Correo en Inmovilla

Guía completa del correo en Inmovilla: gestión integral de leads, bandejas y envíos

El sistema de correo integrado en Inmovilla centraliza y optimiza toda la comunicación de una agencia inmobiliaria. Desde la recepción de leads procedentes de portales inmobiliarios hasta la gestión de mensajes dirigidos a propietarios, demandas, contactos y colaboradores, esta herramienta facilita un control exhaustivo y eficiente. Con una configuración adecuada, permite identificar con precisión el origen de cada consulta, asignarla automáticamente a los comerciales correspondientes y mantener un seguimiento constante dentro del CRM.

Funciona como un gestor de correo completamente integrado en la plataforma. Se accede fácilmente desde la opción Correo en la barra lateral, donde se notifican los mensajes pendientes de lectura para garantizar una atención rápida y organizada.

Funciones clave del correo de Inmovilla

La bandeja de correo está diseñada para que el equipo comercial pueda gestionar toda su comunicación sin salir de Inmovilla. Más allá de la simple recepción y envío de emails, ofrece herramientas avanzadas para clasificar conversaciones y actuar sobre cada mensaje de forma ágil y eficaz.

• • Consultar de manera centralizada los mensajes recibidos, enviados y aquellos que aún no han sido leídos.

• • Acceder a una bandeja específica para leads, facilitando la gestión focalizada de nuevas oportunidades.

• • Archivar, eliminar, marcar como leído o no leído, y aplicar etiquetas personalizadas para una organización precisa.

• • Transferir conversaciones a otros usuarios con la posibilidad de añadir comentarios internos para contextualizar la asignación.

• • Posponer mensajes para retomarlos en una fecha posterior, optimizando el seguimiento y la priorización.

• • Programar envíos de correos para fechas y horas específicas, adaptándose a la estrategia comercial.

• • Filtrar mensajes por fecha, usuario y otros criterios avanzados para una búsqueda eficiente.

• • Consultar correos corporativos de oficina, siempre que el usuario disponga de los permisos necesarios.

Este enfoque integral elimina la dependencia de cuentas de correo externas y evita la dispersión de leads en múltiples herramientas, garantizando un flujo de trabajo más coherente y productivo.

Direcciones internas de correo: oficina y agentes

Es importante destacar que, aunque la dirección interna del correo pueda mostrarse con un formato técnico poco amigable (por ejemplo, [email protected]), el destinatario final recibe un correo con una dirección pública y profesional, como [email protected], gracias a un sistema de enmascaramiento inteligente.

Inmovilla genera automáticamente direcciones internas tanto para la oficina central como para cada agente comercial. La dirección de oficina se identifica mediante el código único de la agencia, mientras que la dirección individual incorpora el ID Email asignado a cada usuario.

El identificador de cada agente puede consultarse en Ajustes > Usuarios, accediendo a la ficha correspondiente, donde se visualiza el campo ID Email que forma parte de su dirección interna.

Para que un agente pueda utilizar esta dirección interna y recibir correos, es imprescindible que haya iniciado sesión con sus credenciales al menos una vez. Hasta que no lo haga, su correo interno permanecerá inactivo.

Configuración del remitente: correo de oficina o del agente

La agencia tiene la flexibilidad de decidir qué dirección aparece como remitente al enviar un correo desde un agente. Esta configuración es crucial para personalizar la comunicación y asegurar que las respuestas se dirijan al comercial adecuado.

Si se activa esta opción, el destinatario verá el correo electrónico registrado en el perfil del usuario, ya que el sistema enmascara la dirección interna para mostrarla con un formato profesional.

Para ajustar esta preferencia, accede a Ajustes > Opciones > General, dentro de las opciones de la aplicación. La opción destinada a mostrar el email del agente reemplaza la dirección general de la oficina por la dirección interna del usuario que envía el mensaje.

• • Si la opción está desactivada, los destinatarios visualizarán el email corporativo general de la oficina.

• • Si está activada, el remitente será el email del comercial que envía el mensaje, personalizando la comunicación.

• • Tras realizar cambios en permisos u opciones, es necesario cerrar sesión y volver a acceder para que la configuración surta efecto.

El acceso a ajustes, opciones y gestión de usuarios está restringido a perfiles con permisos de responsable o administración, garantizando la seguridad y el control.

Organización eficiente de la bandeja de entrada

La bandeja de correo se estructura en múltiples carpetas que segmentan los mensajes según su estado y finalidad, facilitando una gestión ordenada. Entre las carpetas más relevantes se encuentran: Recibidos, Enviados, No leídos, Leads, Reservas, RGPD, Pospuestos, Programados, Spam, Eliminados y Archivados.

Para la actividad diaria del equipo comercial, la bandeja de Leads es especialmente crítica. Aunque los leads pueden aparecer también en la carpeta de recibidos, esta vista específica permite focalizar la revisión y gestión de las solicitudes procedentes de portales inmobiliarios.

Las etiquetas de colores en la bandeja facilitan la priorización y clasificación visual de las solicitudes, mejorando la productividad del equipo.

Al situar el cursor sobre un mensaje en la lista, aparecen acciones rápidas que permiten realizar tareas sin necesidad de abrir cada conversación, optimizando el flujo de trabajo.

• • Archivar mensajes ya gestionados para mantener la bandeja limpia.

• • Eliminar correos o marcar como spam para un control efectivo del buzón.

• • Cambiar el estado entre leído y no leído para organizar la atención pendiente.

• • Posponer mensajes para retomarlos en un momento más oportuno.

• • Transferir correos a otro comercial con comentarios internos para facilitar la colaboración.

• • Consultar elementos relacionados cuando estén disponibles para un contexto adicional.

Asignación de correos a otros usuarios

La funcionalidad de traspaso permite asignar fácilmente una conversación a otro miembro del equipo directamente desde la bandeja. Al seleccionar esta opción, se elige el usuario destinatario y se puede añadir un comentario interno que aporte contexto o instrucciones adicionales.

Todos los mensajes asignados quedan registrados en la sección Ver traspasos, facilitando el seguimiento y la revisión de las responsabilidades dentro del equipo.

Búsqueda y filtrado avanzado de mensajes

En la parte superior de la bandeja se encuentran herramientas de búsqueda y filtros que permiten delimitar los correos por rango de fechas, usuario, estado y otros criterios personalizados. El filtro por usuario es especialmente útil para localizar rápidamente los correos asignados a un comercial o evaluar la actividad individual de cada agente.

Cuando los usuarios cuentan con fotografía o avatar en su ficha, Inmovilla los muestra junto a sus correos filtrados, mejorando la identificación visual. En ausencia de imagen, se emplean sus iniciales para facilitar la distinción entre miembros del equipo.

Gestión de correos corporativos y de agentes

El buzón general de oficina centraliza todas las comunicaciones que llegan a través de la dirección corporativa oficial. El acceso a estos correos está condicionado a un permiso específico que habilita su visualización.

Los usuarios con este permiso pueden activar o desactivar la visualización de los correos de oficina desde la propia bandeja, permitiendo a los comerciales concentrarse exclusivamente en sus mensajes personales o incluir el buzón general para obtener una visión completa de la actividad de la agencia.

Identificación visual del origen de leads procedentes de portales inmobiliarios

Para mejorar la gestión y clasificación de leads, Inmovilla permite mostrar el icono del portal desde el que se origina cada contacto, siempre que dicho medio esté configurado en Listas > Medios. Esta representación visual facilita el reconocimiento inmediato del origen de cada lead dentro de la bandeja.

Esta funcionalidad es especialmente útil para segmentar las solicitudes provenientes de diferentes portales y llevar un control más organizado del proceso de captación digital.

Creación automática de demandas a partir de correos recibidos

Cuando la agencia activa esta opción, los leads que llegan por correo pueden generar automáticamente demandas en Inmovilla, siempre que el mensaje contenga la información necesaria para validar y registrar la solicitud.

• • Referencia del inmueble asociada.

• • Medio de contacto válido, como email o teléfono.

• • Nombre y apellidos completos del cliente interesado.

Las etiquetas aplicadas en la bandeja indican el estado del proceso:

• Creada: la demanda se ha generado automáticamente con éxito gracias a la información recibida.

• Sin referencia: el lead carece de referencia de inmueble, impidiendo la creación automática de la demanda.

• Ya existe: el contacto ya está registrado en la base de datos, evitando duplicidades.

Si la funcionalidad Inbox está habilitada, también puede activarse un calificador de leads que recopila información adicional para evaluar el nivel de interés del contacto, optimizando así la priorización de oportunidades.

Proceso para redactar y enviar correos en Inmovilla

El formulario de redacción es uniforme, ya sea que se inicie desde la bandeja de correo, una ficha de propiedad o una demanda. Al pulsar el botón de Nuevo correo, se abre una ventana integrada para preparar el envío.

Este panel reúne en un único espacio el listado de destinatarios, adjuntos, plantillas y opciones avanzadas de envío, facilitando la creación de correos completos y personalizados.

Para redactar un correo eficaz, se recomienda seguir estos pasos:

1. • Pulsa Nuevo correo para abrir el formulario de redacción.

2. • Añade los destinatarios de forma manual o selecciona directamente desde registros vinculados como demandas, propietarios o contactos.

3. • Indica si el correo va dirigido a un colaborador; en este caso, el mensaje se enviará sin incorporar el logotipo corporativo.

4. • Decide si deseas enviar el correo con cabecera corporativa o sin ella, según el tipo de comunicación.

5. • Adjunta los archivos necesarios para complementar el mensaje.

6. • Aplica una plantilla prediseñada si quieres partir de un contenido predefinido y ahorrar tiempo.

7. • Redacta el asunto y el cuerpo del mensaje con claridad y profesionalismo.

8. • Envía el correo de inmediato o programa su envío para una fecha y hora futuras.

Al seleccionar destinatarios desde Inmovilla, es recomendable verificar que cada contacto quede correctamente incorporado en el campo correspondiente antes de confirmar el envío para evitar errores.

Funciones avanzadas: programar envíos y posponer conversaciones

Las funciones de programación y posposición, aunque distintas, se complementan para mejorar la gestión del flujo de trabajo.

Programar el envío de correos

Una vez redactado el mensaje, puedes seleccionar una fecha y hora específicas para su envío. Los correos programados se almacenan en la bandeja Programados, desde donde se pueden consultar y gestionar fácilmente.

Posponer la revisión de correos recibidos

Desde una conversación abierta, la opción del reloj permite seleccionar cuándo deseas que el mensaje vuelva a aparecer en tu bandeja principal. Tras confirmar la fecha, el correo se mueve a la bandeja de Pospuestos, ayudando a organizar seguimientos sin saturar la bandeja activa.

Esta función es ideal para mantener un control ordenado de los mensajes que requieren atención en momentos posteriores.

Control de consentimiento RGPD antes del envío

Inmovilla incorpora un sistema de alerta para garantizar el cumplimiento del RGPD. Cuando se intenta enviar un correo a un contacto que no ha aceptado explícitamente la recepción de comunicaciones electrónicas, la plataforma muestra un aviso previo, permitiendo al usuario decidir si continúa o cancela el envío.

Este mecanismo aporta un nivel adicional de seguridad y cumplimiento en las comunicaciones con contactos cuya autorización no está registrada.

Rutina recomendada para la gestión eficaz de leads a través del correo

Para mantener un proceso ordenado y eficiente, se recomienda adoptar la siguiente rutina diaria:

• • Prioriza la revisión de correos no leídos y nuevos leads en la bandeja específica de Leads.

• • Identifica el portal de origen de cada lead cuando esté configurado como medio, utilizando los iconos visuales.

• • Verifica que el lead incluya referencia de inmueble y datos de contacto completos para facilitar la creación automática de demandas.

• • Consulta las etiquetas que indican si la demanda fue creada automáticamente o si el contacto ya existe en la base de datos.

• • Asigna la conversación al comercial adecuado mediante el traspaso cuando sea necesario.

• • Posponla para seguimiento en caso de requerir atención posterior.

• • Archiva los mensajes resueltos para mantener la bandeja activa limpia y organizada.

Conclusión

El correo de Inmovilla va mucho más allá de un simple sistema de envío y recepción de mensajes. Se trata de una herramienta integral de gestión comercial que centraliza la captación y seguimiento de leads, automatiza la creación de demandas cuando la información es suficiente, distribuye eficazmente las conversaciones entre el equipo y mantiene visibles los seguimientos pendientes.

Una configuración adecuada de usuarios, permisos, direcciones remitentes y buzones corporativos establece una base sólida para que cada correo se gestione de manera eficiente dentro del proceso comercial de la agencia, potenciando la productividad y la calidad del servicio.