Qualificador de Leads

Como funciona o qualificador de leads no Inmovilla e o que é necessário para o automatizar corretamente

O qualificador de leads foi concebido para poupar tempo na gestão diária e, acima de tudo, para identificar rapidamente quais os contactos com maiores hipóteses reais de se converterem em oportunidades.

A ideia é simples. Assim que entra uma nova lead, a ferramenta inicia o contacto pelo WhatsApp, faz uma série de perguntas e, com base nas respostas, ajuda a qualificar se essa Oportunidade é ou não adequada. Desta forma, não é necessário perder tempo a analisar cada um individualmente sem contexto.

Quando bem configurado, este sistema permite que a agência tenha uma primeira triagem automática e uma pequena estatística das leads com maior potencial.

O que faz exatamente o qualificador de leads

A sua principal função é contactar automaticamente a lead recém-criada e fazer-lhe perguntas para avaliar o seu nível de interesse e a sua viabilidade.

Não se limita a enviar uma mensagem genérica. O assistente inicia a conversa, pode fornecer informações iniciais sobre o imóvel e, em seguida, passar a perguntas de qualificação. Com isso, o sistema determina se a lead é forte, fraca ou diretamente descartável, de acordo com as regras definidas.

Isto é especialmente útil quando chegam muitos contactos a partir de portais e é necessário ordenar prioridades sem demoras.

Requisitos para que funcione

Antes de ativar qualquer coisa, é preciso ter bem claras duas condições obrigatórias:

• - Ter o Inbox contratado e integrado, pois o qualificador funciona através desse sistema.

• - Ter a criação automática de leads ativada, uma vez que o gatilho do processo é a criação de uma nova lead.

Além disso, é importante configurar corretamente os portais para que as leads cheguem através do e-mail interno do Inmovilla. Esse pormenor é fundamental para que todo o processo automatizado funcione sem interrupções.

Primeiro passo: ativar e associar o Inbox

Se o Inbox ainda não tiver sido ativado, é necessário fazê-lo primeiro no Marketplace. Depois de ativado, devem ser atribuídos os utilizadores necessários e, em seguida, deve ser associado ao número do WhatsApp que se pretende utilizar.

A associação pode ser verificada na própria opção do Inbox, em "Definições". Se já estiver associado, irá aparecer como associado. Caso contrário, a plataforma vai apresentar o código QR para associar o telemóvel.

Este ponto não é opcional. Se o Inbox não estiver ativo e associado ao WhatsApp, o qualificador não poderá iniciar a conversa automática.

Onde se configura o qualificador

Nas definições do Inbox, encontra-se a opção do qualificador de leads. É aí que se define como serão feitas as perguntas e com base em que critérios as leads serão descartadas ou continuarão a ser avaliadas.

A ferramenta já pode vir com perguntas básicas predefinidas, mas estas podem ser personalizadas de acordo com o tipo de trabalho que a agência realiza. Nem todas as imobiliárias filtram da mesma forma, pelo que este ponto é muito importante.

As perguntas podem ser organizadas tanto para venda como para arrendamento. Isso permite adaptar o filtro ao contexto real do negócio.

Como funcionam as perguntas do qualificador

Esta é uma das funcionalidades mais poderosas. O sistema faz perguntas à Oportunidade e, dependendo da resposta, pode continuar ou interromper o processo.

Um exemplo muito claro é perguntar se a pessoa já dispõe do dinheiro ou se tem o financiamento pré-aprovado pelo banco. Essa resposta pode ser utilizada como condição de exclusão.

Se for configurado que responder negativamente a essa pergunta implica a exclusão, no momento em que a lead responder que não, o qualificador deixa de fazer perguntas e encerra a conversa de qualificação.

Não é necessário esperar até que todo o questionário seja preenchido. Assim que for detetado que não cumpre um requisito importante, o fluxo é interrompido automaticamente.

Além disso, as perguntas não têm necessariamente de seguir sempre uma ordem rígida. A ferramenta pode apresentá-las de forma variável e interromper-se assim que encontrar um motivo suficiente para descartar uma opção.

Isto permite adaptar a filtragem à forma de trabalhar de cada equipa. Há agências para as quais o orçamento é fundamental. Outras precisam de confirmar o financiamento. Outras preferem verificar o calendário, a zona ou o tipo de imóvel. Tudo isso pode ser refletido nas perguntas.

Se não configurar perguntas, também pode funcionar

Se não forem adicionadas perguntas personalizadas, a ferramenta continua a dispor de uma base predefinida. Ou seja, não é necessário começar do zero.

Ainda assim, vale a pena rever essa configuração, pois o verdadeiro desempenho só se manifesta quando o filtro é ajustado ao perfil do cliente que se pretende captar.

Segundo passo: ativar as leads automáticas

Este requisito é tão importante quanto o Inbox. O filtro só é ativado quando deteta uma oportunidade criada automaticamente.

Para tal, é necessário ir a Definições > Opções > Automatização e ativar a resposta automática aos interessados com a criação automática de leads.

Esta configuração é geralmente muito recomendável, não apenas por causa do qualificador. Reduz bastante o trabalho de gestão manual e evita que se percam etapas ao longo do processo.

No entanto, é necessário ter permissões para aceder às CDefinições. Se o utilizador não tiver permissões, essa opção não irá aparecer.

A importância do e-mail interno do Inmovilla

Para que tudo funcione corretamente, as leads provenientes dos portais devem ser encaminhados para o e-mail interno da Inmovilla. É esse e-mail que permite que a sequência seja acionada:

1. A lead é recebida por e-mail.

2. A oportunidade é criada automaticamente.

3. O sistema deteta essa nova lead.

4. O responsável pelo qualificação inicia o contacto pelo WhatsApp.

Se os portais não estiverem configurados para enviar os contactos para o e-mail interno, essa automatização deixa de funcionar.

Por isso, é altamente recomendável verificar o menu Portais e confirmar, portal a portal, se o endereço utilizado é o endereço interno do Inmovilla.

O que acontece quando entra uma nova lead

Com tudo preparado, o funcionamento é bastante simples.

Quando chega uma nova lead e é criada automaticamente como oportunidade, o sistema deteta-a e inicia automaticamente a conversa pelo WhatsApp. Nesse primeiro contacto, o assistente pode apresentar-se, referir-se ao imóvel sobre o qual o cliente perguntou e propor duas opções: fornecer mais informações ou passar à secção de perguntas.

A partir daí, a Oportunidade responde de forma natural e o processo de qualificação continua.

Por exemplo, pode perguntar qual é o orçamento previsto para a compra, incluindo despesas. Em seguida, pode fazer uma pergunta decisiva, como se já dispõe de fundos disponíveis ou de um financiamento aprovado.

Se essa segunda resposta desqualificar o contacto de acordo com a regra definida, o sistema interrompe o fluxo nesse mesmo ponto.

O que acontece se a lead não cumprir um critério de exclusão?

Se uma resposta marcada como crítica for negativa, a lead é automaticamente descartada e a conversa é encerrada.

Isso não significa que ela desapareça. Significa que o sistema já o qualificou e regista esse facto para que a equipa não perca tempo a insistir onde não há perspetivas suficientes.

No exemplo apresentado, uma resposta negativa à pergunta sobre disponibilidade financeira ou financiamento fazia com que a lead fosse descartada instantaneamente.

E é precisamente aí que se vê o valor desta ferramenta. Não se limita a iniciar conversas. Toma decisões operacionais básicas de acordo com os critérios definidos pela agência.

Onde é possível ver o resultado da avaliação

Assim que o processo estiver concluído, a informação é registada na oportunidade.

Nos relatórios de acompanhamento, fica registado que foi recebido uma nova lead, que a oportunidade foi criada e que a lead foi qualificada com sucesso. Além disso, é indicada a qualificação resultante.

No exemplo, o sistema qualificava-a como frio porque tinha sido descartado por não dispor do dinheiro ou do financiamento necessário.

Isso deixa um registo claro e muito útil para a equipa comercial.

Quando o qualificador não funciona

É importante ter este pormenor bem presente para evitar confusões.

O qualificador só atua automaticamente em oportunidades novas recém-criados. Não entra em ação nos seguintes casos:

• - Se a oportunidade já existia anteriormente.

• - Se não foi criada através da criação de leads automáticas.

• - Se a oportunidade não tiver um contacto telefónico.

Ou seja, não analisa retroativamente contactos antigos nem recupera oportunidades já criadas. O seu foco são as novas leads que entram no circuito automático completo.

Vantagens reais de utilizar esta ferramenta

Para além da novidade, o qualificador traz benefícios muito práticos:

• - Poupa tempo no primeiro contacto.

• - Filtra melhor as leads de acordo com critérios definidos pela agência.

• - Reduz a gestão manual no dia-a-dia.

• - Estabelece prioridades entre os contactos mais promissores e os menos viáveis.

• - Permite a rastreabilidade das oportunidades e dos acompanhamentos.

Quando há um grande volume de leads provenientes de portais, este tipo de automatização faz toda a diferença.

Resumo dos requisitos mínimos de configuração

Se quiser que o qualificador funcione corretamente, verifique esta lista:

• - As leads devem ser encaminhados para o e-mail interno do Inmovilla.

• - Os portais devem estar configurados com esse e-mail interno.

• - O Inbox deve estar ativado.

• - O Inbox deve estar associado ao número de telefone do WhatsApp.

• - A criação de leads automáticas devem estar ativadas.

• - As perguntas do questionário de qualificação devem ser revistas e ajustadas, se necessário.

Com isso, o sistema fica pronto para funcionar automaticamente.

Uma ferramenta simples, mas muito poderosa

O valor do qualificador de leads não reside apenas em fazer perguntas. Reside em transformar a entrada de uma lead num processo organizado, automático e útil para a tomada de decisões rápidas.

Se a configuração for bem feita, a agência ganha tempo, melhora a filtragem comercial e sabe antecipadamente quais os contactos que merecem um acompanhamento prioritário.

E num ambiente em que chegam muitos interessados, isso não é um pormenor insignificante. É uma vantagem operacional muito significativa.