Como editar os dados de contacto de um utilizador no Inmovilla

Os dados de um utilizador no Inmovilla não servem apenas para identificar um profissional dentro da agência. A fotografia, o email, o telefone e o cargo podem aparecer no website ou na ficha de um imóvel enviada a um cliente. O email também pode ser usado nas comunicações comerciais e para receber códigos de autenticação.

Por isso, vale a pena confirmar cada campo quando criamos um utilizador ou atualizamos uma ficha existente.

Onde encontrar a ficha do utilizador

Nas Definições, no canto inferior esquerdo do Inmovilla, acedemos a Utilizadores. Ao criar um utilizador ou abrir um perfil já existente, os dados de contacto são a primeira secção apresentada. Para os alterar, clicamos em Editar Utilizador, no canto superior direito.

A ficha reúne a identificação, os contactos e as restantes opções do utilizador.

Fotografia, nome e identificação

Começamos pela fotografia de perfil. Uma fotografia profissional facilita a identificação rápida do consultor no sistema. Também pode aparecer na ficha do utilizador no website e na ficha de um imóvel enviada a um cliente.

Para carregar uma fotografia guardada no computador, clicamos no símbolo mais. Se precisarmos de remover a imagem, fazemos duplo clique sobre a fotografia carregada.

Em seguida, preenchemos o nome, os apelidos e as siglas. Usar o nome completo do profissional ajuda a manter uma identificação coerente em todo o sistema. As siglas funcionam como alternativa visual quando não existe fotografia de perfil: nesse caso, são apresentadas sobre um fundo colorido. A ficha inclui ainda campos como o NIF e a morada.

Email e telefone: contactos com impacto operacional

O email e o telefone merecem uma atenção especial. Não são apenas dados informativos: podem ser publicados no website e em portais imobiliários, além de serem utilizados na comunicação com clientes.

Confirmar o email antes de guardar

Se a agência tiver ativa a opção de apresentar o email comercial nos envios em vez do email da agência, as mensagens enviadas pelo utilizador através do Inmovilla podem mostrar ao destinatário o email definido na sua ficha. É por isso importante indicar um endereço válido, ativo e gerido pelo próprio profissional, para que consiga receber e responder às mensagens.

Este mesmo endereço recebe o código de autenticação de dois fatores solicitado no acesso ao Inmovilla. Um erro no email pode, portanto, afetar tanto a comunicação comercial como a entrada na plataforma.

Verificar o número de telefone

O telefone pode aparecer nos portais imobiliários, conforme a configuração da agência, e na ficha de um imóvel enviada a um potencial cliente. Se o número estiver incorreto, o cliente poderá tentar contactar o consultor através de um telefone que não funciona.

Nome de utilizador, palavra-passe e grupo

O nome de utilizador deve ser fácil de reconhecer e de introduzir. No acesso ao Inmovilla, o profissional indica o escritório, o seu nome de utilizador e a respetiva palavra-passe. Se não souber qual foi o nome de utilizador definido, não conseguirá iniciar sessão corretamente.

Ao definir a palavra-passe, introduzimos o mesmo valor nos campos de palavra-passe e confirmação. Caso seja necessário substituí-la mais tarde, podemos definir uma nova e guardar a alteração no canto superior direito.

O campo grupo do utilizador permite associar o perfil a um grupo. O Inmovilla inclui, de forma predefinida, os grupos de administrador e de consultores.

Cargo, cor e opção de gerente

No campo cargo, podemos identificar a função do profissional, como diretor ou coordenadora. Se a agência tiver um website associado, esse cargo pode ser apresentado na ficha do utilizador.

A cor é outra forma de distinguir os profissionais. Atribuir uma cor diferente a cada utilizador ajuda-nos a reconhecer rapidamente as suas atividades na agenda e a associar resultados aos respetivos comerciais nos relatórios comparativos de desempenho.

A opção Sou gerente deve ficar reservada a quem lidera efetivamente a agência ou precisa de receber comunicações e notificações desse nível de responsabilidade. Esta marcação é relevante para assuntos como faturação, novidades corporativas, alterações contratuais e determinadas ações administrativas.

Também é necessária para alterar dados gerais da agência, incluindo nome, morada, telefone e email. O cancelamento do programa e o acesso a determinados serviços estão igualmente reservados a utilizadores marcados como gerentes.

Horários: gerir a agenda não é o mesmo que limitar o acesso

A ficha permite gerir o horário do consultor, com definições de segunda-feira a domingo. Em separado, existe a opção Limitar o acesso, que restringe a utilização da plataforma aos horários definidos. Pode ser útil quando pretendemos que um consultor aceda ao Inmovilla apenas durante o seu horário de trabalho.

Estas duas configurações são independentes. Preencher o horário do consultor não limita, por si só, o acesso à plataforma. Para aplicar uma restrição, temos de ativar Limitar o acesso e definir o intervalo horário correspondente. Se não quisermos restringir o acesso, deixamos essa opção desativada.

O horário semanal pode ser gerido na ficha, sem que isso ative automaticamente uma restrição de acesso.

Idiomas, outros dados e publicação no website

Podemos adicionar os idiomas falados pelo consultor. Quando a agência tem um website associado, esta informação pode aparecer no perfil do profissional e ajudar potenciais clientes a saber em que idiomas o podem contactar.

Indicar os idiomas falados torna o perfil do consultor mais útil para potenciais clientes.

A ficha inclui ainda campos para data de nascimento, qualificação, educação e género.

Por fim, a opção Exportar para o website permite publicar dados do utilizador, nomeadamente fotografia, nome, email, telefone, idiomas e cargo. Antes de a ativar, confirmamos que os contactos e as informações profissionais estão corretos.

O que confirmar antes de guardar

• Email: deve estar correto e acessível ao utilizador, tanto para comunicações como para os códigos de autenticação.

• Telefone: deve ser o número pelo qual os clientes podem contactar o profissional.

• Nome de utilizador e palavra-passe: devem estar definidos para permitir o início de sessão.

• Dados publicados: fotografia, nome, cargo e idiomas devem estar atualizados se o perfil for exportado para o website.

Depois de rever os campos, guardamos as alterações no canto superior direito. Se a palavra-passe anterior já não for conhecida, basta definir uma nova, confirmá-la e guardar.