Presupuestos Inmovilla

Guía completa para crear y gestionar presupuestos en Inmovilla paso a paso

El módulo de presupuestos de Inmovilla es una herramienta esencial dentro de las funcionalidades contables del CRM, diseñada para optimizar la gestión económica asociada a clientes. Esta funcionalidad permite elaborar propuestas económicas detalladas, incorporando servicios desglosados por líneas, aplicando descuentos e impuestos de forma precisa, y manteniendo un listado organizado que facilita la localización rápida de cualquier presupuesto cuando se requiera.

En esta guía detallada, encontrará un recorrido completo por el proceso: desde el acceso al listado de presupuestos, pasando por la aplicación de filtros, la creación de un nuevo presupuesto, la incorporación y validación de datos del cliente, hasta la configuración fiscal y la elaboración de líneas de detalle que componen cada propuesta económica.

Gestión integral desde el módulo de Presupuestos

Este espacio centraliza todos los presupuestos generados, ofreciendo una ficha individual para cada uno, que permite una gestión ágil y personalizada. Es fundamental tener registradas previamente las empresas en la herramienta correspondiente del área contable, ya que esto facilitará la selección correcta de la entidad responsable de la facturación en cada presupuesto.

Desde esta sección, los usuarios pueden realizar las siguientes acciones clave:

• • Consultar y navegar por el listado completo de presupuestos registrados.

• • Aplicar filtros avanzados para segmentar documentos por empresa, rango de fechas, cliente, NIF o número de presupuesto.

• • Seleccionar uno o varios registros para trabajar con ellos de forma eficiente.

• • Restablecer los criterios de búsqueda para iniciar nuevas consultas sin interferencias.

• • Exportar la información del listado para análisis externos o reportes personalizados.

• • Crear nuevos presupuestos, completando tanto los datos comerciales como fiscales necesarios.

• • Añadir múltiples líneas que detallen servicios, productos o trabajos presupuestados, garantizando una propuesta clara y detallada.

Acceso y navegación en el listado de presupuestos de Inmovilla

Para acceder al listado, dirígete a la barra lateral izquierda del CRM. Dentro del menú Utilidades, selecciona la opción Contable y luego ingresa en Presupuestos.

Al entrar en esta sección, se despliega una tabla que muestra todos los documentos existentes. En la parte superior encontrarás los campos para realizar búsquedas y las acciones disponibles, mientras que en la zona principal se visualizan los resultados conforme a los filtros aplicados.

Aplicación de filtros para una búsqueda eficiente de presupuestos

Cuando el volumen de presupuestos es elevado, utilizar filtros adecuados es fundamental para agilizar el seguimiento y la localización de documentos específicos. Los criterios disponibles permiten acotar el listado según parámetros contables, temporales o relacionados con el cliente.

Filtros disponibles y su utilidad

• • Empresa: filtra los presupuestos vinculados a una empresa en particular, facilitando la gestión por entidad.

• • Rango de fechas: define un periodo específico mediante fecha de inicio y fin para focalizar la búsqueda.

• • Fecha de alta: permite encontrar presupuestos creados dentro de un intervalo temporal determinado.

• • Fecha de cobro: facilita la localización de documentos según la fecha prevista o registrada para el cobro.

• • Fecha de emisión: restringe el listado a presupuestos emitidos en un momento concreto.

• • Número de factura o presupuesto: busca un documento específico utilizando su numeración única.

• • Cliente o NIF: localiza presupuestos asociados a un cliente o empresa identificada por su nombre o número fiscal.

Una vez aplicados los filtros, las acciones del listado permiten seleccionar resultados, marcar registros, restablecer criterios de búsqueda para nuevas consultas o exportar datos para análisis externos. La opción de restablecer es especialmente útil para garantizar que no queden filtros activos que puedan ocultar información relevante en futuras búsquedas.

Procedimiento para crear un nuevo presupuesto

Para iniciar la creación de un presupuesto, utiliza el botón Nuevo presupuesto ubicado en la esquina superior derecha. Se abrirá una ficha en blanco, estructurada en dos bloques principales: datos del cliente y datos del presupuesto.

Se recomienda seguir el siguiente orden para completar el documento de manera eficiente:

• • Seleccionar o crear el contacto del cliente asociado al presupuesto.

• • Revisar y completar los datos identificativos necesarios para garantizar la precisión.

• • Definir la empresa facturadora, la serie documental, la numeración y las fechas relevantes.

• • Guardar la ficha inicial para preservar la información introducida.

• • Acceder al detalle de líneas para incorporar los conceptos presupuestados con sus características específicas.

• • Verificar que los importes y totales se hayan recalculado correctamente tras la incorporación de las líneas.

Cómo completar correctamente los datos del cliente en el presupuesto

En la parte superior de la ficha se encuentran los campos para identificar al destinatario, incluyendo nombre, CIF o NIF, nacionalidad, ciudad, domicilio, código postal, provincia y país.

Para agilizar este proceso y evitar la introducción manual de datos, el formulario cuenta con buscadores integrados para contactos, propiedades y demandas. Además, permite crear un nuevo contacto directamente desde esta interfaz.

Al seleccionar un contacto o propietario con ficha completa, sus datos se importan automáticamente al presupuesto. En caso de que falten datos obligatorios o identificativos, se puede utilizar la opción de completar datos, que actualizará tanto la ficha del contacto como el bloque del cliente dentro del presupuesto.

Importancia de mantener actualizada la ficha de contacto

La precisión y calidad de los datos del presupuesto dependen directamente de la información disponible en la ficha del contacto seleccionado. Mantener actualizados el nombre, el identificador fiscal y el domicilio permite completar el presupuesto con mayor rapidez y minimiza la necesidad de corregir datos de forma manual posteriormente.

Configuración detallada de los datos contables del presupuesto

Una vez completados los datos del cliente, es esencial configurar correctamente el bloque de datos contables del presupuesto. Aquí se definen los parámetros que identifican el documento y la entidad responsable de su emisión.

• • Empresa de facturación: selecciona la empresa a la que se asignará el presupuesto.

• • Serie: determina la serie documental correspondiente a la empresa seleccionada.

• • Número de presupuesto: se introduce manualmente para asignar la numeración específica.

• • Fecha de alta: registra la fecha en la que se crea el presupuesto.

• • Fecha de cobro: permite indicar la fecha prevista o real para el cobro del importe.

• • IRPF: selecciona el porcentaje aplicable desde un desplegable con opciones predefinidas.

La serie se configura desde la ficha de la empresa dentro del área contable, donde es posible definir prefijos o formatos específicos para distinguir la numeración de cada entidad o línea documental. El número concreto del presupuesto se completa posteriormente en la ficha correspondiente.

Incorporación de líneas de detalle al presupuesto

Las líneas representan cada uno de los conceptos que integran el importe total del presupuesto. Pueden incluir servicios inmobiliarios, trabajos adicionales, productos u otros cargos asociados. Registrar cada concepto por separado garantiza que el presupuesto sea claro y transparente para el cliente, mostrando cómo se calcula el total final.

Para añadir líneas, primero guarda la ficha del presupuesto. Luego, cuando el documento esté en modo visualización, accede a la opción Detalle de líneas.

En el panel de detalle se muestra el listado de líneas ya incorporadas y la opción para añadir nuevas. Al crear una línea, se solicitan los siguientes datos:

• • Cantidad: número de unidades correspondientes al concepto.

• • Precio: importe unitario asignado a la línea.

• • Descuento: porcentaje de reducción aplicable al concepto.

• • IVA: tipo impositivo correspondiente según normativa.

• • Descripción: texto explicativo que identifica el servicio o producto presupuestado.

Ejemplo práctico de estructura de líneas en un presupuesto

Para un presupuesto relacionado con la presentación de un inmueble, se recomienda organizar las líneas en conceptos independientes, tales como:

• • Fotografía del inmueble, especificando cantidad, precio unitario, descuento e IVA correspondientes.

• • Planos o elementos gráficos de presentación, registrados como una línea separada.

• • Servicios adicionales como decoración, incluidos en líneas independientes para mayor claridad.

Este enfoque facilita la modificación individual de cada servicio sin afectar al resto del presupuesto, además de ofrecer al cliente un desglose detallado y comprensible de cada partida.

Revisión exhaustiva del total antes de finalizar el presupuesto

Una vez guardadas las líneas, Inmovilla realiza automáticamente el cálculo y actualiza los importes totales en la ficha del presupuesto. Por ello, es fundamental realizar una revisión final cuando todos los conceptos estén incorporados y reflejados correctamente.

Se recomienda verificar especialmente los siguientes aspectos:

• • Confirmar que la empresa facturadora seleccionada sea la correcta.

• • Verificar que la serie documental coincida con la configuración establecida para dicha empresa.

• • Comprobar que el número de presupuesto esté debidamente informado.

• • Asegurarse de que los datos identificativos y de domicilio del cliente estén completos y actualizados.

• • Revisar que cada línea incluya correctamente cantidad, precio, descuento, IVA y descripción.

• • Validar que el importe total refleje la suma precisa de todas las partidas añadidas.

Flujo de trabajo recomendado para una gestión eficiente de presupuestos en Inmovilla

Para mantener un control ordenado y eficaz en la gestión de presupuestos, se aconseja seguir una secuencia estructurada: mantener actualizadas las empresas configuradas en el sistema, completar y revisar las fichas de contacto, crear la cabecera del presupuesto con los datos necesarios, guardar esta información y, finalmente, añadir las líneas de detalle que conforman la propuesta económica.

Este método garantiza que cada presupuesto esté correctamente vinculado a un cliente identificable, asignado a una empresa de facturación específica y desglosado en conceptos claros y precisos. Además, el uso adecuado de los filtros en el listado permite recuperar documentos de forma rápida y sencilla, utilizando criterios como fechas, empresa, cliente, NIF o numeración, evitando la necesidad de revisar manualmente grandes volúmenes de registros.