Ajustes RGPD

Cómo configurar las opciones RGPD en Inmovilla para emails, WhatsApp y newsletters

La configuración RGPD en Inmovilla es una herramienta fundamental que permite a toda la agencia gestionar de manera centralizada qué contactos están autorizados para recibir comunicaciones a través de correo electrónico, WhatsApp y newsletters. Esta configuración garantiza que todos los envíos respeten estrictamente el estado de consentimiento registrado en cada ficha de contacto, asegurando el cumplimiento normativo y la confianza de los clientes.

El aspecto clave radica en diferenciar correctamente el tipo de comunicación y el origen de la validación del consentimiento. Un contacto puede haber confirmado su consentimiento de manera directa, estar validado por la oficina, proceder de un portal externo o encontrarse en estado pendiente. La política global seleccionada en la configuración determinará si el sistema autoriza o bloquea cada envío, adaptándose a las necesidades y políticas internas de la agencia.

Qué controla la configuración RGPD de la agencia

Las opciones RGPD no se limitan a una acción puntual, sino que funcionan como un conjunto de reglas generales que rigen todos los envíos realizados desde Inmovilla, siempre considerando el estado individual de consentimiento de cada contacto. Esta configuración asegura que cada comunicación se adapte a las autorizaciones específicas, evitando envíos no deseados o incumplimientos legales.

Desde esta sección, se gestionan tres canales principales de comunicación:

• Envío de correos electrónicos: incluye tanto comunicaciones individuales como el envío de inmuebles que coinciden con las demandas de los clientes.

• Envío de WhatsApp: abarca todas las comunicaciones realizadas a través del canal de WhatsApp, garantizando el respeto al consentimiento en esta vía.

• Envío de newsletters: comprende comunicaciones masivas o automatizadas, tales como felicitaciones de cumpleaños, plantillas automáticas o campañas informativas.

La configuración establecida influye directamente en el comportamiento de las fichas de contacto. Por ejemplo, un contacto en estado pendiente puede quedar excluido de los envíos si la política de la agencia está configurada para enviar únicamente a contactos validados, asegurando así un control riguroso sobre las autorizaciones.

Ruta para acceder a RGPD en Inmovilla

La configuración RGPD se encuentra integrada dentro de las opciones generales de la cuenta. Para acceder a ella, siga estos pasos:

• Acceda a Ajustes desde la barra lateral izquierda.

• Seleccione Opciones.

• Diríjase a la pestaña RGPD.

• Revise cuidadosamente los permisos para correo electrónico, WhatsApp y newsletters antes de guardar cualquier cambio.

La pestaña RGPD concentra todas las reglas de envío que se aplican de manera uniforme en toda la agencia.

Diferencia entre correo individual, cruces y newsletter

Para aplicar correctamente las políticas RGPD, es fundamental distinguir claramente entre los distintos tipos de envíos, separando los envíos de inmuebles personalizados de las comunicaciones comerciales o automatizadas.

Correos individuales y cruces de propiedades

En Inmovilla, el envío de inmuebles que coinciden con una demanda se clasifica como correo individual, incluso cuando incluye varias propiedades que cumplen con los criterios del cliente. Estos envíos también se conocen como cruces o coincidencias entre la demanda y el catálogo de inmuebles disponibles.

Por tanto, cuando un cliente busca una vivienda y se le remiten propiedades compatibles con su solicitud, el sistema aplicará la política configurada para correos electrónicos individuales, respetando el estado de consentimiento del contacto.

Newsletters y comunicaciones a varios destinatarios

Los envíos dirigidos a múltiples destinatarios se consideran newsletters. En esta categoría se incluyen, entre otros, las felicitaciones automáticas, campañas promocionales y comunicaciones generadas a partir de plantillas predefinidas.

Además, la sección de newsletters ofrece una opción para desactivar completamente el envío de newsletters, lo cual resulta especialmente útil si la agencia desea restringir este tipo de comunicaciones desde la configuración general, garantizando un control más estricto.

Estados RGPD de los contactos y su significado

Cada ficha de contacto refleja su estado actual de consentimiento, un dato indispensable para que las reglas globales operen de manera efectiva. Es fundamental interpretar correctamente cada estado para asegurar el cumplimiento normativo y el respeto a las preferencias del cliente.

Validado por el cliente

Este estado indica que el contacto ha recibido el correo de RGPD y ha confirmado explícitamente sus opciones de comunicación a través de dicho mensaje. Representa la validación directa y voluntaria realizada por el propio interesado.

Validado por la oficina

La oficina puede asignar este estado cuando dispone de una confirmación de consentimiento obtenida por vías alternativas, como un documento firmado o una autorización verbal registrada. Esta opción facilita reflejar en Inmovilla la validez del consentimiento recogido durante la relación comercial.

Validado por portal

Cuando un lead procede de un portal inmobiliario, puede llegar con una validación previa gestionada por ese canal. Inmovilla permite marcar específicamente la aceptación para el envío de propiedades por email o WhatsApp en función del origen de la demanda, garantizando un tratamiento diferenciado y ajustado a cada caso.

Pendiente

Un contacto en estado pendiente aún no ha confirmado ni rechazado las opciones de comunicación. Su posibilidad de recibir mensajes dependerá estrictamente de la política global establecida en la pestaña RGPD, permitiendo a la agencia definir niveles de restricción adecuados.

Definir quién puede recibir emails y mensajes por WhatsApp

Las secciones dedicadas a email y WhatsApp permiten configurar qué estados de contacto están autorizados para recibir comunicaciones. La configuración es análoga en ambos canales, aunque puede personalizarse para adaptarse a las estrategias y necesidades operativas de la agencia.

Enviar solo a contactos validados

Esta opción restringe los envíos exclusivamente a contactos que estén marcados como validados según los criterios establecidos en su ficha. Es la configuración más rigurosa: si un contacto está pendiente, Inmovilla bloqueará el envío y mostrará un mensaje de error.

Se recomienda emplear esta configuración tanto para correos individuales de propiedades como para comunicaciones vía WhatsApp, manteniendo un criterio consistente en ambos canales.

Enviar a contactos validados y pendientes

Esta alternativa incluye tanto a contactos validados como a aquellos en estado pendiente. Con esta configuración, las personas que aún no han respondido a la solicitud de confirmación pueden recibir comunicaciones.

Antes de activarla, es esencial que la agencia cuente con una política interna clara sobre el consentimiento y el uso responsable de cada canal para asegurar el cumplimiento normativo y la satisfacción del cliente.

Automatización en la solicitud de confirmación RGPD

Inmovilla ofrece la posibilidad de automatizar el envío del correo de confirmación RGPD en dos situaciones clave:

• Cuando se crea manualmente un nuevo contacto.

• Cuando se modifica la dirección de email de un contacto ya existente.

Esta automatización facilita la integración de la solicitud de validación en el proceso habitual de alta de contactos. Por ejemplo, cuando un cliente contacta telefónicamente o acude a la oficina, su ficha puede registrarse inmediatamente y notificarse que recibirá un email para confirmar sus preferencias de comunicación.

De esta forma, el consentimiento queda registrado de manera precisa en la plataforma, permitiendo su uso efectivo en las reglas globales de envío.

Opciones de validación para nuevos contactos y demandas

La configuración RGPD contempla diversos escenarios de alta que simplifican el registro del consentimiento y el origen del lead, optimizando la gestión documental y el cumplimiento normativo.

Marcar como validado por la oficina

Se puede activar la opción para que los contactos creados desde los siguientes canales se marquen automáticamente como validados por la oficina:

• Contactos registrados tras una llamada.

• Contactos generados desde la web de la agencia.

• Demandas o nuevas demandas ingresadas manualmente.

Esta alternativa es útil cuando la confirmación se obtiene durante la gestión directa del contacto. No obstante, la agencia debe asegurarse de contar con el respaldo documental adecuado que justifique esta validación.

Marcar envíos de propiedades como validados por portal

Para demandas procedentes de portales, Inmovilla permite configurar permisos independientes para cada canal de comunicación:

• Marcar el envío de propiedades por email como validado por portal.

• Marcar el envío de propiedades por WhatsApp como validado por portal.

Esta diferenciación posibilita un tratamiento específico y flexible de cada canal, incluso cuando el contacto proviene del mismo origen, garantizando un control más granular y adaptado.

Cómo verificar que una comunicación podrá enviarse

Antes de lanzar una campaña, enviar una propiedad o contactar por WhatsApp, es recomendable verificar la coherencia entre la política global y el estado individual del contacto:

• Consulte la regla activa en Opciones > RGPD para el canal que se va a utilizar.

• Abra la ficha del contacto y revise su estado: validado por cliente, validado por oficina, validado por portal o pendiente.

• Confirme el tipo de acción: correo individual, cruce de propiedades, WhatsApp o newsletter.

• Si la ficha no cumple la condición definida globalmente, actualice el consentimiento o seleccione un canal permitido por la configuración vigente.

Por ejemplo, si la agencia ha configurado el envío exclusivo a contactos validados y una demanda está pendiente, Inmovilla bloqueará el envío de propiedades por email. En cambio, si el contacto está validado y la configuración global lo permite, el envío se procesará correctamente.

Guía recomendada para una configuración óptima y ordenada

Una configuración efectiva requiere no solo ajustes técnicos adecuados, sino también un proceso interno coherente y bien definido para el registro de contactos. Esto facilita que todo el equipo trabaje con criterios homogéneos, mejorando la gestión y el cumplimiento.

• Defina claramente qué comunicaciones se gestionarán como correo individual, WhatsApp o newsletter.

• Active el envío automático de confirmación RGPD para altas manuales y cambios de email, integrando la validación en el flujo de trabajo habitual.

• Establezca criterios claros para el uso del estado validado por oficina, asegurando la conservación de la documentación que respalda el consentimiento.

• Configure de forma independiente el tratamiento de leads procedentes de portales para email y WhatsApp, respetando sus particularidades.

• Revise detenidamente la ficha de cada demanda antes de enviar inmuebles cruzados, especialmente si el estado es pendiente.

• Implemente una política específica para newsletters, manteniéndola separada de los envíos de propiedades solicitados directamente por clientes.

Resumen

La pestaña RGPD de Inmovilla centraliza y facilita el control de las condiciones bajo las cuales la agencia puede comunicarse con sus contactos. Permite gestionar de forma integral correos individuales, cruces de inmuebles, mensajes por WhatsApp y newsletters, siempre en función del estado de validación registrado en cada ficha.

Una configuración bien diseñada combina reglas globales coherentes, automatización en la solicitud de confirmación y una revisión exhaustiva de los datos de contacto. De este modo, cada envío se adapta perfectamente al consentimiento otorgado y al canal empleado, garantizando el cumplimiento normativo y fortaleciendo la relación con los clientes.