RGPD

As definições de RGPD no Inmovilla permitem definir, de forma muito concreta, quem pode receber comunicações da agência por email, WhatsApp e newsletter. É aqui que controlamos os consentimentos dos contactos e evitamos que uma comunicação automática seja enviada para alguém sem a validação adequada.

Estas configurações exigem atenção. A ferramenta permite escolher comportamentos mais abrangentes, mas a responsabilidade pelo cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados continua a ser da agência.

Onde encontrar as definições de RGPD

Aceda a Definições, entre em Opções e selecione o segundo separador, RGPD. Para alterar qualquer regra, clique em Editar, no canto superior direito.

Nesta área existem definições para três canais principais:

• Envio de emails

• Envio de mensagens por WhatsApp

• Envio de newsletters

Além disso, encontram-se opções que determinam quando um contacto passa automaticamente a ter um estado de validação associado à agência, ao portal ou ao escritório.

As regras de consentimento são configuradas por canal, para que a agência controle cada tipo de comunicação.

Definir quem recebe emails

Na opção Envio de emails, existem duas possibilidades.

Enviar apenas a contactos validados

Esta é a configuração predefinida. Com esta opção ativa, os emails enviados pela ferramenta só seguem para contactos que tenham um estado de consentimento validado.

O contacto pode estar validado de diferentes formas:

• Validado pelo cliente, quando o próprio contacto confirma a aceitação.

• Validado pela agência, a agência registou o consentimento por outros meios (por exemplo, verbalmente ou assinado).

• Validado pelo portal, quando a origem e as regras configuradas permitem esse estado.

Na prática, esta é a escolha mais restritiva: não permite o envio para contactos que ainda estejam pendentes de aceitar as comunicações.

Enviar a contactos validados e pendentes

A segunda opção permite enviar emails tanto a contactos validados como a contactos pendentes de validação do RGPD.

É uma configuração que amplia a audiência das comunicações, mas deve ser usada com muita cautela. Um contacto pendente não deu necessariamente consentimento explícito para receber comunicações da agência.

Configurar o envio por WhatsApp

O WhatsApp segue exatamente a mesma lógica dos emails. Pode escolher entre:

• Enviar apenas a contactos validados.

• Enviar a contactos validados e pendentes.

É importante tratar estes canais de forma independente. Um contacto pode estar elegível para receber imóveis por email e não estar elegível para receber comunicações por WhatsApp, consoante as regras e os estados de consentimento definidos.

Controlar o envio de newsletters

Na área de newsletters, existem três comportamentos possíveis:

• Enviar apenas a validados, incluindo contactos validados pelo cliente e pela agência.

• Utilizar a mesma configuração do envio de emails, para manter os dois canais alinhados.

• Não enviar nada, caso não pretenda utilizar newsletters.

Se selecionar a opção para utilizar a mesma configuração dos emails, a newsletter passa a respeitar exatamente a regra definida para esse canal. Isto simplifica a gestão quando pretende manter uma política única de consentimento para comunicações por email.

O aviso legal ao enviar para contactos pendentes

Sempre que alterar uma regra para enviar comunicações a contactos validados e pendentes, surge uma nota legal no sistema.

O aviso deixa claro que essa escolha pode resultar em comunicações dirigidas a contactos sem consentimento explícito, algo que pode estar em incumprimento com o RGPD. Ao continuar, a agência assume integralmente a responsabilidade por eventuais consequências, incluindo sanções resultantes desse incumprimento.

O Inmovilla disponibiliza a configuração, mas não assume responsabilidade pela utilização indevida da informação ou pelas decisões da agência relativas ao consentimento dos contactos.

Antes de permitir comunicações a contactos pendentes, o sistema reforça que a responsabilidade de conformidade é da agência.

Enviar automaticamente o email de confirmação de RGPD

Existe uma opção que vem ativa por defeito: enviar automaticamente um email de confirmação a novos contactos e a contactos cujo endereço de email tenha sido alterado.

Esta opção aplica-se apenas a contactos introduzidos manualmente no Inmovilla. Se o contacto for criado automaticamente a partir de um email, de um portal ou do website, esse email de confirmação não é enviado.

Se não pretender este envio automático para contactos inseridos manualmente, pode desmarcar a opção. Caso contrário, sempre que criar um novo contacto ou substituir o email de um contacto existente, será enviada uma mensagem para o novo endereço.

Onde editar o modelo de email

O conteúdo da mensagem está disponível em Definições, Modelos automáticos. Procure o modelo RGPD Email.

Este é o modelo usado para comunicar a confirmação de receção de futuros emails. O assunto e o corpo do email podem ser personalizados, incluindo texto e elementos visuais da agência.

O modelo RGPD pode ser adaptado à comunicação da agência, mantendo os elementos técnicos essenciais.

O que é atualizado automaticamente no email

O modelo utiliza informações da configuração da agência. O nome apresentado é obtido da área Minha Agência, e o logótipo também corresponde ao logótipo aí configurado.

É possível alterar o assunto, o texto e até remover o logótipo, se fizer sentido para a identidade da agência. No entanto, há elementos que não devem ser modificados.

Não altere os parâmetros de confirmação

No modelo existem parâmetros técnicos responsáveis por registar se o contacto aceitou ou recusou a subscrição. Estes parâmetros são indispensáveis para que o Inmovilla consiga identificar a decisão tomada.

Por isso, nunca deve editar ou remover o parâmetro de confirmação. Se o fizer, o sistema deixa de conseguir saber se o cliente aceitou a comunicação e o email deixa de cumprir a sua função de validação RGPD.

O mesmo princípio aplica-se aos elementos dinâmicos entre parênteses usados para apresentar dados como o nome da agência. Pode optar por ocultar um elemento visual, como o logótipo, mas não deve alterar os parâmetros técnicos associados.

Validação automática quando um contacto é criado

Depois das regras de envio, existem opções que definem automaticamente o estado RGPD em determinadas origens de contacto.

Contactos criados por chamada, website ou nova oportunidade

A opção marcar validade escritório quando o cliente é criado a partir de uma chamada, do website ou de nova oportunidade aplica-se a três situações:

• Criação de contacto através do botão de chamada.

• Criação de contacto através de uma nova oportunidade.

• Entrada de contacto pelo website, criando uma oportunidade ou contacto automaticamente.

Quando esta opção está ativa, esses contactos ficam marcados como validados pelo escritório. Como resultado, passam a poder receber emails segundo as regras de comunicação para contactos validados.

Antes de ativar esta regra, confirme que o processo da agência para captar contactos nestes canais está alinhado com a base legal e os procedimentos internos de proteção de dados.

Contactos originados em portais imobiliários

As oportunidades provenientes de portais, como um pedido de interesse feito no Idealista, podem ser criadas automaticamente no Inmovilla a partir do email recebido.

Há duas opções distintas para estas situações:

Validar envio de imóveis por email

A opção marcar envio de imóveis por email como validado por portal se a oportunidade vier de um portal faz com que o contacto fique automaticamente como validado pelo portal para o envio de imóveis por email.

Com a opção ativa, a agência pode enviar automaticamente imóveis por email a esse contacto.

Validar envio de imóveis por WhatsApp

Existe uma opção equivalente para o WhatsApp: marcar envio de imóveis por WhatsApp como validado por portal se a oportunidade vier de um portal.

Embora o contacto tenha a mesma origem, email e WhatsApp são configurações separadas. Ativar a validação para email não ativa automaticamente a validação para WhatsApp, e vice-versa.

Guardar e aplicar as alterações

Depois de selecionar as opções pretendidas, clique sempre em Guardar. Sem esse passo, as alterações não ficam registadas.

Para que as novas definições fiquem visíveis e sejam aplicadas corretamente, saia do Inmovilla e entre novamente.

Checklist final para uma configuração RGPD consciente

• Defina separadamente as regras de email, WhatsApp e newsletters.

• Prefira o envio apenas para contactos validados, sempre que esse for o enquadramento aplicável.

• Leia atentamente o aviso legal antes de incluir contactos pendentes nas comunicações.

• Mantenha ativos e inalterados os parâmetros técnicos do modelo de email RGPD.

• Confirme as regras de validação automática para contactos criados por chamadas, website, oportunidades e portais.

• Guarde as alterações e volte a entrar no sistema para as aplicar.

Uma configuração bem feita ajuda a equipa a comunicar com consistência, automatizar processos e, acima de tudo, tratar o consentimento dos contactos com o cuidado que ele exige.