Seguimientos en la Demanda
Cómo gestionar los seguimientos de una demanda en Inmovilla
Los seguimientos de una demanda en Inmovilla permiten reunir en un solo lugar el historial de contactos, tareas, notas y visitas relacionados con un cliente comprador o arrendatario. Registrar cada interacción facilita que el equipo conozca el punto exacto de la gestión, evite duplicidades y pueda dar continuidad a cada oportunidad.
Esta guía explica dónde consultar los seguimientos, cómo crear nuevos registros, cuándo usar plantillas, cómo filtrar el historial y cuál es la forma adecuada de gestionar una visita vinculada a una demanda y una propiedad.
Qué son los seguimientos en Inmovilla
Un seguimiento es un registro vinculado a una ficha concreta. Inmovilla dispone de apartados de seguimientos en las fichas de contactos, demandas y propiedades. Cada uno conserva su propio historial, por lo que la información relevante permanece asociada al cliente o inmueble correspondiente.
En una ficha de demanda, este historial puede recoger acciones como llamadas, recordatorios, comunicaciones internas, tareas pendientes o visitas programadas. Su principal función es ofrecer una trazabilidad clara del trabajo comercial realizado con esa necesidad inmobiliaria.
Seguimientos de una ficha frente al listado general
Hay dos formas principales de consultar seguimientos:
• Desde la ficha de demanda: muestra únicamente las acciones relacionadas con esa demanda. Es la opción más útil para continuar la gestión de un cliente concreto.
• Desde Utilidades > Seguimientos: permite localizar registros de toda la agencia tras aplicar filtros. Resulta práctico para supervisar actividad, revisar el trabajo realizado o encontrar una acción cuyo origen no se recuerda.
Para trabajar sobre una demanda concreta, conviene utilizar su propio apartado de seguimientos. Así se mantiene el contexto completo del cliente mientras se revisan o crean acciones.
Dónde ver el historial de seguimientos de una demanda
El acceso parte del menú lateral de Inmovilla. Una vez abierta la demanda deseada, la ficha muestra sus diferentes secciones y permite entrar en Seguimientos desde el modo de visualización.
• En el menú lateral, entra en Demandas.
• Abre la ficha del cliente o necesidad inmobiliaria que quieres gestionar.
• Localiza el apartado Seguimientos dentro de la ficha.
• Revisa los registros recientes o accede al histórico completo si la demanda tiene una actividad extensa.
El historial permite comprobar qué se ha hecho anteriormente y cuáles son las acciones pendientes. Esto es especialmente importante en demandas activas desde hace tiempo, donde pueden acumularse numerosos contactos y gestiones.
El apartado de seguimientos concentra el historial de actividad asociado a una demanda.
Cómo consultar todos los seguimientos de una demanda
La vista inicial muestra parte de la actividad de la ficha. Cuando existe un historial largo, utiliza la opción para ver todos los seguimientos. De este modo se accede a un listado más completo, útil para revisar la evolución comercial de la demanda.
También es posible recorrer los registros en formato histórico mediante desplazamiento. Esta vista ayuda a entender la secuencia de acciones: qué se realizó, cuándo se hizo y qué tipo de seguimiento se registró.
Vista histórica o vista de tabla
La elección de visualización depende de la tarea que se vaya a realizar:
• Vista histórica: adecuada para leer la actividad en orden y comprender el contexto de cada gestión.
• Vista de tabla: más útil para localizar, comparar y revisar varios registros de forma ordenada.
La vista de tabla resulta particularmente útil cuando hay muchas acciones registradas y se necesita identificar rápidamente tipos de seguimiento, fechas o descripciones.
Cómo filtrar seguimientos por tipo
Filtrar evita tener que revisar uno a uno todos los registros de una demanda. Desde el listado de seguimientos se puede seleccionar un tipo de seguimiento para mostrar solo la actividad que interesa.
Por ejemplo, si necesitas comprobar las citas registradas o localizar visitas previas, selecciona el tipo correspondiente en los filtros. Esta práctica agiliza la revisión de una ficha con muchos movimientos acumulados.
• Accede al listado completo de seguimientos de la demanda.
• Cambia a la vista de tabla si necesitas una consulta más estructurada.
• Abre el filtro de tipo de seguimiento.
• Selecciona el tipo que quieres revisar, como cita o visita.
• Comprueba los resultados y elimina o modifica el filtro cuando necesites recuperar el histórico completo.
El filtro por tipo ayuda a reducir el historial a las acciones relevantes para la consulta.
Crear un nuevo seguimiento en una demanda
Desde el apartado de seguimientos de la ficha se pueden crear nuevas acciones sin salir de la demanda. Esto garantiza que el registro quede correctamente vinculado al cliente y forme parte de su historial.
Al crear un seguimiento, elige el formato que responda a la necesidad real de la gestión. Las opciones principales son las siguientes:
• Tarea: se utiliza cuando la acción necesita una fecha de aviso o recordatorio.
• Nota: sirve para dejar información registrada sin programar un aviso.
• Visita: es un seguimiento específico para una gestión que relaciona una demanda con una propiedad.
Diferencia entre una tarea y una nota
La diferencia clave está en el aviso. Una tarea incorpora una fecha de aviso, por lo que permite recordar una acción futura. Una nota no incluye aviso y se utiliza como registro informativo.
Una tarea puede servir para recordar una llamada de seguimiento tras enviar una selección de inmuebles. Una nota, en cambio, puede recoger una preferencia manifestada por el cliente o el resultado de una conversación ya realizada.
Buenas prácticas al registrar una acción
• Describe el resultado de la gestión de forma clara y breve.
• Usa una tarea cuando exista una acción futura que no deba olvidarse.
• Registra una nota cuando solo sea necesario conservar información de contexto.
• Revisa el historial antes de crear un seguimiento para evitar repetir una acción ya anotada.
• Mantén el tipo de seguimiento coherente para que los filtros sean realmente útiles.
Usar plantillas de seguimiento para ahorrar tiempo
Las plantillas de seguimientos permiten crear registros habituales sin completar los mismos datos manualmente cada vez. Son útiles para acciones repetitivas dentro del proceso comercial.
Por ejemplo, una plantilla asociada a la entrega de llaves permite crear ese seguimiento directamente. Este enfoque reduce tareas administrativas y favorece que el equipo registre las gestiones de manera homogénea.
Las plantillas resultan más eficaces cuando se aplican a procedimientos frecuentes y claramente definidos. Antes de usar una plantilla, confirma que el contenido se ajusta al caso concreto y que la acción debe quedar vinculada a esa demanda.
Cómo gestionar visitas vinculadas a una demanda
Una visita es un tipo de seguimiento con un tratamiento específico. A diferencia de una nota o una tarea genérica, debe quedar siempre relacionada tanto con la demanda como con la propiedad que se va a mostrar.
Aunque forma parte de la actividad de seguimiento, la visita se gestiona como una acción particular por su relación directa entre cliente e inmueble. Dentro de la ficha de demanda puede localizarse filtrando los seguimientos por el tipo Visita.
La forma más práctica de crear una visita
Cuando una propiedad encaja con los criterios de la demanda, la forma más directa de programar la visita es utilizar el apartado de Cruces. Desde ahí, Inmovilla ya identifica las dos fichas implicadas: la demanda y la propiedad.
• Accede a los cruces de la demanda y localiza la propiedad adecuada.
• Selecciona la opción para crear una visita.
• Verifica que la demanda y la propiedad enlazadas son correctas.
• Indica la fecha de la visita.
• Gestiona el seguimiento de la visita y las confirmaciones necesarias.
Crear la visita desde los cruces reduce errores de vinculación porque las fichas relevantes ya están seleccionadas. Después, la actividad quedará disponible dentro del historial de seguimientos de la demanda.
Errores habituales al usar seguimientos de demanda
• Registrar una nota cuando hace falta una tarea: si se necesita un recordatorio, la acción debe incluir fecha de aviso.
• Buscar una visita en una sección independiente de la demanda: en la demanda, las visitas se consultan desde Seguimientos mediante el filtro correspondiente.
• Crear una visita sin comprobar la vinculación: una visita debe asociarse a una demanda y a una propiedad.
• No consultar el histórico antes de contactar: puede provocar llamadas o comunicaciones repetidas y falta de continuidad en la gestión.
• Usar el listado global para toda consulta: el listado general es útil para supervisión y búsqueda global, pero la ficha de demanda ofrece el contexto más preciso para trabajar con un cliente concreto.
Preguntas frecuentes sobre los seguimientos en Inmovilla
¿Dónde están todos los seguimientos de la agencia?
El listado general se encuentra en Utilidades > Seguimientos, accesible desde la barra lateral. Antes de consultar resultados es necesario aplicar un filtrado. Esta sección reúne los seguimientos realizados en toda la agencia.
¿Puedo ver solo las visitas de una demanda?
Sí. Accede al apartado de Seguimientos de la ficha de demanda y filtra por el tipo Visita. Así podrás limitar el historial a esas acciones específicas.
¿Cuándo debo crear una tarea en lugar de una nota?
Crea una tarea cuando necesites una fecha de aviso para realizar una acción posterior. Usa una nota cuando solo quieras dejar constancia de una información, conversación o resultado sin recordatorio.
¿Para qué sirven las plantillas de seguimiento?
Sirven para crear rápidamente acciones recurrentes con datos predefinidos. Son especialmente útiles en procedimientos repetitivos, como determinadas fases administrativas o comerciales.
¿Cuál es la mejor forma de programar una visita?
Cuando la visita surge de una coincidencia entre una demanda y una propiedad, utiliza Cruces y crea la visita desde la propiedad correspondiente. De esta forma quedan enlazadas las dos fichas necesarias desde el inicio.
Resumen: una gestión comercial con historial completo
El apartado de seguimientos de una demanda en Inmovilla permite centralizar toda la actividad relacionada con un cliente. Consultar el histórico, filtrar por tipo, usar tareas con aviso, registrar notas útiles y crear visitas desde Cruces ayuda a mantener una gestión ordenada y trazable.
La pauta más efectiva es sencilla: registra cada acción relevante en la ficha adecuada, usa el tipo correcto de seguimiento y revisa el historial antes de realizar el siguiente contacto.
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