Cómo configurar la firma y el reenvío de email de un usuario en Inmovilla

La configuración de email en la ficha de usuario de Inmovilla es una herramienta fundamental que permite personalizar dos elementos esenciales para la comunicación profesional de cada agente: la firma que acompaña a los correos electrónicos y el reenvío automático de mensajes recibidos en el correo interno.

Esta funcionalidad no solo contribuye a proyectar una imagen corporativa coherente y profesional en todas las comunicaciones enviadas desde la plataforma, sino que también facilita la gestión eficiente de los mensajes entrantes, como los leads generados a partir de portales inmobiliarios, permitiendo decidir si se gestionan exclusivamente desde Inmovilla o también desde una cuenta externa.

Permisos necesarios para acceder a la configuración

La administración de la configuración de email se realiza desde el módulo de usuarios dentro de Ajustes. Sin embargo, el acceso está condicionado por los permisos asignados a la cuenta del usuario.

• • Permiso para acceder a la sección de Ajustes.

• • Permiso para administrar o consultar la información de usuarios.

En caso de que la opción de usuarios no esté visible o no sea posible abrir la ficha de un agente, será necesario revisar y actualizar previamente los permisos de acceso correspondientes.

Acceso a la configuración de email de un usuario

La configuración de email se realiza de manera individualizada para cada agente, no de forma global para toda la oficina. Esto permite que cada usuario disponga de una firma personalizada y una dirección de reenvío distinta, adaptándose a sus necesidades específicas.

1. • Acceda a Ajustes desde la barra lateral izquierda en Inmovilla.

2. • Seleccione la sección Usuarios.

3. • Elija el usuario que desea configurar dentro del listado de la oficina.

4. • Abra la pestaña Configuración email en la ficha del usuario seleccionado.

En este apartado se concentran todos los ajustes relacionados con la firma de correo y el manejo de los mensajes entrantes en el email interno del usuario.

Personalización de la firma de email en Inmovilla

La firma de email se añade automáticamente a los mensajes enviados desde Inmovilla, tomando como referencia el correo electrónico definido en los datos de contacto del usuario. El sistema ofrece un editor de firma que permite crear un contenido personalizado y profesional.

La firma puede incluir texto, datos de contacto y elementos gráficos, facilitando la estandarización de la información que cada cliente recibe sin necesidad de añadirla manualmente en cada correo.

Cómo crear una firma con texto

El campo de firma funciona como un editor de texto enriquecido, similar a un procesador de textos, que permite redactar un cierre de correo claro y dar formato al contenido directamente desde la plataforma.

Se recomienda incluir una estructura sencilla y profesional que contemple:

• • Nombre y apellidos del agente.

• • Cargo o función dentro de la inmobiliaria.

• • Nombre de la oficina.

• • Teléfono y correo electrónico de contacto.

• • Un texto final o pie de firma corporativo que refuerce la imagen de la empresa.

Es importante que la información de la firma coincida con los datos de contacto configurados para el usuario, especialmente cuando la firma identifica a un agente específico.

Incorporar una imagen a la firma

Muchas inmobiliarias optan por utilizar una imagen como firma para integrar el logotipo, los datos comerciales y el diseño corporativo en un solo elemento visual. Esta imagen puede añadirse fácilmente mediante el selector de imágenes disponible en el editor.

Para subir la imagen, seleccione el archivo desde su ubicación en el ordenador. La carga se realiza mediante la selección directa del archivo; no está habilitado el método de arrastrar y soltar.

Una firma visual resulta especialmente adecuada cuando se dispone de un diseño corporativo previamente elaborado. En estos casos, es fundamental que el contenido siga siendo legible y represente fielmente al usuario o a la oficina.

Funcionamiento del envío de correos desde Inmovilla

Al enviar un email desde Inmovilla, el sistema utiliza la dirección configurada en los datos de contacto del usuario como remitente y aplica automáticamente la firma definida en la configuración de email.

Por ello, la ficha de usuario integra dos elementos complementarios:

• • Datos de contacto: que determinan la dirección de correo electrónico asociada al usuario.

• • Configuración email: que establece el contenido de la firma y, si procede, la dirección para el reenvío de mensajes entrantes.

Esta separación permite mantener actualizados los datos personales de cada agente sin comprometer la consistencia y profesionalidad del formato corporativo en los correos salientes.

Configuración del reenvío automático del correo interno

Desde la misma pestaña de configuración es posible establecer una dirección de correo externa a la que se reenviarán automáticamente los mensajes recibidos en el correo interno asignado a ese usuario dentro de Inmovilla.

Esta opción es especialmente útil para gestionar leads provenientes de portales inmobiliarios que llegan al correo interno de la plataforma.

El proceso de reenvío se desarrolla de la siguiente manera:

1. • Un lead o cualquier correo electrónico llega a Inmovilla.

2. • El mensaje se asocia al correo interno del usuario configurado para recibirlo.

3. • Si se ha definido una dirección en el campo de reenvío, Inmovilla envía automáticamente una copia del mensaje a esa cuenta externa.

La dirección de reenvío puede ser una cuenta personal habitual del agente, como Gmail, o bien un correo corporativo institucional.

Decidir entre gestionar los mensajes en Inmovilla o en un correo externo

Es importante destacar que el reenvío no sustituye la recepción del mensaje en Inmovilla, sino que envía una copia adicional a la dirección indicada, permitiendo adaptar la operativa a las preferencias y canales de trabajo de cada oficina.

Centralizar la gestión de leads y mensajes en Inmovilla facilita la concentración de toda la información comercial en un único entorno, lo que resulta especialmente relevante cuando se generan demandas automáticas, asegurando un seguimiento eficiente y sin pérdida de datos asociados a cada contacto.

Antes de activar el reenvío, se recomienda establecer una política interna clara que contemple:

• • Asignar qué usuario recibirá cada tipo de lead.

• • Confirmar qué correo externo debe recibir los mensajes reenviados, en caso de ser necesario.

• • Mantener actualizada la dirección de contacto del usuario.

• • Verificar que la firma corresponde correctamente al agente que enviará los correos.

Resumen de la configuración de email por usuario

La pestaña Configuración email en Inmovilla es una herramienta clave para personalizar la firma de los correos electrónicos enviados por cada usuario y, de manera opcional, para reenviar los mensajes recibidos en su correo interno a una dirección externa.

Una configuración detallada y precisa garantiza que cada agente trabaje con sus propios datos de contacto, mantenga una firma profesional acorde con la imagen corporativa y reciba los leads en el canal de comunicación que la inmobiliaria haya establecido como estándar.