Propietario

Guía completa para asignar propietarios en la ficha de una propiedad

En la ficha de cada propiedad, el propietario se incorpora como un contacto o cliente relacionado esencial. Al crear una propiedad y registrar a su propietario, ese contacto queda automáticamente vinculado a la ficha del inmueble. De manera recíproca, desde la ficha del contacto será posible consultar en cualquier momento la propiedad asociada.

Este vínculo bidireccional permite mantener toda la información organizada y accesible dentro de la agencia: desde los datos del inmueble y su propietario, hasta demandas y otros elementos vinculados a cada contacto, facilitando una gestión integral y eficiente.

El propietario: un dato interno y estrictamente protegido

La información referente al propietario es considerada sensible y se maneja con el máximo nivel de confidencialidad. Solo estará visible para la agencia y los agentes que cuenten con los permisos adecuados.

• Los datos del propietario no se transmiten a plataformas externas.

• No se comparten con otras agencias dentro de una MLS.

• Al consultar una propiedad perteneciente a otra agencia, en el apartado de propietario aparecerán únicamente los datos de la propia agencia, sin revelar la identidad real del titular del inmueble.

Esta protección es fundamental para garantizar la privacidad y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos.

Gestión de propietarios en inmuebles y prospectos

La administración de propietarios funciona de forma similar tanto en la ficha de un inmueble como en la de un prospecto, con la diferencia principal en el nivel de obligatoriedad de los campos.

En la ficha de un inmueble, la asignación del propietario es un dato obligatorio y esencial para la comercialización. En cambio, un prospecto se considera un borrador preliminar, que aún no está en proceso de comercialización activa, por lo que puede no contar con la información del propietario desde el inicio. En estos casos, completar este dato no es prioritario ni obligatorio.

Acceso al apartado de propietarios

Para asignar un propietario, primero acceda al módulo de Propiedades ubicado en la barra lateral izquierda. Desde este módulo podrá abrir cualquier inmueble o prospecto previamente creado.

Al ingresar en la ficha, en modo visualización, encontrará la pestaña Propietarios en la parte superior. Al seleccionarla, accederá directamente a la información de los contactos vinculados como propietarios.

En caso de tratarse de un prospecto sin propietario asignado, el apartado aparecerá vacío. Para añadir uno, será necesario editar la ficha utilizando la opción de editar, situada en la esquina superior derecha.

Dos métodos para añadir un propietario

Al editar la ficha de la propiedad, el sistema ofrece dos alternativas para asignar un propietario: asociar un contacto ya existente o crear un nuevo contacto directamente desde la ficha.

1. Asociar un contacto existente

Esta opción es ideal cuando el propietario ya se encuentra registrado como cliente en el sistema.

• Editar la ficha de la propiedad.

• Acceder al apartado de propietarios.

• Seleccionar Añadir existente.

• Buscar y seleccionar el contacto correspondiente.

• Guardar la ficha para confirmar la vinculación.

El buscador permite localizar contactos mediante diversos criterios, como nombre, correo electrónico o teléfono. Por ejemplo, al introducir “Pepe”, aparecerán todos los contactos cuyo nombre contenga ese texto para facilitar la selección correcta.

Una vez seleccionado el contacto principal, también es posible añadir un copropietario siguiendo el mismo proceso. Puede elegir otro contacto ya registrado o crear uno nuevo si aún no figura en la base de datos.

2. Crear un propietario nuevo

En caso de que el propietario no esté registrado en el sistema, puede crearse directamente desde la ficha del inmueble o prospecto.

• Editar la ficha de la propiedad.

• Acceder al apartado de propietarios.

• Seleccionar la opción para crear un contacto nuevo.

• Completar el formulario con los datos del contacto.

• Guardar el nuevo contacto y, posteriormente, guardar también la ficha de la propiedad.

Al crear el propietario desde esta sección, se genera automáticamente su ficha de contacto y queda vinculada con la propiedad de forma inmediata.

Importancia de guardar la ficha de la propiedad

Es fundamental tener en cuenta que seleccionar o crear un contacto no es suficiente por sí solo. Tras asignar el propietario, debe guardar la ficha de la propiedad para que la relación quede registrada de forma definitiva.

Si no se realiza esta acción, el propietario no quedará asociado al inmueble o prospecto. Una vez guardada la ficha, al regresar a la pestaña de propietarios, el contacto asignado aparecerá reflejado correctamente.

Vinculación bidireccional en la ficha del contacto

La relación entre propietario y propiedad es bidireccional y se refleja en ambas fichas. Desde la ficha de la propiedad podrá accederse a la ficha del propietario, incluso abriéndola en una nueva pestaña para facilitar la consulta.

De igual modo, desde la ficha del contacto se visualizarán todas las propiedades o prospectos en los que esté vinculado como propietario.

Por ejemplo, si un contacto tenía demandas asociadas y además se le asigna como propietario de un prospecto, ambas relaciones aparecerán centralizadas en su ficha. Esto permite una gestión integral y un seguimiento completo de la actividad vinculada a cada cliente.

• Demandas asociadas al contacto.

• Prospectos vinculados.

• Inmuebles relacionados como propietario.

Resumen de la gestión de propietarios

El apartado de propietarios facilita la vinculación de uno o varios contactos a una ficha de propiedad, ya sea mediante la asociación de un cliente existente o la creación de uno nuevo. Esta conexión queda reflejada tanto en la ficha del inmueble como en la ficha del contacto, promoviendo una gestión organizada, transparente y eficiente.

Recuerde dos aspectos clave: en los inmuebles, el propietario es un dato obligatorio para avanzar en la comercialización, mientras que en los prospectos puede completarse en etapas posteriores. Además, los datos del propietario se mantienen siempre protegidos como información interna exclusiva de la agencia, garantizando la privacidad y seguridad de la información.