Campos personalizados en Inmueble/Prospecto

Cómo crear y filtrar campos personalizados en fichas de propiedades

Los campos personalizados constituyen una herramienta esencial para adaptar la ficha de una propiedad o prospecto a los procesos y necesidades específicas de cada inmobiliaria. Su utilidad radica en la posibilidad de registrar información interna que no se incluye en los campos estándar, optimizando la organización de la ficha y facilitando la localización de inmuebles mediante filtros específicos y personalizados.

Esta guía ofrece una explicación detallada sobre qué son los campos personalizados, cómo configurarlos correctamente, qué tipo de datos se pueden almacenar en cada uno y cómo emplearlos eficazmente para filtrar y segmentar el listado de propiedades.

¿Qué son los campos personalizados de una propiedad?

Un campo personalizado es un dato adicional que se incorpora a la ficha de una propiedad o prospecto, diseñado para cubrir necesidades internas específicas del equipo inmobiliario que no están contempladas en los campos predeterminados del sistema.

Por ejemplo, puede utilizarse para indicar si un inmueble dispone de galería, registrar observaciones operativas relevantes, asignar clasificaciones numéricas internas o almacenar características particulares que resulten esenciales para la gestión diaria y la toma de decisiones.

Importante: los campos personalizados están destinados exclusivamente para la gestión interna. Estos campos no se envían automáticamente a portales inmobiliarios ni se publican en sitios web externos.

Propiedades y prospectos: gestión de campos personalizados

Las fichas de propiedades y prospectos comparten una estructura similar, diferenciándose principalmente en el estado del registro y en ciertos requisitos específicos al dar de alta cada tipo de inmueble.

Por ello, la configuración y administración de los campos personalizados se realiza directamente desde la ficha correspondiente. Para acceder a ella, basta con abrir una propiedad o prospecto y localizar la sección dedicada a campos personalizados dentro de las pestañas o apartados disponibles.

En algunos casos, la sección Campos personalizados puede estar oculta por defecto. Para activarla, utilice el botón de añadir secciones, generalmente identificado con el símbolo +, y seleccione esta opción para hacerla visible.

El panel de personalización permite seleccionar qué campos se muestran y en qué orden dentro de la ficha.

Ocultar campos estándar que no son relevantes para el equipo

La personalización de una ficha no solo consiste en añadir nuevos datos, sino también en simplificar su estructura eliminando elementos innecesarios. Esto facilita que el equipo pueda completar la información importante con mayor rapidez y eficiencia.

Desde la opción de visualización o personalización de campos es posible ocultar aquellos campos estándar que no se utilizan habitualmente en la operativa diaria. Una vez ocultos, estos campos dejan de aparecer por defecto en todas las fichas de propiedades.

Cuándo es recomendable ocultar un campo

• • Cuando el campo no aporta información relevante para la captación, comercialización o administración.

• • Cuando la información que contiene está duplicada en otra sección de la ficha.

• • Cuando complica la ficha, dificultando que sea rápida y sencilla de completar.

• • Cuando corresponde a procesos que el equipo no utiliza en su flujo de trabajo habitual.

Ocultar campos mejora la claridad visual y la usabilidad, pero es recomendable consensuar esta decisión con el equipo antes de aplicarla de manera generalizada, ya que un campo aparentemente secundario podría ser imprescindible para ciertas operaciones específicas.

Cómo crear un nuevo campo personalizado

Una vez que la sección de campos personalizados está activada, se puede acceder a la opción de administrar campos para crear uno nuevo. La configuración de este campo definirá el tipo de dato que almacenará, su posición en la ficha y su funcionalidad en las búsquedas y filtros.

1. • Abra la ficha de una propiedad o prospecto.

2. • Active la sección Campos personalizados si no está visible.

3. • Acceda a la gestión o administración de campos.

4. • Seleccione la opción para crear un nuevo campo personalizado.

5. • Asigne un nombre claro, descriptivo y fácilmente reconocible para el campo.

6. • Elija el tipo de dato más adecuado según la información que se va a registrar.

7. • Defina el orden en que aparecerá dentro de la ficha para facilitar su consulta.

8. • Active la opción de filtrado si desea que este campo sirva como criterio de búsqueda.

9. • Guarde o confirme los cambios realizados.

Tras completar estos pasos, el nuevo campo estará disponible en la sección de campos personalizados de la ficha, listo para ser utilizado.

Seleccionar el tipo de campo adecuado

La elección del tipo de campo es fundamental para garantizar la coherencia y utilidad de la información registrada. Un tipo incorrecto puede generar datos inconsistentes y dificultar la aplicación de filtros eficientes.

A continuación, se detallan los tipos de campo más comunes y sus usos recomendados:

En particular, para respuestas simples de tipo binario, el campo sí o no es especialmente eficiente, ya que se presenta como una casilla de verificación que facilita tanto la introducción de datos como el filtrado posterior.

La selección del tipo de dato debe basarse en la naturaleza de la información que el equipo necesita registrar y consultar.

Configurar el orden de los campos personalizados

El orden en que se presentan los campos dentro de la ficha es clave para mejorar la experiencia de usuario y la eficiencia en la gestión. Establecer una prioridad lógica permite que los datos más relevantes y consultados aparezcan primero, evitando que el equipo tenga que navegar por secciones extensas.

Se recomienda organizar los campos siguiendo este criterio práctico:

• • En primer lugar, los datos que deben completarse en la mayoría de los inmuebles.

• • A continuación, las características que contribuyen a la clasificación interna.

• • Finalmente, las observaciones o datos que aplican solo en casos específicos.

Por ejemplo, si un campo denominado Galería es relevante para la revisión y publicación de anuncios, conviene situarlo en una posición destacada para que sea fácilmente visible al editar la ficha.

Cómo filtrar propiedades utilizando campos personalizados

Los campos personalizados pueden convertirse en criterios clave para segmentar y localizar propiedades dentro del listado general. Para ello, es imprescindible que el campo esté configurado como filtrable durante su creación o edición.

Una vez activada esta función, el campo aparecerá en el buscador inteligente y en los filtros disponibles en el listado de propiedades, permitiendo identificar grupos específicos de inmuebles sin necesidad de revisar ficha por ficha.

Ejemplo práctico: filtrar por el campo "Galería"

Supongamos que se ha creado un campo personalizado de tipo sí o no denominado Galería. Al habilitar la opción de filtrado, el listado podrá segmentar las propiedades según tengan o no esta característica marcada.

1. • Crear el campo Galería con formato sí o no.

2. • Activar la opción de filtro para este campo.

3. • Marcar la casilla correspondiente en las fichas que dispongan de galería.

4. • Acceder al listado de propiedades o prospectos.

5. • Buscar el criterio Galería en el buscador inteligente o en el panel de filtros.

6. • Seleccionar la condición deseada, por ejemplo, con galería o sin galería.

El sistema mostrará únicamente los registros que cumplan con la condición seleccionada. En caso de que una propiedad no tenga el campo marcado, podrá incluirse al aplicar el filtro correspondiente a la ausencia de esa característica.

La activación de filtros personalizados permite segmentar el listado según los valores almacenados en cada ficha, mejorando la precisión en la búsqueda.

Buenas prácticas para crear campos personalizados efectivos

Antes de añadir un nuevo campo personalizado, es fundamental revisar si la información que se desea registrar ya está cubierta por algún campo estándar para evitar duplicidades que puedan generar confusión y datos contradictorios.

• • Utilice nombres claros, concisos y fácilmente comprensibles para todo el equipo.

• • Cree campos únicamente para información que será consultada o utilizada activamente.

• • Seleccione un formato de dato coherente con el tipo de respuesta esperada.

• • Active la opción de filtrado solo en aquellos campos que aporten valor para segmentar inmuebles.

• • Defina un orden lógico, priorizando la visibilidad de los campos más importantes.

• • Evite usar campos personalizados para información que requiera publicación en portales o sitios web externos.

Errores comunes en la configuración de campos personalizados

Crear campos pensando que se publicarán automáticamente

Es crucial entender que los campos personalizados son para uso interno y no deben sustituir a los campos oficiales destinados a la publicación en portales inmobiliarios o páginas web.

Elegir texto cuando basta una respuesta binaria

Para respuestas simples de tipo afirmativo o negativo, utilizar un campo de sí o no es más claro y eficiente, ya que evita variaciones en la entrada de datos y facilita la aplicación de filtros.

No habilitar el filtro al crear el campo

Si el campo está destinado a servir como criterio de búsqueda, es imprescindible activar la opción de filtrado durante su configuración para que pueda utilizarse en el listado.

Acumular demasiados campos personalizados

Una ficha sobrecargada puede ralentizar el proceso de gestión. Es recomendable mantener solo los campos que aporten un valor real y ocultar o eliminar aquellos que no formen parte de la operativa diaria.

Checklist antes de guardar un nuevo campo personalizado

• • ¿El dato no está ya cubierto por un campo estándar?

• • ¿El nombre es claro y fácilmente entendible sin necesidad de explicaciones adicionales?

• • ¿El tipo de dato seleccionado corresponde con la respuesta esperada?

• • ¿La posición del campo tiene sentido en el contexto de la ficha?

• • ¿El equipo necesitará filtrar propiedades utilizando este dato?

• • ¿Se trata de información exclusiva para la gestión interna?

Conclusión

Los campos personalizados son una herramienta poderosa para adaptar las fichas de propiedades y prospectos a las necesidades específicas de cada inmobiliaria. Permiten agregar información interna relevante, simplificar la ficha ocultando campos innecesarios y crear filtros precisos que facilitan la localización y segmentación de inmuebles.

La clave para maximizar su utilidad reside en mantener una estructura sencilla y funcional: crear solo los campos imprescindibles, seleccionar el tipo de dato adecuado para cada caso y activar el filtrado únicamente cuando el dato vaya a emplearse para organizar y buscar propiedades de manera eficiente.