Agenda en Panel avanzado de Círculos
Cómo utilizar la agenda de Círculos MLS en Inmovilla
La agenda de Círculos MLS es una herramienta diseñada para facilitar la organización y comunicación de tareas compartidas entre las agencias que forman parte de un mismo círculo MLS. Su principal objetivo es centralizar avisos y recordatorios relevantes para la colaboración inmobiliaria, evitando la mezcla con las tareas internas propias de cada comercial o agencia.
Este recurso resulta fundamental para publicar notificaciones, coordinar acciones conjuntas dentro de la MLS y mantener a todas las agencias participantes informadas sobre fechas clave, plazos y actividades comunes que requieren seguimiento conjunto.
¿Qué es la agenda de Círculos MLS?
La agenda se integra dentro del panel avanzado de Círculos en Inmovilla. Aunque comparte similitudes con la agenda tradicional de una agencia, presenta una característica diferenciadora esencial: solo muestra tareas específicas de tipo MLS.
Esto implica que en esta agenda no se reflejan las tareas personales de los comerciales ni las tareas internas gestionadas en el CRM de cada agencia. El contenido está estrictamente orientado a la gestión, coordinación y seguimiento de actividades dentro del círculo MLS seleccionado.
Entre las funcionalidades más destacadas de esta agenda se encuentran:
Comunicación eficiente de plazos y fechas relevantes para todas las agencias del círculo.
Recordatorios claros sobre acciones y procesos compartidos que requieren atención conjunta.
Información puntual sobre reuniones, comunicaciones y gestiones relacionadas con la MLS.
Publicación de tareas exclusivas para administradores del círculo, facilitando la gestión interna.
Consulta rápida y visual de avisos comunes a través de una vista de calendario intuitiva.
Acceso a la agenda de Círculos en Inmovilla
Para acceder a la agenda compartida, es necesario ingresar primero en el panel avanzado del círculo correspondiente siguiendo estos pasos:
Accede a Círculos desde la barra lateral izquierda de Inmovilla.
Localiza y selecciona el botón Panel avanzado ubicado en la parte superior.
Ingresa en el panel avanzado.
Selecciona la MLS con la que deseas trabajar desde el desplegable situado en la esquina superior derecha.
Haz clic en Agenda dentro del conjunto de herramientas disponibles para el círculo.
Es importante destacar que el selector de MLS es fundamental cuando una agencia pertenece a varios círculos, ya que permite visualizar las tareas de manera independiente para cada uno de ellos, garantizando una gestión ordenada y específica.
Interpretación del calendario de tareas MLS
La agenda ofrece una vista mensual que facilita la visualización de las tareas distribuidas a lo largo del mes. Cada aviso está asociado a un día o a un intervalo de fechas definido en el momento de su creación, lo que permite una planificación clara y ordenada.
El funcionamiento es sencillo: se consulta el calendario para identificar las acciones compartidas activas y sus fechas de atención. Cuando una tarea se ha creado para todas las agencias del círculo, será visible en sus agendas siempre que los usuarios dispongan del permiso necesario para consultar tareas MLS.
Procedimiento para crear una nueva tarea en la agenda MLS
La creación de tareas se realiza directamente desde el calendario o mediante la opción de alta situada en la parte superior de la agenda. No es necesario seleccionar una categoría específica, ya que todas las nuevas entradas se registran automáticamente como tareas MLS.
Formas de iniciar una nueva tarea
Desde un día específico: haga clic en el icono con el signo más que aparece en la casilla correspondiente al día deseado.
Desde la barra superior: utilice la opción Añadir tarea para abrir el formulario de creación.
Información clave para completar en el formulario
Al abrir el formulario de alta, es fundamental proporcionar los datos esenciales para garantizar que el aviso sea claro, preciso y llegue al público adecuado:
Fecha de inicio del aviso: indique la fecha a partir de la cual la tarea debe estar visible y activa.
Fecha de finalización: establezca el último día en que la tarea permanecerá activa en la agenda.
Destinatarios: seleccione si la tarea estará disponible únicamente para los administradores del círculo o para todas las agencias participantes.
Asunto: utilice un título conciso y descriptivo que permita identificar rápidamente la naturaleza de la tarea.
Observaciones: añada detalles adicionales, instrucciones o contexto que faciliten la correcta ejecución de la tarea.
Visibilidad y destinatarios de una tarea compartida
La visibilidad de cada tarea dependerá de la configuración seleccionada durante su creación:
Solo administradores del círculo: el aviso estará dirigido exclusivamente a quienes gestionan el círculo MLS, restringiendo su acceso al resto de agencias.
Todas las agencias: la tarea será visible en la agenda de todas las agencias integrantes, siempre que los usuarios cuenten con los permisos necesarios para consultar tareas MLS.
Antes de publicar una tarea, es recomendable evaluar cuidadosamente su alcance. Por ejemplo, avisos operativos o de gestión interna son más adecuados para administradores, mientras que comunicaciones generales o fechas límite deben dirigirse a todas las agencias para garantizar una correcta difusión.
Buenas prácticas para la gestión de tareas compartidas
Para maximizar la efectividad de la agenda compartida, es fundamental seguir ciertas pautas que aseguren claridad y relevancia en los avisos:
Redacta asuntos claros y específicos: evita títulos genéricos como “Importante” o “Pendiente” que no aportan información inmediata.
Define un periodo realista: configura correctamente las fechas de inicio y fin para que los avisos permanezcan activos el tiempo necesario sin generar confusión.
Describe la acción esperada: utiliza el campo de observaciones para detallar qué se espera que haga cada agencia o usuario.
Selecciona adecuadamente el público destinatario: reserva las tareas internas para administradores y comparte únicamente con todas las agencias la información realmente relevante para ellas.
Evita crear duplicidades: revisa previamente si ya existe una tarea activa sobre el mismo asunto para mantener la agenda ordenada y evitar confusiones.
Funciones adicionales disponibles en la agenda MLS
Además de consultar y añadir tareas, la agenda dispone de un menú de Más acciones que permite acceder a funcionalidades complementarias para mejorar la gestión:
Refrescar agenda: actualiza la información visible en el calendario para mostrar los cambios más recientes.
Tareas pendientes: facilita la revisión de las tareas que aún están abiertas y requieren seguimiento.
Seguimientos: ofrece acceso a la gestión detallada de seguimientos vinculados a las tareas de la MLS.
Exportar datos: permite extraer la información contenida en la agenda para su análisis o archivo externo.
Errores comunes al utilizar la agenda de Círculos
Confusión entre la agenda MLS y la agenda interna de la agencia
Es importante recordar que la agenda de Círculos está diseñada exclusivamente para mostrar tareas compartidas de tipo MLS. Las tareas internas o personales de cada comercial deben gestionarse desde la agenda habitual de la agencia para mantener un orden y claridad adecuados.
Asignar una tarea al destinatario incorrecto
Configurar una tarea solo para administradores cuando debería ser visible para todas las agencias, o viceversa, puede generar falta de comunicación o información innecesaria para ciertos usuarios. La correcta elección del público destinatario es clave para una difusión eficaz.
Utilizar asuntos poco claros o vagos
Un título ambiguo dificulta la consulta rápida del calendario y puede generar confusión entre las agencias. Es fundamental que los asuntos permitan identificar de forma inmediata el propósito de cada tarea sin necesidad de abrir el detalle.
No verificar los permisos de consulta
Publicar una tarea para todas las agencias no garantiza que todos los usuarios la vean. Es imprescindible que cada usuario tenga habilitados los permisos necesarios para consultar tareas MLS en su perfil.
Resumen
La agenda de Círculos MLS en Inmovilla constituye una herramienta esencial para la coordinación eficaz entre agencias que colaboran dentro de un mismo círculo MLS. Permite crear y gestionar avisos con fechas definidas, asuntos claros, observaciones detalladas y un alcance específico, ya sea dirigido a administradores o a todas las agencias participantes.
Para sacarle el máximo partido, es fundamental mantener separadas las tareas internas de las compartidas, redactar avisos claros y precisos, revisar los permisos de acceso de los usuarios y utilizar el calendario como el punto central para la consulta y seguimiento de las acciones comunes dentro de la MLS.
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