Como configurar a Central Telefónica no Inmovilla por utilizador

A integração da Central Telefónica no Inmovilla permite ligar as chamadas da agência a cada utilizador, facilitando uma gestão eficiente das chamadas recebidas e o seu acompanhamento detalhado. Esta configuração realiza-se de forma individualizada, pois cada agente ou posto de receção pode necessitar de uma extensão e um comportamento específico na gestão das chamadas.

Esta funcionalidade está disponível exclusivamente para agências que dispõem de um serviço de central telefónica contratado e que possuem os parâmetros técnicos fornecidos pelo seu fornecedor de central telefónica. Além disso, este serviço encontra-se disponível apenas para Espanha, atualmente.

Elementos configuráveis na Central Telefónica do Inmovilla

A Central Telefónica associa-se diretamente à ficha de cada utilizador dentro do Inmovilla, o que permite identificar com precisão quem deve atender uma chamada e abrir automaticamente o registo correspondente ao receber a comunicação.

A configuração integra três componentes fundamentais:

• Dados técnicos da Central Telefónica: Informação fornecida pelo prestador do serviço essencial para a integração.

• Extensão do utilizador: Código único que identifica o agente ou posto encarregado de atender a chamada.

• Regra de receção: Define se as chamadas são redirecionadas automaticamente para o agente atribuído ou se primeiro são canalizadas para um posto de receção para distribuição manual.

O Inmovilla regista detalhadamente toda a informação relacionada com a chamada e o contacto, enquanto a emissão e gestão da voz correspondem à Central Telefónica integrada.

Requisitos prévios para a configuração

Antes de começar a introduzir dados na ficha do utilizador, é fundamental verificar que a agência dispõe de um serviço de Central Telefónica ativo e que a configuração para a sua integração está habilitada.

Assegura-te de ter a seguinte informação:

• Nome e detalhes do fornecedor da central telefónica contratada pela agência.

• Parâmetros técnicos ou credenciais de acesso fornecidos pelo fornecedor.

• Extensão telefónica atribuída a cada agente ou posto de receção.

• Decisão sobre o circuito de atendimento: se as chamadas serão atendidas diretamente pelo agente ou geridas inicialmente pela receção.

O Inmovilla oferece configurações predefinidas para Gamma e Zoom Suite disponíveis através do Marketplace. Estes 2 serviços estão disponíveis apenas em Espanha. Os campos disponíveis podem variar conforme o serviço selecionado.

Rota para aceder à configuração no Inmovilla

A gestão da Central Telefónica realiza-se a partir do módulo de utilizadores, dado que a atribuição depende de cada pessoa que faz parte da equipa da agência.

Para aceder, segue esta rota dentro do Inmovilla:

• Na barra lateral esquerda, seleciona Definições.

• Acede à secção Utilizadores.

• Seleciona o utilizador que desejas configurar.

• Clica em editar a sua ficha.

• Abre o separador Central Telefónica.

A configuração da Central Telefónica realiza-se a partir da ficha individual de cada utilizador.

Procedimento para introduzir os dados da Central Telefónica

Dentro do separador da Central Telefónica, é imprescindível introduzir apenas os parâmetros oficiais fornecidos pelo fornecedor telefónico. Estes dados devem ser precisos e não aproximados, pois dependem diretamente do tipo de integração contratada.

Configuração para Gamma

No caso de integrações com Gamma, o processo inicia-se com a comunicação entre a Central Telefónica e o suporte do Inmovilla para facilitar os dados necessários para a configuração. Uma vez habilitada a integração, a Gamma fornece à agência as extensões e parâmetros que devem ser associados a cada utilizador.

Para cada ficha de utilizador, devem realizar-se os seguintes passos:

• Introduzir os parâmetros técnicos fornecidos pela Gamma.

• Atribuir a extensão telefónica específica correspondente ao agente ou posto.

• Definir a modalidade de atendimento das chamadas recebidas.

Configuração para Zoom Suite

A configuração para Zoom Suite inclui campos adaptados a este serviço. Normalmente, são necessários dois dados de acesso: utilizador e palavra-passe, além da extensão atribuída ao utilizador no Inmovilla.

É fundamental que toda a informação introduzida provém diretamente dos dados fornecidos pela Central Telefónica. Caso não disponhas desta informação, deve ser solicitada antes de continuar com a configuração.

Atribuição de extensões a cada utilizador

A extensão é o identificador que liga a ficha do utilizador no Inmovilla ao seu posto telefónico. Cada agente que gere chamadas individuais deve ter atribuída a sua extensão correspondente para garantir um encaminhamento correto.

Este modelo é especialmente útil quando vários membros da equipa comercial atendem contactos de forma independente. Ao receber uma chamada, a Central Telefónica identifica a extensão configurada e aplica o fluxo de receção estabelecido.

Numa mesma agência podem coexistir diferentes perfis com funções específicas:

• Agentes comerciais: Recebem diretamente as chamadas dos seus clientes atribuídos.

• Pessoal de receção: Centraliza a gestão inicial das chamadas e realiza a distribuição manual aos agentes.

• Utilizadores com funções específicas: Atribui-se-lhes uma extensão adequada à sua responsabilidade dentro do circuito telefónico.

Definir o modelo de atendimento: desvio automático ou receção centralizada

Além dos dados técnicos e da extensão, uma decisão chave é determinar o ponto de entrada inicial das chamadas. O Inmovilla permite selecionar a opção que melhor se adapta ao modelo operativo da agência.

Desvio automático para a extensão

Esta opção deve ser ativada quando cada agente é responsável por atender as suas próprias chamadas. A Central Telefónica redireciona automaticamente a chamada para o utilizador atribuído sem necessidade de intervenção do pessoal de receção.

Este modelo é ideal em situações onde:

• Cada consultor gere diretamente os seus contactos.

• A agência deseja que as chamadas cheguem de forma direta ao agente correspondente.

• Não existe um posto dedicado à distribuição manual das chamadas recebidas.

Ao receber uma chamada, o Inmovilla apresenta uma janela de acompanhamento que permite registar a informação do cliente, criar um novo contacto se necessário e documentar a gestão realizada.

Receção de chamadas centralizada no escritório

Esta opção é adequada quando a agência dispõe de uma equipa ou posto específico para centralizar a atenção inicial das chamadas. É comum em organizações de maior dimensão, franquias ou agências com pessoal dedicado à receção e distribuição manual de comunicações.

Neste esquema:

• As chamadas recebidas chegam primeiro ao posto de receção.

• O pessoal encarregado identifica o destino adequado para cada chamada.

• A chamada é encaminhada manualmente para o agente correspondente.

A escolha entre estas duas modalidades não depende do fornecedor da Central Telefónica, mas sim da estratégia e organização interna da agência para a atenção telefónica.

Processo ao receber uma chamada

A integração entre o Inmovilla e a Central Telefónica separa a gestão da conversa telefónica do registo comercial. A Central Telefónica encarrega-se do encaminhamento e da comunicação de voz, enquanto o Inmovilla facilita a documentação e acompanhamento de cada interação.

O fluxo típico é o seguinte:

• Uma chamada entra na agência.

• A Central Telefónica verifica a configuração da extensão e a regra de receção.

• A chamada dirige-se ao agente ou ao posto de receção conforme a configuração estabelecida.

• O Inmovilla abre um acompanhamento associado à chamada recebida.

• O utilizador pode completar os dados do cliente, criar um novo contacto ou registar a ação realizada durante a chamada.

Desta forma, as comunicações telefónicas ficam refletidas no sistema de gestão sem que o Inmovilla substitua a funcionalidade da solução de telefonia.

Lista de verificação para completar a configuração da Central Telefónica

Antes de finalizar a configuração, verifica que se cumprem os seguintes pontos:

• O serviço de Central Telefónica está contratado e ativo para a agência.

• A integração correspondente está habilitada e corretamente configurada no Inmovilla.

• Foram recebidos e verificados os parâmetros técnicos fornecidos pelo fornecedor.

• Cada utilizador tem atribuída a extensão correta e correspondente ao seu posto.

• Foram introduzidas as credenciais e dados requeridos nos campos disponíveis.

• Foi definido claramente se o utilizador atende chamadas diretamente ou atua como posto de receção.

• A equipa conhece e está capacitada para completar o acompanhamento e a gestão dos dados do cliente ao receber uma chamada.

Resumo

A configuração da Central Telefónica no Inmovilla consiste em associar os dados técnicos fornecidos pelo fornecedor e uma extensão única a cada utilizador, e posteriormente definir o fluxo de atendimento das chamadas. Se cada agente atende os seus próprios contactos, deve ativar-se o desvio automático para extensão. Caso a agência prefira centralizar a atenção inicial, deve configurar-se a receção de chamadas no escritório.

Com os parâmetros adequados e uma atribuição correta de extensões, a Central Telefónica gere eficazmente a comunicação telefónica, enquanto o Inmovilla facilita o registo, acompanhamento e gestão comercial de cada chamada recebida.