Cómo configurar la ficha de usuario en Inmovilla

La ficha de usuario en Inmovilla es el núcleo donde se centralizan y gestionan todos los datos esenciales de contacto, acceso y organización interna de cada miembro del equipo dentro de la agencia inmobiliaria. Una configuración precisa y detallada de esta ficha resulta fundamental para garantizar que los leads se dirijan al correo electrónico correcto, que la información del agente se publique adecuadamente en los portales inmobiliarios y que el equipo se identifique claramente en la agenda y otros espacios colaborativos.

En esta guía, abordaremos en profundidad qué tipos de información pueden gestionarse desde la pestaña de datos de contacto, cómo acceder a esta sección y cuál es la función específica de cada uno de los ajustes disponibles, facilitando así una administración eficiente y profesional del personal.

Acceso a la sección de Usuarios en Inmovilla

Para acceder a la ficha de un miembro del equipo, es imprescindible contar con los permisos adecuados para ingresar al área de configuración del sistema.

• Accede a Ajustes a través de la barra lateral izquierda.

• Selecciona la opción Usuarios dentro del menú de configuración.

• Localiza al usuario deseado en el listado completo de miembros registrados en la agencia.

• Haz clic para abrir su ficha personal.

• Para modificar cualquier información, pulsa el botón Editar usuario situado en la parte superior derecha.

Contenido y estructura de la ficha de usuario

La ficha se organiza en varias pestañas, siendo la primera la dedicada a los datos de contacto. Aunque contiene información básica de identificación y opciones de perfil, su enfoque principal es facilitar la gestión profesional y operativa dentro de la agencia.

Los campos disponibles se agrupan en cuatro categorías clave: identidad del agente, datos de contacto, credenciales de acceso y parámetros de organización y visibilidad interna.

Datos personales e identificación del agente

Foto de perfil

La ficha permite incorporar una fotografía profesional que facilite la identificación visual rápida del usuario dentro del sistema. La imagen puede cargarse fácilmente mediante la acción de arrastrar y soltar un archivo en el área destinada para ello. Antes de guardar, se ofrece la opción de recortar la imagen para ajustarla correctamente.

En caso de necesitar eliminar la fotografía, basta con realizar un doble clic sobre la imagen cargada para retirarla.

Nombre, apellidos y siglas

Es fundamental introducir el nombre y los apellidos completos del profesional para asegurar una identificación coherente y uniforme en todo el sistema. Además, el campo de siglas actúa como un identificador visual alternativo en aquellos casos en que no se disponga de una fotografía de perfil.

Las siglas suelen formarse a partir de las iniciales del nombre y apellidos, facilitando así la rápida identificación del usuario en listados y otras áreas de trabajo donde la imagen no está presente.

Dirección y fecha de nacimiento

La ficha también contempla campos para registrar la dirección postal y la fecha de nacimiento del usuario. Aunque son datos orientados al perfil laboral, su completitud puede ser importante para la gestión interna y administrativa de la agencia, según sus necesidades específicas.

Correo electrónico y teléfono: datos con impacto operativo

Más allá de ser datos meramente informativos, el correo electrónico y el teléfono tienen un papel activo en la comunicación comercial y en la publicación de datos de contacto en portales inmobiliarios.

Correo electrónico para recepción de leads

El correo electrónico registrado es crítico cuando se emplea para recibir contactos o leads generados por las campañas o portales. Por ello, es imprescindible verificar que se trata de una dirección activa, correcta y que sea gestionada directamente por el agente correspondiente, garantizando así una respuesta ágil y efectiva.

Teléfono para publicación en portales

El número de teléfono incluido en la ficha es el que se envía a los portales inmobiliarios para la publicación junto a los datos del agente. Antes de activar o mantener esta publicación, la agencia debe asegurarse de que el número corresponde al contacto profesional que desea mostrar públicamente.

Diferenciación entre correo privado y correo público

En aquellos casos en que la agencia utiliza plantillas web que muestran información de los agentes, es recomendable diferenciar el correo electrónico privado o interno del usuario del correo público destinado al contacto externo. Esto protege la privacidad del usuario y evita la saturación de comunicaciones internas.

Credenciales de acceso: usuario y contraseña

La ficha también contiene los datos necesarios para que el usuario pueda iniciar sesión en Inmovilla de forma segura.

• Nombre de usuario: identificador único utilizado para el acceso al sistema.

• Contraseña: se puede establecer o actualizar directamente desde la ficha, siguiendo los protocolos de seguridad establecidos.

• Seguridad: por razones de protección, la contraseña permanece cifrada y no se muestra en texto claro en ningún momento.

Al crear o modificar una contraseña, el sistema proporciona indicaciones claras sobre los requisitos de complejidad, incluyendo la combinación de letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. Es esencial cumplir con estas condiciones para garantizar la seguridad de la cuenta antes de guardar los cambios.

Grupo de usuario, rol y color: herramientas para organizar y visualizar al equipo

Estos campos facilitan la estructuración y diferenciación de los miembros del equipo dentro de la agencia, aunque cada uno cumple una función específica y complementaria.

Grupo de usuario

El grupo de usuario es una categoría administrativa interna que permite segmentar al equipo, por ejemplo, distinguiendo entre gerentes, agentes comerciales u otros departamentos.

Es importante destacar que asignar un grupo no otorga ni limita permisos de acceso; su propósito principal es optimizar la organización interna. Para crear, modificar o eliminar grupos, la agencia puede ponerse en contacto con el soporte técnico de Inmovilla.

Rol del usuario

El campo rol refleja la función o responsabilidad específica que desempeña cada persona dentro de la organización. Esto contribuye a mantener una estructura clara y facilita el reconocimiento de las tareas y competencias de cada miembro.

Color identificativo

El color asignado a cada usuario es una herramienta visual que permite diferenciar rápidamente a los profesionales, especialmente en la agenda y en informes comparativos de desempeño comercial. Elegir un color distintivo para cada agente ayuda a asociar de forma intuitiva actividades y resultados con los perfiles correspondientes.

Mientras que el grupo facilita la organización interna del equipo, el color mejora la identificación visual en la agenda y otros módulos.

Cuándo asignar la condición de gerente a un usuario

La opción de marcar a un usuario como gerente debe reservarse exclusivamente para aquellos miembros que realmente lideran la inmobiliaria o que requieren recibir comunicaciones y notificaciones reservadas a este nivel de responsabilidad.

Esta distinción es clave en diversos contextos, incluyendo comunicaciones sobre novedades corporativas, facturación, cambios contractuales y acciones administrativas sensibles como la configuración general de la agencia, la publicación global en portales, la gestión de bajas, determinados pagos y el acceso a utilidades y servicios restringidos.

Por ello, es recomendable que la agencia realice revisiones periódicas para confirmar qué usuarios mantienen esta condición, especialmente tras cambios en la estructura organizativa o la salida de personal.

Limitación de acceso por horario

Inmovilla ofrece la posibilidad de restringir el acceso de un usuario a un intervalo horario específico. Esta funcionalidad resulta especialmente útil para controlar que los comerciales o agentes solo puedan ingresar a la plataforma dentro de sus horarios laborales establecidos.

• Activa la opción limitar acceso en la ficha del usuario.

• Define la hora o periodo desde el cual se permite el acceso.

• Establece la hora o periodo hasta el cual se mantiene permitido el acceso.

• Guarda la configuración para que los cambios se apliquen correctamente.

Una vez configurado, fuera del intervalo establecido, el usuario no podrá iniciar sesión ni acceder a la plataforma.

Gestor de horarios del agente

La ficha incluye una opción para habilitar al usuario en el uso del gestor de horarios. Cuando esta función está activada, el agente puede establecer y confirmar sus horarios de trabajo directamente en el sistema.

Es importante destacar que esta configuración es independiente de la limitación de acceso por horario: mientras que la primera otorga la capacidad de gestionar horarios, la segunda restringe el acceso a la plataforma en determinados momentos.

Idiomas, formación y descripción profesional

La ficha también permite completar información adicional relevante para el perfil profesional del agente, como los idiomas que domina, titulaciones, formación académica y una descripción detallada de su experiencia y especialización.

Estos datos enriquecen la ficha laboral y aportan contexto valioso, especialmente cuando la agencia utiliza las plantillas web de Inmovilla, ya que parte de esta información puede ser exportada y mostrada en la sección pública de agentes.

Información exportable a la web

Al activar la exportación de datos para la web, la agencia puede mostrar información profesional cuidadosamente seleccionada, como formación, titulaciones y descripciones del agente. Es fundamental que la selección de datos para publicación pública sea adecuada y respetuosa con la privacidad.

• Publica únicamente información profesional que aporte valor y ayude a presentar al agente de forma positiva y transparente.

• Verifica que el correo electrónico visible para el público sea una dirección profesional o específicamente destinada a contacto externo.

• Evita incluir datos sensibles o de uso estrictamente interno en la información exportada.

• Mantén actualizados los campos de formación, idiomas y descripción para reflejar fielmente el perfil profesional del agente en todo momento.

Checklist para una configuración completa y eficiente de la ficha de usuario

Para asegurar una configuración ordenada y funcional, se recomienda seguir la siguiente secuencia:

• Incluir nombre completo, apellidos, siglas y, si procede, una fotografía profesional actualizada.

• Confirmar que el correo electrónico destinado a la recepción de leads es correcto, activo y gestionado por el agente.

• Verificar que el teléfono asignado para publicación en portales corresponde al número profesional deseado.

• Comprobar el nombre de usuario y actualizar la contraseña según sea necesario, respetando los criterios de seguridad.

• Asignar adecuadamente el grupo, rol y color para facilitar la organización y visualización del equipo.

• Marcar la condición de gerente únicamente para quienes realmente desempeñan esa función.

• Establecer limitaciones horarias de acceso si la política interna de la agencia lo requiere.

• Habilitar el gestor de horarios para aquellos perfiles que necesiten gestionar sus turnos o jornadas.

• Diferenciar claramente la información destinada al uso interno de la que se exportará a la web, garantizando privacidad y profesionalidad.

Resumen

La ficha de usuario en Inmovilla es una herramienta clave para la administración eficiente y profesional del equipo inmobiliario. Una revisión exhaustiva y periódica de los datos de contacto, el correo electrónico para leads, el teléfono para portales, las credenciales de acceso, la organización interna y la visibilidad pública asegura que cada usuario disponga de los permisos y la información adecuados a su rol y responsabilidades dentro de la agencia.