Cómo crear y configurar procesos en Inmovilla

Los procesos en Inmovilla son herramientas fundamentales para estructurar y gestionar de forma eficiente múltiples tareas relacionadas con una misma operación inmobiliaria. Estos procesos facilitan la organización y seguimiento de actividades como la preparación de la documentación para una venta, la coordinación en la producción de material multimedia para una propiedad o el control detallado de una valoración.

El éxito en la gestión radica en definir con precisión qué tareas conforman el proceso, en qué momento deben activarse y si su inicio depende de una acción específica. En esta guía detallada, explicamos paso a paso cómo configurar un proceso y cómo activarlo directamente desde la agenda para optimizar tu flujo de trabajo.

¿Qué es un proceso en Inmovilla?

Un proceso en Inmovilla es una secuencia lógica y estructurada de tareas diseñadas para completar una gestión inmobiliaria de manera eficiente y ordenada. Por ejemplo, antes de la firma en notaría, es habitual que sea necesario concertar una cita, recopilar documentos esenciales como la nota simple y el certificado energético, además de realizar otras gestiones previas imprescindibles.

Al agrupar estas tareas en un único proceso, se simplifica la planificación y se evita la necesidad de crear cada tarea de forma independiente cada vez que se realiza una gestión similar. La configuración de los procesos se realiza desde Ajustes > Gestión > Procesos, donde podrás personalizar cada detalle según las necesidades de tu equipo.

Cómo crear un proceso paso a paso

1. Accede a Ajustes desde la barra lateral izquierda de la plataforma Inmovilla.

2. Selecciona la pestaña Gestión y luego haz clic en Procesos para visualizar la lista de procesos existentes.

3. Presiona el botón + Proceso ubicado en la parte inferior derecha para iniciar la creación de un nuevo proceso.

4. Introduce un nombre claro y descriptivo que identifique la naturaleza de la gestión, como por ejemplo «Preparación de material multimedia».

5. Define si el proceso estará asociado a una acción específica y decide cómo deseas gestionar la visualización y seguimiento de las tareas dentro de la agenda.

6. Agrega las tareas que compondrán el proceso detalladamente y guarda la configuración para finalizar.

El formulario de configuración está diseñado para guiarte primero en la definición general del proceso y, a continuación, en la creación y parametrización de cada tarea. Te recomendamos tener clara la secuencia de trabajo antes de comenzar para optimizar el resultado.

Asociar un proceso a una acción de inicio o dejarlo sin vinculación

Inmovilla permite vincular un proceso a eventos específicos, como el alta de un candidato, contacto, demanda o propiedad. Por ejemplo, si asocias un proceso al alta de una demanda, al registrar una nueva demanda aparecerá automáticamente una ventana que te permitirá decidir si deseas iniciar ese proceso de forma inmediata.

No todos los procesos requieren esta vinculación automática. Por ejemplo, la preparación de fotografías y otros materiales para una propiedad puede comenzar tras su alta en el sistema. En estos casos, puedes seleccionar la opción ninguna acción y activar el proceso manualmente cuando sea necesario.

Elegir cómo visualizar las tareas en la agenda

Durante la configuración, tienes la opción de decidir cómo se mostrarán las tareas en la agenda: puedes optar por desplegar todas las tareas desde el inicio o trabajar mediante una lista de comprobación. En esta última modalidad, el progreso se gestiona conforme se van completando las tareas, reflejando las gestiones correspondientes directamente en la agenda.

La elección debe basarse en la dinámica de trabajo de tu equipo: si es imprescindible tener una visión completa y detallada desde el principio, es recomendable desplegar todas las tareas; si, por el contrario, se prefiere un seguimiento progresivo y ordenado, la lista de comprobación resulta más adecuada.

Configuración detallada de cada tarea dentro del proceso

Cada tarea representa una gestión específica dentro del proceso global. Por ejemplo, en un proceso orientado a la creación de material multimedia, una tarea inicial podría ser «Preparar el plano de la vivienda», seguida de otra como «Seleccionar la foto de portada».

Al añadir una tarea, considera cuidadosamente los siguientes campos y opciones para garantizar una gestión completa y eficiente:

• Nombre y descripción: define claramente la tarea y detalla en la descripción el alcance y objetivos concretos de la gestión.

• Agente asignado: designa el responsable de la tarea o déjala sin asignar para que se pueda asignar posteriormente.

• Tipo de gestión: clasifica la tarea para que, por ejemplo, sea contabilizada como visita si implica desplazamiento a la propiedad.

• Días adicionales para activarla: establece el tiempo que debe transcurrir desde la creación del proceso hasta la activación de la tarea.

• Plazo mínimo y máximo: define el intervalo temporal previsto para la finalización de la tarea, facilitando el control de tiempos.

• Horas y coste: registra los recursos y gastos asociados, como el coste de un fotógrafo o el tiempo estimado para completar la tarea.

• Calendario y correo: habilita la sincronización con Google Calendar a través de Inmovilla y prepara un correo electrónico para enviar al finalizar la tarea.

Para facilitar el seguimiento y la claridad del proceso, es fundamental asignar a cada tarea un nombre específico y descriptivo. Por ejemplo, «Preparar plano de la vivienda» es mucho más informativo que un título genérico como «Multimedia».

Gestión de correos electrónicos al finalizar una tarea

Si decides preparar un correo electrónico para enviarlo al finalizar una tarea, aparecerá un editor que te permitirá redactar el mensaje o cargar una plantilla previamente creada. Esto asegura que el contenido esté listo para ser utilizado desde la cita correspondiente en la agenda.

Importante: el correo no se envía de manera automática. Cuando llegue el momento, deberás abrir la cita en la agenda, cargar el correo preparado y confirmar su envío. Esta funcionalidad es especialmente útil si el mensaje requiere revisión o ajustes antes de ser remitido.

Cómo iniciar un proceso manualmente desde la agenda

En caso de que el proceso no esté asociado a una acción automática, puedes iniciarlo manualmente al crear una cita o una tarea de seguimiento. Esta opción también está disponible dentro del contexto de una gestión específica, como puede ser una demanda.

1. Accede a la agenda o al módulo desde donde desees crear la cita o tarea.

2. Selecciona la opción Añadir tarea.

3. En el campo Tipo de tarea, elige la opción Proceso.

4. Selecciona el proceso que deseas asignar a esta tarea.

5. Completa los datos requeridos, como el asunto, la fecha y cualquier información adicional, y guarda la tarea.

Una vez creado, podrás acceder a la tarea desde la agenda para consultar el proceso asociado y monitorizar su avance. Para comprobar el correcto funcionamiento, utiliza un proceso que contenga tareas configuradas; un proceso vacío no mostrará una secuencia útil para seguir.

Planificación práctica para crear tu primer proceso

Antes de comenzar la configuración en Inmovilla, es recomendable elaborar un esquema claro y ordenado de las gestiones que realmente necesita tu equipo. Por ejemplo, para un proceso de preparación de material multimedia, el plan podría estructurarse de la siguiente manera:

1. Definir el objetivo: establecer claramente que el propósito es dejar preparado todo el material de presentación de la propiedad.

2. Desglosar las gestiones: crear tareas específicas para cada actividad, como preparar el plano de la vivienda y seleccionar la foto de portada.

3. Asignar responsables y tiempos: determinar quién será el encargado de cada tarea y definir cuándo debe activarse cada una.

4. Incluir datos adicionales: registrar las horas dedicadas o los costes asociados, por ejemplo, en servicios externos como la fotografía profesional.

5. Definir el método de seguimiento: decidir si las tareas aparecerán todas juntas en la agenda o si se gestionarán mediante una lista de comprobación para un control más detallado.

Una vez guardado el proceso, solo quedará iniciarlo en el momento oportuno y supervisar su desarrollo desde la agenda. De esta manera, contarás con una secuencia de trabajo definida para cada gestión, con responsables asignados, plazos claros y comunicaciones preparadas para garantizar la máxima eficiencia.