

Effective visit management is a fundamental pillar in the success of the real estate process. Whether you choose to create them directly from the property sheet or through the faster method from crosses, the system provides you with all the necessary tools to schedule, manage, and document each meeting in an orderly and professional manner, always ensuring the correct linkage between demand and property [→].

Question 22

How to Use Document Templates in Inmovilla to Generate Contracts with Automatic Data

Accepted Answer

The document templates tool in Inmovilla offers an efficient solution for creating contracts and other reusable texts, facilitating the automatic insertion of relevant data linked to the property, demand, and associated contacts. This functionality is designed to optimize drafting time, minimize errors from manual copying, and speed up document generation with accuracy and professionalism.

It is essential to note a key limitation: the tool does not include predefined legal models, such as sales contracts or deposit agreements. What it provides is a flexible system to upload your own base texts and replace specific sections using dynamic fields that extract information directly from the CRM.

Main Features of the Document Templates Tool

This feature allows you to:

Draft or import a template document directly in the integrated editor.
Save the customized template for reuse on future occasions.
Insert tags or dynamic parameters that pull updated data from CRM records.
Generate a finalized document with all data automatically replaced.

This tool is especially valuable for repetitive documents whose contents vary only in certain data, such as:

Seller's name
Buyer's name
ID or tax number
Property address
Type of property

Location of the Option in Inmovilla

To access this feature, follow the path:

Go to Utilities in the main menu.
Select Document Templates.

Inside the editor, you will find a wide and versatile text area where you can draft your document from scratch or paste previously prepared content.

Document templates editor with text area and management buttons

Step-by-Step Guide to Creating a Contract Template

1. Prepare the Base Text

Start with your own template document, which can be a sales contract, a reservation agreement, or another common text in your activity. The fastest way is to copy and paste the content into the editor and then adapt it so certain sections are filled automatically.

2. Define Fixed Data That Does Not Come from the CRM

Not all data can be automatically extracted from the database. Some elements depend on the signing context or specific decisions and must be entered manually. Common examples include:

City and place of signing
Exact date (day, month, and year)
Specific contractual deadlines
Determined amounts not recorded in the records
Other individually negotiated details

This data can be fixed in the template if always constant, or modified before generating each document.

3. Replace Variable Data with Dynamic Tags

The next step is to replace in the text the variable data you want to automate. Instead of manually writing, for example, the buyer's name or the property address, you will insert the corresponding tag for each data.

The process is simple and consists of three steps:

Remove the fixed text that will be replaced.
Select the appropriate data source.
Insert the correct tag in the corresponding place.

The main data sources for these tags are:

Properties
Demand
Contacts

These options are available in the menu located at the top right corner of the editor.

Data You Can Automatically Fill

According to the example shown, some of the most relevant fields include:

Seller Data

Full name of the client owner
ID or tax number, if registered

Buyer Data

Name linked to the demand
ID associated with the contact

Property Data

Complete address or street of the property
Type of property
Detailed description

It is important to highlight that the same paragraph can combine fields from different sources. For example, in a single sentence you can integrate:

Owner's name
Contact's ID
Location or street of the property

Side panel with list of tags or fields to insert in the template

How to Correctly Select the Source of Each Data

One of the keys to creating effective templates is to precisely choose the source of each value. Selecting an incorrect source can result in incomplete documents or erroneous information.

Proper Use of Properties

This source should be used for data related to the property, such as:

Street or address
Geographical location
Type of property

Proper Use of Demand

It is used to obtain information linked to the buyer when they are associated with a specific demand.

Proper Use of Contacts

It is useful for including personal data, such as ID or tax number, provided they are registered in the corresponding contact record.

Proper Use of Owner

This source allows correctly identifying the seller when the property has an assigned owner in the system.

What Happens If Data Is Missing When Generating the Document

During document generation, Inmovilla may alert you about unreplaced parameters, indicating that the system did not find the corresponding value for some tag.

In these cases, the tool will show which fields are pending so you can complete them manually.

For example, absences such as:

Type of property
Type of contact

If the data exists in the CRM, you can enter or select it; if it is not necessary for that particular document, you can leave it blank or adjust the template to avoid its inclusion.

Reasons Why a Document May Be Incomplete

The most common causes include:

The contact is a prospect and does not have all the necessary data loaded in their record.
The record lacks the required field, such as tax number, contact type, or similar.
A tag from the wrong block was used, causing erroneous or empty data.
A manual data was expected that was not entered before generating the document.

Therefore, it is essential to carefully review each replacement before considering the document finalized.

Best Practices for Creating Contracts in Inmovilla

To ensure optimal and recurrent use of templates, we recommend following this checklist:

Use a clean and well-written base document that meets legal and style standards.
Replace only the variable parts with dynamic tags, keeping fixed sections intact.
Do not automate data that is not registered in CRM records, to avoid errors and omissions.
Verify that the selected buyers, sellers, and contacts are correct before generating the document.
Confirm that personal data in contacts is complete and up to date.
Save the template once its configuration is finished for future reuse.
Perform a generation test with a realistic case to ensure proper functioning.

Common Errors When Using Document Templates

Expecting Inmovilla to Include Predefined Contracts

It is important to clarify that the tool does not provide drafted contractual models. Its function is to automate data filling in documents that you provide yourself.

Trying to Automate Amounts or Deadlines Not Registered

If these data are not stored in demand, property, or contact records, they must be entered manually.

Confusing Buyer and Seller Fields

This error is common when the document involves multiple parties. It is essential to carefully verify the source of each tag to avoid confusion.

Not Reviewing the Final Document Before Use

Although the tool completes many data automatically, it does not guarantee the document is ready to sign without thorough review.

How to Review the Generated Document

After processing the replacements, the system presents the document with the inserted data. At this stage, you should check that:

The names correspond to the correct people involved in the operation.
The property address is appropriate and complete.
There are no empty fields essential for the validity of the document.
Manual data have been correctly entered.
The legal drafting maintains its validity and coherence for the specific case.

Generated document in word processor with multiple pages and filled data

Once the contract is generated, you can associate the document with the demand and/or the owner. In fact, before finishing the generation, the system will ask if you want to make this association. If you accept, you will be able to view the document directly in the contact or property record, with the name you assigned to the file.

When It Is Recommended to Use This Feature

This tool is especially beneficial for offices that:

Frequently generate the same type of documents.
Keep CRM records updated and complete.
Seek to reduce manual work in drafting contracts and annexes.
Need to obtain documents quickly from a specific property and demand.

Conclusion

Document templates in Inmovilla do not create contracts automatically, but they do allow transforming your own model into a much more agile and efficient process. The key to success lies in two fundamental aspects: using a well-written base template and correctly selecting the tags corresponding to property, demand, owner, and contact.

If you also carefully review pending fields before finalizing the document, you will be able to generate contracts and other real estate documents faster, more organised, and with a significant reduction in manual errors.

Question 23

Property/Prospect Communications

Accepted Answer

How to check the communications of a property in Inmovilla

The communications module in Inmovilla is designed to centralize and facilitate access to all emails and actions linked to a specific property record. This functionality is essential for maintaining a detailed and structured history of interaction with the owner, allowing you to review sent notices and verify all communications related to the management and marketing of the property.

In this guide, you will find a detailed explanation on how to locate the communications of a property, what type of information is recorded in the history, and what requirements are necessary to properly access this section.

What are communications linked to a property?

Communications constitute the set of records associated with a record within Inmovilla. In the case of a property, these communications mainly include emails, notifications, and other actions directed to the owner or related to the management of the property.

Centralizing these records directly in the record avoids the dispersion of information across multiple external tools, thus facilitating a clear and efficient tracking of everything that has been communicated about the property throughout its management cycle.

Examples of communications that may appear

Depending on the configuration and activity recorded in the record, the communications history may contain:

Availability inquiry emails, used to confirm if the property is still for sale or in the process of being marketed.
Automatic messages generated when registering a property, which include detailed information about its features and status.
Communications related to personal data protection and consent according to GDPR.
Records linked to statistics, alerts, and other communicative actions carried out with the owner.

How to access communications from the property record

Access to communications can be done both from the general property list and from the individual record of each property. The communications tab may not appear directly among the main options and, in that case, it is found within the More menu.

Go to the Properties section via the Inmovilla sidebar.
Locate the property whose history you want to check.
Open the corresponding record for that property.
Within the navigation options of the record, look for and expand the More menu.
Select the Communications option.

Upon entering, the complete history of communications associated with the selected property will be displayed. If no previous communication has been recorded, the area will appear empty.

Property record with empty communications area

A record without communication activity will show the communications area without previous records.

How to interpret the communications history

When a property has recorded activity, the communications section presents a detailed list of each interaction linked to the record. Each line represents a specific message or action, allowing you to quickly identify what has been sent or done and locate any specific communication before establishing new contact with the owner.

This control is especially relevant in processes such as availability review, as consulting the previous history helps avoid duplicate sends and ensures more efficient and professional management.

Key aspects to check before sending a new message

Verify if there are previous inquiries related to the property's availability.
Review automatic messages generated when creating or registering the record.
Confirm the existence of communications regarding data protection according to GDPR.
Consult available records to avoid repeating unnecessary actions or notices to the owner.

Property record with table of several registered communications

The history clearly and orderly groups all communications linked to the property.

Differences between communication from the record and the general mail tool

Inmovilla offers a general mail tool for global message management, as well as specific communications sections associated with individual records of contacts, requests, and properties.

The main difference lies in the focus: the general mail tool is intended for managing and sending messages, while the communications section within each record allows consulting the historical activity linked exclusively to that record. Therefore, to review communications sent to an owner about a specific property, the property record is the most direct and precise access.

Automatic templates and communications related to GDPR

Some communications can be automatically generated using predefined templates, such as messages sent when registering a property or notices linked to personal data protection. For these options to be available, they must be enabled in the account settings.

Activation of these templates is done from Settings → Options. It is worth noting that this access may be restricted to users with specific permissions, so not all profiles will be able to modify this configuration.

Recommendations for managing automatic templates

Verify that your user has the necessary permissions to access settings.
Confirm that automatic templates are enabled in the configuration.
Carefully review the configuration of communications related to GDPR before using them.
Check the record's history to ensure that the generated communication has been correctly associated with the corresponding property.

Important: consult communications in view mode

The communications section is designed to be consulted in view mode of the record and not during property editing.

If you need to review an email, an availability inquiry, or any previous record, you must first save changes or exit edit mode and open the record in view mode. This way, you can access the More menu and consult the communications history optimally.

Common errors when searching for communications in Inmovilla

Not finding the communications option

It is common for the communications option not to be visible in the main tabs and to be hidden within the More menu. Always check this menu if you do not locate the tab directly.

Checking the wrong record

Communications are exclusively associated with each individual record. Therefore, before interpreting a history, confirm that you have opened the correct property, especially if there are properties with similar features or references.

Expecting records in a new record without activity

A newly created record that has not yet generated emails or actions will show an empty communications section. This does not indicate an error, but simply that there is no activity recorded so far.

Trying to access communications during editing

The communications history is not available in edit mode. To consult it, switch to view mode, as this section is intended for review and not for modifying the record.

Checklist to review communication with an owner

Make sure to open the correct record from the property list.
Confirm that you are in view mode and not editing.
Access the More menu and select the Communications option.
Check if there are previous messages related to availability, property registration, or GDPR.
Verify the history before establishing new contact to avoid duplicates.
If you use automations, confirm that templates are activated and that you have the necessary permissions.

Conclusion

The communications history in Inmovilla is an essential tool to consult and manage all interactions linked to each property. Accessing from Properties, opening the record in view mode, and using the More > Communications menu allows maintaining organized tracking, preventing duplicate contacts, and monitoring configured automatic communications, thus ensuring professional and efficient management of the relationship with owners.

Question 24

Automate the management of demands and leads in Inmovilla

Accepted Answer

Automating the entry and classification of leads in Inmovilla efficiently transforms an inquiry received from a real estate portal into a structured and manageable demand, facilitating a swift initial response and centralized follow-up. This process aims to optimize the commercial team's time, minimizing manual tasks so they can focus on the contacts with the greatest potential and thus maximise business opportunities.

This automated flow is especially valuable for real estate agencies that receive a high volume of requests from different portals and want to avoid information being relegated solely to an email inbox or lost among numerous unattended messages.

Automatable functions in lead management

With proper configuration, the journey of a request within Inmovilla can follow a continuous and efficient process:

The interested party contacts through an advertisement published on a real estate portal.
The request is received directly in Inmovilla's internal email.
The system automatically creates the client's profile and the corresponding demand.
An initial response is sent via an email template or directly from Inbox.
The lead qualifier initiates a dialogue to deepen the contact's interest and gather relevant information.
All information and interactions are recorded in the client's file for orderly and accessible follow-up.

It is important to highlight that this automation does not replace the commercial work but provides the team with structured data and prior context to prioritise and address the most qualified leads more effectively.

Prerequisites to activate automations

Before configuring automatic responses, demand creation, or qualification processes, it is essential to verify that requests are correctly received within the Inmovilla environment. If leads arrive only at an external email, the automated flow cannot start from the platform.

1. Internal email configuration on each portal

Access the Portals section and review the configuration of the portal from which requests are received. The contact email associated with the advertisement must be directed to Inmovilla's internal email.

The internal email linked to the agency or the corresponding agent can be used. The essential point is that the incoming message is received by Inmovilla, as this email acts as the starting point for automation.

2. Verification of proper data transmission by the portal

For the demand to be created automatically, the request must include fundamental data both of the interested party and the property inquired about. It is necessary to check that the message contains at least:

Name or identification of the contact.
Phone number.
Email address.
Reference or identification of the property of interest.

Additionally, the property consulted must be registered in Inmovilla's database. If the portal does not provide the contact's email or the property cannot be identified, the automatic creation of the demand may not complete correctly.

Activation of automatic creation of clients and demands

The key functionality to convert incoming emails into manageable opportunities is found in the automation settings. From the side menu, access Settings, then Options, and locate the Automation section.

In this section, you can configure the automatic sending of responses to interested parties and the automatic generation of demands based on received emails.

Automation settings screen with automatic response options

When activating this feature, it is advisable to review the available options to define how new contacts will be assigned within the system.

The automation process may take a few seconds to complete: first the email is received, then the demand is created and, if enabled, the qualification process is initiated via Inbox. Therefore, it is advisable to validate the complete flow with tests before implementing it across all portals.

Using Inbox to respond and qualify leads

Inbox offers a centralized platform to manage conversations and add an additional layer of qualification in the capture process. If the agency has Inbox, it can activate the lead qualifier from the specific configuration of this tool.

This automated assistant can start a conversation with the contact, asking key questions to identify, for example, if the interested party wants to schedule a visit or prefers to resolve prior doubts. The answers obtained provide valuable information to assess the level of interest and define the next commercial action.

Inbox showing a lead conversation with messages and data panel

Activation and customization of the lead qualifier

In Inbox settings, locate the Lead Qualifier option and activate it. The tool includes a set of predefined questions but also allows adding custom questions to adapt to the agency's working style and specific needs.

Before adding additional questions, it is essential to define what information is truly necessary for the commercial team to make informed decisions about the next steps. An overly long conversational form may discourage the contact, so it is recommended to prioritise questions that differentiate between an informative inquiry, a visit request, or an opportunity requiring immediate follow-up.

An effective sequence can focus on the following aspects:

Confirm whether the interested party maintains their interest in the property.
Detect if they wish to organise a visit.
Identify possible doubts or obstacles blocking the process progress.
Gather the necessary information so the commercial agent can continue the conversation with full context.

Information recorded after lead qualification

One of the main advantages of centralising communication in Inbox is that all activity is integrated into Inmovilla, avoiding dispersion across external channels. At the end of the qualification process, Inmovilla automatically records the follow-ups associated with the lead and updates the file with the qualification result.

Inbox showing a lead conversation with messages and data panel

This makes it easier for the commercial team to access the full context without needing to reconstruct history from scattered emails or messages. The client and demand file become the central reference point to know the property of interest, interactions held, and pending commercial actions.

Common errors when automating demands in Inmovilla

The lead does not reach the internal email

This is the most frequent problem. If the portal sends inquiries to an email address other than Inmovilla's internal one, no message will be generated to trigger the automation. It is essential to review and confirm the email configured on each portal, not only in the agency's general settings.

Missing email or phone number of the interested party

An incomplete request may prevent the automatic creation of the demand. Some portals limit visible information in certain cases. Before assuming the automation is faulty, verify the specific information included in the received message.

The property is not identified in the database

To create a correctly linked demand, it is essential that the consulted property exists in Inmovilla's database and that the message content allows its precise identification.

The automation of interested parties is not activated

Receiving an email in Inmovilla does not guarantee the automatic creation of the demand. It is necessary to explicitly activate the creation and automatic response option in Settings > Options > Automation.

Confusion between demand creation and qualification process

Although both processes are related, they are independent. The demand is generated from the incoming email, while lead qualification requires activation and use of Inbox. The existence of a demand does not necessarily imply that the qualification conversation has started.

Conclusion

Demand automation in Inmovilla starts with a fundamental requirement: that leads coming from real estate portals are correctly directed to the platform's internal email. From this point, automatic demand creation, sending responses via templates, and Inbox's lead qualifier allow structuring and optimising the process from the first contact.

Proper configuration facilitates quick responses, maintains a centralised history, and provides the commercial team with relevant and contextualised information before intervening. To ensure successful implementation, it is recommended to validate the complete journey through a test request and adjust data or configurations that may hinder the correct creation and classification of leads.

Question 25

Informação numa ficha de imóvel

Accepted Answer

Dentro da categoria de imóvel, um dos blocos fundamentais em qualquer ficha é a secção de informação. Este espaço concentra os dados essenciais do imóvel: estado atual, localização precisa, detalhes de venda ou arrendamento, documentação legal, referências de registo e outros campos-chave para a publicação e a gestão interna eficiente.

O objetivo principal desta secção não é preencher todos os campos de forma indiscriminada, mas compreender quais são realmente imprescindíveis, quais podem ser opcionais e como aproveitar cada um para garantir uma ficha sólida e bem estruturada desde o início.

Interface ao aceder a uma ficha de imóvel

Ao entrar numa ficha, o ecrã divide-se em duas áreas claramente diferenciadas.

No painel esquerdo mostra-se uma pré-visualização rápida do imóvel, onde se visualiza a foto principal, um título conciso e dados básicos relevantes como:

Preço
Número de quartos
Casas de banho
Andar ou piso
Presença ou não de elevador

Na parte direita encontram-se as diversas secções de gestão: informação, características, publicação, seguimentos, documentos, entre outras. Neste artigo vamos focar-nos na secção de informação.

Funcionalidade do ícone do “olhinho” para proteger informação sensível

Antes de aprofundar, é importante destacar uma função muito útil: o ícone do olho localizado na parte superior da ficha, mesmo acima da foto principal.

Este botão permite mostrar ou ocultar campos sensíveis. Se estiveres numa reunião com um cliente e desejares proteger certos dados confidenciais, podes ativar esta opção para que a informação apareça desfocada através de um efeito blur.

Embora possa parecer um pormenor menor, no dia a dia esta funcionalidade é essencial para gerir com segurança fichas que contêm dados internos que não devem ser expostos.

Histórico de estados e gestão ágil de alterações

O primeiro elemento que aparece dentro da secção de informação costuma ser o histórico de estados. Este registo reflete as diferentes etapas pelas quais o imóvel passou ao longo do processo comercial.

Ter este histórico permite obter uma visão clara e rápida da evolução da ficha e da sua situação atual dentro do ciclo de gestão.

Além disso, a alteração de estado pode ser feita sem necessidade de entrar em modo de edição. Esta característica é especialmente prática porque, muitas vezes, só é necessário atualizar o estado sem modificar o resto dos dados.

Na vista de visualização, basta clicar em mudar o estado para abrir uma janela específica que permite realizar esta ação de forma rápida e independente da edição completa da ficha.

Secção de cruzamentos: ligação a pedidos reais

Outro bloco destacado dentro da secção de informação é o de cruzamentos.

Nesta área podes consultar:

O total de cruzamentos realizados
Os cruzamentos pendentes de envio
Os cruzamentos já enviados
Os cruzamentos oferecidos

Ao aceder a esta secção, o sistema apresenta um detalhe com os pedidos associados ao imóvel, mostrando a correspondência entre o inventário disponível e as necessidades específicas dos clientes.

Para a gestão comercial, esta funcionalidade é especialmente valiosa, pois liga diretamente a ficha do imóvel a oportunidades reais e concretas de negócio.

Resumo geral e dados-chave de gestão

Mais abaixo na secção de informação encontra-se um resumo geral que inclui dados internos fundamentais para a correta administração do imóvel.

Entre estes dados destacam-se:

Origem do contacto: canal através do qual se originou o anúncio ou a angariação
Angariado por: pessoa responsável pela obtenção do imóvel
Gerido por: profissional encarregado da gestão comercial, que pode ser diferente do angariador

É relevante diferenciar entre angariador e gestor, pois em muitas agências estas funções estão atribuídas a pessoas distintas, e refletir isso corretamente na ficha é crucial para uma gestão eficiente.

Além disso, apresentam-se outros dados úteis como:

Data de registo do imóvel no sistema
Última modificação realizada
Indicação se o imóvel está partilhado através de MLS

Este último dado costuma ser representado através de um check visível à direita e é chave para conhecer o alcance da colaboração e distribuição do imóvel.

Localização precisa do imóvel

Um dos blocos mais relevantes é o de localização, onde se recolhe toda a informação relacionada com a morada: rua, número, código postal e outros dados associados.

Esta secção não deve ser subestimada, pois a informação aqui introduzida é utilizada tanto para portais como para o website e processos internos, pelo que deve estar perfeitamente validada.

Ao registar um imóvel novo, este campo atua como um validador de moradas, assegurando que a morada introduzida é correta e é transmitida adequadamente a todos os destinos.

O processo de validação é simples:

Introduz a morada.
O sistema oferece sugestões baseadas na entrada.
Seleciona a morada correta entre as opções propostas.
Os campos relacionados preenchem-se automaticamente.

Habitualmente preenchem-se dados como:

Morada completa
Número
Código postal
Cidade
Zona ou bairro

Este sistema reduz erros tipográficos e garante que a informação enviada a portais e ao website esteja normalizada e seja precisa.

Dados complementares do imóvel

Dentro do bloco de informação incluem-se também campos adicionais relacionados com a situação jurídica e administrativa do imóvel.

Entre estes dados destacam-se:

CMI
Caderneta Predial Urbana

Documentação técnica e estado legal do imóvel

Nesta mesma secção podes registar informação sobre a documentação técnica e legal relacionada com o imóvel.

Por exemplo, podes indicar a disponibilidade de:

Certificado de habitabilidade
Relatórios técnicos correspondentes
Certificados de aptidão

A recomendação geral é clara: quanto mais informação documental estiver registada, melhor. Embora alguns campos não sejam obrigatórios, manter registo da documentação disponível facilita a gestão posterior, aporta transparência e minimiza incertezas.

Dados de venda: campos essenciais para a comercialização

Dentro da secção de informação, um dos segmentos mais críticos é o dedicado aos dados de venda.

Nesta secção incluem-se campos como:

Preço a consultar
Preço anterior de venda
Preço atual de venda
Preço solicitado pelo proprietário
Transmissão (se aplicável)
Avaliação comercial
Avaliação fiscal
Comissão da agência
IVA correspondente
Custos associados
IMI
Despesas de condomínio
Periodicidade de pagamento do condomínio
Indicador se o imóvel está em exclusivo
Data de renovação da exclusividade
Estado de partilha com outras agências

Alguns destes campos, como comissão, exclusivo e partilha, têm um impacto direto na operação diária e na estratégia comercial, pelo que é fundamental geri-los com especial atenção.

Funcionamento do campo “preço a consultar”

O campo preço a consultar cumpre uma função muito específica: permite que o preço fique registado internamente no sistema, mas que não seja mostrado publicamente em determinados canais de publicação.

Esta opção é especialmente útil no website próprio, onde se deseja controlar a visibilidade do preço sem perder o dado dentro da ficha. O comportamento é o seguinte:

O preço é armazenado e fica disponível internamente.
Ativa-se o check de “preço a consultar”.
O website ou portal de destino oculta o preço para os visitantes externos.

Desta forma, evita-se a exposição pública do valor, mantendo o controlo sobre a informação comercial.

Dados de arrendamento e condições económicas específicas

Se o imóvel estiver destinado a arrendamento, dentro da mesma secção habilitam-se campos específicos para este tipo de operação.

Entre os dados económicos e condições contratuais que podem ser registados incluem-se:

Caução exigida
Defesa jurídica contratada
Aval bancário exigido
Referências do arrendatário
Permissão para animais
Permissão para crianças
Disponibilidade de casa de banho privada

Estes detalhes são fundamentais para uma publicação clara e transparente do arrendamento, facilitando tanto a gestão interna como a comunicação com potenciais inquilinos.

Avaliação interna do imóvel

A ficha dispõe também de um espaço para registar uma avaliação interna do imóvel, entendida como uma apreciação subjetiva do ponto de vista comercial.

Este campo pode ser usado para refletir se o preço é adequado, a motivação do proprietário ou qualquer outro aspeto que aporte contexto para a tomada de decisões.

Não se trata de um dado técnico, mas de uma ferramenta que ajuda a interpretar melhor a ficha e a orientar a estratégia comercial com maior conhecimento.

Modo edição: modificações e atualizações

Todos os dados descritos podem ser consultados em modo visualização, mas para os modificar é necessário aceder ao modo edição. Esta opção encontra-se num botão azul localizado na parte superior direita do ecrã.

A dinâmica geral é a seguinte:

Em modo visualização podes rever toda a informação.
A alteração de estado realiza-se sem necessidade de editar a ficha.
Em modo edição podes modificar, completar ou atualizar os campos conforme as necessidades.

A estrutura e lógica da secção mantêm-se, mas em edição dispões de todas as ferramentas para assegurar que a ficha esteja sempre atualizada e completa.

Imóveis: que campos convém preencher primeiro

A secção de informação inclui numerosos campos, e nem todos são usados sempre. Isto é habitual e compreensível.

No entanto, é fundamental identificar quais são os dados básicos e prioritários desde o início para construir uma ficha funcional e eficiente.

Recomenda-se prestar especial atenção a:

Estado atual e histórico do imóvel
Localização validada e precisa
Meio de contacto
Angariado por e gerido por
Dados-chave de venda ou arrendamento
Comissões
Exclusividade
Partilha com outras agências
CMI e Caderneta Predial Urbana, na medida em que estejam disponíveis

Com esta base sólida, o resto dos campos pode ser preenchido progressivamente para enriquecer a ficha e dotá-la de maior detalhe e precisão.

Conclusão: a importância de uma ficha bem informada desde o início

A secção de informação não é simplesmente um ecrã com campos para preencher. Constitui o núcleo fundamental da ficha do imóvel.

Uma ficha bem trabalhada e corretamente preenchida facilita enormemente a publicação, a gestão comercial, a coordenação interna e o controlo documental.

Além disso, ao aproveitar funcionalidades como a validação de moradas ou o ocultamento de dados sensíveis, consegue-se um fluxo de trabalho mais limpo, seguro e eficiente.

A melhor prática consiste em preencher com rigor os dados essenciais, completar aqueles que aportem valor real e manter a ficha atualizada regularmente. Assim, a propriedade estará perfeitamente preparada para ser gerida com critério desde o primeiro momento.

Question 26

Tipologias de imóveis

Accepted Answer

Guia de tipologias de imóveis no Immovilla

A tipologia de um imóvel no Immovilla não é um campo simples. É um dos dados chave da ficha, juntamente com a operação, e convém tratá-lo bem desde o início porque afeta como se preenche o imóvel, que campos aparecem e como se publica depois nos portais.

Se trabalha com apartamentos, terrenos, quartos, duplex ou qualquer outro tipo de imóvel, vale a pena perceber como se organiza tudo isto para evitar erros e poupar tempo.

Onde consultar todos os tipos de imóveis

Se precisa de consultar a lista completa de tipologias disponíveis no Immovilla, pode fazê-lo na área de configuração, dentro de Definições, Configuração e Listas.

Aí pode filtrar por tipos de imóveis e ver todas as opções registadas no escritório. Isto é muito útil para manter o sistema limpo e adaptado à operação real da sua agência.

Além disso, se houver alguma tipologia que nunca utiliza, não é necessário eliminá-la. Pode editá-la e marcá-la como oculta. Assim deixa de atrapalhar no dia a dia, mas mantém a estrutura organizada.

Como registar um novo imóvel

Ao criar um imóvel novo, basta ir à opção de criar novo e selecionar imóvel. A partir daí preenche-se a ficha como habitualmente.

O importante aqui é perceber que o campo tipo de imóvel não se coloca ao acaso nem se deixa para o fim. Quanto mais cedo o definir corretamente, melhor, porque a ficha adapta-se em função dessa escolha. Portanto, devemos ter claro o tipo concreto: Rés-do-chão (isto definimos com o campo tipo de imóvel, quarto, duplex...).

Porque a tipologia é um dado tão importante

No Immovilla, o tipo de imóvel determina grande parte da lógica da ficha. Não é o mesmo registar um terreno que um apartamento, e o sistema reflete isso mostrando campos diferentes conforme o caso.

Por exemplo:

Se o imóvel for um terreno, ganham destaque dados como os metros do terreno ou do solo.
Se o imóvel for um apartamento, aparecem campos mais próprios de habitação, como quartos, casas de banho e outros detalhes residenciais.

Isto tem uma consequência muito prática. Se escolher uma tipologia incorreta, pode acabar por preencher uma ficha que não corresponde ao imóvel real, ou pior ainda, deixar de fora informação que depois será necessária para publicar corretamente.

Como se organizam as tipologias dentro do Immovilla

As tipologias estão agrupadas para facilitar a localização de cada uma. Por exemplo, dentro do grupo de apartamentos pode encontrar variantes como apartamento, duplex e outras semelhantes.

A ideia não é complicar a classificação, mas sim ordenar melhor as opções para que a seleção seja mais rápida e coerente.

Se procura uma tipologia concreta, não é necessário percorrer toda a lista manualmente. Pode escrever diretamente o nome no campo de pesquisa eo Immovilla mostrará as correspondências.

Isto é especialmente útil quando trabalha com listas longas ou quando há muitas variantes de um mesmo grupo.

A ficha muda conforme o tipo de imóvel

Um dos pontos mais importantes a ter em conta é que a ficha do imóvel não é estática. Vai mudando conforme a tipologia selecionada.

Isto significa que:

Mostram-se uns campos e outros não.
Algumas secções tornam-se obrigatórias em função do tipo.
A informação que depois recebem os portais pode variar bastante.

Por isso convém decidir bem a tipologia antes de avançar demasiado com o registo. Alterá-la mais tarde pode trazer consequências, sobretudo se o imóvel já estiver em publicação.

O caso especial dos quartos

Os quartos têm um tratamento particular dentro do Immovilla. Não funcionam como um apartamento ou um terreno, porque precisam de um bloco de informação mais específico.

Neste tipo de imóvel aparece uma secção própria com dados pensados para o arrendamento de quarto. Entre eles podem incluir-se aspetos como:

Número de inquilinos admitidos
Se aceitam casais
Se o quarto está ocupado
Se o proprietário vive no imóvel
Sexo preferencial
Faixa etária

Este bloco é especialmente importante quando se trabalha com portais como o Idealista, pois vários desses dados são necessários para poder publicar corretamente um quarto para arrendamento.

Dito de outra forma, aqui não basta preencher uma ficha genérica. Se faltar esta informação específica, a publicação pode ficar incompleta ou simplesmente não cumprir os requisitos do portal.

Como alterar a tipologia de um imóvel

Se precisar modificar a classificação de um imóvel, a alteração faz-se a partir do campo tipo de imóvel dentro da própria ficha.

Tecnologicamente é algo simples, mas operacionalmente é preciso ter muita precaução. Uma coisa é mudar a tipologia numa ficha que ainda está em preparação e outra muito diferente é fazê-lo num imóvel que já está enviado para portais.

O que acontece se alterar a tipologia quando já está publicada

Aqui é onde surgem mais problemas.

Se um imóvel já está publicado em portais como Idealista, Imovirtual ou Custo Justo, essa publicação já foi enviada com uma tipologia concreta. Por exemplo, pode ter sido enviada como apartamento.

Se depois alterar essa tipologia para outra diferente, como duplex, alguns portais não aceitam essa modificação como uma simples atualização. Para eles, já não se trata do mesmo produto.

O resultado pode ser um erro de envio.

O comportamento habitual no Imovirtual e Custo Justo

Em portais como o Imovirtual e Custo Justo este ponto costuma ser mais delicado. Se o imóvel já está publicado e se muda a tipologia, é possível que o portal rejeite a atualização porque não aceita essa alteração numa ficha já existente.

Por isso, se vai alterar este dado, o ideal é fazê-lo antes de ativar a publicação ou antes de reenviar o imóvel para os portais.

O que acontece no Idealista

No Idealista o comportamento é um pouco mais flexível. Quando deteta uma mudança de tipologia, pode gerir o processo de outra forma: em vez de atualizar o mesmo anúncio, cria um novo e descarta o anterior.

Isto evita parte do problema, mas não significa que a tipologia deixe de ser importante. Continua a ser um dado crítico e convém não o modificar de ânimo leve.

A recomendação prática para evitar erros

Se quer trabalhar com menos incidentes, a melhor prática é muito simples:

Define corretamente a tipologia desde o início.
Preenche a ficha em função desse tipo de imóvel.
Rever os dados específicos se forem casos particulares, como quartos.
Só depois ativa a publicação nos portais.

Assim evita refazer trabalho, minimiza erros de envio e assegura que cada portal recebe a informação adequada desde o início.

Conclusão

No Immovilla, a tipologia de um imóvel afeta muito mais do que o nome do imóvel. Organiza a ficha, determina que campos aparecem, condiciona os requisitos de publicação e pode provocar erros se for alterada quando o anúncio já está nos portais.

As ideias chave são claras:

Rever e organizar as tipologias a partir da configuração.
Ocultar as que não utilizar para trabalhar com mais limpeza.
Selecionar bem o tipo de imóvel ao registar o imóvel.
Prestar atenção a tipologias especiais como quarto.
Evitar alterações de última hora se o imóvel já estiver publicado.

Quanto melhor definido estiver este campo desde o início, mais fluido será todo o processo de registo, edição e publicação.

Question 27

Qualificador de Leads

Accepted Answer

Como funciona o qualificador de leads no Inmovilla e o que é necessário para o automatizar corretamente

O qualificador de leads foi concebido para poupar tempo na gestão diária e, acima de tudo, para identificar rapidamente quais os contactos com maiores hipóteses reais de se converterem em oportunidades.

A ideia é simples. Assim que entra uma nova lead, a ferramenta inicia o contacto pelo WhatsApp, faz uma série de perguntas e, com base nas respostas, ajuda a qualificar se essa Oportunidade é ou não adequada. Desta forma, não é necessário perder tempo a analisar cada um individualmente sem contexto.

Quando bem configurado, este sistema permite que a agência tenha uma primeira triagem automática e uma pequena estatística das leads com maior potencial.

O que faz exatamente o qualificador de leads

A sua principal função é contactar automaticamente a lead recém-criada e fazer-lhe perguntas para avaliar o seu nível de interesse e a sua viabilidade.

Não se limita a enviar uma mensagem genérica. O assistente inicia a conversa, pode fornecer informações iniciais sobre o imóvel e, em seguida, passar a perguntas de qualificação. Com isso, o sistema determina se a lead é forte, fraca ou diretamente descartável, de acordo com as regras definidas.

Isto é especialmente útil quando chegam muitos contactos a partir de portais e é necessário ordenar prioridades sem demoras.

Requisitos para que funcione

Antes de ativar qualquer coisa, é preciso ter bem claras duas condições obrigatórias:

- Ter o Inbox contratado e integrado, pois o qualificador funciona através desse sistema.
- Ter a criação automática de leads ativada, uma vez que o gatilho do processo é a criação de uma nova lead.

Além disso, é importante configurar corretamente os portais para que as leads cheguem através do e-mail interno do Inmovilla. Esse pormenor é fundamental para que todo o processo automatizado funcione sem interrupções.

Primeiro passo: ativar e associar o Inbox

Se o Inbox ainda não tiver sido ativado, é necessário fazê-lo primeiro no Marketplace. Depois de ativado, devem ser atribuídos os utilizadores necessários e, em seguida, deve ser associado ao número do WhatsApp que se pretende utilizar.

A associação pode ser verificada na própria opção do Inbox, em "Definições". Se já estiver associado, irá aparecer como associado. Caso contrário, a plataforma vai apresentar o código QR para associar o telemóvel.

Pantalla de configuración del inbox con el apartado del calificador de leads

Este ponto não é opcional. Se o Inbox não estiver ativo e associado ao WhatsApp, o qualificador não poderá iniciar a conversa automática.

Onde se configura o qualificador

Nas definições do Inbox, encontra-se a opção do qualificador de leads. É aí que se define como serão feitas as perguntas e com base em que critérios as leads serão descartadas ou continuarão a ser avaliadas.

A ferramenta já pode vir com perguntas básicas predefinidas, mas estas podem ser personalizadas de acordo com o tipo de trabalho que a agência realiza. Nem todas as imobiliárias filtram da mesma forma, pelo que este ponto é muito importante.

As perguntas podem ser organizadas tanto para venda como para arrendamento. Isso permite adaptar o filtro ao contexto real do negócio.

Como funcionam as perguntas do qualificador

Esta é uma das funcionalidades mais poderosas. O sistema faz perguntas à Oportunidade e, dependendo da resposta, pode continuar ou interromper o processo.

Um exemplo muito claro é perguntar se a pessoa já dispõe do dinheiro ou se tem o financiamento pré-aprovado pelo banco. Essa resposta pode ser utilizada como condição de exclusão.

Se for configurado que responder negativamente a essa pergunta implica a exclusão, no momento em que a lead responder que não, o qualificador deixa de fazer perguntas e encerra a conversa de qualificação.

Não é necessário esperar até que todo o questionário seja preenchido. Assim que for detetado que não cumpre um requisito importante, o fluxo é interrompido automaticamente.

Formulario del calificador con preguntas y opciones de descarte configurables

Além disso, as perguntas não têm necessariamente de seguir sempre uma ordem rígida. A ferramenta pode apresentá-las de forma variável e interromper-se assim que encontrar um motivo suficiente para descartar uma opção.

Isto permite adaptar a filtragem à forma de trabalhar de cada equipa. Há agências para as quais o orçamento é fundamental. Outras precisam de confirmar o financiamento. Outras preferem verificar o calendário, a zona ou o tipo de imóvel. Tudo isso pode ser refletido nas perguntas.

Se não configurar perguntas, também pode funcionar

Se não forem adicionadas perguntas personalizadas, a ferramenta continua a dispor de uma base predefinida. Ou seja, não é necessário começar do zero.

Ainda assim, vale a pena rever essa configuração, pois o verdadeiro desempenho só se manifesta quando o filtro é ajustado ao perfil do cliente que se pretende captar.

Segundo passo: ativar as leads automáticas

Este requisito é tão importante quanto o Inbox. O filtro só é ativado quando deteta uma oportunidade criada automaticamente.

Para tal, é necessário ir a Definições > Opções > Automatização e ativar a resposta automática aos interessados com a criação automática de leads.

Pestaña de automatización dentro de opciones con respuestas automáticas a interesados

Esta configuração é geralmente muito recomendável, não apenas por causa do qualificador. Reduz bastante o trabalho de gestão manual e evita que se percam etapas ao longo do processo.

No entanto, é necessário ter permissões para aceder às CDefinições. Se o utilizador não tiver permissões, essa opção não irá aparecer.

A importância do e-mail interno do Inmovilla

Para que tudo funcione corretamente, as leads provenientes dos portais devem ser encaminhados para o e-mail interno da Inmovilla. É esse e-mail que permite que a sequência seja acionada:

A lead é recebida por e-mail.
A oportunidade é criada automaticamente.
O sistema deteta essa nova lead.
O responsável pelo qualificação inicia o contacto pelo WhatsApp.

Se os portais não estiverem configurados para enviar os contactos para o e-mail interno, essa automatização deixa de funcionar.

Por isso, é altamente recomendável verificar o menu Portais e confirmar, portal a portal, se o endereço utilizado é o endereço interno do Inmovilla.

O que acontece quando entra uma nova lead

Com tudo preparado, o funcionamento é bastante simples.

Quando chega uma nova lead e é criada automaticamente como oportunidade, o sistema deteta-a e inicia automaticamente a conversa pelo WhatsApp. Nesse primeiro contacto, o assistente pode apresentar-se, referir-se ao imóvel sobre o qual o cliente perguntou e propor duas opções: fornecer mais informações ou passar à secção de perguntas.

Conversación de WhatsApp con mensajes automáticos del asistente sobre un inmueble y preguntas de cualificación

A partir daí, a Oportunidade responde de forma natural e o processo de qualificação continua.

Por exemplo, pode perguntar qual é o orçamento previsto para a compra, incluindo despesas. Em seguida, pode fazer uma pergunta decisiva, como se já dispõe de fundos disponíveis ou de um financiamento aprovado.

Se essa segunda resposta desqualificar o contacto de acordo com a regra definida, o sistema interrompe o fluxo nesse mesmo ponto.

O que acontece se a lead não cumprir um critério de exclusão?

Se uma resposta marcada como crítica for negativa, a lead é automaticamente descartada e a conversa é encerrada.

Isso não significa que ela desapareça. Significa que o sistema já o qualificou e regista esse facto para que a equipa não perca tempo a insistir onde não há perspetivas suficientes.

No exemplo apresentado, uma resposta negativa à pergunta sobre disponibilidade financeira ou financiamento fazia com que a lead fosse descartada instantaneamente.

E é precisamente aí que se vê o valor desta ferramenta. Não se limita a iniciar conversas. Toma decisões operacionais básicas de acordo com os critérios definidos pela agência.

Onde é possível ver o resultado da avaliação

Assim que o processo estiver concluído, a informação é registada na oportunidade.

Nos relatórios de acompanhamento, fica registado que foi recebido uma nova lead, que a oportunidade foi criada e que a lead foi qualificada com sucesso. Além disso, é indicada a qualificação resultante.

Ficha de demanda con el estado del lead y opciones de clasificación visibles

No exemplo, o sistema qualificava-a como frio porque tinha sido descartado por não dispor do dinheiro ou do financiamento necessário.

Isso deixa um registo claro e muito útil para a equipa comercial.

Quando o qualificador não funciona

É importante ter este pormenor bem presente para evitar confusões.

O qualificador só atua automaticamente em oportunidades novas recém-criados. Não entra em ação nos seguintes casos:

- Se a oportunidade já existia anteriormente.
- Se não foi criada através da criação de leads automáticas.
- Se a oportunidade não tiver um contacto telefónico.

Ou seja, não analisa retroativamente contactos antigos nem recupera oportunidades já criadas. O seu foco são as novas leads que entram no circuito automático completo.

Vantagens reais de utilizar esta ferramenta

Para além da novidade, o qualificador traz benefícios muito práticos:

- Poupa tempo no primeiro contacto.
- Filtra melhor as leads de acordo com critérios definidos pela agência.
- Reduz a gestão manual no dia-a-dia.
- Estabelece prioridades entre os contactos mais promissores e os menos viáveis.
- Permite a rastreabilidade das oportunidades e dos acompanhamentos.

Quando há um grande volume de leads provenientes de portais, este tipo de automatização faz toda a diferença.

Resumo dos requisitos mínimos de configuração

Se quiser que o qualificador funcione corretamente, verifique esta lista:

- As leads devem ser encaminhados para o e-mail interno do Inmovilla.
- Os portais devem estar configurados com esse e-mail interno.
- O Inbox deve estar ativado.
- O Inbox deve estar associado ao número de telefone do WhatsApp.
- A criação de leads automáticas devem estar ativadas.
- As perguntas do questionário de qualificação devem ser revistas e ajustadas, se necessário.

Com isso, o sistema fica pronto para funcionar automaticamente.

Uma ferramenta simples, mas muito poderosa

O valor do qualificador de leads não reside apenas em fazer perguntas. Reside em transformar a entrada de uma lead num processo organizado, automático e útil para a tomada de decisões rápidas.

Se a configuração for bem feita, a agência ganha tempo, melhora a filtragem comercial e sabe antecipadamente quais os contactos que merecem um acompanhamento prioritário.

E num ambiente em que chegam muitos interessados, isso não é um pormenor insignificante. É uma vantagem operacional muito significativa.

Question 28

Mostrar localização do imóvel

Accepted Answer

Tipos de Configuração

Dispomos de 2 tipos de configuração quanto ao tipo de informação que enviamos sobre a localização dos nossos imóveis para os portais imobiliários. Podemos configurar a informação individualmente para cada imóvel ou estabelecer uma configuração global que se aplique a todas as nossas publicações.

Configuração Individual

Dentro de cada imóvel, na secção "Publicação", encontramos a opção de localização. Esta configuração permite personalizar a informação de localização para cada imóvel específico.

Opções Disponíveis

Não mostrar rua: Opção padrão que se refere à configuração global estabelecida em cada portal
Mostrar rua: Enviamos somente o nome da rua sem o número
Mostrar rua e número: Fornecemos o endereço completo incluindo o número do imóvel
Configuraçõ da Gestão de portais: Vai buscar a informação do que colocámos nas definições de cada portal
Círculo da Cidade: Mostra a zona específica da cidade
Não mostrar círculo na web: Não mostra o círculo da cidade no website

Importante: Esta opção está disponível para os portais idealista, imovirtual e custojusto. Ao selecionar "não mostrar rua", respeitaremos a configuração global estabelecida em cada portal.

Configuração Global

A partir da opção Portais dentro do Inmovilla, podemos configurar qual informação de localização enviamos por padrão para cada portal. Esta configuração global permite estabelecer critérios uniformes para todas os imóveis.

Opções de Configuração Global

Não mostrar rua dos imóveis: Ocultamos completamente a informação da rua
Mostrar apenas a rua: Enviamos somente o nome da via
Mostrar rua e número: Fornecemos o endereço completo
Mostrar rua e número das exclusivas: Endereço completo apenas para imóveis de exclusividade

Selecionamos a configuração que melhor se adapta à nossa estratégia comercial em cada portal específico.

Prioridade das Configurações

É importante ter em conta que existe uma ordem de prioridade entre as configurações. Se definirmos uma configuração geral no portal e posteriormente modificarmos a configuração específica na ficha de um imóvel individual, a configuração individual terá prioridade e será aplicada acima da configuração global do portal.

Dica: Recomendamos estabelecer primeiro uma configuração global coerente com a nossa estratégia comercial e utilizar as configurações individuais apenas para casos específicos que exijam um tratamento diferente.

Question 29

Features of a property in Inmovilla

Accepted Answer

Features of a property in Inmovilla: complete guide to accurately and professionally filling out the form

The Features section is one of the most crucial elements within a property form in Inmovilla. This section gathers a wide variety of technical and descriptive information that defines the property and is essential both for the agency's internal management and for its correct publication on the main real estate portals.

From this tab, it is possible to manage numerous fields, ranging from the energy certificate to the associated documentation, including details about surfaces, room distribution, garage, qualities, and services. The more thorough and detailed the entered information, the higher the quality of the form and the smoother the publication process, avoiding alerts and pending fields.

Access and navigation in the Features section

To start filling out this section, first create a new property by clicking the Create new button located at the top right corner of the main screen, then selecting Properties. If the property is already registered, access the Properties section and select the corresponding reference to edit it.

Once inside the property form, use the top tabs to navigate to Features. This space groups all the technical and descriptive data of the property, starting with the energy certificate and ending with the area dedicated to document management.

Property form with the features form visible

Energy certificate: an essential and priority requirement

The energy certificate deserves special attention within the form, as its inclusion is increasingly common and, in many cases, mandatory for property publication, especially those intended for sale.

In situations where the property is exempt from this certificate, such as land or other specific cases, it is essential to explicitly mark the exempt condition. Otherwise, if this field is left empty and the agency has configured this requirement as mandatory, the system will issue an alert that will prevent publication until it is resolved.

Advanced configuration of the energy certificate requirement

Inmovilla offers a specific setting to control the publication of properties without an energy certificate, a function that requires user permissions and is located in the lower left sidebar, within Settings, following the path Settings > Options.

In the publication options section, under Options > General, a filter can be activated to allow publishing only those properties that have the energy certificate properly informed.

Portals only: requires including the certificate to send the property to external portals.
Web only: requires the certificate for direct publication on the website.
Web and portals: applies the requirement on both channels, being the most coherent and recommended option.
Do not publish: this option is not practical for this control.

This configuration ensures that properties without the required energy certificate are not published, avoiding errors and penalties. In cases of exempt properties, remember to select the corresponding option to avoid unnecessary alerts.

Publication options screen with configuration fields

Construction data and general condition of the property

After the energy certificate, there are fields related to the construction characteristics and the general condition of the property. These data are especially relevant for marketing properties for sale, as they provide essential information about the quality and age of the construction.

Year of construction: indicates the year the property was built.
Condition of conservation: describes the current maintenance level of the property.
New build or new property condition: specifies if it is a recent construction or a project in development.
Facade type: details the material or exterior finish of the building.
Views: describes the visual perspectives offered by the property.
Floor type: indicates the predominant material in the flooring.
Exterior and interior carpentry: specifies the type and quality of doors and windows.

In the case of new build developments, it is essential to carefully review the chosen publication mode. Some portals, such as Idealista, may require specific conditions for publication via gateway, so it is advisable to complete these fields precisely and consult the particular requirements of each portal.

Garage and parking: details that make a difference

The features section also allows detailed description of the parking associated with the property. It is not enough to simply indicate the existence of a garage; it is possible to specify multiple aspects that provide clarity and value to the publication.

Indicate whether the property has a garage or not.
Specify if the garage is included in the sale price.
Indicate if the garage is offered as an additional option.
Number of available parking spaces.
Identify the specific parking space number, if applicable.
Indicate the price of the garage when sold separately.

Completing this section accurately avoids confusion and clearly differentiates between an included space and an optional garage, facilitating transparent communication with potential buyers or tenants.

Surfaces: exhaustive detail of available square meters

Surfaces are one of the most essential blocks within the form. Here, usable, built, plot, and buildable square meters can be recorded, as well as breaking down the specific surfaces of the different areas of the dwelling.

Among the available fields to complete are:

Usable square meters.
Built square meters.
Plot surface.
Buildable surface.
Square meters of kitchen.
Square meters of dining room.
Square meters of living room.
Any other specific surface you wish to reflect.

These data are highly valued by real estate portals. Also, if a portal requires the inclusion of a specific surface, Inmovilla can issue an alert when selecting that portal, reminding to complete pending fields before proceeding with publication.

Rooms, bedrooms, bathrooms, and toilets: reflecting the real distribution of the property

The number of rooms and bathrooms is one of the most visible and consulted data in any real estate listing. Within the Features section, it is possible to detail the number of bedrooms, bathrooms, and toilets, including the distinction between double and single bedrooms.

Although not all portals differentiate between double and single bedrooms, some do require it. Therefore, it is recommended to complete both categories whenever precise information about the property's distribution is available.

How to add a custom room to reflect unique spaces

If a specific room is missing from the predefined list, it is possible to use the room editor to create it manually. This functionality is especially useful to describe unique areas that add value to the property.

For example, to add a gallery, follow these steps:

Enter the name of the room, for example “Gallery”.
Record the corresponding square meters.
Indicate if it is an exterior room.
Include, if applicable, the year of the last renovation.
Select the type of flooring and associated carpentry.
Complete the relevant qualities for that room.
Save the changes to incorporate the room into the property form.

Side panel of the room editor open over the property form

Once saved, the new room is linked to the property and will be displayed alongside the other features, allowing the form to more faithfully reflect the reality and uniqueness of the space.

Overall qualities and services: elements that enhance commercial value

At the bottom of the section are the overall qualities and services sections. By default, only the options already assigned to the property are shown, but it is possible to add any other element that adds value or relevant detail.

If a quality or service does not appear, it simply means it has not yet been indicated. From this area, new features can be easily added.

Some notable examples include:

Air conditioning through split system.
Nearby services, such as train stations or public transport.
Other amenities and equipment that contribute to improving the comfort and appeal of the property.

It is possible to be as detailed as desired, adding a wide range of qualities, services, and rooms. Although it is not always necessary to complete all fields, it is recommended to include those aspects that truly differentiate the property and faithfully describe its competitive advantages.

Side panel with list of qualities and services to add to the property

Mandatory fields and specific alerts from real estate portals

There are fields that gain special relevance depending on the real estate portal selected for publication. For example, Idealista may require certain essential data to accept a listing.

When selecting a portal that requires additional information, Inmovilla will show a warning detailing which fields are missing. This functionality facilitates prior correction and avoids errors in the publication process.

As a reference, it is advisable to especially review the following points before publishing:

Energy certificate or exempt condition.
Usable and built square meters.
Number of bedrooms.
Bathrooms and toilets.
Condition of conservation and year of construction.
Data related to garage, if the property has one.
Qualities and services that add commercial and differential value.

The importance of a complete form for a successful publication

The Features section is much more than a simple set of fields: it is the fundamental basis to build a solid, accurate property form prepared for publication both on the web and on real estate portals.

If prioritising, data related to the energy certificate, surfaces, number of bedrooms, and bathrooms are essential and should not be left pending. From there, the incorporation of custom rooms, qualities, and services allows refining the presentation and accurately reflecting all the particularities and advantages of the property.

Question 30

Publishing a Property on the Website and Real Estate Portals

Accepted Answer

How to Set Up the Publication of a Property on the Website and Real Estate Portals

The publication tab within a property record is essential for determining the final presentation of the listing, distribution channels, and the information visible on each portal. Accurate configuration ensures that texts are complete and consistent, character limits are respected, and sensitive aspects such as the exact visibility of the address are controlled.

In this detailed guide, you will learn how to review and optimise each element before publishing a property both on the agency's website and on prominent real estate portals such as Idealista. Additionally, we explain how to manage effective translations and avoid common mistakes that could prevent the correct dissemination of the listing on the selected channels.

Key Elements in the Property Publication Section

Within each property record, the publication section groups all elements that directly influence the visibility and content of the public listing. Common components include:

Listing title: main descriptive text that identifies the property and serves as the basis for its presentation.
Description: detailed commercial content highlighting the features and benefits of the property.
Languages and translations: versions of the title and description adapted to different markets and audiences.
Supplementary texts: additional templates, legal notices, or recurring messages automatically incorporated into the main text.
Publication destination: selection of the channel or channels where it will be published (website, portals, or both).
Specific portals: choice of active portals to which the property will be sent.
Location privacy: specific rules to control the visibility of the street and number, protecting privacy when necessary.
Featured options for the website: visual and positioning elements applicable exclusively to the agency's website template.

To access this configuration, navigate to the Properties list, select the desired property record, and go to the Publication tab.

Property record with title, description, and publication options fields

How to Write an Effective Title for a Real Estate Listing

The title is the first reference to identify the property within the record and can be especially useful on the agency's website. However, it is important not to rely exclusively on it to control the final headline that will appear on external portals.

Many real estate portals automatically generate or modify the title, combining data such as the type of property, location, or highlighted features. Therefore, a customised title may not be reflected identically across all channels.

Best Practices for Writing the Title

Describe the property accurately and clearly: highlight the most relevant aspects avoiding ambiguities or generic phrases.
Avoid including unverifiable information: the text must align with the real and confirmed data in the record.
Do not excessively repeat information: reserve specific details for the full description.
Check how the title appears on each channel: keep in mind that portals may adjust the text according to their own rules.

Some platforms offer AI-based tools to generate or improve titles. Although this option can be an excellent starting point, it is always essential to review and adapt the result to ensure it faithfully reflects the property's characteristics.

Property Description: Managing Characters, Additional Texts, and Limits

The description is one of the most critical elements in publishing a property. It must provide a clear and complete explanation of the main features, allowing potential buyers or tenants to understand the offer in detail.

The system usually includes a character counter to facilitate compliance with the specific requirements of each portal, especially those imposing maximum or minimum text limits.

The 4,000 Character Limit on Idealista

As an operational reference, the description intended for Idealista should be kept within a maximum of 4,000 characters. This calculation includes not only the visible text written for the property but also the supplementary texts that are added automatically.

If this limit is exceeded and the portal is selected for publication, the system will alert the user and will not allow saving the record until the content is adjusted.

What Are Supplementary Texts?

Supplementary texts are additional templates integrated into the main content, such as legal notices, common clauses, or agency-specific footers. Although they may not always be visible in the main field of the record, their characters are added to the total of the listing.

The default template is configured from the Supplementary Texts settings. In the individual record, it is advisable to focus on the specific content of the property to avoid redundancies.

Checklist Before Saving the Description

Ensure all essential property data is complete and up to date.
Check the total character count, including supplementary texts.
Consider the legal notices and default footers that will be added automatically.
Avoid including generic texts that do not add value or relevant information.
Review each version in the selected languages before activating international publication.

Managing Translations for Title and Description in Other Languages

A property can be published in multiple languages to reach different markets. There are two common methods to create these versions: automatic translation using artificial intelligence or manual content incorporation.

Automatic Translation with Artificial Intelligence

The AI tool can generate quick translations and store them in the record. Usually, the default language is included at no cost, while additional translations may require credits or specific contracts.

Before confirming an automatic translation, it is essential to especially review:

Proper names of areas, streets, and developments.
Units of measurement, prices, and currencies.
Key real estate terminology, such as floor, terrace, storage room, or garage.
Commercial conditions and relevant legal aspects.

Manual Incorporation of Translations

It is also possible to add translations manually by copying and pasting content prepared externally by professional translators. This method does not consume AI tool credits and allows for better adjustment of commercial tone and local terminology.

Manual translation is ideal when exhaustive editorial control is required or when previously reviewed versions are reused.

Publication Options: Website, Portals, or Both Channels

Selecting a portal alone does not guarantee that the listing will be sent to that channel. It is essential to correctly configure the general publication destination to ensure effective distribution.

The commonly available options are:

Publish only on the website: the property will appear exclusively on the agency's page.
Publish only on portals: the listing will be sent to the selected portals, without appearing on the agency's website.
Publish on website and portals: the property will be distributed simultaneously on both platforms.
Do not publish: the listing will remain inactive on all channels.

For example, if Idealista is selected as a portal but the general destination is set only to the website, the property will not be sent to Idealista. To publish on both channels, it is necessary to select the website and portals option and check the corresponding portal.

Active Portals and Their Visibility in the Record

Only portals previously activated in the general settings will appear in a property record. If only Idealista is enabled, it will be the only portal available for selection.

Activating each portal may require meeting certain requirements, such as providing an agency number or specific identification data. Portal management is done from the Portals section, located in the left sidebar of Inmovilla.

Managing the Publication Limit on Idealista

Idealista may set a contractual limit on the number of active listings. When this limit is exceeded, properties not marked for active publication are sent to the portal's online office, where they are available for management but do not occupy an active slot.

This functionality allows maintaining orderly control without losing administrative access to the properties.

To manage this situation, it is recommended to:

Mark Idealista only when you want to occupy an active slot with the listing.
Check the publication status if there are contractual limits.
Consult the online office to locate properties sent but not actively published.

Controlling Address Visibility: How to Hide or Show the Street

The exact address is a particularly sensitive piece of data in real estate listings. Although the portal's general configuration establishes a default behaviour, the individual record of each property can set exceptions that override the global rule.

Available options usually include:

Do not show the street.
Show only the street.
Show street and full number.

For example, if the general setting indicates to show the street, but for a specific property do not show the street is selected, the choice made in that record will prevail. This flexibility is essential to protect privacy in exclusive, inhabited properties or those whose exact location should not be public.

Featured Listings and Stars: Application and Scope

The options for featuring or assigning stars in the record affect exclusively the agency's own real estate website, linked to the web template offered by Inmovilla. They should not be confused with paid promotions or positioning on external portals.

Before activating a featured listing, it is recommended to:

Confirm that the property is published on the website.
Verify that the agency's web design incorporates this type of visual marks.
Ensure the property has complete and quality information, photographs, and description.

Improving Listing Quality on Idealista

Idealista offers a visual quality indicator for the listing based on the information available in the record. This indicator helps identify pending or incomplete fields that may negatively affect the perception and positioning of the listing.

For example, the absence of the energy certificate will be reflected as a deficiency that can reduce the overall rating. Completing all relevant data significantly improves the listing's level and minimises the possibility of important omissions.

Publication panel with circular listing quality indicator

Key Aspects to Review Before Sending a Listing

Complete description adjusted to the established character limit.
Supplementary texts correctly reviewed and updated.
Main language saved and necessary translations available and reviewed.
Publication channel or channels correctly selected.
Active and appropriate portals checked for publication.
Address privacy settings confirmed and appropriate.
Mandatory data complete, including the energy certificate when applicable.

Common Mistakes When Publishing Properties on Real Estate Portals

Selecting a Portal but Configuring Only Website Publication

This is one of the most frequent mistakes. Even if a portal is checked, if the general destination is limited to the website, the listing will not be sent to the selected portal.

Exceeding the Character Limit Due to Automatic Supplementary Texts

A description that seems correct may exceed the allowed limit when supplementary texts are added. It is always recommended to check the final counter that includes all concatenated texts.

Trusting That the Title Will Appear Identical on All Portals

Portals usually apply their own rules to construct the final title. Therefore, it must be assumed that the presentation may vary and ensure the base title is clear and representative.

Modifying the Global Configuration to Solve a Particular Case

If only one property needs to hide the street, the individual exception in the record should be used. Changing the general rule may affect multiple listings and cause inadvertent problems.

Publishing Without Checking the Quality and Completeness of the Record

Incomplete fields or missing data reduce the quality of the listing and may affect its visibility. It is essential to review system alerts and complete all required information before publishing.

Recommended Process to Publish a Property Effectively

Following a structured routine minimises distribution errors and ensures each listing reaches the appropriate channel with optimal information.

1. Locate the property through the property list or using its specific reference.
2. Access the Publication tab within the property record.
3. Write and review the title, bearing in mind it may be modified by portals.
4. Complete the description and confirm that the total characters comply with the established limits.
5. Review the supplementary texts that will be added automatically to the listing.
6. Create the necessary translations, either with artificial intelligence or manually.
7. Select the publication destination: website, portals, or both.
8. Check the active portals where you want the property to appear.
9. Define the address privacy for that particular property.
10. Verify the listing quality and correct any pending fields.
11. Save the changes before closing the record to ensure the configuration is correctly applied.

Conclusion

Effective publication of a property goes far beyond selecting a portal. It requires meticulous coordination between text writing, language management, compliance with character limits, incorporation of automatic texts, correct definition of the publication destination, and protection of location privacy.

A complete record and coherent configuration between the agency's website and portals help minimise incidents, improve the quality and appeal of the listing, and manage each property with precision and professionalism.

Question 31

Como eliminar ou dar baixa a um imóvel no Inmovilla

Accepted Answer

No Inmovilla, após um imóvel ser criado com o Número de Contrato de Mediação não pode ser eliminado, pois, por lei, um imóvel com contrato tem que ser mantido no CRM. Este imóvel ficará registado no Livro de Registos que pode ser visuaizado no menu Utilitários.

Recomendamos que alterem o estado do imóvel para Não Disponível, Arquivado ou Eliminado.

Acesso à ficha do imóvel

O primeiro passo consiste em localizar o imóvel dentro da lista geral e abrir a sua ficha individual.

Desde esta secção poderá gerir todas as ações relacionadas com a baixa do imóvel.

Aceder à função de alteração de estado

Uma vez dentro da ficha do imóvel, clique no botão Alterar o estado, localizado na parte superior direita do seu ecrã.

Processo detalhado para alterar o estado do imóvel

Se a ficha do imóvel não apresentar bloqueios nem restrições adicionais, o procedimento é o seguinte:

Abrir a ficha do imóvel.
Selecionar o botão Alterar estado.
Escolher a opção Inativo.
Escolher a opção correta (Arquivado, Eliminado ou Não Disponível).

Consoante o estado, deve introduzir os dados necessários.

O que fazer se o imóvel estiver partilhado

Por vezes, ao alterar o estado do imóvel para Arquivado, Não Disponível ou Eliminado, pode surgir um aviso indicando que a operação não é possível porque o imóvel está partilhado em colaboração com outros utilizadores.

Nesses casos, o sistema impede a alteração de estado até que essa partilha seja removida.

Para proceder corretamente, siga esta sequência:

Desça até à secção de Colaboração dentro da ficha.
Elimine ou retire a partilha ativa.
Guarde as alterações para que o sistema reconheça que o imóvel já não está partilhado.
Uma vez guardado, tente novamente alterar o estado.

Importância de guardar as alterações antes de alterar o estado

Este passo é fundamental: não basta eliminar a partilha e continuar. É imprescindível guardar as alterações para que o sistema atualize o estado do imóvel.

Só depois de guardar poderá regressar à pagina do imóvel e proceder com a alteração de estado definitiva.

O procedimento correto é:

Eliminar a partilha do imóvel.
Guardar as alterações para confirmar a atualização.
Voltar a aceder a Alterar estado.
Selecionar novamente o estado Inativo > Arquivado, Eliminado ou Não Disponível.
Confirmar a ação para completar a alteração.

Resumo rápido do processo de alteração de estado do imóvel

Aceda à ficha do imóvel que deseja eliminar.
Clique em Alterar estado.
Selecione a opção Inativo e o estado que pretende colocar.
Se o imóvel estiver partilhado, dirija-se à secção de Colaboração e elimine as partilhas ativas.
Guarde as alterações da ficha.
Tente novamente alterar o estado.

Question 32

Collaboration Agreements Between Agencies

Accepted Answer

Collaboration agreements in Inmovilla represent an advanced, efficient, and secure solution for sharing properties between two agencies in a controlled and personalised manner. This functionality is especially valuable when aiming to grant exclusive visibility of certain properties to another agency, without the need to integrate them into a circle or an MLS, thus ensuring precise and confidential handling of the information.

Beyond mere record sharing, this tool allows you to precisely define what information the collaborating agency can view, whether it is authorised to display the property on its website within the platform, and what the specific limits of the collaboration are. Understanding these differences is fundamental to avoid common errors and optimise commercial coordination between agencies, ensuring transparent and effective management.

What is a collaboration agreement in Inmovilla?

A collaboration agreement is a direct, exclusive, and personalised link between two agencies, allowing one of them to access a selected set of properties shared by the other within the secure environment of Inmovilla.

It is essential to distinguish this concept from other functionalities within the platform:

My properties: corresponds exclusively to the agency's own managed properties.
My circles: groups properties belonging to associations or MLSs in which the agency actively participates.
Collaborators: are specific bilateral agreements between two agencies to share properties in a controlled manner.
CRM Pool: shows properties shared within the Inmovilla ecosystem without specific exclusivity or detailed control requirements.

The essential difference lies in that the collaboration agreement is designed to establish a bilateral and personalised relationship between two agencies. When the collaboration involves more than two participants, the recommended option is to work through circles, which offer a broader and more organised structure.

What is it exactly for?

This functionality allows:

Sharing only a selected and controlled set of properties with a specific agency.
Restricting the collaboration to exclusives, a specific batch, or properties that meet previously defined criteria.
Facilitating the collaborating agency to view these properties within the secure environment of Inmovilla.
Determining whether the collaborating agency is authorised to display these properties on its own website within the platform.

By default, the agreement does not grant permission for the collaborating agency to duplicate the properties or publish them on external real estate portals, thus ensuring full control over the dissemination of the properties.

Collaboration options available in Inmovilla

1. My properties

Exclusive listing of properties managed directly by the agency. It is the default view when accessing the properties section, offering full control over the agency's own inventory.

2. My circles

Includes properties belonging to associations or MLSs in which the agency is integrated, facilitating group collaboration and access to a broader catalogue.

3. CRM Pool

Internal pool accessible to Inmovilla user agencies, where properties can be viewed without the need for specific bilateral agreements, ideal for general explorations within the ecosystem.

4. Collaborators

Section intended to consult properties shared through direct and exclusive agreements between two agencies, allowing personalised and secure management.

How to change the default property search

If you prefer that upon entering the properties section the system does not show only your properties, you can adjust the default setting by following this path:

Settings: located on the left sidebar, at the bottom. If it does not appear, you may not have the necessary permissions to modify this setting.
Options
Collaborations

In this section, you will find an option to define the type of properties that will be shown by default in searches. Available options include:

My properties
CRM Pool
Collaborators
Circle properties

This setting is especially useful for those who regularly work with shared properties and want to optimise their workflow by avoiding manual filter changes in each session.

How to share a property with a circle or MLS

Before delving into bilateral agreements, it is important to understand how to share a property with a circle.

In each property's record, within the options:

More
Collaboration

the circles to which the agency belongs are listed. If a property is not marked in any, it will not be shared through this channel.

If the agency is not part of any circle, this section will remain empty, indicating that there are no active group collaborations.

How to create a collaboration agreement with another agency in Inmovilla

To establish a collaboration agreement, it is essential to first define which properties you want to share. You can select one or several simultaneously, depending on the commercial strategy.

Step 1. Property selection

In the property list, apply filters or mark only the properties you want to share with the collaborating agency.

It is recommended to plan whether the sharing will be:

Only exclusives, to maintain strict control.
A specific batch, for occasional collaborations.
A single property for a specific and temporary operation.

Step 2. Access the share action

With the selected properties, go to:

Actions: located at the top of the property list.
Share with agency
Collaborator with Inmovilla

Step 3. Enter the agency number

The system will request the agency number with which you want to collaborate. This identifier is essential to send the agreement proposal and ensure the collaboration is established with the correct entity.

If you do not know this number, it is best to request it directly from the other agency. Alternatively, if you already have access to any of their properties in shared environments, you can find it in the record of the agency associated with the property, within the owner section.

Step 4. Define permissions to display the property on the web

During the process, you can decide whether the collaborating agency will be authorised to display the property on its own website within Inmovilla.

This permission is exclusively linked to the Inmovilla web template and does not imply automatic authorisation for external portals or for duplicating records, thus maintaining strict control over the dissemination of the property.

Step 5. Confirm sending

Once the previous steps are completed, the system will send a notification to the other agency to confirm the agreement, ensuring both parties agree before activating the collaboration.

What happens after sending the agreement?

The agreement is not activated until the receiving agency expressly confirms it.

Upon sending the proposal:

An internal notification is generated for the recipient agency within Inmovilla.
The other agency receives an alert in its general internal mail, ensuring immediate visibility.
They must accept the proposal to gain access to the shared properties and activate the collaboration.

Once accepted, the shared properties will be available in the collaborators tab, facilitating their management and tracking.

Where to view properties shared by collaborators

After the agreement confirmation, the receiving agency can consult the shared properties in the Collaborators tab within the property list.

If there are multiple active collaborations, the smart search allows filtering by agency. Simply type "agency" in the search bar and select the corresponding option to facilitate the search.

This functionality speeds up locating properties shared by each agency, avoiding confusion and improving commercial management efficiency.

How to identify a property belonging to another agency

In the list and in each property's record, properties from external agencies are distinguished by a specific identifying icon, clearly indicating that the property is not owned by the agency.

Additionally, when accessing a shared record:

Sensitive owner data is not shown, ensuring privacy and confidentiality.
The data of the agency holding the property is displayed, facilitating communication and management.

This mechanism protects private information and clearly defines the scope of the commercial collaboration, ensuring a secure and transparent exchange.

Send a record to a collaborator without revealing your agency's data

There is a related function that often raises questions: sending a record for a collaborator.

When you share a property via link, you can do so through:

Email
WhatsApp
Inbox, if you have contracted this service

In this process, there is a specific option for collaborator. When selected, the record is shared without including the logo or agency data, offering a neutral and professional presentation.

This option is especially useful when you need to send a neutral record to another agency, avoiding exposing your corporate image in the shared link and maintaining confidentiality.

Permissions not granted by default

This is one of the most relevant aspects to consider to ensure strict control over the collaboration.

A standard collaboration agreement allows viewing shared properties and, if enabled, displaying those properties on the collaborating agency's website.

However, by default, the receiving agency is not authorised to:

Duplicate the shared properties.
Publish them on external real estate portals.

If these additional permissions are required, they must be expressly requested from Inmovilla support, with explicit and agreed authorisation from both agencies involved.

Requirements to allow duplication or publication on portals

To enable these functions, the following requirements must be met:

One agency must grant formal and documented authorisation to the other to duplicate and publish the properties.
The receiving agency must confirm this authorisation, ensuring mutual consent.
The Inmovilla support team must activate these permissions, as they are not managed automatically from the user interface.

In summary, sharing a property does not equate to granting rights for external publication, thus maintaining strict control over the dissemination and use of the information.

How the permission to display properties on the web works

If during the agreement creation the option is enabled for the collaborating agency to display the property on its website, this permission applies exclusively to the Inmovilla website associated with that agency.

Subsequently, in the website configuration, the corresponding filter for collaborators can be managed, allowing detailed control over which properties are displayed.

It is advisable to review this setting if the property does not appear where expected, as the existence of the agreement does not guarantee that the web filter is correctly configured to show those properties.

Collaboration agreements vs. circles: when to use each?

The choice between collaboration agreements and circles depends on the number of agencies involved and the type of relationship desired to optimise management and commercial reach.

Use a collaboration agreement when:

You will work with a specific agency, establishing a direct and exclusive relationship.
You want to share only certain selected properties, maintaining personalised control.
It is not necessary to involve a wider group or association, seeking a punctual and focused collaboration.

Use circles when:

The collaboration includes more than two agencies, requiring a broader shared structure.
You are part of an MLS or real estate association that facilitates group exchange.
You need a more structured and collaborative organisation to manage multiple properties and participants.

An agency can simultaneously belong to an MLS and maintain specific agreements with agencies outside that circle, combining both modalities according to its needs.

Common mistakes when configuring collaborations

Not selecting the appropriate properties beforehand

Sharing from a poorly defined filter can result in the involuntary transfer of properties that were not intended to be shared, causing confusion and potential commercial problems.

Confusing collaborators with circles

It is essential to understand that they are not the same: collaborators are used for bilateral collaborations; circles for group collaborations. This distinction prevents configuration and management errors.

Assuming sharing authorises publication on portals

Sharing properties does not imply permission to publish them on external portals, as this requires additional management and validation by both parties, ensuring control over dissemination.

Not waiting for agreement acceptance

Until the receiving agency confirms the agreement, the properties will not be available as active collaboration, so it is crucial to wait for this confirmation to avoid misunderstandings.

Forgetting to grant permission to display on the web

If you want the other agency to display the property on its website, you must check this option when creating the agreement and verify the corresponding web filters. Otherwise, it will be necessary to recreate the agreement to enable this function.

Expecting to see owner data from another agency

Sensitive owner data is not shared; only the data of the agency holding the property is shown, respecting privacy and confidentiality.

Quick checklist for sharing properties with another agency

Clearly define which properties you want to share, establishing precise criteria.
Select only those properties in the list to avoid sharing unwanted properties.
Go to Actions > Share with agency > Collaborator with Inmovilla to start the process.
Enter the correct agency number to ensure the proposal reaches the appropriate recipient.
Check if the agency will be able to display the property on its website within Inmovilla, as agreed.
Send the collaboration proposal and wait for confirmation from the other agency.
Verify that the shared properties appear correctly in the collaborators tab to ensure the agreement activation.

What happens if the other agency does not use Inmovilla?

It is also possible to share properties with an agency that does not have Inmovilla, although the process is different and requires specific configurations.

In these cases, limited access is created through user, office, and password, allowing the external agency to view only the filtered set of properties assigned to them within the system.

This flow is different from the bilateral agreement between Inmovilla user agencies but expands collaboration possibilities when the counterpart uses another tool, facilitating interoperability.

Conclusion

Collaboration agreements in Inmovilla are the ideal option for sharing properties between two agencies in a precise, secure manner with full control over visibility and permissions, optimising commercial management and confidentiality.

To maximise their effectiveness, it is essential to consider four key aspects:

Collaborator refers to an exclusive and personalised bilateral collaboration.
Circles are used for group collaborations or MLSs, with multiple participants.
Sharing does not imply automatic authorisation to publish on external portals, maintaining control over dissemination.
Acceptance by the receiving agency is essential to activate the agreement and guarantee mutual consent.

If you properly configure the properties to share, web permissions, and ensure confirmation from the receiving agency, you will have a clear, efficient, and secure collaboration system that will significantly enhance your real estate operations.

Question 33

Localização do imóvel

Accepted Answer

Guia completo da secção de localização na ficha do imóvel

A secção de localização dentro da ficha de umm imóvel pode parecer uma secção simples, mas a sua relevância vai muito além do que inicialmente se percebe. Esta secção não só permite verificar internamente a localização exata do imóvel, como também desempenha um papel fundamental na correta transmissão da morada aos portais imobiliários e na geolocalização precisa.

Um preenchimento correto desta secção desde o início é chave para evitar uma grande quantidade de erros posteriores. Pelo contrário, um registo deficiente costuma derivar em problemas comuns como imóveis mal localizadas, moradas inconsistentes ou anúncios que não aparecem na zona correta.

Localização da secção de localização na ficha

Dentro da ficha de cada imóvel, no bloco de informação, encontra-se a secção de localização. Mesmo sem necessidade de entrar em modo de edição, é possível visualizar os dados principais e o alfinete que marca a posição no mapa.

É fundamental compreender que ter a morada completa na ficha não implica que essa morada seja publicada tal como está nos portais. São processos diferenciados.

A secção de localização está desenhada principalmente para facilitar um trabalho interno eficiente, permitindo verificar que o imóvel está corretamente posicionado e explorar o entorno imediato diretamente no mapa.

Funcionalidades disponíveis na vista de localização

Desde este bloco interativo, pode manipular o mapa para examinar em detalhe a zona circundante. Conforme a integração do sistema, podem realizar-se as seguintes ações:

Ampliar ou reduzir o nível de zoom do mapa.
Navegar pela zona para validar com precisão a localização exata do imóvel.
Abrir a localização diretamente no Google Maps para uma análise mais completa.
Aceder ao Street View quando for necessário verificar visualmente a rua ou o entorno imediato.

Estas ferramentas são especialmente úteis para resolver dúvidas sobre se o imóvel está corretamente situado no terreno, rua ou troço correspondente.

Importância crítica do campo localização ao criar um novo imóvel

Ao registar um imóvel, preencher a secção de localização não é uma mera formalidade, mas uma obrigação prática. Embora a morada nem sempre seja mostrada publicamente, é imprescindível introduzi-la corretamente para assegurar uma correta divulgação.

Isto deve-se ao facto de cada portal imobiliário utilizar diferentes métodos para localizar os imóveis:

Alguns portais baseiam-se na morada textual fornecida.
Outros priorizam a posição geográfica ou coordenadas exatas para situar o imóvel.

Por isso, é fundamental considerar a localização como um dado estratégico e não como um simples processo administrativo.

Uso obrigatório do validador de moradas

Um aspeto chave que deve ficar claro é que o uso do validador de moradas é imprescindível para garantir a qualidade da localização. Este processo deve ser realizado sempre.

O funcionamento é intuitivo: começa-se por introduzir a morada no campo correspondente e o sistema apresenta sugestões automáticas conforme se escreve. Assim que aparece a opção correta, seleciona-se para continuar.

Após selecionar a morada validada, o sistema inicia a validação.

Processo para registar imóveis localizadas fora de Portugal

Quando o imóvel se encontra fora de Portugal, o procedimento apresenta algumas variações. Neste caso, é necessário dirigir-se ao campo de cidade e, dentro do menu suspenso, selecionar a opção de mais populações.

Esta opção abre uma janela ou painel que permite procurar e selecionar a estrutura geográfica correspondente a outros países.

Se o país, cidade ou zona já estiverem registados no sistema, simplesmente selecionam-se e continua-se com o processo habitual.

O desafio surge quando o país ou a cidade ainda não estão mapeados na plataforma. Fora de Portugal, a informação pré-carregada pode ser limitada, pelo que nestes casos é necessário solicitar o registo através do suporte técnico.

Informação recomendada para enviar ao suporte em caso de localizações internacionais

Quando faltar uma localização internacional, aconselha-se enviar um email para suporte@inmovilla.com com toda a informação relevante para que a equipa possa mapear corretamente esse literal geográfico.

Os dados mais úteis para facilitar o processo costumam incluir:

País,
Província ou região,
Cidade,
Zona específica,
Área ou subdivisão correspondente,
Qualquer referência adicional que ajude a localizar com precisão essa localidade.

Quanto mais organizada e completa for a informação fornecida, mais eficiente será a incorporação para futuros imóveis.

Diferenciação entre morada interna e morada publicada

Este aspeto costuma gerar confusão, pelo que merece uma explicação detalhada. A morada que se introduz na secção de localização nem sempre coincide com a que é mostrada na publicação do imóvel.

É possível ter uma morada completa e detalhada dentro da ficha, mas configurar que nos portais:

Não se mostre a rua completa,
Apenas se mostre a rua,
Ou se aplique a regra geral definida pelo portal ou pelo escritório imobiliário.

A maioria dos portais permite este nível de controlo, e é habitual definir regras gerais do tipo: todas os imóveis devem mostrar a rua ou, pelo contrário, não a mostrar.

Por isso, preencher corretamente a localização não compromete necessariamente a privacidade da morada publicada. Trata-se de camadas diferentes dentro do processo de gestão.

Principais erros de localização em portais como o Idealista

Quando um imóvel não se localiza corretamente num portal, a causa nem sempre reside na posição do alfinete no mapa. Em muitos casos, o problema está em como está escrita a morada ou a rua.

Um exemplo claro é o Idealista, que frequentemente baseia a localização em como o Google reconhece a morada. Isto implica que o texto da rua deve ajustar-se ao formato que o Google espera.

Pequenos detalhes que parecem insignificantes podem fazer a diferença:

Uso de abreviaturas, como Av em vez de Avenida,
Ordem exata dos nomes,
Colocação de artigos no início ou no fim,
Variantes que, embora pareçam equivalentes, o Google interpreta de forma distinta.

Por exemplo, nem sempre é o mesmo escrever o nome de uma rua de forma natural e extensa do que fazê-lo exatamente como aparece no Google Maps. Se o Google regista uma abreviatura específica, convém usar essa mesma versão para otimizar a publicação no portal.

Estas diferenças subtis podem provocar que um imóvel apareça numa zona incorreta ou que a localização seja errada.

Passos recomendados para corrigir um imóvel mal localizado

Se um imóvel não se posiciona corretamente, é aconselhável realizar a seguinte verificação sistemática:

Verificar que a morada foi validada corretamente através do validador de moradas.
Confirmar que o alfinete está situado no ponto exato no mapa.
Determinar se o portal utiliza o endereço escrito ou as coordenadas geográficas para localizar o imóvel.
Comparar o nome da rua com a forma como aparece no Google Maps.
Se necessário, ajustar o texto da morada e voltar a publicar o anúncio.

Com frequência, o erro não reside na posição do mapa, mas numa mínima diferença no literal da rua.

Resumo e recomendações chave para otimizar a secção de localização

Utiliza sempre o validador de moradas para garantir a precisão da localização.
Diferencia claramente entre a morada interna e a morada visível nos portais para proteger a privacidade quando necessário.
Para imóveis internacionais, utiliza a opção de mais localidades e, se não encontrares a localização, solicita o registo ao suporte técnico.
Se um portal localizar incorretamente o imóvel, revê e ajusta o formato exato da rua conforme o Google Maps.

Em suma, embora a secção de localização não apresente funcionalidades complexas, a sua correta gestão tem um impacto decisivo na qualidade dos dados, na precisão nos portais imobiliários e na prevenção de erros que podem complicar a publicação final. Uma localização bem configurada facilita o trabalho e melhora significativamente a experiência tanto interna como externa.

Question 34

ROL: Reserva Online de quartos (idealista)

Accepted Answer

De onde posso gerir e criar a reserva online dos meus quartos?

Para poderes gerir e criar reservas online dos teus quartos destinados ao arrendamento temporário, é imprescindível que previamente tenhas criado a ficha do quarto em Inmovilla e que este tenha sido selecionado para publicação no Idealista, com a referência cadastral adicionada.

É importante destacar que, se a propriedade foi enviada para o escritório online, a secção de ROL (Reserva Online) não estará disponível para acesso e gestão.

Poderemos ver as reservas na ficha da propriedade criada (propriedade tipo quarto), em modo de visibilidade, acedendo ao separador de mais>reservas

Por outro lado, se a propriedade foi corretamente selecionada para publicação no Idealista, a secção de Reserva Online será ativada, permitindo-te gerir as reservas de forma eficiente.

E é aí que poderemos ver a opção de reservas:

Se já a tivermos gerida, no mesmo separador: Mais>reservas, poderemos vê-la:

É importante ter em conta que alguns campos dentro da configuração da reserva online não poderão ser modificados diretamente a partir desta secção, pois são alimentados automaticamente com a informação contida na ficha da propriedade. Entre estes campos incluem-se elementos chave como a estadia mínima ou o preço.

Se desejares modificar estes parâmetros bloqueados, deverás fazer as alterações diretamente na ficha da propriedade dentro do Inmovilla. Uma vez atualizados, os dados serão sincronizados automaticamente com a configuração da reserva online para manter a coerência entre ambas as plataformas.

Depois de completares e guardares os dados correspondentes à reserva online, poderás proceder à ativação desta funcionalidade,

Surgirá uma janela a informar que a gestão foi realizada com sucesso:

A ativação da reserva online enriquecerá significativamente o anúncio do teu quarto no Idealista, tornando-o mais atrativo e funcional para potenciais inquilinos.

Com a Reserva Online, permitirás que os interessados enviem pedidos de reserva com datas específicas, sempre acompanhados do perfil do inquilino. É importante esclarecer que estes pedidos não constituem reservas diretas e não se refletem automaticamente no calendário do Inmovilla; as reservas deverão ser criadas manualmente nesse calendário.
Se o perfil do inquilino corresponder às tuas expectativas, poderás enviar-lhe um pedido de pagamento com o preço e condições acordadas. O inquilino fará o pagamento através do Idealista, plataforma que gere integralmente as transações económicas.
Para utilizar este serviço, é requisito indispensável que a propriedade tenha registada a referência cadastral correspondente.

Question 35

Multimédia no Inmovilla: como gerir num imóvel

Accepted Answer

Gestão de Multimédia no Inmovilla: Como Administrar Conteúdos num imóvel

Para incorporar fotografias, tours virtuais, vídeos ou plantas num imóvel dentro do Inmovilla, tudo se centraliza num único módulo: o separador de Multimédia dentro da ficha do imóvel.

Este sistema está desenhado para ser intuitivo, mas é fundamental compreender em profundidade o funcionamento de cada separador, pois nem todos os conteúdos se gerem nem se mostram da mesma forma. Alguns destinam-se exclusivamente a portais imobiliários, outros são visíveis apenas no próprio website e certos formatos adaptam-se a ferramentas específicas, como o Idealista.

A seguir, oferecemos-te um guia passo a passo para que possas aproveitar ao máximo cada opção e entender quando e como utilizar cada tipo de conteúdo multimédia.

Acesso à Ficha do Imóvel

Para começar do zero, acede ao menu lateral esquerdo e seleciona a opção Imóveis, que geralmente é a primeira do menu. De seguida, abre a ficha do imóvel em que desejas adicionar ou rever conteúdo multimédia.

Dentro da ficha, não é necessário clicar em editar o imóvel. Na parte esquerda, vais encontrar a pré-visualização da primeira imagem carregada. A partir daí, podes aceder diretamente a Editar multimédia.

Ao aceder ao separador multimédia, abre-se uma janela com várias abas diferenciadas:

Fotos
Antes e depois
Fotos 360º
Tour virtual
Vídeo
Planta

Analisaremos cada uma delas detalhadamente, dado que cada separador cumpre uma função específica e tem as suas próprias particularidades.

Fotos: O Pilar Fundamental do Separador Multimédia

O separador de Fotos é essencial, pois muitas publicações não podem ser divulgadas sem imagens que suportem o imóvel.

Se um imóvel já conta com imagens carregadas, estas aparecerão automaticamente nesta secção. Para adicionar novas, simplesmente utiliza o botão azul Adicionar fotos.

Processo para Carregar Fotos

Ao clicar em Selecionar, vai abrir-se o explorador de ficheiros do teu computador para que escolhas as imagens desejadas. Podes selecionar uma ou várias simultaneamente.

Por exemplo, se dispões de 15 fotografias, podes carregá-las todas de uma vez e decidir depois se preferes:

Priorizar a velocidade máxima, para que o carregamento se realize o mais rápido possível.
Priorizar a ordem, para manter a sequência exata em que selecionaste as imagens.

Uma vez que as imagens estejam carregadas na janela, podes subi-las uma a uma ou clicar diretamente em Subir para enviá-las todas simultaneamente.

Gestão Massiva de Fotos

Logo ao lado do botão para adicionar imagens, encontrarás o menu de Ações massivas, que permite administrar várias fotos simultaneamente.

As opções disponíveis incluem:

Eliminar todas as fotos
Eliminar apenas as selecionadas
Inserir marca de água
Descarregar as fotos
Ordená-las
Autoetiquetado

É importante destacar que a autoetiquetado requer uma contratação prévia através do Marketplace, pelo que nem sempre estará disponível de forma imediata.

Como Ordenar as Fotos

A ordem das imagens é crucial, pois a primeira foto será a que se mostrará como imagem principal na ficha do imóvel.

Ao clicar em Ordenar, abrir-se-á a galeria completa, permitindo-te reorganizar as fotos através de arrastar e largar até definir a sequência desejada. Não te esqueças de guardar as alterações uma vez finalizada a ordenação.

Eliminação de Imagens Individuais ou Múltiplas

Se alguma fotografia não corresponder às tuas expectativas ou foi carregada por engano, podes eliminá-la facilmente selecionando-a e utilizando a opção Eliminar selecionadas. Só tens de confirmar a ação e as imagens serão removidas.

Esta função é especialmente útil para retirar plantas que tenham sido carregadas erroneamente na galeria geral ou para limpar a coleção antes de publicar.

Marca de Água: Recomendações e Precauções

A inserção de marcas de água pode ser feita de forma massiva a todas as imagens ou individualmente em cada foto.

Se decidires aplicar a marca de água de forma massiva, acede a Ações massivas > Inserir marca de água, o que adicionará a marca a todas as fotos simultaneamente. Alternativamente, podes experimentar primeiro numa imagem específica através do menu de três pontos que aparece por baixo de cada foto, selecionando Colocar marca de água.

É fundamental ter em conta que uma vez aplicada a marca de água, a imagem fica modificada de forma permanente no sistema e não pode ser revertida a partir desta ferramenta. Caso queiras eliminá-la, será necessário voltar a carregar a imagem original sem marca.

Por isso, recomendamos realizar um teste inicial com uma só fotografia antes de aplicar a marca de água a toda a galeria.

Posicionamento da Marca de Água

Além disso, podes definir a localização exata da marca de água na imagem. A opção Posicionar marca de água abre a fotografia e permite selecionar a zona onde será colocada, assegurando uma integração visual adequada.

A marca que se aplica por defeito corresponde à configurada em Definições > Opções > Comunicação e Branding >Imagem corporativa.

Etiquetas para Fotos

Cada imagem pode ser atribuída a uma etiqueta, o que é especialmente útil para identificar plantas ou outros conteúdos específicos, pois certas etiquetas transferem-se automaticamente para os portais imobiliários.

Estas etiquetas estão pré-definidas pelo sistema e não podem ser modificadas nem criadas novas etiquetas personalizadas. Estão alinhadas com as exigências e padrões do Idealista.

Antes e Depois: Visualização de Alterações e Reformas em Espaços

O separador Antes e depois está desenhado para mostrar uma comparação visual entre uma imagem antiga e outra atualizada, geralmente após uma reforma ou melhoria significativa do imóvel.

O procedimento correto é o seguinte:

Primeiro, certifica-te de que tens carregada na galeria geral a fotografia atualizada, ou seja, a imagem do depois.
Desde o separador Antes e depois, carrega a fotografia antiga correspondente.
Seleciona a imagem final, que já deve estar na tua galeria de fotos.
Guarda as alterações e poderás pré-visualizar a comparação visual entre ambas as imagens.

Uma vez guardada, a plataforma mostrará uma transição interativa entre ambas as fotos para facilitar a visualização da mudança.

É importante destacar que esta funcionalidade está disponível exclusivamente no website do Inmovilla e não é enviada a portais nem a outros destinos externos. É uma ferramenta interna para melhorar a apresentação no teu próprio website.

Fotos 360º: Base para a Criação do Tour Virtual

As fotos 360º carregam-se de forma semelhante às fotografias convencionais: selecionas os ficheiros a partir do teu computador, clicas em subir e armazenam-se no separador correspondente.

No entanto, é crucial não confundir esta secção com uma galeria adicional para o público, pois estas imagens não são enviadas para portais nem se mostram de forma independente na ficha pública.

O seu único propósito é servir como base para a criação do tour virtual.

Se durante o carregamento detetares que algumas imagens não se carregam corretamente ou faltam, verifica a configuração de cookies do navegador e habilita-os para assegurar um funcionamento ótimo.

Tour Virtual: Criação e Gestão no Inmovilla

Uma vez que as fotos 360º estão carregadas, podes aceder ao separador Tour virtual.

Se já existir um tour criado, daqui poderás:

Visualizá-lo
Copiar o link
Eliminá-lo

Em caso de não haver nenhum tour, apresentam-se duas opções:

Criar um tour no Inmovilla
Carregar um tour externo

Opção 1: Carregar um Tour Externo

Se já utilizas uma plataforma externa, como Matterport ou outra ferramenta de visitas virtuais, simplesmente cola a URL do tour e ficará ligada dentro do Inmovilla.

Opção 2: Criar o Tour Diretamente no Inmovilla

Se preferires construir o tour virtual dentro do Inmovilla, o sistema utilizará as fotos 360 previamente carregadas. A partir daí, só tens de configurar as cenas e estabelecer as ligações entre elas.

Por exemplo, podes:

Atribuir nomes descritivos a cada cena, como miradouro, salão ou corredor.
Entrar numa cena concreta e definir para que outra cena deve dirigir-se o utilizador.
Fazer duplo clique no ponto de transição, selecionar a cena de destino e guardar as alterações.

Com estes passos, o tour ficará configurado. Embora o exemplo mais básico possa incluir apenas duas cenas, o habitual é criar um percurso completo com múltiplas divisões e transições.

Este processo é bastante simples uma vez que compreendes a lógica: carregar as fotos 360, nomear as cenas e ligá-las entre si.

Vídeo: Formatos e Requisitos conforme Destino

Nesta secção é especialmente importante parar, pois o tratamento do vídeo varia conforme o portal ou destino de publicação.

O Inmovilla oferece duas opções principais para gerir vídeos:

Vídeo Carregado Diretamente do PC

Este método é imprescindível para cumprir os requisitos do Idealista. Se desejas enviar vídeo para este portal, deves carregar o ficheiro diretamente do teu computador para o separador de vídeo da propriedade.

Link do YouTube

Para outros portais, para envios via XML ou integrações com o website via API, utiliza-se o link do vídeo alojado no YouTube.

Pantalla completa de Vídeo en Inmovilla con subida desde dispositivo y carga por enlace de YouTube

Uma forma prática e eficiente de trabalhar, especialmente se publicas no Idealista, é a seguinte:

Carrega o vídeo original a partir do PC para cumprir os requisitos específicos do Idealista.
Carrega esse mesmo vídeo no YouTube.
Cola o link do YouTube no campo correspondente para que esteja disponível noutros destinos.

Desta forma, cobres ambas as necessidades sem complicações adicionais.

Planta: Preparação e Etiquetagem para Idealista

O separador de Planta está especialmente desenhado para gerir plantas orientadas ao Idealista.

O Inmovilla guia o processo com os seguintes passos:

Descarregar o modelo oficial para a planta.
Realizar a planta seguindo as instruções fornecidas.
Guardar a planta como imagem em formato JPG.
Carregar a imagem da planta na secção de fotos da propriedade.
Etiquetar essa imagem como planta para que seja reconhecida corretamente.

É fundamental destacar que não basta carregar o ficheiro; a correta etiquetagem é imprescindível para que o sistema e os portais externos reconheçam a imagem como planta.

Visualização Rápida do Conteúdo Multimédia na Ficha do Imóvel

Ao sair do separador multimédia e regressar à ficha do imóvel, a pré-visualização permite identificar de um olhar se o imóvel dispõe de:

Fotos
Vídeo
Tour virtual

Além disso, esta mesma área funciona como acesso direto ao separador multimédia, facilitando uma navegação rápida sem passos adicionais.

Existe também um caminho alternativo de acesso através de Mais ações > Multimédia.

Esta via adicional oferece a vantagem prática de permitir o download direto de fotos sem necessidade de aceder ao detalhe completo do separador multimédia.

Resumo Prático de Cada Separador

Fotos: essenciais para publicar e gerir a galeria principal do imóvel.
Antes e depois: permite uma comparação visual para o website do Inmovilla, sem envio a portais externos.
Fotos 360: constituem o material base para a criação do tour virtual.
Tour virtual: pode ser interno, criado no Inmovilla, ou externo mediante URL.
Vídeo: ficheiro direto para o Idealista e link do YouTube para outros destinos.
Planta: orientado ao Idealista e deve estar corretamente etiquetado como planta.

Compreender a função específica de cada separador converte o separador multimédia num módulo manejável e eficiente. A chave reside em saber que conteúdo se está a carregar, onde será visível e se será enviado ou não a portais externos.

Com este conhecimento, a gestão da ficha da propriedade no Inmovilla torna-se muito mais ágil e profissional.

Perguntas frequentes