Cambio de estado inmueble/prospecto
Cómo cambiar el estado de una propiedad en Inmovilla
El cambio de estado en Inmovilla es una funcionalidad esencial que permite reflejar con precisión la situación actual de cada inmueble sin necesidad de modificar toda su ficha. Esta herramienta es fundamental para mantener el inventario actualizado, supervisar las operaciones en curso y registrar de manera adecuada los cierres de venta, alquiler o traspaso.
Desde la ficha de cada propiedad, es posible actualizar el estado del inmueble, pasando de disponible a reservado, señalizado, vendido, alquilado, descartado, entre otros estados operativos. Además, al marcar una operación como ganada, se habilita la opción de registrar datos clave del cierre, incluyendo el agente responsable, el precio final y las relaciones con contactos, demandas, embudos y procesos vinculados.
¿Dónde y cómo se cambia el estado de una propiedad?
El cambio de estado se realiza de forma directa y sencilla desde la ficha de la propiedad, siguiendo estos pasos:
Accede al apartado Propiedades desde el menú lateral de Inmovilla.
Selecciona y abre la ficha de la propiedad que deseas actualizar.
Ubica el bloque de histórico de estados, situado en la parte superior derecha de la ficha.
Haz clic en la opción Cambio de estado para desplegar el selector.
Este procedimiento está diseñado para agilizar la actualización sin necesidad de ingresar al modo de edición completo de la propiedad, facilitando así una gestión eficiente y rápida.
El selector de estados permite actualizar la situación comercial directamente desde la ficha del inmueble, garantizando un control ágil y preciso.
Estados disponibles para propiedades en Inmovilla
Los estados se organizan en categorías que facilitan la diferenciación entre inmuebles activos, operaciones en curso, cierres ganados y propiedades inactivas. Seleccionar el estado correcto es vital para optimizar el control comercial y evitar confusiones, como confundir una venta propia con una operación cerrada por terceros.
Estados activos
Una propiedad recién creada o en proceso de comercialización suele tener inicialmente el estado libre. Dentro de esta categoría también se incluyen estados relacionados con ofertas o con la comercialización a través de MLS.
Utilice un estado activo para inmuebles que continúan disponibles para gestionar visitas, demandas y oportunidades comerciales.
Estados en progreso
Estos estados representan operaciones avanzadas que aún no han concluido definitivamente. Entre ellos se encuentran:
Señalizado
Reservado
Contrato de arras
Reservada MLS
Pendiente de firma
Estos estados son ideales cuando el inmueble ya no debe considerarse plenamente disponible, pero falta completar algún paso previo al cierre definitivo.
Estados ganados
La categoría Ganado está destinada a operaciones cerradas exitosamente, ya sea por la agencia o mediante MLS. Incluye los siguientes estados:
Alquilada
Vendida
Traspaso
Alquilada MLS
Vendida MLS
Por ejemplo, una propiedad destinada a la venta que se ha cerrado con éxito debe actualizarse a Ganado > Vendida.
Estados inactivos
Los estados inactivos permiten conservar el historial de una propiedad sin que esta se mantenga disponible para la operativa diaria. Algunos ejemplos son:
No libre en trámites
Solo seguimiento
Alquilado por otros
Vendido por otros
Solo publicar
Fin del cargo
Descartada
El estado Vendido por otros indica que la venta se ha realizado fuera de la agencia y no debe contabilizarse como un cierre propio.
Procedimiento para marcar una propiedad como vendida o alquilada
Al cerrar una operación, el cambio de estado despliega una segunda pantalla para registrar la información final relevante. El proceso recomendado es el siguiente:
Desde la ficha de la propiedad, selecciona Cambio de estado.
Elige la categoría Ganado.
Selecciona el resultado correspondiente, como Vendida, Alquilada o Traspaso.
Haz clic en Siguiente.
Completa los datos de cierre requeridos.
Confirma los cambios una vez que toda la información obligatoria esté debidamente completada.
Al seleccionar un estado ganado, Inmovilla despliega los campos necesarios para documentar detalladamente el cierre de la operación.
Datos clave a registrar al cerrar una operación
El formulario de cierre está diseñado para capturar los elementos esenciales de una venta o alquiler. Aunque algunos campos pueden variar según la configuración interna de la agencia, completar esta información mejora significativamente la trazabilidad y la calidad de los informes comerciales.
Fecha de cierre
Registra la fecha exacta en la que se concretó la operación. Este dato es vital para el análisis de indicadores de cierre y para consultar la actividad comercial en periodos específicos.
Agente responsable del cierre
Selecciona el agente que ha gestionado y cerrado la operación, asegurando así la correcta atribución comercial dentro de la agencia.
Comentario interno
Este campo permite añadir una referencia interna sobre el desarrollo de la operación. No está destinado a ser visible externamente, sino a facilitar el control y seguimiento interno de la agencia.
Desde Ajustes > Opciones se puede configurar como un campo obligatorio, lo que resulta útil para garantizar que cada cierre incluya una nota o explicación relevante.
Número de llavero
En agencias que gestionan llaves, este campo permite registrar el número de llavero asociado a la propiedad, facilitando el control y la logística interna.
Precio final de venta
El precio final es uno de los datos más importantes al cerrar una operación. Este valor, junto con la fecha de cierre, alimenta los indicadores y reportes disponibles en el sistema.
Es fundamental registrar el importe final acordado y no solo el precio inicial de comercialización. Por ejemplo, si una vivienda se cerró en 319.000 €, ese debe ser el valor reflejado como precio de venta.
Contacto o demanda asociada
Es posible vincular la operación con un contacto o una demanda existente en la base de datos, lo que permite identificar al cliente comprador o arrendatario vinculado finalmente a la propiedad.
Asociar la demanda es especialmente valioso para mantener una trazabilidad completa entre la necesidad inicial del cliente y el inmueble adquirido o alquilado.
Embudo y proceso de venta
El cierre puede integrarse dentro de un embudo comercial si la agencia utiliza fases para controlar el proceso posterior. También es posible asociar un proceso para gestionar tareas relacionadas con la operación, como trámites notariales, documentación o seguimientos pendientes.
Solución ante problemas para confirmar el cierre en Inmovilla
Al intentar confirmar el cambio a un estado ganado, Inmovilla puede mostrar una alerta si detecta que falta información configurada como obligatoria. Esto no suele ser un error del sistema, sino una indicación de que ciertos campos requeridos en la ficha de la propiedad, propietario, demanda o contactos asociados no están completos.
Algunos de los datos que pueden impedir la confirmación incluyen:
Año de nacimiento no completado en la ficha del propietario.
Motivo de interés pendiente en el propietario.
Motivo de interés pendiente en la demanda.
Comentario de cierre obligatorio sin completar.
Otros datos de cierre requeridos según la configuración interna de la agencia.
La alerta especifica el campo pendiente de completar. Para continuar, actualice la información solicitada en la ficha correspondiente y vuelva a intentar confirmar el cambio de estado.
Los avisos de validación indican claramente los datos obligatorios que deben completarse antes de proceder con el cierre de la operación.
Buenas prácticas para la gestión de estados en propiedades
Para que la estructura de estados funcione eficazmente, es fundamental aplicarla con criterios claros y consistentes. A continuación, algunas recomendaciones para mantener una base de datos fiable y actualizada:
Actualice el estado inmediatamente ante cualquier cambio en la situación comercial. Evite mantener una propiedad como libre cuando ya está reservada o señalizada.
Diferencie claramente entre estados en progreso y estados ganados. Una reserva o contrato de arras no constituyen un cierre definitivo.
No marque como ganada una operación cerrada por terceros. Utilice los estados de vendido o alquilado por otros para reflejar ventas externas a la agencia.
Registre siempre la fecha y el precio final. Estos datos son fundamentales para medir resultados y generar análisis precisos.
Asocie el contacto o la demanda cuando estén disponibles. Esto permite mantener el recorrido comercial completo dentro del sistema.
Configure campos obligatorios con criterio y mesura. Solicite únicamente la información necesaria para evitar cierres incompletos que dificulten la operativa.
Checklist antes de confirmar una propiedad como ganada
Antes de finalizar el cambio de estado a vendida, alquilada o traspasada, asegúrese de verificar los siguientes aspectos:
El estado seleccionado corresponde fielmente al resultado real de la operación.
La fecha de cierre es correcta y está actualizada.
El agente responsable ha sido asignado correctamente.
El precio final de la operación está registrado cuando corresponde.
El comentario interno está incluido si se ha configurado como obligatorio.
El contacto o la demanda están asociados, siempre que existan en la base de datos.
Los datos obligatorios de propietario y demanda están completos y actualizados.
El embudo o proceso comercial está vinculado si quedan tareas posteriores por gestionar.
Resultado tras confirmar el cambio de estado
Una vez confirmado el cambio, la ficha de la propiedad reflejará su nuevo estado, por ejemplo, Vendida. Además, el histórico de estados quedará actualizado y los datos de cierre estarán disponibles para el seguimiento interno y para la generación de informes comerciales de la agencia.
Registrar cada cambio en el momento oportuno garantiza que el inventario, las oportunidades activas y los cierres reflejen con exactitud la realidad de la actividad inmobiliaria, facilitando una gestión eficiente y transparente.
Preguntas frecuentes
¿Te ha sido útil?