Opciones automáticas

Guía completa de opciones de gestión automática en Inmovilla

Las funcionalidades de automatización que ofrece Inmovilla están diseñadas para optimizar las operaciones repetitivas dentro de la agencia inmobiliaria. Estas opciones permiten configurar cómo se gestionan tareas habituales como el envío de inmuebles a las demandas de clientes, la comunicación con propietarios, el envío de recordatorios para visitas, la realización de encuestas y la respuesta automática a nuevos interesados.

Dado que estos ajustes afectan a la operativa diaria de toda la agencia, es recomendable revisarlos detenidamente. Una configuración adecuada no solo ahorra un tiempo valioso, sino que también contribuye a mantener una comunicación estructurada, relevante y respetuosa con los contactos, evitando la saturación con correos innecesarios.

Acceso y navegación a las opciones de automatización

Para gestionar estas opciones dentro de Inmovilla, acceda al menú Ajustes, seleccione la sección Opciones y diríjase a la pestaña Automatización. En este espacio se concentran todos los permisos y parámetros que regulan los procesos automáticos de la agencia.

Importante: tras realizar cualquier modificación en estos permisos, es imprescindible guardar los cambios, cerrar la sesión y volver a entrar para asegurar que las nuevas configuraciones se apliquen correctamente.

Envío automático de propiedades a las demandas de clientes

Este primer bloque de configuración determina la manera en que se envían las propiedades que coinciden con las demandas de los clientes. Aquí es fundamental decidir si se prefiere un envío escalonado o un envío conjunto diario.

Correos escalonados frente a envío consolidado

En lugar de enviar las propiedades que coinciden con una demanda en correos distribuidos en varios días, puede optar por enviarlas todas juntas en un único envío.

Cuando una demanda genera numerosos cruces, el envío escalonado distribuye las propiedades en varios días según el siguiente esquema:

• Más de 20 cruces: se envían 10 propiedades al día.

• Más de 40 cruces: se envían 20 propiedades al día.

• Más de 60 cruces: se envían 25 propiedades al día.

Como alternativa, puede enviarse un único correo con todas las propiedades, con un límite máximo de 50 inmuebles al día.

En general, se recomienda optar por el envío escalonado para evitar que los correos masivos sean filtrados como spam o que la comunicación pierda relevancia. Esta estrategia facilita mantener un contacto constante y equilibrado con el cliente sin saturarlo.

Comunicación automatizada y propiedades exclusivas

Permitir el envío automático de comunicaciones a clientes que hayan expresado su consentimiento en su ficha.

Inmovilla puede gestionar automáticamente las comunicaciones a los clientes siempre que su ficha indique que aceptan este tipo de envíos, respetando así sus preferencias de manera íntegra.

Enviar automáticamente por email únicamente propiedades EXCLUSIVAS.

Existe un permiso específico para que solo se envíen automáticamente propiedades en modo exclusivo. Además, desde este bloque puede habilitarse la visualización y envío de inmuebles procedentes de bancos, de acuerdo con la operativa particular de cada agencia.

Configuración del origen predeterminado de los cruces

Definir de forma predeterminada qué fuentes de inmuebles se ofrecen a los demandantes:

En la ficha de demanda, dentro de la configuración de cruces, es posible seleccionar qué propiedades se incluyen en la búsqueda: cartera propia, grupos de trabajo, colaboradores, bolsa CRM u otras fuentes disponibles.

La opción seleccionada en el apartado de automatización funciona como valor por defecto para todas las demandas nuevas, aunque puede ajustarse individualmente según necesidades específicas.

• Mis propiedades: búsqueda limitada exclusivamente a la cartera propia.

• Mis grupos: incluye inmuebles compartidos dentro de los grupos de trabajo.

• Colaboradores: incorpora propiedades aportadas por colaboradores externos.

• Bolsa CRM: amplía la búsqueda a la bolsa disponible en el sistema CRM.

Automatizaciones para propietarios y gestión de visitas

Este bloque está orientado a optimizar la comunicación con los propietarios y a automatizar las comunicaciones operativas vinculadas a cada inmueble.

Envío automático del informe al registrar una propiedad

Enviar automáticamente al propietario un correo con la información detallada de su propiedad tal como fue registrada en Inmovilla.

Esta funcionalidad permite enviar de forma inmediata un email al propietario al dar de alta su inmueble, confirmando su registro y estableciendo desde el inicio una comunicación profesional y transparente.

Consulta periódica de disponibilidad del inmueble

Enviar automáticamente correos periódicos a los propietarios para confirmar la disponibilidad de sus inmuebles en venta o alquiler.

Esta opción es especialmente útil para inmuebles que llevan tiempo publicados y sobre los que no se ha tenido contacto reciente, ya que permite mantener actualizada la base de datos y la oferta disponible.

Solo se consideran las propiedades en estado libre para alquiler o venta. La periodicidad del envío puede configurarse según el tipo de operación:

• Venta: consulta de disponibilidad cada cuatro semanas.

• Alquiler: consulta de disponibilidad cada once días.

Además, estos envíos pueden personalizarse con las siguientes opciones:

• Incluir o excluir el precio indicado por el propietario.

• Adjuntar únicamente estadísticas de mercado.

• Adjuntar estadísticas junto con una tabla comparativa de precios, si está disponible.

• No adjuntar información adicional.

• Incluir imágenes en los correos de consulta de disponibilidad para inmuebles importados desde otros software.

Recordatorios automáticos para visitas programadas

Enviar notificaciones automáticas a los interesados para recordar la fecha y hora de las visitas programadas.

Al crear una visita, puede activarse la opción para enviar avisos automáticos a las personas interesadas, evitando la necesidad de enviar recordatorios manuales y garantizando que los clientes tengan la información de la visita con suficiente antelación.

Encuestas automáticas para feedback inmediato

Activar el envío automático de encuestas tras la creación de propietarios, demandas o visitas a propiedades.

Si la agencia dispone de encuestas configuradas, Inmovilla puede enviarlas automáticamente cuando se registren notas relacionadas con:

• Propietarios.

• Demandas.

• Visitas a inmuebles.

Esta automatización garantiza que la solicitud de valoración se realiza en el momento oportuno, sin depender de recordatorios manuales posteriores.

Respuesta automática a interesados: un pilar fundamental

El módulo de respuesta automática a interesados es una de las herramientas más valiosas para cualquier inmobiliaria. En un entorno donde los leads llegan con rapidez, responder al instante marca una diferencia significativa en la captación y fidelización.

Esta funcionalidad permite crear demandas automáticamente a partir de los correos recibidos en la cuenta de email de la oficina. Por ejemplo, cuando llega un lead desde un portal como Idealista, el sistema genera la demanda sin necesidad de intervención manual.

De esta manera, la agencia no solo responde rápidamente al interesado, sino que también incorpora el contacto a la base de datos para comenzar de inmediato el trabajo de búsqueda y cruce de inmuebles.

Tipos de demandas que se pueden crear automáticamente

Se puede definir si las demandas automáticas se generan para:

• Inmuebles en venta.

• Inmuebles en alquiler.

• Ambas modalidades: venta y alquiler.

• No generar demandas automáticas, si así se prefiere.

Configuración de la zona de búsqueda automática

Al recibir una consulta sobre un inmueble, la demanda creada puede tomar como referencia distintas áreas geográficas, según la estrategia de trabajo de la agencia:

• Zona exacta de la propiedad consultada: búsqueda limitada a la localidad o área concreta.

• Área geográfica superior: amplía la búsqueda a una zona más amplia, como comarca o municipio.

• Área circular de 200 metros: restringe la búsqueda a un radio cercano alrededor del inmueble consultado.

Por ejemplo, una consulta sobre un inmueble en una pedanía puede limitarse a esa localidad o ampliarse para incluir municipios cercanos o zonas comerciales relevantes. No existe una configuración universal, sino que debe adaptarse a la estrategia de captación y al alcance deseado para las ofertas.

Asignación automática de demandas a responsables

Es fundamental definir a quién se asignan las demandas creadas automáticamente, con dos enfoques habituales:

• Asignarlas a una persona o equipo encargado de centralizar y distribuir las demandas entrantes.

• Asignarlas directamente al gestor responsable de la propiedad consultada.

La configuración debe reflejar la estructura organizativa real de la agencia, asegurando que ningún lead quede sin asignación desde el primer momento.

Búsqueda de inmuebles similares por barrio, distrito o cuadrante

Para ofrecer alternativas relevantes a los interesados, el sistema puede ampliar la búsqueda incluyendo inmuebles del mismo barrio o distrito. En caso de que el inmueble no tenga definido barrio o distrito, se utiliza un cuadrante geográfico de 1x1 como referencia.

Este criterio permite que la respuesta automática no se limite exclusivamente al inmueble original, sino que vincule al interesado con opciones cercanas y adecuadas a sus necesidades.

Personalización del correo automático de respuesta

Inmovilla ofrece la posibilidad de enviar una plantilla de respuesta automática al recibir un lead, confirmando la recepción del interés por el anuncio. Esta plantilla es totalmente editable para adaptarse al tono, procedimiento e identidad corporativa de la agencia.

Al modificar la plantilla, es esencial conservar los parámetros dinámicos que incluyen datos variables como el nombre del cliente, ya que son los que el sistema utiliza para personalizar automáticamente cada correo. Eliminar estos parámetros impediría una correcta personalización del mensaje.

Reenvío de correos recibidos desde la plataforma

Existe una opción para reenviar automáticamente una copia de los correos que recibe Inmovilla a otra dirección de email. Esta funcionalidad es útil para centralizar los mensajes en el correo general de la agencia, en una cuenta de Gmail o en el buzón del responsable que necesite supervisar las comunicaciones entrantes.

Este reenvío no afecta el funcionamiento interno de gestión de leads en Inmovilla; simplemente garantiza que la información también llegue a la bandeja de entrada deseada.

Leads generados desde formularios y API REST

El módulo de API permite que cada contacto recibido a través de portales o formularios externos se cree automáticamente como lead en la base de datos.

Estos leads no aparecen directamente en la interfaz de Inmovilla, sino que deben ser gestionados externamente mediante la API REST. Al igual que en la creación automática de demandas, puede definirse si estos contactos se generan para venta, alquiler o si se prefiere no crear leads automáticamente.

Configuración estratégica para maximizar la eficiencia

La automatización no consiste en activar todas las opciones indiscriminadamente, sino en ajustar cada permiso conforme a la operativa y necesidades específicas de la agencia: volumen de cartera, distribución de leads, frecuencia de contacto con propietarios y estilo de seguimiento deseado.

Uno de los ajustes más críticos es el de respuesta automática a interesados. Recibir un lead, contestar de inmediato, crear la demanda y comenzar el trabajo de cruce de forma automática elimina numerosas tareas repetitivas y permite dedicar el tiempo a aquellas gestiones que requieren intervención humana.

Con una configuración acertada, estas opciones convierten a Inmovilla en un aliado imprescindible para la gestión comercial diaria, incrementando la productividad y mejorando la experiencia tanto para el equipo como para los clientes.