Definições do Imovilla

O menu Definições, disponível no canto inferior esquerdo do Imovilla, é o centro de personalização e controlo da plataforma. É aqui que se define a forma como a agência trabalha no sistema, desde os campos disponíveis na ficha de imóvel até às permissões dos utilizadores, automatizações, relatórios e processos internos.

Este menu está organizado em dois grandes submenus: Configuração e Gestão. A Configuração permite adaptar o Imovilla ao funcionamento diário da agência. A Gestão concentra as ferramentas de acompanhamento, análise e controlo operacional.

Principais conclusões

• As características e listas permitem adaptar o Imovilla à realidade operacional da agência.

• Os custos publicitários ajudam a calcular o custo por lead recebido através dos portais.

• As opções, modelos automáticos e permissões definem comunicações, automatizações e acessos dos utilizadores.

• Funis, estatísticas e processos facilitam o controlo comercial e a consistência da equipa.

Configuração: adaptar o Imovilla à forma de trabalhar da agência

A área de Configuração reúne os parâmetros que definem aquilo que aparece no sistema, como se organizam os dados e que automatizações ficam disponíveis. É uma área muito importante para evitar informação desnecessária e criar uma utilização mais simples para cada consultor.

Características dos imóveis

As Características são os elementos que podem ser apresentados na ficha de cada imóvel. Podem ser usados para descrever propriedades, organizar a carteira ou facilitar pesquisas na listagem de imóveis.

Cada característica pode ser configurada para diferentes finalidades:

• Ficar visível na ficha do imóvel.

• Ser utilizada como filtro na listagem de imóveis.

• Servir apenas para gestão interna.

• Não ser exportada para portais imobiliários ou para o website.

Quando for necessário criar um novo campo, basta utilizar a opção Nova Característica, no canto superior direito. Esta flexibilidade permite que a ficha do imóvel acompanhe a realidade da agência, sem obrigar todos os utilizadores a trabalharem com campos que não utilizam.

Comissões por comercial e nível de vendas

Na secção de Comissões, é possível configurar regras de comissão por tipo de comercial e por nível de comissão. Existe também uma lista de comerciais que permite acompanhar o nível de vendas, o rendimento e as comissões atribuídas a cada pessoa.

Esta área ajuda a centralizar a informação comercial e a manter uma leitura mais clara do desempenho da equipa.

Textos complementares para descrições de imóveis

Os textos complementares evitam que se tenha de escrever repetidamente a mesma informação nas fichas de imóveis. São blocos de texto pré-definidos que podem ser adicionados à descrição quando fizer sentido.

Um exemplo comum é um texto de exclusividade. Sempre que entra um imóvel em regime de exclusividade, o consultor pode inserir o texto previamente preparado, sem voltar a redigir a mesma explicação. Isto melhora a consistência das publicações e reduz tempo em tarefas repetitivas.

Custos publicitários e custo por lead

Configurar os custos publicitários é essencial para perceber o retorno dos investimentos realizados nos portais. Se uma agência recebe leads através do Idealista, por exemplo, pode indicar no Imovilla o custo suportado com esse portal.

A partir daí, o sistema consegue calcular o custo por lead recebido e associá-lo a cada imóvel. Se entrarem diariamente centenas de leads por um canal, deixa de ser necessário fazer esse cálculo manualmente para perceber quanto está efetivamente a custar cada contacto.

Esta é uma forma prática de ligar o investimento em divulgação à origem das oportunidades e tomar decisões com mais informação.

Grupos habitacionais e idiomas

Os grupos habitacionais correspondem aos tipos de imóveis disponíveis na ficha, como apartamento, moradia ou outros formatos utilizados pela agência.

O Imovilla permite consultar e editar estas designações nos vários idiomas disponíveis. Caso seja necessário alterar um nome predefinido, é possível fazê-lo diretamente nesta configuração.

Listas: menos ruído, mais organização

A secção Listas permite personalizar várias classificações usadas no dia a dia, incluindo tipos de seguimento de tarefas e notas.

Ao criar uma tarefa na agenda, existem diferentes tipos de seguimento disponíveis. Se a agência trabalha, por exemplo, com arrendamento para férias, pode criar um tipo de tarefa específico para a entrada de alojamento. Da mesma forma, pode ocultar tipos já existentes que não sejam usados.

Esta limpeza é particularmente importante quando os consultores encontram demasiadas opções que não fazem parte do seu trabalho. Em vez de deixar uma lista longa e confusa, é possível esconder cada tipo através do respetivo botão e criar outros através de Novo Tipo.

Nas listas também se podem gerir vários outros parâmetros, como:

• Etiquetas de documentos, aplicáveis a imóveis, oportunidades e contactos.

• Carpintaria exterior, uma característica presente nas fichas de imóveis que pode ser renomeada, ampliada ou simplificada.

• Tipos de cliente, como proprietário, investidor ou bancário.

Em todos estes casos, é possível adicionar novas opções ou ocultar as que não fazem sentido para a agência. É precisamente nesta capacidade de adaptação que se percebe o quanto o Imovilla é personalizável.

As listas permitem manter apenas as classificações realmente úteis para a equipa.

Opções gerais e personalizadas

A área de Opções é uma das mais completas dentro do Imovilla. É aqui que se definem configurações gerais e personalizadas que determinam, na prática, como a plataforma deve funcionar.

Para facilitar a consulta, existe um manual de instruções associado a esta área, onde é possível verificar o significado de cada parâmetro disponível.

As opções incluem configurações relacionadas com:

• Definições gerais do programa.

• RGPD para envio de emails e mensagens por WhatsApp a clientes.

• Automatizações.

• Colaborações.

• Comunicação e branding.

• Armazenamento disponível no Imovilla.

Como esta secção reúne muitos parâmetros, vale a pena analisá-la com cuidado. Uma alteração aqui pode influenciar diretamente o comportamento de processos, comunicações e dados em toda a agência.

As opções gerais concentram as definições que orientam o funcionamento diário do sistema.

Modelos automáticos de email

Os modelos automáticos permitem editar emails que são enviados automaticamente pelo Imovilla. Um dos exemplos mais utilizados é a resposta automática para um interessado.

Quando uma lead entra diretamente no email associado ao Imovilla, pode ser enviada uma resposta automática ao cliente. O conteúdo dessa mensagem pode ser personalizado e adaptado aos vários idiomas, garantindo uma comunicação mais rápida e coerente desde o primeiro contacto.

Um modelo bem preparado assegura uma resposta inicial imediata quando entra uma nova lead.

Utilizadores, acessos e permissões

A área de Utilizadores permite gerir as pessoas que trabalham no Imovilla. Aqui é possível criar novos utilizadores, eliminar os existentes e editar os seus dados de contacto.

Mais importante ainda, é nesta área que se determina o que cada consultor pode fazer, visualizar e editar. Uma configuração correta de permissões ajuda a proteger a informação da agência e assegura que cada pessoa trabalha apenas com os recursos adequados à sua função.

Conversor de áreas

O conversor de áreas deve ser utilizado quando existirem áreas por reatribuir. É uma ferramenta específica para este tipo de necessidade, não sendo algo que tenha de ser usado regularmente em todas as operações.

Gestão: acompanhar atividade, resultados e processos

O submenu Gestão reúne ferramentas orientadas para supervisão, controlo de equipa, análise de dados e organização dos processos internos da agência.

Acessos dos utilizadores

Na gestão de acessos, é possível verificar a última vez que cada utilizador entrou no sistema, bem como o endereço IP e o dispositivo utilizado. Esta informação permite acompanhar os acessos à plataforma e reforçar o controlo operacional.

Controlo de comerciais

O controlo de comerciais permite perceber o que cada consultor está a fazer no Imovilla. É possível acompanhar ações como criar, modificar ou consultar imóveis, oportunidades e contactos.

Não se trata apenas de controlar atividade. Esta funcionalidade também ajuda a identificar padrões de utilização, perceber onde existem dificuldades e garantir que os processos estão a ser cumpridos de forma consistente.

Gestão de funis

Na Gestão de Funis, pode criar um funil, definir o seu nome, escolher o tipo e estabelecer as respetivas etapas. Isto permite estruturar processos comerciais de acordo com a forma de trabalhar da agência.

Um funil bem definido torna mais simples acompanhar a evolução de uma oportunidade e perceber em que fase se encontra cada contacto ou negócio.

Os funis organizam as etapas comerciais e tornam o progresso das oportunidades mais claro.

Questionários em vários idiomas

O Imovilla inclui questionários predefinidos, incluindo opções disponíveis em cinco idiomas diferentes. Estes questionários podem ser editados para se adaptarem às necessidades da agência e também é possível criar novos questionários.

Tal como acontece com os funis, a existência de modelos predefinidos acelera a implementação, sem retirar liberdade de personalização.

Estatísticas e exportação de dados

A área de Estatísticas permite consultar dados sobre vários aspetos da atividade imobiliária, incluindo:

• Imóveis.

• Oportunidades.

• Preços por metro quadrado.

• Origem dos contactos.

• Agenda.

• Visitas.

Os dados podem ser consultados diretamente, apresentados em formato de gráfico ou exportados para Excel. Também é possível aplicar filtros por período e por comercial, o que facilita análises mais específicas.

Existe ainda a possibilidade de consultar fichas eliminadas pelos consultores, mantendo maior visibilidade sobre alterações realizadas na base de dados.

Importar contactos

A ferramenta de importação disponível nesta área serve apenas para contactos. Não substitui a importação completa de uma base de dados proveniente de outro CRM.

É uma opção útil quando existem contactos que precisam de ser adicionados ao Imovilla sem que isso implique uma migração global de dados.

Painel de controlo e dashboards personalizados

O Imovilla disponibiliza um dashboard predefinido com vários painéis criados pela equipa. No entanto, o Painel de Controlo permite criar novos painéis com estatísticas adicionais.

Desta forma, cada agência pode organizar os indicadores que considera mais relevantes e criar uma leitura rápida do desempenho operacional.

Processos como guia para a equipa

Na área de Processos, é possível criar processos, definir os respetivos dados e indicar que tarefas devem ser realizadas em cada um.

Um processo é, essencialmente, um conjunto organizado de tarefas. Serve para dar aos consultores um guia prático, passo a passo, sobre o que deve ser feito em determinada situação.

Esta estrutura ajuda a reduzir falhas, facilita a integração de novos elementos e promove uma forma de trabalho mais consistente em toda a agência.

SMTP para gestão de envio de emails

Por fim, a ferramenta SMTP serve para configurar a gestão e o envio de emails a partir do Imovilla. Esta configuração é relevante para garantir que as comunicações enviadas pelo sistema utilizam os parâmetros de email adequados à agência.

Uma configuração pensada para a operação real

O menu Definições não é apenas uma área técnica. É o local onde a agência transforma o Imovilla numa ferramenta ajustada à sua equipa, carteira, processos comerciais e forma de comunicar.

Ao configurar características, listas, permissões, automatizações, funis e painéis de controlo, torna-se possível reduzir tarefas repetitivas, simplificar o trabalho dos consultores e acompanhar melhor os resultados. O mais importante é começar pelas configurações que têm impacto direto na operação diária e evoluir a personalização à medida que a agência cresce.