Cómo configurar la centralita en Inmovilla por usuario

La integración de la centralita en Inmovilla permite vincular la telefonía de la agencia con cada usuario, facilitando una gestión eficiente de las llamadas entrantes y su seguimiento detallado. Esta configuración se realiza de manera individualizada, ya que cada agente o puesto de recepción puede requerir una extensión y un comportamiento específico en la gestión de llamadas.

Esta funcionalidad está disponible exclusivamente para agencias que cuentan con un servicio de centralita contratado y que disponen de los parámetros técnicos proporcionados por su proveedor de telefonía.

Elementos configurables en la centralita de Inmovilla

La centralita se asocia directamente a la ficha de cada usuario dentro de Inmovilla, lo que permite identificar con precisión quién debe atender una llamada y abrir automáticamente el registro correspondiente al recibir la comunicación.

La configuración integra tres componentes fundamentales:

• Datos técnicos de la centralita: Información proporcionada por el proveedor del servicio esencial para la integración.

• Extensión del usuario: Código único que identifica al agente o puesto encargado de atender la llamada.

• Regla de recepción: Define si las llamadas se redirigen automáticamente al agente asignado o si primero se canalizan a un puesto de recepción para su distribución manual.

Inmovilla registra detalladamente toda la información relacionada con la llamada y el contacto, mientras que la emisión y gestión de la voz corresponden a la centralita telefónica integrada.

Requisitos previos para la configuración

Antes de comenzar a introducir datos en la ficha de usuario, es fundamental verificar que la agencia dispone de un servicio de centralita activo y que la configuración para su integración está habilitada.

Asegúrate de contar con la siguiente información:

• Nombre y detalles del proveedor de centralita contratado por la agencia.

• Parámetros técnicos o credenciales de acceso suministrados por el proveedor.

• Extensión telefónica asignada a cada agente o puesto de recepción.

• Decisión sobre el circuito de atención: si las llamadas serán atendidas directamente por el agente o gestionadas inicialmente por recepción.

Inmovilla ofrece configuraciones predefinidas para Gamma y Zoom Suite disponibles a través de Marketplace. Los campos disponibles pueden variar según el servicio seleccionado.

Ruta para acceder a la configuración en Inmovilla

La gestión de la centralita se realiza desde el módulo de usuarios, dado que la asignación depende de cada persona que forma parte del equipo de la agencia.

Para acceder, sigue esta ruta dentro de Inmovilla:

• En la barra lateral izquierda, selecciona Ajustes.

• Accede a la sección Usuarios.

• Selecciona el usuario que deseas configurar.

• Haz clic en editar su ficha.

• Abre la pestaña Centralita.

La configuración de la centralita se realiza desde la ficha individual de cada usuario.

Procedimiento para introducir los datos de la centralita

Dentro de la pestaña de centralita, es imprescindible introducir únicamente los parámetros oficiales proporcionados por el proveedor telefónico. Estos datos deben ser precisos y no aproximados, ya que dependen directamente del tipo de integración contratada.

Configuración para Gamma

En el caso de integraciones con Gamma, el proceso inicia con la comunicación entre la centralita y el soporte de Inmovilla para facilitar los datos necesarios para la configuración. Una vez habilitada la integración, Gamma proporciona a la agencia las extensiones y parámetros que deben asociarse a cada usuario.

Para cada ficha de usuario, se deben realizar los siguientes pasos:

• Introducir los parámetros técnicos proporcionados por Gamma.

• Asignar la extensión telefónica específica correspondiente al agente o puesto.

• Definir la modalidad de atención de las llamadas entrantes.

Configuración para Zoom Suite

La configuración para Zoom Suite incluye campos adaptados a este servicio. Normalmente, se requieren dos datos de acceso: usuario y contraseña, además de la extensión asignada al usuario en Inmovilla.

Es fundamental que toda la información introducida provenga directamente de los datos facilitados por la centralita. En caso de no disponer de esta información, debe solicitarse antes de continuar con la configuración.

Asignación de extensiones a cada usuario

La extensión es el identificador que conecta la ficha del usuario en Inmovilla con su puesto telefónico. Cada agente que gestione llamadas individuales debe tener asignada su extensión correspondiente para garantizar un enrutamiento correcto.

Este modelo es especialmente útil cuando varios miembros del equipo comercial atienden contactos de manera independiente. Al recibir una llamada, la centralita identifica la extensión configurada y aplica el flujo de recepción establecido.

En una misma agencia pueden coexistir diferentes perfiles con funciones específicas:

• Agentes comerciales: Reciben directamente las llamadas de sus clientes asignados.

• Personal de recepción: Centraliza la gestión inicial de llamadas y realiza la distribución manual a los agentes.

• Usuarios con funciones específicas: Se les asigna una extensión acorde a su responsabilidad dentro del circuito telefónico.

Definir el modelo de atención: desvío automático o recepción centralizada

Además de los datos técnicos y la extensión, una decisión clave es determinar el punto de entrada inicial de las llamadas. Inmovilla permite seleccionar la opción que mejor se adapte al modelo operativo de la agencia.

Desvío automático a la extensión

Esta opción debe activarse cuando cada agente es responsable de atender sus propias llamadas. La centralita redirige automáticamente la llamada al usuario asignado sin necesidad de intervención del personal de recepción.

Este modelo es ideal en situaciones donde:

• Cada asesor gestiona directamente sus contactos.

• La agencia desea que las llamadas lleguen de forma directa al agente correspondiente.

• No existe un puesto dedicado a la distribución manual de llamadas entrantes.

Al recibir una llamada, Inmovilla despliega una ventana de seguimiento que permite registrar la información del cliente, crear un nuevo contacto si es necesario y documentar la gestión realizada.

Recepción de llamadas centralizada en oficina

Esta opción es adecuada cuando la agencia cuenta con un equipo o puesto específico para centralizar la atención inicial de las llamadas. Es común en organizaciones de mayor tamaño, franquicias o agencias con personal dedicado a la recepción y distribución manual de comunicaciones.

En este esquema:

• Las llamadas entrantes llegan primero al puesto de recepción.

• El personal encargado identifica el destino adecuado para cada llamada.

• La llamada se deriva manualmente al agente correspondiente.

La elección entre estas dos modalidades no depende del proveedor de centralita, sino de la estrategia y organización interna de la agencia para la atención telefónica.

Proceso al recibir una llamada

La integración entre Inmovilla y la centralita separa la gestión de la conversación telefónica del registro comercial. La centralita se encarga del enrutamiento y la comunicación de voz, mientras que Inmovilla facilita la documentación y seguimiento de cada interacción.

El flujo típico es el siguiente:

• Una llamada entra en la agencia.

• La centralita verifica la configuración de la extensión y la regla de recepción.

• La llamada se dirige al agente o al puesto de recepción según la configuración establecida.

• Inmovilla abre un seguimiento asociado a la llamada entrante.

• El usuario puede completar los datos del cliente, crear un nuevo contacto o registrar la acción realizada durante la llamada.

De este modo, las comunicaciones telefónicas quedan reflejadas en el sistema de gestión sin que Inmovilla sustituya la funcionalidad de la solución de telefonía.

Checklist para completar la configuración de la centralita

Antes de finalizar la configuración, verifica que se cumplen los siguientes puntos:

• El servicio de centralita está contratado y activo para la agencia.

• La integración correspondiente está habilitada y correctamente configurada en Inmovilla.

• Se han recibido y verificado los parámetros técnicos proporcionados por el proveedor.

• Cada usuario tiene asignada la extensión correcta y correspondiente a su puesto.

• Se han introducido las credenciales y datos requeridos en los campos disponibles.

• Se ha definido claramente si el usuario atiende llamadas directamente o actúa como puesto de recepción.

• El equipo conoce y está capacitado para completar el seguimiento y la gestión de datos del cliente al recibir una llamada.

Resumen

La configuración de la centralita en Inmovilla consiste en asociar los datos técnicos proporcionados por el proveedor y una extensión única a cada usuario, y posteriormente definir el flujo de atención de las llamadas. Si cada agente atiende sus propios contactos, se debe activar el desvío automático a extensión. En caso de que la agencia prefiera centralizar la atención inicial, se debe configurar la recepción de llamadas en oficina.

Con los parámetros adecuados y una asignación correcta de extensiones, la centralita gestiona eficazmente la comunicación telefónica, mientras que Inmovilla facilita el registro, seguimiento y gestión comercial de cada llamada recibida.