Facturas en contable de inmovilla

Cómo crear y activar facturas en Inmovilla: guía completa para agencias inmobiliarias

El módulo de facturación de Inmovilla ofrece a las agencias inmobiliarias una herramienta robusta y eficiente para la creación, gestión y control de facturas dirigidas a sus clientes. Este sistema permite integrar automáticamente los datos previamente registrados en las fichas, facilitando la precisión y coherencia de cada documento antes de su activación definitiva. Todo el proceso se gestiona desde el área contable, donde se distingue claramente entre facturas en borrador y facturas activadas, asegurando un control riguroso en cada etapa.

Esta distinción es fundamental: mientras una factura se mantenga en estado de borrador, es totalmente editable; sin embargo, una vez activada, el documento se vuelve inmodificable. Por ello, es imprescindible realizar una revisión exhaustiva antes de proceder con su activación definitiva.

Ubicación y acceso a las facturas en Inmovilla

Para acceder al módulo de facturación dentro de Inmovilla, debe seguirse la siguiente ruta desde el menú lateral de la aplicación, garantizando un acceso rápido y ordenado:

• • Seleccione Utilidades en la barra lateral izquierda.

• • Ingrese en el apartado Contable.

• • Haga clic en Facturas.

En esta sección se mostrará un listado completo de todas las facturas emitidas o en proceso de elaboración. La columna de estado permite identificar de forma inmediata si cada factura está activada o si permanece en borrador, pendiente de revisión.

Cómo localizar facturas mediante filtros avanzados

Cuando una agencia maneja múltiples operaciones simultáneamente, localizar una factura específica puede resultar complejo. Para optimizar esta búsqueda, Inmovilla dispone de filtros detallados que permiten encontrar documentos rápidamente sin necesidad de revisar manualmente el listado completo. Los criterios disponibles para la búsqueda incluyen:

• • Empresa emisora asociada a la factura.

• • Fecha de alta, emisión o cobro, con opción a definir un intervalo temporal.

• • Serie y número específico de la factura.

• • Nombre o identificación del cliente.

• • CIF del cliente.

• • Estado fiscal de la factura.

• • Estado de la factura, diferenciando entre borrador o activada.

Además, el menú de Acciones ofrece funcionalidades para gestionar las facturas seleccionadas, restablecer filtros aplicados y exportar los resultados para análisis o informes.

Requisitos previos para emitir una factura

Antes de comenzar a crear presupuestos, gastos, abonos o facturas, es imprescindible tener configurada una empresa en Inmovilla. La configuración empresarial determinará las series de facturación disponibles y garantizará la correcta emisión de documentos conforme a la normativa vigente.

Asimismo, es fundamental verificar que el contacto asociado a la factura esté correctamente registrado en el sistema. Al seleccionar un contacto, Inmovilla recupera automáticamente los datos almacenados en su ficha, lo que evita la entrada manual repetitiva y previene duplicidades en la base de datos.

Datos clave que deben estar revisados antes de emitir

• • Información fiscal y de contacto del cliente.

• • Empresa responsable de la facturación.

• • Serie de facturación asignada.

• • Fecha de emisión y fecha prevista de cobro.

• • Aplicación de retención de IRPF, si procede.

• • Detalle de conceptos, importes, descuentos e IVA aplicable en cada línea.

Procedimiento detallado para crear una factura en Inmovilla

La generación de una nueva factura se inicia desde el botón Nueva factura, ubicado en la parte superior derecha del listado. El formulario ofrece la flexibilidad de asociar la factura a datos ya existentes en el sistema o crear nueva información según sea necesario.

1. • Haga clic en Nueva factura.

2. • Seleccione el origen de los datos: Contacto, Propietario, Demanda o Crear nuevo.

3. • Si opta por un contacto existente, búsquelo por nombre o teléfono y confirme la ficha correcta.

4. • Complete cualquier dato adicional requerido para la factura.

5. • Seleccione la empresa emisora y la serie de facturación correspondiente.

6. • Revise y ajuste la fecha de emisión, fecha de cobro, retención de IRPF y añada observaciones relevantes.

7. • Guarde la factura antes de proceder a añadir o revisar las líneas de detalle.

El número de factura se generará automáticamente en función de la serie seleccionada, la cual depende de la configuración previa establecida para la empresa.

Completar y verificar los datos del cliente y factura

La vinculación con un contacto existente permite reutilizar automáticamente la información disponible en Inmovilla, agilizando el proceso y minimizando errores. En caso de que la ficha no contenga todos los datos necesarios, el formulario dispone de opciones para completar manualmente la información de facturación requerida.

En la sección de datos generales, la agencia debe especificar la empresa responsable de la emisión y confirmar la serie asignada. Además, es fundamental establecer correctamente las fechas clave, aplicar la retención de IRPF cuando corresponda e incorporar cualquier observación que aporte contexto o detalles adicionales al documento.

La factura debe contener toda la información completa y verificada antes de proceder a su activación, dado que una vez activada no será posible realizar modificaciones directas.

Incorporación detallada de líneas en la factura

Guardar la cabecera de la factura es solo el primer paso. Para que la factura sea válida y refleje fielmente la operación, es imprescindible añadir líneas que especifiquen con detalle cada concepto facturado. Esto incluye servicios, gastos o cualquier otro ítem repercutido, con su correspondiente importe y tratamiento fiscal.

Al añadir una línea, se deben completar los siguientes campos:

• Detalle o descripción precisa del concepto.

• Cantidad correspondiente.

• Precio unitario aplicable.

• Descuento, si procede, expresado en porcentaje.

• IVA correspondiente según la normativa vigente.

Por ejemplo, una agencia puede desglosar conceptos relacionados con una operación, como la preparación de documentación o servicios específicos gestionados, asegurando transparencia y claridad en la factura final. El importe total se calcula automáticamente sumando todas las líneas introducidas.

Estados de la factura: borrador y activada, significado y diferencias

El estado en que se encuentre una factura determina las acciones posibles sobre ella y el momento adecuado para realizar modificaciones o confirmaciones.

Factura en borrador

Una factura en estado de borrador es un documento completamente editable. En esta fase, es posible modificar todos los aspectos relacionados con el cliente, fechas, serie, retención de IRPF, observaciones y las líneas de facturación.

Este estado es ideal para realizar comprobaciones detalladas y garantizar que los importes, impuestos y descripciones son correctos antes de formalizar el documento.

Factura activada

Una vez que la factura ha sido revisada y todos los datos son precisos, puede activarse mediante la opción Activar. Esta acción convierte el documento en definitivo y lo envía automáticamente a Hacienda conforme al flujo de facturación establecido en el sistema.

Es importante destacar que una factura activada no puede ser modificada. En el listado, su estado aparecerá claramente como activada, reflejando su carácter definitivo.

Revisión exhaustiva antes de activar una factura

La activación representa el paso final en el proceso de facturación y debe abordarse con especial atención para asegurar la integridad y precisión del documento. Se recomienda realizar las siguientes comprobaciones:

• • Confirmar que el contacto seleccionado corresponde exactamente al cliente facturado.

• • Verificar que los datos fiscales y de facturación en la ficha están completos y actualizados.

• • Revisar la empresa emisora y la serie asignada a la factura.

• • Comprobar que el número de factura generado es correcto y sigue la secuencia establecida.

• • Validar las fechas de emisión y cobro para garantizar su coherencia con la operación.

• • Verificar la correcta aplicación de retenciones de IRPF e IVA.

• • Asegurarse de que cada línea refleja fielmente el concepto, cantidad e importe correspondiente.

• • Confirmar que el total coincide con la cantidad que debe facturarse.

Procedimiento ante errores en facturas ya activadas

Una vez activada una factura, no se permite la modificación directa del documento original para preservar su validez y trazabilidad legal. Si se detecta algún error o dato incorrecto tras la activación, la agencia debe emitir un abono o una factura rectificativa vinculada a la factura afectada.

Este procedimiento garantiza el cumplimiento normativo y mantiene un registro claro y transparente de todas las operaciones realizadas.

Resumen del proceso completo de facturación en Inmovilla

Para emitir una factura de manera eficiente y conforme a la normativa desde Inmovilla, siga estos pasos clave:

• • Configure previamente la empresa y las series de facturación necesarias.

• • Acceda a Utilidades > Contable > Facturas.

• • Genere una nueva factura y asocie o complete los datos del cliente.

• • Añada líneas detalladas con los conceptos, importes e impuestos correspondientes.

• • Guarde la factura en estado de borrador para revisar toda la información.

• • Realice una revisión exhaustiva y, una vez confirmada la exactitud, active la factura.

• • En caso de necesitar correcciones posteriores a la activación, emita el documento rectificativo o abono correspondiente para mantener la trazabilidad y cumplimiento legal.