Creación de demandas automáticas

Guía completa para configurar la creación automática de demandas en Inmovilla

La creación manual de demandas en Inmovilla es un proceso sencillo, sin embargo, cuando la inmobiliaria comienza a recibir un volumen significativo de leads provenientes de portales inmobiliarios, realizar esta tarea de forma manual puede resultar ineficiente, consumir tiempo valioso y añadir pasos innecesarios en la gestión diaria. Por esta razón, habilitar la función de creación automática de demandas se convierte en una configuración esencial para optimizar y agilizar el flujo de trabajo dentro de la agencia inmobiliaria.

Gracias a esta automatización, cada vez que un usuario solicita información sobre una propiedad publicada, Inmovilla genera automáticamente una demanda que refleja un perfil similar al del inmueble consultado. De esta manera, se registra el contacto de forma inmediata, se crea la necesidad de búsqueda correspondiente y la demanda queda lista para realizar cruces y seguimiento desde el primer instante, facilitando una gestión ordenada y eficiente.

Concepto de demanda y proceso de creación manual

Una demanda representa el interés de un cliente potencial en encontrar una propiedad que cumpla con ciertos criterios. Al crear una demanda manualmente en Inmovilla, el sistema genera automáticamente un contacto vinculado a dicha demanda, garantizando así la relación necesaria entre ambos elementos.

Es fundamental entender que toda demanda debe estar asociada a un contacto, al igual que las propiedades se vinculan siempre al contacto propietario correspondiente. No obstante, un contacto puede existir en la base de datos sin estar vinculado necesariamente a una demanda o a una propiedad.

Si en alguna ocasión es necesario crear una demanda de forma manual, existen dos vías principales para hacerlo:

• • Desde el panel principal, haciendo clic en el botón amarillo Crear nuevo ubicado en la esquina superior derecha, y seleccionando la opción para crear una demanda.

• • Accediendo al menú lateral izquierdo, dentro de la sección Demandas y pulsando el botón Nueva demanda también situado en la parte superior derecha.

Estas opciones son ideales para casos puntuales, pero cuando los leads provienen de portales inmobiliarios, automatizar este proceso resulta mucho más práctico y eficiente.

Requisito previo: asegurar la recepción de leads desde portales en Inmovilla

La creación automática de demandas depende directamente de la recepción de correos electrónicos generados por los leads. Por tanto, antes de configurar esta automatización, es imprescindible verificar que los leads provenientes de los portales inmobiliarios estén llegando correctamente al correo asociado a Inmovilla.

Por ejemplo, si tienes una propiedad publicada en Idealista y un usuario interesado realiza una consulta desde la ficha del inmueble, esta solicitud debe llegar a Inmovilla como un lead registrado. Para ello, sigue estos pasos para revisar y ajustar la configuración del portal:

• • Accede al menú lateral y selecciona la sección Portales.

• • Localiza el portal que deseas configurar, como Idealista.

• • Entra en la tarjeta correspondiente al portal y haz clic en Opciones (icono de engranaje).

• • Verifica que el correo electrónico configurado para la recepción de leads sea el de Inmovilla, asegurando que todos los mensajes entrantes se direccionen correctamente.

Una vez configurado correctamente, cada consulta recibida desde la ficha de un inmueble aparecerá en el apartado de correo dentro de Inmovilla. Cuando la automatización esté habilitada, estos correos mostrarán una etiqueta específica que indicará que la demanda correspondiente ha sido creada automáticamente.

En resumen, el proceso completo se desarrolla de la siguiente manera:

1. • Publicas un inmueble en un portal inmobiliario.

2. • Un usuario interesado realiza una solicitud de información desde el anuncio.

3. • El lead generado llega al correo de Inmovilla.

4. • Inmovilla crea automáticamente una demanda vinculada, con un perfil relacionado con la propiedad consultada.

Ruta para activar la creación automática de demandas

La configuración para activar esta funcionalidad se encuentra dentro de los ajustes generales de Inmovilla. Es importante destacar que el acceso a esta sección depende de los permisos asignados al usuario; en caso de no poder acceder, será necesario revisar y ajustar las autorizaciones dentro del módulo de gestión de usuarios.

Para llegar a la configuración, sigue esta ruta detallada:

1. • Ingresa en Ajustes desde la parte inferior del menú lateral izquierdo.

2. • Selecciona la opción Opciones.

3. • Dirígete a la pestaña Automatización.

4. • Desplázate hasta la sección titulada Responder automáticamente interesados.

5. • Haz clic en Editar, ubicado en la esquina superior derecha, para modificar los parámetros de configuración.

En este apartado encontrarás todos los controles necesarios para definir cuándo se deben crear las demandas, qué zona se asignará a cada demanda y qué comercial será responsable de su gestión.

Activación de la creación automática de demandas a partir de correos recibidos

El parámetro más relevante en esta configuración es el primer desplegable, denominado Crear demandas a partir de correos recibidos.

Esta opción habilita que, cada vez que un cliente solicita información sobre una propiedad, se genere automáticamente una demanda con características que reflejan el perfil del inmueble consultado. La demanda toma en consideración aspectos clave como la zona geográfica, el rango de precio y las características específicas del inmueble.

Desde este menú desplegable, puedes seleccionar en qué circunstancias deseas activar la automatización:

• • Crear demandas únicamente para propiedades en venta.

• • Crear demandas únicamente para propiedades en alquiler.

• • Crear demandas tanto para propiedades en venta como en alquiler.

• • No crear demandas automáticamente, optando por la gestión manual completa.

Si decides no activar la creación automática, todas las demandas deberán ser registradas manualmente, lo que puede incrementar significativamente el trabajo administrativo y el riesgo de que algún lead quede sin registrar o sin seguimiento adecuado, especialmente en agencias con un alto volumen de consultas.

Definición precisa de la zona para demandas automáticas

El siguiente ajuste permite establecer la zona geográfica que se asignará a las demandas generadas automáticamente. No existe una única opción correcta, ya que esta decisión dependerá del modo en que gestiones las zonas dentro de tu inmobiliaria y del nivel de precisión que desees aplicar en los cruces entre demandas y propiedades.

Las opciones disponibles incluyen:

• • La zona concreta donde se ubica la propiedad consultada.

• • La zona superior o general a la ubicación específica de la propiedad.

• • Un área circular con un radio de 200 metros alrededor de la propiedad.

• • Un área circular con un radio de 500 metros alrededor de la propiedad.

Por ejemplo, si un usuario ha consultado un inmueble situado en el barrio de Carrús o en la zona Pirulí de Elche, seleccionar el área concreta asociará la demanda específicamente a ese barrio. En cambio, elegir el área superior ampliaría el rango de búsqueda a toda la ciudad de Elche.

Una zona más amplia facilita la generación de cruces con un mayor número de propiedades, lo cual es beneficioso cuando el cliente está abierto a considerar alternativas cercanas. Por el contrario, si tu estrategia requiere un enfoque muy segmentado, es recomendable mantener la zona específica del inmueble consultado para una mayor precisión.

Asignación automática de un gestor a cada demanda generada

Es posible definir de forma automática el responsable asignado a cada demanda creada mediante esta automatización. Esta configuración resulta crucial para garantizar que ningún lead quede sin atención y que la distribución del trabajo entre el equipo comercial se realice conforme a las políticas internas de la inmobiliaria.

Las alternativas disponibles son:

• • Asignar todas las demandas a un único gestor. Ideal para situaciones en las que un responsable centraliza la recepción y cualificación inicial de los leads.

• • Asignar la demanda al gestor responsable de la propiedad consultada. Recomendado cuando cada comercial administra su propia cartera de inmuebles y debe atender directamente las consultas relacionadas.

• • No asignar comercial automáticamente. La demanda se crea sin asignación, permitiendo que el equipo realice la distribución manual posteriormente.

Elegir adecuadamente esta opción evita duplicidades en la gestión, reduce los tiempos de respuesta y establece con claridad desde el primer momento quién debe realizar el seguimiento de cada interesado.

Ventajas clave de activar la creación automática de demandas

Automatizar la generación de demandas permite liberar al equipo de tareas repetitivas y administrativas, enfocando sus esfuerzos en aspectos estratégicos como la atención personalizada, la cualificación de interesados y la búsqueda de opciones inmobiliarias que se ajusten a sus necesidades.

Los beneficios principales incluyen:

• • Creación automática de demandas sin necesidad de introducir datos manualmente.

• • Vinculación inmediata de cada consulta de portal a un contacto y a una necesidad de búsqueda específica.

• • Asignación personalizada de zona, tipo de operación y gestor según las reglas definidas por la inmobiliaria.

• • Reducción significativa de pasos administrativos, acelerando la gestión diaria de leads.

• • Facilita la posterior realización de cruces entre inmuebles y demandas, mejorando la eficacia comercial.

Además, si cuentas con el módulo Inbox, la gestión se potencia aún más. Al recibir un lead, se crea automáticamente la demanda y se activa el calificador de leads, lo que permite recopilar información detallada desde el primer contacto y gestionar cada oportunidad con mayor rapidez y precisión.

Configurar esta funcionalidad una sola vez puede suponer un ahorro considerable de tiempo y esfuerzo en el día a día. Si ya recibes consultas de portales como Idealista u otros en Inmovilla, activar la creación automática de demandas es una estrategia directa y eficaz para transformar cada contacto entrante en una oportunidad comercial organizada y gestionada profesionalmente.