Empresa en panel contable

Cómo crear y configurar empresas en el panel contable de Inmovilla

La sección de Empresas dentro del panel contable de Inmovilla centraliza toda la información fiscal, de contacto y de personalización documental indispensable para la emisión eficiente y profesional de facturas, recibos, abonos y presupuestos. Una configuración inicial precisa y completa garantiza que cada documento generado refleje la identidad corporativa, los textos personalizados y la numeración específica que caracterizan a cada empresa.

Es fundamental contar con al menos una empresa creada y activada antes de iniciar cualquier registro contable, ya que esta configuración constituye la base sobre la cual se gestionará toda la facturación y documentación contable posterior.

Objetivo y funciones del apartado Empresas

En el panel contable, una empresa representa la entidad legal responsable de emitir los documentos comerciales y contables. Su ficha reúne tanto los datos obligatorios de identificación como los elementos gráficos y textuales que se reflejarán en la documentación oficial.

Desde esta sección, los usuarios pueden:

• • Crear nuevas empresas emisoras con todos los datos necesarios.

• • Consultar, editar y actualizar la información de empresas previamente registradas.

• • Definir el nombre comercial, la razón social y el CIF con precisión.

• • Establecer la dirección fiscal y los datos de contacto oficiales.

• • Activar o desactivar empresas según su estado operativo, facilitando la gestión de múltiples entidades.

• • Subir y configurar logotipos, determinando en qué tipos de documentos se mostrarán para mantener coherencia visual.

• • Personalizar los títulos y pies de página de facturas, recibos, abonos y presupuestos, adaptándolos a la identidad y necesidades de cada empresa.

• • Gestionar series de numeración con prefijos o sufijos específicos para diferenciar tipos de documentos y facilitar el control administrativo.

Acceso al apartado Empresas en el panel contable

Para acceder al módulo de Empresas, siga esta ruta intuitiva desde la navegación lateral de la plataforma:

• • Abra el menú lateral izquierdo.

• • Seleccione Utilidades.

• • Acceda a Contable.

• • Haga clic en la primera opción: Empresas.

Al ingresar, se mostrará un listado completo con todas las empresas registradas, donde podrá seleccionar cualquiera para revisar o modificar su configuración, o bien optar por crear una nueva empresa mediante el botón Nueva empresa.

Este listado facilita la localización rápida de empresas y el acceso directo a su configuración detallada.

Procedimiento para crear una nueva empresa

La creación de una empresa es un paso imprescindible antes de emitir facturas, recibos o abonos. Al pulsar Nueva empresa, se abre un formulario detallado donde se deben incorporar los datos identificativos y configurar las opciones documentales específicas.

Datos identificativos y fiscales

La ficha de empresa permite registrar la información clave que identifica a la entidad emisora. Es imprescindible completar estos campos con precisión, ya que serán la base para la gestión documental y legal:

• Nombre comercial: la denominación con la que se identifica públicamente la empresa.

• Razón social: el nombre legal registrado de la entidad.

• CIF: el código de identificación fiscal oficial.

• Domicilio fiscal: dirección completa de la sede principal.

• Código postal: para ubicación administrativa.

• Ciudad y provincia: datos geográficos para precisión en la identificación.

• Teléfono fijo y móvil: números de contacto directos.

• Correo electrónico: dirección para comunicaciones oficiales.

Una vez completados y guardados estos datos, la empresa estará habilitada para su uso en todas las operaciones contables dentro del panel.

Estado operativo de la empresa: activa o desactivada

Cada ficha muestra el estado actual de la empresa junto con la fecha de activación. Es indispensable mantener activa la empresa mientras se realicen emisiones de documentos.

La opción de desactivación es especialmente útil cuando una entidad deja de operar pero se desea preservar su historial documental y datos para consultas futuras. Esta acción se realiza fácilmente desde el botón situado en la parte superior de la ficha.

Incorporación y gestión del logotipo en documentos

La ficha de empresa permite subir un archivo de imagen que funcionará como logotipo corporativo. Además de cargarlo, puede seleccionarse en qué tipos de documentos se visualizará, garantizando una imagen coherente y profesional en toda la documentación emitida.

Las opciones de visualización incluyen:

• • Facturas.

• • Recibos.

• • Abonos.

• • Presupuestos.

Esta funcionalidad automatiza la inclusión del logotipo, evitando la necesidad de añadirlo manualmente en cada documento y asegurando uniformidad visual en todas las comunicaciones oficiales de la inmobiliaria.

La ficha centraliza todos los datos fiscales, de contacto y la configuración del logotipo para una gestión integral.

Personalización avanzada de títulos y pies de página en documentos

Dentro de la configuración de cada empresa, es posible definir textos personalizados que aparecerán en los títulos y pies de página de los documentos contables, permitiendo adaptar la comunicación escrita a las necesidades específicas y estilo corporativo de cada entidad.

Títulos de documentos

Se pueden establecer títulos únicos para cada tipo de documento, tales como:

• • Facturas.

• • Recibos.

• • Abonos.

• • Presupuestos.

Por ejemplo, el título de una factura puede reflejar la naturaleza del servicio prestado o alinearse con la nomenclatura comercial propia de la empresa, fortaleciendo la identidad y profesionalidad.

Pies de página personalizados

Asimismo, se pueden configurar textos específicos para el pie de cada tipo de documento, facilitando la inclusión de información adicional relevante, como condiciones comerciales, mensajes legales o datos de contacto complementarios.

Esta información queda guardada en la ficha de la empresa, asegurando que todos los documentos futuros mantengan la coherencia y el estilo definidos.

Visualización previa de documentos configurados

Cuando la empresa cuenta con documentos generados, la ficha incluye una opción para visualizarlos. Esta función es especialmente valiosa para verificar cómo se reflejan los datos fiscales, los textos personalizados y la identidad visual en cada tipo de documento.

Se recomienda utilizar esta vista tras realizar modificaciones en el logotipo o en los textos para garantizar que todos los cambios se aplican correctamente en facturas, recibos, abonos y presupuestos.

Gestión avanzada de series de numeración para facturas y abonos

Las series permiten asignar prefijos o sufijos identificativos a la numeración de los documentos emitidos, facilitando la organización y diferenciación de facturas y abonos según criterios internos o legales.

Esta gestión se realiza directamente desde la configuración de la empresa y permite establecer series distintas para cada tipo de documento, optimizando el control administrativo y contable.

Pasos para crear una nueva serie de documentos

Para añadir una serie personalizada, siga estos pasos:

• • Acceda a la ficha de la empresa correspondiente.

• • Seleccione la opción Gestionar series.

• • Revise las series existentes y haga clic en el botón para añadir una nueva.

• • Introduzca el identificador que se utilizará como prefijo o sufijo en la numeración.

• • Seleccione el tipo de documento al que se aplicará la serie, por ejemplo, factura o abono.

• • Guarde la configuración para activar la nueva serie.

Por ejemplo, una serie configurada con el identificador IN para facturas hará que todas las facturas emitidas bajo esta serie incorporen dicho código en su numeración. De forma similar, se puede establecer una serie diferenciada para abonos, como NC, para facilitar su identificación y seguimiento.

La gestión de series permite diferenciar claramente la numeración de facturas y abonos mediante identificadores personalizados.

Orden recomendado para la configuración inicial del panel contable

Para garantizar una organización eficiente en la gestión contable de una inmobiliaria, se recomienda seguir esta secuencia lógica al configurar el panel:

• • Crear la empresa emisora que gestionará los documentos.

• • Completar detalladamente los datos fiscales, dirección y contacto.

• • Subir el logotipo corporativo si se desea que aparezca en los documentos.

• • Seleccionar en qué tipos de documentos se mostrará el logotipo para asegurar coherencia visual.

• • Definir los títulos y pies personalizados para facturas, recibos, abonos y presupuestos.

• • Configurar las series de numeración necesarias para identificar correctamente cada tipo de documento.

• • Mantener la empresa con estado activo para poder utilizarla en toda la operativa contable.

Resumen

El apartado Empresas constituye el pilar fundamental para la gestión de facturación dentro del panel contable de Inmovilla. A través de una única ficha, se administra de manera integral toda la información de la entidad emisora, su estado operativo, la imagen corporativa, los textos personalizados para los documentos y las series de numeración.

Con la empresa debidamente creada y configurada, el panel queda plenamente preparado para gestionar de forma eficiente y profesional la emisión de facturas, recibos, abonos y demás documentos contables asociados, facilitando la operativa diaria y asegurando el cumplimiento normativo.