Cómo importar contactos en Inmovilla desde un archivo Excel

La función de importación de contactos en Inmovilla está diseñada para facilitar la incorporación masiva de datos a su base de contactos mediante archivos preparados con el formato adecuado. Esta herramienta resulta especialmente útil al iniciar el uso del programa o al migrar contactos desde otras fuentes externas, como el buzón de Idealista, garantizando una integración rápida y eficiente.

Ubicación de la herramienta de importación de contactos

Para acceder a la función de importación, diríjase a la barra lateral izquierda de Inmovilla. Seleccione Ajustes, luego abra la pestaña Gestión y, finalmente, haga clic en Importar contactos. Desde esta ventana podrá elegir el formato del archivo que desea subir, descargar la plantilla oficial de Inmovilla, configurar opciones específicas de asignación y proceder a la carga de los datos.

Selección del formato adecuado para la importación

Es fundamental seleccionar el formato que coincida exactamente con la estructura del archivo que va a importar. Inmovilla ofrece las siguientes opciones para adaptarse a diferentes orígenes de datos:

• Inmovilla: formato basado en la plantilla Excel oficial que puede descargar directamente desde la herramienta. Es la opción recomendada si va a preparar el archivo desde cero siguiendo esta plantilla.

• Inbox Idealista: formato orientado a contactos o demandas recibidas a través del buzón de Idealista, ideal para agencias que migran sus datos desde este portal.

• Inbox Idealista PT: versión específica para el formato utilizado por Idealista en Portugal.

• Calendly: formato compatible con los datos exportados desde la plataforma Calendly.

Importante: no mezcle formatos. Si selecciona Inmovilla, asegúrese de que el archivo cumple estrictamente la estructura de su plantilla. Para archivos provenientes de otras fuentes, elija el formato correspondiente para garantizar una importación correcta y sin errores.

Guía paso a paso para importar contactos

1. Acceda a la herramienta: desde el menú lateral, seleccione Ajustes > Gestión > Importar contactos.

2. Elija el formato adecuado: seleccione entre Inmovilla, Inbox Idealista, Inbox Idealista PT o Calendly según la procedencia de su archivo.

3. Prepare el archivo de datos: si opta por el formato Inmovilla, descargue la plantilla Excel desde la ventana y complete sus campos sin modificar la estructura para evitar errores durante la importación.

4. Configure las asignaciones: determine si desea asignar un medio de contacto o un agente específico a todos los contactos importados mediante las opciones disponibles.

5. Cargue el archivo: arrastre el archivo al área designada o haga clic para buscarlo en su ordenador y subirlo.

6. Revise las notificaciones: preste atención a los avisos que Inmovilla pueda mostrar sobre inconsistencias en los datos, campos incompletos o la posibilidad de analizar previamente el archivo.

Asignación de medio de contacto y agente durante la importación

En la sección de configuración, encontrará dos opciones clave: Forzar medio de contacto y Forzar agente. Estas permiten aplicar una asignación uniforme a todos los contactos que se van a importar:

• Forzar medio de contacto: utilícelo cuando el archivo no incluya el medio de contacto deseado y quiera asignar uno ya registrado en Inmovilla.

• Forzar agente: emplee esta opción si todos los contactos importados deben quedar asignados a un mismo agente específico.

Antes de activar cualquiera de estas opciones, asegúrese de que la asignación es válida para todos los contactos del archivo. Si necesita que diferentes contactos tengan agentes o medios de contacto distintos, le recomendamos preparar y revisar cuidadosamente esa información en el archivo Excel conforme al formato seleccionado, para evitar errores o asignaciones incorrectas.

Proceso posterior a la subida del archivo

La importación no se realiza de manera inmediata. Tras enviar el archivo, Inmovilla mostrará un mensaje indicando que el proceso está en curso, el cual puede tardar varios minutos en completarse. Durante este tiempo, la herramienta no permitirá iniciar una nueva importación para evitar conflictos o sobrecarga del sistema.

Por ello, es fundamental esperar a que finalice la importación actual antes de comenzar una nueva. Para preparar futuras importaciones, verifique nuevamente que el formato seleccionado coincida perfectamente con la estructura del archivo a subir, ya que este es el requisito indispensable para que Inmovilla pueda interpretar y procesar correctamente los datos de sus contactos.