Cómo configurar permisos avanzados de usuarios en Inmovilla

Los permisos avanzados en Inmovilla ofrecen un control detallado y personalizado sobre las acciones que cada usuario puede realizar dentro del CRM inmobiliario. Esta funcionalidad es esencial para segmentar de manera efectiva las responsabilidades entre gerencia, administración y equipo comercial, garantizando la protección de datos sensibles y el control riguroso de operaciones críticas como la publicación de inmuebles, la exportación de información y la modificación de configuraciones.

La configuración de permisos se realiza de manera individual para cada usuario. Aunque algunos permisos permiten limitar el acceso exclusivamente a registros vinculados al grupo del usuario, es importante destacar que estos ajustes no se aplican automáticamente como plantillas para todos los miembros de un mismo perfil.

Definición y alcance de los permisos avanzados en Inmovilla

Los permisos avanzados constituyen controles específicos asignados en la ficha de cada usuario, que determinan tanto el nivel de acceso a la información como las acciones que pueden ejecutar.

Por ejemplo, un agente comercial puede contar con acceso para consultar únicamente sus propios contactos y tareas, mientras que un responsable o gerente puede visualizar toda la actividad de la agencia, editar configuraciones, exportar datos y acceder a herramientas administrativas.

En términos prácticos, los permisos se dividen en dos categorías principales:

• Permisos de visualización y gestión: estos se configuran generalmente mediante menús desplegables y definen qué información puede ser vista o administrada por el usuario.

• Permisos individuales: activados o desactivados mediante casillas, habilitan funciones específicas como publicar inmuebles, emitir facturas o permitir el trabajo remoto.

Acceso y edición de permisos de usuario

La configuración de los permisos se realiza desde la ficha individual de cada usuario, siguiendo estos pasos:

1. Accede a Ajustes desde la parte inferior de la barra lateral izquierda.

2. Ingresa en el apartado Usuarios.

3. Localiza y abre la ficha del usuario que deseas configurar.

4. Selecciona la pestaña Permisos avanzados.

5. Revisa y ajusta los desplegables y casillas en función de las responsabilidades y necesidades específicas de esa persona.

La ficha de usuario integra permisos relacionados tanto con el alcance de los datos como con las acciones específicas autorizadas para cada individuo.

Interpretación de los niveles de acceso

Es fundamental comprender el alcance de cada nivel antes de asignar permisos, ya que muchos apartados ofrecen opciones similares pero con diferentes grados de acceso:

• Todos: acceso completo a los registros de toda la agencia.

• Mis registros: acceso exclusivo a los elementos propios del usuario.

• Mi grupo: acceso a los registros vinculados al grupo al que pertenece el usuario.

• Solo consultar: permite visualizar la información sin posibilidad de modificarla.

• Gestionar: habilita la modificación, etiquetado, apertura o eliminación de registros según corresponda.

• Sin acceso: oculta el recurso o bloquea su uso para el usuario.

El alcance por grupo se basa en la clasificación interna del usuario, permitiendo diferenciar roles como administrador, gerente, no gerente o comercial. Esta segmentación facilita la delimitación de la información compartida, aunque cada permiso debe configurarse individualmente en la ficha correspondiente.

Permisos específicos para gestión documental y exclusivas

La gestión documental en Inmovilla puede restringirse con gran detalle, tanto en el buscador general de documentos como en los asociados a exclusivas.

Las opciones disponibles permiten combinar permisos de consulta y administración según el nivel de responsabilidad, incluyendo:

• Gestión completa de todos los documentos.

• Consulta y subida de documentos.

• Consulta sin posibilidad de modificación.

• Gestión de documentos del grupo.

• Gestión exclusiva de documentos propios y consulta de los demás.

• Gestión y consulta limitada únicamente a documentos propios.

• Bloqueo total de acceso a documentos.

Esta diferenciación es especialmente útil para que el equipo comercial pueda adjuntar archivos a sus operaciones, mientras que la edición o eliminación quede reservada a perfiles con mayor nivel de responsabilidad.

Permisos para tareas, seguimientos, correos y comunicaciones internas

Los permisos relacionados con la actividad diaria definen qué información puede consultar cada usuario en su trabajo cotidiano.

Tareas y seguimientos

Tareas son acciones programadas con fecha concreta, como citas o recordatorios, mientras que los seguimientos registran actividades sin fecha asignada. Ambos pueden configurarse para acceso a nivel individual, de grupo o de toda la agencia, lo que permite limitar la consulta al historial operativo estrictamente necesario para cada usuario.

Correo electrónico y conversaciones

El acceso a emails y conversaciones puede restringirse a registros propios, del grupo o de toda la agencia, garantizando la confidencialidad de las comunicaciones comerciales y la correcta segregación de carteras entre agentes.

Notificaciones

La gestión de notificaciones permite definir qué tipos de alertas recibirá el usuario, incluyendo opciones vinculadas al correo electrónico, a automatizaciones, a cambios en registros, o la posibilidad de recibir todas o ninguna notificación.

Control de acceso a propiedades, demandas, prospectos y contactos

En el sector inmobiliario, la protección de datos comerciales es crucial. Inmovilla permite asignar diferentes niveles de acceso para cada tipo de ficha:

• Propiedades: acceso a inmuebles propios, del grupo o de toda la agencia.

• Demandas: visualización condicionada al nivel de acceso asignado.

• Prospectos: control individual sobre la consulta de oportunidades y captaciones.

• Contactos: posibilidad de mostrar todos los teléfonos y correos, sólo los del grupo o exclusivamente los propios.

• Direcciones: acceso a todas las ubicaciones o únicamente a las propias.

El permiso sobre contactos es especialmente delicado: un usuario puede visualizar una demanda gestionada por otro compañero sin tener acceso a los datos personales del contacto asociado, facilitando así la colaboración sin comprometer la privacidad.

Permisos para embudos, paneles de mando y grabaciones de llamadas

Los embudos de ventas y paneles de mando pueden configurarse para permitir la consulta o gestión total, parcial o únicamente visualización, según el perfil del usuario.

El acceso a grabaciones de llamadas depende de que la agencia disponga de una centralita integrada. Cuando está habilitada, este permiso define quién puede escuchar las grabaciones vinculadas a los seguimientos.

El acceso al panel de mi oficina y a formularios de gerencia está reservado generalmente a perfiles con responsabilidades directivas, ya que implican la gestión de solicitudes y decisiones estratégicas.

Permisos individuales destacados

Además de los permisos de acceso, la ficha de usuario incluye controles específicos que impactan en la seguridad, eficiencia y operativa comercial:

Gestión de usuarios y seguridad

• Desactivar acceso: bloquea el ingreso del usuario a Inmovilla.

• Edición de ajustes: permite modificar configuraciones disponibles para el perfil.

• Acceso a usuarios: habilita la gestión de fichas y permisos de otros usuarios.

• Cambio obligatorio de contraseña: fuerza al usuario a cambiar su contraseña al iniciar sesión.

Estos permisos deben asignarse con cautela, restringidos normalmente a gerencia o administración autorizada, dado su impacto directo en el control del CRM.

Trabajo remoto y acceso desde la oficina

El permiso Trabajar desde casa regula desde qué ubicaciones puede acceder el usuario. Si no está habilitado, el acceso queda restringido a la IP corporativa de la oficina. Al activarlo, el usuario puede conectarse desde ubicaciones externas, adaptándose a políticas internas sin modificar otros permisos operativos.

Buzón de oficina y correo compartido

Cada agente dispone de un buzón individual, pero el buzón de oficina requiere un permiso específico, ya que puede contener comunicaciones automáticas y respuestas generales. Es recomendable asignarlo únicamente a quienes gestionan comunicaciones corporativas para evitar accesos innecesarios.

Permisos para edición y publicación de inmuebles

La gestión de inmuebles cuenta con varios controles independientes que conviene configurar cuidadosamente:

• No modificar el gestionado por: protege el campo que identifica al responsable de la gestión del inmueble.

• No modificar el cargado por: asegura la integridad del dato sobre quién creó la ficha.

• Solo modificar mis fichas: limita la edición a las propiedades propias del usuario.

• Solo modificar mis tareas y seguimientos: restringe la edición de actividades a registros propios.

• Publicar propiedades: habilita la capacidad para gestionar la publicación de inmuebles, incluyendo promociones de obra nueva.

• No publicar propiedades en portales: permite dar de alta inmuebles pero bloquea la publicación en portales externos.

• Supervisar mis altas: hace que las propiedades creadas por el usuario queden en estado pendiente hasta que sean validadas por un usuario autorizado.

Esta supervisión previa garantiza un control de calidad y evita la publicación automática sin revisión.

Permisos para colaboración AMS y actividad compartida

En agencias que participan en AMS, ciertos permisos facilitan la colaboración con otras agencias:

• Compartir propiedades: permite marcar inmuebles para compartirlos con el grupo AMS y gestionar acuerdos colaborativos desde el editor de la propiedad.

• Ver tareas pendientes de círculos AMS: habilita la consulta de solicitudes, como peticiones de visita a propiedades.

• Crear tareas de círculos AMS: permite tanto generar como visualizar dichas tareas.

Estos permisos deben asignarse exclusivamente a perfiles implicados en la coordinación interagencial, dado que afectan la visibilidad y gestión de actividades compartidas.

Permisos para contabilidad, exportación y herramientas especializadas

Algunas funciones tienen impacto financiero, contractual o estratégico y requieren autorizaciones específicas:

• Panel contable: acceso para crear facturas, recibos y gestionar aspectos contables.

• Exportar datos: permite obtener listados completos de propiedades, contactos, demandas y otros datos relevantes.

• Calculadora hipotecaria: acceso a esta herramienta especializada, destinada a usuarios con conocimientos hipotecarios.

• Generar plantillas: habilita la creación de documentos automáticos, contratos y documentación estándar.

• Guardar plantillas: permite conservar configuraciones reutilizables para facilitar el trabajo del usuario.

• Transferir medios entre usuarios: autoriza la reasignación de medios de contacto.

• Cambiar estados de ficha: permite actualizar el estado de determinados registros dentro del sistema.

• Gestionar medios de contacto: habilita la administración de orígenes de contactos, como portales, carteles o folletos.

Los permisos de exportación y acceso contable son críticos para gerencia, administración y responsables autorizados. Se recomienda verificar cuidadosamente la necesidad antes de otorgarlos.

Automatizaciones, newsletters y protección de datos

Las configuraciones relacionadas con automatizaciones y newsletters suelen estar vinculadas a decisiones estratégicas de gerencia, ya que afectan la planificación de comunicaciones y el cumplimiento normativo en protección de datos:

• No modificar opciones de gestión automática ni newsletters: impide cambios en estas configuraciones estratégicas.

• No enviar emails a clientes sin RGPD confirmado: bloquea el envío de correos a clientes sin la debida autorización de protección de datos en el CRM.

• Configurar portales: acceso a la herramienta de portales, incluyendo la gestión de leads recibidos.

• Recibir reporte semanal de cruces: envía un resumen semanal por correo electrónico con información relevante.

Separar estos permisos del acceso comercial general garantiza que el equipo pueda gestionar sus oportunidades sin alterar criterios globales de captación o comunicación automática.

Guía para definir permisos según el puesto de trabajo

La configuración más eficiente parte de las responsabilidades reales de cada usuario, no del máximo acceso posible. El objetivo es dotar a cada persona de las herramientas necesarias para su trabajo, sin exponer información o funciones sensibles innecesariamente.

Perfil comercial

• Acceso a sus propias propiedades, demandas, contactos, tareas y seguimientos.

• Consulta limitada a información de grupo únicamente cuando es necesaria para la colaboración.

• Edición restringida a sus propias fichas y actividades.

• Alta de inmuebles con supervisión previa, si la agencia requiere validar captaciones antes de su publicación.

• Sin acceso a exportaciones, ajustes globales, gestión de usuarios, contabilidad ni configuración de portales.

Perfil de coordinación o responsable de equipo

• Visibilidad ampliada de tareas, seguimientos y operaciones del grupo.

• Acceso extendido a embudos y paneles de mando para supervisión.

• Capacidad para revisar altas, actualizar estados y coordinar actividades.

• Acceso a información compartida en la medida necesaria para dirigir al equipo.

Perfil de gerencia o administración

• Acceso completo a la información de la agencia según sus funciones.

• Gestión integral de usuarios, permisos y ajustes del sistema.

• Capacidad para exportar datos y acceder al panel contable, cuando corresponda.

• Configuración de portales, automatizaciones, newsletters y otras herramientas estratégicas.

• Acceso a funciones de oficina, informes avanzados y formularios de gerencia.

Lista de comprobación antes de guardar los permisos

Una revisión detallada garantiza que la configuración sea coherente y segura:

• Determina qué datos debe visualizar el usuario: propios, de grupo o de toda la agencia.

• Diferencia claramente la capacidad de consultar frente a la de gestionar.

• Verifica el acceso a teléfonos, correos y otros datos de contacto.

• Confirma quién tiene permiso para publicar inmuebles y quién debe someterse a supervisión en las altas.

• Restringe permisos de exportación, contabilidad, usuarios y ajustes a perfiles autorizados únicamente.

• Comprueba las restricciones de RGPD antes de habilitar el envío de correos.

• Decide si el usuario requiere acceso remoto y configura el permiso de trabajo fuera de la oficina en consecuencia.

• Revisa los permisos AMS exclusivamente para quienes gestionan la colaboración interagencial.

Conclusión

Los permisos avanzados de Inmovilla ofrecen una herramienta fundamental para adaptar el CRM a las necesidades reales de cada agencia inmobiliaria. Configurando el acceso de manera individualizada, es posible proteger la información sensible, mantener un control riguroso sobre publicaciones y automatizaciones, y facilitar que cada usuario disponga de la información y herramientas necesarias para desempeñar su función con eficacia.

El éxito radica en combinar un alcance adecuado de consulta con permisos de edición estrictamente delimitados, especialmente en áreas críticas como contactos, fichas de inmuebles, publicaciones, exportaciones, gestión de usuarios y ajustes generales.