Datos de cliente en Demandas

Gestión avanzada de datos de cliente y cumplimiento RGPD en demandas de Inmovilla

La sección Datos de cliente dentro de una demanda en Inmovilla centraliza toda la información esencial relacionada con el contacto, las preferencias de comunicación y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Mantener esta información precisa y actualizada es fundamental para identificar correctamente a cada cliente, gestionar eficazmente el envío de inmuebles, comunicaciones vía WhatsApp y newsletters, y asegurar el respeto a sus derechos y preferencias.

Más allá de los datos básicos, esta área juega un papel crucial para evitar envíos no deseados, especialmente en canales sensibles como WhatsApp, donde es imprescindible contactar únicamente con clientes que hayan otorgado su consentimiento explícito para recibir mensajes a través de esta vía.

Información gestionada en la sección Datos de cliente

Dentro de la ficha de una demanda, esta sección recopila los datos personales y de comunicación que resultan indispensables para mantener una relación profesional y conforme a la normativa con el cliente.

• • Nombre y apellidos completos.

• • Dirección de correo electrónico principal.

• • Teléfono de trabajo y otros números de contacto disponibles.

• • Fecha de nacimiento, utilizada para acciones personalizadas como felicitaciones.

• • Idioma preferido para la comunicación, clave para la correcta aplicación de plantillas automáticas.

• • Preferencia de canal de contacto.

• • Estado de autorización para envíos por email, WhatsApp y newsletters, conforme a RGPD.

El idioma seleccionado garantiza que las comunicaciones automáticas se adapten correctamente al cliente, mientras que la preferencia de contacto permite registrar el canal que prefiere o aquel que desea evitar, optimizando así la experiencia y evitando molestias.

Acceso y modificación de los datos de cliente en una demanda

Para consultar o actualizar esta información, es necesario acceder a la demanda específica desde el listado disponible en Inmovilla siguiendo estos pasos:

1. • Navega al apartado Demandas desde la barra lateral principal.

2. • Selecciona la ficha de la demanda que deseas revisar o modificar.

3. • Identifica las pestañas dentro de la ficha, tales como Información, Datos internos y Seguimientos.

4. • Accede a la pestaña Más.

5. • Haz clic en Datos de cliente para visualizar o editar la información.

Desde esta pantalla puedes consultar la información en modo visualización. Para realizar cambios en campos, autorizaciones o preferencias, es necesario activar el modo edición de la ficha.

Funcionalidad de enviar confirmación RGPD al guardar

La opción enviar confirmación de RGPD al guardar permite automatizar el envío de un correo electrónico al cliente cada vez que se guardan cambios en la ficha. Este correo tiene como finalidad que el cliente confirme su aceptación del tratamiento de datos conforme a la normativa vigente.

Es fundamental revisar esta opción antes de guardar, ya que no se trata de un simple campo informativo, sino que puede desencadenar una comunicación automática hacia el contacto registrado.

Estados de validación para autorizaciones de comunicación

Los permisos para el envío de propiedades por email, WhatsApp y newsletter comparten un sistema uniforme de estados que identifican el origen y resultado de la validación realizada.

Estos estados permiten diferenciar claramente entre una autorización pendiente, validada o rechazada y su procedencia, facilitando una gestión precisa y conforme a la normativa.

• Pendiente: la confirmación aún no ha sido enviada o no ha sido completada por el cliente.

• Validado oficina: la oficina ha verificado la aceptación mediante un método presencial o documentación firmada.

• Validado cliente: el cliente ha confirmado su autorización a través del proceso automático establecido para RGPD.

• Validado portal: la aceptación proviene de un portal externo que ya ha gestionado la autorización.

• Rechazado: el cliente ha denegado explícitamente la autorización, o la respuesta automática del email ha reflejado esta negativa.

• Fallo de entrega: se intentó enviar la confirmación, pero el mensaje no llegó al destinatario debido a un problema técnico.

Registrar y actualizar correctamente estos estados permite distinguir entre clientes que han otorgado su consentimiento, aquellos cuya autorización está pendiente y situaciones que requieren atención por fallos técnicos.

Importancia crítica de validar autorizaciones para WhatsApp

El correo electrónico, aunque ampliamente utilizado, puede no llegar correctamente, ser filtrado como spam o quedar sin respuesta. Por ello, ante un estado pendiente o un fallo de entrega, es imprescindible revisar y confirmar el contacto antes de asumir que la comunicación está autorizada.

En el caso de WhatsApp, el control debe ser aún más riguroso. Inmovilla considera WhatsApp e Inbox como un único canal dentro de esta gestión, por lo que solo se deben enviar comunicaciones a clientes con una autorización clara y validada.

Una práctica recomendada consiste en segmentar los contactos en tres grupos clave:

• Autorizados: clientes que pueden recibir comunicaciones por el canal correspondiente según su estado validado.

• Pendientes: clientes que deben completar o confirmar su validación antes de incluirlos en envíos automáticos, conforme a la configuración de la oficina.

• No contactables: incluye contactos con estados rechazados o con incidencias en la entrega que requieren revisión.

Activación del envío automático de propiedades

La ficha de cliente permite habilitar el envío automático de propiedades por email cuando se detectan coincidencias entre una demanda y los inmuebles disponibles. Esta función facilita la gestión proactiva, enviando automáticamente inmuebles que cumplen con los criterios establecidos, siempre y cuando el cliente cumpla con las condiciones de comunicación y consentimiento configuradas.

Es importante destacar que activar esta función no sustituye la revisión y cumplimiento de la RGPD. La capacidad efectiva de envío dependerá también de las reglas y políticas definidas a nivel de oficina.

Funcionamiento de los ajustes RGPD a nivel de oficina

Los estados de autorización registrados en la ficha del cliente están vinculados con la configuración general disponible en las secciones Ajustes y Opciones del sistema, a las cuales se accede mediante permisos específicos.

Desde estos ajustes se determina qué estados de validación permiten realizar envíos de comunicaciones. Por ejemplo, si la oficina configura que solo se envíen emails a contactos validados, una demanda con estado pendiente no recibirá correos automáticos, incluso si la automatización está activada en la ficha.

Por tanto, ante cualquier duda sobre la ausencia de envíos, se recomienda revisar cuidadosamente dos aspectos clave:

1. • El estado RGPD del cliente para el canal de comunicación en cuestión.

2. • La configuración y reglas de RGPD establecidas en las opciones de la oficina.

Configuración y gestión de la preferencia de contacto del cliente

La preferencia de contacto es un campo que refleja cómo desea el cliente ser localizado, ya sea indicando que no consulta su correo electrónico o que prefiere no recibir llamadas telefónicas.

Registrar esta información es fundamental para que el equipo comercial utilice los canales adecuados, mejorando la experiencia del cliente y evitando contactos repetidos o no deseados.

Recomendaciones para actualizar preferencias de contacto

• • Registra la preferencia únicamente cuando el cliente la exprese de forma clara y explícita.

• • Asegura que la preferencia esté alineada con la autorización RGPD registrada para ese canal.

• • Actualiza la preferencia cuando cambien datos de contacto o condiciones de comunicación.

• • No confundir la preferencia de contacto con la validación de autorización; ambos deben registrarse correctamente y de forma independiente.

Personalización de la ficha: ocultar campos y crear campos internos

La ficha de datos de cliente puede adaptarse a las necesidades específicas de cada oficina. En modo visualización, está disponible una opción de configuración que permite ocultar campos que no se utilizan habitualmente, agilizando la gestión y mejorando la claridad.

Además, desde Administrar campos es posible crear campos personalizados destinados a recopilar información interna propia de la oficina, enriqueciendo el perfil del cliente con datos relevantes para la operativa interna.

La administración de campos facilita una personalización eficiente de la ficha para reflejar la información interna que la oficina considera relevante.

Cuándo ocultar o crear campos personalizados

• Ocultar campos: cuando un campo no forma parte del proceso de trabajo habitual y solo añade complejidad o distracción.

• Crear campos internos: cuando el equipo necesita registrar información específica que no está contemplada en los campos estándar.

• Evitar duplicidades: no crear campos que repitan datos ya existentes en otras secciones de la demanda.

Antes de añadir nuevos campos, es recomendable definir claramente su finalidad y quién será responsable de su actualización para asegurar un uso eficiente y evitar la acumulación de información innecesaria.

Errores comunes en la gestión de datos de cliente

• • Marcar un contacto como validado sin verificar el origen y autenticidad de la aceptación.

• • Enviar comunicaciones por WhatsApp a contactos con autorizaciones pendientes, rechazadas o sin estado verificado.

• • Ignorar fallos de entrega y continuar utilizando correos electrónicos que no reciben mensajes.

• • Activar envíos automáticos sin revisar la configuración general de RGPD definida por la oficina.

• • Omitir registrar el idioma cuando se utilizan plantillas automáticas para comunicaciones.

• • Desatender la preferencia de contacto expresada por el cliente.

• • Crear campos personalizados sin definir claramente su propósito y uso interno.

Checklist esencial antes de guardar una ficha de demanda

• • Verifica que nombre, apellidos, correo electrónico y teléfonos estén completos y actualizados.

• • Confirma que el idioma del cliente esté correctamente registrado si se utilizan comunicaciones automáticas.

• • Comprueba individualmente el estado de validación para email, WhatsApp y newsletter.

• • Asegúrate de la necesidad de enviar la solicitud de RGPD al guardar la ficha.

• • Registra la preferencia de contacto cuando esté disponible y sea relevante.

• • Corrobora que los envíos automáticos cumplen con las políticas y configuraciones RGPD de la oficina.

• • Guarda todos los cambios tras una revisión exhaustiva de la información.

Conclusión

Una gestión eficiente y rigurosa de los datos de cliente en una demanda de Inmovilla va mucho más allá de introducir un nombre y un teléfono. Los estados de autorización RGPD, la preferencia de contacto, la selección del idioma y la configuración de envíos automáticos son elementos clave que determinan la forma y el momento adecuados para que la oficina se comunique con cada cliente.

Disponer de una ficha actualizada y alineada con la normativa no solo facilita el seguimiento comercial, sino que también garantiza que las comunicaciones por email, WhatsApp y newsletter se realicen con el consentimiento correspondiente y a través del canal preferido, mejorando la experiencia del cliente y la eficacia de la oficina.