Opções automáticas

As opções automáticas do Inmovilla permitem reduzir tarefas repetitivas sem perder o controlo sobre a comunicação com clientes, proprietários e oportunidades. Quando estão bem configuradas, ajudam a enviar imóveis relevantes, confirmar a disponibilidade de carteiras, lembrar visitas e transformar contactos recebidos por e-mail em oportunidades prontas a trabalhar.

Estas definições encontram-se no canto inferior esquerdo, em Definições > Opções > Automatização. Há dois blocos principais: opções de gestão automática e responder automaticamente aos interessados. Para alterar qualquer configuração, basta utilizar o botão Editar, no canto superior direito.

Envio automático de cruzamentos para oportunidades

Um cruzamento acontece quando existe um imóvel que pode interessar a uma oportunidade registada no CRM. O Inmovilla pode enviar esses imóveis automaticamente por e-mail, evitando que a equipa tenha de fazer este acompanhamento manualmente.

É possível definir a forma de envio:

• Um imóvel por e-mail: cada cruzamento gera uma comunicação individual. Se uma oportunidade tiver 20 imóveis compatíveis, receberá 20 e-mails.

• Envio alternado: os imóveis são agrupados e distribuídos ao longo dos dias. Por exemplo, com mais de 20 cruzamentos, pode enviar 10 imóveis por dia.

• Envio conjunto: permite reunir os cruzamentos num único e-mail, até ao limite de 50 imóveis por dia.

A recomendação é optar pelo envio alternado. Quando se enviam muitos e-mails num período curto, a comunicação pode parecer massiva e correr maior risco de ser filtrada como spam. Distribuir os imóveis mantém a comunicação mais relevante e mais sustentável.

As definições de automatização concentram os principais envios e regras automáticas do CRM.

Permitir comunicações automáticas aos clientes

Esta opção vem ativa por predefinição e é a base para o envio automático de comunicações aos clientes. No entanto, não basta ativá-la nas definições gerais: o perfil de cada contacto também precisa de estar preparado para receber essas mensagens.

Para que os e-mails automáticos sejam enviados, é necessário confirmar no registo do contacto:

• Que a opção de e-mails automáticos está ativa.

• Que a configuração de RGPD permite essa comunicação, de acordo com as regras definidas pela agência.

O RGPD deve ser tratado com atenção, porque é ele que determina se existe base para comunicar com o contacto. A configuração depende da política interna e dos consentimentos registados. Para enquadramento legal, pode consultar a informação oficial da Comissão Europeia sobre proteção de dados.

Filtrar os imóveis que entram nos envios

Também pode definir que tipo de imóveis será proposto automaticamente às oportunidades. Estas regras evitam que a comunicação fique desalinhada com a estratégia comercial da agência.

• Enviar apenas imóveis com contrato de exclusividade: útil quando se pretende dar prioridade à carteira exclusiva.

• Não enviar imóveis de entidades bancárias: exclui imóveis provenientes de bancos.

• Os meus imóveis: envia apenas imóveis próprios.

• Os meus grupos e os meus imóveis: inclui imóveis partilhados através de círculos ou grupos, além da carteira própria.

• Imóveis de colaboradores, círculos e carteira própria: alarga a oferta disponível para os cruzamentos automáticos.

Não é aconselhável selecionar a opção de não enviar imóveis. Isso elimina precisamente a automatização que permite aproveitar os cruzamentos entre procura e oferta.

Comunicações automáticas com proprietários

A automatização não serve apenas para oportunidades compradoras ou arrendatárias. Também permite manter contacto com os proprietários e garantir que a informação da carteira continua atualizada.

Enviar a ficha do imóvel após o registo

Sempre que um imóvel é criado no Inmovilla, pode ser enviado automaticamente um e-mail ao proprietário com a ficha tal como foi registada. Essa ficha contém as fotografias, a descrição e as características do imóvel.

É uma forma simples de confirmar que os dados foram introduzidos corretamente e de dar visibilidade ao proprietário sobre o material que será utilizado na comercialização.

Confirmar se o imóvel continua disponível

Para imóveis que permanecem ativos durante várias semanas, o Inmovilla pode enviar e-mails automáticos a perguntar se continuam disponíveis para venda ou arrendamento.

É possível definir a periodicidade destas mensagens. Para venda, o intervalo predefinido é de quatro semanas, mas pode ser ajustado, por exemplo, para seis ou oito semanas. A mesma lógica aplica-se aos imóveis para arrendamento.

Nestes e-mails de confirmação, pode escolher incluir ou não o preço do proprietário. Este valor corresponde ao preço de venda sem as comissões da agência, distinguindo-se do preço de publicação do imóvel.

Também é possível anexar informação adicional:

• Estatísticas como visualizações no website, número de consultas recebidas através dos portais, visitas...

• Estatísticas e tabela de comparação de preços.

A tabela de comparação permite colocar o imóvel em contexto face a outros imóveis semelhantes que estão no mercado, ajudando o proprietário a compreender melhor o posicionamento do preço.

Proprietários importados de outro software

Se a agência migrou para o Inmovilla a partir de outro CRM, pode ativar o envio de consultas de disponibilidade para os proprietários importados que estejam arquivados. Assim, antes de trabalhar esses imóveis novamente, consegue confirmar se ainda estão disponíveis.

Lembretes automáticos de visitas

Outra configuração útil é o envio automático de notificações sobre visitas agendadas. Sempre que uma visita é criada, o sistema pode enviar lembretes à oportunidade antes do compromisso.

Os avisos podem ser enviados:

• Duas horas antes da visita.

• Um dia antes da visita.

Esta automatização reduz faltas e evita que uma oportunidade se esqueça de uma visita marcada para determinado imóvel.

Questionários automáticos para oportunidades e proprietários

O Inmovilla também permite enviar questionários por e-mail quando há novos registos de proprietários, oportunidades ou visitas a imóveis. Os questionários estão disponíveis em Definições > Gestão > Questionários.

Existem questionários predefinidos em cinco idiomas, incluindo modelos para conhecer as preferências de um comprador e para recolher opinião após uma visita a um imóvel. Também podem ser criados questionários adicionais e em outros idiomas.

Um exemplo importante é o questionário de opinião sobre o imóvel visitado. Este é enviado à oportunidade quando a visita é concluída, permitindo recolher feedback enquanto a experiência ainda está presente.

Os questionários podem ser associados a momentos específicos, como um novo registo ou a conclusão de uma visita.

Há um detalhe essencial: ter as automatizações gerais ativas não significa que todos os questionários serão enviados. Em cada questionário, é necessário assinalar a opção para o utilizar nos envios automáticos.

Isto permite decidir quais os questionários que fazem parte do fluxo automático. Pode manter a automatização ativa, mas excluir um questionário concreto caso pretenda utilizá-lo apenas manualmente.

Responder automaticamente aos interessados: criar oportunidades a partir de e-mails

O submenu Responder automaticamente aos interessados deve ser configurado logo no início da utilização do Inmovilla. É aqui que se define como os contactos recebidos no e-mail interno do CRM passam a ser oportunidades automaticamente.

Quando uma lead chega por um portal imobiliário ou pelo website da agência, o sistema consegue identificar informações como:

• A origem do contacto ou portal.

• Nome, e-mail e telefone.

• Mensagem enviada.

• Referência do imóvel pelo qual demonstrou interesse.

Com estes dados, o Inmovilla cria a oportunidade sem registo manual. E é aqui que tudo se liga: ao criar automaticamente a oportunidade, entram em ação as restantes regras, como os questionários de boas-vindas e os cruzamentos de imóveis compatíveis.

Uma oportunidade criada a partir de uma lead pode iniciar imediatamente os fluxos automáticos definidos no CRM.

Escolher os tipos de imóvel que criam oportunidades

Pode configurar a criação automática de oportunidades para:

• Apenas imóveis para venda.

• Apenas imóveis para arrendamento.

• Imóveis para venda e arrendamento.

De forma geral, a opção mais abrangente é trabalhar os dois tipos. Desativar a criação automática não é aconselhável, porque elimina uma das funcionalidades mais importantes desta área: transformar rapidamente uma lead recebida numa oportunidade acompanhável pela equipa.

Definir a área de pesquisa da oportunidade

Quando uma pessoa pede informações sobre um imóvel, o Inmovilla pode atribuir automaticamente uma área de pesquisa a essa oportunidade. Existem quatro possibilidades:

• Área concreta onde se localiza o imóvel consultado: associa a oportunidade à freguesia ou localização exata do imóvel.

• Área superior à localização concreta: associa uma zona mais ampla que inclui a localização do imóvel.

• Área circular de 200 metros: cria uma pesquisa num raio de 200 metros a partir do imóvel consultado.

• Área circular de 500 metros: cria uma pesquisa num raio de 500 metros a partir do imóvel consultado.

A recomendação é utilizar uma área superior à localização concreta. Uma pessoa pode perguntar por um imóvel numa freguesia específica, mas continuar interessada em zonas próximas. Ao alargar a área, a oportunidade poderá cruzar com mais imóveis e receber sugestões mais úteis.

Esta regra é uma definição geral. Depois do contacto direto com a oportunidade, a equipa pode ajustar a pesquisa com mais precisão, removendo ou adicionando áreas conforme as preferências reais.

Atribuir automaticamente as oportunidades a um comercial

Depois de uma lead ser criada como oportunidade, alguém tem de lhe dar seguimento. O Inmovilla permite definir essa atribuição automaticamente ou deixá-la para gestão manual.

Atribuir ao gestor do imóvel consultado

Se uma oportunidade demonstrar interesse num imóvel gerido por determinado consultor, a oportunidade pode ser automaticamente atribuída a esse mesmo consultor. Assim, quem gere o imóvel recebe também a lead relacionada com ele.

É uma opção muito prática quando cada consultor é responsável pelo acompanhamento comercial dos imóveis que gere.

Não atribuir comercial

Também é possível não atribuir ninguém de forma automática. Nesse caso, será necessário selecionar manualmente o gestor em cada oportunidade ou utilizar ações em massa para distribuir várias oportunidades de uma só vez.

Atribuir sempre a um comercial específico

Se existe uma pessoa responsável por organizar todas as leads, pode indicar um comercial específico para receber todas as oportunidades automáticas. Depois, essa pessoa poderá encaminhá-las para os consultores adequados, desde que tenha as permissões necessárias.

Contactos duplicados e várias oportunidades para o mesmo cliente

Um mesmo contacto não precisa de significar uma única oportunidade. A opção de permitir contactos duplicados sem verificar oportunidades anteriores não duplica o contacto em si, mas permite associar várias oportunidades ao mesmo registo.

Isto faz sentido, por exemplo, quando um investidor procura imóveis em Lisboa e no Porto. São pesquisas diferentes, com áreas, necessidades e até equipas comerciais distintas. Manter oportunidades separadas torna o acompanhamento mais organizado.

Links de imóveis associados ao consultor que os partilha

Há uma opção especialmente relevante para a partilha de imóveis por WhatsApp, redes sociais ou outros canais: associar os links próprios dos imóveis ao consultor que os cria.

Quando esta opção está ativa, o link criado por um utilizador fica associado a esse utilizador, mesmo que o imóvel seja gerido por outro consultor. Se uma pessoa entrar em contacto através desse link, a lead será recebida por quem o partilhou.

Sem esta opção ativa, o comportamento é diferente: o link apresenta como consultor o gestor do imóvel, e a lead será encaminhada para esse gestor, independentemente de quem tenha feito a partilha.

Esta escolha deve seguir a organização comercial da agência:

• Ative a opção se cada consultor deve receber as leads geradas pelos seus próprios links.

• Deixe-a desativada se as leads devem ser encaminhadas para o gestor do imóvel anunciado.

A associação do link determina qual o consultor apresentado e quem recebe a lead gerada pela partilha.

Reencaminhar cópias de e-mails recebidos

As leads devem ser configuradas nos portais para chegar ao e-mail interno do Inmovilla. Ainda assim, pode optar por enviar uma cópia desses e-mails para um endereço externo, como o e-mail profissional da agência ou do consultor.

Se pretender centralizar tudo no CRM e evitar informação duplicada no e-mail externo, não é necessário configurar nenhum endereço de reenvio. Se a equipa também trabalha diariamente a partir da caixa de correio profissional, pode ativar esta cópia como apoio.

Integração através de API REST

Existe ainda a possibilidade de criar oportunidades automaticamente a partir de e-mails e disponibilizar essa informação através de API REST para outro sistema.

Esta opção é relevante quando a agência utiliza integrações externas. Se todo o trabalho for feito apenas no Inmovilla, não é necessário configurar a API: basta utilizar as opções anteriores para criar e gerir oportunidades automaticamente dentro do CRM.

Guardar e aplicar as configurações

Depois de definir as regras, clique em Guardar. Para que as opções fiquem visíveis e plenamente aplicadas no sistema, saia da sessão e entre novamente no Inmovilla.

O mais importante é pensar nestas definições como um fluxo único: uma lead entra, é criada como oportunidade, recebe a comunicação adequada, cruza com imóveis compatíveis, é atribuída ao consultor certo e mantém o acompanhamento ativo. É assim que a automatização deixa de ser apenas uma configuração e passa a apoiar realmente o trabalho comercial.