Contactos en Inmovilla
Cómo gestionar contactos en Inmovilla: guía práctica y detallada
En Inmovilla, los contactos constituyen el núcleo central de la agenda de cualquier inmobiliaria. Cada ficha de contacto almacena información esencial sobre personas o empresas, integrando sus vínculos con la actividad comercial, tales como propiedades, demandas, prospectos, comunicaciones y documentos asociados.
Una gestión eficaz de esta información es fundamental para evitar duplicidades, facilitar la consulta del historial de cada relación y mantener organizados tanto los clientes como los colaboradores externos, optimizando así los procesos internos y la calidad del servicio.
Definición y alcance de un contacto en Inmovilla
Un contacto representa el registro base para una persona, empresa o profesional vinculado a la inmobiliaria. Este puede abarcar desde propietarios, demandantes y prospectos hasta proveedores, fotógrafos y cualquier colaborador cuya información sea relevante conservar para la operativa diaria.
Es crucial diferenciar claramente entre contacto, demanda y propiedad para un correcto manejo de la base de datos:
Contacto: almacena los datos de identificación y comunicación de una persona o entidad.
Demanda: representa una necesidad específica de compra o alquiler y siempre debe estar vinculada a un contacto.
Propiedad: corresponde a un inmueble y puede estar asociada a su contacto propietario.
Por tanto, la creación de una demanda requiere obligatoriamente un contacto asociado, mientras que un contacto puede existir independientemente de que tenga demandas activas. Esta flexibilidad es clave para mantener una base de datos completa que incluya tanto clientes como colaboradores y proveedores.
Cuándo crear un contacto y cuándo trabajar desde demanda o propiedad
La ficha de contacto funciona como un nodo central que conecta distintos elementos, aunque la gestión comercial diaria suele realizarse principalmente desde las fichas de demanda o propiedad.
Por ejemplo, si un cliente busca una vivienda, el contacto registra sus datos personales y canales de comunicación, mientras que la demanda especifica los criterios y características de la búsqueda. De igual forma, si una persona es propietaria de un inmueble, la ficha de contacto identifica al propietario y la ficha de propiedad concentra toda la información del activo inmobiliario.
Se recomienda crear o mantener un contacto en las siguientes situaciones:
• Registro de una nueva demanda de compra o alquiler.
• Incorporación de una propiedad a la cartera inmobiliaria.
• Conservación de datos de prospectos potenciales.
• Gestión de proveedores o colaboradores externos, como fotógrafos o técnicos.
• Envío de campañas de comunicación dirigidas a una base de contactos.
Acceso al listado de contactos en Inmovilla
El módulo de contactos está disponible desde el panel principal de Inmovilla, ubicado en la barra lateral izquierda bajo la sección de prospectos.
Accede al panel principal de Inmovilla.
Ubica el menú lateral izquierdo.
Selecciona Contactos, ubicado justo debajo de Prospectos.
Consulta el listado completo para localizar y abrir la ficha deseada.
El listado de contactos funciona como una agenda operativa que facilita la localización y acceso a cada ficha individual.
Desde este listado, es posible seleccionar cualquier registro para consultar en detalle su información y las relaciones que mantiene con otros elementos de la base de datos, garantizando una visión integral.
Contenido y estructura de una ficha de contacto
Al acceder a una ficha de contacto, la información se presenta de forma estructurada, con los datos principales visibles y campos editables organizados para facilitar su actualización. La ficha se divide en varias pestañas que permiten consultar el historial completo y las relaciones comerciales vinculadas.
Las pestañas disponibles incluyen:
Fichas: muestra propiedades, prospectos y demandas vinculadas al contacto.
Información: reúne los datos esenciales de la persona o entidad.
Seguimientos: permite revisar la actividad comercial y las acciones de seguimiento registradas.
Comunicaciones: centraliza las interacciones realizadas, como llamadas y correos electrónicos.
Campañas: contiene las campañas de email marketing asociadas al contacto.
Documentos: facilita la organización y acceso a archivos relacionados.
Relacionados: permite consultar vínculos con otros contactos, como familiares o socios.
La ficha centraliza toda la información relevante del contacto y sus relaciones comerciales, facilitando una gestión ágil y completa.
Consulta de propiedades, demandas y prospectos relacionados
La pestaña Fichas es fundamental para comprender el contexto completo de cada contacto. Desde aquí, se pueden identificar rápidamente registros relacionados, como propiedades en cartera, demandas activas o prospectos en seguimiento.
Esta vinculación integrada evita la duplicidad en la búsqueda y garantiza que, si un contacto es propietario y además tiene una demanda activa, ambos registros estén interconectados en una única ficha.
Antes de crear un nuevo registro, es recomendable verificar si el contacto ya existe para minimizar la creación de duplicados y mantener la integridad de la base de datos.
Seguimientos y comunicaciones: preservando el historial completo
El historial de actividad es clave para asegurar la continuidad y coherencia en la gestión comercial. Los seguimientos registrados en una demanda también pueden visualizarse desde la ficha de contacto, manteniendo toda la información relevante conectada y accesible.
Desde la ficha de contacto es posible realizar comunicaciones directas, como llamadas telefónicas o envíos de correo electrónico, registrando cada interacción para un seguimiento ordenado y eficiente.
Los seguimientos permiten revisar de forma detallada el historial de actividad vinculado al contacto, facilitando una atención personalizada y eficiente.
Para mantener una ficha de contacto realmente útil y actualizada, se recomienda seguir estas pautas operativas:
Registrar cada llamada o correo electrónico relevante en el historial.
Consultar los seguimientos previos antes de establecer un nuevo contacto.
Verificar la existencia de demandas, propiedades o prospectos vinculados.
Actualizar continuamente los datos de contacto y canales de comunicación.
Campañas: una función exclusiva y estratégica para contactos
La pestaña Campañas está diseñada exclusivamente para gestionar contactos. A diferencia de demandas y propiedades, las campañas de email marketing se administran únicamente desde las fichas de contacto.
Una campaña consiste en una lista segmentada de correos electrónicos programados para enviarse de manera progresiva y personalizada. Por ello, contar con contactos correctamente identificados y actualizados es fundamental antes de incluirlos en cualquier acción comunicativa.
Las campañas resultan especialmente valiosas para inmobiliarias que desean mantener una base de datos activa, gestionar comunicaciones periódicas y realizar seguimientos eficientes mediante correo electrónico.
Acciones disponibles desde la ficha de contacto
La opción Acciones dentro de la ficha permite iniciar diversas tareas y establecer relaciones sin necesidad de salir del registro actual. Entre las acciones más destacadas se incluyen:
Crear una nueva propiedad vinculada.
Crear un prospecto asociado.
Generar una demanda relacionada.
Relacionar el contacto con otro contacto existente.
Enviar un mensaje de WhatsApp directamente.
Enviar un email personalizado.
Programar una cita o reunión.
Unificar registros duplicados para consolidar información.
Solicitar una reseña o valoración.
Acceder a la opción BDMI de idealista, especialmente orientada a demandas.
El menú de acciones ofrece un acceso rápido para crear registros relacionados y facilitar la comunicación directa desde la ficha de contacto.
Estrategias para evitar contactos duplicados
La existencia de contactos duplicados puede complicar el seguimiento comercial, dispersar la información y generar comunicaciones repetidas que afectan la imagen profesional. La función de unificación de Inmovilla permite consolidar registros cuando una misma persona aparece en múltiples fichas.
Para minimizar la creación de duplicados, se recomienda aplicar las siguientes comprobaciones antes de añadir un nuevo contacto:
Realizar una búsqueda exhaustiva por nombre y datos de contacto disponibles.
Verificar si ya existe una demanda o propiedad vinculada a esa persona.
En caso de encontrar fichas duplicadas, utilizar la opción de unificación para consolidar los registros.
Revisar los contactos relacionados antes de crear nuevos vínculos o registros.
Errores comunes en la gestión de contactos en Inmovilla
Crear una demanda sin verificar la existencia previa del contacto
Una demanda siempre debe estar asociada a un contacto existente. Crear un contacto nuevo sin comprobar la agenda puede originar duplicados y fragmentar el historial y las comunicaciones previas.
Confundir el contacto con la demanda
El contacto almacena la identidad y datos de comunicación. La gestión de necesidades concretas de compra o alquiler debe realizarse a través de la ficha de demanda asociada, no sustituyendo esta por el contacto.
Olvidar registrar colaboradores y proveedores
No todos los contactos son clientes. Mantener un registro actualizado de fotógrafos, proveedores y otros colaboradores externos facilita su localización y comunicación cuando sea necesario.
No aprovechar las campañas desde la ficha de contacto
Las campañas son una funcionalidad exclusiva de los contactos. Contar con una base de datos bien organizada permite utilizar esta herramienta sin depender de que el contacto tenga propiedades o demandas activas.
Checklist para una ficha de contacto eficiente y bien organizada
Datos principales registrados y actualizados correctamente.
Verificación previa que evita la existencia de fichas duplicadas.
Propiedades, demandas y prospectos correctamente relacionados.
Seguimientos y comunicaciones relevantes registrados y accesibles.
Documentos necesarios vinculados al contacto.
Contacto preparado para integrarse en campañas de comunicación cuando corresponda.
Conclusión
Los contactos en Inmovilla constituyen la base fundamental para una agenda inmobiliaria organizada y eficiente. Su función principal es identificar de forma única a cada persona o entidad, conectándola con demandas, propiedades, prospectos, comunicaciones, documentos y campañas.
La mejor práctica consiste en mantener una única ficha por contacto, asegurar la actualización constante de sus datos y aprovechar las relaciones disponibles para centralizar toda la información comercial, facilitando así una gestión fluida, integral y profesional.
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