Cómo solicitar cambios a soporte

El formulario de gerencia de Inmovilla es una herramienta integrada en el CRM que permite a las agencias solicitar modificaciones directamente desde el panel Mi oficina. Estas solicitudes se envían automáticamente al departamento de soporte para su gestión.

Para acceder y utilizar este formulario, es imprescindible que el usuario cuente con el permiso específico denominado Formulario de gerencia. Este permiso garantiza que las solicitudes recibidas se consideran autorizadas oficialmente por la agencia, agilizando así su tramitación.

Objetivos y funcionalidades del formulario de gerencia

Los cambios que afectan a la configuración o gestión de una agencia requieren la aprobación del responsable o de personas con autorización expresa. Cuando estas solicitudes se realizan por correo electrónico, soporte verifica que provengan de direcciones autorizadas para garantizar la legitimidad de la petición.

El formulario de gerencia ofrece un canal seguro y centralizado dentro de Inmovilla para realizar estas solicitudes, evitando la necesidad de iniciar trámites externos. Su propósito es facilitar la comunicación con soporte manteniendo los estándares de autorización requeridos.

Entre las gestiones que pueden solicitarse a través de este formulario se incluyen:

• Actualización de la dirección física de la agencia.

• Modificación de direcciones de correo electrónico vinculadas a la agencia.

• Actualización o restablecimiento de claves de acceso, incluyendo las de usuarios específicos.

• Activación o desactivación de usuarios dentro del sistema.

• Otras solicitudes relacionadas con cambios o consultas específicas que requieran la intervención de soporte.

Es importante destacar que este formulario funciona como un canal para solicitar la intervención de soporte, no como una herramienta que realice automáticamente las modificaciones tras enviar la solicitud.

Acceso al formulario: quién debe tenerlo y cómo habilitarlo

El acceso al formulario debe reservarse exclusivamente al responsable de la agencia o a personas autorizadas para realizar este tipo de solicitudes. No basta con tener acceso general al CRM; es necesario contar con el permiso específico para enviar solicitudes de gerencia.

Para habilitar este permiso, siga estos pasos en la configuración de usuario:

1. Acceda a Ajustes > Usuarios.

2. Seleccione el usuario al que desea asignar el permiso.

3. Ingrese en el apartado Permisos avanzados.

4. Despliegue la sección Mi oficina para visualizar sus opciones disponibles.

5. Active la opción Formulario de gerencia para ese usuario.

Dentro de Mi oficina es posible gestionar el acceso a sus diferentes pestañas, siendo Formulario de gerencia la opción que habilita la capacidad de enviar solicitudes formales a soporte.

Importancia del permiso: implicaciones de autorización

El departamento de soporte procesa las solicitudes enviadas a través del formulario asumiendo que el remitente está debidamente autorizado para representar a la agencia. Por ello, conceder este permiso no solo implica permitir el acceso a una sección del CRM, sino también facultar al usuario para emitir instrucciones formales que pueden afectar la configuración y operativa de la agencia.

Por ejemplo, en casos como la reactivación de un usuario previamente desactivado, soporte precisa la confirmación explícita del responsable para proceder. Una solicitud enviada por personal no autorizado no reemplaza esta autorización imprescindible.

Acceso al formulario a través de Mi oficina

Una vez que el permiso ha sido concedido, el usuario puede acceder al formulario siguiendo esta ruta desde la interfaz de Inmovilla:

1. Haga clic en su foto de perfil o avatar, ubicada en la esquina superior derecha.

2. Seleccione el panel Mi oficina en el menú desplegable.

3. Acceda a la pestaña Formulario.

4. Complete el formulario de gerencia con los detalles de la solicitud y envíelo al departamento de soporte.

Recomendaciones para redactar solicitudes claras y efectivas

Para facilitar la gestión eficiente por parte de soporte, es fundamental que las solicitudes sean precisas y detalladas. A continuación, se ofrecen pautas para redactar mensajes claros:

• Defina la acción requerida: indique si se trata de modificar un dato, cambiar una contraseña, activar o desactivar un usuario, entre otros.

• Identifique el elemento afectado: especifique claramente qué usuario, dirección o dato debe ser modificado.

• Describa el resultado esperado: en solicitudes de cambio, diferencie entre el dato actual y el nuevo valor que desea establecer.

• Proporcione el contexto necesario: especialmente en casos que impacten el acceso o permisos de usuarios dentro del CRM.

Por ejemplo, para una actualización de correo electrónico de la agencia, indique cuál es la dirección que debe sustituirse y cuál es la nueva dirección a registrar. En solicitudes de activación o desactivación de usuarios, identifique claramente al usuario y especifique la acción solicitada.

Recepción y seguimiento de las respuestas de soporte

Las solicitudes enviadas a través del formulario son recibidas directamente por el departamento de soporte de Inmovilla. La respuesta se remite al correo electrónico registrado del usuario que realizó la solicitud, con copia al correo autorizado de la agencia.

De este modo, el formulario permite iniciar el proceso desde el CRM, mientras que la comunicación de seguimiento y resolución se mantiene a través del canal de correo electrónico.

Resumen: pasos clave para solicitar un cambio

Antes de enviar una solicitud, asegúrese de que la persona encargada está debidamente autorizada y cuenta con el permiso Formulario de gerencia. A continuación, acceda a Mi oficina > Formulario, redacte la solicitud con claridad y envíela. La respuesta será enviada al correo de soporte del usuario solicitante, con copia al email autorizado de la agencia, garantizando así una gestión transparente y segura.