Opções Gerais

A secção Geral das opções do Inmovilla concentra definições que têm impacto em toda a agência. É aqui que se decide como são enviados os e-mails, que dados são obrigatórios, como se gerem contactos duplicados, quais os imóveis que podem ser publicados e até que moedas aparecem nas fichas.

São configurações globais, por isso vale a pena analisá-las com calma antes de as alterar. Uma pequena alteração pode simplificar o trabalho diário de toda a equipa ou, pelo contrário, retirar automatismos importantes.

Como aceder às opções gerais

No menu lateral do Inmovilla, entre em Definições, no canto inferior esquerdo, e selecione Opções. O separador Geral é o primeiro desta área.

Para fazer alterações, clique em Editar, no canto superior direito. Depois de configurar as opções pretendidas, clique em Guardar para aplicar as alterações.

A área Geral reúne as principais configurações globais da agência num único separador.

Configurações de e-mail e comunicação

As primeiras opções controlam a forma como a agência comunica por e-mail através do Inmovilla. São especialmente importantes para manter uma imagem consistente e gerir corretamente as notificações internas.

Mostrar o e-mail do comercial nos envios

Esta opção permite definir qual o endereço de e-mail apresentado quando um utilizador envia uma mensagem.

• Se estiver ativa, o e-mail é enviado com o endereço interno do comercial responsável.

• Se estiver desativada, todos os e-mails enviados pelos utilizadores da agência partem do endereço de e-mail geral da agência.

Esta escolha depende do modelo de comunicação pretendido. Uma agência pode preferir uma relação mais personalizada, com o endereço direto de cada comercial, ou centralizar toda a comunicação num único e-mail institucional.

Ocultar o número da oportunidade no assunto

Nos e-mails enviados manualmente para uma oportunidade, o assunto pode incluir a referência ou o número dessa oportunidade. Se não quiser que essa informação apareça no assunto, ative a opção correspondente.

É uma definição útil quando as referências internas não devem ser expostas na comunicação com clientes ou contactos externos.

Não mostrar a morada nas confirmações de visita

Ao ativar esta opção, a morada do imóvel deixa de ser apresentada nas confirmações de visita. Esta configuração ajuda a controlar a informação partilhada antes da visita e pode ser relevante para a política comercial da agência.

Remover o cabeçalho da agência dos e-mails manuais

Os e-mails enviados a partir do Email Vila podem incluir um cabeçalho com o logótipo, o website e os contactos da agência, para além da assinatura do utilizador.

Se a preferência for mostrar apenas a assinatura do e-mail, ative a opção para não enviar o cabeçalho com os dados da agência.

Evitar notificações duplicadas de visitas

Existe também a opção para não enviar avisos de visita ao comercial que está a criar a visita quando esse comercial é o proprietário da oportunidade.

Na prática, se criar uma visita numa oportunidade que já lhe pertence, não recebe uma notificação sobre uma visita que acabou de agendar. É uma forma simples de reduzir alertas redundantes.

Regras de imóveis, oportunidades e comissões

Várias definições da secção Geral determinam como o Inmovilla trata estados de negócio, comissões e relações entre imóveis, contactos e oportunidades.

Calcular comissões a partir do preço final da imobiliária

Quando esta opção está selecionada, a percentagem de comissão é calculada com base no preço final da imobiliária. A partir desse valor, o sistema calcula o montante que o proprietário receberá.

Se a opção for desmarcada, o cálculo é feito no sentido inverso, partindo do valor destinado ao proprietário. Esta configuração é visível na ficha do imóvel e deve estar alinhada com a forma como a agência trabalha as suas comissões.

Permitir alterar datas de registo

É possível permitir a modificação das datas de registo de imóveis, clientes e seguimentos de tarefa.

• Com a permissão ativa, estas datas podem ser editadas.

• Com a permissão desativada, cada ficha mantém a data e a hora em que foi criada, sem possibilidade de alteração.

Manter as datas bloqueadas é o comportamento normal quando se pretende preservar o registo cronológico das operações. Permitir alterações pode ser útil em situações de migração ou regularização de dados, mas deve ser uma decisão ponderada.

Comentários e dados obrigatórios ao encerrar operações

Por defeito, o Inmovilla pode solicitar um comentário sempre que se altera o estado de um imóvel, uma prospeção ou uma oportunidade. Se não pretender tornar esse comentário obrigatório, ative a opção Não solicitar comentários sobre alterações de estado.

Há ainda uma opção para obrigar ao preenchimento de dados obrigatórios, razões e datas no encerramento de uma operação. Assim, ao colocar um imóvel em estado ganho, vendido ou arrendado, será necessário registar os elementos pedidos, como a razão do encerramento e os dados aplicáveis aos compradores.

Esta regra ajuda a garantir fichas mais completas e informação mais útil para a gestão comercial.

Manter associações entre contactos, imóveis e oportunidades

A opção para não substituir o angariador ou comercial associado de um contacto protege a associação existente quando esse contacto já está ligado a uma oportunidade ou imóvel com outro responsável.

Também pode decidir se o estado de uma oportunidade deve ou não ser alterado automaticamente quando o imóvel associado é colocado como ganho. Por exemplo, ao marcar um imóvel como vendido, é possível impedir que a oportunidade associada passe automaticamente para vendida.

Se pretender que o Inmovilla faça essa alteração automática entre o imóvel e a oportunidade, deixe esta opção desmarcada.

Visibilidade de utilizadores e informação partilhada

Ocultar comerciais desativados

Ao ativar a opção para não mostrar utilizadores comerciais desativados na lista de utilizadores, as áreas de seleção passam a apresentar apenas os utilizadores ativos da agência.

Por exemplo, ao consultar quem gere um imóvel, deixa de ver comerciais que já não estão ativos. Isto torna as listas mais limpas e reduz a possibilidade de atribuições incorretas.

Mostrar o gestor nos painéis partilhados

O Inmovilla permite decidir se o comercial gestor é apresentado no painel de imóveis partilhado e no painel de cruzamentos partilhado.

Esta distinção é útil no trabalho entre colegas. Imagine que um comercial é gestor de um imóvel, mas outro comercial tem o potencial comprador e envia esse imóvel através de uma oportunidade. Dependendo desta configuração, podem aparecer os contactos do comercial que está a enviar a informação ou os dados do gestor do imóvel.

Defina estas opções de acordo com a forma como a agência pretende gerir a comunicação sobre imóveis partilhados.

Incluir vídeos de colaboradores nos envios de imóveis

Quando esta funcionalidade está ativa, os vídeos de colaboradores podem ser incluídos nos envios de imóveis. A própria opção indica claramente este comportamento, permitindo controlar se esse conteúdo acompanha ou não a comunicação comercial.

Predefinições que aceleram o trabalho diário

Nem todas as configurações são regras de controlo. Algumas existem simplesmente para poupar tempo nas tarefas repetitivas da agência.

Tipo predefinido para notas e tarefas

É possível escolher qual o tipo que surge automaticamente ao criar uma nota ou uma tarefa no Inmovilla.

Se a equipa utiliza frequentemente o mesmo tipo de nota ou tarefa, deixar essa opção pré-selecionada reduz cliques e torna o registo mais rápido. Se não existir um tipo predominante, o campo pode ser deixado em branco.

Gestão de contactos duplicados

Na área de gestão de contactos duplicados, pode definir como o sistema deve reagir quando tenta criar um contacto que já existe.

As opções permitem controlar se é possível criar contactos existentes e se é permitido modificar contactos existentes ou duplicados. Esta configuração deve refletir o processo interno da agência para evitar registos repetidos e manter a base de dados organizada.

Referência automática dos imóveis

O Inmovilla pode atribuir referências automáticas aos imóveis. Basta ativar esta opção e definir o prefixo, o sufixo e o número inicial do contador.

Por exemplo, com o prefixo IMO e um contador iniciado em 1, as referências podem seguir uma sequência como:

• IMO001

• IMO002

• IMO003

O preenchimento automático da referência mantém uma lógica consistente em todas as fichas de imóveis e evita a criação manual de códigos.

Parâmetros personalizáveis para documentos

Na secção de parâmetros personalizáveis, pode definir textos que serão inseridos automaticamente em documentos gerados a partir da ficha do imóvel.

Um exemplo prático é o rodapé da folha de montra. Se for necessário incluir sempre um texto legal em português, basta inserir esse texto no campo correspondente e guardar o parâmetro. A partir daí, o conteúdo passa a aparecer automaticamente no rodapé, sem ter de ser adicionado em cada impressão.

Existem vários tipos de documento e campos disponíveis, incluindo:

• Documentia, disponível para Portugal e relevante para quem comercializa na comunidade da Andaluzia, em Espanha, onde este documento é obrigatório.

• Rodapé de páginas em geral.

• Folha de visitas.

• Publicidade.

Os parâmetros personalizáveis permitem guardar textos recorrentes para os documentos gerados a partir dos imóveis.

Opções de publicação de imóveis

As opções de publicação permitem criar regras consistentes para o website e para os portais imobiliários.

Exigir certificado energético

Ao selecionar a opção para publicar apenas imóveis com certificado energético no website e nos portais, o preenchimento do certificado energético passa a ser obrigatório quando se insere um imóvel destinado a publicação.

Esta regra impede que imóveis sem essa informação sejam preparados para divulgação nesses canais.

Definir o estado de publicação inicial

Também pode escolher a opção que fica selecionada por defeito ao criar um imóvel:

• Não publicar

• Publicar em website e portais

• Publicar apenas em website

Se a agência publica normalmente todos os novos imóveis no website e nos portais, configurar essa opção como predefinida elimina a necessidade de alterar manualmente o estado de publicação em cada ficha.

Países de operação e conversão de moedas

Selecionar os países onde a agência opera

Os países definidos nesta área influenciam os mapas e os portais que ficam disponíveis no Inmovilla.

Por exemplo, ao adicionar Portugal e Espanha, passam a estar disponíveis os portais correspondentes aos dois países. É uma configuração importante para agências que trabalham em mais do que um mercado.

Ativar moedas para conversão em tempo real

O conversor de moedas permite apresentar a conversão dos valores dos imóveis em tempo real. Pode selecionar várias moedas, para que uma ficha de imóvel apresentada em euros mostre também o valor convertido.

Por exemplo, além do euro, é possível configurar a coroa norueguesa e o dólar dos Estados Unidos. Assim, os imóveis podem ser consultados com as conversões destas moedas disponíveis.

Integrações técnicas e segurança

Token para a API REST

O token para a API REST destina-se a integrações técnicas. Só deve ser configurado quando existe um informático ou uma equipa técnica responsável por trabalhar com a ferramenta.

Através desta integração, é possível ler, criar, modificar e apagar contactos e imóveis a partir de sistemas externos ligados ao Inmovilla.

Autenticação de dois fatores

A secção Geral inclui também a configuração da autenticação de dois fatores. Esta configuração é obrigatória e deve ser tratada como uma parte essencial da segurança de acesso à conta.

Existem materiais específicos dedicados a esta configuração e aos textos complementares. Esta área Geral oferece uma visão global, enquanto as opções mais técnicas ou detalhadas podem ser aprofundadas na documentação própria.

Antes de guardar, reveja o impacto global

As opções gerais não afetam apenas um utilizador ou uma ficha. Podem alterar a comunicação de toda a agência, os dados exigidos para fechar negócios, a exposição de informação nos envios, os automatismos de publicação e o comportamento de integrações.

Antes de guardar, confirme especialmente:

• O endereço de e-mail que deve representar a agência.

• As informações que podem ou não aparecer em confirmações e envios.

• As regras para alteração de estados, datas e dados de encerramento.

• As predefinições de publicação e referência dos imóveis.

• Os países, portais e moedas necessários à operação.

• As configurações de segurança e integrações técnicas.

Depois de fazer as alterações necessárias, clique em Guardar, no canto superior direito, para que as novas definições fiquem aplicadas.