Acuerdos de colaboración entre agencias

Los acuerdos de colaboración en Inmovilla representan una solución avanzada, eficiente y segura para compartir propiedades entre dos agencias de manera controlada y personalizada. Esta funcionalidad es especialmente valiosa cuando se busca otorgar visibilidad exclusiva a determinados inmuebles a otra agencia, sin necesidad de integrarlos en un círculo o una MLS, garantizando así un manejo preciso y confidencial de la información.

Más allá de la mera compartición de fichas, esta herramienta permite definir con exactitud qué información puede visualizar la agencia colaboradora, si está autorizada para exhibir el inmueble en su página web dentro de la plataforma y cuáles son los límites específicos de la colaboración. Comprender estas diferencias es fundamental para evitar errores frecuentes y optimizar la coordinación comercial entre agencias, asegurando una gestión transparente y eficaz.

¿Qué es un acuerdo de colaboración en Inmovilla?

Un acuerdo de colaboración es un vínculo directo, exclusivo y personalizado entre dos agencias, que permite que una de ellas acceda a un conjunto seleccionado de propiedades compartidas por la otra dentro del entorno seguro de Inmovilla.

Es fundamental distinguir este concepto de otras funcionalidades dentro de la plataforma:

• Mis propiedades: corresponde exclusivamente a los inmuebles propios gestionados por la agencia.

• Mis círculos: agrupa las propiedades pertenecientes a asociaciones o MLS en las que la agencia participa activamente.

• Colaboradores: son acuerdos bilaterales específicos entre dos agencias para compartir propiedades de forma controlada.

• Bolsa CRM: muestra propiedades compartidas dentro del ecosistema de Inmovilla sin requerimientos específicos de exclusividad o control detallado.

La diferencia esencial radica en que el acuerdo de colaboración está diseñado para establecer una relación bilateral y personalizada entre dos agencias. Cuando la colaboración involucra a más de dos participantes, la opción recomendada es trabajar mediante círculos, que ofrecen una estructura más amplia y organizada.

¿Para qué sirve exactamente?

Esta funcionalidad permite:

• Compartir únicamente un conjunto seleccionado y controlado de inmuebles con una agencia específica.

• Restringir la colaboración a exclusivas, a un lote puntual o a propiedades que cumplan criterios definidos previamente.

• Facilitar que la agencia colaboradora visualice estas propiedades dentro del entorno seguro de Inmovilla.

• Determinar si la agencia colaboradora está autorizada para exhibir dichas propiedades en su propia web dentro de la plataforma.

Por defecto, el acuerdo no concede permiso para que la agencia colaboradora duplique las propiedades ni las publique en portales inmobiliarios externos, garantizando así el control total sobre la difusión de los inmuebles.

Opciones de colaboración disponibles en Inmovilla

1. Mis propiedades

Listado exclusivo de los inmuebles gestionados directamente por la agencia. Es la vista predeterminada al acceder a la sección de propiedades, ofreciendo un control total sobre el inventario propio.

2. Mis círculos

Incluye las propiedades pertenecientes a las asociaciones o MLS en las que la agencia está integrada, facilitando la colaboración grupal y el acceso a un catálogo más amplio.

3. Bolsa CRM

Bolsa interna accesible para agencias usuarias de Inmovilla, donde las propiedades pueden visualizarse sin necesidad de acuerdos bilaterales específicos, ideal para exploraciones generales dentro del ecosistema.

4. Colaboradores

Sección destinada a consultar las propiedades compartidas mediante acuerdos directos y exclusivos entre dos agencias, permitiendo una gestión personalizada y segura.

Cómo modificar la búsqueda predeterminada de propiedades

Si prefieres que al ingresar en la sección de propiedades el sistema no muestre únicamente tus inmuebles, puedes ajustar la configuración predeterminada siguiendo esta ruta:

• Ajustes: ubicado en la barra lateral izquierda, en la parte inferior. Si no aparece, es posible que no dispongas de los permisos necesarios para modificar esta configuración.

• Opciones

• Colaboraciones

En este apartado encontrarás una opción para definir el tipo de propiedades que se mostrarán por defecto en las búsquedas. Las opciones disponibles incluyen:

• Mis propiedades

• Bolsa CRM

• Colaboradores

• Propiedades de círculo

Esta configuración es especialmente útil para quienes trabajan habitualmente con inmuebles compartidos y desean optimizar su flujo de trabajo evitando cambiar manualmente el filtro en cada sesión.

Cómo compartir una propiedad con un círculo o MLS

Antes de profundizar en los acuerdos bilaterales, es importante comprender cómo compartir un inmueble con un círculo.

En la ficha de cada propiedad, dentro de las opciones:

• Más

• Colaboración

se listan los círculos a los que pertenece la agencia. Si una propiedad no está marcada en ninguno, no será compartida a través de esta vía.

En caso de que la agencia no forme parte de ningún círculo, esta sección permanecerá vacía, indicando que no existen colaboraciones grupales activas.

Cómo crear un acuerdo de colaboración con otra agencia en Inmovilla

Para establecer un acuerdo de colaboración, es fundamental definir previamente qué propiedades se desean compartir. Puedes seleccionar una o varias simultáneamente, según la estrategia comercial.

Paso 1. Selección de propiedades

En el listado de propiedades, aplica filtros o marca únicamente los inmuebles que quieres compartir con la agencia colaboradora.

Se recomienda planificar si la compartición será:

• Solo de exclusivas, para mantener un control estricto.

• Un lote específico, para colaboraciones puntuales.

• Una única propiedad para una operación concreta y temporal.

Paso 2. Accede a la acción de compartir

Con las propiedades seleccionadas, dirígete a:

• Acciones: ubicado en la parte superior del listado de propiedades.

• Compartir con agencia

• Colaborador con Inmovilla

Paso 3. Introduce el número de agencia

El sistema solicitará el número de agencia con la que deseas colaborar. Este identificador es imprescindible para enviar la propuesta de acuerdo y garantizar que la colaboración se establezca con la entidad correcta.

Si desconoces este número, lo ideal es solicitarlo directamente a la otra agencia. Alternativamente, si ya tienes acceso a alguna de sus propiedades en entornos compartidos, puedes localizarlo en la ficha de la agencia asociada al inmueble, dentro del apartado propietario.

Paso 4. Define permisos para mostrar la propiedad en la web

Durante el proceso, puedes decidir si la agencia colaboradora estará autorizada para exhibir la propiedad en su propia web dentro de Inmovilla.

Este permiso está vinculado exclusivamente a la plantilla web de Inmovilla y no implica autorización automática para portales externos ni para la duplicación de fichas, manteniendo así un control riguroso sobre la difusión del inmueble.

Paso 5. Confirma el envío

Una vez completados los pasos anteriores, el sistema enviará una notificación a la otra agencia para que confirme el acuerdo, asegurando que ambas partes estén de acuerdo antes de activar la colaboración.

¿Qué sucede tras enviar el acuerdo?

El acuerdo no se activa hasta que la agencia receptora lo confirme expresamente.

Al enviar la propuesta:

• Se genera una notificación interna para la agencia destinataria dentro de Inmovilla.

• La otra agencia recibe un aviso en su correo interno general, garantizando visibilidad inmediata.

• Debe aceptar la propuesta para obtener acceso a las propiedades compartidas y activar la colaboración.

Una vez aceptado, las propiedades compartidas estarán disponibles en la pestaña de colaboradores, facilitando su gestión y seguimiento.

Dónde visualizar las propiedades compartidas por colaboradores

Tras la confirmación del acuerdo, la agencia receptora podrá consultar los inmuebles compartidos en la pestaña Colaboradores dentro del listado de propiedades.

Si existen múltiples colaboraciones activas, el buscador inteligente permite filtrar por agencia. Basta con escribir "agencia" en el buscador y seleccionar la opción correspondiente para facilitar la búsqueda.

Esta funcionalidad agiliza la localización de inmuebles compartidos por cada agencia, evitando confusiones y mejorando la eficiencia en la gestión comercial.

Cómo identificar una propiedad perteneciente a otra agencia

En el listado y en la ficha de cada inmueble, las propiedades de agencias externas se distinguen mediante un icono identificativo específico, que indica claramente que el inmueble no es propio.

Además, al acceder a una ficha compartida:

• No se muestran datos sensibles del propietario, garantizando la privacidad y confidencialidad.

• Sí se visualizan los datos de la agencia titular del inmueble, facilitando la comunicación y gestión.

Este mecanismo protege la información privada y delimita con claridad el ámbito de la colaboración comercial, asegurando un intercambio seguro y transparente.

Enviar una ficha a un colaborador sin revelar los datos de tu agencia

Existe una función relacionada que genera dudas frecuentes: el envío de una ficha para colaborador.

Cuando compartes una propiedad mediante enlace, puedes hacerlo a través de:

• Correo electrónico

• WhatsApp

• Inbox, si tienes contratado este servicio

En este proceso, hay una opción específica para colaborador. Al seleccionarla, la ficha se comparte sin incluir el logotipo ni los datos de la agencia, ofreciendo una presentación neutral y profesional.

Esta opción es especialmente útil cuando necesitas enviar una ficha neutral a otra agencia, evitando exponer tu imagen corporativa en el enlace compartido y manteniendo la confidencialidad.

Permisos que no se conceden por defecto

Este es uno de los aspectos más relevantes a tener en cuenta para garantizar un control riguroso sobre la colaboración.

Un acuerdo de colaboración estándar permite visualizar las propiedades compartidas y, si se ha activado, mostrar dichas propiedades en la web de la agencia colaboradora.

Sin embargo, por defecto, la agencia receptora no está autorizada para:

• Duplicar las propiedades compartidas.

• Publicarlas en portales inmobiliarios externos.

Si se requieren estos permisos adicionales, deben solicitarse expresamente al soporte de Inmovilla, con la autorización explícita y consensuada de ambas agencias involucradas.

Requisitos para permitir duplicación o publicación en portales

Para habilitar estas funciones es necesario cumplir con los siguientes requisitos:

• Que una agencia otorgue autorización formal y documentada a la otra para duplicar y publicar las propiedades.

• Que la agencia receptora confirme esta autorización, asegurando el consentimiento mutuo.

• Que el equipo de soporte de Inmovilla active estos permisos, ya que no se gestionan automáticamente desde la interfaz de usuario.

En resumen, compartir un inmueble no equivale a ceder derechos para su publicación externa, manteniendo así un control estricto sobre la difusión y uso de la información.

Funcionamiento del permiso para mostrar propiedades en la web

Si durante la creación del acuerdo se habilita la opción para que la agencia colaboradora pueda mostrar la propiedad en su web, este permiso se aplica exclusivamente a la web de Inmovilla asociada a dicha agencia.

Posteriormente, en la configuración de la web, se puede gestionar el filtro correspondiente para colaboradores, permitiendo un control detallado sobre qué inmuebles se exhiben.

Es recomendable revisar esta configuración si la propiedad no aparece donde se esperaba, ya que la existencia del acuerdo no garantiza que el filtro web esté correctamente configurado para mostrar esos inmuebles.

Acuerdos de colaboración vs. círculos: ¿cuándo utilizar cada uno?

La elección entre acuerdos de colaboración y círculos depende del número de agencias involucradas y del tipo de relación que se desea establecer para optimizar la gestión y el alcance comercial.

Utiliza un acuerdo de colaboración cuando:

• Vas a trabajar con una agencia específica, estableciendo una relación directa y exclusiva.

• Quieres compartir únicamente ciertas propiedades seleccionadas, manteniendo un control personalizado.

• No es necesario involucrar a un grupo o asociación más amplio, buscando una colaboración puntual y focalizada.

Utiliza círculos cuando:

• La colaboración incluye a más de dos agencias, requiriendo una estructura compartida más amplia.

• Formas parte de una MLS o asociación inmobiliaria que facilita el intercambio grupal.

• Necesitas una organización más estructurada y colaborativa para gestionar múltiples propiedades y participantes.

Una agencia puede simultáneamente pertenecer a una MLS y mantener acuerdos puntuales con agencias externas a ese círculo, combinando ambas modalidades según sus necesidades.

Errores comunes al configurar colaboraciones

No seleccionar previamente las propiedades adecuadas

Compartir desde un filtro mal definido puede resultar en la cesión involuntaria de inmuebles que no se pretendían compartir, generando confusión y posibles problemas comerciales.

Confundir colaboradores con círculos

Es fundamental entender que no son lo mismo: para colaboraciones bilaterales se usan colaboradores; para colaboraciones grupales, círculos. Esta distinción evita errores en la configuración y gestión.

Asumir que compartir autoriza publicación en portales

Compartir propiedades no implica permiso para publicarlas en portales externos, ya que esto requiere una gestión y validación adicional por ambas partes, garantizando el control sobre la difusión.

No esperar la aceptación del acuerdo

Hasta que la agencia receptora no confirme el acuerdo, las propiedades no estarán disponibles como colaboración activa, por lo que es crucial esperar esta confirmación para evitar malentendidos.

Olvidar conceder el permiso para mostrar en la web

Si deseas que la otra agencia exhiba la propiedad en su web, debes marcar esta opción al crear el acuerdo y verificar los filtros web correspondientes. De lo contrario, será necesario recrear el acuerdo para habilitar esta función.

Esperar ver datos del propietario de otra agencia

Los datos sensibles del propietario no se comparten; únicamente se muestran los datos de la agencia titular del inmueble, respetando la privacidad y confidencialidad.

Checklist rápido para compartir propiedades con otra agencia

• Define claramente qué inmuebles deseas compartir, estableciendo criterios precisos.

• Selecciona únicamente esas propiedades en el listado para evitar compartir inmuebles no deseados.

• Accede a Acciones > Compartir con agencia > Colaborador con Inmovilla para iniciar el proceso.

• Introduce el número de agencia correcto para garantizar que la propuesta llegue al destinatario adecuado.

• Marca si la agencia podrá mostrar la propiedad en su web dentro de Inmovilla, según lo acordado.

• Envía la propuesta de colaboración y espera la confirmación por parte de la otra agencia.

• Verifica que las propiedades compartidas aparecen correctamente en la pestaña de colaboradores para asegurar la activación del acuerdo.

¿Qué ocurre si la otra agencia no utiliza Inmovilla?

También es posible compartir propiedades con una agencia que no disponga de Inmovilla, aunque el proceso es diferente y requiere configuraciones específicas.

En estos casos, se crea un acceso limitado mediante usuario, oficina y contraseña, que permite a la agencia externa visualizar únicamente el conjunto de propiedades filtradas que se le hayan asignado dentro del sistema.

Este flujo es distinto al acuerdo bilateral entre agencias usuarias de Inmovilla, pero amplía las posibilidades de colaboración cuando la contraparte utiliza otra herramienta, facilitando la interoperabilidad.

Conclusión

Los acuerdos de colaboración en Inmovilla constituyen la opción ideal para compartir inmuebles entre dos agencias de forma precisa, segura y con control total sobre la visibilidad y permisos, optimizando la gestión comercial y la confidencialidad.

Para maximizar su eficacia, es esencial tener en cuenta cuatro aspectos clave:

• Colaborador se refiere a una colaboración bilateral exclusiva y personalizada.

• Círculos se emplean para colaboraciones grupales o MLS, con múltiples participantes.

• Compartir no implica autorización automática para publicar en portales externos, manteniendo el control sobre la difusión.

• La aceptación por parte de la agencia receptora es imprescindible para activar el acuerdo y garantizar el consentimiento mutuo.

Si configuras adecuadamente las propiedades a compartir, los permisos web y aseguras la confirmación de la agencia receptora, contarás con un sistema de colaboración claro, eficiente y seguro que potenciará significativamente tus operaciones inmobiliarias.