Información en contacto
Cómo gestionar la información de un contacto en Inmovilla
Contar con una ficha de contacto completa y correctamente gestionada es fundamental para que una agencia inmobiliaria pueda operar con eficiencia, mejorar la comunicación con sus clientes y respetar las preferencias individuales de cada persona. En Inmovilla, la sección Información centraliza los datos esenciales de cada contacto, organizándolos en bloques claramente diferenciados y totalmente editables para facilitar su actualización y consulta.
Esta guía detallada ofrece una explicación exhaustiva sobre qué tipo de información se puede registrar, cómo utilizar adecuadamente cada campo y qué criterios aplicar para mantener una base de datos coherente, útil y respetuosa con la privacidad de los contactos.
Qué incluye la ficha de un contacto en Inmovilla
Al acceder a la ficha de un contacto desde el área de Contactos, se presenta una vista lateral con los datos principales y diversas pestañas que organizan el resto de la información. Entre estas pestañas destacan fichas, información, seguimientos, comunicaciones, campañas, documentos y relacionados, permitiendo una gestión integral y ordenada.
La pestaña Información está destinada exclusivamente al registro y actualización de los datos del contacto. Dentro de esta sección, los campos se agrupan habitualmente en las siguientes categorías:
Información personal
Datos de contacto
Información adicional
Domicilio e IBAN
RGPD
Campos personalizados
Esta segmentación evita que datos clave, como el canal preferido para el contacto o el consentimiento para comunicaciones, queden dispersos en notas generales, garantizando así un acceso rápido y ordenado a la información relevante.
Cómo editar los datos de un contacto
Para modificar o actualizar la información contenida en una ficha de contacto, siga estos pasos detallados:
Acceda a la sección Contactos desde la barra lateral principal de Inmovilla.
Seleccione y abra la ficha del contacto que desea revisar o actualizar.
Diríjase a la pestaña Información para visualizar los datos organizados.
Active la opción de edición ubicada en la esquina superior derecha para habilitar la modificación de campos.
Revise y complete cuidadosamente cada bloque de datos antes de guardar los cambios para asegurar la integridad y precisión de la información.
Información personal: identificación y clasificación precisa del contacto
El bloque de información personal es clave para identificar claramente a la persona y definir su rol dentro de la operativa de la agencia. Es fundamental completar estos campos con criterios homogéneos para facilitar una gestión ordenada y evitar duplicidades o confusiones.
Nombre, apellidos y fecha de nacimiento
Debe registrarse el nombre y los apellidos completos para evitar duplicados o errores en la gestión de contactos con datos similares. La fecha de nacimiento es un dato valioso que puede utilizarse para automatizaciones, como el envío de felicitaciones personalizadas en cumpleaños, siempre que el contacto tenga habilitados los correos automáticos.
Idioma del contacto
El idioma es un dato esencial especialmente cuando se utilizan plantillas o comunicaciones automatizadas. Registrar el idioma correcto garantiza que los mensajes se envíen en la lengua preferida del contacto, mejorando la experiencia y la efectividad de la comunicación.
Perfil o tipo de contacto
Asignar un perfil claro permite clasificar al contacto según su función, ya sea comprador, vendedor, colaborador o proveedor. Esta categorización optimiza la organización de la base de datos y facilita la gestión comercial y segmentación.
Visibilidad para todos los agentes
La opción visible para todos determina el nivel de acceso que otros agentes de la oficina tendrán sobre la ficha. Es especialmente importante en entornos donde ciertos usuarios disponen de permisos limitados para consultar solo sus propios contactos.
Antes de activar esta opción, es recomendable evaluar si el contacto debe estar disponible para todo el equipo. Esta configuración suele ser adecuada para colaboradores, proveedores o clientes gestionados en equipo.
Datos de contacto y preferencias de comunicación
Registrar únicamente un teléfono o correo electrónico no es suficiente para una atención personalizada y eficiente. Es fundamental incluir las preferencias de contacto, especificando cuándo y por qué medio el contacto prefiere ser atendido.
En esta sección se pueden almacenar múltiples direcciones de correo electrónico y números telefónicos, incluyendo móvil y fijo. Además, se pueden definir preferencias específicas como:
Franja horaria preferida: mañana, tarde o cualquier momento del día.
Medio preferido: teléfono, email o WhatsApp.
Emails registrados: direcciones de correo disponibles para la comunicación.
Teléfonos registrados: números de móvil, fijo o teléfono convencional.
Estas preferencias permiten a los agentes optimizar sus intentos de contacto, evitando comunicaciones inoportunas y adaptando el seguimiento a las necesidades específicas de cada cliente.
Las preferencias de horario y canal permiten una comunicación personalizada y eficiente con cada contacto.
Información adicional para un seguimiento comercial efectivo
Este bloque recoge datos operativos que facilitan la comprensión del origen del contacto y su gestión dentro de la agencia, aportando claridad y responsabilidad en el seguimiento comercial.
Captador, gestor y procedencia
Asignar el captador y el gestor permite identificar quién incorporó y quién administra la relación con el contacto. Asimismo, registrar la procedencia indica el canal a través del cual llegó el contacto a la agencia.
Estos datos son esenciales para mantener un control claro de responsabilidades y para analizar la efectividad de los diferentes canales de captación.
Observaciones internas
El campo de observaciones ofrece un espacio para registrar información relevante en formato libre. Se recomienda utilizar este campo para detalles que no encajen en otros apartados pero que sean útiles para el trabajo diario, como circunstancias especiales o indicaciones prácticas para futuras gestiones.
Para que las observaciones sean efectivas, deben ser claras, concisas y actualizadas regularmente.
Avisos importantes en la ficha
La función de aviso importante permite mostrar un mensaje emergente al ingresar a la ficha, ideal para destacar información crítica que no debe pasar desapercibida antes de realizar cualquier gestión.
Se recomienda un uso moderado de esta herramienta, ya que un exceso de alertas poco relevantes puede provocar que el equipo las ignore.
Domicilio e IBAN: criterios para su inclusión
La ficha permite registrar la dirección postal completa del contacto, incluyendo vía, número, planta, código postal, ciudad y país. Esta información es útil para comunicaciones postales o como referencia de localización.
Además, se puede incluir el IBAN cuando sea necesario almacenar datos bancarios asociados al contacto.
Dado que estos son datos sensibles, es fundamental aplicar un criterio de necesidad, completando únicamente la información imprescindible para la gestión específica y asegurando su actualización continua.
Gestión de consentimientos RGPD en contactos
La sección RGPD está diseñada para registrar si el contacto ha otorgado su consentimiento para recibir comunicaciones a través de distintos canales, como email, WhatsApp o newsletters. Registrar estos consentimientos es clave para garantizar el cumplimiento legal y para identificar claramente qué tipos de mensajes pueden enviarse a cada persona.
Antes de realizar cualquier envío comercial o automatizado, es imprescindible verificar que la ficha refleje el consentimiento adecuado. Asimismo, es fundamental actualizar este registro ante cualquier cambio en las autorizaciones del contacto.
Buenas prácticas para el apartado RGPD
Verifique siempre el consentimiento antes de utilizar canales como email, WhatsApp o newsletters.
Diferencie claramente entre disponer de un dato de contacto y tener autorización para comunicaciones comerciales.
Mantenga la ficha actualizada ante cualquier modificación en las preferencias del contacto.
Evite registrar información irrelevante o innecesaria en los campos relacionados con la privacidad.
Campos personalizados para necesidades específicas de la agencia
Los campos personalizados permiten adaptar la ficha de contacto a requerimientos internos que no están cubiertos por los campos estándar del CRM. Son herramientas exclusivas para uso interno, ideales para registrar criterios propios de clasificación o gestión que faciliten la operativa diaria.
Esta funcionalidad es especialmente útil cuando la agencia maneja información específica que debe consultarse de forma ordenada y no dispone de un campo predeterminado para ello.
Los datos almacenados en estos campos son privados y no se comparten con otras agencias, lo que permite organizar la información interna sin sobrecargar el campo de observaciones.
Cuándo crear un campo personalizado
Se recomienda crear un campo personalizado solo si cumple al menos uno de los siguientes criterios:
El dato se repite en numerosos contactos y es relevante.
El equipo requiere consultarlo de manera consistente y periódica.
No existe un campo estándar adecuado para registrar esa información.
El campo tiene una finalidad interna clara y definida para la agencia.
Para notas puntuales o detalles excepcionales, suele ser más apropiado utilizar el campo de observaciones.
Errores habituales al completar fichas de contacto
No registrar preferencias de contacto
Limitar el registro a un teléfono o correo electrónico reduce significativamente la utilidad de la ficha. Es fundamental incluir el canal y horario preferidos para realizar contactos oportunos y efectivos.
Asignar una visibilidad demasiado amplia
Marcar un contacto como visible para todos sin que sea necesario puede exponer información sensible a usuarios que no deberían acceder a ella. Es importante revisar esta opción en función de la organización y permisos establecidos en la oficina.
Usar observaciones para toda la información
Las observaciones son un recurso valioso, pero no sustituyen los campos estructurados. Datos como idioma, perfil, procedencia, teléfono o consentimiento deben registrarse en sus apartados específicos para garantizar orden y accesibilidad.
Olvidar los consentimientos RGPD
Las comunicaciones por email, WhatsApp y newsletters deben gestionarse estrictamente según los consentimientos registrados en la ficha. Este aspecto requiere revisiones periódicas para asegurar el cumplimiento normativo.
Crear campos personalizados sin un criterio común
Si cada usuario crea campos personalizados con nombres o formatos diferentes, la base de datos pierde consistencia y dificulta su gestión. Antes de implementar nuevos campos, defina claramente su propósito y establezca pautas para su correcto uso por parte del equipo.
Checklist para revisar una ficha de contacto
Nombre y apellidos correctamente escritos y completos.
Perfil del contacto definido con claridad.
Idioma indicado, especialmente si se utilizan plantillas automáticas.
Email y teléfonos actualizados y completos.
Preferencia de horario y canal de contacto debidamente registrada.
Captador, gestor y procedencia cumplimentados cuando corresponda.
Observaciones claras, relevantes y actualizadas.
Aviso importante activo solo cuando es necesario y justificado.
Dirección e IBAN incluidos únicamente si son imprescindibles para la gestión.
Consentimientos RGPD revisados y actualizados.
Campos personalizados utilizados con criterios internos definidos y coherentes.
Conclusión
La gestión eficaz de la información de contactos en Inmovilla permite centralizar datos personales, preferencias de comunicación, responsables asignados, dirección postal, información bancaria, consentimientos RGPD y criterios internos específicos. Completar cada bloque con precisión y de forma ordenada no solo facilita el seguimiento comercial y mejora la coordinación del equipo, sino que también garantiza un tratamiento responsable y seguro de la información privada, contribuyendo al cumplimiento normativo y a una atención personalizada de calidad.
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