Como configurar os modelos automáticos no Inmovilla

Os modelos automáticos permitem manter a comunicação com interessados, proprietários e contactos sem escrever cada mensagem de raiz. O importante é saber quando cada modelo é utilizado, que opções precisam de estar ativas e o que pode ser personalizado sem prejudicar o funcionamento dos emails.

Onde encontrar e editar os modelos automáticos

No canto inferior esquerdo do Inmovilla, abra Definições e selecione Modelos automáticos. Aí encontra os modelos para respostas a interessados, notificações a proprietários, cruzamentos de imóveis, aniversários, RGPD, visitas e mensagens enviadas por WhatsApp.

Ao abrir um modelo, pode adaptar o assunto e o texto à forma como a sua agência comunica. Antes de começar, tenha em conta três regras que se aplicam a todos eles:

• Não altere os parâmetros entre parênteses. São campos que o Inmovilla substitui por dados concretos, como o nome de um contacto ou a referência de um imóvel.

• Edite os idiomas necessários. Uma alteração feita em português não atualiza automaticamente as restantes versões do modelo.

• Clique em Guardar alterações. Só assim o texto editado fica guardado.

Os modelos disponibilizam versões em alemão, castelhano, catalão, francês, italiano, holandês, norueguês, finlandês, inglês, polaco, português, russo, sueco e ucraniano. Reveja cada idioma que utiliza na comunicação com os seus contactos.

Selecione cada idioma antes de adaptar o assunto e o corpo da mensagem.

Como testar sem confundir o teste com um envio real

Pode introduzir o seu endereço de email e usar a opção Enviar comprovativo para verificar o aspeto de um modelo. Nesse envio de teste, os parâmetros podem continuar visíveis: não existe um imóvel ou contacto associado que forneça, por exemplo, uma referência, um nome ou um apelido.

Num envio real, o Inmovilla preenche esses campos com os dados correspondentes. É isso que permite escrever uma mensagem personalizada sem criar um email diferente para cada cliente.

Resposta automática a interessados

O modelo de resposta automática para o interessado é utilizado quando uma lead entra através do email do Inmovilla. Se alguém pedir informações sobre um imóvel através do Idealista e o pedido chegar por essa via, o sistema pode enviar automaticamente uma resposta.

A mensagem agradece o interesse, indica que há informação mais detalhada disponível e inclui uma ligação para o imóvel. Ao abrir essa ligação, o interessado pode consultar as características do imóvel em questão.

Este é um bom exemplo da importância dos parâmetros. Pode alterar o tom do assunto e da mensagem para refletir a sua marca, mas deve conservar o campo que insere a referência do imóvel. Caso contrário, perde precisamente a informação que liga a resposta ao pedido recebido.

Notificações ao proprietário após o registo do imóvel

Quando regista um imóvel, o Inmovilla pode enviar ao proprietário um email com a informação desse imóvel, para que veja como foi registado na plataforma e como está apresentado. Existem modelos próprios para arrendamento, venda e arrendamento e venda. O modelo enviado depende do tipo de negócio associado ao imóvel.

Personalize os textos de acordo com a identidade da sua agência, mas tenha presente que editar o modelo não basta para ativar o envio. Em Opções de automatização, tem de estar selecionada a opção de enviar ao proprietário um email com a informação do imóvel tal como foi registado no Inmovilla.

O email ao proprietário depende desta opção de automatização, além do texto configurado no modelo.

Disponibilidade e cruzamentos de imóveis

Há também modelos de consulta de disponibilidade para imóveis de arrendamento, de venda e destinados a ambos os negócios. A lista inclui ainda situações de exclusividade, quando o imóvel tem um contrato de exclusividade. Estes modelos estão associados à opção correspondente nas definições de automatização, por isso vale a pena confirmar essa configuração ao preparar as mensagens.

Um imóvel ou vários imóveis no mesmo email

Os modelos de gestão automática são utilizados no envio de cruzamentos entre oportunidades e imóveis. Uma oportunidade representa um potencial cliente com determinadas características. Quando essas características correspondem a imóveis da base de dados, pode enviar-lhe as sugestões relevantes.

Se o cruzamento resultar em vários imóveis, o modelo de gestão automática de imóveis múltiplos permite reuni-los num único email. Nas opções de automatização, pode escolher este comportamento em vez de enviar emails separados para os imóveis que correspondem à oportunidade. Configure tanto o assunto como o corpo da mensagem para que a seleção faça sentido para quem a recebe.

Nas opções de automatização, defina se os imóveis correspondentes à oportunidade seguem juntos.

Mensagens de aniversário

O Inmovilla pode enviar automaticamente uma mensagem de aniversário a um contacto. Para isso, utiliza a data de nascimento introduzida na respetiva ficha. Se pretende usar este modelo, confirme primeiro que esse campo está preenchido nos contactos a quem quer enviar a mensagem.

A data de nascimento na ficha do contacto é a informação usada para enviar a mensagem de aniversário.

Emails de RGPD e confirmação de comunicações

O modelo de RGPD serve para pedir ao contacto que confirme se aceita receber comunicações, incluindo newsletters, emails e mensagens por WhatsApp. O envio automático depende da opção selecionada nas definições de RGPD.

Se ativar Enviar automaticamente email de confirmação aos novos contactos e contactos cujo endereço de email tenha sido alterado, o email é enviado quando cria manualmente um novo contacto ou altera o endereço de email de um contacto existente.

Há uma distinção importante para os contactos que chegam por email interessados num imóvel: nesse caso, ao receberem a informação sobre o imóvel, a aceitação ou recusa do RGPD é apresentada quando acedem ao imóvel através da ligação enviada. Não se trata simplesmente do mesmo envio associado à criação manual de um contacto.

Ao personalizar este modelo, preserve os elementos que fazem a confirmação funcionar:

• A página de confirmação não deve ser alterada.

• O parâmetro do logótipo da agência deve permanecer no modelo, para ser substituído pelo logótipo configurado em A Minha Agência.

• Os botões de confirmação não devem ser modificados, pois são usados pelo contacto para aceitar ou recusar os envios.

Se precisar de contexto adicional sobre as regras de proteção de dados, pode consultar o texto do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Na configuração do Inmovilla, o essencial é manter intactos os mecanismos de confirmação do modelo.

Pedido de RGPD por WhatsApp

O envio do pedido de RGPD por WhatsApp é manual. Na ficha de um contacto cujo estado ainda esteja pendente, abra Ações e selecione Enviar RGPD. Pode escolher o canal disponível, incluindo email ou WhatsApp. Ao escolher WhatsApp, é utilizada a mensagem configurada no respetivo modelo.

Quando o RGPD está pendente, o pedido por WhatsApp parte da ficha do contacto.

Confirmações de visitas e mensagens por WhatsApp

O modelo de confirmação de visitas é usado quando os lembretes estão ativos. Em Opções de automatização, confirme a opção que envia automaticamente notificações às oportunidades para as avisar da data de uma visita. Pode melhorar a redação do email, desde que não altere os parâmetros que introduzem os dados da visita.

Existem ainda mensagens predefinidas para ações manuais:

• Enviar imóveis por WhatsApp: a mensagem utilizada quando partilha um imóvel por esse canal.

• Pedir uma avaliação no Google: o texto preparado para o pedido de avaliação.

• Enviar um catálogo de cruzamentos: a mensagem que acompanha essa seleção de imóveis.

Também aqui pode adaptar a linguagem à sua agência. No fim, faça uma última revisão: escreva um assunto nos modelos de email, percorra todos os idiomas que utiliza, mantenha os parâmetros e botões funcionais e clique sempre em Guardar alterações.