Cambio de prospecto a Inmueble

Guía completa para convertir un prospecto en inmueble paso a paso

Cuando una captación evoluciona de una simple oportunidad inicial a un registro con información suficiente para su gestión, es fundamental proceder a convertir el prospecto en un inmueble. Este proceso se realiza directamente desde la ficha existente, evitando la necesidad de crear un nuevo registro o duplicar datos, lo que garantiza eficiencia y precisión en la gestión.

El procedimiento clave consiste en modificar el tipo de ficha, completar los campos obligatorios específicos para inmuebles y verificar el estado asignado tras guardar los cambios.

Diferencias entre un prospecto y un inmueble

Aunque prospectos e inmuebles comparten una estructura similar en sus fichas, la principal distinción radica en su clasificación dentro del sistema y en el nivel de detalle requerido para su gestión efectiva como propiedad.

Ambos pueden presentar estados diferenciados. Por ejemplo, un prospecto puede estar inicialmente en estado libre, mientras que al convertirse en propiedad, el sistema asigna automáticamente el estado en trámites.

Esta diferenciación permite identificar claramente las propiedades que aún están en proceso de captación frente a aquellas listas para una gestión integral y posterior comercialización.

Aspectos a revisar antes de convertir una ficha

Antes de iniciar la edición, asegúrate de que la ficha corresponde a la captación correcta y que dispones de la información básica necesaria para completar el registro. Al cambiar la clasificación, el sistema realizará validaciones adicionales que no eran obligatorias en la etapa de prospecto.

Como mínimo, es imprescindible contar con los siguientes datos:

• Zona donde se ubica la propiedad.

• Usuario o responsable asignado en el campo gestionado por.

• Persona encargada de la captación en el campo captado por.

• Domicilio o dirección completa del inmueble.

Contar con esta información desde el inicio evita interrupciones por errores de validación durante la conversión.

Procedimiento detallado para transformar un prospecto en inmueble

1. Accede al listado de prospectos

Dirígete al apartado de Prospectos en la barra lateral y localiza el registro que deseas convertir. Abre la ficha para revisar su información y verificar su estado actual.

2. Edita la ficha del prospecto

En la ficha, selecciona la opción Editar ubicada en la esquina superior derecha. Esto te permitirá modificar la clasificación y completar todos los campos obligatorios que requiera la propiedad.

3. Modifica la clasificación a propiedad

Dentro de la sección de información y resumen de la propiedad, encontrarás dos opciones de clasificación:

• Prospecto, que estará marcada por defecto.

• Propiedad, que debes seleccionar para proceder con la conversión.

Al seleccionar Propiedad, el sistema mostrará un aviso informando que el estado se actualizará automáticamente a en trámites. Confirma esta acción para continuar.

Esta acción establece el inmueble inicialmente en estado en trámites.

4. Guarda y verifica los errores de validación

Tras guardar, el sistema identificará cualquier campo obligatorio incompleto y mostrará alertas específicas, señalando los errores y facilitando la navegación entre ellos mediante un control Siguiente. Esto agiliza la corrección sin necesidad de buscar manualmente cada campo.

5. Completa todos los campos requeridos

Durante la validación, se solicitarán datos esenciales como:

• La zona correspondiente a la ubicación de la propiedad.

• El usuario asignado en gestionado por.

• La persona responsable de la captación en captado por.

• El domicilio completo del inmueble, fundamental para su correcta geolocalización en el mapa asociado.

Las alertas facilitan la identificación y corrección de la información imprescindible antes de finalizar la conversión.

6. Guarda definitivamente la conversión

Una vez todos los campos estén completos y sin errores, guarda nuevamente la ficha. El sistema actualizará la clasificación, trasladando el registro al área de inmuebles como una propiedad plenamente gestionable.

Tras guardar, verifica los siguientes aspectos clave:

• Que la opción Propiedad esté seleccionada, reemplazando a Prospecto.

• Que se haya asignado una referencia automática si esta funcionalidad está habilitada en la configuración.

La ficha queda registrada como propiedad, mostrando toda la información necesaria para su gestión eficiente.

Estado del inmueble tras la conversión

Al transformar un prospecto en inmueble, el sistema asigna automáticamente el estado en trámites, reflejando que la propiedad está en proceso de formalización.

Si el inmueble está completamente listo para su gestión activa, es necesario actualizar manualmente el estado a libre. Este ajuste se realiza directamente sobre la ficha de inmueble, no sobre el prospecto original.

Errores comunes durante la conversión y cómo evitarlos

Guardar sin completar los datos obligatorios

Seleccionar la opción de propiedad no es suficiente. Es imprescindible que la ficha incluya todos los datos requeridos, como zona, responsables y domicilio. De lo contrario, el sistema impedirá guardar hasta que se corrijan las omisiones.

No revisar ni actualizar el estado final del inmueble

Tras la conversión, el estado por defecto es en trámites. Si el flujo de trabajo requiere que la propiedad esté libre, es necesario modificarlo manualmente para evitar confusiones en etapas posteriores.

Confundir clasificación con estado

Es importante distinguir que Prospecto y Propiedad son clasificaciones del registro, mientras que libre y en trámites son estados dentro del proceso de gestión. Ambos conceptos deben actualizarse de forma independiente y según corresponda.

Omitir la verificación de la referencia automática

Cuando la configuración del sistema contempla referencias automáticas, la ficha debe mostrar una referencia asignada tras la conversión. Verificar que esta se haya generado correctamente es esencial para mantener la trazabilidad y organización del inventario.

Lista de verificación final para una conversión exitosa

• Se ha abierto la ficha correcta desde el listado de Prospectos.

• Se ha seleccionado la opción Propiedad para cambiar la clasificación.

• Se ha confirmado el aviso sobre el cambio de estado a en trámites.

• Se han completado todos los campos obligatorios: zona, gestionado por, captado por y domicilio.

• La ficha se ha guardado sin errores de validación.

• Se ha verificado la asignación correcta de la referencia automática, si está habilitada.

• Se ha revisado y actualizado el estado final del inmueble, cambiándolo a libre si procede.

Conclusión

La conversión de un prospecto en inmueble es un proceso esencial que consiste en actualizar la clasificación de la ficha y completar los datos obligatorios para una gestión profesional y eficiente. Gracias a las alertas y controles incorporados en el sistema, el proceso se convierte en un flujo guiado y controlado: desde el cambio a propiedad, pasando por la validación de cada campo requerido, hasta la revisión final del estado y la referencia asignada. Este método garantiza la integridad de la información y facilita la gestión posterior de la propiedad.