Ajustes, opciones en Inmovilla

Cómo configurar las opciones generales de Inmovilla

La correcta configuración inicial de Inmovilla es fundamental para optimizar la gestión integral de una agencia inmobiliaria, abarcando contactos, inmuebles, demandas, comunicaciones y publicaciones. En el apartado Ajustes > Configuración > Opciones se concentran decisiones estratégicas que impactan a todo el equipo, por lo que es imprescindible revisarlas y adaptarlas cuidadosamente antes de comenzar la operativa diaria.

Esta guía se focaliza en la pestaña General, donde se configuran aspectos técnicos, de seguridad, visibilidad de datos, gestión comercial y criterios de publicación de inmuebles. La finalidad no es activar todas las opciones indiscriminadamente, sino adaptar cada parámetro a los procesos reales y necesidades específicas de la agencia.

Acceso a las opciones de configuración

Para acceder a este módulo en Inmovilla, siga la siguiente ruta:

• • En la barra lateral izquierda, seleccione Ajustes.

• • Diríjase a la pestaña Configuración.

• • Acceda a Opciones.

El acceso está restringido a usuarios con permisos de edición sobre ajustes. Si no visualiza este apartado o no puede guardar cambios, es necesario revisar y actualizar los permisos asignados al usuario.

Además de la pestaña General, el área de opciones incluye secciones específicas para RGPD, automatización, colaboraciones, comunicación y branding, y almacenamiento. La pestaña General constituye el núcleo operativo y administrativo de la agencia.

Consideraciones previas a la modificación de la configuración global

Los ajustes globales influyen directamente en el comportamiento de todos los usuarios y en los registros futuros, por lo que se recomienda establecer previamente criterios internos claros sobre identidad comercial, propiedad de contactos, cierres de operaciones y políticas de publicación en portales.

• • Defina si los correos electrónicos deben enviarse con la identidad corporativa de la oficina o con la del agente individual.

• • Determine qué datos internos pueden aparecer en las comunicaciones externas para garantizar coherencia y protección de la información.

• • Establezca las reglas para la asignación y conservación de captadores, agentes y gestores en las distintas fases del proceso comercial.

• • Identifique qué campos deben ser obligatorios al cerrar una operación para asegurar la integridad y calidad de los datos.

• • Alinee las políticas de publicación con la documentación disponible para cada inmueble, asegurando el cumplimiento normativo y la transparencia.

Configuración avanzada de correos y comunicaciones

Mostrar el correo electrónico del agente en los envíos

Configurar para que los correos se envíen con la dirección de email del agente en lugar del correo corporativo de la oficina.

Por defecto, los emails enviados desde Inmovilla muestran el correo público de la agencia. Activar esta opción permite que los mensajes salgan desde la dirección registrada en el perfil del agente comercial responsable.

Esta decisión impacta en la relación con los clientes:

• Email de oficina: centraliza las respuestas y fortalece la imagen corporativa de la agencia.

• Email del agente: favorece una comunicación más directa, personalizada y cercana con cada cliente.

Si se opta por el correo del agente, es imprescindible que todos los perfiles contengan una dirección válida y actualizada para evitar problemas de comunicación.

Ocultar el número interno de demanda en el asunto de los emails

Excluir el número identificativo interno de la demanda en el asunto de emails enviados manualmente al demandante. Para emails automáticos, esta configuración debe ajustarse en las Plantillas Auto.

Las demandas cuentan con un número identificativo interno que puede no ser relevante para el destinatario externo. Esta opción permite mantener el asunto de los correos más limpio y profesional, preservando la confidencialidad de datos internos.

Si el equipo necesita utilizar esta referencia para identificar conversaciones fácilmente, puede mantenerla visible según las necesidades operativas.

Gestión de la dirección del inmueble en confirmaciones de visita

Decidir si la dirección completa de la propiedad se muestra en las confirmaciones de visita enviadas a clientes.

Inmovilla permite configurar si la dirección del inmueble aparece en los correos de confirmación de visitas. La decisión debe basarse en el protocolo interno de la agencia para compartir información sensible y proteger la privacidad de los propietarios.

Incluir o excluir cabecera corporativa en correos manuales

Determinar si los emails enviados manualmente incluyen la cabecera con datos de contacto de la agencia.

Los correos manuales pueden incorporar una cabecera con información institucional como teléfono, dirección y correo electrónico de la agencia. Desactivar esta opción puede ser útil cuando se emplean plantillas que ya incluyen estos datos o para comunicaciones más personalizadas.

Mantener la cabecera aporta uniformidad y refuerza la imagen corporativa en todas las comunicaciones.

Avisos de visita al comercial creador

Evitar enviar notificaciones de visita al propio comercial que crea la visita si también es el propietario de la demanda asociada.

Esta configuración reduce el volumen de notificaciones innecesarias, garantizando que el comercial no reciba avisos duplicados sin afectar la comunicación con otros participantes involucrados en la operación.

Visualización de datos del gestor en fichas compartidas

Mostrar el agente gestor en los paneles de propiedades y cruces compartidos, en lugar de los datos corporativos.

En las comunicaciones de fichas compartidas, normalmente se muestran los datos públicos de la agencia. Activar esta opción permite que el destinatario contacte directamente con el agente gestor asignado, facilitando una atención más personalizada.

Si la gestión se realiza desde una oficina central o mediante una centralita, puede ser preferible mantener los datos corporativos para uniformidad y control.

Gestión de precios, fechas y control de registros

Cálculo de honorarios basado en el precio final de la inmobiliaria

Establecer que el cálculo del porcentaje de honorarios se realice sobre el precio final de la inmobiliaria y no sobre el precio inicial del propietario.

Para garantizar precisión en los importes publicados y evitar discrepancias, es aconsejable que los honorarios se calculen a partir del precio definitivo que se mostrará en la web y portales.

Este método evita resultados con importes poco redondeados y permite que la agencia defina el precio final exacto antes de la publicación.

Permitir la modificación de fechas de alta

Habilitar la edición de fechas de alta en propiedades, clientes y seguimientos.

Esta opción ofrece flexibilidad para registrar información con fechas diferentes a la actual, lo que es útil para incorporar datos históricos o corregir registros previos. Sin embargo, para un control cronológico riguroso, se recomienda mantener la fecha real de creación.

Evitar referencias catastrales duplicadas

Impedir la creación o guardado de inmuebles con referencias catastrales duplicadas en la base de datos.

Activar esta restricción ayuda a mantener la integridad y limpieza de la cartera, evitando duplicidades que pueden generar confusión o errores en la gestión.

Antes de implementar esta medida, es importante revisar cómo se gestionan casos donde una misma referencia pueda estar vinculada a múltiples fichas, adaptando la configuración al modelo operativo de la agencia.

Definir tipos predeterminados para notas y tareas

Seleccionar el tipo por defecto al crear notas y tareas para agilizar el registro diario.

Configurar estos valores predeterminados facilita la organización y seguimiento de las gestiones del equipo, especialmente cuando la mayoría de las actividades siguen patrones comunes y recurrentes.

Gestión de usuarios, contactos y propiedad comercial de los datos

Mostrar u ocultar usuarios desactivados

Decidir si los usuarios (agentes) desactivados aparecen en los listados y desplegables de usuarios.

Ocultar usuarios desactivados simplifica la interfaz y mejora la usabilidad en el día a día. Sin embargo, mantenerlos visibles puede ser necesario para consultas históricas, análisis de asignaciones pasadas o para la gestión de información relacionada con antiguos miembros del equipo.

Conservación del captador o agente asociado al contacto

Evitar sustituir el captador o agente asociado a un contacto cuando se asocia a una demanda o propiedad con otro responsable.

Esta configuración protege la relación comercial original establecida con el contacto, asegurando que la asociación inicial no se vea modificada por nuevas demandas captadas por otros agentes.

Es especialmente relevante para agencias que asignan la propiedad comercial del contacto desde el primer registro, garantizando la continuidad y trazabilidad de la gestión.

Gestión y unificación de contactos duplicados

Configurar el sistema para bloquear o permitir la creación y modificación de contactos duplicados, y unificar fichas cuando sea necesario.

Una base de datos libre de duplicados mejora la trazabilidad de llamadas, demandas, visitas y comunicaciones. Antes de fusionar registros, se debe verificar que corresponden a la misma persona y que los datos asociados son coherentes para evitar pérdida de información relevante.

Estados de inmuebles, demandas y cierre de operaciones

Controlar la actualización automática de demandas asociadas

Decidir si al marcar una propiedad o demanda como "Ganado" se actualiza automáticamente el estado del registro asociado.

Esta función puede simplificar el flujo de trabajo si se desea que el cierre de una operación se refleje simultáneamente en la demanda vinculada.

Sin embargo, si el equipo requiere revisar o validar cada estado por separado, es recomendable desactivar esta automatización para mantener un control detallado.

Obligatoriedad de datos en el cierre de operaciones

Exigir la cumplimentación de datos obligatorios (motivos, edades, etc.) al cerrar una operación.

Implementar esta regla mejora la calidad y completitud de la información comercial, asegurando que todos los campos relevantes estén completos antes de cerrar un estado como ganado.

Es fundamental que el procedimiento interno garantice la recopilación de estos datos para evitar bloqueos en el cierre por falta de información.

Solicitar comentarios en cambios de estado

Configurar si el sistema debe solicitar comentarios al modificar el estado de un registro.

Desactivar esta solicitud elimina una obligación de registro que puede agilizar el proceso, mientras que mantenerla activa contribuye a generar un historial detallado de las decisiones y motivos asociados a cada cambio de estado.

Contenido compartido y vídeos de colaboradores

Incluir vídeos de colaboradores en los envíos de propiedades.

Por defecto, los vídeos aportados por colaboradores externos no se incluyen en las comunicaciones de propiedades. Esta opción permite incorporarlos en correos electrónicos o mensajes de WhatsApp, enriqueciendo la presentación del inmueble.

Se recomienda activar esta función únicamente si forma parte de la estrategia comercial y de colaboración definida por la agencia.

Asignación automática de referencias para inmuebles

Configurar la asignación automática de referencias con sufijos, prefijos y contador inicial personalizado.

La automatización en la generación de referencias garantiza una nomenclatura uniforme y coherente para toda la cartera, facilitando la localización rápida de inmuebles y la integración entre CRM, documentación y publicaciones.

Por ejemplo, una estructura como INM-001, INM-002, etc., ayuda a mantener un orden sistemático. Para modificar la configuración, es necesario desactivar temporalmente la función, guardar cambios, cerrar sesión, volver a acceder, aplicar la modificación y reactivar la función.

Personalización de campos para documentos y plantillas

Incluir parámetros personalizables en documentos, pies de página y plantillas para adaptarse a las necesidades específicas de la agencia.

Estos campos permiten recoger y mostrar información relevante, como:

• • Forma de pago.

• • Información adicional relevante.

• • Periodo de validez.

• • Condiciones particulares vinculadas a documentos específicos.

Es fundamental definir nombres claros y confirmar la utilidad de cada dato para el equipo o destinatarios antes de incorporarlos a la configuración.

Opciones de publicación de inmuebles

Exigir certificado energético para publicar

Restringir la publicación en web y portales únicamente a propiedades que cuenten con certificado energético válido.

Esta configuración asegura el cumplimiento de normativa vigente y la calidad de la cartera publicada. Cuando está activada, un inmueble sin certificado energético no podrá enviarse para publicación, mostrando un aviso que indica el incumplimiento.

Es imprescindible que el proceso de captación garantice la incorporación del certificado antes de iniciar la difusión del inmueble.

Preselección de publicación al crear propiedades

Configurar para que, al crear una nueva propiedad, la opción de publicación en web esté marcada por defecto.

Esta preferencia reduce tareas administrativas repetitivas cuando la mayoría de los inmuebles se publican habitualmente. Sin embargo, se recomienda revisar individualmente cada propiedad antes de su publicación definitiva.

Configuración de países de operación y conversión de monedas

Definir los países donde la agencia opera y las monedas utilizadas para facilitar conversiones.

Esta configuración es especialmente relevante para agencias con actividad internacional, ya que permite adaptar funciones y datos específicos a cada mercado.

Se aconseja habilitar únicamente las divisas relevantes para la operativa comercial para mantener la simplicidad y precisión en las conversiones.

Seguridad, integraciones y requisitos informativos

Gestión de token para clientes

Si es necesario utilizar un token para conectar servicios externos o integrarse con otros CRM, esta información se administra desde las opciones generales. Por tratarse de un elemento sensible de acceso, debe ser gestionado exclusivamente por usuarios con autorización.

Activación de autenticación de doble factor

La autenticación de doble factor añade una capa adicional de seguridad mediante la solicitud de un código de verificación, especialmente al acceder desde dispositivos no reconocidos. Activar esta función fortalece la protección de las cuentas y reduce el riesgo de accesos no autorizados y ataques de phishing.

Textos complementarios en publicaciones

Las publicaciones de inmuebles deben incluir la información complementaria exigida por la normativa aplicable. Esta sección permite configurar textos específicos que se añadirán automáticamente a los anuncios en web y portales.

Es fundamental revisar periódicamente estos textos para garantizar que están actualizados y cumplen con las obligaciones informativas de la agencia.

Checklist para la revisión final de la configuración general

Antes de finalizar la configuración inicial, asegúrese de revisar los siguientes aspectos clave:

• • Identidad de envío definida para correos de oficina y agentes.

• • Configuración del número de demanda, dirección y cabeceras conforme al protocolo de comunicación establecido.

• • Cálculo de honorarios basado en el precio final de la inmobiliaria.

• • Políticas claras sobre fechas de alta y control de referencias catastrales duplicadas.

• • Visibilidad de usuarios desactivados ajustada a necesidades históricas y operativas.

• • Criterios definidos para la conservación de captador, gestor y agente asociados.

• • Gestión activa y revisada de duplicados en la base de datos de contactos.

• • Automatización en estados y requisitos de cierre alineados con el proceso comercial.

• • Configuración adecuada de referencias automáticas y parámetros personalizados en documentos.

• • Reglas de publicación, certificado energético, países y monedas verificadas y actualizadas.

• • Activación de doble factor y textos complementarios según corresponda.

Configuración general: la base para un trabajo diario eficiente y coherente

Las opciones generales de Inmovilla van más allá de simples preferencias visuales. Establecen las reglas sobre qué información se comparte, cómo se gestionan los datos comerciales, qué sucede al cerrar una operación y bajo qué condiciones se publican los inmuebles.

Una configuración sólida y coherente minimiza tareas manuales, mejora la calidad y fiabilidad de la base de datos y asegura que todos los usuarios operen bajo criterios uniformes. Es recomendable revisar esta configuración tanto al iniciar la actividad de la agencia como ante cualquier cambio en procesos internos, equipo o estrategia de publicación.